Wat is SAP? Betekenis van SAP ERP-software

SAP systeem bestaat uit een aantal volledig geïntegreerde modules, die vrijwel elk aspect van de bedrijfsvoering bestrijken. SAP is nummer 1 in de ERP-markt. Vanaf 2010 SAP heeft wereldwijd ruim 140,000 installaties, ruim 25 branchespecifieke bedrijfsoplossingen en ruim 75,000 klanten in 120 landen. Andere concurrerende producten van SAP Software op de markt is dat wel Oracle, Microsoft Dynamics, etc.

Wat is SAP ERP-systeem? Waarom is het vereist?

De volgende video legt de noodzaak van een ERP-software als SAP in een onderneming

Klik hier als de video niet toegankelijk is

De zeer fundamentele vraag voor elke beginner is waarom Enterprise Resource Planning ook wel ERP genoemd, is dit vereist? Laten we, om dit te beantwoorden, dit typische bedrijfsscenario onderzoeken.

Stel dat een klant een verkoopteam benadert met de vraag om een ​​bepaald product. Het verkoopteam neemt contact op met de voorraadafdeling om de beschikbaarheid van het product te controleren. Tot hun verbazing kwam het verkoopteam erachter dat het product niet op voorraad was. Dus de volgende keer dat dit niet gebeurt, moeten ze een SAP ERP-tool.

Voordat we daadwerkelijk in detail gaan zien wat ERP is en hoe ERP kan helpen in uw bedrijfsproces, zullen we begrijpen hoe verschillende afdelingen betrokken zijn bij het hele bedrijfsproces, vanaf het bestellen van de grondstoffen – tot het vervaardigen van goederen – tot het leveren van de uiteindelijke producten. producten naar de klant.

Hier is het hele proces dat door elke bedrijfseenheid wordt gevolgd.

1. Klant neemt contact op met het verkoopteam om de beschikbaarheid van het product te controleren
2. Het verkoopteam benadert de afdeling Voorraad om de beschikbaarheid van het product te controleren
3. Indien het product niet op voorraad is, benadert het verkoopteam de afdeling Productieplanning om het product te vervaardigen
4. Het productieplanningsteam controleert bij de voorraadafdeling de beschikbaarheid van grondstoffen
5. Als de grondstof niet op voorraad beschikbaar is, koopt het team voor productieplanning de grondstof van de leveranciers
6. Vervolgens stuurt Productieplanning de grondstoffen door naar de Shop Floor Execution voor daadwerkelijke productie
7. Eenmaal klaar, stuurt het Shop Floor Team de goederen naar het Sales Team
8. Salesteam dat het op zijn beurt bij de klant aflevert
9. Het verkoopteam werkt de financiën bij met de inkomsten die worden gegenereerd door de verkoop van het product. Het productieplanningsteam werkt de financiën bij met betalingen aan verschillende leveranciers voor grondstoffen.
10. Alle afdelingen benaderen de HR voor elk HR-gerelateerd probleem.

Dat is een typisch bedrijfsproces voor elk productiebedrijf. Enkele belangrijke gevolgtrekkingen die je uit het scenario zou kunnen afleiden zijn:

• Het heeft veel afdelingen of bedrijfseenheden
• Deze afdelingen of bedrijfsonderdelen communiceren en wisselen voortdurend gegevens met elkaar uit
• Het succes van elke organisatie ligt in effectieve communicatie en gegevensuitwisseling binnen deze afdelingen, evenals bij geassocieerde derde partijen zoals leveranciers, outsourcers en klanten.

Gebaseerd op de manier waarop communicatie en uitgewisselde gegevens worden beheerd. Enterprise-systemen kunnen grofweg worden geclassificeerd als

1) Gedecentraliseerd systeem

2) Gecentraliseerd systeem dat ook ERP wordt genoemd

Gedecentraliseerd systeem

Laten we eerst naar het gedecentraliseerde systeem kijken, in een bedrijf met een gedecentraliseerd systeem voor gegevensbeheer. Er zijn twee grote problemen –

• Gegevens worden lokaal bijgehouden op de afzonderlijke afdelingen
• Afdelingen hebben geen toegang tot informatie of gegevens van andere afdelingen

Laten we, om problemen te identificeren die ontstaan ​​als gevolg van een gedecentraliseerd bedrijfsbeheersysteem, opnieuw naar hetzelfde bedrijfsproces kijken. De klant benadert het verkoopteam voor een product, maar deze keer heeft hij het product dringend nodig.

Omdat het een gedecentraliseerd proces is, heeft het verkoopteam geen realtime toegang tot informatie artikelbeschikbaarheid. Daarom benaderen ze de afdeling Voorraad om de beschikbaarheid van het product te controleren. Dit proces kost tijd en de klant kiest een andere leverancier, wat leidt tot omzetverlies en ontevredenheid bij de klant.

Stel nu dat het product niet op voorraad is en dat het verkoopteam het team voor productieplanning benadert om het product te vervaardigen voor toekomstig gebruik. Het Productieplanningsteam controleert de beschikbaarheid van de benodigde grondstoffen.

In een gedecentraliseerd systeem is informatie over grondstoffen dat wel opgeslagen afzonderlijk door de productieplanning en de voorraadafdeling. De kosten voor gegevensonderhoud (in dit geval grondstoffen) stijgen dus.

De grondstofinformatie is beschikbaar in twee verschillende afdelingen: Voorraad en Productieplanning. Wanneer het verkoopteam een ​​bepaalde grondstof controleert die nodig is om het product te vervaardigen, blijkt dat de grondstof beschikbaar is volgens de inventaris, maar volgens de database van het productieplanningsteam is de grondstof niet op voorraad.

Dus gaan ze door en kopen de grondstof. Zowel de materiaalkosten als de voorraadkosten stijgen dus.

Zodra de grondstof beschikbaar is, beseft de afdeling op de werkvloer plotseling dat er een tekort aan arbeidskrachten is. Zij benaderen de HR, die op zijn beurt tijdelijke medewerkers inhuurt tegen hogere tarieven dan de markt. De arbeidskosten stijgen dus.

De afdeling productieplanning slaagt er niet in de financiële afdeling op de hoogte te houden van de materialen die zij hebben ingekocht. De financiële afdeling voldoet niet aan de door de leverancier gestelde betalingstermijn, waardoor het bedrijf zijn reputatie verliest en zelfs juridische stappen uitlokt.

Dit zijn slechts enkele van de vele problemen met gedecentraliseerde systemen.

Enkele grote problemen met het gedecentraliseerde systeem zijn:

• Talrijke ongelijksoortige informatiesystemen die in de loop van de tijd individueel zijn ontstaan ​​en die moeilijk te onderhouden zijn
• Het integreren van de gegevens kost tijd en geld
• Inconsistenties en duplicatie van gegevens
• Gebrek aan tijdige informatie leidt tot ontevredenheid bij klanten, verlies van omzet en reputatie
• Hoge voorraad-, materiaal- en personeelskosten.

Dit zijn enkele grote nadelen waarvoor we een oplossing nodig hebben. Welnu, de oplossing ligt erin Gecentraliseerde systemen, dat wil zeggen ERP.

Gecentraliseerd systeem

In een bedrijf, met een gecentraliseerd systeem voor informatie- en gegevensbeheer.

1) Gegevens worden op een centrale locatie bijgehouden en gedeeld met verschillende afdelingen

2) Afdelingen hebben toegang tot informatie of gegevens van andere afdelingen

Laten we hetzelfde bedrijfsproces nog eens bekijken om te begrijpen hoe een gecentraliseerd bedrijfssysteem de problemen van een gedecentraliseerd bedrijfssysteem helpt overwinnen.

In dit geval actualiseren alle afdelingen een Centraal Informatiesysteem.

• Wanneer de klant het verkoopteam benadert om met spoed een product te kopen. Het verkoopteam heeft realtime toegang tot informatie over de producten in voorraad, die wordt bijgewerkt door de voorraadafdeling in het gecentraliseerde systeem
• Het verkoopteam reageert op tijd op het verzoek van de klant, wat leidt tot Verhoogd Revenue en klanttevredenheid.
• Als er productie nodig is, werkt het verkoopteam de gecentraliseerde database bij, zodat de hele afdeling op de hoogte blijft van de productstatus.
• De afdeling productieplanning is automatisch bijgewerkt door de gecentraliseerde database voor vereisten. Het Productieplanningsteam controleert de beschikbaarheid van de benodigde grondstoffen via de Centrale Database, die wordt bijgewerkt door de afdeling Voorraad.
• Zo wordt gegevensduplicatie vermeden en worden nauwkeurige gegevens beschikbaar gesteld. Het Shop Floor Team werkt de Man Power Status regelmatig bij in de Centrale Database, waartoe de HR-afdeling toegang heeft.
• In geval van een tekort aan arbeidskrachten start het HR-team het wervingsproces met een aanzienlijke aanlooptijd om een ​​geschikte kandidaat tegen de marktprijs aan te nemen. De arbeidskosten gaan dus omlaag.
• Terwijl leveranciers hun facturen rechtstreeks kunnen indienen bij het Central Enterprise System, waartoe de financiële afdeling toegang heeft. Zo worden betalingen op tijd gedaan en worden eventuele juridische stappen vermeden
• SAP software is een soort gecentraliseerd systeem. SAP Systemen worden het meest gebruikt in ERP-software.

Belangrijkste voordelen van het gecentraliseerde systeem

• Het elimineert duplicatie, discontinuïteit en redundantie in gegevens
• Biedt realtime informatie tussen afdelingen.
• SAP Bedrijf biedt controle over verschillende bedrijfsprocessen
• Verhoogt de productiviteit, beter voorraadbeheer, bevordert de kwaliteit, lagere materiaalkosten, effectief personeelsbeheer, lagere overheadkosten verhogen de winst
• Betere klantinteractie en hogere doorvoer. Het verbetert ook de klantenservice
• Daarom is een gecentraliseerd bedrijfsbeheersysteem vereist.
• SAP Software is een gecentraliseerd bedrijfsbeheersysteem, ook wel bekend als Enterprise Resource Planning.
• de afkorting van SAP is Systeemtoepassingen en producten in gegevensverwerking.