Automatische betalingsprogramma-uitvoering F110: SAP Tutorial

Automatische betalingsprogramma-uitvoering F110

Introductie
Het betalingsproces omvat de volgende stappen

1. Facturen zijn ingevoerd
2. Openstaande facturen worden geanalyseerd op vervaldatum
3. Facturen die nog moeten worden betaald, worden ter beoordeling gereedgemaakt
4. Betalingen worden goedgekeurd of gewijzigd
5. Facturen zijn betaald

Er moeten voortdurend grote aantallen facturen worden verwerkt. Accounts Payable Facturen moeten op tijd worden betaald om eventuele kortingen te kunnen ontvangen. De Accounting afdeling wil deze verwerking van facturen automatisch uitvoeren. Het automatische betalingsprogramma is een hulpmiddel waarmee gebruikers hun schulden kunnen beheren. SAP geeft gebruikers de opties om automatisch:

1. Selecteer Openstaande facturen (in behandeling) die moeten worden betaald of geïnd
2. Betalingsdocumenten die moeten worden geboekt
3. Betaalmedia afdrukken of EDI genereren

Het Automatische Betaalprogramma is ontwikkeld voor zowel nationale als internationale betalingstransacties met leveranciers en klanten en handelt zowel uitgaande als inkomende betalingen af. Configuratie We kunnen het betalingsprogramma configureren door het betalingsprogramma (Tcode – F110) te selecteren Toepassingsmenu Omgeving -> Onderhoudsconfiguratie

De instellingen voor het programma Automatische betaling zijn onderverdeeld in de volgende categorieën:

1. Alle compagnie Codes
2. Betalende onderneming Codes
3. Betaalmethoden / Land
4. Betaalmethoden / Bedrijf Codes
5. Bank selectie
6. Huisbanken

Alle compagnie Codes: In deze sectie voeren we de volgende instellingen uit

1. Betalingsrelatie tussen bedrijven
2. De bedrijfscodes die betalingen verwerken
3. Contante kortingen
4. Tolerantiedagen voor betalingen
5. De klant- en leverancierstransacties die moeten worden verwerkt

Betalende bedrijfscodes: In deze sectie voeren we de volgende instellingen uit

1. Minimumbedragen voor inkomende en uitgaande betalingen
2. Bill van uitwisselingsparameters
3. Formulieren voor Betaaladvies en EDI

Betaalmethode / Land: In deze sectie voeren we de volgende instellingen uit

1. Betaalmethoden – Cheques, bankoverschrijvingen enz.
2. Instellingen voor individuele betaalmethoden –
   1. Vereisten voor hoofdrecords
   2. Documenttypen voor boeking
   3. Toegestane valuta
   4. Programma's afdrukken

Betaalmethode / Bedrijf Code: In deze sectie voeren we de volgende instellingen uit

1. Minimale en maximale betalingsbedragen
2. Of betalingen naar het buitenland en vreemde valuta zijn toegestaan
3. Grouping opties
4. Bankoptimalisatie
5. Formulieren voor betaalmedia

Bankselectie:

1. Rangschikking
2. bedragen
3. accounts
4. Kosten
5. Waardedata

Rangschikking

Bankrekeningen

Beschikbare bedragen

Waardedata

Kosten / kosten

Executie : Na configuratie van het betalingsproces zullen we parameters invoeren om het programma uit te voeren. Voer de Transactiecode F110 in het SAP Commandoveld

Elke uitvoering van het Betalingsprogramma wordt geïdentificeerd door twee velden

1. Datum uitvoeren
2. Identificatie

In het tabblad Parameters moeten we het volgende definiëren

1. Wat moet worden betaald – Documenten. Ingevoerd tot
2. Welke betaalmethoden worden gebruikt – Betaalmethoden
3. Wanneer worden de betalingen gedaan – Boekingsdatum
4. Welke bedrijfscodes worden in aanmerking genomen? – Bedrijf Codes
5. Hoe worden ze betaald? De volgorde van de betalingsmethoden bepaalt de prioriteit van de betalingsmethode

Sla de ingevoerde parameters op

Nadat de parameters zijn ingevoerd, voeren we het programma uit door op de voorstelknop in de Applicatiewerkbalk te drukken

In het volgende dialoogvenster vinkt u 'Direct starten' aan en klikt u op Doorgaan

Op basis van de parameters wordt een betalingsvoorstel gegenereerd.

We kunnen het voorstellogboek bekijken op mogelijke fouten door op de knop Voorstellogboek te drukken

We kunnen het voorstel bewerken om bepaalde betalingen te blokkeren als we dat willen. Druk op de knop Voorstel bewerken

In het volgende scherm wordt de voorstellijst van leveranciers gegenereerd die de betalingen moeten ontvangen

Na het bewerken van de Voorstelen voer vervolgens de betalingsrun uit om de betalingen vrij te geven. We kunnen de betalingsrun plannen door terug te keren naar het hoofdscherm en op de knop Betalingsrun te drukken

In het volgende dialoogvenster vinkt u 'Direct starten' aan om de betalingsrun onmiddellijk te starten en drukt u op Doorgaan.

We kunnen de status van de betalingsrun controleren op het tabblad Status

Beste werkwijzen voor de automatische betalingsrun

Een gedisciplineerd F110-proces beschermt de kasstroom en voorkomt dubbele of onjuiste betalingen. Pas deze beste werkwijzen toe:

• Bekijk het voorstel altijd opnieuw: Controleer het voorstellogboek op fouten voordat u betalingen verwerkt.
• Gebruik testparameters: Valideer de configuratie in een testomgeving voordat u deze in de liveomgeving uitvoert.
• Blokkeer betwiste items: Bewerk het voorstel om betalingen te blokkeren die omstreden zijn.
• Identificatie van de controlerun: Gebruik een duidelijke uitvoeringsdatum en identificatie om trace bij elke run.
• Plan zorgvuldig: Voer betalingen uit na analyse van de vervaldatum om kortingen voor contante betaling te benutten.

Veelvoorkomende F110-fouten en probleemoplossing

De meeste problemen met betalingsverwerkingen verschijnen in het voorstellogboek. Typische problemen en oplossingen zijn onder andere:

• Geen geldige betaalmethode: Controleer de leveranciersgegevens en de configuratie van de betaalmethoden.
• Huisbank niet gevonden: Controleer of de bankselectie en het beschikbare bedrag kloppen.
• Niet-geselecteerde items: Controleer de boekingsdatum, documentdatum en bedrijfscodes in de parameters.
• Geblokkeerd in afwachting van betaling: Verwijder de betalingsblokkering voor de betreffende openstaande posten.

Veelgestelde vragen