Komponenten und Rolle von MIS (Management Information System)

Facebook ist eines der profitabelsten Unternehmen der Welt und seine gesamte Existenz hängt vom Einsatz von Informationstechnologie und Informationssystemen ab.

Andere erfolgreiche Unternehmen wie Google, Amazon, eBay und Finanzinstitute – der größte Teil ihres Erfolgs ist der Technologie zu verdanken.

Dieses Tutorial befasst sich mit den Rollen von MIS in der Organisation und wie eine Organisation MIS nutzen kann, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Definition von Daten und Informationen und Merkmale guter Informationen

Bei Daten handelt es sich um reine Basisdaten, z. B. den Preis eines Produkts, die Anzahl der gekauften Produkte usw., die noch nicht verarbeitet wurden.

Beispielsweise vermitteln ein Preis von 6 US-Dollar und eine Menge von 10 US-Dollar für einen Kunden an einer Kasse keine Bedeutung. Informationen sollten verarbeitete Daten sein, die dem Empfänger eine Bedeutung vermitteln.

Wenn wir beispielsweise 6 $ mit 10 multiplizieren, erhalten wir 60 $. Dies ist die Gesamtrechnung, die der Kunde bezahlen muss.

Gute Informationen sollten zeitnah und verfügbar sein, wenn sie benötigt werden.

Im Folgenden sind die Merkmale guter Informationen aufgeführt.

• Genaue – Informationen müssen frei von Fehlern und Irrtümern sein. Dies wird durch die Einhaltung strenger Standards für die Verarbeitung von Daten zu Informationen erreicht. Wenn wir beispielsweise 6 $ + 10 addieren, erhalten wir ungenaue Informationen. Genaue Informationen für unser Beispiel ergeben sich, wenn wir 6 $ mit 10 multiplizieren.
• Komplett – Alle für eine gute Entscheidung notwendigen Informationen müssen verfügbar sein. Es darf an nichts fehlen. Wenn es sich bei der Steuer um eine Anwendung zur Berechnung des Gesamtbetrags handelt, den der Kunde zahlen muss, sollte sie ebenfalls einbezogen werden. Das Weglassen kann dazu führen, dass der Kunde denkt, er solle nur 60 US-Dollar zahlen, obwohl er in Wirklichkeit auch Steuern zahlen muss.
• Kostenbewusst – Die Kosten für die Informationsbeschaffung dürfen den monetären Nutzen der Informationen nicht übersteigen.
• Benutzerorientiert – Die Informationen müssen so präsentiert werden, dass sie den Informationsbedarf des Zielnutzers decken. So benötigen Betriebsleiter beispielsweise sehr detaillierte Informationen, und dies muss bei der Präsentation von Informationen für Betriebsleiter berücksichtigt werden. Dieselben Informationen wären für leitende Führungskräfte nicht geeignet, da sie diese erneut verarbeiten müssten. Für sie wären es Daten und keine Informationen.
• Relevant – Die Informationen müssen für den Empfänger relevant sein. Die Informationen müssen in direktem Zusammenhang mit dem Problem stehen, mit dem der beabsichtigte Empfänger konfrontiert ist. Wenn die IKT-Abteilung einen neuen Server kaufen möchte, wären Informationen, die von einem 35-prozentigen Rabatt auf Laptops sprechen, in einem solchen Szenario nicht relevant.
• Maßgebend – Die Informationen müssen aus einer zuverlässigen Quelle stammen. Nehmen wir an, Sie haben ein Bankkonto und möchten Geld auf ein anderes Bankkonto überweisen, das eine andere Währung als Ihre verwendet. Die Verwendung des Wechselkurses einer Wechselstube wäre im Vergleich zur direkten Erkundigung bei Ihrer Bank nicht als maßgebend anzusehen.
• Rechtzeitig – Informationen sollten verfügbar sein, wenn sie benötigt werden. Nehmen wir an, Ihr Unternehmen möchte mit einem anderen Unternehmen fusionieren. Informationen zur Bewertung des anderen Unternehmens, mit dem Sie fusionieren möchten, müssen vor der Fusion bereitgestellt werden und Sie müssen ausreichend Zeit haben, die Informationen zu überprüfen.

Wettbewerbsvorteil von Informationen und MIS

Ein Wettbewerbsvorteil ist eine Position, die ein Unternehmen profitabler macht als seine Konkurrenten. Wenn Sie beispielsweise Produkte zu geringeren Kosten als Ihre Konkurrenten herstellen, sind Sie profitabler.

Informationssysteme können einer Organisation dabei helfen, eine solche Position einzunehmen. Sie tun dies auf folgende Weise

Optimierung der Betriebsabläufe – Operational Excellence zielt darauf ab, die Betriebsabläufe des Unternehmens zu verbessern. Nehmen wir als Beispiel ein Einzelhandelsgeschäft. Ein Einzelhandelsgeschäft kann Informationssysteme nutzen, um automatisch eine Bestellung bei einem Lieferanten aufzugeben, sobald der Lagerbestand das Nachbestelllimit erreicht. Dadurch wird sichergestellt, dass dem Einzelhandelsgeschäft nie der Lagerbestand ausgeht und die Kunden sich immer darauf verlassen können, dass sie das finden, was sie brauchen.

Neue Geschäftsmodelle, Produkte und Dienstleistungen – Fahren wir mit dem Beispiel eines Einzelhandelsgeschäfts fort. Das Einzelhandelsgeschäft kann ein webbasiertes Bestellsystem oder eine Smartphone-Anwendung entwickeln, mit der Kunden Artikel bequem von zu Hause oder von jedem Ort aus kaufen können. Das Bestellsystem kann mit einem Lieferunternehmen verknüpft werden und unterstützt Online-Zahlungen. Dabei handelt es sich um ein neues Geschäftsmodell im Vergleich dazu, dass Kunden direkt vor Ort einkaufen, anstatt dies über webbasierte oder Smartphone-Apps zu tun.

Verbesserte Lieferanten- und Kundenbeziehungen – Historische Daten werden verwendet, um die Bedürfnisse der Kunden und Lieferanten zu verstehen. Diese Daten werden dann verwendet, um bedarfsgerechte Dienste und Produkte zu erstellen. Dies führt zu langfristigen Beziehungen zu Kunden und Unternehmen, was ein Unternehmen in eine profitablere Position bringt.

Verbesserte Entscheidungsfindung – Informationen sind bei der Entscheidungsfindung von entscheidender Bedeutung. Wenn Informationssysteme effizient konzipiert und betrieben werden, geben sie Informationen aus, die alle im obigen Abschnitt beschriebenen Merkmale guter Informationen aufweisen. Dies ermöglicht es einer Organisation, Entscheidungen zu treffen, die ihr zugute kommen.

Komponenten von MIS und ihre Beziehung

Ein Managementinformationssystem besteht aus fünf Hauptkomponenten: Menschen, Geschäftsprozesse, Daten, Hardware und Software. Alle diese Komponenten müssen zusammenarbeiten, um Geschäftsziele zu erreichen.

Personen – Dies sind die Benutzer, die das Informationssystem zur Erfassung der täglichen Geschäftstransaktionen nutzen. Bei den Benutzern handelt es sich in der Regel um qualifizierte Fachkräfte wie Buchhalter, Personalmanager usw. Die IKT-Abteilung verfügt in der Regel über Supportmitarbeiter, die dafür sorgen, dass das System ordnungsgemäß funktioniert.

Geschäftsabläufe – Hierbei handelt es sich um vereinbarte Best Practices, die den Benutzern und allen anderen Komponenten Anleitung für effizientes Arbeiten geben. Geschäftsabläufe werden von den Menschen entwickelt, also von Benutzern, Beratern usw.

Datum – die aufgezeichneten täglichen Geschäftstransaktionen. Für eine Bank werden Daten aus Aktivitäten wie Einzahlungen, Abhebungen usw. erhoben.

Hardware – Hardware besteht aus Computern, Druckern, Netzwerkgeräten usw. Die Hardware stellt die Rechenleistung für die Datenverarbeitung bereit. Es bietet außerdem Netzwerk- und Druckfunktionen. Die Hardware beschleunigt die Verarbeitung von Daten zu Informationen.

Software – das sind Programme, die auf der Hardware laufen. Die Software ist in zwei Hauptkategorien unterteilt, nämlich Systemsoftware und Anwendungssoftware. Unter Systemsoftware versteht man die Betriebssystem dh Windows, Mac OS und Ubuntuusw. Unter Anwendungssoftware versteht man spezialisierte Software zur Erfüllung geschäftlicher Aufgaben wie z Payroll Programm, Bankensystem, Point-of-Sale-System usw.

Porters Wertschöpfungskette

Denken Sie an ein Unternehmen wie Apple Inc. Warum sind sie erfolgreich? Warum lieben und kaufen Kunden das iPhone? Das liegt daran, dass das iPhone einen Mehrwert für ihr Leben darstellt. Deshalb ist Apple Inc. ein erfolgreiches Unternehmen. Unter Wertschöpfungskette versteht man Aktivitäten, die ein Unternehmen durchführt, um Mehrwert für seine Kunden zu schaffen.

Das Konzept einer Wertschöpfungskette wurde von Michael Porter entwickelt. Die Wertschöpfungskette von Porter umfasst zwei Aktivitäten:

• Primäre Aktivitäten – Dies sind Aktivitäten, die mit der Erstellung von Produkten/Dienstleistungen, Marketing und Vertrieb sowie Support zusammenhängen. Die Hauptaktivitäten bestehen aus Eingangslogistik, Betrieb, Ausgangslogistik, Marketing und Vertrieb sowie Service.
• Support-Aktivitäten – Dies sind Aktivitäten, die die Hauptaktivitäten unterstützen. Zu den unterstützenden Tätigkeiten gehören Beschaffung (Einkauf), Personalmanagement, technologische Entwicklung und Infrastruktur.

Das folgende Diagramm zeigt die Wertschöpfungskette

Die folgende Abbildung zeigt die Wertschöpfungskette von Apple Inc.

Das übergeordnete Ziel der Wertschöpfungskette besteht darin, einem Unternehmen dabei zu helfen, einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen. Ein Wettbewerbsvorteil ist die Position eines Unternehmens auf einem Markt, die es profitabler macht als seine direkten Konkurrenten.

Einfluss der IT auf Organisationsziele

Organisationsziele beziehen sich auf Ziele und die Mission der Organisation, insbesondere auf lange Sicht. Unabhängig von der Art des Geschäfts, in dem eine Organisation tätig ist, besteht das übergeordnete Ziel darin, einen Mehrwert für die Kunden oder Klienten zu schaffen, wie im obigen Abschnitt dargelegt.

Beim Business Information Technology Alignment geht es um den Einsatz von Informationstechnologie zur effektiven Erreichung von Geschäftszielen.

Zwei der häufigsten Möglichkeiten, mit denen ein Unternehmen einen Mehrwert bieten kann, bestehen darin, ein Qualitätsprodukt zu einem niedrigeren Preis als die Konkurrenz oder zu einem höheren Preis anzubieten, aber mit mehr Funktionen, die den Kunden einen Mehrwert bieten.

Die Informationstechnologie ermöglicht es Unternehmen, große Datenmengen kostengünstiger und innerhalb kürzester Zeit zu verarbeiten und zu analysieren. Dies ermöglicht es Unternehmen, Qualitätsprodukte zu einem günstigeren Preis anzubieten.

Nehmen wir ein Bankbeispiel. Eine Bank kann Geldautomaten nutzen, um den Kunden das Abheben von Geld zu ermöglichen, und andere automatisierte Mittel zum Einzahlen von Geld. Kunden mit Fragen können auf eine Website weitergeleitet werden, auf der häufig Fragen gestellt werden. Sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen können die Kontoauszüge online einsehen, wenn sie sich für das Internetbanking angemeldet haben.

Die oben genannten IT-Geschäftspraktiken führen zu geringeren Kosten für die Geschäftsabwicklung und die Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen. Reduzierte Geschäftskosten ermöglichen es einer Bank, die Bankgebühren zu senken und somit ein Qualitätsprodukt oder eine Qualitätsprodukte zu einem günstigeren Preis anzubieten.

Zusammenfassung

Unternehmen existieren, um Gewinne zu erzielen. Gemeinnützige Organisationen dienen dazu, qualitativ hochwertige Dienstleistungen oder Produkte kostengünstig bereitzustellen.

Unabhängig von der Art der Organisation spielt MIS eine wichtige Rolle bei der Erreichung der Ziele.

MIS ermöglicht es Organisationen, fundierte Entscheidungen zu treffen, indem es Entscheidungsträgern Informationen zur Verfügung stellt.