Các giai đoạn trong vòng đời quản lý dự án: Các giai đoạn là gì?
Jonathan Reed
Vòng đời quản lý dự án là gì?
Vòng đời quản lý dự án là một chuỗi các hoạt động thiết yếu để hoàn thành các mục tiêu hoặc chỉ tiêu của dự án. Đó là một khuôn khổ bao gồm các giai đoạn để biến ý tưởng thành hiện thực. Các dự án có thể có các kích thước và mức độ khó khác nhau, nhưng chúng có thể được ánh xạ tới cấu trúc vòng đời Quản lý dự án, bất kể quy mô của dự án là gì.
Các giai đoạn vòng đời quản lý dự án
Quy trình Vòng đời Quản lý Dự án được chia thành bốn phần chính: Giai đoạn bắt đầu, Giai đoạn lập kế hoạch, Giai đoạn thực hiện và Giai đoạn giám sát, kiểm soát và kết thúc như trong sơ đồ bên dưới.
Chúng tôi sẽ xem xét mọi Giai đoạn của Vòng đời Dự án:
Giai đoạn khởi đầu dự án
Giai đoạn khởi đầu xác định những quy trình cần thiết để bắt đầu một dự án mới. Mục đích của giai đoạn khởi đầu dự án là xác định những gì dự án cần đạt được.
Giai đoạn này chủ yếu bao gồm hai hoạt động chính
- Xây dựng Điều lệ dự án và
- Xác định các bên liên quan
Tất cả các thông tin liên quan đến dự án đều được ghi vào Điều lệ dự án và Sổ đăng ký các bên liên quan. Khi điều lệ dự án được phê duyệt, dự án sẽ được cấp phép chính thức.
Điều lệ dự án
Điều lệ dự án xác định các yếu tố chính của dự án
- Mục đích của dự án
- Các ràng buộc của dự án và báo cáo vấn đề
- Phân công người quản lý dự án
- Danh sách các bên liên quan
- Lịch trình và ngân sách cấp cao
- Các cột mốc
- Chấp thuận
Tài liệu này cho phép người quản lý dự án sử dụng các nguồn lực của tổ chức vì lợi ích của dự án. Để tạo điều lệ dự án, đầu vào cần có sẽ là yếu tố môi trường doanh nghiệp, trường hợp kinh doanh, thỏa thuận, tuyên bố dự án về công việc và tài sản quy trình tổ chức.
Xác định các bên liên quan
A các bên liên quan có thể ảnh hưởng đến sự thành công và thất bại của dự án. Để ghi lại thông tin về các bên liên quan, Sổ đăng ký bên liên quan được sử dụng.
Sổ đăng ký các bên liên quan sẽ có thông tin như
- Loại bên liên quan
- Kỳ vọng của các bên liên quan
- Vai trò trong dự án (Chuyên viên phân tích kinh doanh, Kiến trúc sư công nghệ, Quản lý khách hàng)
- Chức danh (Giám đốc, Trưởng nhóm kinh doanh, v.v.)
- Loại hình liên lạc (Hàng tuần/Hàng tháng)
- Ảnh hưởng đến dự án (Một phần/Hỗ trợ/Có ảnh hưởng)
Các hoạt động khác liên quan đến quá trình khởi tạo nhóm là:
- Phân công người quản lý dự án
- Xác định nhu cầu, mong đợi và yêu cầu cấp cao của các bên liên quan
- Xác định tiêu chí thành công của dự án
- Xác định ngân sách cụ thể cho giai đoạn cụ thể
- Đảm bảo rằng dự án phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức
Sổ đăng ký các bên liên quan và điều lệ dự án được sử dụng làm đầu vào cho các nhóm phát triển khác như nhóm quy trình lập kế hoạch.
Giai đoạn lập kế hoạch dự án
Giai đoạn lập kế hoạch dự án bao gồm khoảng 50% toàn bộ quá trình. Giai đoạn lập kế hoạch xác định phạm vi của dự án cũng như mục tiêu của dự án. Nó bắt đầu với kết quả đầu ra của giai đoạn khởi đầu (điều lệ, tuyên bố phạm vi sơ bộ và người quản lý dự án). Đầu ra của giai đoạn lập kế hoạch đóng vai trò là đầu vào cho giai đoạn thực hiện.
Các khía cạnh quan trọng của quá trình lập kế hoạch là
- Giai đoạn lập kế hoạch không nên được thực hiện trước khi kế hoạch ban đầu của bạn kết thúc
- Cho đến khi quá trình thực hiện chưa bắt đầu, bạn không nên ngừng sửa đổi kế hoạch
Tạo cấu trúc phân chia công việc (WBS)
Đối với bất kỳ dự án thành công nào, WBS (Cấu trúc phân chia công việc) đều quan trọng. Sau đây là các bước để tạo WBS.
- Tiến hành động não để liệt kê tất cả các nhiệm vụ
- Thu hút toàn bộ nhóm của bạn để động não
- Viết ra cây cấu trúc của nhiệm vụ còn được gọi là WBS (cấu trúc phân chia công việc)
- Tiếp tục phân tích WBS hàng đầu của bạn thành một tập hợp các hoạt động theo thứ bậc, ví dụ như danh mục, danh mục phụ, v.v. Ví dụ như phần cứng, phần mềm, thực tập sinh, nhóm quản lý, v.v.
- Xác định cách ghi các mục vào WBS của bạn
- Hãy hỏi người khác – có thể là chuyên gia, nhân viên có kinh nghiệm, v.v.
- Mức độ chi tiết - bạn nên có nhiệm vụ chi tiết như thế nào? Việc ước tính chi phí và thời gian để có được mức độ chi tiết cao hơn là rất khó trong khi đối với mức độ chi tiết thấp hơn thì sẽ bị sa lầy với thông tin quá chi tiết
- Độ chi tiết phải ở mức vừa phải, không quá cao hoặc không quá thấp
Lập kế hoạch Quản lý tiến độ
Lập kế hoạch là quá trình thiết lập các thủ tục, chính sách và tài liệu để lập kế hoạch, quản lý, thực hiện và kiểm soát tiến độ dự án. Đầu vào của các hoạt động này bao gồm
- Kế hoạch quản lý dự án
- Điều lệ dự án
- Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
- Nội dung quy trình tổ chức
Đầu ra của Quản lý tiến độ lập kế hoạch bao gồm
- Kế hoạch quản lý lịch trình
Xác định hoạt động
Xác định hoạt động là quy trình ghi lại và xác định các hành động cụ thể sẽ được thực hiện để tạo ra các sản phẩm bàn giao của dự án.
Trong các hoạt động xác định, mỗi gói công việc được chia thành các hoạt động lịch trình công việc riêng lẻ. Đầu vào của các hoạt động xác định bao gồm
- Kế hoạch quản lý lịch trình
- Phạm vi cơ sở
- Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
- Nội dung quy trình tổ chức
Mặc dù kết quả đầu ra của các hoạt động này là
- Danh sách hoạt động
- Thuộc tính hoạt động
- Danh sách cột mốc
Hoạt động tuần tự
Các hoạt động theo trình tự không gì khác hơn là tổ chức một cách hợp lý đầu ra của “các hoạt động xác định”. Nó xác định thứ tự các hoạt động cần được thực hiện.
Đầu ra chính của quá trình hoạt động tuần tự là “Sơ đồ mạng”.
Giản đồ hệ thống không gì khác ngoài việc đăng nhiệm vụ lên bảng theo một thứ tự hợp lý.
Ví dụ, bạn muốn bắt đầu kinh doanh ở nước ngoài, danh sách các hoạt động của bạn sẽ là gì và trình tự thực hiện sẽ như thế nào?
Bạn sẽ thực hiện các hoạt động theo thứ tự này
- Chọn một quốc gia
- Nhận giấy phép kinh doanh
- Thuê một người quản lý
- Mua tài sản
- Mua đồ nội thất, v.v.
- Khai trương doanh nghiệp
Ước tính tài nguyên hoạt động
Giai đoạn này giải thích quá trình ước tính nỗ lực làm việc và nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Yếu tố khác phải được xem xét ở giai đoạn này là sự sẵn có của các nguồn lực.
Trong khi ước tính nguồn lực, trọng tâm phải là con đường dài nhất của kế hoạch (Con đường quan trọng), con đường này sẽ tiêu tốn nhiều thời gian và tiền bạc hơn.
Bạn phải ước tính tài nguyên cho hai nhiệm vụ
- Nhiệm vụ quan trọng
- Nhiệm vụ nổi
Đảm bảo rằng các nhiệm vụ quan trọng của bạn được ước tính chính xác (thời gian hoàn thành).
Có năm đầu vào được sử dụng để ước tính nguồn lực hoạt động
- Kế hoạch quản lý lịch trình
- Danh sách hoạt động
- Lịch tài nguyên
- Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
- Nội dung quy trình tổ chức
Đầu ra của giai đoạn này là
- Yêu cầu về nguồn lực hoạt động
- Cấu trúc phân chia tài nguyên
- Cập nhật tài liệu dự án
LƯU Ý: Tất cả hoạt động được thực hiện cho đến nay (xác định hoạt động + trình tự hoạt động + Ước tính tài nguyên hoạt động) sẽ trợ giúp trong “Xây dựng lịch trình”.
Ước tính thời lượng hoạt động
Ước tính thời lượng hoạt động là quá trình ước tính số lượng thời gian làm việc (tuần/tháng) cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ riêng lẻ với các nguồn lực ước tính. Bước này xác định thời gian hoàn thành một nhiệm vụ riêng lẻ.
Bạn không thể tính toán thời lượng hoạt động mà không tính toán nỗ lực làm việc và nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Quá trình ước tính nên được thực hiện theo thứ tự này
- Ước tính nỗ lực làm việc trước tiên
- Tiếp theo là ước tính các nguồn lực
- Tiếp theo là Ước tính thời gian thực hiện nhiệm vụ
Để ước tính thời lượng hoạt động, bạn cần có thông tin đầu vào
- Danh sách hoạt động
- Thuộc tính hoạt động
- Lịch tài nguyên
- Tuyên bố phạm vi dự án
- Nội dung quy trình tổ chức
- Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
Mặc dù có hai kết quả đầu ra chính
- Ước tính thời lượng hoạt động
- Ước tính thời lượng hoạt động-cập nhật tài liệu dự án
Kỹ thuật này còn được gọi là PERT (Đánh giá dự án và Review Kỹ thuật) ước tính.
Phát triển kế hoạch
Phát triển lịch trình là quá trình phân tích trình tự hoạt động, yêu cầu nguồn lực, thời lượng và hạn chế về lịch trình để tạo ra mô hình lịch trình dự án. Để lập kế hoạch cho từng nhiệm vụ, ba yếu tố chính được xem xét
- Độ dài khóa học
- Phụ thuộc tác vụ
- Những ràng buộc
Dự án sử dụng các yếu tố này để tính toán ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho mỗi nhiệm vụ.
Có thể sử dụng phần mềm lập lịch để tạo lịch trình. Nó tạo ra một mô hình lịch trình với các ngày dự kiến để hoàn thành các hoạt động của dự án.
Đầu vào của công cụ này bao gồm
- Kế hoạch quản lý lịch trình
- Danh sách hoạt động
- Thuộc tính hoạt động
- Tiến độ dự án – sơ đồ mạng
- Yêu cầu về nguồn lực hoạt động
- Lịch tài nguyên
- Ước tính thời lượng hoạt động
- Tuyên bố phạm vi dự án
- Đăng ký rủi ro
- Nhiệm vụ của nhân viên dự án
- Cấu trúc phân chia tài nguyên
- Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
- Nội dung quy trình tổ chức
Đầu ra từ đây sẽ là
- Tiến độ dự án
- Sơ đồ mạng dự án
- Biểu đồ Gantt hoặc biểu đồ thanh
- Biểu đồ cột mốc
- Lịch trình cơ sở
- Dữ liệu theo lịch trình
- Cập nhật tài liệu dự án
Lịch kiểm soát
Giai đoạn cuối cùng của giai đoạn lập kế hoạch là Lịch kiểm soát. Đó là quá trình giám sát trạng thái của các hoạt động dự án để cập nhật quy trình dự án và quản lý các thay đổi đối với lịch trình cơ sở.
Nếu có yêu cầu thay đổi lịch trình thì phải thông qua quá trình kiểm soát thay đổi. Lịch trình cần được quản lý hoặc kiểm soát bởi người quản lý một cách chủ động.
Có bốn kết quả đầu ra chính của quá trình lập kế hoạch kiểm soát
- Kế hoạch quản lý dự án
- Lịch trình cơ sở
- Kế hoạch quản lý lịch trình
- tiến độ dự án
- Thông tin hiệu suất công việc
- Nội dung quy trình tổ chức
Có năm đầu ra của lịch trình điều khiển
- Quản lý hiệu suất công việc
- Cập nhật tài sản quy trình tổ chức
- Thay đổi yêu cầu
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
- Cập nhật tài liệu dự án
Giai đoạn thực hiện dự án
Giai đoạn thực hiện bao gồm các hoạt động được xác định trong kế hoạch quản lý dự án. Quá trình này bao gồm việc quản lý kỳ vọng của các bên liên quan, phối hợp với con người và nguồn lực cũng như thực hiện các hoạt động khác liên quan đến sản phẩm bàn giao của dự án.
Trong giai đoạn thực hiện, kết quả có thể yêu cầu điều chỉnh lại cơ sở và cập nhật các yêu cầu hiện có của dự án. Hành động được thực hiện trong giai đoạn thực hiện có thể ảnh hưởng đến kế hoạch hoặc tài liệu quản lý dự án.
Chỉ đạo và quản lý thực hiện dự án
Giai đoạn này tiêu thụ hầu hết chi phí dự án, thời gian và nguồn lực vì đây là quá trình tạo ra các sản phẩm bàn giao của dự án.
Có bốn đầu vào để Chỉ đạo và Quản lý Thực hiện Dự án
- Kế hoạch quản lý dự án
- Yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt
- EEF (Yếu tố môi trường doanh nghiệp)
- OPA (Tài sản quy trình tổ chức)
Mặc dù có năm đầu ra
- Phân phôi
- Dữ liệu hiệu suất làm việc
- Thay đổi yêu cầu
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
- Cập nhật tài liệu dự án
Trong giai đoạn này, các đánh giá, cuộc họp và báo cáo KPI (Chỉ số hiệu suất chính) của chuyên gia có tầm quan trọng hàng đầu.
Thực hiện đảm bảo chất lượng
Thực hiện Đảm bảo chất lượng là quá trình kiểm tra các yêu cầu chất lượng và kết quả từ các phép đo kiểm soát chất lượng. Đó là quá trình ghi lại và giám sát kết quả của các hoạt động chất lượng để đánh giá hiệu suất. Có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau như biểu đồ kiểm soát, phân tích chi phí-lợi ích, sơ đồ, biểu đồ chạy, biểu đồ phân tán, kiểm tra và đánh giá, v.v., có thể được sử dụng cho quá trình này.
Đầu vào chính cho việc này là
- Kế hoạch quản lý dự án
- Chỉ số chất lượng
- Đo lường kiểm soát chất lượng
- Thông tin hiệu suất công việc
Trong khi, đầu ra của điều này là
- Thay đổi yêu cầu
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
- Cập nhật tài liệu dự án
- Cập nhật tài sản quy trình tổ chức
Tiếp nhận nhóm dự án
Trong giai đoạn thực hiện, quá trình thu thập nhóm dự án diễn ra, điều này là do nhiều khả năng sẽ cần đến những cá nhân có bộ kỹ năng khác nhau trong quá trình này.
Có ba đầu vào chính để có được nhóm dự án
- Vai trò và trách nhiệm
- Sơ đồ tổ chức dự án
- Kế hoạch quản lý nhân sự
Mặc dù có ba đầu ra
- Nhiệm vụ của nhân viên dự án
- Lịch tài nguyên
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
Phát triển nhóm dự án
Phần lớn các quy trình nhân sự liên quan đến quy trình thực thi, việc phát triển nhóm dự án cũng là một phần trong đó. Mục đích chính của việc phát triển nhóm dự án là cải thiện hiệu suất tổng thể của các thành viên trong nhóm. Giai đoạn này phải bắt đầu sớm trong dự án.
Các đầu vào trong nhóm phát triển dự án bao gồm
- Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực
- Nhiệm vụ của nhân viên dự án
- Lịch tài nguyên
Đầu ra của quá trình này bao gồm
- Đánh giá hiệu suất nhóm
- Cập nhật EEF
Quản lý nhóm dự án
Quản lý nhóm dự án là một trong những phần quan trọng của quản lý dự án. Đây là lĩnh vực phức tạp nhất của quản lý dự án vì nhiều khi người quản lý không thể tiếp xúc trực tiếp với các thành viên trong nhóm, trong tình huống như vậy, việc phân tích hiệu suất của họ và quyết định mức thù lao của họ trở nên khó khăn.
Có năm đầu vào để quản lý quy trình nhóm dự án
- Nhiệm vụ của nhân viên dự án
- Đánh giá hiệu suất nhóm
- Báo cáo hiệu suất
- Kế hoạch quản lý dự án
- Nội dung quy trình tổ chức
Có bốn đầu ra chính
- Cập nhật tài sản quy trình tổ chức
- Cập nhật các yếu tố môi trường doanh nghiệp
- Thay đổi yêu cầu
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
Quản lý truyền thông
Trong số ba thuộc tính giao tiếp, một thuộc tính thuộc quá trình thực thi. Trong chương trình quản lý truyền thông, có ba khía cạnh giao tiếp chính cần giám sát.
- Các thành viên trong nhóm dự án cho người quản lý dự án
- Người quản lý dự án đến người quản lý chương trình
- Người quản lý chương trình cho các bên liên quan hoặc các nhà tài trợ khác
Đầu vào của việc quản lý truyền thông bao gồm
- Kế hoạch quản lý truyền thông
- Báo cáo hiệu quả công việc
- EEF
- OPA
Đầu ra của giai đoạn này sẽ là
- Truyền thông dự án
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
- Cập nhật tài liệu dự án
- Cập nhật OPA
Tiến hành mua sắm
Trong giai đoạn này, có hai vai trò chính liên quan đến người mua và người bán. Trong quá trình mua sắm, các hoạt động liên quan được
- Phát hành gói thầu cho người bán tiềm năng
- Tổ chức hội nghị nhà thầu
- Đánh giá đề xuất người bán tiềm năng
- Chọn đề xuất người bán chiến thắng
Đầu ra của quá trình mua sắm bao gồm
- Kế hoạch quản lý dự án
- Thực hiện hồ sơ mua sắm
- Tiêu chí lựa chọn nguồn
- Danh sách người bán đủ điều kiện
- Đề xuất của người bán
- Tài liệu dự án
- Ra quyết định hoặc mua
- Thỏa thuận hợp tác (thỏa thuận hợp tác)
- Nội dung quy trình tổ chức
Trong khi đó, bạn sẽ có sáu kết quả đầu ra
- Người bán được chọn
- Trao hợp đồng mua sắm
- Lịch tài nguyên
- Thay đổi yêu cầu
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
Quản lý sự tham gia của các bên liên quan
Giai đoạn này bao gồm việc tích cực quản lý các bên liên quan trong suốt dự án. Để tránh sự chậm trễ bất ngờ của dự án hoặc bỏ dở dự án giữa chừng, kỳ vọng của các bên liên quan được xác định và giải quyết nhanh chóng.
Có năm đầu vào để quản lý quy trình của các bên liên quan
- Đăng ký các bên liên quan
- Chiến lược quản lý các bên liên quan
- Kế hoạch quản lý dự án
- Nhật ký sự cố
- Thay đổi nhật ký
- Nội dung quy trình tổ chức
Đầu ra của quá trình này bao gồm
- Cập nhật tài sản quy trình tổ chức
- Thay đổi yêu cầu
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
- Cập nhật tài liệu dự án
Giai đoạn dự án Review
Vào cuối giai đoạn thực hiện, việc xem xét giai đoạn dự án được thực hiện. Nó giúp bạn ghi lại các hoạt động sau
- Ghi lại kết quả đánh giá quản lý dự án của bạn
- Thông báo cho nhà tài trợ về tiến độ của dự án
- Xác định bất kỳ rủi ro hoặc vấn đề nào ảnh hưởng đến dự án
- Hiển thị sản phẩm có thể bàn giao cho các bên liên quan được sản xuất trong dự án
- Tìm kiếm sự chấp thuận để tiến tới giai đoạn tiếp theo
Giai đoạn giám sát và kiểm soát dự án & kết thúc
Sau giai đoạn thực hiện, để kiểm tra xem dự án có đi đúng hướng hay không, giai đoạn giám sát và kiểm soát sẽ được kích hoạt. Trong giai đoạn này, nhiều thay đổi và đánh giá khác nhau được thực hiện để nâng cao hiệu suất của dự án.
Giám sát và kiểm soát công việc dự án
Giai đoạn này bao gồm việc theo dõi, xem xét và điều chỉnh tiến độ để đạt được mục tiêu của dự án. Nó cũng đảm bảo rằng các sản phẩm được giao theo đúng kế hoạch quản lý dự án. Trọng tâm chính của bước này là xác định bất kỳ thay đổi nào được thực hiện từ điểm kế hoạch quản lý dự án để xác định hành động phòng ngừa thích hợp.
Đầu vào cho giai đoạn này bao gồm
- Kế hoạch quản lý dự án
- Báo cáo hiệu suất
- Dự báo chi phí
- Lên lịch dự báo
- Xác thực các thay đổi
- Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
- Nội dung quy trình tổ chức
Trong khi đầu ra bao gồm
- Thay đổi yêu cầu
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
- Cập nhật tài liệu dự án
Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp
Đây là một trong những quy trình quan trọng nhất của quản lý dự án. Đây là giai đoạn đánh giá tác động của bất kỳ thay đổi nào đối với dự án. Nếu có sự thay đổi trong giai đoạn này xảy ra ở bất kỳ phần nào của dự án thì toàn bộ dự án sẽ được đánh giá. Tốt hơn là nên thực hiện các thay đổi ở giai đoạn đầu của dự án, vì khi dự án tiến triển, chi phí thực hiện các thay đổi cũng tăng lên.
Đầu vào của giai đoạn này bao gồm
- Kế hoạch quản lý dự án
- Báo cáo hiệu quả công việc
- Thay đổi yêu cầu
- EEF
- OPA
Trong khi đầu ra là
- Yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt
- Thay đổi nhật ký
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
- Cập nhật tài liệu dự án
Xác thực phạm vi
Xác thực phạm vi liên quan đến việc xác minh xem các sản phẩm bàn giao có đáp ứng các tiêu chí chấp nhận của khách hàng hay không. Việc kiểm tra bên ngoài với khách hàng hoặc các bên liên quan là một phần của Xác thực Quản lý phạm vi.
Đầu vào để xác thực phạm vi bao gồm
- Kế hoạch quản lý dự án
- Yêu cầu
- Tài liệu
- Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu
- Sản phẩm đã được xác minh
- Dữ liệu hiệu suất làm việc
Mặc dù đầu ra của việc xác thực phạm vi bao gồm
- Sản phẩm được chấp nhận
- Thay đổi yêu cầu
- Thông tin hiệu suất công việc
- Cập nhật tài liệu dự án
Phạm vi kiểm soát
Phạm vi kiểm soát đảm bảo rằng đó là công việc duy nhất được xác định là nằm trong phạm vi được giao. Kết quả thực tế được so sánh với phạm vi cơ sở và đảm bảo rằng tất cả phạm vi đã được phê duyệt trên thực tế đều được chuyển giao.
Đầu vào của quá trình phạm vi kiểm soát bao gồm
- Kế hoạch quản lý dự án
- Thông tin hiệu suất công việc
- Tài liệu yêu cầu
- Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu
- Nội dung quy trình tổ chức
Trong khi đầu ra bao gồm
- Đo lường hiệu suất công việc
- Cập nhật tài sản quy trình tổ chức
- Thay đổi yêu cầu
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
- Cập nhật tài liệu dự án
Lịch kiểm soát
Quá trình Kiểm soát Lịch trình sẽ giúp bạn về nhiều mặt. Nó giúp bạn nắm bắt trạng thái lịch trình hiện tại, xác định sự khác biệt so với lịch trình cơ sở, hiểu bản chất của sự khác biệt và ứng phó bằng cách thực hiện hành động thích hợp.
Nếu cần có những thay đổi đối với lịch trình thì chúng phải trải qua quy trình kiểm soát thay đổi, thay đổi đó phải được đánh giá lại và chỉ khi đó nó mới được sử dụng để cập nhật đường cơ sở của lịch trình.
Có bốn đầu vào chính cho lịch trình điều khiển
- Kế hoạch quản lý dự án
- Lịch trình cơ sở
- Kế hoạch quản lý lịch trình
- tiến độ dự án
- Thông tin hiệu suất công việc
- Nội dung quy trình tổ chức
Đầu ra bao gồm
- Đo lường hiệu suất công việc
- Cập nhật tài sản quy trình tổ chức
- Thay đổi yêu cầu
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
- Cập nhật tài liệu dự án
Kiểm soát chi phí
Chi phí kiểm soát là so sánh chi phí cơ bản của mỗi sản phẩm bàn giao với chi phí thực tế. Đường cơ sở chi phí chỉ nên thay đổi để đáp ứng yêu cầu thay đổi đã trải qua quy trình Thực hiện Kiểm soát Thay đổi Tích hợp. Kiểm soát chi phí đảm bảo rằng dự án của bạn nằm trong giới hạn kinh phí.
Các đầu vào cho Chi phí kiểm soát bao gồm
- Kế hoạch quản lý dự án
- Yêu cầu tài trợ dự án
- Thông tin hiệu suất công việc
- Kiểm soát chi phí Tài sản quy trình tổ chức
Đầu ra cho việc này bao gồm
- Đo lường hiệu suất công việc giá trị thu được
- Dự báo ngân sách giá trị thu được trong chi phí kiểm soát
- Thay đổi yêu cầu
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
- Cập nhật tài liệu dự án
- Cập nhật tài sản quy trình tổ chức
Kiểm soát chất lượng
Chất lượng kiểm soát đảm bảo rằng dự án và sản phẩm được phân phối theo kế hoạch quản lý chất lượng. Nó đảm bảo rằng công việc có được thực hiện chính xác hay không. Đầu ra chính của chất lượng kiểm soát là Kế hoạch quản lý chất lượng. Trong khi các thông tin khác sẽ hữu ích là
- Sơ đồ hiện có
- Giới hạn kiểm soát và thông số kỹ thuật trên và dưới có trong biểu đồ kiểm soát
- Các thông tin được tham chiếu như tiêu chí mẫu, số lượng mẫu, số đo và lấy mẫu thay đổi
- Số liệu chất lượng - đó là thước đo tiêu chuẩn để đáp ứng các yêu cầu về chất lượng
- Nó đảm bảo rằng các bước thích hợp đang được tuân thủ để tuân thủ các khía cạnh như quy trình, chính sách hoặc quy định
Có bốn kết quả đầu ra chính từ quá trình kiểm soát chất lượng thực hiện:
- Kiểm soát thay đổi tích hợp
- Yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt
- Đánh giá yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt
- Những thay đổi đã được xác thực
Kiểm soát thông tin liên lạc
Kiểm soát truyền thông đảm bảo rằng thông tin phù hợp sẽ đến được với các bên liên quan. Thông tin giao tiếp điều khiển bao gồm đầu vào, công cụ, kỹ thuật và đầu ra thuộc quá trình này.
Giao tiếp điều khiển có thể ở bất kỳ định dạng nào, nó có thể
- Dữ liệu xu hướng
- Thông tin được lập bảng
- Đường cong chữ S
- Định dạng trang tổng quan
- Sử dụng biểu đồ
Trong quy trình giao tiếp điều khiển, thông tin công việc được lấy từ nhiều quy trình khác và báo cáo hiệu suất được sử dụng làm đầu vào cho các quy trình quản lý và giám sát khác nhau. Sản phẩm chính từ quá trình giao tiếp kiểm soát là hồ sơ hoạt động.
Kiểm soát rủi ro
Trong suốt chu kỳ dự án, phân tích rủi ro là một quá trình liên tục. Điều quan trọng là bạn phải liên tục phân tích, xác định và ứng phó với rủi ro. Các hoạt động bao gồm rủi ro kiểm soát là
- Theo dõi rủi ro hiện có
- Giám sát rủi ro tồn đọng
- Xác định rủi ro mới
- Triển khai kế hoạch ứng phó rủi ro
- Đánh giá liên tục quá trình rủi ro
Đầu vào cho rủi ro kiểm soát là
- Đăng ký rủi ro
- Thông tin hiệu suất công việc
- Báo cáo hiệu suất
- Phân tích dự trữ
- Kiểm tra rủi ro
Đầu ra của rủi ro kiểm soát là
- Cập nhật đăng ký rủi ro
- Kế hoạch quản lý rủi ro
Kiểm soát mua sắm
Trong số bốn kế hoạch đấu thầu, quy trình mua sắm thứ ba thuộc nhóm quy trình Giám sát & Thực thi. Giai đoạn này liên quan đến việc giám sát hoạt động của nhà cung cấp và đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu của hợp đồng đều được đáp ứng.
Quá trình mua sắm kiểm soát bao gồm việc xác minh
- Hàng hóa hoặc dịch vụ có được giao hay không
- Liệu nó có được giao đúng thời hạn hay không
- Hoá đơn tính phí có đúng số lượng hay không
- Liệu tất cả các điều kiện của hợp đồng có được đáp ứng hay không
- Mối quan hệ giữa người mua hay người bán có được quản lý đúng cách hay không
Đầu vào chính của quá trình mua sắm là
- Kế hoạch quản lý dự án
- Hồ sơ đấu thầu
- Hiệp định
- Yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt
- Báo cáo hiệu quả công việc
- Dữ liệu hiệu suất làm việc
Đầu ra của hoạt động mua sắm là
- Thông tin hiệu suất công việc
- Thay đổi yêu cầu
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
- Cập nhật tài liệu dự án
- Cập nhật OPA
Kiểm soát Quản lý các bên liên quan
Nhiều dự án vấp ngã do sự quản lý không đầy đủ của các bên liên quan. Nếu các bên liên quan được quản lý đúng cách thì dự án sẽ có nhiều cơ hội thành công hơn. Trong quá trình này, chúng tôi giám sát mức độ tham gia hiện tại của các bên liên quan và thực hiện các hành động phù hợp.
Đầu vào và đầu ra của tất cả các hoạt động này bao gồm
| Đầu vào | Đầu ra |
|---|---|
| Lập kế hoạch quản lý các bên liên quan | Thông tin hiệu suất công việc |
| Nhật ký sự cố | Thay đổi yêu cầu |
| Dữ liệu hiệu suất làm việc | Cập nhật kế hoạch quản lý dự án |
| Tài liệu dự án | Cập nhật tài liệu dự án |
| Cập nhật OPA |
Giai đoạn kết thúc
Giai đoạn kết thúc là quá trình thực hiện việc tắt dự án có kiểm soát vào cuối. Trong một dự án, có ba hoạt động kết thúc đang diễn ra
- Kết thúc sản phẩm- Khiến khách hàng chấp nhận sản phẩm cuối cùng, nếu dự án ở bên ngoài
- Kết thúc dự án - Bao gồm việc chính thức đóng các thủ tục hành chính, cập nhật các tài liệu dự án và lưu trữ các cơ sở dữ liệu & tài liệu đó
- Đóng tài nguyên đằng sau dự án- Việc đóng tài chính của dự án, các nguồn lực được giao cho dự án phải được trả lại
Đầu vào của quá trình này bao gồm
- Kế hoạch quản lý dự án
- Sản phẩm được chấp nhận
- OPA
Đầu ra của quá trình này bao gồm
- Chuyển đổi đầu ra, dịch vụ hoặc kết quả cuối cùng
- Cập nhật OPA
Đóng mua sắm
Đối với mỗi giai đoạn trong vòng đời phát triển dự án - lập kế hoạch, thực hiện, giám sát, kiểm soát và kết thúc, có một quy trình mua sắm. Việc mua sắm cuối cùng được thực hiện theo hợp đồng giữa người bán và người mua.
Các hoạt động kết thúc và sản phẩm bàn giao bao gồm:
-
Đánh giá hiệu suất dự án bao gồm quản lý rủi ro và vấn đề
-
Cập nhật kế hoạch quản lý dự án để phản ánh kết quả thực tế
-
Báo cáo cuối cùng được phân phối cho các bên liên quan thích hợp
Đầu vào để kết thúc mua sắm bao gồm
- Kế hoạch quản lý dự án
- Hồ sơ đấu thầu
Trong khi đầu ra bao gồm
- Mua sắm khép kín
- Cập nhật OPA
Đạo đức quản lý dự án về quy tắc và ứng xử
Cuối cùng, bạn sẽ tìm hiểu đạo đức về quy tắc và hành vi quản lý dự án đề cập đến các khía cạnh hành vi khác nhau của con người như
- trách nhiệm
- Sự tôn trọng
- Công bằng
- Trung thực
- Năng lực văn hóa
Quy tắc này được thực hành để tạo ra sự tự tin và mang lại khuôn khổ hành vi chung cho người quản lý dự án.
Tổng kết
Giai đoạn khởi đầu xác định những quy trình cần thiết để bắt đầu một dự án mới. Nó xác định những gì dự án sẽ hoàn thành trong thời gian thích hợp.
Giai đoạn khởi đầu chủ yếu bao gồm hai hoạt động chính
- Xây dựng Điều lệ dự án
- Xác định các bên liên quan
Sổ đăng ký các bên liên quan và điều lệ dự án cũng hữu ích trong các nhóm quy trình khác của quản lý dự án như quy trình lập kế hoạch.
Giai đoạn lập kế hoạch xác định phạm vi cũng như mục tiêu của dự án. Nó liên quan đến việc tạo ra một bộ kế hoạch hướng dẫn bạn qua các giai đoạn thực hiện và kết thúc dự án.
Giai đoạn thực hiện bao gồm các hoạt động được xác định trong kế hoạch quản lý dự án. Đây là giai đoạn dài nhất trong vòng đời dự án và tiêu thụ năng lượng và tài nguyên tối đa. Hành động được thực hiện trong giai đoạn thực hiện có thể ảnh hưởng đến kế hoạch hoặc tài liệu quản lý dự án.
Các nhiệm vụ chính trong việc thực hiện các giai đoạn vòng đời dự án là
- Thực hiện kế hoạch quản lý dự án
- Chỉ đạo và quản lý thực hiện dự án
- Thực hiện các nhiệm vụ được giao
- Tiến hành các cuộc họp về tình trạng tiến độ, v.v.
Trong giai đoạn thực hiện, kết quả có thể yêu cầu điều chỉnh lại cơ sở và cập nhật các yêu cầu hiện có của dự án.
Giai đoạn giám sát và kiểm soát đảm bảo rằng các sản phẩm bàn giao tuân theo kế hoạch quản lý dự án trước giai đoạn kết thúc.
Trọng tâm chính của giai đoạn này là xác định bất kỳ thay đổi nào được thực hiện trong kế hoạch quản lý dự án để xác định hành động phòng ngừa đối với bất kỳ kết quả không mong muốn nào.
Giai đoạn kết thúc là quá trình thực hiện việc tắt dự án có kiểm soát vào cuối.
