Co to jest telefon programowy? Przegląd, definicja i jak ją zdobyć

Co to jest telefon programowy?

Softphone to program na komputerze osobistym lub urządzeniu mobilnym, służący do wykonywania połączeń głosowych za pośrednictwem protokołu VOIP zamiast korzystania z telefonu komórkowego.

Po pobraniu i zainstalowaniu aplikacji softphone na smartfonie lub komputerze stacjonarnym na ekranie pojawi się klawiatura telefonu, która będzie wyglądać jak zwykła klawiatura telefonu przewodowego. Użytkownicy biznesowi mogą wykonywać połączenia wszędzie tam, gdzie jest dostęp do Internetu, zwiększając mobilność i produktywność pracowników wewnętrznych i zdalnych.

Jak działa telefon programowy?

Softphone'y działają w taki sam sposób, jak typowy smartfon. Po uruchomieniu programu użyj wirtualnej klawiatury, aby wybrać numer telefonu komórkowego. Możesz także wybrać osobę z listy kontaktów w telefonie komórkowym lub komputerze, a następnie poczekać na połączenie.

Systemy telefoniczne VoIP przekazują dane głosowe do odbiorców za pośrednictwem Internetu. Używają kodeka, programu, który dzieli dane dźwiękowe na fragmenty i konwertuje je na kod binarny. Kod ten jest przesyłany z jednego komputera na drugi i po stronie odbiorcy jest „odszyfrowywany”.

Poniżej przedstawiono wymagania wstępne, które należy spełnić, aby móc wykonywać połączenia telefoniczne przez Internet:

• Słuchawki VoIP
• Komputer stacjonarny, komputer osobisty i telefon komórkowy
• Łączność z Internetem
• Usługa VoIP, np Skype, RingCentral itd.

Aplikacje softphone nie ograniczają się do komputerów osobistych. Wymagania będą się różnić w zależności od sprzętu, ale wszystkie wymagają dostępu do Internetu.

Jak korzystać z SoftPhone'a?

Oto ważne kroki, które pomogą Ci nauczyć się korzystać z telefonów programowych:

Krok 1) Pobierz oprogramowanie Softphone

Najpierw pobierz i zainstaluj aplikację VoIP na swoim firmowym komputerze lub urządzeniu mobilnym. Po zakończeniu procedury konfiguracji i skonfigurowaniu ustawień urządzenia aplikacja będzie gotowa do użycia w ciągu kilku minut.

Krok 2) Upewnij się, że Twój Internet jest stabilny

Niestabilne połączenie internetowe (DSL lub usługa kablowa) może powodować frustrację podczas wykonywania lub odbierania połączeń VoIP. Musisz więc upewnić się, że masz połączenie ze stabilnym Internetem, aby zapobiec rozłączeniu lub zerwaniu połączeń.

Możesz zmienić jakość usług routera, aby faworyzować pakiety głosowe w stosunku do danych mniej wrażliwych na czas. Większość dostawców telefonów programowych VoIP może to zrobić wirtualnie za Ciebie.

Krok 3) Spełnij wszystkie wymagania techniczne

Jest jeszcze kilka wymagań technicznych, które musisz spełnić.

• Co najmniej jeden kodek powinien być standardem na obu końcach
• Telefony programowe współdziałają tylko z innymi urządzeniami korzystającymi z podobnych funkcji VoIP protokół
• Softphone'y działają nie tylko na komputerach stacjonarnych i smartfonach, ale mogą współpracować z wieloma platformami.

Oprogramowanie softphone zapewnia stosunkowo proste doświadczenie użytkownika. Umożliwia przekierowywanie i wstrzymywanie połączeń telefonicznych, a także szybkie zarządzanie wiadomościami głosowymi.

Funkcje Softphone'a

Oto ważne cechy Softphone'a:

• Udostępnione listy kontaktów: te listy udostępniają Twoje kontakty współpracownikom lub dołączają do bazy danych kontaktów biznesowych.
• Less Wyposażenie: Telefony programowe wymagają znacznie mniej sprzętu niż tradycyjne telefony stacjonarne.
• Brak dedykowanej linii: Znaczącą redukcją kosztów Twojej firmy jest brak dedykowanej linii.
• Katalog kontaktów: Powinieneś widzieć listę kontaktów na swoim Softfonie.
• Wybieranie numeru wewnętrznego: Firmowe telefony programowe są przydatne jako telefony stacjonarne, dlatego powinny umożliwiać łączenie się ze współpracownikami poprzez wybieranie numeru wewnętrznego, szczególnie w przypadku telekonferencji.
• Doskonała jakość połączeń: Dzięki większemu priorytetowi przepustowości i ulepszonej technologii routera niezrozumiałe opóźnienia w mowie i dźwięku nie stanowią problemu, a Ty możesz cieszyć się doskonałą jakością połączeń.
• Wiadomości błyskawiczne: Możesz korzystać z czatu za pośrednictwem telefonu programowego, aby szybciej koordynować działania i szybko reagować na problemy, jednocześnie znacznie ograniczając ciągłą dostępność.
• Rozmowy wideo: Rozmowy wideo pozwalają na interakcję z załogą. Aby zwiększyć współpracę, członkowie zespołu mogą korzystać z narzędzi, takich jak wirtualna tablica, udostępnianie ekranu, zdalne sterowanie ekranem itp.
• Zawieszenie połączenia i identyfikacja dzwoniącego: Za każdym razem, gdy agent odbierze połączenie przychodzące, będąc w trakcie rozmowy telefonicznej z inną osobą, funkcja połączenia oczekującego powiadomi go o tym.
• Regulacja głośności i wyciszenie: Softphone jest dobry do odbierania połączeń, gdy nie jesteś w dogodnym miejscu. Można wyciszyć i dostosować głośność.
• Konferencje trójstronne: Możesz prowadzić trójstronne połączenie konferencyjne z dwoma dodatkowymi kontaktami, korzystając z telefonu programowego.

Jak skonfigurować telefon programowy?

Konfigurowanie przewodowej sieci telefonicznej w firmie może być zadaniem czasochłonnym i zbyt trudnym. Instalacja może okazać się skomplikowana i wymagać dostępu ekspertów do miejsca pracy. Może to uniemożliwić Twojemu zespołowi dzwonienie podczas długiej i zakłócającej procedurę instalacji.

Jednakże korzystanie z systemu softphone będzie przebiegać bezproblemowo, ponieważ konfiguracja na telefonie lub komputerze Twojego zespołu może zająć kilka minut.

Oto kroki, jak ulepszyć Softphone:

Krok 1) Postępuj zgodnie z instrukcjami konfiguracji przekazanymi zespołowi IT, a następnie pobierz plik dostawcy oprogramowania programowego.

Krok 2) Rozpocznij proces instalacji wybierając ikonę pliku.

Krok 3) Zakończ aktywację programu, dotykając softphone'a, aby dwukrotnie wyświetlić symbol .

Szybka konfiguracja telefonu programowego i powiązanych z nim funkcji może wydawać się trudna, ale po trzech prostych krokach będziesz w stanie zapewnić użytkownikowi najwyższy poziom komfortu.

Ważne cechy telefonu programowego

Oto kilka ważnych cech telefonu programowego

• Obecność: Softphone'y ujawniają, czy zespół jest offline, online, uczestniczy w spotkaniu lub jest zajęty. Możesz do nich zadzwonić, gdy poznasz godziny dostępności lub przejść na bardziej odpowiedni kanał, np. komunikator.
• Ruchliwość: Pracownicy zdalni, pracownicy biurowi i osoby często podróżujące mogą wszędzie nosić służbowe telefony komórkowe. Pracownicy nie muszą pozostać na swoich stanowiskach pracy, aby odbierać połączenia telefoniczne. Mogą wykonywać i odbierać połączenia z dowolnego miejsca, tak jakby siedzieli przy biurku.
• Privacy: Załóżmy, że chcesz zachować prywatność swoich danych. Możesz użyć oprogramowania softphone, aby odpowiadać na połączenia służbowe ze swojego smartfona, ale oddzielić swoje dane i kontakty. Dzięki softphone cała Twoja organizacja komunikuje się za pośrednictwem prywatnego połączenia.
• Wydajność: Softphone'y umożliwiają korzystanie z wielu funkcji, w tym wizualnej poczty głosowej, przełączania połączeń metodą „przeciągnij i upuść”, powiadomień o połączeniach przychodzących oraz konfiguracji poczty głosowej na e-mail za pośrednictwem interfejsu użytkownika (UI).
• Łączność: Możliwość noszenia Softphone'a w dowolnym miejscu jest znaczącą zaletą. Możesz zainstalować aplikację na nowym komputerze i dołączyć ją do wielu urządzeń mobilnych. Najlepsze w tym jest to, że musisz martwić się kosztami przeniesienia i wymiany sprzętu.

Korzyści i wady Softphone

Oto zalety/zalety korzystania z telefonu programowego:

• Połączenia można wykonywać i odbierać z dowolnego miejsca
• Pracownicy mogą ukryć numery telefonów i dane osobowe
• Oferuje dodatkowe funkcje, takie jak połączenia głosowe na e-mail
• Można go pobrać na wiele urządzeń
• Pokazuje dostępność zespołu i czy powołanie go jest najbardziej efektywną czasowo metodą

Oto wady/wady korzystania z telefonu programowego:

• Jakość połączenia internetowego wpływa na wykonywanie i odbieranie połączeń.
• W zależności od operatora VOIP możesz ponieść dodatkowe koszty początkowe.
• Opanowanie działania telefonu programowego może zająć dużo czasu.

Telefony programowe a telefony stacjonarne

Możesz być niezdecydowany, czy wybrać telefon tradycyjny, czy telefon programowy. Oto porównania, które pomogą Ci wybrać:

Tradycyjne telefony:

• Znaczne koszty początkowe: Tradycyjne telefony wymagają drogich słuchawek, opłat za utworzenie linii telefonicznej i ewentualnie zmiany okablowania w budynku, aby pomieścić system. Te początkowe wydatki nie uwzględniają kwoty, którą będziesz musiał wydać, aby je utrzymać lub zastąpić w miarę upływu czasu.
• Ograniczone podstawowe funkcje i funkcjonalność: Tradycyjna linia stacjonarna obsługuje wyłącznie połączenia audio i wymaga modernizacji, aby móc wykonywać połączenia konferencyjne.
• Zjednoczone Komunikacje: Posiadanie jednego systemu telefonicznego dla całego personelu jest korzystne.
• Dostarcza ograniczonych informacji o osobach dzwoniących, ponieważ widoczny jest tylko podstawowy identyfikator osoby dzwoniącej.

Telefony programowe:

• Niskie koszty początkowe: Softphoney wymagają jedynie zestawów słuchawkowych dla wszystkich użytkowników i są wyposażone w funkcje konferencyjne i wideo bez dodatkowych kosztów. Co więcej, nie musisz kupować dodatkowego oprogramowania, ponieważ telefony programowe są kompatybilne z już istniejącym CRM.
• Rozbudowane funkcje podstawowe: Softphone'y nadal umożliwiają przesyłanie wiadomości błyskawicznych podczas ważnych połączeń, szybkie planowanie telekonferencji i możliwość przekształcania poczty głosowej na e-mail, oferując nowe możliwości łączności, z którymi telefony z dostępem do roota nie mogą się równać.
• Możliwości zdalne: Telefony programowe mogą być pomocne, jeśli masz pracowników pracujących zdalnie. Twój zespół może aktywować przekierowanie połączeń na swój smartfon, uzyskać dostęp do aplikacji softphone z dowolnego miejsca na świecie i modyfikować ustawienia jednym naciśnięciem przycisku. Dzięki możliwości dzwonienia z dowolnego miejsca nawet zdalni członkowie zespołu będą uczestniczyć w połączeniach konferencyjnych.
• Zawiera przydatne informacje: Dostarcza ważnych informacji o osobach dzwoniących, w tym danych o poprzednich połączeniach.

Jaka jest różnica między VoIP a telefonami programowymi?

Oto kilka głównych różnic między telefonami VOIP i telefonami programowymi:

• Technologia VoIP umożliwia korzystanie z fizycznego telefonu IP i łączenie się z siecią.
• Telefon programowy to program zapewniający zwykłą obsługę telefonu przy użyciu smartfona, urządzenia przenośnego lub komputera osobistego.
• A Fizyczny VoIP telefon podłącza się do portu Ethernet i wymaga fizycznej słuchawki.
• Softfony są tanie w użyciu i każdy członek zespołu może uzyskać do nich dostęp bez konieczności fizycznej obecności.

Jak wybrać odpowiedniego dostawcę oprogramowania programowego dla swojej firmy

Oto ważne rzeczy, o których należy pamiętać przy wyborze odpowiedniego dostawcy oprogramowania programowego dla Twojej firmy:

• Zintegrowane aplikacje mobilne: Softphone powinien opierać się na zintegrowanym, przyjaznym dla użytkownika programie softphone. Powinien obejmować ścieżki komunikacji, takie jak rozmowy telefoniczne, spotkania wideo i komunikatory internetowe. Dzięki niemu będziesz mógł utrzymywać kontakt ze współpracownikami.
• Wystarczające linie telefoniczne: Określ, ile linii telefonicznych będzie potrzebować Twoja firma, a także upewnij się, że wybrany dostawca telefonów programowych może dostarczyć taką liczbę linii.
• Określ zdolność adaptacji: Softphone powinien być w stanie oferować spersonalizowane informacje kontaktowe i dostosowywać się do kultury firmy, w której działa. Adaptacje obejmują możliwość działania pod presją i w godzinach szczytu.
• OperaKompatybilność systemu: Nie wszystkie telefony programowe współpracują z każdym system operacyjny (OS) i musisz wybrać telefon programowy zgodny z bieżącym systemem operacyjnym. (Windows, macOS, iOS i Android.
• Zgodność protokołu VoIP: Sprawdź, czy Twój telefon programowy korzysta dokładnie z protokołu preferowanej usługi VoIP. Protokoły określają sposób przetwarzania i przesyłania danych w dowolnej sieci. Dlatego istotne jest sprawdzenie, czy nowy telefon programowy będzie spełniać wymogi protokołu VOIP.
• Rozwiązywanie problemów 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu:Powinieneś także upewnić się, że preferowany dostawca zapewnia odpowiednią pomoc techniczną. Chcesz mieć pewność, że ktoś będzie przy Tobie, aby Cię poprowadzić, bez względu na to, co się stanie.
• Bezpieczeństwo: Ważne jest, aby zbadać środki bezpieczeństwa stosowane przez każdego konkretnego dostawcę. Nawet jeśli dochodzi do ataków, zagrożenie bezpieczeństwa nie jest większe niż w przypadku menedżerów pobierania, komunikatorów internetowych lub przeglądarek internetowych. Niektóre softphone'y są podatne na hakowanie. Ignorowanie mechanizmów bezpieczeństwa softphone'a może później prowadzić do frustracji. Dowiedz się, jakie środki bezpieczeństwa wdrożył dostawca softphone'a. Rezultatem może być znaczące ujawnienie poufnych danych, co może skutkować ogromnymi stratami.
• Struktura cen i opcje płatności:Softfony są niedrogie. Każdy dostawca oferuje różne plany cenowe i opcje płatności. Zbadaj i oceń stawki różnych dostawców oraz ich usługi i funkcje. Należy wziąć pod uwagę poziomy cenowe liczby połączeń oraz to, czy istnieją górne limity liczby minut, z których może skorzystać firma. Warto poprosić o okres testowy w umowie i sprawdzić, czy usługa spełnia Twoje oczekiwania.
• Zasięg lokalny i międzynarodowy:Aby utrzymać kontakt z klientami, korzystne jest posiadanie numerów telefonów i Softphone w jednym miejscu i od jednego dostawcy usług. Może to pomóc zaoszczędzić czas i pieniądze wydane na dwóch oddzielnych dostawców i systemy.

Podsumowanie

• System softphone to oprogramowanie, które działa jak tradycyjny telefon na komputerze osobistym, tablecie lub smartfonie.
• Oferuje zintegrowane funkcje, takie jak komunikatory internetowe, identyfikacja rozmówcy, połączenia konferencyjne i wspólne listy kontaktów.
• Aby zmniejszyć koszty początkowej konfiguracji, firmy mogą preferować telefon programowy zamiast telefonu stacjonarnego dla pracowników zdalnych.
• Powinieneś wybrać dostawcę oprogramowania do telefonów programowych, który oferuje okres próbny.