Ablauf der Geschäftsanalyse: Schritt-für-Schritt-Anleitung

By: Redaktion Redaktion
Hours Aktualisiert

⚡ Intelligente Zusammenfassung

Der Prozessablauf der Geschäftsanalyse leitet einen Business-Analysten vom Projektstart bis zur Freigabe der Anforderungen und umfasst die Ermittlung, die Überprüfung durch die Stakeholder, die Dokumentenanalyse, die Problemdefinition und die strukturierte Präsentation vor Projektmanagern und Sponsoren.

  • 🧭 Sechs Schritte: Projektinformationen sammeln, Stakeholder identifizieren, relevante Dokumente analysieren, Ergebnisse protokollieren, den Problembereich definieren und Anforderungen formell präsentieren.
  • 👥 Stakeholder-Fokus: Eine klare Agenda, konkrete Fragen und strukturierte Überprüfungstreffen halten das Projekt auf Kurs track und Überraschungen in der Spätphase vermeiden.
  • 📄 Dokumentenanalyse: Business Cases, Prozessdiagramme, Richtlinien und Gesetze werden überprüft und validiert, da die bereitgestellten Dokumente möglicherweise veraltet sind.
  • 🎯 Problembereich: Das Verständnis der betroffenen Geschäftsfunktionen, Risiken, Richtlinien und Hindernisse verwandelt die Rohdaten in einen gezielten Änderungsvorschlag.
  • ️ Tools: Jira, Confluence, Microsoft Visio, Lucidchart, Jama Connect und Miro Unterstützung in jeder Phase von der Bedarfsermittlung bis zur endgültigen Genehmigung.
  • ⚠️ Fallstricke: Freitagping zu den Lösungen, überspringenping Validierungsprobleme und die Verwendung vager Formulierungen sind nach wie vor die kostspieligsten Fehler im Geschäftsanalyseprozess.
MEHR LESEN

Ablauf des Geschäftsanalyseprozesses

Welche Schritte sind im Geschäftsanalyseprozess zu befolgen?

Im Folgenden sind die Schritte des Geschäftsanalyseprozesses aufgeführt. Sie werden vom ersten Tag des Geschäftsanalyseprozesses bis zum Ende der Planungsphase begleitet.

Schritt 1) ​​Sammeln Sie alle Informationen zum Projekt

Es ist die Business Analyst Die Verantwortung besteht darin, alle Details zum Projekt zu erfassen, indem man den am Projekt beteiligten Personen (Projektmanager, Projektsponsor, Fachbereichsleiter oder Geschäftsinhaber) Fragen stellt.

Die gesammelten Informationen sollten folgende Themenbereiche abdecken:

  • Projektumfang und -grenzen
  • Aktuelle Faktoren, die die Organisation beeinflussen
  • Projektrisiken und -beschränkungen
  • Breiterer organisatorischer Kontext

Identifizieren Sie die Stakeholder, die aktiv am Projekt beteiligt sind. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um eine Bedarfsanalyse der Stakeholder.

Nachdem Sie diese Informationen gesammelt haben, analysieren Sie Ihre Rolle im Projekt und erstellen Sie eine Checkliste, die Sie als Business Analyst verwenden können, zum Beispiel:

  • Welche Lehren aus früheren Erfahrungen können Sie auf das aktuelle Projekt anwenden?
  • Für das aktuelle Projekt erforderliche Dokumentation und Planung
  • Die möglichen Projektergebnisse mit den Stakeholdern erörtern.
  • Identifizieren Sie die am Projekt beteiligten Mitglieder.
  • Vereinbaren Sie ein Treffen mit dem Kunden und den Beteiligten, wenn zusätzliche Informationen benötigt werden.
  • Die erwarteten Ergebnisse und das Format, in dem sie einzureichen sind
  • Vorhandene Dokumentation, die Sie einsehen können, um ein besseres Verständnis des Projekts zu erhalten.
  • Die Methodik (Agil oder Wasserfall) die für das Projekt am besten geeignet ist

Schritt 2) Stakeholder identifizieren und ein Team zusammenstellen RevAnsichtsbesprechung

Im zweiten Schritt richten Sie ein Überprüfungstreffen mit dem Projektmanager, den Stakeholdern und den Teammitgliedern. Eine unklare Agenda führt oft zum Scheitern von Projekten.

  • Beschreiben Sie konkret, was von dem Projekt erwartet wird.
  • Beziehen Sie den Projektmanager, die Stakeholder und die Teammitglieder in das Meeting ein und stellen Sie Fragen zum Projekt.
  • Wenn Sie an einem völlig neuen Projekt arbeiten, fragen Sie den Projektmanager oder eine Kontaktperson, die bereits Erfahrung in diesem Bereich hat.

Schritt 3) Alle projektrelevanten Dokumente analysieren

Als nächstes, richtig analysieren alle projektrelevanten Dokumente, wie zum Beispiel:

Decken Sie alle im Dokument mit den Geschäftsanforderungen verborgenen Informationen auf und tracEs bestehen Lücken zu den aktuellen Systemen, Prozessen, Verfahren und Abläufen. Das Ihnen zur Verfügung gestellte Dokument ist möglicherweise veraltet. Überprüfen Sie daher alle Informationen, bevor Sie sie als endgültig betrachten.

Schritt 4) Notieren Sie alle Fakten und Informationen, die Sie entdecken

Im Rahmen Ihrer Recherche und Analyse werden Sie viele nützliche Fakten über das Projekt aufdecken, die geändert oder umgesetzt werden müssen. Dokumentieren Sie alle Erkenntnisse, damit diese später überprüft werden können.

  • Geschäftsanforderungen einschließlich Berichtspflichten
  • Geschäftsprozesse und unterstützende Systeme
  • Funktionale und nichtfunktionale Anforderungen
  • Probleme und Risiken, die das Projekt derzeit beeinflussen

Schritt 5) Den Problembereich verstehen

Zu diesem Zeitpunkt haben Sie ein solides Verständnis des Projekts, sodass Sie Identifizieren Sie die ProblemdomäneDu musst herausfinden:

  • Welche Geschäftsfunktion wird betroffen sein?
  • Risiken und Faktoren, die das Geschäft beeinflussen
  • Richtlinien und Einschränkungen, die das Projekt beeinflussen
  • Werte, die den Wichtigkeitsgrad des Projekts bestimmen
  • Systeme, die derzeit die Geschäftsaktivitäten unterstützen
  • Dokumente, die den Problembereich zusammenfassen, zum Beispiel der Jahresbericht.
  • Probleme, die das Unternehmen derzeit daran hindern, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen
  • Ob die vorgeschlagene Änderung einen Unterschied im Problembereich bewirkt

Schritt 6) Präsentation der Geschäftsanforderungen

Sobald Sie alle Geschäftsanforderungen erfasst und den Problembereich verstanden haben, ist der nächste Schritt: Darstellung der Geschäftsanforderungen gegenüber Stakeholdern oder dem Projektmanager. Gängige Präsentationstechniken sind:

  • Eine Tabelle oder Kalkulationstabelle
  • Ein Diagramm oder eine Grafik
  • Ein Prototyp oder eine Simulation
  • Eine strukturierte Textvorlage oder ein strukturierter Satz

Glossar der Begriffe, die einen schnellen Überblick über den Business-Analysten-Prozess geben:

  • Zweck: Definiert den Zweck der Geschäftsanalyseaktivitäten, die für die vorgeschlagene Initiative erforderlich sind
  • Umfang: Definiert die Lieferungen, die eingeschlossen und ausgeschlossen sind
  • Ursache: Definiert die Grundursachen der identifizierten Probleme
  • Derzeitige Zustand: Definiert das Problem, das den Veränderungsbedarf auslöst.
  • Geplante Aktivitäten: Definiert den Grund für die Aktivität, Leistungen und Liefertermine
  • Plan zur Einbindung der Interessengruppen: Gibt einen Überblick über den Stakeholder-Einbindungsprozess
  • Qualitätsmanagement: Beschreibt die Aktivitäten, die die Qualität der Projektergebnisse sicherstellen.
  • Target Neu/Gebraucht: Legt fest, wie die identifizierten kritischen Probleme angegangen werden.
Nicht verpassen:

Schnelle Tipps für Business Analysten

  • Stellen Sie in Besprechungen Fragen
  • Seien Sie vor dem Stakeholder-Treffen oder der Überprüfung vorbereitet
  • Sei anpassungsfähig an Veränderungen und neue Erfahrungen
  • Erwartungen verwalten
  • Auf Feedback reagieren

Übliche Ergebnisse, die während des Geschäftsanalyseprozesses erstellt werden

Jeder Geschäftsprozessanalyseprozess hinterlässt eine Reihe von Dokumenten, die vom Projektteam, den Sponsoren und den Auditoren eingesehen werden können. tracZurück zu. Die konsistente Erstellung dieser Ergebnisse macht den Prozess projektübergreifend wiederholbar.

  • Geschäftsanalyseplan: Beschreibt die Vorgehensweise, den Zeitplan und den Plan zur Einbindung der Interessengruppen für die Analysearbeiten.
  • Stakeholder-Register: Listet alle Beteiligten mit ihrer Rolle, ihrem Einfluss, ihren Erwartungen und ihrem bevorzugten Kommunikationskanal auf.
  • Dokument mit Geschäftsanforderungen (BRD): Erfasst die übergeordneten Geschäftsbedürfnisse, Ziele und Erfolgskriterien in einer Sprache, die auch für nicht-technische Stakeholder verständlich ist.
  • Funktionale und nicht-funktionale Anforderungen: Übersetzen Sie die BRD in Systemverhalten, Qualitätsmerkmale und Einschränkungen, auf deren Grundlage Entwickler und Tester arbeiten können.
  • Prozessmodelle und Anwendungsfälle: Stellen Sie die Arbeitsabläufe im Ist- und Sollzustand mithilfe von BPMN-Diagrammen, UML-Anwendungsfällen oder Aktivitätsdiagrammen dar.
  • Voraussetzungen: TracEffizienzmatrix (RTM): Verknüpft jede Anforderung mit ihrer Quelle, ihrem Designelement und den Tests, die sie überprüfen.
  • Änderungsanforderungsprotokoll: Jede Änderung des Projektumfangs wird mit ihren Auswirkungen, der Entscheidung und dem Genehmiger protokolliert, sodass die Nachvollziehbarkeit des Prüfpfads erhalten bleibt.

Diese Ergebnisse sollten in einem gemeinsamen Repository wie Confluence, SharePoint oder einem speziellen Anforderungsmanagement-Tool gespeichert werden, damit alle Teammitglieder mit der gleichen Version arbeiten.

Häufige Fehler, die im Geschäftsanalyseprozess vermieden werden sollten

Selbst erfahrene Business-Analysten tappen unter Zeitdruck in dieselben Fallen. Wer die folgenden Fehler vermeidet, kann die meisten Nacharbeiten und unerwarteten Änderungen im Projektumfang später vermeiden.

  • Freitagping um eine Lösung zu finden, bevor man das Problem formuliert: Die Entwicklung eines Systems, Tools oder Features, bevor die eigentliche Ursache verstanden ist, führt zu teuren Nacharbeiten und einer Lösung, die den tatsächlichen Geschäftsbedarf nicht deckt.
  • überspringenping Validierung durch die Stakeholder: Die Aufzeichnung von Anforderungen ohne Zustimmung derjenigen, die das System nutzen werden, erzeugt Lücken, die erst bei der Benutzerakzeptanzprüfung zutage treten.
  • Anforderungen als statisch behandeln: Die Geschäftsanforderungen ändern sich im Laufe eines Projekts. Ein Business-Analyst, der das Anforderungsrepository nicht pflegt und tracDie Fähigkeitsmatrix verliert bald die Kontrolle über den Anwendungsbereich.
  • Übermäßige Dokumentation statt Zusammenarbeit: Ein 200-seitiges BRD zu erstellen, das niemand liest, ist schlimmer als ein kurzes Dokument in Verbindung mit regelmäßigen Arbeitssitzungen und visuellen Modellen.
  • Sich nur auf den positiven Weg konzentrieren: Fehlende Ausnahmebehandlung, unzureichende Fehlerbehandlung und nicht-funktionale Anforderungen führen dazu, dass Fehler in die Produktion gelangen und das Vertrauen der Nutzer untergraben wird.
  • Arbeiten in einem Silo: Die Analyse von Anforderungen ohne Entwickler, Tester und Betriebsteams übersieht Machbarkeitsrisiken und nachgelagerte Einschränkungen, die bei einer gemeinsamen Überprüfung aufgefallen wären.
  • Verwendung vager oder mehrdeutiger Formulierungen: Begriffe wie „benutzerfreundlich“, „schnell“ oder „flexibel“ ohne messbare Akzeptanzkriterien erzeugen Meinungsverschiedenheiten, die erst bei der Demonstration der Funktion sichtbar werden.

Beliebte Tools, die den Geschäftsanalyseprozess unterstützen

Die richtigen Tools unterstützen jede Phase des Geschäftsanalyseprozesses, von der Bedarfsermittlung bis zur Freigabe. Die meisten Teams kombinieren ein schlankes Backlog-Tool, ein Modellierungstool und eine Dokumentationsplattform.

  • Jira und Azure DevOps: Track Epics, User Stories und Defects in agilen Entwicklungsteams und die Verknüpfung von Anforderungen mit der Sprintarbeit.
  • Confluence, SharePoint und Notion: Speichern Sie den Geschäftsanalyseplan, Besprechungsnotizen, Entscheidungen und BRDs in einem durchsuchbaren Bereich, auf den die Stakeholder zugreifen können.
  • Microsoft Visio, Lucidchartund draw.io: Erstellen Sie BPMN-Prozessabläufe, Anwendungsfalldiagramme und Datenmodelle, die Arbeitsabläufe und Übergaben sichtbar machen.
  • Jama Connect, IBM TÜREN, Modern Requirementsund Visure: Anforderungen im großen Maßstab mit Baselines verwalten tracMachbarkeits- und Wirkungsanalyse für regulierte Projekte.
  • Miro und Wandgemälde: Remote-Erkennung erleichtern, Benutzerreise-Mappingund Affinitätskarteping Workshops in Echtzeit.
  • Balsamiq und Figma: Erstellen Sie Low-Fidelity-Wireframes und High-Fidelity-Prototypen, um die vorgeschlagenen Bildschirmdarstellungen vor Beginn der Entwicklung mit den Anwendern zu validieren.

Kleine Teams beginnen oft mit Jira, Confluence und LucidchartGrößere oder regulierte Programme fügen ein dediziertes Anforderungsmanagement-Tool hinzu, sobald tracFunktionalität, Baselines und Prüfprotokolle werden obligatorisch.

Häufig gestellte Fragen

KI-gestützte Copiloten fassen Interviews zusammen, bündeln das Feedback der Stakeholder, erstellen erste Entwürfe von User Stories und kennzeichnen widersprüchliche Anforderungen. Business-Analysten nutzen KI, um die Bedarfsanalyse und Dokumentation zu beschleunigen und gleichzeitig die Übersicht zu behalten.ping Priorisierung, Beurteilung durch die Interessengruppen und die endgültige Genehmigung liegen in menschlicher Hand.

Ja. Mit GitHub Copilot Chat und GPT-Modellen lässt sich eine Discovery-Skizze in einen ersten Entwurf des Business Requirements Document (BRD) mit Zielen, Umfang und Akzeptanzkriterien umwandeln. Der Business Analyst prüft die Passung zum Business, klärt unklare Formulierungen und holt die Zustimmung der Stakeholder ein, bevor sich das Team auf den Umfang festlegt.

Die Geschäftsprozessanalyse umfasst den gesamten Projektlebenszyklus, einschließlich Strategie, Anforderungen und Lösungsbewertung. Die Geschäftsprozessanalyse konzentriert sich speziell auf die Modellierung, Messung und Verbesserung von Ist-Arbeitsabläufen und ist eine Methode, die im Rahmen einer umfassenderen Geschäftsprozessanalyse eingesetzt wird.

In agilen Projekten arbeitet der Business Analyst mit dem Product Owner zusammen, um das Backlog zu verfeinern, schreibt User Stories mit Akzeptanzkriterien, nimmt an Sprintplanung und -reviews teil und aktualisiert das Anforderungsrepository in jedem Sprint, anstatt eine große Vorabspezifikation zu erstellen.

BABOK ist der vom IIBA herausgegebene Wissenskanon für Geschäftsanalyse. Er gliedert die Arbeit der Geschäftsanalyse in sechs Wissensgebiete – Planung, Erhebung, Anforderungslebenszyklus, Strategieanalyse, Anforderungsanalyse und -design sowie Lösungsbewertung –, die den Prozess prägen.

Anforderungen TracDie Machbarkeitsmatrix verknüpft jede Anforderung mit ihrer Quelle, ihrem Designelement und den Tests, die sie verifizieren. Sie liefert dem Team den Nachweis, dass keine Anforderung weggelassen wurde, und ermöglicht eine schnelle Beurteilung der Auswirkungen einer Änderungsanforderung.

Jede Änderungsanforderung wird mit ihrer geschäftlichen Begründung und ihren Auswirkungen auf Kosten, Zeitplan und Qualität protokolliert. Sie wird einem Änderungskontrollgremium oder dem Produktverantwortlichen zur Entscheidung vorgelegt, das Anforderungsrepository wird aktualisiert und tracEfficiency-Matrix erstellen und das Ergebnis allen Beteiligten mitteilen.

Verwenden Sie das Format „Das System soll …“ mit einem messbaren Akzeptanzkriterium. Ersetzen Sie vage Begriffe wie „schnell“ oder „benutzerfreundlich“ durch eine Kennzahl, einen Schwellenwert und eine Verifizierungsmethode. Jede Anforderung sollte mindestens einem Testfall zugeordnet werden können. tracFähigkeitsmatrix.

Fassen Sie diesen Beitrag mit folgenden Worten zusammen: