VÍ DỤ về Phân tích và lập bản đồ các bên liên quan với mẫu
Charles Moore
Phân tích các bên liên quan là gì?
Phân tích các bên liên quan là một quá trình lập bản đồ mối quan tâm của các bên liên quan của bạn. Đó là một quá trình phân tích và thu thập thông tin định tính một cách có hệ thống để xác định xem ai sẽ quan tâm đến lợi ích của mình. Nó giúp các nhà lãnh đạo và quản lý dự án đánh giá lợi ích, vị trí, liên minh và kiến thức liên quan đến dự án của các bên liên quan.
Bản đồ các bên liên quan là gì?
Lập bản đồ các bên liên quan là một quá trình hiệu quả để tìm kiếm các bên liên quan chính liên quan đến dự án. Nó giúp tìm hiểu về các bên liên quan và xác định tất cả các cá nhân quan tâm đến kết quả dự án. Sau khi xác định được tất cả các bên liên quan, họ có thể được lập bản đồ và phân loại tùy thuộc vào các mối quan tâm và mức độ tham gia khác nhau.
Khi nào cần thực hiện Phân tích các bên liên quan?
Phân tích các bên liên quan phải luôn được thực hiện khi bắt đầu dự án. Phân tích như vậy rất hữu ích trong việc soạn thảo khung nhật ký. Khung nhật ký không gì khác hơn là một cách tiếp cận chung để lập kế hoạch, giám sát và đánh giá dự án dưới dạng 'ma trận khung logic'. Bất cứ khi nào khung nhật ký được xem xét lại trong vòng đời của dự án, việc phân tích các bên liên quan sẽ rất hữu ích. Điều đó có nghĩa là bất cứ khi nào tiến hành đánh giá giữa kỳ hoặc giám sát hàng năm thì việc phân tích các bên liên quan phải là một phần của công việc đó.
Phân loại các bên liên quan
Các bên liên quan được phân thành hai loại
| Các bên liên quan | Các bên liên quan |
|---|---|
| Trong tổ chức: Nhân viên và Quản lý | Bên ngoài tổ chức: Chính phủ & Hiệp hội Thương mại |
Quy trình phân tích và lập bản đồ các bên liên quan
Ví dụ lập bản đồ các bên liên quan sau đây giải thích khía cạnh chính cần được xem xét để phân tích các bên liên quan
Bước 1) Xác định các bên liên quan của bạn: Sếp, nhóm của bạn, giám đốc điều hành cấp cao, khách hàng tiềm năng, gia đình bạn, v.v.
Bước 2) Đánh giá xem các bên liên quan đó có thể bị tác động hoặc có ảnh hưởng như thế nào đến tổ chức
Bước 3) Ưu tiên các bên liên quan của bạn-
| Loại cổ phần | Hoạt động |
|---|---|
| Quyền lực cao, người quan tâm | – Quản lý chặt chẽ |
| Quyền lực cao, người ít quan tâm | – Giữ sự hài lòng |
| Công suất thấp, người quan tâm | – Cập nhật thông tin |
| Quyền lực thấp, ít người quan tâm | – Giám sát với nỗ lực tối thiểu |
Bước 4) Xác định các lĩnh vực xung đột (tổ chức so với các bên liên quan, các bên liên quan so với các bên liên quan)
Bước 5) Ưu tiên, điều hòa và cân bằng các bên liên quan
Bước 6) Điều chỉnh nhu cầu quan trọng của các bên liên quan với chiến lược và hành động của tổ chức
Tiếp theo trong ví dụ về lập bản đồ các bên liên quan này, hãy tìm hiểu về những điều cần lưu ý khi giao dịch với các bên liên quan
- Bạn có thể loại bỏ các quy trình không mang lại giá trị cho các bên liên quan không?
- Bạn sẽ giao tiếp với các bên liên quan như thế nào?
- Thông tin liên lạc của bạn có khuyến khích trao đổi các bên liên quan không?
- Bạn có truyền đạt cho các bên liên quan về giá trị của thỏa thuận không?
Các câu hỏi quan trọng cần hỏi trong quá trình phân tích và lập bản đồ các bên liên quan
| Kiểm tra thuộc tính khác nhau cho các bên liên quan | Câu hỏi để hỏi các bên liên quan của bạn |
|---|---|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ngoài ra, bạn cần tìm hiểu thời điểm các bên liên quan sẽ tham gia vào những việc sau:
- Tầm nhìn dự án
- Định nghĩa phạm vi dự án
- Phân tích quy trình kinh doanh
- Cần kích thích
- Xác thực yêu cầu
- Đánh giá thiết kế
- Kiểm tra chấp nhận người dùng
Bạn có thể tạo một “Bảng ma trận tham gia” cho các bên liên quan như được đưa ra trong ví dụ về bản đồ các bên liên quan dưới đây:
| Loại tham gia | Thông báo | Tư vấn | Đối Tác | Kiểm soát |
|---|---|---|---|---|
| Đánh giá nhu cầu | ||||
| Lập kế hoạch | ||||
| Thực hiện | ||||
| Giám sát & Đánh giá |
Mẫu phân tích các bên liên quan
Dưới đây là Mẫu phân tích các bên liên quan. Nó sẽ dễ dàng giúp bạn xác định các bên liên quan và phân loại họ thành các phân loại và tiêu chí khác nhau.
Tải xuống mẫu phân tích các bên liên quan
Mẹo để quản lý các bên liên quan của bạn
- Đừng phàn nàn. Chấp nhận các bên liên quan như họ vốn có
- Để đảm bảo thành công, hãy mời sự tham gia của lãnh đạo chủ chốt.
- Hãy đảm bảo rằng bạn có sự tham gia sớm của các bên liên quan vào quá trình phân tích kinh doanh
- Trong trường hợp có vấn đề nhạy cảm, hãy đảm bảo bí mật hoàn toàn cho tất cả các bên liên quan để chiếm được lòng tin của họ.
- Để tránh xung đột, hãy giúp đỡ tất cả các bên liên quan nhận ra lợi ích cá nhân của họ từ dự án.
- Lập bản đồ và phân tích các bên liên quan luôn hữu ích.
