Các giai đoạn trong vòng đời quản lý dự án: Các giai đoạn là gì?

Vòng đời quản lý dự án là gì?

Vòng đời quản lý dự án là một chuỗi các hoạt động thiết yếu để hoàn thành các mục tiêu hoặc chỉ tiêu của dự án. Đó là một khuôn khổ bao gồm các giai đoạn để biến ý tưởng thành hiện thực. Các dự án có thể có các kích thước và mức độ khó khác nhau, nhưng chúng có thể được ánh xạ tới cấu trúc vòng đời Quản lý dự án, bất kể quy mô của dự án là gì.

Các giai đoạn vòng đời quản lý dự án

Quy trình vòng đời quản lý dự án được chia thành bốn phần chính: giai đoạn Khởi tạo, giai đoạn Lập kế hoạch, giai đoạn Thực hiện và giai đoạn Giám sát, Kiểm soát và Kết thúc, như thể hiện trong sơ đồ bên dưới.

Bốn giai đoạn của vòng đời quản lý dự án

Chúng ta sẽ xem xét từng giai đoạn của Vòng đời Dự án dưới đây.

Giai đoạn khởi đầu dự án

Giai đoạn khởi tạo xác định các quy trình cần thiết để bắt đầu một dự án mới. Mục đích của giai đoạn khởi tạo dự án là xác định những gì dự án cần đạt được.

Giai đoạn này chủ yếu bao gồm hai hoạt động chính:

• Xây dựng bản điều lệ dự án và
• Xác định các bên liên quan

Tất cả thông tin liên quan đến dự án được ghi vào Điều lệ Dự án và Sổ đăng ký các bên liên quan. Khi điều lệ dự án được phê duyệt, dự án chính thức được cấp phép.

Điều lệ dự án

Bản điều lệ dự án xác định các yếu tố chính của dự án:

• Mục đích của dự án
• Các ràng buộc của dự án và các vấn đề cần giải quyết
• Phân công người quản lý dự án
• Danh sách các bên liên quan
• Lịch trình và ngân sách cấp cao
• Các cột mốc
• Chấp thuận

Tài liệu này cho phép người quản lý dự án sử dụng các nguồn lực của tổ chức vì lợi ích của dự án. Để tạo ra một bản điều lệ dự án, các yếu tố đầu vào cần thiết bao gồm các yếu tố môi trường doanh nghiệp, bản kế hoạch kinh doanh, các thỏa thuận, bản mô tả công việc của dự án và các tài sản quy trình của tổ chức.

Xác định các bên liên quan

A các bên liên quan có thể ảnh hưởng đến sự thành công và thất bại của dự án. Để ghi lại thông tin về các bên liên quan, Sổ đăng ký bên liên quan được sử dụng.

Sổ đăng ký các bên liên quan sẽ bao gồm các thông tin như:

• Loại bên liên quan
• Kỳ vọng của các bên liên quan
• Vai trò trong dự án (Chuyên viên phân tích kinh doanh, Kiến trúc sư công nghệ, Quản lý dự án khách hàng)
• Chức danh (Giám đốc, Trưởng nhóm kinh doanh, v.v.)
• Hình thức liên lạc (Hàng tuần/Hàng tháng)
• Ảnh hưởng đến dự án (Một phần/Hỗ trợ/Có ảnh hưởng)

Các hoạt động khác liên quan đến nhóm quy trình khởi xướng bao gồm:

• Phân công người quản lý dự án
• Xác định nhu cầu, kỳ vọng và yêu cầu cấp cao của các bên liên quan.
• Xác định tiêu chí thành công của dự án
• Xác định ngân sách cụ thể cho từng giai đoạn cụ thể.
• Hãy đảm bảo dự án phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Sổ đăng ký các bên liên quan và điều lệ dự án được sử dụng làm đầu vào cho các nhóm phát triển khác, chẳng hạn như nhóm lập kế hoạch.

Giai đoạn lập kế hoạch dự án

Giai đoạn lập kế hoạch dự án chiếm khoảng 50% toàn bộ quy trình. Giai đoạn lập kế hoạch xác định phạm vi cũng như mục tiêu của dự án. Nó bắt đầu với các kết quả đầu ra của giai đoạn khởi tạo (điều lệ dự án, tuyên bố phạm vi sơ bộ và người quản lý dự án). Kết quả đầu ra của giai đoạn lập kế hoạch đóng vai trò là đầu vào cho giai đoạn thực hiện.

Các khía cạnh quan trọng của quá trình lập kế hoạch bao gồm:

• Giai đoạn lập kế hoạch không nên được thực hiện trước khi quá trình lập kế hoạch ban đầu hoàn tất.
• Cho đến khi quá trình thực thi bắt đầu, bạn không nên ngừng chỉnh sửa kế hoạch.

Tạo cấu trúc phân chia công việc (WBS)

Đối với bất kỳ dự án thành công nào, cấu trúc phân tích công việc (WBS) đều rất quan trọng. Sau đây là các bước để tạo WBS:

• Hãy tiến hành một buổi động não để liệt kê tất cả các nhiệm vụ.
• Hãy huy động toàn bộ nhóm của bạn tham gia vào quá trình động não.
• Hãy lập sơ đồ cấu trúc công việc, còn được gọi là WBS (cấu trúc phân tích công việc).
• Hãy chia nhỏ cấu trúc phân tích công việc (WBS) cấp cao nhất thành một tập hợp các hoạt động theo thứ bậc, ví dụ: các danh mục, danh mục phụ, v.v. Chẳng hạn như: phần cứng, phần mềm, thực tập sinh, nhóm quản lý, v.v.
• Hãy xác định cách ghi lại các mục vào cấu trúc phân tích công việc (WBS) của bạn.
• Hãy hỏi người khác – có thể là chuyên gia, nhân viên có kinh nghiệm, v.v.
• Mức độ chi tiết – nhiệm vụ của bạn nên được mô tả chi tiết đến mức nào? Việc ước tính chi phí và thời gian cho mức độ chi tiết cao rất khó, trong khi với mức độ chi tiết thấp hơn, quá trình này sẽ bị sa lầy bởi quá nhiều thông tin chi tiết.
• Mức độ chi tiết cần phải phù hợp, không quá cao cũng không quá thấp.

Lập kế hoạch Quản lý tiến độ

Lập kế hoạch tiến độ là quá trình thiết lập các thủ tục, chính sách và tài liệu để lập kế hoạch, quản lý, thực hiện và kiểm soát tiến độ dự án. Các yếu tố đầu vào trong các hoạt động này bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án
• Điều lệ dự án
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
• Nội dung quy trình tổ chức

Kết quả đầu ra của Quản lý Lịch trình Lập kế hoạch bao gồm:

• Kế hoạch quản lý lịch trình

Xác định hoạt động

Xác định hoạt động là quy trình ghi lại và xác định các hành động cụ thể sẽ được thực hiện để tạo ra các sản phẩm bàn giao của dự án.

Trong giai đoạn xác định hoạt động, mỗi gói công việc được chia nhỏ thành các hoạt động lập kế hoạch công việc riêng lẻ. Các đầu vào của giai đoạn xác định hoạt động bao gồm:

• Kế hoạch quản lý lịch trình
• Phạm vi cơ sở
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
• Nội dung quy trình tổ chức

Trong khi đó, kết quả đầu ra của các hoạt động này là:

• Danh sách hoạt động
• Thuộc tính hoạt động
• Danh sách cột mốc

Hoạt động tuần tự

Trình tự các hoạt động đơn giản chỉ là việc sắp xếp một cách logic kết quả của "các hoạt động đã xác định". Nó xác định thứ tự mà các hoạt động cần được thực hiện.

Sản phẩm chính của quy trình hoạt động theo trình tự là "Sơ đồ mạng".

A giản đồ hệ thống Đó chỉ đơn giản là việc ghi các nhiệm vụ lên bảng theo một trình tự hợp lý.

Ví dụ, nếu bạn muốn khởi nghiệp ở nước ngoài, danh sách các hoạt động của bạn sẽ như thế nào và thứ tự thực hiện ra sao?

Bạn sẽ thực hiện các hoạt động theo thứ tự sau:

1. Chọn một quốc gia
2. Xin giấy phép kinh doanh
3. Thuê một người quản lý
4. Mua một tài sản
5. Mua đồ nội thất, v.v.
6. Mở cửa kinh doanh

Ước tính tài nguyên hoạt động

Giai đoạn này giải thích quá trình ước tính nỗ lực làm việc và nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Yếu tố khác phải được xem xét ở giai đoạn này là sự sẵn có của các nguồn lực.

Khi ước tính nguồn lực, trọng tâm nên tập trung vào con đường dài nhất của kế hoạch (Đường găng), vì đây là con đường sẽ tiêu tốn nhiều thời gian và tiền bạc hơn.

Bạn cần ước tính nguồn lực cho hai nhiệm vụ:

• Nhiệm vụ quan trọng
• Nhiệm vụ nổi

Đảm bảo rằng các nhiệm vụ quan trọng của bạn được ước tính chính xác (thời gian hoàn thành).

Có năm yếu tố đầu vào được sử dụng để ước tính nguồn lực hoạt động:

• Kế hoạch quản lý lịch trình
• Danh sách hoạt động
• Lịch tài nguyên
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
• Nội dung quy trình tổ chức

Kết quả đầu ra của giai đoạn này là:

• Yêu cầu về nguồn lực hoạt động
• Cấu trúc phân chia tài nguyên
• Cập nhật tài liệu dự án

LƯU Ý: Tất cả các hoạt động đã thực hiện cho đến nay (xác định hoạt động + sắp xếp trình tự hoạt động + ước tính nguồn lực hoạt động) sẽ giúp ích cho việc “Xây dựng tiến độ”.

Ước tính thời lượng hoạt động

Ước tính thời lượng hoạt động là quá trình ước tính số lượng thời gian làm việc (tuần/tháng) cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ riêng lẻ với các nguồn lực ước tính. Bước này xác định thời gian hoàn thành một nhiệm vụ riêng lẻ.

Bạn không thể tính toán thời gian thực hiện hoạt động nếu không tính toán khối lượng công việc và nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Quá trình ước tính nên được thực hiện theo thứ tự sau:

• Ước tính nỗ lực làm việc trước tiên
• Tiếp theo là ước tính các nguồn lực
• Tiếp theo là ước tính thời gian thực hiện nhiệm vụ.

Để ước tính thời lượng hoạt động, bạn cần các thông số đầu vào sau:

• Danh sách hoạt động
• Thuộc tính hoạt động
• Lịch tài nguyên
• Tuyên bố phạm vi dự án
• Nội dung quy trình tổ chức
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp

Mặc dù có hai kết quả đầu ra chính:

• Ước tính thời lượng hoạt động
• Ước tính thời gian thực hiện hoạt động – cập nhật tài liệu dự án

Kỹ thuật này còn được gọi là PERT (Đánh giá Dự án và Review Kỹ thuật) ước tính.

Phát triển kế hoạch

Lập kế hoạch tiến độ là quá trình phân tích trình tự hoạt động, yêu cầu nguồn lực, thời gian thực hiện và các ràng buộc về tiến độ để tạo ra mô hình tiến độ dự án. Để lập kế hoạch cho mỗi nhiệm vụ, ba yếu tố chính được xem xét:

• Thời lượng
• Phụ thuộc tác vụ
• Những ràng buộc

Dựa trên các yếu tố này, dự án tính toán ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho mỗi nhiệm vụ.

Phần mềm lập kế hoạch có thể được sử dụng để tạo lịch trình. Nó tạo ra một mô hình lịch trình với các ngày dự kiến ​​hoàn thành các hoạt động của dự án.

Đầu vào của công cụ này bao gồm:

• Kế hoạch quản lý lịch trình
• Danh sách hoạt động
• Thuộc tính hoạt động
• Lịch trình dự án – sơ đồ mạng
• Yêu cầu về nguồn lực hoạt động
• Lịch tài nguyên
• Ước tính thời lượng hoạt động
• Tuyên bố phạm vi dự án
• Đăng ký rủi ro
• Nhiệm vụ của nhân viên dự án
• Cấu trúc phân chia tài nguyên
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
• Nội dung quy trình tổ chức

Kết quả đầu ra sẽ là:

• Tiến độ dự án
• Sơ đồ mạng dự án
• Biểu đồ Gantt hoặc biểu đồ thanh
• Biểu đồ cột mốc
• Lịch trình cơ sở
• Dữ liệu theo lịch trình
• Cập nhật tài liệu dự án

Lịch kiểm soát

Giai đoạn cuối cùng của pha lập kế hoạch là Kiểm soát tiến độ. Đó là quá trình giám sát tình trạng các hoạt động của dự án để cập nhật tiến độ dự án và quản lý các thay đổi so với tiến độ cơ sở.

Nếu có yêu cầu thay đổi lịch trình thì phải thông qua quá trình kiểm soát thay đổiLịch trình nên được người quản lý chủ động quản lý hoặc kiểm soát.

Quá trình lập kế hoạch kiểm soát có các yếu tố đầu vào chính sau:

• Kế hoạch quản lý dự án
• Lịch trình cơ sở
• Kế hoạch quản lý lịch trình
• tiến độ dự án
• Thông tin hiệu suất công việc
• Nội dung quy trình tổ chức

Lịch trình điều khiển có năm kết quả đầu ra:

• Quản lý hiệu suất công việc
• Cập nhật tài sản quy trình tổ chức
• Thay đổi yêu cầu
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
• Cập nhật tài liệu dự án

Giai đoạn thực hiện dự án

Giai đoạn thực thi bao gồm các hoạt động được xác định trong kế hoạch quản lý dự án. Quá trình này bao gồm quản lý kỳ vọng của các bên liên quan, phối hợp với nhân lực và nguồn lực, cũng như thực hiện các hoạt động khác liên quan đến các sản phẩm đầu ra của dự án.

Giai đoạn thực hiện dự án trong vòng đời quản lý dự án

Trong giai đoạn thực thi, kết quả có thể yêu cầu điều chỉnh lại mốc chuẩn và cập nhật các yêu cầu hiện có của dự án. Các hành động được thực hiện trong giai đoạn thực thi có thể ảnh hưởng đến kế hoạch quản lý dự án hoặc các tài liệu liên quan.

Chỉ đạo và quản lý thực hiện dự án

Giai đoạn này tiêu thụ hầu hết chi phí dự ánThời gian và nguồn lực là điều cần thiết, vì đây là quy trình tạo ra các sản phẩm đầu ra của dự án.

Có bốn yếu tố đầu vào để chỉ đạo và quản lý việc thực hiện dự án:

• Kế hoạch quản lý dự án
• Yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt
• EEF (Yếu tố môi trường doanh nghiệp)
• OPA (Tài sản quy trình tổ chức)

Mặc dù có năm kết quả đầu ra:

• Phân phôi
• Dữ liệu hiệu suất làm việc
• Thay đổi yêu cầu
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
• Cập nhật tài liệu dự án

Trong giai đoạn này, đánh giá của chuyên gia, các cuộc họp và báo cáo KPI (Chỉ số hiệu suất chính) đóng vai trò vô cùng quan trọng.

Thực hiện đảm bảo chất lượng

Thực hiện Đảm bảo chất lượng Kiểm định chất lượng là quá trình đánh giá các yêu cầu chất lượng và kết quả từ các phép đo kiểm soát chất lượng. Đó là quá trình ghi nhận và giám sát kết quả của các hoạt động chất lượng để đánh giá hiệu suất. Nhiều công cụ khác nhau như biểu đồ kiểm soát, phân tích chi phí-lợi ích, sơ đồ quy trình, biểu đồ vận hành, biểu đồ phân tán, kiểm tra và đánh giá, v.v., có thể được sử dụng cho quá trình này.

Đầu vào chính cho việc này là:

• Kế hoạch quản lý dự án
• Chỉ số chất lượng
• Đo lường kiểm soát chất lượng
• Thông tin hiệu suất công việc

Trong khi đó, kết quả đầu ra là:

• Thay đổi yêu cầu
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
• Cập nhật tài liệu dự án
• Cập nhật tài sản quy trình tổ chức

Tiếp nhận nhóm dự án

Trong giai đoạn thực hiện, việc tuyển dụng đội ngũ dự án sẽ diễn ra. Điều này là do dự án thường yêu cầu những cá nhân có kỹ năng khác nhau trong suốt quá trình thực hiện.

Có ba yếu tố chính cần thiết để thành lập nhóm dự án:

• Vai trò và trách nhiệm
• Sơ đồ tổ chức dự án
• Kế hoạch quản lý nhân sự

Mặc dù có ba kết quả đầu ra:

• Nhiệm vụ của nhân viên dự án
• Lịch tài nguyên
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án

Phát triển nhóm dự án

Phần lớn các quy trình quản lý nguồn nhân lực liên quan đến quá trình thực thi; phát triển...ping Nhóm dự án cũng là một phần của nó. Mục đích chính của việc phát triển...ping Mục tiêu của nhóm dự án là cải thiện hiệu suất tổng thể của các thành viên trong nhóm. Giai đoạn này cần bắt đầu sớm trong dự án.

Các yếu tố đầu vào trong nhóm phát triển dự án bao gồm:

• Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực
• Nhiệm vụ của nhân viên dự án
• Lịch tài nguyên

Kết quả đầu ra của quá trình này bao gồm:

• Đánh giá hiệu suất nhóm
• Cập nhật EEF

Quản lý nhóm dự án

Quản lý nhóm dự án là một trong những phần quan trọng của quản lý dự án. Đây là lĩnh vực phức tạp nhất của quản lý dự án vì nhiều khi người quản lý không có liên hệ trực tiếp với các thành viên nhóm; trong tình huống như vậy, việc phân tích hiệu suất và quyết định mức lương thưởng trở nên khó khăn.

Quá trình quản lý nhóm dự án có năm yếu tố đầu vào:

• Nhiệm vụ của nhân viên dự án
• Đánh giá hiệu suất nhóm
• Báo cáo hiệu suất
• Kế hoạch quản lý dự án
• Nội dung quy trình tổ chức

Có bốn kết quả đầu ra chính:

• Cập nhật tài sản quy trình tổ chức
• Cập nhật các yếu tố môi trường doanh nghiệp
• Thay đổi yêu cầu
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án

Quản lý truyền thông

Trong ba thuộc tính của giao tiếp, một thuộc tính liên quan đến quá trình thực thi. Trong chương trình quản lý giao tiếp, có ba khía cạnh giao tiếp chính cần được theo dõi:

1. Các thành viên trong nhóm dự án cho người quản lý dự án
2. Người quản lý dự án đến người quản lý chương trình
3. Người quản lý chương trình cho các bên liên quan hoặc các nhà tài trợ khác

Các yếu tố đầu vào của việc quản lý truyền thông bao gồm:

• Kế hoạch quản lý truyền thông
• Báo cáo hiệu quả công việc
• EEF
• OPA

Kết quả của giai đoạn này sẽ là:

• Truyền thông dự án
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
• Cập nhật tài liệu dự án
• Cập nhật OPA

Tiến hành mua sắm

Ở giai đoạn này, có hai vai trò chính tham gia: người mua và người bán. Trong quá trình mua sắm, các hoạt động liên quan bao gồm:

1. Phát hành gói thầu cho người bán tiềm năng
2. Tổ chức hội nghị nhà thầu
3. Đánh giá đề xuất người bán tiềm năng
4. Chọn đề xuất người bán chiến thắng

Các yếu tố đầu vào của quy trình mua sắm bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án
• Thực hiện hồ sơ mua sắm
• Tiêu chí lựa chọn nguồn
• Danh sách người bán đủ điều kiện
• Đề xuất của người bán
• Tài liệu dự án
• Ra quyết định hoặc mua
• Thỏa thuận hợp tác (thỏa thuận hợp tác)
• Nội dung quy trình tổ chức

Bạn sẽ nhận được các kết quả đầu ra sau:

• Người bán được chọn
• Mua sắmtracgiải thưởng t
• Lịch tài nguyên
• Thay đổi yêu cầu
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án

Quản lý sự tham gia của các bên liên quan

Giai đoạn này bao gồm việc chủ động quản lý các bên liên quan trong suốt dự án. Để tránh sự chậm trễ ngoài dự kiến ​​hoặc việc phải bỏ dở dự án giữa chừng, kỳ vọng của các bên liên quan cần được xác định và giải quyết nhanh chóng.

Quá trình quản lý các bên liên quan bao gồm các yếu tố đầu vào sau:

• Đăng ký các bên liên quan
• Chiến lược quản lý các bên liên quan
• Kế hoạch quản lý dự án
• Nhật ký sự cố
• Thay đổi nhật ký
• Nội dung quy trình tổ chức

Kết quả của quá trình này bao gồm:

• Cập nhật tài sản quy trình tổ chức
• Thay đổi yêu cầu
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
• Cập nhật tài liệu dự án

Giai đoạn dự án Review

Vào cuối giai đoạn thực hiện, một cuộc đánh giá giai đoạn dự án sẽ được tiến hành. Việc này giúp bạn ghi lại các hoạt động sau:

• Ghi lại kết quả đánh giá quản lý dự án của bạn
• Thông báo cho nhà tài trợ về tiến độ của dự án
• Xác định bất kỳ rủi ro hoặc vấn đề nào ảnh hưởng đến dự án
• Trình bày các sản phẩm đầu ra cho các bên liên quan trong suốt dự án.
• Tìm kiếm sự chấp thuận để tiến tới giai đoạn tiếp theo

Giai đoạn giám sát và kiểm soát dự án & kết thúc

Sau giai đoạn thực hiện, cần kiểm tra xem dự án có đang đi đúng hướng hay không. tracĐến bước k, giai đoạn giám sát và kiểm soát bắt đầu hoạt động. Trong giai đoạn này, nhiều thay đổi và đánh giá được thực hiện nhằm nâng cao hiệu suất dự án.

Giám sát và kiểm soát công việc dự án

Giai đoạn này bao gồm tracViệc giám sát, xem xét và điều chỉnh tiến độ nhằm đạt được mục tiêu của dự án. Nó cũng đảm bảo rằng các sản phẩm bàn giao phù hợp với kế hoạch quản lý dự án. Trọng tâm chính của bước này là xác định bất kỳ thay đổi nào so với kế hoạch quản lý dự án để xác định các biện pháp phòng ngừa thích hợp.

Các yếu tố đầu vào cho giai đoạn này bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án
• Báo cáo hiệu suất
• Dự báo chi phí
• Lên lịch dự báo
• Xác thực các thay đổi
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
• Nội dung quy trình tổ chức

Trong khi đó, kết quả đầu ra bao gồm:

• Thay đổi yêu cầu
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
• Cập nhật tài liệu dự án

Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp

Đây là một trong những quy trình quan trọng nhất của quản lý dự án. Chính ở giai đoạn này, tác động của bất kỳ thay đổi nào cũng được đánh giá đối với dự án. Nếu có sự thay đổi xảy ra ở bất kỳ phần nào của dự án trong giai đoạn này, toàn bộ dự án sẽ được đánh giá lại. Tốt hơn hết là nên thực hiện các thay đổi ở giai đoạn đầu của dự án, bởi vì khi dự án tiến triển, chi phí thực hiện các thay đổi cũng tăng lên.

Đầu vào của giai đoạn này bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án
• Báo cáo hiệu quả công việc
• Thay đổi yêu cầu
• EEF
• OPA

Trong khi đó, các kết quả đầu ra là:

• Yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt
• Thay đổi nhật ký
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
• Cập nhật tài liệu dự án

Xác thực phạm vi

Xác nhận phạm vi bao gồm việc kiểm tra xem các sản phẩm bàn giao có đáp ứng các tiêu chí chấp nhận của khách hàng hay không. Việc kiểm tra bên ngoài với khách hàng hoặc các bên liên quan là một phần của Quản lý Xác nhận Phạm vi.

Các thông tin đầu vào để xác thực phạm vi bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án
• Yêu cầu
• Tài liệu
• Yêu cầu tracma trận khả năng
• Sản phẩm đã được xác minh
• Dữ liệu hiệu suất làm việc

Trong khi kết quả của quá trình xác thực phạm vi bao gồm:

• Sản phẩm được chấp nhận
• Thay đổi yêu cầu
• Thông tin hiệu suất công việc
• Cập nhật tài liệu dự án

Phạm vi kiểm soát

Việc kiểm soát phạm vi đảm bảo rằng chỉ những công việc được xác định nằm trong phạm vi dự án mới được thực hiện. Kết quả thực tế được so sánh với phạm vi dự kiến ​​ban đầu, đảm bảo rằng toàn bộ phạm vi đã được phê duyệt thực sự được thực hiện.

Các yếu tố đầu vào của quy trình phạm vi kiểm soát bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án
• Thông tin hiệu suất công việc
• Tài liệu yêu cầu
• Yêu cầu tracma trận khả năng
• Nội dung quy trình tổ chức

Trong khi đó, kết quả đầu ra bao gồm:

• Đo lường hiệu suất công việc
• Cập nhật tài sản quy trình tổ chức
• Thay đổi yêu cầu
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
• Cập nhật tài liệu dự án

Lịch kiểm soát

Quy trình Kiểm soát Tiến độ hỗ trợ bạn theo nhiều cách. Nó giúp bạn nắm bắt tình trạng tiến độ hiện tại, xác định sự sai lệch so với tiến độ cơ sở, hiểu bản chất của sự sai lệch và phản hồi bằng cách thực hiện các hành động thích hợp.

Nếu cần thay đổi lịch trình, thì những thay đổi đó phải trải qua quy trình kiểm soát thay đổi; sự thay đổi cần được đánh giá lại, và chỉ sau đó mới được sử dụng để cập nhật lịch trình cơ sở.

Các yếu tố đầu vào chính của lịch trình điều khiển bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án
• Lịch trình cơ sở
• Kế hoạch quản lý lịch trình
• tiến độ dự án
• Thông tin hiệu suất công việc
• Nội dung quy trình tổ chức

Đầu ra bao gồm:

• Đo lường hiệu suất công việc
• Cập nhật tài sản quy trình tổ chức
• Thay đổi yêu cầu
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
• Cập nhật tài liệu dự án

Kiểm soát chi phí

Kiểm soát chi phí là việc so sánh chi phí cơ sở cho mỗi hạng mục bàn giao với chi phí thực tế. Chi phí cơ sở chỉ nên thay đổi khi có yêu cầu thay đổi đã được thông qua quy trình Kiểm soát Thay đổi Tích hợp. Kiểm soát chi phí đảm bảo dự án của bạn nằm trong giới hạn ngân sách.

Các yếu tố đầu vào cho Chi phí Kiểm soát bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án
• Yêu cầu tài trợ dự án
• Thông tin hiệu suất công việc
• Kiểm soát chi phí Tài sản quy trình tổ chức

Kết quả đầu ra bao gồm:

• Đo lường hiệu suất công việc giá trị thu được
• Dự báo ngân sách giá trị thu được trong chi phí kiểm soát
• Thay đổi yêu cầu
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
• Cập nhật tài liệu dự án
• Cập nhật tài sản quy trình tổ chức

Kiểm soát chất lượng

Kiểm soát chất lượng đảm bảo dự án và sản phẩm được bàn giao phù hợp với kế hoạch quản lý chất lượng. Nó đảm bảo công việc được thực hiện đúng cách. Kết quả chính của kiểm soát chất lượng là... Kế hoạch quản lý chất lượngNgoài ra, những thông tin hữu ích khác bao gồm:

• Sơ đồ hiện có
• Giới hạn kiểm soát và thông số kỹ thuật trên và dưới có trong biểu đồ kiểm soát
• Các thông tin được tham chiếu bao gồm tiêu chí lấy mẫu, số lượng mẫu, phép đo và lấy mẫu biến đổi.
• Các chỉ số chất lượng – đó là thước đo tiêu chuẩn để đáp ứng các yêu cầu về chất lượng.
• Điều này đảm bảo rằng các bước thích hợp đang được tuân thủ để đáp ứng các khía cạnh như quy trình, chính sách hoặc quy định.

Có bốn kết quả đầu ra chính từ quá trình kiểm soát chất lượng thực hiện:

• Kiểm soát thay đổi tích hợp
• Yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt
• Đánh giá yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt
• Những thay đổi đã được xác thực

Kiểm soát thông tin liên lạc

Truyền thông kiểm soát đảm bảo rằng thông tin chính xác đến được với các bên liên quan. Thông tin truyền thông kiểm soát bao gồm các yếu tố đầu vào, công cụ và kỹ thuật, cũng như các yếu tố đầu ra thuộc về quy trình này.

Việc truyền đạt thông tin điều khiển có thể ở bất kỳ định dạng nào. Nó có thể là:

• Dữ liệu xu hướng
• Thông tin được lập bảng
• Đường cong chữ S
• Định dạng trang tổng quan
• Sử dụng biểu đồ

Trong quy trình giao tiếp điều khiển, thông tin công việc được lấy từ nhiều quy trình khác nhau, và báo cáo hiệu suất được sử dụng làm đầu vào cho các quy trình giám sát và quản lý khác nhau. Sản phẩm chính của quy trình giao tiếp điều khiển là bản ghi hiệu suất.

Kiểm soát rủi ro

Trong suốt chu kỳ dự án, phân tích rủi ro là một quá trình liên tục. Điều quan trọng là bạn phải liên tục phân tích, xác định và ứng phó với các rủi ro. Các hoạt động thuộc kiểm soát rủi ro bao gồm:

• Tracking rủi ro hiện có
• Giám sát rủi ro tồn đọng
• Xác định rủi ro mới
• Triển khai kế hoạch ứng phó rủi ro
• Đánh giá liên tục quá trình rủi ro

Thông tin đầu vào cho rủi ro kiểm soát là:

• Đăng ký rủi ro
• Thông tin hiệu suất công việc
• Báo cáo hiệu suất
• Phân tích dự trữ
• Kiểm tra rủi ro

Kết quả đầu ra cho rủi ro kiểm soát là:

• Cập nhật đăng ký rủi ro
• Kế hoạch quản lý rủi ro

Kiểm soát mua sắm

Trong bốn kế hoạch mua sắm, quy trình mua sắm thứ ba thuộc nhóm quy trình Giám sát & Thực hiện. Giai đoạn này bao gồm việc giám sát hiệu suất của nhà cung cấp và đảm bảo rằng tất cả các nhà cung cấp đều tuân thủ quy trình.tracCác yêu cầu đang được đáp ứng.

Quy trình thu mua thiết bị kiểm soát bao gồm việc xác minh:

• Cho dù đó là hàng hóa hay dịch vụ được cung cấp
• Liệu nó có được giao đúng thời hạn hay không
• Liệu hóa đơn tính tiền có đúng với số lượng đã thanh toán hay không?
• Liệu tất cả các điều kiện của điều kiện có được đáp ứng hay không?tracđang được đáp ứng
• Liệu mối quan hệ giữa người mua và người bán có được quản lý đúng cách hay không?

Yếu tố đầu vào chính cho quy trình mua sắm là:

• Kế hoạch quản lý dự án
• Hồ sơ đấu thầu
• Hiệp định
• Yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt
• Báo cáo hiệu quả công việc
• Dữ liệu hiệu suất làm việc

Kết quả đầu ra cho hoạt động mua sắm là:

• Thông tin hiệu suất công việc
• Thay đổi yêu cầu
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
• Cập nhật tài liệu dự án
• Cập nhật OPA

Kiểm soát Quản lý các bên liên quan

Nhiều dự án thất bại do quản lý các bên liên quan không hiệu quả. Nếu các bên liên quan được quản lý tốt, khả năng thành công của dự án sẽ cao hơn. Trong quy trình này, chúng tôi theo dõi mức độ tham gia hiện tại của các bên liên quan và có những hành động phù hợp.

Đầu vào và đầu ra cho tất cả các hoạt động này bao gồm:

Đầu vào	Đầu ra
Lập kế hoạch quản lý các bên liên quan	Thông tin hiệu suất công việc
Nhật ký sự cố	Thay đổi yêu cầu
Dữ liệu hiệu suất làm việc	Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
Tài liệu dự án	Cập nhật tài liệu dự án
	Cập nhật OPA

Giai đoạn đóng

Giai đoạn kết thúc là quá trình thực hiện việc dừng dự án một cách có kiểm soát khi kết thúc. Trong một dự án, có ba hoạt động kết thúc diễn ra:

• Hoàn thiện sản phẩm – Đảm bảo khách hàng chấp nhận các sản phẩm cuối cùng, nếu dự án là dự án bên ngoài.
• Kết thúc dự án – Việc này bao gồm việc chính thức kết thúc các thủ tục hành chính, cập nhật tài liệu dự án và lưu trữ các cơ sở dữ liệu và tài liệu đó.
• Kết thúc dự án bằng việc sử dụng nguồn lực – Kết thúc dự án về mặt tài chính; các nguồn lực được phân bổ cho dự án cần được hoàn trả.

Các yếu tố đầu vào cho quy trình này bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án
• Sản phẩm được chấp nhận
• OPA

Kết quả của quá trình này bao gồm:

• Chuyển đổi đầu ra, dịch vụ hoặc kết quả cuối cùng
• Cập nhật OPA

Đóng mua sắm

Đối với mỗi giai đoạn trong vòng đời phát triển dự án – lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kiểm soát, và kết thúc – đều có một quy trình mua sắm. Quy trình mua sắm cuối cùng khi kết thúc dự án được thực hiện theo hợp đồng.tracgiao dịch giữa người bán và người mua.

Các hoạt động kết thúc và sản phẩm bàn giao bao gồm:

• Đánh giá hiệu quả dự án, bao gồm quản lý rủi ro và các vấn đề phát sinh.
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án để phản ánh kết quả thực tế
• Báo cáo cuối cùng được phân phối cho các bên liên quan thích hợp

Các thông tin đầu vào để hoàn tất quy trình mua sắm bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án
• Hồ sơ đấu thầu

Trong khi đó, kết quả đầu ra bao gồm:

• Mua sắm khép kín
• Cập nhật OPA

Đạo đức quản lý dự án về quy tắc và ứng xử

Cuối cùng, bạn sẽ bắt gặp nguyên tắc đạo đức quản lý dự án về quy tắc ứng xử, đề cập đến nhiều khía cạnh hành vi của con người như:

• Trách nhiệm
• Tôn trọng
• Công bằng
• Trung thực
• Năng lực văn hóa

Quy tắc này được áp dụng nhằm tạo dựng niềm tin và thiết lập một khuôn khổ hành vi chung cho người quản lý dự án.

Câu Hỏi Thường Gặp