So organisieren Sie Anforderungen als Business-Analyst

Eine Geschäftsanforderung ist ein formelles Dokument, das den Bedarf der Stakeholder für das Projekt oder Produkt anspricht. Es gibt kein Standardformat oder eine Standardvorlage zur Darstellung der Geschäftsanforderungen. Es sollte jedoch die Produkt- oder Projektbeschreibung so detailliert abdecken, dass sie besprochen, analysiert, dokumentiert und validiert werden kann.

Eine Geschäftsanforderung kann auf eine der folgenden Arten dargestellt werden:

• Eine Tabelle oder eine Tabelle
• Ein Diagramm (Workflow)
• Ein Graph
• Ein Modell (Entity-Relationship-Diagramm)
• Ein Prototyp oder eine Simulation
• Eine strukturierte Satz- oder Textvorlage

So organisieren und präsentieren Sie eine Geschäftsanforderung

Nachfolgend finden Sie die Schritte zum Schreiben und Organisieren von Anforderungen als Geschäft Analytikerin.

Schritt 1) Kategorisieren Sie die Anforderungen.

• Ordnen Sie spezifische Anforderungen den relevanten Kategorien zu.
• Für technische Stakeholder sollte es eine technische Anforderungskategorie geben, für nichttechnische Stakeholder sollte es eine allgemeine Anforderungskategorie geben.
• Jede Organisation sollte herausfinden, welche Kategorie ihren Standards entspricht.
• Die Kategorisierung kann auch auf der Grundlage ihrer Typen (funktionell oder geschäftlich) erfolgen. Allerdings gilt dies nicht für alle Fälle.

Schritt 2) Anforderungen vereinbaren.
Sammeln und ordnen Sie Anforderungen in einer logischen Reihenfolge. Wenn Stakeholder die Anforderungen überprüfen, ist es daher einfach, sich zurechtzufinden und auch fehlende Elemente zu identifizieren.

Schritt 3) Bereiten Sie eine Liste vor.
Bereiten Sie eine Liste der Anforderungen vor, die von bestimmten Stakeholdern überprüft werden sollen.

Wenn ein Stakeholder beispielsweise einen technischen Hintergrund hat, möchte er nur den technischen Aspekt des Produkts kennen.

Schritt 4) Verwenden Sie eindeutige Kennungen.
Wenn die Rückverfolgbarkeit der Anforderungen untereinander schwierig ist, verwenden Sie eindeutige Kennungen, um die Rückverfolgbarkeit zu erleichtern.

Schritt 5) Aktuelle Anforderung in der bevorzugten Methode der Stakeholder
In bestimmten Szenarien müssen Sie möglicherweise dieselbe Anforderung für verschiedene Stakeholder auf unterschiedliche Weise darstellen. Beispielsweise bevorzugt ein Stakeholder ein grafisches Format, während der andere ein strukturiertes Satzformat bevorzugt.

Schritt 6) Bereiten Sie ein Inhaltsverzeichnis vor.
Erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis für alle Anforderungen. Es hilft Stakeholdern, Anforderungen einfach zu verfolgen.

Schritt 7) Nutzen Sie Business-Analyse-Tools.
Tools zur Geschäftsanalyse die bei der Darstellung und Kategorisierung der Anforderungen helfen

Schritt 8) Organisieren Sie Anforderungsdokumente nach Prozessablauf.
Entfernen Sie in Ihrem Anforderungsdokument alle unnötigen Anforderungen und organisieren Sie Anforderungsdokumente nach Prozessablauf.

Schritt 9) Ordnen Sie die Anforderungen zu.
Ordnen Sie die von Ihnen gesammelten Anforderungen einem bestimmten Schritt in einem Prozessablauf zu. Dies hilft Prüfern, Anforderungen mit dem Prozessablauf in Zusammenhang zu bringen.

Schritt 10) Verwenden Sie Tabellen und Aufzählungspunkte.
Verwenden Sie eine Tabelle zur Darstellung komplexer Anforderungen. Verwenden Sie Aufzählungszeichen, um den wichtigsten Aspekt der Anforderung hervorzuheben.

Nützliche Tipps zum Verfassen und Präsentieren eines Geschäftsanforderungsdokuments

Zur besseren Darstellung und Nachverfolgung der Geschäftsanforderungen für Stakeholder finden Sie hier einige Tipps, die für BA (Business Analyst) hilfreich sein könnten.

• Die Kategorisierung von Anforderungen ist zeitaufwändig und möglicherweise nicht für jede Organisation möglich, jedes Mal eine neue Kategorie zu erstellen. Für bewährte Verfahren wird empfohlen, dass es einen Standardsatz von Kategorien gibt, die von BAs, Stakeholdern, Fachexperten und technischen Teams gemeinsam verwendet werden können.
• Ihre Anforderung sollte im Kontext Ihrer Zielgruppe vorbereitet werden. Verstehen Sie, wer die Hauptakteure, Influencer und Entscheidungsträger sind. (Stakeholder, technisches Personal, Entwickler usw.)
• Definieren Sie jeweils eine Anforderung. Jede Anforderung sollte atomar sein.
• Vermeiden Sie Mehrdeutigkeiten, indem Sie Akronyme wie etc., approx. usw. vermeiden.
• Beziehen Sie sich nicht auf eine Anforderung, die noch definiert werden muss.
• Vermeiden Sie doppelte und widersprüchliche Aussagen.
• Teilen Sie komplexe Anforderungen in überschaubare und überprüfbare Punkte auf.
• Beschreiben Sie nicht, wie das System etwas tun wird, sondern erwähnen Sie nur, was das System tun wird.