Phân tích và lập bản đồ các bên liên quanping Kèm theo ví dụ và mẫu.
Charles Moore
⚡ Tóm tắt thông minh
Phân tích và lập bản đồ các bên liên quanping Công cụ này xác định những người có quyền lực, lợi ích và tầm ảnh hưởng đến dự án, sau đó nhóm họ lại để các nhà phân tích kinh doanh có thể lên kế hoạch tương tác, ưu tiên truyền đạt thông tin và giảm thiểu rủi ro dự án trong mọi giai đoạn triển khai.
Phân tích các bên liên quan là gì?
Phân tích các bên liên quan là một quá trình lập bản đồping Lợi ích của các bên liên quan. Đó là một quy trình phân tích và thu thập thông tin định tính một cách có hệ thống để xác định lợi ích của ai cần được xem xét. Nó giúp các nhà lãnh đạo và quản lý dự án đánh giá lợi ích, lập trường, liên minh và kiến thức của các bên liên quan đến dự án.
Bản đồ các bên liên quan là gì?ping?
Bản đồ các bên liên quanping là một quá trình hiệu quả để tìm kiếm các bên liên quan chính liên quan đến dự án. Nó giúp tìm hiểu về các bên liên quan và xác định tất cả các cá nhân quan tâm đến kết quả dự án. Sau khi xác định được tất cả các bên liên quan, họ có thể được lập bản đồ và phân loại tùy thuộc vào các mối quan tâm và mức độ tham gia khác nhau.
Khi nào nên tiến hành phân tích các bên liên quan?
Phân tích các bên liên quan luôn cần được thực hiện ngay từ đầu dự án. Phân tích này rất hữu ích trong việc xây dựng khung logic. Khung logic là một phương pháp tổng quát để lập kế hoạch, giám sát và đánh giá dự án dưới dạng "ma trận khung logic". Bất cứ khi nào khung logic được xem xét lại trong suốt vòng đời của dự án, phân tích các bên liên quan sẽ rất hữu ích. Điều này có nghĩa là bất cứ khi nào diễn ra các đánh giá giữa kỳ hoặc giám sát hàng năm, phân tích các bên liên quan nên là một phần của quy trình.
Phân loại các bên liên quan
Các bên liên quan được phân thành hai loại
| Các bên liên quan | Các bên liên quan |
|---|---|
| Trong tổ chức: Nhân viên và Quản lý | Bên ngoài tổ chức: Chính phủ & Hiệp hội Thương mại |
Quy trình phân tích và lập bản đồ các bên liên quanping
Sơ đồ các bên liên quan sau đâyping Ví dụ này giải thích các khía cạnh chính cần được xem xét trong phân tích các bên liên quan.
Bước 1) Xác định các bên liên quan của bạn: Sếp, nhóm của bạn, giám đốc điều hành cấp cao, khách hàng tiềm năng, gia đình bạn, v.v.
Bước 2) Đánh giá xem các bên liên quan đó có thể bị tác động hoặc có ảnh hưởng như thế nào đến tổ chức
Bước 3) Ưu tiên các bên liên quan của bạn-
| Loại bên liên quan | Hoạt động |
|---|---|
| Quyền lực cao, người quan tâm | – Quản lý chặt chẽ |
| Quyền lực cao, người ít quan tâm | – Giữ sự hài lòng |
| Công suất thấp, người quan tâm | – Cập nhật thông tin |
| Quyền lực thấp, ít người quan tâm | – Giám sát với nỗ lực tối thiểu |
Bước 4) Xác định các lĩnh vực xung đột (tổ chức so với các bên liên quan, các bên liên quan so với các bên liên quan)
Bước 5) Ưu tiên, điều hòa và cân bằng các bên liên quan
Bước 6) Đảm bảo đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan quan trọng phù hợp với chiến lược và hành động của tổ chức.
Tiếp theo trong ví dụ về bản đồ các bên liên quan này làpingChúng ta hãy cùng tìm hiểu những điều cần lưu ý khi làm việc với các bên liên quan.
- Bạn có thể loại bỏ các quy trình không mang lại giá trị cho các bên liên quan không?
- Bạn sẽ giao tiếp với các bên liên quan như thế nào?
- Thông tin liên lạc của bạn có khuyến khích trao đổi các bên liên quan không?
- Bạn có truyền đạt cho các bên liên quan về giá trị của thỏa thuận không?
Những câu hỏi quan trọng cần đặt ra trong quá trình phân tích và lập bản đồ các bên liên quan.ping
| Kiểm tra thuộc tính khác nhau cho các bên liên quan | Câu hỏi để hỏi các bên liên quan của bạn |
|---|---|
| Xác định các bên liên quan | Ai sẽ chi trả cho dự án? Ai sẽ nhận được sản phẩm hoặc lợi nhuận từ dự án? Cả từ tổ chức của bạn và tổ chức khách hàng sẽ hợp tác với bạn để thực hiện dự án? Xác định chuyên gia về lĩnh vực dự án trong tổ chức. |
| Quan tâm | Các bên liên quan mong muốn nhận được lợi ích trực tiếp nào từ dự án? Các bên liên quan kỳ vọng kết quả nào từ dự án? Các bên liên quan cần thực hiện những thay đổi nào sau khi dự án kết thúc? Có xung đột lợi ích nào giữa các bên liên quan không? |
| Ảnh hưởng | Các bên liên quan có thẩm quyền hợp pháp nào trong tổ chức? Ai kiểm soát tài sản và nguồn lực của dự án? Các bên liên quan đã xác định có mức độ ảnh hưởng hoặc quyền lực đàm phán nào trong tổ chức? |
| Va chạm | Mức độ ảnh hưởng của một bên liên quan đến dự án là bao nhiêu, và liệu điều này có ảnh hưởng đến sự thành công của dự án hay không. |
Ngoài ra, bạn cần tìm hiểu thời điểm các bên liên quan sẽ tham gia vào những việc sau:
- Tầm nhìn dự án
- Định nghĩa phạm vi dự án
- Phân tích quy trình kinh doanh
- Cần kích thích
- Xác thực yêu cầu
- Đánh giá thiết kế
- Kiểm tra chấp nhận người dùng
Bạn có thể tạo một “Bảng ma trận tham gia” cho các bên liên quan như được đưa ra trong ví dụ về bản đồ các bên liên quan dưới đây:
| Loại tham gia | Thông báo | Tư vấn | Đối Tác | Kiểm soát |
|---|---|---|---|---|
| Đánh giá nhu cầu | ||||
| Lập kế hoạch | ||||
| Thực hiện | ||||
| Giám sát & Đánh giá |
Mẫu phân tích các bên liên quan
Dưới đây là mẫu phân tích các bên liên quan. Mẫu này sẽ giúp bạn xác định các bên liên quan và phân nhóm họ theo các tiêu chí và danh mục khác nhau.
Tải xuống mẫu phân tích các bên liên quan
Mẹo để quản lý các bên liên quan của bạn
- Đừng phàn nàn. Chấp nhận các bên liên quan như họ vốn có
- Để đảm bảo thành công, hãy mời sự tham gia của lãnh đạo chủ chốt.
- Hãy đảm bảo bạn thu hút sự tham gia của các bên liên quan ngay từ giai đoạn đầu của quá trình phân tích kinh doanh.
- Đối với các vấn đề nhạy cảm, hãy đảm bảo giữ bí mật tuyệt đối với tất cả các bên liên quan để giành được sự tin tưởng của họ.
- Để tránh xung đột, hãy giúp đỡ tất cả các bên liên quan nhận ra lợi ích cá nhân của họ từ dự án.
- Bản đồ các bên liên quanping và việc phân tích luôn hữu ích.
Bản đồ các bên liên quan phổ biếnping kỹ thuật
Sau khi xác định được các bên liên quan, một số kỹ thuật đã được chứng minh sẽ giúp nhà phân tích kinh doanh hình dung ra họ và lựa chọn chiến lược tương tác phù hợp. Hầu hết các dự án đều sử dụng một hoặc hai trong số các kỹ thuật sau, đôi khi kết hợp với nhau.
- Lưới Quyền lực-Lãi suất (Ma trận Mendelow): Sơ đồ này thể hiện mối quan hệ giữa quyền lực và lợi ích của từng bên liên quan trên một lưới 2×2, tạo ra bốn nhóm đã được sử dụng trong Bước 3 của quy trình trên — Quản lý chặt chẽ, Giữ sự hài lòng, Cung cấp thông tin và Giám sát. Đây là sơ đồ được sử dụng rộng rãi nhất.ping Công cụ này hoạt động tốt cho các dự án quy mô nhỏ và vừa.
- Mô hình nổi bật: Được giới thiệu bởi Mitchell, Agle và Wood, mô hình này phân loại các bên liên quan dựa trên ba thuộc tính — quyền lực, tính hợp pháp và tính cấp bách — và tạo ra bảy loại bên liên quan như bên chi phối, bên phụ thuộc và bên quyết định. Mô hình này hữu ích khi một dự án có nhiều bên liên quan với các yêu sách cạnh tranh.
- Ma trận Sức mạnh-Động lực: Bản đồ này thể hiện mối liên hệ giữa quyền lực của các bên liên quan và tốc độ thay đổi quan điểm của họ. Nó làm nổi bật những bên liên quan khó đoán nhưng có sức ảnh hưởng lớn, cần được theo dõi sát sao trong quá trình thay đổi tổ chức.
- Ma trận ảnh hưởng-tác động: Tương tự như Lưới Quyền lực-Lợi ích, nhưng thay thế lợi ích bằng tác động đến kết quả dự án. Nó thường được sử dụng khi cùng một bên liên quan có thể ảnh hưởng đến nhiều kết quả đầu ra khác nhau.
- Phân tích trường lực: Một kỹ thuật của Kurt Lewin liệt kê các yếu tố thúc đẩy và phản đối một sự thay đổi và đánh giá mức độ mạnh yếu của chúng. Kỹ thuật này hữu ích khi một dự án phụ thuộc vào sự đồng thuận của các bên liên quan đối với một quyết định cụ thể.
- Sơ đồ mạng lưới / Biểu đồ xã hội: Mô hình này thể hiện các bên liên quan dưới dạng các nút và mối quan hệ giữa họ dưới dạng các cạnh. Nó giúp làm nổi bật những người có ảnh hưởng không chính thức và các kênh giao tiếp mà một mô hình lưới thông thường có thể bỏ sót.
Hãy lựa chọn kỹ thuật dựa trên quy mô và độ phức tạp của dự án. Một dự án ngắn hạn có thể chỉ cần sử dụng Lưới Quyền lực-Lợi ích. Một sự thay đổi lớn trong tổ chức thường kết hợp Mô hình Nổi bật với sơ đồ mạng lưới để cả quyền lực chính thức và ảnh hưởng phi chính thức đều được thể hiện trên cùng một trang.
Những lỗi thường gặp cần tránh trong phân tích các bên liên quan
Phân tích các bên liên quan rất dễ thực hiện sai. Những lỗi sau đây thường xuất hiện trong các dự án và đáng để bạn kiểm tra lại so với phương pháp của riêng mình.
- Coi việc lập bản đồ như một bài tập chỉ thực hiện một lần: Quan điểm của các bên liên quan thay đổi khi dự án trải qua các giai đoạn khác nhau. RevHãy xem bản đồ ở mỗi cột mốc quan trọng, chứ không chỉ lúc bắt đầu.
- Bỏ qua các bên liên quan gián tiếp: Người dùng cuối, cơ quan quản lý và đội ngũ hỗ trợ thường ảnh hưởng đến việc áp dụng công nghệ ngay cả khi họ không phải là người ra quyết định. Hãy đưa họ vào kế hoạch ngay từ đầu.
- Chỉ tập trung vào quyền lực, không quan tâm đến lợi ích: Một bên liên quan có tầm ảnh hưởng lớn nhưng ít quan tâm vẫn cần một kế hoạch cập nhật nhẹ nhàng, nếu không, một phản đối muộn màng có thể làm trật bánh dự án.
- Nhầm lẫn giữa sở thích và mức độ ưu tiên: Mỗi bên liên quan đều có ý kiến riêng. Chỉ một số ý kiến đó phù hợp với mục tiêu dự án. Hãy ưu tiên đánh giá dựa trên sự phù hợp chiến lược, chứ không phải tần suất phát ngôn.
- Bỏ quaping kế hoạch cam kết bằng văn bản: Sổ đăng ký các bên liên quan mà không có kế hoạch truyền thông tương ứng hiếm khi được sử dụng. Hãy kết hợp mỗi phần trong sổ với một tần suất, kênh truyền thông và người chịu trách nhiệm được ghi chép lại.
RevViệc xem xét bản đồ các bên liên quan so với những sai lầm này ngay từ đầu mỗi giai đoạn giúp cho quá trình phân tích được khách quan và dự án đi đúng hướng.
