Wat is een softphone? Overzicht, definitie en hoe u er een kunt krijgen

Wat is een softphone?

Softphone is een softwareprogramma op een pc of mobiel apparaat dat wordt gebruikt voor het voeren van spraakoproepen via VOIP in plaats van via een handset.

Zodra een softphone-applicatie is gedownload en geïnstalleerd op uw smartphone of desktop, heeft het scherm een ​​telefoontoetsenblok dat eruitziet als een normaal toetsenblok van een bedrade telefoon. Zakelijke gebruikers kunnen overal bellen waar internettoegang is, waardoor de mobiliteit en productiviteit voor interne en externe medewerkers wordt vergroot.

Hoe werkt een softphone?

Softphones werken op dezelfde manier als een typische smartphone. Zodra u het programma start, gebruikt u het virtuele toetsenblok om een ​​mobiel nummer te bellen. U kunt ook iemand kiezen uit de lijst met contacten op uw mobiele telefoon of computer en vervolgens wachten op verbinding.

VoIP-telefoonsystemen brengen spraakgegevens via internet over naar ontvangers. Ze gebruiken een codec, een softwareprogramma dat geluidsgegevens in stukjes verdeelt en omzet naar binaire code. Deze code gaat van de ene computer naar de andere en wordt aan de kant van de ontvanger “ontsleuteld”.

Om via internet te kunnen telefoneren, hebt u de volgende vereisten nodig:

• VoIP-hoofdtelefoon
• Een desktop, pc en mobiele telefoon
• Internet connectiviteit
• VoIP-service zoals Skype, RingCentral enz.

Softphone-applicaties zijn niet beperkt tot personal computers. De vereisten variëren per hardware, maar ze vereisen allemaal toegang tot internet.

Hoe gebruik je een SoftPhone?

Hier volgen belangrijke stappen die u helpen bij het leren gebruiken van softphones:

Stap 1) Download de softphonesoftware

Download en installeer eerst de VoIP-applicatie vanaf uw zakelijke computer of mobiele apparaat. Nadat u de installatieprocedure heeft voltooid en uw apparaatinstellingen heeft geconfigureerd, is de app binnen enkele minuten klaar voor gebruik.

Stap 2) Zorg ervoor dat uw internet stabiel is

Een onstabiele internetverbinding (DSL- of kabeldienst) kan u frustreren bij het plaatsen of ontvangen van VoIP-gesprekken. U moet er dus voor zorgen dat u verbonden bent met een stabiel internet om te voorkomen dat u te maken krijgt met onsamenhangende of afgebroken oproepen.

U kunt de servicekwaliteit van uw router wijzigen, zodat spraakpakketten de voorkeur krijgen boven minder tijdgevoelige gegevens. De meeste VoIP-softphoneproviders kunnen dit virtueel voor u realiseren.

Stap 3) Voltooi alle technische vereisten

Er zijn nog een paar technische vereisten waaraan u moet voldoen.

• Er moet minimaal één codec standaard zijn voor beide uiteinden
• Softphones communiceren alleen met andere apparaten die soortgelijke apparaten gebruiken VoIP protocol
• Softphones werken niet alleen op desktops en smartphones, maar kunnen op verschillende platforms worden gebruikt.

Softphone-software biedt een relatief eenvoudige gebruikerservaring. Het zorgt ervoor dat telefoongesprekken kunnen worden doorverbonden, vastgehouden en voicemailberichten snel kunnen worden beheerd.

Kenmerken van de softphone

Hier zijn belangrijke kenmerken van een softphone:

• Gedeelde contactlijsten: deze lijsten delen uw connecties met uw collega's of worden lid van een database met zakelijke contacten.
• Less uitrusting: Softphones hebben veel minder hardware nodig dan traditionele bureautelefoons.
• Geen speciale lijn: Een aanzienlijke kostenbesparing voor uw bedrijf is het ontbreken van een speciale lijn.
• Contactlijst: U zou een lijst met contactpersonen op uw Softphone moeten kunnen zien.
• Extensie bellen: Bedrijfssoftphones zijn nuttig als bureautelefoons, dus ze moeten verbinding kunnen maken met collega's via toestelnummers, vooral voor teleconferenties.
• Superieure gesprekskwaliteit: Met meer bandbreedteprioriteit en verbeterde routertechnologie zijn onverstaanbare spraak- en audiovertragingen geen probleem, en kunt u genieten van superieure gesprekskwaliteit.
• Instant Messaging: U kunt direct chatten via een softphone om sneller te coördineren en problemen snel te beantwoorden, terwijl u aanzienlijk minder altijd bereikbaar bent.
• Videogesprekken: Met videogesprekken kunt u contact maken met uw crew. Om de samenwerking te stimuleren, kunnen teamleden hulpmiddelen gebruiken zoals virtueel whiteboarden, scherm delen, externe schermbediening, etc.
• Gesprek in de wacht en nummerherkenning: Wanneer een agent een inkomende oproep ontvangt terwijl hij met iemand anders aan de telefoon is, wordt hij of zij gewaarschuwd door de functie Wisselgesprek.
• Volumeregeling en dempen: Een softphone is handig als u gesprekken wilt aannemen als u niet op een geschikte plek bent. U kunt het volume dempen en aanpassen.
• Driewegconferenties: U kunt een driewegconferentiegesprek voeren met twee extra contacten terwijl u een softphone gebruikt.

Hoe stel je een softphone in?

Het opzetten van een vast telefoonnetwerk van een bedrijf kan een tijdrovende en te lastige taak zijn. Mogelijk vindt u de installatie ingewikkeld en heeft u experts nodig om toegang te krijgen tot uw werkplek. Het kan voorkomen dat uw team tijdens een langdurige, ontwrichtende installatieprocedure moet bellen.

U zult echter een soepele ervaring hebben bij het gebruik van een softphone-systeem, aangezien de installatie op de telefoon of pc van uw team binnen enkele minuten kan gebeuren.

Hier zijn stappen om de Softphone te verbeteren:

Stap 1) Volg de installatie-instructies met uw IT-team en download vervolgens het bestand van de softphoneprovider.

Stap 2) Start het installatieproces door het bestandspictogram te selecteren.

Stap 3) Beëindig het activeren van het programma door op de softphone te tikken zodat het symbool twee keer verschijnt.

Het snel instellen van uw Softphone en de bijbehorende functies kan lastig klinken, maar na drie eenvoudige stappen kunt u een eersteklas gebruikerservaring bieden.

Belangrijke kenmerken van softphone

Hier zijn enkele belangrijke kenmerken van een softphone

• Presence: Softphones laten zien of een team offline, online, in vergadering is of druk bezig is. U kunt ze bellen zodra u weet wanneer ze beschikbaar zijn, of u kunt naar een geschikter kanaal gaan, zoals instant messenger.
• Draagbaar: Externe medewerkers, intern kantoorpersoneel en frequente reizigers kunnen hun mobiele telefoons van het bedrijf overal mee naartoe nemen. Medewerkers hoeven niet op hun werkplek te blijven om telefoontjes te beantwoorden. Ze kunnen overal vandaan bellen en gebeld worden alsof ze aan een bureau zitten.
• Privacy: Stel dat u uw gegevens privé wilt houden, dan kunt u softphonesoftware gebruiken om werkoproepen te beantwoorden vanaf uw smartphone, maar uw gegevens en contacten gescheiden houden. Met een softphone communiceert uw hele organisatie via een privéverbinding.
• Efficiëntie: Met softphones kunt u via de gebruikersinterface (UI) gebruikmaken van diverse functies, zoals visuele voicemails, oproepopties door middel van slepen en neerzetten, meldingen voor inkomende oproepen en het instellen van voicemail naar e-mail.
• Connectiviteit: De mogelijkheid om uw Softphone overal mee naartoe te nemen is een aanzienlijk voordeel. U kunt uw applicatie op een nieuwe pc installeren en op meerdere mobiele apparaten opnemen. Het beste deel ervan is dat u zich zorgen moet maken over de kosten van het overbrengen en vervangen van apparatuur.

Voor- en nadelen Softphone

Dit zijn de voor- en nadelen van het gebruik van een softphone:

• U kunt overal vandaan bellen of gebeld worden
• Medewerkers kunnen telefoonnummers verbergen en persoonlijke informatie
• Biedt extra functies zoals spraak-naar-e-mail bellen
• Je kunt het op meerdere apparaten downloaden
• Het toont de beschikbaarheid van het team en of het oproepen ervan de meest tijdefficiënte methode is

Hier zijn de nadelen/nadelen van het gebruik van een softphone:

• De kwaliteit van uw internetverbinding heeft invloed op het bellen en gebeld worden.
• Afhankelijk van uw VOIP-provider kunnen er extra kosten vooraf in rekening worden gebracht.
• Het kan veel tijd kosten om onder de knie te krijgen hoe een softphone werkt.

Softphones versus bureautelefoons

Het kan zijn dat u twijfelt of u voor een traditionele telefoon of een softphone gaat. Hier zijn de vergelijkingen om u te helpen kiezen:

Traditionele telefoons:

• Aanzienlijke kosten vooraf: Traditionele telefoons vereisen dure handsets, kosten voor het tot stand brengen van telefoonlijnen en mogelijk enige herbedrading in het gebouw om het systeem te kunnen huisvesten. Bij deze initiële uitgaven wordt geen rekening gehouden met het bedrag dat u moet uitgeven om ze in de loop van de tijd te onderhouden of te vervangen.
• Beperkte basisfuncties en functionaliteit: Een traditionele vaste lijn verwerkt alleen audiogesprekken en vereist een upgrade voor telefonische vergaderingen.
• Uniforme communicatie: Het is voordelig om één telefoonsysteem te hebben voor al uw personeel.
• Biedt beperkte informatie over bellers, omdat u alleen de standaard beller-ID kunt zien.

Softphones:

• Lage kosten vooraf: Softphones vereisen alleen headsets voor alle gebruikers, en worden zonder extra kosten geleverd met conferentie- en videofuncties. Bovendien hoeft u geen extra software aan te schaffen, omdat softphones compatibel zijn met bestaande CRM.
• Uitgebreide basisfuncties: Softphones bieden nog steeds de mogelijkheid om tijdens belangrijke gesprekken direct berichten te delen, snel telefoongesprekken te plannen en voicemail-naar-e-mail-mogelijkheden. Deze bieden een geheel nieuw scala aan connectiviteit waar geroote telefoons niet aan kunnen tippen.
• Mogelijkheden op afstand: Softphones kunnen handig zijn als u personeel heeft dat op afstand werkt. Uw team kan het doorschakelen van gesprekken naar hun smartphone activeren, vanuit elk deel van de wereld toegang krijgen tot de softphone-app en instellingen wijzigen met slechts één druk op de knop. Dankzij de mogelijkheid om overal te bellen, kunnen zelfs externe teamleden conferentiegesprekken bijwonen.
• Biedt nuttige informatie: Het biedt belangrijke informatie over bellers, inclusief gegevens over eerdere oproepen.

Wat is het verschil tussen VoIP en softphones?

Hier zijn enkele belangrijke verschillen tussen VOIP en softphones:

• Met VoIP kan een fysieke IP-telefoon werken en verbinding maken met een netwerk.
• Een softphone is een softwareprogramma dat de gebruikelijke telefoonervaring biedt via uw smartphone, handheld-apparaat of pc.
• A Fysieke VoIP telefoon wordt aangesloten op een Ethernet-poort en vereist een fysieke handset.
• Softphones zijn goedkoop in gebruik en elk teamlid heeft er toegang toe zonder dat hij fysiek aanwezig hoeft te zijn.

Hoe u de juiste softphoneprovider voor uw bedrijf selecteert

Hier zijn belangrijke dingen om te onthouden bij het selecteren van de juiste softphone-provider voor uw bedrijf:

• Geïntegreerde mobiele applicaties: Een softphone moet gebaseerd zijn op een geïntegreerd, gebruiksvriendelijk softphoneprogramma. Het moet communicatieroutes omvatten, zoals bellen, videovergaderingen en instant messaging. Hierdoor kunt u contact houden met collega's.
• Voldoende telefoonlijnen: Bepaal hoeveel telefoonlijnen uw bedrijf wil hebben en zorg er ook voor dat de door u gekozen softphone-leverancier dat aantal lijnen kan leveren.
• Bepaal het aanpassingsvermogen: Een softphone moet gepersonaliseerde contactinformatie kunnen bieden en zich kunnen aanpassen aan de cultuur van het bedrijf waarin het werkt. Aanpassingen omvatten het kunnen werken onder druk en tijdens piektijden.
• OperaSysteemcompatibiliteit: Niet alle softphones werken met elke softphone besturingssysteem (OS), en u moet een softphone selecteren die compatibel is met uw huidige besturingssysteem. (Windows, macOS, iOS en Android.
• Compatibiliteit met VoIP-protocol: Controleer of uw softphone het exacte protocol gebruikt als uw favoriete VoIP-service. Protocollen bepalen hoe gegevens worden verwerkt en over elk netwerk worden verplaatst. Het is dus essentieel om te verifiëren dat de nieuwe softphone voldoet aan de VOIP-compliance.
• 24/7 probleemoplossing:Zorg er ook voor dat uw voorkeursleverancier adequate technische hulp biedt. U wilt er zeker van zijn dat er iemand aanwezig is om u te begeleiden, wat er ook gebeurt.
• Beveiliging: Het is van cruciaal belang om de veiligheidsmaatregelen te onderzoeken die door elke specifieke leverancier worden gebruikt. Zelfs als er aanvallen zijn, is de beveiligingsdreiging niet groter dan downloadmanagers, instant messaging of internet explorers. Bepaalde softphones zijn gevoelig voor hacking. Het negeren van de beveiligingsmechanismen van de softphone kan later tot frustraties leiden. Zoek uit welke veiligheidsmaatregelen de softphoneleverancier heeft geïmplementeerd. Het resultaat kan een aanzienlijke blootstelling van uw gevoelige gegevens zijn, wat kan resulteren in enorme verliezen.
• Prijsstructuur en betalingsopties:Softphones zijn goedkoop. Elke leverancier biedt verschillende tariefplannen en betalingskeuzes. Onderzoek en evalueer de tarieven van verschillende leveranciers en hun diensten en kenmerken. U moet rekening houden met de prijsniveaus voor het aantal verbindingen en of er bovengrenzen zijn voor het aantal minuten dat het bedrijf kan gebruiken. Vraag in het contract om een ​​testperiode en controleer of de service aan uw verwachtingen voldoet.
• Lokale en internationale dekking:Om in contact te blijven met uw consumenten is het voordelig om uw telefoonnummers en Softphone op één locatie en van één serviceleverancier te krijgen. Het kan helpen tijd en geld te besparen dat wordt besteed aan twee afzonderlijke leveranciers en systemen.

Samenvatting

• Een softphonesysteem is een softwareprogramma dat functioneert als een traditionele telefoon op een pc, tablet of smartphone.
• Het biedt geïntegreerde functies zoals instant messaging, nummerherkenning, telefonische vergaderingen en gedeelde contactlijsten.
• Bedrijven geven mogelijk de voorkeur aan een softphone boven een bureautelefoon voor externe werknemers om de initiële installatiekosten te verlagen.
• U kunt het beste kiezen voor een softwareleverancier voor softphones die een proefperiode aanbiedt.