Was ist RPA? Abkürzung, Vorteile und Anwendungsbereiche
Thomas Hamilton
⚡ Intelligente Zusammenfassung
Durch die robotergestützte Prozessautomatisierung können Software-Bots die regelbasierte Bildschirmarbeit wiederholen, die Menschen in verschiedenen Geschäftsanwendungen erledigen. So wird die Ausführung von Mitarbeitern auf eine virtuelle Belegschaft verlagert, ohne die zugrunde liegenden Systeme zu verändern oder Integrationscode zu schreiben.
Was ist RPA?
RPA (Robotic Process Automation) RPA ist eine Technologie, die es Unternehmen ermöglicht, Aufgaben systemübergreifend zu automatisieren, so wie sie von Menschen ausgeführt werden. Ziel von RPA ist es, die Prozessausführung von Menschen auf Bots zu übertragen. Robotic Process Automation (RPA) interagiert mit der bestehenden IT-Architektur, ohne dass eine komplexe Systemintegration erforderlich ist.
RPA-Automatisierung kann arbeitsintensive Arbeitsabläufe, Infrastruktur und Backoffice-Prozesse automatisieren. Diese Software-Bots können mit internen Anwendungen, Websites, Benutzerportalen usw. interagieren. RPA steht für Robotic Process Automation (robotergestützte Prozessautomatisierung). Die RPA-Software läuft auf dem PC, Laptop oder Mobilgerät des Endbenutzers. Sie besteht aus einer Abfolge von Befehlen, die von Bots gemäß definierten Geschäftsregeln ausgeführt werden.
Das Hauptziel der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) ist es, repetitive und monotone Büroarbeiten, die von Menschen ausgeführt werden, durch virtuelle Arbeitskräfte zu ersetzen. Die RPA-Automatisierung erfordert weder die Entwicklung von Code noch den direkten Zugriff auf den Code oder die Datenbank der Anwendungen.
In diesem RPA-Tutorial für Anfänger behandeln wir verschiedene Themen rund um die RPA-Technologie.
Warum robotergestützte Prozessautomatisierung?
Betrachten Sie das folgende Szenario in einem typischen Unternehmen, das im untenstehenden Diagramm dargestellt ist.
- Das Geschäftsklima ändert sich ständig. Ein Unternehmen muss seine Produkt-, Vertriebs-, Marketing- usw. Prozesse kontinuierlich weiterentwickeln, um zu wachsen und relevant zu bleiben.
- Ein typisches Unternehmen verwendet für seinen Betrieb mehrere voneinander getrennte IT-Systeme. Bei der Änderung der Geschäftsprozesse werden diese IT-Systeme aus Budget-, Zeit- und Implementierungskomplexitätsgründen nicht häufig geändert. Daher bildet der Geschäftsprozess nicht den im IT-System abgebildeten technischen Prozess ab.
- Um diese technischen und organisatorischen Schulden zu überwinden, wird eine menschliche Arbeitskraft eingestellt, die die Lücke zwischen Systemen und Prozessen schließt. Beispiel: Ein Unternehmen hat den Verkaufsprozess dahingehend geändert, dass zur Bestätigung der Buchung seines Produkts eine obligatorische Anzahlung von 50 % erforderlich ist. Dies ist jedoch noch nicht im IT-System kodiert. Ein menschlicher Mitarbeiter muss die Rechnungs- und Zahlungsdetails manuell prüfen und den Verkaufsauftrag nur bearbeiten, wenn eine Anzahlung von 50 % erfolgt.
Das Problem? – Menschen
Bei jeder Änderung des Geschäftsprozesses müsste ein Unternehmen neue Mitarbeiter einstellen oder bestehende Mitarbeiter darin schulen, das IT-System und den Geschäftsprozess abzubilden. Beide Lösungen sind zeit- und kostenintensiv. Darüber hinaus sind für jede erfolgreiche Geschäftsprozessänderung Einstellungs- oder Umschulungsmaßnahmen erforderlich.
Geben Sie RPA ein
Das nächste Diagramm zeigt, wie dieselbe Lücke durch einen Software-Bot anstelle von zusätzlichem Personal geschlossen wird.
Mit Robotic Automation kann das Unternehmen virtuelle Arbeiter einsetzen, die menschliche Arbeiter nachahmen. Im Falle einer Prozessänderung ist eine Änderung einiger weniger Zeilen Softwarecode immer schneller und kostengünstiger als die Umschulung Hunderter Mitarbeiter.
Hier sind einige Gründe, warum die robotergestützte Prozessautomatisierung vorteilhaft ist.
- Ein Mensch kann durchschnittlich 8 Stunden am Tag arbeiten, Roboter hingegen können 24 Stunden ohne Ermüdung arbeiten.
- Die durchschnittliche Produktivität des Menschen liegt bei 60 % und mit wenigen Fehlern im Vergleich zur Produktivität eines Roboters, die bei 100 % ohne Fehler liegt.
- Im Vergleich zu Menschen erledigen Roboter mehrere Aufgaben sehr gut.
Beispiel für RPA
Betrachten Sie das folgende Beispiel aus diesem RPA-Tutorial zum Geschäftsprozess der Rechnungsverarbeitung. Der untenstehende Ablauf zeigt, wo ein Bot die Aufgabe übernimmt und wo weiterhin menschliches Eingreifen erforderlich ist.
| Beschreibung | Lässt sich über RPA automatisieren? |
|---|---|
| Öffnen Sie die Rechnungs-E-Mail des Lieferanten und drucken Sie sie für Ihre Unterlagen aus | Ja |
| Barcode-Scannen | Handbuch |
| Erstellen Sie ein Arbeitselement in einem älteren Softwaresystem | Ja |
| Geben Sie PO ein, um Rechnungen abzurufen | Ja |
| Prüfen Sie, ob der Name des Lieferanten korrekt ist oder nicht? | Ja |
| Schlüsselrechnung, Daten und Betrag | Ja |
| Ordnen Sie Bestellung und Rechnung zu | Ja |
| Prüfen Sie, ob der Betrag übereinstimmt oder nicht? | Ja |
| Wenn der Betrag mit der Rechnung übereinstimmt, berechnen Sie die Steuer | Ja |
| Komplette Rechnungsbearbeitung | Ja |
| Arbeitselement geschlossen | Ja |
| Wenn der Betrag nicht mit der Sperre übereinstimmt, wenden Sie sich an den Lieferanten | Ja |
| Der Lieferant akzeptiert die Rechnung oder sendet sie erneut | Ja |
| Wenn der Name des Lieferanten falsch ist, wird der Pass an das Ausnahmeteam weitergegeben | Ja |
| Flag für die Ausnahmebehandlung | Ja |
Unterschiede zwischen Testautomatisierung und RPA
Es gibt viele Überschneidungen zwischen einem Testautomatisierungstool und einem RPA-Tool. Beispielsweise steuern beide Bildschirme, Tastatur, Maus usw. und verfügen über eine ähnliche technische Architektur. Im Folgenden werden die wichtigsten Unterschiede zwischen den beiden Tools erläutert.
| Parameter | Testautomatisierung | RPA |
|---|---|---|
| Ziel | Reduzieren Sie die Testausführungszeit durch Automatisierung | Reduzieren Sie die Mitarbeiterzahl durch Automatisierung |
| Aufgabe | Automatisieren Sie sich wiederholende Testfälle | Automatisieren Sie sich wiederholende Geschäftsprozesse |
| Programmierung | Für die Erstellung von Testskripten sind Programmierkenntnisse erforderlich | Assistentengesteuert und keine Programmierkenntnisse erforderlich |
| Tech-Ansatz | Unterstützt eine begrenzte Softwareumgebung. Beispiel: Selenium kann nur Webanwendungen unterstützen. | Unterstützt eine Vielzahl von Softwareumgebungen |
| Beispiel | Testfälle werden automatisiert | Dateneingabe, Formulare und Kreditbearbeitung erfolgen automatisiert |
| Anwendung | Testautomatisierung kann in QA-, Produktions-, Leistungs- und UAT-Umgebungen ausgeführt werden. | RPA wird normalerweise nur in Produktionsumgebungen ausgeführt |
| Umsetzung | Es kann ein Produkt automatisieren. | Es kann sowohl ein Produkt als auch eine Dienstleistung automatisieren. |
| Nutzer | Beschränkt auf technische Benutzer. | Übergreifend für alle Beteiligten einsetzbar. |
| Funktion / Rolle (Role) * | Fungiert als virtueller Assistent. | Fungiert als virtuelle Belegschaft. |
| AI | Kann nur das ausführen, was codiert ist. | Viele RPA-Tools verfügen über eine KI-Engine, die Informationen ähnlich wie ein Mensch verarbeiten kann. |
Auch hier kommen RPA-Tools ins Spiel wie UiPath und Blue Prism kann für die Testautomatisierung verwendet werden. Umgekehrt, fortgeschritten Automatisierungstests Werkzeuge wie UFT (wird jetzt verkauft als OpenText Funktionale Tests können für die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) eingesetzt werden, sofern gute Programmierkenntnisse vorhanden sind. RPA-Tools sind jedoch besser für diesen Zweck geeignet.
RPA-Implementierungsmethodik
In diesem Tutorial zur robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) lernen wir die Implementierungsmethodik kennen. Die vier unten aufgeführten Phasen laufen nacheinander ab, wie im Diagramm zusammengefasst.
Planung
In dieser Phase müssen Sie die Prozesse identifizieren, die Sie automatisieren möchten. Die folgende Checkliste hilft Ihnen dabei, den richtigen Prozess zu ermitteln.
- Ist der Prozess manuell und repetitiv?
- Ist der Prozess regelbasiert?
- Liegen die Eingabedaten in elektronischer Form vor und sind sie lesbar?
- Kann das bestehende System unverändert weiterverwendet werden?
Als nächstes sind die Schritte in der Planungsphase
- Das Setup-Projektteam legt die Zeitpläne und Vorgehensweise für die Implementierung fest.
- Vereinbaren Sie einen Lösungsentwurf für die Durchführung von Robotic Process Automation-Prozessen.
- Identifizieren Sie einen Protokollierungsmechanismus, der implementiert werden sollte, um Probleme mit laufenden Bots zu finden.
- Es sollte eine klare Roadmap definiert werden, um die RPA-Implementierung voranzutreiben.
Entwicklung
In dieser Phase entwickeln Sie die Automatisierungsworkflows gemäß dem vereinbarten Plan. Da die Implementierung assistentengesteuert ist, erfolgt sie schnell.
Tests
In dieser Phase führen Sie RPA-Testzyklen für die im Rahmen der Automatisierung vorgesehenen Prozesse durch, um Fehler zu identifizieren und zu beheben.
Unterstützu & Wartung
Bieten Sie nach der Inbetriebnahme kontinuierlichen Support und helfen Sie bei der umgehenden Fehlerbehebung. Befolgen Sie die allgemeinen Wartungsrichtlinien und die mit den Fach- und IT-Supportteams abgestimmten Rollen und Verantwortlichkeiten.
Best Practices für die RPA-Implementierung
In diesem RPA-Tutorial erfahren Sie mehr über Best Practices zur Implementierung der RPA-Automatisierung.
- Man sollte die Auswirkungen auf das Geschäft berücksichtigen, bevor man sich für einen RPA-Prozess entscheidet.
- Definieren Sie den gewünschten ROI und konzentrieren Sie sich darauf.
- Konzentrieren Sie sich darauf, größere Gruppen anzusprechen und große, wirkungsvolle Prozesse zu automatisieren.
- Kombinieren Sie beaufsichtigte und unbeaufsichtigte RPA. Beaufsichtigte Bots befinden sich auf dem Desktop eines Benutzers und werden vom Mitarbeiter während einer Aufgabe ausgelöst, während unbeaufsichtigte Bots nach einem Zeitplan ausgeführt werden oder ohne Aufsicht ausgelöst werden. Aus diesem Grund verwenden die meisten Backoffice-Warteschlangen das unbeaufsichtigte Modell.
- Schlechtes Design und mangelhaftes Änderungsmanagement können verheerende Folgen haben.
- Vergessen Sie nicht die Auswirkungen auf die Menschen.
- Die Steuerung des Projekts ist der wichtigste Aspekt im RPA-Prozess. Die Einhaltung von Richtlinien, Unternehmensvorgaben und behördlichen Vorgaben muss sichergestellt werden.
Allgemeine Verwendung von RPA
Hier einige allgemeine Anwendungsgebiete der robotergestützten Prozessautomatisierung:
- Emuliert menschliches Handeln: Simuliert die menschliche Ausführung des sich wiederholenden Prozesses mithilfe verschiedener Anwendungen und Systeme.
- Führen Sie wiederkehrende Aufgaben mit hohem Volumen durch: Die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) kann die manuelle Dateneingabe von einem System in ein anderes problemlos simulieren. Sie führt Aufgaben wie Dateneingabe, Kopieren und Einfügen aus.
- Führen Sie mehrere Aufgaben aus: Operaführt mehrere und komplexe Aufgaben über mehrere Systeme hinweg aus. Dies hilft bei der Verarbeitung von Transaktionen, der Bearbeitung von Daten und dem Senden von Berichten.
- Integration von „virtuellen“ Systemen: Statt zu entwickelnping Durch eine neue Dateninfrastruktur kann dieses Automatisierungssystem Daten zwischen unterschiedlichen und veralteten Systemen übertragen, indem es diese auf der Ebene der Benutzerschnittstelle miteinander verbindet.
- Automatisierte Berichterstellung: Automatisiert Datenexporttraction zur Erstellung genauer, effektiver und zeitnaher Berichte.
- Informationsvalidierung und -prüfung: Gleicht Daten zwischen verschiedenen Systemen ab und überprüft sie, um Informationen zu validieren und zu kontrollieren und so Ergebnisse für Compliance- und Auditzwecke zu liefern.
- Technisches Schuldenmanagement: Es hilft, technische Schulden zu reduzieren, indem es die Lücke zwischen Systemen verringert und die Einführung benutzerdefinierter Implementierungen verhindert.
- Produkt Management: Es trägt dazu bei, die Lücke zwischen IT-Systemen und zugehörigen Produktmanagementplattformen zu schließen, indem beide Systeme aktualisiert werden.
- Qualitätskontrolle: Es kann von Vorteil sein QA Prozesse, die Regressionstests und die Automatisierung von Kundenanwendungsszenarien umfassen.
- Datenmigration: Ermöglicht eine automatisierte Datenmigration durch Systeme, die mit herkömmlichen Medien wie Dokumenten, Tabellenkalkulationen oder anderen Quelldatendateien nicht möglich ist.
- Lückenlösungen: Die robotergestützte Automatisierung schließt die Lücken, die durch Prozessmängel entstehen. Sie umfasst viele einfache Aufgaben wie Passwortzurücksetzungen, Systemrücksetzungen usw.
- Revenue-Prognose: Automatische Aktualisierung von Finanzberichten zur Vorhersage von Umsatzprognosen.
Anwendung von RPA
Hier sind wichtige Anwendungsgebiete der robotergestützten Prozessautomatisierung.
| Branche | Anwendungsbereich |
|---|---|
| Gesundheitswesen |
|
| HR |
|
| Versicherung |
|
| Herstellung & Einzelhandel |
|
| Telekommunikation |
|
| Reisen & Logistik |
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| Bank- und Finanzdienstleistungen |
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| Behörden |
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| Infrastruktur |
|
RPA-Tools – Robotische Prozessautomatisierung
Auswahl eines RPA-Tool sollte auf den folgenden 4 Parametern basieren:
- Datum: Einfaches Lesen und Schreiben von Geschäftsdaten in verschiedenen Systemen
- Art der hauptsächlich ausgeführten Aufgaben: Einfache Konfiguration regelbasierter oder wissensbasierter Prozesse.
- Interoperabilität: Die Tools sollten in mehreren Anwendungen funktionieren.
- AI: Integrierte KI-Unterstützung zur Nachahmung menschlicher Benutzer
Beliebte Roboterautomatisierungstools:
1) Blue Prism
Blue Prism SS&C ist eine Software zur robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA). Sie bietet Unternehmen und Organisationen eine flexible digitale Belegschaft. Das Produkt wird nun unter dem Namen SS&C vertrieben. Blue Prism Nach der Übernahme durch SS&C Technologies positioniert sich das Unternehmen bei großen Unternehmen mit strengen Governance- und Compliance-Anforderungen.
Offizielle Website: SS&C Blue Prism
2) Automation Anywhere
Automation Anywhere ist ein Entwickler von Software für die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA). Für Lernzwecke und kleinere Projekte wird eine kostenlose Cloud Community Edition angeboten. Die Plattform umfasst nun neben klassischen Bots auch agentenbasierte Funktionen und Dokumentenverarbeitung.
Offizielle Website: Automation Anywhere
Mehr über erfahren Automation Anywhere.
3) UiPath
UiPath ist eine Software zur robotergestützten Prozessautomatisierung. Sie unterstützt Unternehmen bei der effizienten Automatisierung von Geschäftsprozessen. UiPath ist seit mehreren Jahren der am weitesten verbreitete unabhängige RPA-Anbieter und beschreibt sein Produkt nun als agentenbasierte Automatisierungsplattform, bei der KI-Agenten planen und die RPA-Roboter ausführen.
Offizielle Website: UiPath
Mehr über erfahren UiPath.
Vorteile von RPA
Einige Vorteile, die RPA Ihrem Unternehmen bieten kann:
- Zahlreiche Prozesse lassen sich problemlos automatisieren.
- Die Kosten werden erheblich gesenkt, da RPA die sich wiederholenden Aufgaben übernimmt und wertvolle Zeit und Ressourcen spart.
- Für die Konfiguration eines Softwareroboters sind keine Programmierkenntnisse erforderlich. Somit kann jedes technisch nicht versierte Personal einen Bot einrichten oder sogar seine Schritte aufzeichnen, um den Prozess zu automatisieren.
- Robotic Process Automation unterstützt und ermöglicht alle regulären Compliance-Prozesse mit fehlerfreier Prüfung.
- Die Robotersoftware kann den Automatisierungsprozess schnell modellieren und implementieren.
- Die Mängel sind tracked für jede Testfall-Story und den Sprint.
- Effektives, nahtloses Build- und Release-Management
- Echtzeit-Einblick in die Fehlererkennung
- Es ist keine menschliche Beteiligung erforderlich, was bedeutet, dass keine Zeit für Schulungsmaßnahmen benötigt wird.
- Software-Roboter ermüden nicht, was die Skalierbarkeit erhöht.
Nachteile von RPA
Vergessen wir nicht einige Nachteile des RPA-Prozesses:
- Der Bot ist durch die Geschwindigkeit der Anwendung begrenzt
- Selbst kleine Änderungen in der Automatisierungsanwendung erfordern eine Neukonfiguration der Roboter.
- Ein Bot befolgt zwar Anweisungen, versteht aber den Kontext nicht, daher benötigen unstrukturierte Dokumente und unerwartete Datenformate weiterhin eine menschliche oder KI-Ebene.
Mythen von RPA
- Für die Nutzung von RPA-Software sind Programmierkenntnisse erforderlich. Das stimmt nicht. Um Robotic Process Automation-Tools (RPA) nutzen zu können, muss man verstehen, wie die Software im Frontend funktioniert und wie sie zur Automatisierung eingesetzt werden kann.
- RPA-Software benötigt keine menschliche Überwachung. Dies ist eine Illusion, denn es werden Menschen benötigt, um den RPA-Bot zu programmieren, ihm Aufgaben zur Automatisierung zuzuweisen und ihn zu verwalten.
- Nur sehr große Unternehmen können sich den Einsatz von RPA leisten. Kleine und mittlere Unternehmen können RPA einsetzen, um ihr Geschäft zu automatisieren. Allerdings werden die anfänglichen Kosten hoch sein, sich aber in 4–5 Jahren amortisieren.
- RPA ist nur in Branchen sinnvoll, die stark auf Software angewiesen sind. RPA kann automatisiert Rechnungen, Telefondienste usw. generieren, die branchenübergreifend unabhängig von der verwendeten Software eingesetzt werden.
Die am häufigsten gestellten Fragen und Antworten im RPA-Interview, um Sie optimal auf Ihr RPA-Jobinterview vorzubereiten – Mehr Info
Wie bauen Designtools Roboter für Robotic Process Automation (RPA)-Anwendungen?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Designtools Roboter für eine RPA-Anwendung bauen können.
- Eine Möglichkeit besteht darin, eine Programmiersprache zum Erstellen der Roboter zu verwenden. Dieser Ansatz wird verwendet, wenn das Designtool Zugriff auf ein bereits vorhandenes Robotersystem hat oder wenn der Programmierer mit der Robotik-Codebasis vertraut ist.
- Eine andere Methode ist die Verwendung eines handelsüblichen Roboterbauers. Mit diesen Tools können Designer Objekte per Drag-and-Drop auf einen Bildschirm ziehen und der Roboter erstellt automatisch den entsprechenden Code für Sie. Dieser Ansatz ist nützlich, wenn noch kein Robotersystem vorhanden ist oder der Programmierer nicht auf Robotercode zugreifen kann.
- Schließlich umfassen einige Designtools integrierte Roboter, mit denen Benutzer schnell Prototypen erstellen und ihre Designs mit Robotern testen können. Dieser Ansatz ist nützlich, wenn bereits ein Robotersystem verfügbar ist.
