Qu'est-ce qu'un téléphone logiciel ? Présentation, définition et comment en obtenir un

Qu'est-ce qu'un téléphone logiciel ?

Softphone est un logiciel installé sur un ordinateur personnel ou un appareil mobile utilisé pour passer des appels vocaux via VOIP au lieu d'utiliser un combiné.

Une fois qu'une application de téléphonie logicielle a été téléchargée et installée sur votre smartphone ou votre ordinateur de bureau, l'écran aura un pavé de numérotation téléphonique qui ressemblera à un pavé de numérotation normal d'un téléphone câblé. Les utilisateurs professionnels peuvent passer un appel partout où il y a un accès Internet, augmentant ainsi la mobilité et la productivité des employés internes et distants.

Comment fonctionne un softphone ?

Les softphones fonctionnent de la même manière qu’un smartphone classique. Une fois que vous lancez le programme, utilisez le pavé numérique virtuel pour composer un numéro de mobile. Vous pouvez également choisir quelqu'un dans la liste de contacts de votre téléphone portable ou de votre ordinateur, puis attendre la connexion.

Les systèmes téléphoniques VoIP transmettent les données vocales aux récepteurs via Internet. Ils utilisent un codec, un logiciel qui divise les données sonores en morceaux et les convertit en code binaire. Ce code passe d'un ordinateur à un autre et est « déchiffré » du côté du récepteur.

Voici les pré-requis pour passer des appels téléphoniques sur Internet :

Casque VoIP
Un ordinateur de bureau, un ordinateur personnel et un téléphone portable
Connexion Internet
Service VoIP comme Skype, RingCentral et ainsi de suite

Les applications de téléphonie logicielle ne se limitent pas aux ordinateurs personnels. Les exigences varient selon le matériel, mais tous nécessitent un accès à Internet.

Comment utiliser un SoftPhone ?

Voici les étapes importantes qui vous aideront à apprendre à utiliser les softphones :

Étape 1) Téléchargez le logiciel Softphone

Tout d’abord, téléchargez et installez l’application VoIP depuis votre ordinateur professionnel ou votre appareil mobile. Une fois que vous avez terminé la procédure de configuration et configuré les paramètres de votre appareil, l'application sera prête à être utilisée dans quelques minutes.

Étape 2) Assurez-vous que votre Internet est stable

Une connexion Internet instable (service DSL ou câble) peut vous frustrer lorsque vous passez ou recevez des appels VoIP. Vous devez donc vous assurer que vous êtes connecté à un Internet stable pour éviter de subir des appels incohérents ou interrompus.

Vous pouvez modifier la qualité de service de votre routeur pour privilégier les paquets vocaux plutôt que les données moins sensibles au temps. La plupart des fournisseurs de téléphonie VoIP peuvent accomplir cela virtuellement pour vous.

Étape 3) Remplissez toutes les exigences techniques

Vous devez remplir quelques exigences techniques supplémentaires.

Un minimum d'un codec doit être standard entre les deux extrémités
Les softphones interagissent uniquement avec d'autres appareils utilisant des VoIP protocole
Les softphones fonctionnent non seulement sur les ordinateurs de bureau et les smartphones, mais peuvent également fonctionner avec diverses plates-formes.

Le logiciel Softphone offre une expérience utilisateur relativement simple. Il permet de transférer et de mettre en attente des appels téléphoniques et de gérer rapidement les messages vocaux.

Caractéristiques du téléphone logiciel

Voici les fonctionnalités importantes d’un Softphone :

Listes de contacts partagées: Ces listes partagent vos connexions avec vos collègues ou rejoignent une base de données de contacts professionnels.
Less neuf: Les softphones nécessitent beaucoup moins de matériel que les téléphones de bureau traditionnels.
Pas de ligne dédiée: Une réduction significative des dépenses pour votre entreprise est l'absence de ligne dédiée.
Répertoire des contacts : Vous devriez pouvoir voir une liste de contacts sur votre Softphone.
Numérotation de poste : Les softphones d'entreprise sont utiles comme téléphones de bureau, ils doivent donc pouvoir se connecter à des collègues via une numérotation supplémentaire, en particulier pour les téléconférences.
Qualité d'appel supérieure : Avec une plus grande priorité de bande passante et une technologie de routeur améliorée, les retards vocaux et audio inintelligibles ne posent aucun problème et vous pouvez profiter d'une qualité d'appel supérieure.
Messagerie instantannée: Vous pouvez utiliser le chat instantané via un softphone pour vous coordonner plus rapidement et répondre rapidement aux problèmes tout en réduisant considérablement votre accessibilité à tout moment.
Appels vidéo : Les appels vidéo vous permettent d'interagir avec votre équipe. Pour renforcer la coopération, les membres de l'équipe peuvent utiliser des outils tels que le tableau blanc virtuel, le partage d'écran, le contrôle d'écran à distance, etc.
Appel en attente et identification de l'appelant : Chaque fois qu'un agent reçoit un appel entrant alors qu'il est actuellement au téléphone avec quelqu'un d'autre, la fonction d'appel en attente l'alerte.
Contrôle du volume et sourdine : Un softphone est idéal pour prendre des appels lorsque vous n'êtes pas à un endroit pratique. Vous pouvez couper le son et régler le volume.
Conférence à trois : Vous pouvez organiser une conférence téléphonique à trois avec deux contacts supplémentaires tout en utilisant un softphone.

Comment configurer un softphone ?

La configuration du réseau téléphonique câblé d'une entreprise peut être une tâche fastidieuse et trop délicate. Vous trouverez peut-être l'installation compliquée et aurez besoin d'experts pour accéder à votre lieu de travail. Cela peut empêcher votre équipe d’appeler pendant une procédure d’installation longue et perturbatrice.

Cependant, vous bénéficierez d'une expérience fluide lorsque vous utiliserez un système de téléphonie logicielle, car la configuration sur le téléphone ou le PC de votre équipe peut s'effectuer en quelques minutes.

Voici les étapes pour améliorer le Softphone :

Étape 1) Suivez les instructions de configuration avec votre équipe informatique, puis téléchargez le fichier du fournisseur de téléphonie logicielle.

Étape 2) Démarrez le processus d'installation en sélectionnant l'icône du fichier.

Étape 3) Terminez l'activation du programme en appuyant sur le softphone pour fournir le symbole deux fois.

Configurer rapidement votre Softphone et ses fonctionnalités associées peut sembler délicat, mais après trois étapes simples, vous serez en mesure d'offrir une expérience utilisateur de premier ordre.

Caractéristiques importantes du softphone

Voici quelques caractéristiques importantes d’un Softphone

Présence: Les softphones révèlent si une équipe est hors ligne, en ligne, en réunion ou occupée. Vous pouvez les appeler une fois que vous connaissez leurs heures de disponibilité ou passer à un canal plus approprié, comme la messagerie instantanée.
Portabilité: Les employés distants, le personnel de bureau interne et les voyageurs fréquents peuvent transporter leur téléphone portable d'entreprise partout. Les employés n'ont pas besoin de rester à leur poste de travail pour répondre aux appels téléphoniques. Ils peuvent passer et recevoir des appels de n’importe où comme s’ils étaient assis à un bureau.
Intimité: Supposons que vous souhaitiez garder vos informations privées, vous pouvez utiliser un logiciel de téléphonie pour répondre aux appels professionnels depuis votre smartphone, mais laissez vos informations et vos contacts séparés. Avec un softphone, toute votre organisation communique via une connexion privée.
Rendement : Les logiciels de téléphonie vous aideront à utiliser plusieurs fonctionnalités, notamment les messages vocaux visuels, les commutateurs d'appel par glisser-déposer, les notifications d'appels entrants et la configuration de la messagerie vocale vers e-mail, via l'interface utilisateur (UI).
Connectivité: La possibilité de transporter votre Softphone n’importe où constitue un avantage considérable. Vous pouvez installer votre application sur un nouveau PC et l'inclure sur plusieurs appareils mobiles. Le meilleur, c’est que vous devez vous préoccuper des dépenses liées au transfert et au remplacement de l’équipement.

Avantages et inconvénients du téléphone logiciel

Voici les avantages/avantages de l’utilisation d’un softphone :

Les appels peuvent être passés ou pris de n'importe où
Les employés peuvent masquer les numéros de téléphone et informations personnelles
Offre des fonctionnalités supplémentaires telles que les appels vocaux vers e-mail
Vous pouvez le télécharger sur plusieurs appareils
Il montre la disponibilité de l'équipe et si les appeler est la méthode la plus efficace

Voici les inconvénients/inconvénients de l’utilisation d’un softphone :

La qualité de votre connexion Internet affecte l’émission et la réception d’appels.
Vous pouvez encourir des frais initiaux supplémentaires en fonction de votre fournisseur VOIP.
Maîtriser le fonctionnement d’un softphone peut prendre beaucoup de temps.

Softphones et téléphones de bureau

Vous pourriez être indécis entre opter pour un téléphone traditionnel ou un softphone. Voici les comparatifs pour vous aider à choisir :

Téléphones traditionnels :

Coûts initiaux importants : Les téléphones traditionnels nécessitent des combinés coûteux, des frais pour établir des lignes téléphoniques et éventuellement un recâblage dans le bâtiment pour accueillir le système. Ces dépenses initiales ne tiennent pas compte du montant que vous devrez dépenser pour les maintenir ou les remplacer au fil du temps.
Caractéristiques et fonctionnalités de base limitées : Une ligne fixe traditionnelle ne gère que les appels audio et nécessite une mise à niveau pour les conférences téléphoniques.
Communications unifiées: Avoir un système téléphonique unique pour tout votre personnel est avantageux.
Fournit des informations limitées sur les appelants, car vous ne pouvez voir que l’identification de base de l’appelant.

Téléphones logiciels :

Faibles coûts initiaux : Les softphones ne nécessitent que des casques pour tous les utilisateurs et sont dotés de fonctionnalités de conférence et de vidéo sans frais supplémentaires. De plus, vous n'avez pas besoin d'acheter de logiciel supplémentaire car les softphones sont compatibles avec les logiciels existants. Les CRM.
Fonctionnalités de base étendues : Les softphones incluent toujours le partage de messages instantanés lors d'appels critiques, la planification rapide de téléconférences et les possibilités de messagerie vocale vers e-mail offrent un nouveau domaine de connectivité que les téléphones rootés ne peuvent égaler.
Capacités à distance : Les softphones peuvent être utiles si votre personnel travaille à distance. Votre équipe peut activer le transfert d'appel vers son smartphone, accéder à l'application softphone depuis n'importe quelle partie du globe et modifier les paramètres en appuyant simplement sur un bouton. Avec la possibilité d'appeler de n'importe où, même les membres de l'équipe distants pourront assister à des conférences téléphoniques.
Fournit des informations utiles : Il fournit des informations importantes sur les appelants, y compris des données sur les appels précédents.

Quelle est la différence entre la VoIP et les softphones ?

Voici quelques différences majeures entre la VOIP et les softphones :

La VoIP permet à un téléphone IP physique de fonctionner et de se connecter à un réseau.
Un softphone est un logiciel qui offre l'expérience téléphonique habituelle à l'aide de votre smartphone, de votre appareil portable ou de votre ordinateur personnel.
A VoIP physique Le téléphone se branche sur un port Ethernet et nécessite un combiné physique.
Les softphones sont peu coûteux à utiliser et n’importe quel membre de l’équipe peut y accéder sans avoir besoin d’être physiquement présent.

Comment sélectionner le bon fournisseur de softphone pour votre entreprise

Voici les points importants à retenir lors de la sélection du bon fournisseur de softphone pour votre entreprise :

Applications mobiles intégrées : Un softphone doit être basé sur un programme de softphone intégré et convivial. Il doit inclure des voies de communication, telles que les appels, les visioconférences et la messagerie instantanée. Cela vous permettra de rester en contact avec vos collègues.
Lignes téléphoniques suffisantes : Déterminez le nombre de lignes téléphoniques dont votre entreprise aura besoin et assurez-vous également que le fournisseur de téléphonie logicielle que vous choisissez peut fournir ce nombre de lignes.
Déterminez l’adaptabilité : Un softphone doit être capable d'offrir des informations de contact personnalisées et de s'adapter à la culture de l'entreprise dans laquelle il travaille. Les adaptations incluent la capacité de fonctionner sous pression et pendant les heures de pointe.
OperaCompatibilité du système de réglage : Tous les softphones ne fonctionnent pas avec tous le système d'exploitation (OS), et vous devez sélectionner un softphone compatible avec votre système d'exploitation actuel. (Windows, macOS, iOS et Android.
Compatibilité du protocole VoIP : Vérifiez que votre softphone utilise le protocole exact comme service VoIP préféré. Les protocoles déterminent la manière dont les données sont traitées et déplacées sur n'importe quel réseau. Il est donc essentiel de vérifier que le nouveau softphone sera conforme à la conformité VOIP.
Dépannage 24h/7 et j/ :Vous devez également vous assurer que votre fournisseur préféré fournit une aide technique adéquate. Vous voudrez vous assurer que quelqu'un sera là pour vous guider, quoi qu'il arrive.
Sécurité : Il est essentiel d'enquêter sur les précautions de sécurité utilisées par chaque fournisseur particulier. Même s’il y a des attaques, la menace pour la sécurité n’est pas plus grande que celle des gestionnaires de téléchargement, de la messagerie instantanée ou des explorateurs Internet. Certains softphones sont sujets au piratage. Ignorer les mécanismes de sécurité du Softphone peut entraîner des frustrations ultérieures. Découvrez les mesures de sécurité mises en place par le fournisseur de softphone. Le résultat peut être une exposition importante de vos données sensibles, entraînant des pertes massives.
Structure tarifaire et options de paiement :Les softphones sont peu coûteux. Chaque fournisseur propose différents plans tarifaires et choix de paiement. Rechercher et évaluer les tarifs de divers fournisseurs ainsi que leurs services et fonctionnalités. Vous devez tenir compte des niveaux de tarification en fonction du nombre de connexions et s'il existe des limites supérieures au nombre de minutes que l'entreprise peut utiliser. Vous devez demander une période d'essai dans le contrat et vérifier si le service répond à vos attentes.
Couverture locale et internationale :Pour rester en contact avec vos consommateurs, il est avantageux d'obtenir vos numéros de téléphone et votre Softphone en un seul endroit et auprès d'un seul fournisseur de services. Cela pourrait permettre d’économiser du temps et de l’argent dépensés sur deux fournisseurs et systèmes distincts.

Résumé

Un système de softphone est un logiciel qui fonctionne comme un téléphone traditionnel sur un ordinateur personnel, une tablette ou un smartphone.
Il offre des fonctionnalités intégrées telles que la messagerie instantanée, l'identification de l'appelant, la conférence téléphonique et les listes de contacts partagées.
Les entreprises peuvent préférer un softphone à un téléphone de bureau pour les travailleurs à distance afin de réduire les coûts d'installation initiaux.
Vous devriez opter pour un fournisseur de logiciels de téléphonie qui propose une période d’essai.

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