Was ist MIS? Einführung und Definition

Was ist MIS?

MIS ist der Einsatz von Informationstechnologie, Menschen und Geschäftsprozessen zur Aufzeichnung, Speicherung und Verarbeitung von Daten, um Informationen zu erzeugen, die Entscheidungsträger für ihre täglichen Entscheidungen nutzen können. Die vollständige Form von MIS ist Management Information System. Der Zweck von MIS besteht darin, Daten aus verschiedenen Quellen zu extrahieren und Erkenntnisse abzuleiten, die das Geschäftswachstum vorantreiben.

Der Bedarf an MIS

Im Folgenden sind einige der Begründungen für eine MIS-System.

Entscheidungsträger benötigen Informationen, um wirksame Entscheidungen treffen zu können. Management-Informationssysteme (MIS) machen dies möglich.
MIS-Systeme erleichtern die Kommunikation innerhalb und außerhalb der Organisation – Mitarbeiter innerhalb der Organisation können problemlos auf die erforderlichen Informationen für den täglichen Betrieb zugreifen. Mittel wie Short Message Service (SMS) und E-Mail ermöglichen die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten innerhalb des von einer Organisation verwendeten MIS-Systems.
Aufzeichnungen – Managementinformationssysteme erfassen alle Geschäftstransaktionen einer Organisation und bieten einen Bezugspunkt für die Transaktionen.

Komponenten von MIS

Die Hauptkomponenten einer typischen MIS-Langform (Management Information System) sind:

Personen – Personen, die das Informationssystem nutzen
Datum – die Daten, die das Informationssystem aufzeichnet
Geschäftsabläufe – Es werden Verfahren zur Aufzeichnung, Speicherung und Analyse von Daten eingeführt
Hardware – Dazu gehören Server, Workstations, Netzwerkgeräte, Drucker usw.
Software – Dabei handelt es sich um Programme zur Verarbeitung der Daten. Dazu gehören Programme wie Tabellenkalkulationsprogramme, Datenbanksoftware usw.

Arten von Informationssystemen

Die Art des Informationssystems, das ein Benutzer verwendet, hängt von seiner Position in einer Organisation ab. Das folgende Diagramm zeigt die drei Hauptebenen von Benutzern in einer Organisation und die Art des von ihnen verwendeten Informationssystems.

Transaktionsverarbeitungssysteme (TPS)

Diese Art von Informationssystem wird verwendet, um die täglichen Transaktionen eines Unternehmens aufzuzeichnen. Ein Beispiel für ein Transaktionsverarbeitungssystem ist ein Point-of-Sale-System (POS). Zur Erfassung der täglichen Umsätze dient ein Kassensystem.

Management Information Systems (MIS)

Management-Informationssysteme, kurz MIS, werden verwendet, um Taktikmanagern dabei zu helfen, halbstrukturierte Entscheidungen zu treffen. Die Ausgabe des Transaktionsverarbeitungssystems wird als Eingabe für das MIS-System verwendet.

Entscheidungsunterstützungssysteme (DSS)

Entscheidungsunterstützungssysteme werden von Top-Managern verwendet, um halbstrukturierte Entscheidungen zu treffen. Die Ausgabe des Managementinformationssystems wird als Eingabe für das Entscheidungsunterstützungssystem verwendet. DSS-Systeme erhalten auch Dateneingaben aus externen Quellen wie aktuellen Marktkräften, Wettbewerb usw.

Manuelle Informationssysteme vs. computergestützte Informationssysteme (MIS)

Daten sind der Blutkreislauf jedes Unternehmens. Jeder in einer Organisation benötigt Informationen, um Entscheidungen treffen zu können. Ein Informationssystem ist eine organisierte Methode zum Aufzeichnen, Speichern von Daten und Abrufen von Informationen.

In diesem Abschnitt betrachten wir manuelle Informationssysteme im Vergleich zu computergestützten Informationssystemen.

Manuelles Informationssystem

Ein manuelles Informationssystem verwendet keine computergestützten Geräte. Das Erfassen, Speichern und Abrufen der Daten erfolgt manuell durch die für das Informationssystem verantwortlichen Personen.

Im Folgenden sind die Hauptkomponenten eines manuellen Informationssystems aufgeführt

Menschen -Menschen sind die Empfänger von Informationssystemen
Geschäftsabläufe –Hierbei handelt es sich um Maßnahmen, die die Regeln für die Verarbeitung, Speicherung, Analyse und Bereitstellung von Informationen festlegen
Daten -Hierbei handelt es sich um die aufgezeichneten täglichen Transaktionen
Ablagesystem - Dies ist eine organisierte Art der Informationsspeicherung
Berichte –Die Berichte werden erstellt, nachdem die Daten aus dem Ablagesystem manuell analysiert und zusammengestellt wurden.

Das folgende Diagramm veranschaulicht die Funktionsweise eines typischen manuellen Informationssystems

Vor- und Nachteile eines manuellen Informationssystems

Vorteile:

Die Vorteile manueller Informationssysteme sind:

Kosteneffizient - Im Vergleich zu einem computergestützten System ist es günstiger, da keine teure Ausrüstung wie Server, Workstations, Drucker usw. angeschafft werden muss.
Flexibel -Sich entwickelnde Geschäftsanforderungen können problemlos in die Geschäftsabläufe integriert und sofort umgesetzt werden

Nachteile:

Im Folgenden sind einige der Nachteile eines manuellen Informationssystems aufgeführt.

Zeitaufwendig -Alle Dateneingaben müssen vor der Einreichung überprüft werden. Dies ist eine zeitaufwändige Aufgabe, wenn sie von Menschen erledigt wird. Auch das Abrufen der Daten aus dem Ablagesystem nimmt viel Zeit in Anspruch
Fehleranfällig - Die Genauigkeit der Daten ist bei der Verifizierung und Validierung durch Menschen fehleranfälliger als bei der Verifizierung und Validierung durch computergestützte Systeme.
Mangel an Sicherheit - Die Sicherheit manueller Systeme wird durch die Beschränkung des Zugriffs auf den Dateiraum umgesetzt. Die Erfahrung zeigt, dass sich Unbefugte leicht Zutritt zum Aktenraum verschaffen können
Vervielfältigung von Daten –Die meisten Abteilungen einer Organisation müssen Zugriff auf dieselben Daten haben. In einem manuellen System ist es üblich, diese Daten zu duplizieren, um sie für alle autorisierten Benutzer leicht zugänglich zu machen. Die Herausforderung entsteht, wenn dieselben Daten aktualisiert werden müssen
Dateninkonsistenz – Aufgrund der Duplizierung von Daten kommt es häufig vor, dass Daten in einer Datei aktualisiert werden, die anderen Dateien jedoch nicht. Dies führt zu Dateninkonsistenzen
Mangel an Backups – Wenn die Datei verloren geht oder falsch behandelt wird, sind die Chancen auf eine Wiederherstellung der Daten nahezu gleich Null.

Computergestütztes Informationssystem

Computergestützte Systeme wurden entwickelt, um die Herausforderungen manueller Informationssysteme zu bewältigen. Der Hauptunterschied zwischen einem manuellen und einem computergestützten Informationssystem besteht darin, dass ein computergestütztes System eine Kombination aus Software und Hardware zum Aufzeichnen, Speichern, Analysieren und Abrufen von Informationen verwendet.

Vor- und Nachteile eines computergestützten Informationssystems (MIS)

Im Folgenden sind einige der Nachteile eines computergestützten Informationssystems aufgeführt.

Vorteile:

Im Folgenden sind die Vorteile computergestützter Informationssysteme aufgeführt

Schnelle Datenverarbeitung und Informationsabruf – Dies ist einer der größten Vorteile eines computergestützten Informationssystems. Es verarbeitet Daten und ruft Informationen schneller ab. Dies führt zu einem verbesserten Kunden-/Kundenservice
Verbesserte Datengenauigkeit – Einfache Implementierung von Datenvalidierungs- und Verifizierungsprüfungen in einem computergestützten System im Vergleich zu einem manuellen System.
Verbesserte Sicherheit – Zusätzlich zur Beschränkung des Zugriffs auf den Datenbankserver kann das computergestützte Informationssystem andere Sicherheitskontrollen wie Benutzerauthentifizierung, biometrische Authentifizierungssysteme, Zugriffsrechtekontrolle usw. implementieren.
Reduzierte Datenduplizierung – Datenbanksysteme sind so konzipiert, dass die Duplizierung von Daten minimiert wird. Das bedeutet, dass die Aktualisierung der Daten in einer Abteilung diese automatisch auch den anderen Abteilungen zur Verfügung stellt
Verbesserte Backup-Systeme – Mit moderner Technologie können Backups in der Cloud gespeichert werden, was eine einfache Wiederherstellung der Daten ermöglicht, falls etwas mit der Hardware und Software passiert ist, die zum Speichern der Daten verwendet wird
Einfacher Zugang zu Informationen – Die meisten Führungskräfte müssen reisen und dennoch in der Lage sein, auf der Grundlage der Informationen eine Entscheidung zu treffen. Das Web und Mobil Technologien ermöglichen den Zugriff auf Daten von überall.