11 Beste Dokumentenmanagement-Software im Jahr 2025

Das Dokumentenmanagementsystem ist eine cloudbasierte automatisierte Lösung zum Erstellen, Organisieren, Teilen und Sichern von Geschäftsdokumenten und -dateien. Damit können Sie Ihre Dokumentversion problemlos verfolgen. Dieses Cloud-Speichersystem bietet schnellere Überprüfungs- und Genehmigungsabläufe für verschiedene Interessengruppen an mehreren geografischen Standorten. Es ermöglicht Ihnen einen einfachen Zugriff auf Ihre Geschäftsdokumente von Tablets und Smartphones.

Nach über 110 Stunden Recherche habe ich über 39 Dokumentenmanagementsysteme und sorgfältig die besten ausgewählt, darunter sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Optionen. Dieser umfassende und gut recherchierte Leitfaden bietet einen detaillierten Einblick in die Funktionen, Vor- und Nachteile sowie Preise der einzelnen Systeme. Wenn Sie nach vertrauenswürdigen Erkenntnissen suchen, bietet Ihnen mein Artikel alle Details, die Sie für eine fundierte Entscheidung benötigen. Verpassen Sie nicht die ultimativen Tools, die Ihre Dokumentenverwaltung grundlegend verändern können. Lese mehr ...

Besten Digital Dokumentenmanagement (Kontroll) Systeme

Name	Zoho WorkDrive	Smartsheet	Icedrive	DocHub
Öffentliches Teilen	Ja	Ja	Ja	Ja
Kostenlose Testversion	15 Tage kostenlose Testversion	30 Tage kostenlose Testversion	14 Tage Geld zurück	Lebenslanger kostenloser Basisplan
Mobile Apps	Ja	Ja	Ja	Ja
Lokales Dateisystem Sync	Ja	Ja	Ja	Ja
Gruppenberechtigungen	Ja	Ja	Ja	Ja
Dateikonfliktmanagement	Ja	Nein	Ja	Ja
DigiRechteverwaltung	Nein	Ja	Nein	Ja
Cloud-Speicher ohne lokales Dateisystem Sync	Ja	Ja	Ja	Ja
Plattformen	Windows, Mac und Linux	Windows, Mac und Linux	Windows, Mac, Linux, Android, und iOS	Windows, Mac, Linux, iOS, Android
Link	Mehr lesen	Mehr lesen	Mehr lesen	Mehr lesen

1) Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive ist ein ausgezeichnetes Online-Dateispeicher- und Zusammenarbeitsplattform für Teams und Unternehmen. Ich schätze besonders, dass es sowohl In-Office- als auch Remote-Arbeitsszenarien unterstützt, was es zu einer großartigen Option für Hybridteams macht. Das Tool macht das Erstellen, Teilen und Zusammenarbeiten über eine zentrale Konsole einfach. Es ist nicht nur eine Speicherplattform. Tatsächlich bietet es Dateiversionierung, erweiterte Suche und Teamorganisation, die für Aufgaben verwalten effizient. Im Laufe meiner Evaluierung habe ich festgestellt, dass die Möglichkeit, schnellen Zugriff auf Informationen zu bieten, Ihnen hilft, den Überblick über Ihre Arbeit zu behalten und schneller fundierte Entscheidungen zu treffen.

Zoho WorkDrive ermöglicht Ihnen die effiziente Freigabe, Verwaltung und Sicherung von Dateien. Es bietet eine intelligente Suche für den sofortigen Dateiabruf und unbegrenzter Versionsverlauf Dokumente wiederherstellen. Mit WorkDrive Schnelle, asynchrone Zusammenarbeit wird optimiert. Das Tool eignet sich hervorragend zum Synchronisieren von Cloud-Dateien direkt mit Ihrem Desktop und lässt sich in über 5000 Anwendungen integrieren. Individuelles Branding und MFA sorgen für die Sicherheit und Professionalität Ihrer Daten.

Merkmale:

• Teamordner: Mithilfe von Teamordnern kann ich nahtlos mit meinem Team zusammenarbeiten. Sie eignen sich perfekt zum Teilen von Dateien und Sicherstellen von Echtzeitaktualisierungen, tragen zur Optimierung von Arbeitsabläufen und zur Zentralisierung der Dokumentenverwaltung bei.
• Vorlagen für Dateisammlungen: Auf diese Weise können Sie benutzerdefinierte Vorlagen zum Organisieren von Daten, Verbessern von Arbeitsabläufen und strukturierten Sammeln von Dokumenten erstellen, was für Teams hilfreich ist, die große Projekte verwalten.
• Erweiterte Datensicherheit: Ich halte die Einhaltung der DSGVO und HIPAA für sensible Daten für unerlässlich. Diese Lösung hilft Ihnen, Risiken durch eine sichere Speicherung zu vermeiden, die auf die Anforderungen von Unternehmen zugeschnitten ist.
• Zoho WorkDrive Integration mit Apps: Zoho WorkDrive integriert mit Salesforce, Slack, Jira und Gmail, sodass Sie benutzerdefinierte Workflows erstellen können. Es eignet sich hervorragend für Unternehmen, die optimierte plattformübergreifende Abläufe anstreben.
• Zoho WorkDrive Admin-Konsole: Zoho WorkDriveMit der Admin-Konsole von können Sie Benutzeraktivitäten überwachen, den Datenzugriff verwalten und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen. Dies ist eines der besten Tools für eine zentrale Steuerung.
• Skalierbarer Speicher: Es ist ideal für Unternehmen, die flexiblen Speicher suchen. Mit gestaffelten Plänen von 1 TB bis 5 TB und mehr bietet Zoho WorkDrive lässt sich mühelos skalieren, um den Unternehmensanforderungen gerecht zu werden.

Pricing:

Zoho WorkDrive ist eine Online-Plattform für Dateispeicherung, Synchronisierung und Zusammenarbeit. Die Tarife beginnen bei 2.5 $/Benutzer/Monat, eine 15-tägige kostenlose Testversion ist verfügbar. Ideal für die Produktivität im Team.

Besuchen Sie Zoho WorkDrive

15 Tage kostenlose Testversion

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2) SmartSheet

Smartsheet ist eine Dokumenten-Management-System Ich habe es überprüft und fand, dass es ein ideales Werkzeug für die Teamarbeit ist. Es ist eine Lösung, die automatisiert sich wiederholende Aufgaben wie das Senden von Warnmeldungen und das Verwalten von Updates. Bei meiner Evaluierung fiel mir auf, dass die Verschlüsselungsmethoden (256-AES und TLS 1.2) sowohl zuverlässig als auch sicher waren. Smartsheet lässt sich nahtlos mit Tools wie Google, Salesforce und Slack. Seine Vorlagen für Marketing und die Unterstützung mehrerer Dateiformate sind hilfreich für das Projektmanagement. Meiner Erfahrung nach sind die Check-Out- und Check-In-Funktionen großartig, um Aufgaben organisiert zu halten.

Merkmale:

• Zentralisierte Dokumentenspeicherung: SmartSheet bietet eine einheitliche Plattform zum Speichern und Organisieren von Dokumenten und stellt sicher, dass die Dateien sicher sind und von einem zentralen Repository abgerufen werden können. Dies trägt zur Optimierung der Dateiverwaltung bei.
• Teamordner: Mithilfe von Teamordnern, die sich hervorragend zum Organisieren gemeinsam genutzter Dokumente eignen, kann ich effizient mit meinem Team zusammenarbeiten. Dies kann die Kommunikation optimieren und sicherstellen, dass jeder auf die neuesten Dateien zugreift.
• Versionskontrolle: Ich möchte Dokumentrevisionen verwalten mit SmartSheetDie Versionskontrolle von hilft Ihnen, Verwirrungen zu vermeiden, indem sie den Zugriff auf die aktuellsten Dateien gewährleistet und einen vollständigen Verlauf der Änderungen beibehält.
• Granulare Berechtigung: Es unterstützt Sie bei der Kontrolle des Dateizugriffs mit grundlegenden Berechtigungseinstellungen und ist eine hervorragende Möglichkeit, um sicherzustellen, dass vertrauliche Dateien nur von autorisierten Benutzern angezeigt werden.
• Cloudbasierte Zugänglichkeit: Mit dieser Lösung können Sie von überall aus sicher auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten – eine perfekte Option zur Verbesserung der Echtzeit-Zusammenarbeit zwischen Teams.
• Dokument-Workflows: Es automatisiert wiederkehrende Aufgaben wie Genehmigungserinnerungen und ist damit eine der besten Möglichkeiten, den manuellen Aufwand zu reduzieren und Prozesse zu beschleunigen.
• Unterstützung für verschiedene Dateitypen: Diese Funktion eignet sich hervorragend für die Unterbringung vielfältiger Teams, da sie traditionelle und moderne Formate unterstützt und so die nahtlose Handhabung aller Dokumenttypen erleichtert.

Pricing:

Smartsheet ist ein dynamischer Arbeitsbereich, der es Teams ermöglicht, Projekte zu verwalten, Arbeitsabläufe zu automatisieren und Ziele schnell zu erreichen. Pläne beginnen bei 9 $ pro Monat. Genießen Sie eine 30-tägige kostenlose Testversion. Es ist keine Kreditkarte erforderlich.

Besuchen Sie SmartSheet >>

30-tägige kostenlose Testversion (keine Kreditkarte erforderlich)

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3) Icedrive

Icedrive bietet bemerkenswerte Funktionen für Zusammenarbeiten und Teilen von Dateien. Im Laufe meiner Evaluierung war ich von dem intelligenten Caching-System beeindruckt, das schnellen und einfachen Dateizugriff ermöglicht. Es ist eine ideale Alternative zu Google Drive, bietet Zero-Knowledge-Verschlüsselung, die schützt Ihre Daten und nur für Sie verfügbar.

Es ist ein kostenloser Cloud-Speicher Tool, mit dem Sie das Gefühl haben, eine physische Festplatte zu verwenden. Sie erhalten alle Funktionen für Dateihostingdienste wie Bearbeiten, Löschen, Hochladen, Öffnen usw. Es ist eines der beste Cloud-Speicherplattformen Es verfügt über eine intelligente Cache-Steuerung, mit der Sie sofort nach der Installation auf Ihre Dateien zugreifen können, ohne auf die Synchronisierung warten zu müssen.

Merkmale:

• Dateiversionierung: Ich konnte mich auf die Dateiversionierung verlassen, um frühere Dateiversionen beizubehalten, was mir bei Bedarf dabei hilft, zu früheren Iterationen zurückzukehren. Dies ist wichtig, um Änderungen effizient zu verfolgen.
• Integration virtueller Laufwerke: Icedrive ermöglicht Ihnen, Cloud-Speicher als virtuelles Laufwerk auf Ihrem Computer zu mounten. Dies ist eine der einfachsten Möglichkeiten, nahtlos auf Dateien zuzugreifen, als wären sie lokal gespeichert, und vermeidet so die manuelle Synchronisierung.
• Clientseitige Verschlüsselung: Icedrive bietet die effektivste Zero-Knowledge-Verschlüsselung. Es stellt sicher, dass Dateien vor dem Hochladen auf Ihrem Gerät verschlüsselt werden, was für die Wahrung der Vertraulichkeit und Sicherheit unerlässlich ist.
• Document Viewer: Es enthält einen integrierten Dokumentbetrachter, mit dem Sie gängige Dateiformate in der Vorschau anzeigen können, ohne sie herunterladen zu müssen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, die Effizienz Ihres Workflows zu steigern und Zeit zu sparen.
• Erweiterte Freigabe: Dies ermöglicht eine sichere Dateifreigabe mit Kennwortschutz und Ablaufdaten. So können Sie optimal sicherstellen, dass die Dokumente nur für die vorgesehenen Empfänger zugänglich bleiben.
• Intelligentes Caching: Es nutzt einen intelligenten Caching-Mechanismus, der Ihnen hilft, schnell auf häufig verwendete Dateien zuzugreifen und gleichzeitig die lokale Speichernutzung zu minimieren. Dies ist eine großartige Option für die Gewährleistung eines effizienten Dokumentabrufs.

Pricing:

Icedrive Angebote beginnen bei 3.99 $ pro Monat für 150 GB Speicher. 20 % Rabatt auf jährliche Zahlung.

Besuchen Sie Icedrive >>

Lebenslang kostenloser Basisplan mit 10 GB kostenlosem Speicherplatz

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4) DocHub

DocHub ist eine umfassende Plattform für Dokumentenverwaltung und PDF-Bearbeitung. Im Laufe meiner Evaluierung fand ich sie hervorragend geeignet, um Dokumenten-Workflows zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Mit dieser Anwendung können Sie Dokumente nahtlos bearbeiten, signieren und teilen, ohne zwischen mehreren Tools wechseln zu müssen. Sie nutzt fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen und ist damit eine der besten Möglichkeiten, sichere Dokumentenverwaltung und die Einhaltung von Industriestandards zu gewährleisten.

Es ermöglicht Ihnen die effiziente Verwaltung von PDF-Dokumenten mit Tools wie elektronischen Signaturen, Formularausfüllen und Echtzeit-Zusammenarbeit. Der Kundensupport von DocHub ist über mehrere Kanäle erreichbar, sodass bei Bedarf Hilfe verfügbar ist.

Merkmale:

• PDF-Bearbeitung und -Anmerkung: Ich kann sagen, dass die PDF-Bearbeitungsfunktionen von DocHub eine der besten Möglichkeiten sind, Dokumente effizient zu bearbeiten. Sie können Text, Bilder und Anmerkungen direkt in PDFs einfügen, ohne dass zusätzliche Software erforderlich ist.
• Elektronische Signaturen: Mit DocHub kann ich die Dokumentenverarbeitung durch rechtsverbindliche elektronische Signaturen verbessern. Es hilft Ihnen, die Bearbeitungszeiten zu verkürzen, da Ausdrucke und physische Unterschriften überflüssig werden – eine hervorragende Möglichkeit, Geschäftsprozesse zu beschleunigen.
• Erstellen und Ausfüllen von Formularen: Die Optimierung der Datenerfassung ist unerlässlich. Die Funktionen von DocHub zum Erstellen und Ausfüllen von Formularen bieten eine Lösung mit anpassbaren Vorlagen und automatischer Felderkennung – perfekt für eine effiziente Dokumentenverarbeitung.
• Cloud-Integration: Dies kann Ihnen helfen, Ihren Workflow zu vereinheitlichen. DocHub ermöglicht Ihnen die nahtlose Integration mit Google Drive, Dropbox, OneDriveund Box, eine großartige Option für die reibungslose Dokumentensynchronisierung zwischen Plattformen.
• Zusammenarbeit in Echtzeit: Es kann hilfreich sein, die Teamarbeit zu verbessern. Die Echtzeit-Zusammenarbeitsfunktionen von DocHub ermöglichen es mehreren Benutzern, gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten und so strukturierte und effiziente Arbeitsabläufe zu gewährleisten.
• Dokumentvorlagen: Eine der einfachsten Möglichkeiten, die Dokumenterstellung zu beschleunigen, ist die Nutzung der umfangreichen Vorlagenbibliothek von DocHub. Sie ermöglicht Ihnen die Anpassung von Vorlagen für eine optimale Dokumentstandardisierung.
• Erweiterte Suche: Um Informationen schnell zu finden, bietet sich die erweiterte Suchfunktion von DocHub an. Mithilfe von Schlüsselwörtern und Metadaten können Sie gezielt Inhalte in Dokumenten finden und so effektiv Dokumente abrufen.

Pricing:

DocHub bietet einen kostenlosen Tarif mit Basisfunktionen. Pro-Tarife beginnen bei 8 $/Monat pro Benutzer mit erweiterten Funktionen und unbegrenzten Dokumenten.

Besuchen Sie DocHub >>

Lebenslanger kostenloser Basisplan

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5) bit.ai

Bit.ai ist ein intelligentes Dokumentenmanagementsystem das Unternehmen dabei hilft, Informationen über Projekte, Teams und Abteilungen hinweg zu verwalten. Während meiner Recherchen fand ich heraus, dass dieses Tool es ermöglicht, Unbegrenzte Arbeitsbereiche mit Leichtigkeit. Es ist wichtig Organisieren Sie Ihre Dokumente in Ordner und Unterordner, und Bit.ai bietet eine einfache Möglichkeit, dies zu tun. Die von diesem Programm bereitgestellten Themen eignen sich hervorragend, um Ihren Dokumenten ein neues und modernes Design zu verleihen.

Bit.ai wurde 2016 gegründet und ist ein vielseitiges Tool, das sich hervorragend zum Verwalten und Erstellen von Inhalten eignet. Es unterstützt über 100 Dateiformate und bietet 1 GB kostenlosen Speicherplatz. Benutzer profitieren von nahtlosem Integration mit Tableau, Box, Lufttisch, Figmaund Dropbox. Darüber hinaus stellt Bit.ai Vorlagen für verschiedene Bereiche bereit, darunter Marketing und Bildung, und gewährleistet die Sicherheit Ihrer Daten mit 256-AES- und TLS-Verschlüsselung, die den DSGVO- und PCI-Standards entspricht.

Merkmale:

• Skalierbare Arbeitsbereiche: Am besten nutzen Sie die skalierbaren Arbeitsbereiche von Bit.ai, um Projekte teamübergreifend zu organisieren. So können Sie die Effizienz aufrechterhalten, egal ob Sie eine kleine Gruppe oder eine große Organisation leiten.
• Universal Search: Die universelle Suchfunktion von Bit.ai eignet sich perfekt zum schnellen Auffinden eingebetteter Inhalte und Dokumente. Sie hilft Ihnen, Zeit zu sparen, indem sie Ihnen alles, was Sie brauchen, an einem Ort zur Verfügung stellt.
• Erweiterte Freigabe: Bit.ai ermöglicht erweiterte Freigabeoptionen wie verfolgbare Links und kennwortgeschützte Dokumente, die sich hervorragend für die sichere Freigabe und die Kontrolle über vertrauliche Informationen eignen.
• Interaktive Smart-Dokumente: Mit Bit.ai kann ich nahtlos interaktive „lebende“ Dokumente erstellen, die sich perfekt für die Integration von Videos, Bildern und anderen Rich Media eignen. Dies kann die Zusammenarbeit im Team verbessern.
• KI-Genie-Autor: Der AI Genius Writer von Bit.ai ist eine großartige Lösung für die Inhaltserstellung. Er hilft Ihnen beim Erstellen von Vorlagen, beim Brainstorming von Ideen und beim Optimieren der Recherche, wodurch Sie Zeit und Mühe sparen.
• Zusammenarbeit in Echtzeit: Ich versuche, mit meinem Team in Echtzeit über Bit.ai zusammenzuarbeiten. So kann ich unabhängig vom Standort mühelos zusammenarbeiten. Das ist eine der effektivsten Möglichkeiten, die Produktivität zu steigern.
• Anpassbare Vorlagen: Diese Funktion bietet Hunderte vorgefertigter Vorlagen für SOPs, Besprechungsnotizen und Tutorials. Sie ist eine großartige Möglichkeit, Inhalte schnell und professionell zu erstellen.

Pricing:

Tool Bit.ai bietet Pläne ab 8 $ monatlich an, mit einem Rabatt von 25 % bei jährlichen Zahlungen. Sie können es auch mit einer 7-tägigen kostenlosen Testversion ausprobieren.

Link: https://bit.ai/

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6) IncoDocs

IncoDocs ist eine Lösung, die Ihnen hilft Dokumente für Exporteure und Handelsunternehmen digital verwalten. Während meiner Analyse stellte ich fest, dass es eines der besten Tools ist, um Verkaufs- und Versanddateien in kürzerer Zeit zu erstellen. Es minimiert die manuelle Dateneingabe und hilft, Verzögerungen bei Lieferungen zu vermeiden. IncoDocs ermöglicht es Teams, in einem gemeinsamen Arbeitsbereich zusammenzuarbeiten, was für Remote-Aufgaben unerlässlich ist. Außerdem speichert es Dokumentvorlagen sicher in der Cloud und bietet so einen effizienteren Exportprozess.

IncoDocs ist eine vielseitige Dokumentenverwaltungssoftware, die 2016 gegründet wurde und von jedem Gerät aus zugänglich ist. Es ermöglicht Ihnen Erstellen Sie ganz einfach Handelsrechnungen und bietet Vorlagen für verschiedene Verkaufsdokumente. Das Tool lässt sich nahtlos in Xero und QuickBooks integrieren und unterstützt mehrere Dateiformate.

Merkmale:

• Wiederverwendbare Datenbibliotheken: Ich finde es hilfreich, wiederverwendbare Datenbibliotheken zu verwenden, in denen Sie Produktdetails und Kontaktinformationen speichern können. Dies ist eine der einfachsten Möglichkeiten, Zeit bei sich wiederholenden Eingaben zu sparen.
• DigiTal-Signatur: Mit dieser großartigen Lösung können Sie Dokumente digital unterzeichnen und stempeln mit DigiDigitale Unterschriften und Firmensiegel machen Drucken und Scannen überflüssig und sorgen für einen nahtlosen, papierlosen Arbeitsablauf.
• Integration: Es ist eine gute Idee, die API und Systemintegrationen zu berücksichtigen, die Ihnen die Verbindung mit ERP, TMS und anderen Systemen ermöglichen. Dies ist eine der effektivsten Möglichkeiten, den manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren.
• Dokumentvorlagen: Es ist wichtig, Zugriff auf über 30 UNLK-konforme Vorlagen zu haben, darunter Handelsrechnungen, BillKonnossemente und Ursprungszeugnisse. So können Sie die Einhaltung internationaler Standards sicherstellen.
• Datum SyncChronisierung: Mithilfe dieser Funktion können Sie Fehler minimieren, indem Sie die Versanddetails einmal in die Masterdatei eingeben und die Daten automatisch zwischen den zugehörigen Dokumenten synchronisiert werden.
• Cloudbasierter Arbeitsbereich: Es eignet sich perfekt für die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern in einer gemeinsam genutzten, Cloud-basierten Umgebung, ermöglicht Ihnen den Zugriff auf Dokumente in Echtzeit und verbessert die betriebliche Transparenz.
• Sicheres Teilen von Dokumenten: Diese Funktion eignet sich hervorragend für die sichere Übermittlung vertraulicher Informationen an Partner und Kunden. Sie hilft Ihnen, Datenlecks zu vermeiden und die Effizienz sicherzustellen.

Pricing:

IncoDocs vereinfacht die Import-/Exportdokumentation und steigert so die Effizienz des globalen Handels. Preis: 29 $/Monat, 20 % Rabatt jährlich. Genießen Sie einen lebenslangen kostenlosen Basisplan. Optimieren, organisieren und beschleunigen Sie Ihren Handel.

Link: https://incodocs.com/

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7) Templafy

Templafy ist eine hervorragende Lösung zur Dokumentenverwaltung. Ich habe die Funktionen analysiert und war beeindruckt von der Fähigkeit, Mitarbeitern je nach ihrer Rolle die richtigen Inhalte anzuzeigen. Die Das Dashboard ist einfach zu navigieren und ermöglicht Ihnen die problemlose Verwaltung von Inhalten. Während meiner Evaluierung habe ich gesehen, wie es DMS-Daten direkt mit Dokumenten verknüpft und so schnellere Arbeitsabläufe ermöglicht. Ich empfehle es Unternehmen, die Wert auf eine genaue und zuverlässige Dokumentenspeicherung legen.

Templafy wurde 2016 gegründet und ermöglicht die Verbindung und Kombination von Daten aus dem DMS Cloud-Speicherlösung das Ihren Zugriff auf Dokumente von verschiedenen Geräten wie Tablets und Smartphones aus gewährleistet.

Merkmale:

• Automatisierte Dokumenterstellung: Ich konnte mithilfe regelbasierter Automatisierung und GenAI vollständig erstellte Dokumente zusammenstellen. Dies ist eine der einfachsten Möglichkeiten, aktuelle Inhalte aus internen Bibliotheken oder Drittanbieterintegrationen abzurufen.
• Zentralisierte Inhaltsbibliotheken: Mit Templafy können Sie auf alle Assets an einem Ort zugreifen, was sich hervorragend für den Aufbau personalisierter Bibliotheken eignet. Dies kann zur Steigerung der Effizienz beitragen, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.
• E-Mail-Signaturverwaltung: Templafy unterstützt Sie beim Erstellen und Verwalten von E-Mail-Signaturen in einer Low-Code-Umgebung. Updates oder Kampagnen lassen sich so am besten schnell und ohne IT-Unterstützung bereitstellen.
• Intelligente Vorlagen: Ich kann Konsistenz und Konformität sicherstellen, indem ich visuelle Identität, Markenrichtlinien und rechtliche Hinweise automatisch in Vorlagen einbinde. Dies hilft Ihnen, Zeit zu sparen und manuelle Fehler bei allen Dokumenttypen zu vermeiden.
• Dynamische Inhaltsintegration: Es ist eine großartige Möglichkeit, notwendige Elemente zu automatisieren, indem Sie Inhalte aus internen und externen Bibliotheken abrufen. Auf diese Weise können Sie effizient Anpassungen vornehmen und gleichzeitig bei Bedarf die Compliance aufrechterhalten.
• Vorlagenverwaltung in Echtzeit: So können Sie mit der zentralen Vorlagenverwaltung alles auf dem neuesten Stand halten. Es kann hilfreich sein, sicherzustellen, dass alle Benutzer in Echtzeit auf die neuesten Versionen zugreifen können.
• Benutzerverwaltung: Es ist wichtig, Benutzerprofile und Zugriffsebenen über ein zentrales Admin-Panel zu verwalten. So können Sie das Content-Management intuitiv skalieren und sichern.

Pricing:

Templafy steigert die Effizienz bei der Dokumenterstellung und -verwaltung. Preise erfahren Sie vom Vertriebsteam.

Link: https://www.templafy.com/home/platform/

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8) Bitrix24

Bitrix24 bietet eine hervorragende Lösung für Teams, die eine Dokumentenmanagement-Software benötigenIch habe die Funktionen überprüft und sie sind perfekt für kleine oder große Teams. Es unterstützt sowohl Cloud- als auch On-Premise-Systeme und bietet Zugriff auf den Quellcode. Dieses Tool ist hilfreich, um wichtige Dateien, einschließlich Videos, Dokumente und Präsentationen, für den privaten oder gemeinsamen Gebrauch zu speichern. Ich fand sein Versionsverfolgungssystem zum Organisieren von Dateien beeindruckend.

Bitrix24, gegründet 2012, bietet eine zentrale Anlaufstelle für Dokumentenmanagement mit 5 GB von freiem Speicherplatz. Es speichert Dokumente automatisch in Ihrem Konto, unterstützt mehrere Dateiformate und bietet konfigurierbare Zugriffsberechtigungen. Bitrix24 ist perfekt für alle, die eine umfassende, sichere und effiziente Dokumentenverwaltungslösung suchen.

Merkmale:

• Zusammenarbeit in Echtzeit: Eine reibungslose Teamarbeit ist unerlässlich. Bitrix24 ermöglicht Ihnen die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten mit Kollegen oder externen Benutzern und stellt so sicher, dass Projekte aktuell und organisiert bleiben.
• Dateispeicherung und -freigabe: Eine gute Möglichkeit, Dateien zu sichern, ist die Verwendung der Dateispeicheroptionen von Bitrix24. Damit können Sie Dateien mühelos speichern und freigeben und gleichzeitig den Zugriff von Desktops und Mobilgeräten aus gewährleisten.
• Versionsgeschichte: Mit dieser Funktion können Sie Änderungen im Versionsverlauf verfolgen. Durch die Dokumentsperre können Sie versehentliche Änderungen bei wichtigen Updates vermeiden. Dies ist die beste Methode, um die Datenintegrität zu gewährleisten.
• Zugriffsberechtigungen: Um sensible Daten zu schützen, empfiehlt es sich, Zugriffsrechte zu konfigurieren. Mit Bitrix24 können Sie sicherstellen, dass nur autorisiertes Personal kritische Dokumente einsehen und bearbeiten kann.
• Dokumenterstellung und -bearbeitung: Mit Bitrix24, das Formate wie docx, pptx und xlsx unterstützt, kann ich Dokumente, Tabellen und Präsentationen in Echtzeit erstellen und bearbeiten. Dies kann dazu beitragen, die Zusammenarbeit zwischen Teams effektiv zu verbessern.
• Mobiler Zugang: Es ist hilfreich, die mobile App von Bitrix24 zu verwenden, um unterwegs auf Dokumente zuzugreifen, diese zu bearbeiten und freizugeben. Dies ist ideal, um auch außerhalb des Büros produktiv zu bleiben.
• Automatisierte Dokumenten-Workflows: Eine der effektivsten Möglichkeiten zur Optimierung der Dokumentenfreigabe sind die automatisierten Workflows von Bitrix24. Damit können Sie teamübergreifend Konsistenz und zeitnahe Bearbeitung sicherstellen.

Pricing:

Bitrix24 bietet günstige Tarife ab 49 $ pro Monat. Profitieren Sie von bis zu 20 % Rabatt bei jährlicher Zahlung. Probieren Sie es mit einer 30-tägigen kostenlosen Testversion aus.

Link: https://www.bitrix24.com/tools/communications/online-documents-and-cloud-file-storage.php

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9) Bynder

Bynder ist eine erstklassige Wahl für Content Management. Ich habe seine Dokumentverwaltungsfunktionen getestet und es hat meine Arbeitsabläufe schneller und effizienter gemacht. Es ist ideal für Profis, die schnell Videos erstellen und an ihre Teams liefern müssen. Ich empfehle, auf seine Fähigkeit zu achten, Markenkonformität sicherzustellen. Meiner Erfahrung nach eignet sich dieses Tool hervorragend zur Vereinfachung des Asset-Managements.

Bynder wurde 2013 gegründet und wird dafür gelobt, den Lebenszyklus kreativer Inhalte zu beschleunigen und zu ermöglichen sichere Dateifreigabe, intern und extern. Es eignet sich hervorragend für Organisationen, die eine effiziente, sichere Inhaltsverwaltung und Zusammenarbeit anstreben.

Merkmale:

• Digital Asset Management (DAM): Bynder hilft Ihnen, Assets wie Bilder, Videos und Dokumente in einem System zu organisieren und zu verwalten. Dies kann dazu beitragen, Arbeitsabläufe zu optimieren und eine möglichst effektive Nutzung der Ressourcen sicherzustellen.
• Rich Media-Unterstützung: Ich kann mit Sicherheit sagen, dass Bynder sich hervorragend für die Verwaltung komplexer Dateitypen eignet. Es ermöglicht Ihnen die einfache Handhabung von Bildern und Videos und erhöht so die Flexibilität der Dokumentenverwaltung.
• Automatisches Taggen von Bildern: Bynder ermöglicht Ihnen die Automatisierung der Bildmarkierung mithilfe von KI, wodurch die Kategorisierung und Suche nach Dateien effizienter wird. Es eignet sich am besten zur Vereinfachung sich wiederholender Aufgaben.
• Video-Wiedergabe: Dank der Direktwiedergabefunktion konnte ich Bynder mühelos zum Überprüfen und gemeinsamen Bearbeiten von Videoinhalten verwenden. Dies ist eine großartige Option für Teams, die nahtloses Video-Sharing benötigen.
• Zentralisierte Bibliothek: Ein einheitliches Repository ist unerlässlich. Bynder unterstützt Sie bei der Pflege einer sicheren Bibliothek für einen konsistenten Teamzugriff und die Organisation der Assets.
• Markenkonsistenz: Diese Lösung eignet sich hervorragend zur Gewährleistung der Markenidentität mit Tools, mit denen Sie Materialien an Ihre Markenrichtlinien anpassen können. Sie kann für eine konsistente Nachrichtenübermittlung hilfreich sein.

Pricing:

Bynder bietet eine Reihe von Funktionen zur Marken- und Digital Asset Management. Kontaktieren Sie das Vertriebsteam, um ein Preisangebot zu erhalten.

Link: https://www.bynder.com/en/document-management-system/

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10) FileNet Content Manager

FileNet Content Manager ist ein bemerkenswertes Tool, mit dem Sie wertvolle Informationen aus Dokumenten abrufen können. Ich habe seine Funktionen überprüft und festgestellt, dass es bietet Sicherheits-, Speicher- und Inhaltslösungen auf Unternehmensebene sowie Workflows die einfach zu implementieren sind. Ich konnte sicher auf mehrere Inhaltsspeicher zugreifen und bemerkte, wie die Dateiklassifizierung nahtlos automatisiert wird. Dies kann Teams helfen, die schneller und mit weniger Aufwand zusammenarbeiten möchten, und macht es zu einer hervorragenden Wahl für die Dokumentenverwaltung.

FileNet Content Manager wurde 1982 gegründet und ermöglicht Ihnen über seine API die nahtlose Erstellung und Integration von Content-Services in Ihr Unternehmen. Es profitiert von Integrationen wie Salesforce und bietet Vorlagen für PowerPoint und E-Mail.

Merkmale:

• Erfassung und Indizierung von Inhalten: Mit FileNet Content Manager kann ich Dokumente automatisch erfassen, indizieren und organisieren und so den manuellen Aufwand reduzieren. Das ist großartig, um einen nahtlosen Zugriff und Abruf zu gewährleisten, insbesondere bei der Verarbeitung großer Datenmengen.
• Erweiterte Suchfunktionen: Mit FileNet Content Manager können Sie Dokumente mithilfe von Metadaten und Volltextsuche schnell finden. So können Sie bestimmte Inhalte effizient finden und so bei der Dokumentenverwaltung Zeit sparen.
• KI-gestützte Inhaltseinblicke: Die Analyse unstrukturierter Daten ist unerlässlich. FileNet Content Manager macht dies mithilfe von KI-gestützten Tools möglich. So können Sie Erkenntnisse gewinnen und die Inhaltsklassifizierung automatisieren, was eine hervorragende Möglichkeit zur Produktivitätssteigerung darstellt.
• Inhaltliche Zusammenarbeit: Diese Funktion ist ideal, um die Zusammenarbeit in Echtzeit zu erleichtern. Ich kann Dokumente im FileNet Content Manager problemlos freigeben, bearbeiten und mit Anmerkungen versehen, ohne zwischen Tools wechseln zu müssen. Es ist eine der besten Möglichkeiten, die Teamarbeit zu optimieren.
• Sichere Dokumentenspeicherung: Es ist hilfreich, die Datensicherheit durch rollenbasierte Zugriffskontrollen und Verschlüsselung zu gewährleisten. FileNet Content Manager zielt darauf ab, vertrauliche Informationen zu schützen und gleichzeitig die Einhaltung der Branchenvorschriften zu gewährleisten.
• Workflow-Automatisierung: Diese Lösung eignet sich hervorragend für die Automatisierung dokumentenzentrierter Workflows. Mit FileNet Content Manager können Sie die Effizienz steigern und Aufgaben konsistent verwalten. Dies ist der effektivste Weg, um sich wiederholende Prozesse zu vereinfachen.
• Skalierbares Content Management: Ich halte Skalierbarkeit für unverzichtbar, wenn es darum geht, wachsende Geschäftsanforderungen zu bewältigen. FileNet Content Manager bietet mit seiner skalierbaren Architektur eine hervorragende Möglichkeit, große Dokumentmengen zu verarbeiten, und ist damit die perfekte Lösung für Unternehmen jeder Größe.

Pricing:

FileNet Content Manager ist eine robuste Content-Management-Lösung. Fordern Sie ein Preisangebot vom Vertrieb an.

Link: https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager

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11) Zoho-Projekte

Zoho Projects ist ein großartiges Tool für Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit. Ich habe dieses Tool getestet und fand es hervorragend für Projekte planen, Aufgaben zuweisen und mit meinem Team in Kontakt bleiben. Meiner Meinung nach ist es eine der besten Lösungen für die Verwaltung verschiedener Dateitypen wie Dokumente, Grafiken, Videos, Berichte und Tabellen an einem Ort. Es ist hilfreich, die Dateien Ihrer Organisation ohne jegliche Komplexität freizugeben. Ich empfehle dieses Tool für Verfolgen und Verwalten von Dokumentversionen mit Leichtigkeit. Mit der Suchfunktion können Sie Dateien schnell anhand von Schlüsselwörtern im Titel oder Inhalt finden, was diese Funktion zu einer hervorragenden Wahl macht.

Merkmale:

• Zentralisierter Dateispeicher: Mit Zoho Projects können Sie alle Ihre Dateien, einschließlich Dokumente, Tabellen und Grafiken, an einem zentralen Ort verwalten. So vermeiden Sie Unordnung und können alles an einem Ort organisieren.
• Versionskontrolle: Ich kann bestätigen, dass Zoho Projects eine der besten Möglichkeiten bietet, Änderungen, Revisionen und Aktualisierungen zu verfolgen. Es hilft Ihnen, mit detaillierten Notizen und Autoreninformationen Übersicht über Dateiversionen zu behalten.
• Leistungsstarke Suchwerkzeuge: Es ist wichtig, Dateien schnell zu finden. Mit den leistungsstarken Suchfunktionen von Zoho Projects können Sie Dokumente anhand von Titeln oder Schlüsselwörtern finden. Dies kann zur Optimierung von Projektabläufen beitragen.
• Zusammenarbeit in Echtzeit: Mit dieser Funktion können Sie Dateien in Echtzeit kommentieren und überprüfen. So können Sie Missverständnisse vermeiden und eine reibungslose Teamarbeit gewährleisten.
• Hierarchische Ordnerorganisation: Es empfiehlt sich, in Zoho Projects hierarchische Ordner zu verwenden. So können Sie Dateien basierend auf dem Arbeitsablauf Ihres Teams organisieren und die Navigation mühelos und intuitiv gestalten.
• Überwachungsprotokolle: Prüfprotokolle in Zoho Projects helfen Ihnen, Transparenz und Compliance aufrechtzuerhalten. Dies kann dazu beitragen, alle Dokumentaktivitäten, einschließlich Änderungen und Besuche, auf strukturierte Weise zu verfolgen.
• Automatisiertes Workflow-Management: Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben wie der Revisionsverfolgung ist eine der einfachsten Möglichkeiten, Zeit zu sparen. Zoho Projects hilft Ihnen, die Effizienz zu steigern, indem es Arbeitsabläufe nahtlos verwaltet.

Pricing:

Zoho Projects bietet Pläne ab 4.25 $ monatlich an, mit einem Rabatt von 20 % bei jährlichen Zahlungen. Probieren Sie es kostenlos mit einer 10-tägigen Testversion aus. Es ist keine Kreditkarte erforderlich.

Link: https://www.zoho.com/projects/

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Das Dokumentenmanagementsystem ist eine cloudbasierte automatisierte Lösung zum Erstellen, Organisieren, Teilen und Sichern von Geschäftsdokumenten und -dateien. Damit können Sie Ihre Dokumentversion problemlos verfolgen. Dieses Cloud-Speichersystem bietet schnellere Überprüfungs- und Genehmigungsabläufe für verschiedene Interessengruppen an mehreren geografischen Standorten. Es ermöglicht Ihnen den einfachen Zugriff auf Geschäftsdokumente von Tablets und Smartphones aus.

Wie haben wir die beste Dokumentenverwaltungssoftware ausgewählt?

At Guru99, wir legen Wert auf Glaubwürdigkeit und bemühen uns, genaue, relevante und objektive Informationen bereitzustellen. Nachdem wir über 110 Stunden in die Recherche von 39+ investiert haben Die besten Dokumentenmanagementsysteme, ich habe sorgfältig die besten Optionen ausgewählt, sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige. Dieses umfassende Leitfaden bietet eine ausführliche Schauen Sie sich die Funktionen, Vor- und Nachteile und Preise der einzelnen Systeme an, um sicherzustellen, dass Sie die vertrauenswürdige Erkenntnisse erforderlich, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Bei der Auswahl der besten Dokumentenkontroll- oder -verwaltungssoftware sind Faktoren wie Sicherheit, Benutzeroberfläche und Integrationsfunktionen von entscheidender Bedeutung. Sehen Sie sich unten wichtige Faktoren an, um sicherzustellen, dass die Software Ihren spezifischen Anforderungen entspricht.

• Suchen: Sie müssen nach einer Vielzahl von Möglichkeiten suchen, um benötigte Dateien schnell zu finden. Es ist gut, dass Sie damit Dokumente nach Name, Inhalt, Typ und Änderungsdatum durchsuchen können.
• Einfache Dateistruktur: Das Dokumentenmanagementsystem muss über eine benutzerfreundliche Dateistruktur verfügen.
• Versionskontrolle: Die Versionskontrolle oder Versionierung ist eine wichtige Funktion von Dokumentenmanagement-Software, mit der Sie Änderungen an Dateien verfolgen können. Das beste DMS sollte auch ein Archiv alter Versionen führen. So können Sie die Änderungen an Dokumenten leicht erkennen.
• Mobiler Zugang: Sie müssen nach einem Dokumentenmanagementsystem suchen, das über Tablets und Smartphones zugänglich ist. Auf diese Weise können Sie Dateien von jedem Ort aus anzeigen, ändern und freigeben.
• Integration: Das Dokumentenmanagementsystem sollte sich problemlos in andere Software integrieren lassen, die Sie bereits verwenden, beispielsweise CRM-Software und E-Mail-Client.
• Scannen: Die Dokumentenverwaltungssoftware sollte eine Funktion zum Scannen von Dokumenten bieten.
• Sicherheit: Das Dokumentenverwaltungssystem muss es Ihnen ermöglichen, einem bestimmten Benutzer Berechtigungen für den Zugriff auf Ordner und Dateien zu erteilen.

Wie archiviere ich Dokumente am besten?

So archivieren Sie Dokumente am besten:

• Alphabetisches Ablagesystem: Am besten ordnen Sie Dokumente alphabetisch ein. Der Name eines Ordners sollte dem Namen der Dokumente entsprechen.
• Numerisches Ablagesystem: Unternehmen, die eine Reihe von Dokumenten wie Rechnungen benötigen, sollten ein numerisches Ablagesystem einrichten.
• Kategorie Ablagesystem: Sie müssen Ihre Dateien nach Kategorien wie persönlichen Daten, Marketingdaten, Verwaltungsdaten und Kundendaten ordnen. Es ist auch möglich, je nach Bedarf Unterthemen für jede Kategorie einzufügen.

Wie funktioniert ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem?

Hier ist der Arbeitsprozess eines Dokumentenmanagementsystems:

• Dokumente erfassen: Mit der Dokumenterfassungsfunktion können Sie Ihre Dateien speichern, damit Sie sie später problemlos wiederfinden. Dies ist dank der Indexierungsfunktion von DMS möglich. Sie können auch einige Metadaten hinzufügen, um sie problemlos durchsuchen zu können.
• Zentrale Dokumentenablage: Ein DMS verfügt über eine zentrale Dokumentenablage. Dies ist wichtig für die Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten, die von mehreren Orten stammen.
• Abrufen und Verteilen von Dokumenten: Ein DMS umfasst das Abrufen und Verteilen von Dokumenten. Es ist wichtig sicherzustellen, dass Sie Ihre Dokumente problemlos nutzen und weitergeben können.

Welche Einsatzmöglichkeiten gibt es für Dokumentenmanagement-Software?

Es gibt zwei Bereitstellungsoptionen für Dokumentenmanagement-Software: 1) Cloud-basierte Software und 2) On-Premise-Software.

1. Cloudbasierte Software:

Cloudbasierte Software wird über das Internet gehostet und nicht auf Ihrem PC installiert. Es ermöglicht Ihnen, von jedem Ort aus auf Ihre Dokumente zuzugreifen.

Für cloudbasierte Software gibt es die folgenden Bereitstellungsoptionen:

• Es verursacht geringere Kosten für die Dokumentenverwaltung und bietet eine einfache Skalierbarkeit.
• Die Daten werden auf Servern Dritter gespeichert. Dadurch wird der Kontrollaufwand verringert.
• Zugriff von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät.

2. Vor-Ort-Software:

Bei On-Premise-Software handelt es sich im Allgemeinen um Anwendungen, die auf dem lokalen System installiert werden. Damit können Sie Ihre Daten ganz einfach konfigurieren, verwalten und steuern.

Für On-Premise-Software gibt es die folgenden Bereitstellungsoptionen:

• Diese Art von Software hat höhere Vorlaufkosten, verursacht aber keine wiederkehrenden Kosten.
• Die Implementierung dauert lange.
• Aktualisierungen liegen in der Verantwortung des Benutzers.
• Alle Ihre Daten werden auf selbstverwalteten Servern gespeichert, sodass Benutzer eine gute Kontrolle darüber haben.
• Es ist hinsichtlich Datenkontrolle und Sicherheit anpassbar.

Urteil

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