Release-Strategie in SAP MM – Vorgehensweise bei Bestellungen

Was ist eine Release-Strategie? SAP MM?

Die Freigabe eines Einkaufsdokuments bedeutet dessen Genehmigung. Ein MM-Berater definiert Freigabeverfahren Sie legen fest, wer welche Dokumente genehmigen muss, bevor diese im Beschaffungsprozess weiterverarbeitet werden können. Für die Steuerung dieser Freigabe stehen zahlreiche Optionen zur Verfügung.

Wichtig zu wissen: Ein Einkaufsdokument kann nach seiner Freigabe nicht mehr geändert werden. Daher sollte ausschließlich die endgültige Version freigegeben werden. Nicht freigegebene Dokumente – Angebotsanfrage (RFQ), Bestellung (PO), Lieferplan und Vertrag.tract – kann nicht weiterverarbeitet werden, d. h. aus einer Angebotsanfrage kann kein Angebot, aus einer Bestellung kein Wareneingang und keine Rechnungsprüfung erstellt werden. Prozessablauf:

Ansätze für Release-Strategien

Für unterschiedliche Situationen lassen sich viele verschiedene Strategien definieren. Eine Freigabestrategie kann vom Dokumenttyp, der einkaufenden Organisation, der Einkaufsgruppe oder von anderen im Einkaufsdokument enthaltenen Informationen abhängen.

In den meisten Fällen basiert die gängigste Release-Strategie auf der Nettowert des Kaufbelegs. Unternehmen setzen typischerweise bei höheren Ausgaben mehr Genehmiger ein und lassen kleinere Einkäufe automatisch abwickeln.

SAP MM unterstützt zwei Varianten des Freigabeverfahrens:

• Freigabeverfahren ohne Klassifizierung — Wird nur für Bestellanforderungen verwendet. Freigabecodes werden auf Positionsebene anhand der Feldwerte der Bestellanforderung vergeben.
• Freigabeverfahren mit Klassifizierung — wird für alle externen Einkaufsdokumente verwendet (Bestellung, Angebotsanfrage, Vertrag)tract, Lieferplanvereinbarung) und optional für Bestellanforderungen. Diese Variante verwendet ein Merkmal (CT04) und eine Klasse (CL02), um beliebige Felder der CEKKO-Kommunikationsstruktur auszuwerten, wie z. B. Gesamtwert, Werk, Einkaufsorganisation oder Lieferant.

Wichtige Bestandteile einer Release-Strategie

Jedes Freigabeverfahren mit Klassifizierung setzt sich aus sechs Bausteinen zusammen:

• Charakteristisch — erstellt in Transaktion CT04Punkte im CEKKO-Feld zur Bewertung, zum Beispiel CEKKO-GNETW für den gesamten Nettowert.
• Klasse — erstellt in CL02 mit Klassentyp 032 für Bestellungen (CEKKOoder 033 für Bestellanforderungen (CEBANDie Eigenschaft wird der Klasse zugeordnet.
• Releasegruppe — Gruppenstrategien, die derselben Klasse angehören. Mehrere Releasegruppen können für verschiedene Dokumenttypen oder Geschäftsbereiche nebeneinander existieren.
• Release-Code — ein zweistelliger Schlüssel, der für eine bestimmte Genehmigerrolle steht (Einkäufer, Abteilungsleiter, Einkaufsleiter). Autorisierungsobjekt M_EINK_FRG Beschränkt, wer welchen Code ausführen darf.
• Freigabeindikator — Steuert das weitere Vorgehen des Dokuments: gesperrt, freigegeben, mit Ausgabe freigegeben oder nach der Freigabe änderbar. Legt außerdem fest, ob eine Stornierung zulässig ist.
• Release-Strategie — Der Masterdatensatz, der eine Releasegruppe, eine geordnete Liste von Releasecodes und einen Indikator pro Status miteinander verknüpft. Klassifizierungswerte der Strategie bestimmen, wann die Strategie angewendet wird.

Definieren einer Release-Strategie

Schritt 1) Definieren Sie eine Freigabestrategie, die eine manuelle Freigabe für Einkaufsbelege über 100 EUR vorschreibt. Beispielsweise wird eine Bestellung im Wert von 50 EUR automatisch freigegeben (keine Freigabe für die Weiterverarbeitung erforderlich), während eine Bestellung über 100 EUR eine Freigabe benötigt.

Damit dies funktioniert, Merkmal muss im Hintergrund angegeben werden.

1. Erstellen Sie das Merkmal in CT04. Hier das Nettowert Merkmal definiert ist.
2. Setzen Sie den Wert auf über 100 EUR.

Schritt 2) Weisen Sie das Feld dem Merkmal zu. Zusätzliche Daten Registerkarte. Feld CEKKO-GNETW wird dem Feld NETVALUE zugewiesen, da dieses Feld den Wert des Einkaufsbelegs enthält.

Schritt 3) Präzisiere das Klasse Das wird das Merkmal enthalten. Die Transaktion, die dies bewirkt, ist: CL02Für diese Klasse müssen folgende Einstellungen vorgenommen werden:

1. Klassenname und Klassentyp (verwenden Sie 032 für PO, 033 (für PR).
2. Description und Status.
3. Gültigkeitszeitraum.
4. Gleiche Klassifizierung.

Schritt 4) Weisen Sie der Klasse das Merkmal zu. Hier Nettowert wird einer Klasse zugewiesen namens REL_PUR.

Schritt 5) Die folgenden Schritte finden statt in Anpassen (SPRO → MM → Einkauf → Bestellung → Freigabeverfahren für Bestellungen):

• Erschaffung Releasegruppen (weisen Sie ihnen eine Klasse zu – in diesem Fall REL_PUR).
• Erschaffung Freigabecodes (weisen Sie ihnen Releasegruppen zu).
• Erschaffung Freigabeindikatoren (zum Beispiel 1-Blockiert, 2-Veröffentlicht).
• erstellen Sie Release-Strategie sich.
• Weisen Sie einer Releasestrategie eine Releasegruppe und einen Releasecode zu.
• Definiere Freigabestatus für die Strategie (blockiert und freigegeben).
• Klassifizierung beibehalten – festlegen Nettowert Wert, auf den die Strategie angewendet wird. Einstellung > 100 Das bedeutet, dass alle Einkaufsdokumente mit einem Wert von mehr als 100 EUR dieser Freigabestrategie unterliegen.
• Optional können Sie Folgendes durchführen: Simulation der Freigabestrategie um zu prüfen, ob es richtig funktioniert.

Danach ist die Strategie festgelegt und bereit für einen Testlauf im Live-System.

Schritt 6) Die untenstehende Bestellung hat einen Wert von über 100 EUR. Bestellungen unter 100 EUR würden automatisch freigegeben.

1. Zwei Statusangaben zeigen an, dass die Bestellung freigegeben wird – sie unterliegt dem Freigabeprozess und muss vor der Weiterbearbeitung genehmigt werden. Der andere Status gibt den aktuellen Stand an: GesperrtDas bedeutet, dass es noch nicht veröffentlicht wurde.
2. Der Wert beträgt 24,000 EUR, das sind mehr als 100 EUR.

Nun muss eine Bestellung freigegeben (genehmigt) werden, bevor sie weiterverarbeitet werden kann.

Freigabe einer Bestellung über ME28

Für die eigentliche Freigabe des Einkaufsbelegs verwenden Sie die Transaktion ME28.

Schritt 1)

1. Führen Sie den Transaktionscode aus ME28.
2. Geben Sie die Freigabecode (obligatorisch) und die Releasegruppe (Optional).
3. Optionen – Behalten Sie die Standardeinstellungen wie unten angezeigt bei.
4. Wählen Sie den passenden Umfang der Liste und die passende Kategorie für Einkaufsbelege aus. Um nur die zur Freigabe verfügbaren Bestellungen anzuzeigen, wählen Sie „F".
5. Ausführen.

Schritt 2) Im nächsten Bildschirm werden die anhand der Kriterien ausgewählten Bestellungen angezeigt.

1. Wählen Sie die freizugebende Bestellung durch Anklicken aus.
2. Klicken Sie auf die Loslassen .

Der Status der Bestellung ändert sich zu „Freigegeben“.

Schritt 3) In ME23N or ME22N Die Bestellung zeigt aktualisierte Statusinformationen.Freigabe abgeschlossen" und "Freigegeben„ erscheint nun in den PO-Kopfdaten.“

Der Prozessablauf ist für alle Einkaufsbelege gleich (RFQ, PR, Angebot usw.).

Stornierung einer Veröffentlichung

Schritt 1) Eine Freigabe eines Einkaufsbelegs muss rückgängig gemacht werden, bevor ein bereits freigegebener Beleg geändert werden kann.

• Verwenden Sie dieselbe Transaktion. ME28.
• Kreuzen Sie an Freigabe abbrechen Kontrollkästchen aktivieren und Transaktion ausführen.

Schritt 2) Es wird eine Liste der zur Stornierung verfügbaren Kaufbelege angezeigt.

1. Wählen Sie das entsprechende Dokument aus.
2. Klicken Sie auf die Freigabe abbrechen .
3. Speichern.

Eine Freigabe kann nicht storniert werden, wenn die Freigabestrategie eine Rückgängigmachung nicht zulässt. Diese Einstellung wird auf Ebene des Freigabeindikators und der Freigabestrategie verwaltet.

Eine verwendete Release-Strategie kann durch Anklicken des „Release-StrategieKlicken Sie auf die Schaltfläche „“ oben auf dem Bildschirm. Die Ausgabe einer Strategie kann auch mit der Schaltfläche „“ in der Vorschau angezeigt werden. Freigabe simulieren .

Tabellen zur Freigabestrategie in SAP MM

Die Anpassung der Release-Strategie wird in wenigen Tabellen gespeichert. Kenntnisse dieser Tabellen helfen beim Debuggen, warum ein Dokument von einer Strategie ausgewählt (oder nicht ausgewählt) wird:

• T16FC — Release-Codes und deren Zuordnung zu Release-Gruppen.
• T16FG — Releasegruppen (mit der Klasse und dem Klassentyp, auf die sie verweisen).
• T16FK — Freigabestrategien (Header-Ebene).
• T16FS — Veröffentlichungsstatussequenz pro Veröffentlichungsstrategie (welcher Code veröffentlicht welchen Status).
• T16FT — Beschreibungen der Veröffentlichungsstrategie.
• T16FV — Zuordnung von Freigabecodes zu Workflow-Voraussetzungen.
• EKKO / EBAN — Tabellen für Bestellkopf und Bestellanforderungspositionen. Felder FRGKE, FRGZU, FRGGR und FRGSX Das Dokument sollte den aktuellen Release-Indikator, den Release-Status, die Release-Gruppe und die Strategie enthalten.

Profil melden ME2N gefiltert nach Freigabeindikator, oder ME29N Bei der Freigabe einzelner Bestellungen handelt es sich um die üblichen täglichen Überwachungsinstrumente.

Häufige Fehler und Lösungen der Release-Strategie

Release-Strategien scheitern häufiger stillschweigend, als sie sollten. Die häufigsten Probleme und wie man sie behebt:

• Keine Release-Strategie gefunden — Die Klassen- oder Merkmalswerte stimmen nicht mit dem Dokument überein. Führen Sie die Klassifizierung mit F1 im Strategiefeld in ME22N erneut durch und vergleichen Sie anschließend die CEKKO-Werte mit der Klassifizierung der Strategie.
• Freigabecode ohne Autorisierung — Dem Benutzer fehlt das Berechtigungsobjekt M_EINK_FRG Bitten Sie das Basis-Team, die korrekte Rolle für den Release-Code und die Gruppe hinzuzufügen.
• Freigabe kann nicht storniert werden — Der Freigabeindikator verhindert eine Stornierung. Ändern Sie die Indikatoreinstellung im Customizing oder warten Sie, bis der Käufer eine neue Bestellung erstellt.
• Strategie auf das falsche Dokument angewendet — Der Klassentyp ist 032 (PO), obwohl 033 (PR) vorgesehen war, oder umgekehrt. Ändern Sie die Strategie auf den korrekten Klassentyp.
• Änderungen setzen die Veröffentlichung zurück — Bestimmte Feldänderungen (Überschreiten eines Schwellenwerts des Nettowerts, Lieferantenwechsel) setzen ein bereits freigegebenes Dokument automatisch zurück. Konfigurieren Sie „Veränderlichkeit„über den Freigabeindikator, um dies zu steuern.“
• Der Workflow wird nicht ausgelöst — Standard-Arbeitsablauf WS20000075 für Bestellungen (oder WS20000077 (für PRs) ist nicht aktiviert. Aktivieren Sie die Ereignisverknüpfung in SWETYPV und die Standardaufgabe in PFTC.

Häufig gestellte Fragen