¿Qué es un Softphone? Descripción general, definición y cómo conseguir uno

¿Qué es un Softphone?

Softphone es un programa de software en una computadora personal o dispositivo móvil que se utiliza para realizar llamadas de voz a través de VOIP en lugar de usar un teléfono.

Una vez que se haya descargado e instalado una aplicación de softphone en su teléfono inteligente o computadora de escritorio, la pantalla tendrá un teclado de marcación que se verá como un teclado de marcación normal de un teléfono cableado. Los usuarios empresariales pueden realizar una llamada desde cualquier lugar donde haya acceso a Internet, lo que aumenta la movilidad y la productividad de los empleados internos y remotos.

¿Cómo funciona un softphone?

Los softphones funcionan de la misma manera que lo hace un teléfono inteligente típico. Una vez que inicie el programa, use el teclado de marcación virtual para marcar un número de teléfono móvil. También puede elegir a alguien de la lista de contactos de su teléfono celular o computadora y luego esperar la conexión.

Los sistemas telefónicos VoIP transmiten datos de voz a los receptores a través de Internet. Utilizan un códec, un programa de software que divide los datos de sonido en fragmentos y los convierte en código binario. Este código pasa de una computadora a otra y se "descifra" al final del receptor.

A continuación se detallan los requisitos previos para realizar llamadas telefónicas a través de Internet:

• auriculares VoIP
• Una computadora de escritorio, una computadora personal y un teléfono celular.
• Conectividad a Internet
• Servicio VoIP como Skype, RingCentral etc.

Las aplicaciones de Softphone no se limitan a las computadoras personales. Los requisitos variarán según el hardware, pero todos requieren acceso a Internet.

¿Cómo utilizar un SoftPhone?

A continuación se detallan pasos importantes que le ayudarán a aprender a utilizar Softphones:

Paso 1) Descargue el software Softphone

Primero, descargue e instale la aplicación VoIP desde la computadora o dispositivo móvil de su empresa. Una vez que complete el procedimiento de instalación y configure los ajustes de su dispositivo, la aplicación estará lista para usar en unos minutos.

Paso 2) Asegúrese de que su Internet sea estable

Una conexión a Internet inestable (DSL o servicio de cable) puede frustrarlo al realizar o recibir llamadas VoIP. Por lo tanto, debe asegurarse de estar conectado a una Internet estable para evitar llamadas inconexas o caídas.

Puede cambiar la calidad de servicio de su enrutador para favorecer los paquetes de voz frente a los datos menos urgentes. La mayoría de los proveedores de softphone VoIP pueden lograr esto virtualmente por usted.

Paso 3) Complete todos los requisitos técnicos

Hay algunos requisitos técnicos más que debes cumplir.

• Un mínimo de un códec debe ser estándar entre ambos extremos.
• Los softphones sólo interactúan con otros dispositivos que utilizan funciones similares. VoIP protocolo
• Los softphones no sólo funcionan en computadoras de escritorio y teléfonos inteligentes, sino que también pueden funcionar con una variedad de plataformas.

El software de softphone ofrece una experiencia de usuario relativamente sencilla. Permite transferir y retener llamadas telefónicas y gestionar mensajes de correo de voz rápidamente.

Características del Softphone

Estas son las características importantes de un Softphone:

• Listas de contactos compartidas: estas listas comparten sus conexiones con sus colegas o se unen a una base de datos de contactos comerciales.
• Less Equipo: Los softphones necesitan mucho menos hardware que los teléfonos de escritorio tradicionales.
• Sin línea dedicada: Una reducción importante de gastos para su empresa es la ausencia de una línea dedicada.
• Directorio de contactos: Debería poder ver una lista de contactos en su Softphone.
• Marcación de extensión: Los softphones de empresa son útiles como teléfonos de escritorio, por lo que deberían poder conectarse con colegas mediante marcación de extensión, particularmente para teleconferencias.
• Calidad de llamada superior: Con más prioridad de ancho de banda y tecnología de enrutador mejorada, los retrasos ininteligibles en la voz y el audio no son un problema y puede disfrutar de una calidad de llamada superior.
• Mensajería instantánea: Puede utilizar el chat instantáneo a través de un softphone para coordinar más rápido y responder problemas rápidamente y, al mismo tiempo, reducir significativamente la accesibilidad en todo momento.
• Videollamadas: Las videollamadas te permiten interactuar con tu equipo. Para impulsar la cooperación, los miembros del equipo pueden utilizar herramientas como pizarra virtual, uso compartido de pantalla, control remoto de pantalla, etc.
• Retención de llamadas e identificador de llamadas: Cada vez que un agente recibe una llamada entrante mientras habla por teléfono con otra persona, la función de llamada en espera le avisa.
• Control de volumen y silencio: Un softphone es bueno para atender llamadas cuando no estás en un lugar conveniente. Puede silenciar y ajustar el volumen.
• Conferencia tripartita: Puede realizar una llamada de conferencia a tres con dos contactos adicionales mientras utiliza un softphone.

¿Cómo se configura un Softphone?

Configurar la red telefónica cableada de una empresa puede ser una tarea demasiado complicada y que requiere mucho tiempo. Es posible que la instalación le resulte complicada y necesite expertos para acceder a su lugar de trabajo. Puede impedir que su equipo llame durante un procedimiento de instalación largo y problemático.

Sin embargo, tendrá una experiencia fluida al utilizar un sistema de softphone, ya que la configuración en el teléfono o PC de su equipo puede realizarse en minutos.

Estos son los pasos para mejorar el Softphone:

Paso 1) Siga las instrucciones de configuración con su equipo de TI y luego descargue el archivo del proveedor de softphone.

Paso 2) Inicie el proceso de instalación seleccionando el icono del archivo.

Paso 3) Termine de activar el programa tocando el softphone para proporcionar el símbolo dos veces.

Configurar rápidamente su Softphone y sus funciones asociadas puede parecer complicado, pero después de tres sencillos pasos, podrá ofrecer una experiencia de usuario de primer nivel.

Características importantes del Softphone

Estas son algunas características importantes de un Softphone

• Presencia: Los softphones revelan si un equipo está desconectado, en línea, en una reunión u ocupado. Puedes llamarlos una vez que conozcas sus horarios de disponibilidad o pasar a un canal más apropiado, como mensajería instantánea.
• Portabilidad: Los empleados remotos, el personal de oficina interno y los viajeros frecuentes pueden llevar los teléfonos móviles de su empresa a todas partes. Los empleados no tienen que permanecer en sus estaciones de trabajo para contestar llamadas telefónicas. Pueden realizar y recibir llamadas desde cualquier lugar como si estuvieran sentados en un escritorio.
• Privacidad: Supongamos que desea mantener la privacidad de sus datos, puede utilizar un software de softphone para responder a las llamadas de trabajo desde su teléfono inteligente, pero dejar sus datos y contactos separados. Con un softphone, toda su organización se comunica a través de una conexión privada.
• Eficiencia: Los softphones le ayudarán a utilizar varias funciones, incluidos mensajes de voz visuales, conmutadores de llamadas con arrastrar y soltar, notificaciones de llamadas entrantes y configuración de correo de voz a correo electrónico, a través de la interfaz de usuario (UI).
• Conectividad: La posibilidad de llevar su Softphone a cualquier lugar es una ventaja significativa. Puede instalar su aplicación en una nueva PC e incluirla en múltiples dispositivos móviles. La mejor parte es que debe preocuparse por los gastos de transferencia y reemplazo de equipos.

Beneficios e inconvenientes del Softphone

Estas son las ventajas y ventajas de utilizar un softphone:

• Las llamadas se pueden realizar o recibir desde cualquier lugar
• Los empleados pueden ocultar números de teléfono e información personal
• Ofrece funciones adicionales como llamadas de voz a correo electrónico.
• Puedes descargarlo en múltiples dispositivos.
• Muestra la disponibilidad del equipo y si llamarlos es el método más eficiente en términos de tiempo.

Estas son las desventajas/contras de usar un softphone:

• La calidad de su conexión a Internet afecta la realización y recepción de llamadas.
• Puede incurrir en costos iniciales adicionales dependiendo de su proveedor de VOIP.
• Dominar el funcionamiento de un softphone puede requerir mucho tiempo.

Softphones versus teléfonos de escritorio

Es posible que estés indeciso sobre si optar por un teléfono tradicional o un softphone. Aquí están las comparaciones para ayudarle a elegir:

Teléfonos tradicionales:

• Costos iniciales sustanciales: Los teléfonos tradicionales requieren aparatos costosos, tarifas para establecer líneas telefónicas y posiblemente algo de cableado en el edificio para acomodar el sistema. Estos gastos iniciales no consideran el monto que tendrás que gastar para sostenerlos o sustituirlos en el tiempo.
• Funciones y características básicas limitadas: Un teléfono fijo tradicional solo admite llamadas de audio y requiere una actualización para llamadas de conferencia.
• Comunicaciones Unificadas: Tener un único sistema telefónico para todo su personal es beneficioso.
• Proporciona información limitada. acerca de las personas que llaman porque solo puede ver el identificador de llamadas básico.

Softphones:

• Bajos costos iniciales: Los softphones solo requieren auriculares para todos los usuarios y vienen con funciones de video y conferencias sin costo adicional. Además, no es necesario adquirir software adicional porque los softphones son compatibles con los existentes. CRM.
• Amplias características básicas: Los softphones aún permiten compartir mensajes instantáneos durante llamadas críticas, programar teleconferencias rápidamente y las posibilidades de correo de voz a correo electrónico ofrecen un nuevo ámbito de conectividad que los teléfonos rooteados no pueden igualar.
• Capacidades remotas: Los softphones pueden resultar útiles si tiene personal que trabaja de forma remota. Su equipo puede activar el desvío de llamadas a su teléfono inteligente, acceder a la aplicación softphone desde cualquier parte del mundo y modificar la configuración con solo presionar un botón. Con la capacidad de llamar desde cualquier lugar, incluso los miembros remotos del equipo asistirán a las conferencias telefónicas.
• Proporciona información útil: Proporciona información importante sobre las personas que llaman, incluidos datos de llamadas anteriores.

¿Cuál es la diferencia entre VoIP y Softphones?

A continuación se muestran algunas diferencias importantes entre VOIP y Softphones:

• VoIP permite que un teléfono IP físico funcione y se conecte a una red.
• Un softphone es un programa de software que proporciona la experiencia telefónica habitual utilizando su teléfono inteligente, dispositivo portátil o computadora personal.
• A VoIP física El teléfono se conecta a un puerto Ethernet y requiere un teléfono físico.
• Los softphones son económicos de usar y cualquier miembro del equipo puede acceder a ellos sin necesidad de estar físicamente allí.

Cómo seleccionar el proveedor de Softphone adecuado para su empresa

Aquí hay cosas importantes que debe recordar al seleccionar el proveedor de Softphone adecuado para su negocio:

• Aplicaciones móviles integradas: Un softphone debe basarse en un programa de softphone integrado y fácil de usar. Debe incluir vías de comunicación, como llamadas, videoconferencias y mensajería instantánea. Le permitirá mantenerse conectado con sus compañeros de trabajo.
• Líneas telefónicas suficientes: Determine cuántas líneas telefónicas necesitará su empresa y también asegúrese de que el proveedor de softphone que elija pueda ofrecer esa cantidad de líneas.
• Determine la adaptabilidad: Un softphone debe poder ofrecer información de contacto personalizada y adaptarse a la cultura de la empresa en la que trabaja. Las adaptaciones incluyen poder operar bajo presión y durante las horas pico.
• OperaCompatibilidad del sistema de encendido: No todos los softphones funcionan con todos sistema operativo (SO), y debe seleccionar un softphone compatible con su sistema operativo actual. (Windows, macOS, iOS y Android.
• Compatibilidad del protocolo VoIP: Verifique que su softphone utilice el protocolo exacto que su servicio VoIP preferido. Los protocolos determinan cómo se manejan y mueven los datos a través de cualquier red. Por lo tanto, es esencial verificar que el nuevo softphone cumpla con los requisitos de VOIP.
• Solución de problemas 24 horas al día, 7 días a la semana:También debe asegurarse de que su proveedor preferido proporcione la ayuda técnica adecuada. Querrá asegurarse de que habrá alguien allí para guiarlo, pase lo que pase.
• Seguridad: Es fundamental investigar las precauciones de seguridad que utiliza cada proveedor en particular. Incluso si hay ataques, la amenaza a la seguridad no es mayor que la de los administradores de descargas, la mensajería instantánea o los exploradores de Internet. Algunos softphones son propensos a ser pirateados. Ignorar los mecanismos de seguridad del softphone puede generar frustraciones más adelante. Averigüe qué medidas de seguridad ha implementado el proveedor del softphone. El resultado puede ser una exposición significativa de sus datos confidenciales, lo que se traducirá en pérdidas masivas.
• Estructura de precios y opciones de pago:Los softphones son económicos. Cada proveedor ofrece diferentes planes de precios y opciones de pago. Investigar y evaluar las tarifas de diversos proveedores y sus servicios y características. Debe considerar los niveles de precios para la cantidad de conexiones y si existen límites superiores para la cantidad de minutos que la empresa puede usar. Debes solicitar un período de prueba en el contrato y comprobar si el servicio cumple con tus expectativas.
• Cobertura Local e Internacional:Para mantenerse en contacto con sus consumidores, es ventajoso tener sus números de teléfono y Softphone en un solo lugar y de un único proveedor de servicios. Podría ayudar a ahorrar tiempo y dinero gastado en dos proveedores y sistemas separados.

Resum

• Un sistema de softphone es un programa de software que funciona como un teléfono tradicional en una computadora personal, tableta o teléfono inteligente.
• Ofrece funciones integradas como mensajería instantánea, identificador de llamadas, conferencias telefónicas y listas de contactos compartidas.
• Las empresas pueden preferir un softphone a un teléfono de escritorio para trabajadores remotos para reducir los costos de instalación iniciales.
• Debe optar por un proveedor de software de softphone que ofrezca un período de prueba.