Microsoft Hướng dẫn truy cập: MS Access với ví dụ [Ghi chú dễ dàng]

Điều khoản quan trọng và đối tượng cơ bản

Bây giờ trong này Microsoft Trong bài hướng dẫn Access, chúng ta sẽ tìm hiểu về một số thuật ngữ quan trọng và các đối tượng cơ bản trong MS Access:

Tệp cơ sở dữ liệu

Nó là một tập tin lưu trữ toàn bộ cơ sở dữ liệu. Tệp cơ sở dữ liệu được lưu vào ổ cứng của bạn hoặc các thiết bị lưu trữ khác.

Loại dữ liệu

Kiểu dữ liệu là thuộc tính của từng trường. Mỗi trường có một kiểu dữ liệu như văn bản, số, ngày, v.v.

Bàn

• Bảng là một đối tượng lưu trữ dữ liệu ở định dạng Hàng & Cột để lưu trữ dữ liệu.
• Một Bảng thường liên quan đến các bảng khác trong tệp cơ sở dữ liệu.
• Mỗi cột phải có tên duy nhất
• Chúng ta cũng có thể xác định Khóa chính trong bảng.

Câu Hỏi

• Truy vấn trả lời câu hỏi bằng cách chọn, sắp xếp và lọc dữ liệu dựa trên tiêu chí tìm kiếm.
• Truy vấn hiển thị lựa chọn dữ liệu dựa trên tiêu chí (giới hạn) mà bạn cung cấp.
• Truy vấn có thể lấy từ một hoặc nhiều Bảng liên quan và các Truy vấn khác.
• Các loại truy vấn có thể là SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE.

Mẫu

• Biểu mẫu là một đối tượng cơ sở dữ liệu mà bạn có thể sử dụng để tạo giao diện người dùng cho ứng dụng cơ sở dữ liệu.
• Biểu mẫu giúp bạn hiển thị dữ liệu trực tiếp từ bảng. Nó chủ yếu được sử dụng để giảm bớt quá trình nhập hoặc chỉnh sửa dữ liệu.

Report

• Báo cáo là một đối tượng trong cơ sở dữ liệu trên máy tính chủ yếu được sử dụng để định dạng, tính toán, in và tóm tắt dữ liệu đã chọn.
• Bạn thậm chí có thể tùy chỉnh giao diện của báo cáo.

Macros

Macro là các cấu trúc lập trình máy tính thu nhỏ. Chúng cho phép bạn thiết lập các lệnh và quy trình trong biểu mẫu của mình, chẳng hạn như tìm kiếm, di chuyển đến bản ghi khác hoặc chạy công thức.

Modules

Mô-đun là các thủ tục (chức năng) mà bạn có thể viết bằng cách sử dụng Visual Basic cho các ứng dụng (VBA).

Microsoft Truy cập các kiểu dữ liệu

Các kiểu dữ liệu phổ biến của MS Access được liệt kê dưới đây:

Loại dữ liệu	Mô tả	Kích thước máy
văn bản ngắn	Văn bản, bao gồm cả số không cần tính toán. (ví dụ: Số điện thoại di động).	Lên đến 255 ký tự.
Văn bản dài	Kiểu dữ liệu này được sử dụng cho dữ liệu văn bản hoặc chữ và số dài.	Tối đa 63, 999 ký tự.
Con số	Kiểu dữ liệu số được sử dụng để lưu trữ các phép tính toán học.	1, 2, 4, 8 và 16 byte.
Ngày / Giờ	Lưu trữ ngày/giờ trong các năm từ 100 đến 9999.	8 byte.
Tiền tệ	Nó cho phép bạn lưu trữ các giá trị tiền tệ và dữ liệu số có từ một đến bốn chữ số thập phân.	8 byte.
Số tự động	Gán một số duy nhất hoặc được chỉ định bởi Microsoft Truy cập khi có bất kỳ bản ghi mới nào được tạo. Thường được sử dụng làm khóa chính	Bốn byte (16 byte nếu được đặt làm ID bản sao).
Có không	Nó chỉ lưu trữ các giá trị logic Có và Không.	1 bit
Tập tin đính kèm	Nó lưu trữ các tập tin, chẳng hạn như ảnh kỹ thuật số. Nhiều tập tin có thể được đính kèm cho mỗi bản ghi.	Có thể lưu trữ dữ liệu lên tới 2GB.
đối tượng OLE	Các đối tượng OLE có thể lưu trữ âm thanh, video, các Đối tượng lớn nhị phân khác.	Có thể lưu trữ tối đa 2GB dữ liệu.
Liên kết	Văn bản hoặc sự kết hợp của văn bản và số được lưu trữ. Văn bản đó được sử dụng làm địa chỉ siêu liên kết.	Mỗi phần của kiểu dữ liệu Siêu liên kết cho phép bạn lưu trữ tối đa 2048 ký tự.
Tính	Giúp bạn tạo biểu thức sử dụng dữ liệu từ một hoặc nhiều trường.	Bạn có thể tạo biểu thức sử dụng dữ liệu từ một hoặc nhiều trường.

Sự khác biệt giữa Access và Excel

Microsoft Access và Excel rất giống nhau nhưng lại rất khác nhau. Dưới đây là một số điểm khác biệt quan trọng giữa cả hai-

Truy Cập	Excel
Xử lý văn bản, số, tập tin và tất cả các loại dữ liệu	Microsoft Excel thường xử lý dữ liệu số
Tất cả dữ liệu được lưu trữ một lần, ở một nơi.	Rất nhiều bảng tính hoặc tài liệu là một kho chứa dữ liệu tương tự, lặp lại.
Giúp bạn xây dựng các biểu mẫu nhập dữ liệu và mẫu báo cáo có chức năng cao.	Chỉ có màn hình nhập dữ liệu chính.
Người dùng sẽ có thể nhập dữ liệu hiệu quả và chính xác hơn.	Độ chính xác và tốc độ của dữ liệu không nhiều vì định dạng.

Cũng kiểm tra:- Microsoft Hướng dẫn Excel cho người mới bắt đầu: Học MS Excel trong 7 ngày

Ưu điểm của MS Access

Bây giờ trong Hướng dẫn MS Access này, chúng ta sẽ tìm hiểu những ưu/lợi ích khi sử dụng ứng dụng MS Access:

• Access cung cấp một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ đầy đủ chức năng chỉ trong vài phút.
• Dễ dàng nhập dữ liệu từ nhiều nguồn vào Access
• Bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh Access theo nhu cầu cá nhân và công ty
• Microsoft Truy cập trực tuyến hoạt động tốt với nhiều ngôn ngữ phát triển hoạt động trên Windows OS
• Nó mạnh mẽ và linh hoạt, đồng thời có thể thực hiện bất kỳ nhiệm vụ cơ sở dữ liệu công nghiệp hoặc văn phòng đầy thách thức nào.
• MS-Access cho phép bạn liên kết tới dữ liệu ở vị trí hiện tại và sử dụng dữ liệu đó để xem, cập nhật, truy vấn và báo cáo.
• Cho phép bạn tạo bảng, truy vấn, biểu mẫu và báo cáo cũng như kết nối với sự trợ giúp của Macro
• Macro trong Access là một cấu trúc lập trình đơn giản mà bạn có thể sử dụng để thêm chức năng vào cơ sở dữ liệu của mình.
• Microsoft Truy cập trực tuyến có thể thực hiện các kết nối không đồng nhất giữa các tập dữ liệu khác nhau được lưu trữ trên các nền tảng khác nhau

Nhược điểm của MS Access

Dưới đây là những nhược điểm khi sử dụng MS Access

• Microsoft Cơ sở dữ liệu Access rất hữu ích cho các lĩnh vực kinh doanh vừa và nhỏ. Tuy nhiên, nó không hữu ích cho các tổ chức có quy mô lớn.
• Thiếu độ bền so với dbms hệ thống như Máy chủ MS SQL or Oracle
• Tất cả thông tin từ cơ sở dữ liệu của bạn được lưu vào một tệp. Điều này có thể làm chậm các báo cáo, truy vấn và biểu mẫu
• Giới hạn kỹ thuật là 255 người dùng đồng thời. Tuy nhiên, giới hạn trong thế giới thực chỉ là 10 đến 80 (tùy thuộc vào loại ứng dụng bạn đang sử dụng)
• Nó đòi hỏi nhiều hơn về học tập và đào tạo so với các ngành khác Microsoft chương trình

Làm thế nào để bắt đầu Microsoft Truy Cập

Lưu ý: Chúng tôi giả sử bạn có phiên bản mới nhất Microsoft Đã cài đặt quyền truy cập đi kèm Microsoft Gói Office 365.

Có hai cách để bắt đầu MS Access.

1. Từ Windows, 'Nút bắt đầu.
2. Từ Desktop, Nhấp chuột phải> Tùy chọn 'Mới'.

Bây giờ trong này Microsoft Hướng dẫn về Access, chúng ta hãy xem cách khởi động MS Access bằng cả hai cách:

Phương án 1) Từ Windows, Nút bắt đầu.

Bước 1) Nhấp vào 'Windows' biểu tượng. Bạn sẽ tìm thấy danh sách các chương trình đã cài đặt.

Bước 2) Tìm biểu tượng Access. Kiểm tra và nhấp vào Biểu tượng truy cập.

Bước 3) Kiểm tra cửa sổ. Cửa sổ Ứng dụng MS Access sẽ xuất hiện.

Bước 4) Nhấn 'Esc'.

Kết quả: Thao tác này sẽ mở ứng dụng MS Access windows.

Tùy chọn 2) Từ Máy tính để bàn, tùy chọn 'Mới'.

Bước 1) Nhấp chuột phải từ Màn hình và Nhấp vào 'Mới'

Bước 2) Bấm vào 'Microsoft Tùy chọn cơ sở dữ liệu truy cập'

Bước 3) Bên dưới cửa sổ MS Access Application sẽ xuất hiện

Bước 4) Nhấn 'Esc'

Kết quả: Điều này sẽ mở ứng dụng MS Access windows

Cách tạo cơ sở dữ liệu

Trước khi chúng ta tạo Cơ sở dữ liệu, hãy nhanh chóng hiểu được bức tranh tổng thể về Cơ sở dữ liệu là gì, với tham chiếu cụ thể đến MS Access.

Hãy bắt đầu với một vài điều thực tế Microsoft Ví dụ về truy cập cơ sở dữ liệu:

• Chúng tôi có Tủ sách nơi chứa Sách,
• Chúng tôi có i-pod, nơi chúng tôi có bộ sưu tập nhạc và vô số hộp đựng.

Tương tự, chúng tôi có Cơ sở dữ liệu MS Access là một loại ngôi nhà cho tất cả các Bảng, Truy vấn, Biểu mẫu, Báo cáo, v.v. trong MS Access được liên kết với nhau.

Về mặt kỹ thuật, Cơ sở dữ liệu lưu trữ dữ liệu theo cách được tổ chức tốt để dễ dàng truy cập và truy xuất.

Có hai cách để tạo Cơ sở dữ liệu trong SQL Access:

1. Tạo cơ sở dữ liệu từ mẫu
2. Tạo cơ sở dữ liệu trống

Chúng ta hãy đi vào chi tiết từng cái:

Tạo cơ sở dữ liệu từ mẫu

• Có nhiều tình huống chúng ta cần bắt đầu với một số mẫu cơ sở dữ liệu làm sẵn cho các yêu cầu nhất định.
• MS Access cung cấp nhiều mẫu sẵn sàng để sử dụng cho các loại yêu cầu cơ sở dữ liệu như vậy trong đó cấu trúc dữ liệu đã được xác định.
• Bạn có thể tiếp tục tùy chỉnh cấu trúc mẫu hơn nữa theo yêu cầu của chúng tôi.
• Ví dụ về Cơ sở dữ liệu MS Access bao gồm Danh bạ, Sinh viên, Theo dõi thời gian, v.v.

Các bước tạo Cơ sở dữ liệu từ Mẫu

Bước 1) Khi ứng dụng MS Access đang mở, hãy nhấp vào Tệp.

Kết quả: Cửa sổ bên dưới sẽ xuất hiện. Tất cả Mẫu cơ sở dữ liệu được hiển thị bên dưới.

Bước 2) Chúng ta có thể chọn bất kỳ mẫu nào bằng cách nhấp vào nó. Bấm vào Mẫu liên hệ để tôn kính hơn nữa.

Bước 3) Hộp tên tệp sẽ xuất hiện với tên tệp mặc định.

Bước 4) Nhập cái mới Tên.

Bước 5) Nhấp vào 'Tạo nên.'

Kết quả: Guru99_contact Cơ sở dữ liệu được tạo và cửa sổ bên dưới sẽ xuất hiện.

Bước 6) Tùy chọn, bạn có thể nhấp vào bất kỳ đối tượng nào từ ngăn điều hướng bên trái và mở đối tượng đó để tham khảo thêm và làm việc.

Ví dụ: Nhấp vào biểu mẫu 'Chi tiết liên hệ' sẽ mở biểu mẫu 'Chi tiết liên hệ' như hiển thị bên dưới.

Tạo cơ sở dữ liệu trống

Bước 1) Khi ứng dụng MS Access đang mở, hãy nhấp vào Tệp > Mới

Bước 2) Bấm vào 'Cơ sở dữ liệu trống.'

Bước 3) Hộp tên tệp sẽ xuất hiện với tên tệp mặc định.

Bước 4) Nhập tên mới.

Bước 5) Nhấp vào 'Tạo nên.'

Kết quả: Cơ sở dữ liệu Guru99 được tạo và cửa sổ bên dưới sẽ xuất hiện.

Cách tạo bảng

Bước đầu tiên trong việc này Microsoft Hướng dẫn truy cập để lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu đang tạo Bảng nơi dữ liệu sẽ cư trú. Sau khi tạo bảng, chúng ta có thể tiếp tục chèn các hàng vào bảng.

Có 2 cách tạo Database trong MS Access

1. Tạo bảng từ Chế độ xem thiết kế
2. Tạo bảng từ Dạng xem biểu dữ liệu

Tạo bảng - Dạng xem biểu dữ liệu

Bước 1) Nhấp chuột đầu tiên Tạo chuyển hướng. Sau đó từ Bàn nhóm, nhấp Bàn.

Bước 2) Hệ thống sẽ hiển thị bảng mặc định được tạo với tên 'Table1'.

Bước 3) Đến Đổi tên Cột, nhấp đúp vào Tiêu đề cột và nhập Tên cột mới.

Lưu ý rằng kiểu dữ liệu của Course_ID là 'Số tự động.' Do đó đây cũng là Khóa duy nhất của bảng.

Bước 4) Bạn có thể Thêm cột bằng cách nhấp vào bất kỳ danh mục nào từ 'Thêm và xóa' nhóm. Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm một cột bằng cách nhấp vào 'Nhấp để thêm'

Ví dụ: nhấp vào 'Văn bản ngắn' từ 'Nhóm Thêm & Xóa'.

Bước 5) Cột sẽ được thêm với tên mặc định là 'Trường1.'

Bước 6) Bấm vào Tiêu đề và đổi tên thành 'TÊN KHÓA HỌC.'

Bước 7) Nhấn “Ctrl + S” và Nhập tên bảng mới để lưu bảng.

Bước 8) Bạn cũng có thể lưu Tên, Chú thích và Mô tả ngắn mới cho bất kỳ Cột nào bằng cách nhấp vào 'Tên và chú thích.' Nhấn vào nó

Bước 9) Hộp thoại Box sẽ xuất hiện. Thêm nội dung sau và nhấp vào 'OK'

• 'Tên' - Đây là tên thực của cột.
• 'Chú thích' – Đây là tên xem của người dùng của cột.
• 'Description' – Đây là mô tả ngắn gọn về tên cột.

Kết quả: Tên, chú thích và Description hiện đã tồn tại.

Tạo bảng – Chế độ xem thiết kế

Bước 1) Nhấp chuột đầu tiên Tạo tab. Sau đó từ nhóm Bảng, bấm vào Bảng.

Bước 2) Hộp thoại Bảng xuất hiện. Đối với mỗi Trường nhập Tên tệp, kiểu dữ liệu và Description.

Bước 3) Để thêm Course_ID làm Khóa chính, hãy chọn nó và nhấp vào 'Khóa chính'. Course_Id sẽ được đặt trước bởi KEY ICON như hiển thị bên dưới:

Bước 4) Nhấn 'Ctrl+S.' Nhập tên bảng và nhấn OK

Kết quả:

Cách chuyển đổi chế độ xem giữa Biểu dữ liệu và Thiết kế

Bây giờ trong hướng dẫn MS Access này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách chuyển đổi chế độ xem giữa Biểu dữ liệu và Thiết kế:

Để chuyển đổi các dạng xem, giữa biểu dữ liệu (dạng xem bảng tính) và dạng xem thiết kế, hãy bấm vào 'Quang cảnh' ở góc trên bên trái của Dải băng Truy cập (hiển thị trong Tab Trang chủ/Trợ giúp/Thiết kế). Và Click vào View bạn cần hiển thị.

Ví dụ: Giả sử bạn muốn chuyển sang bảng mới tạo 'Course_ Strength' từ 'Chế độ xem thiết kế' sang Chế độ xem 'Bảng dữ liệu'.

Bước 1) Nhấp vào Chế độ xem biểu dữ liệu

Kết quả:

MS Access- Thêm dữ liệu

• Bạn đã tạo các bảng Course và Course_Strength.
• Có hai cách để thêm dữ liệu. Một là dạng xem Biểu dữ liệu và một là dạng xem Biểu mẫu. Chúng ta sẽ tìm hiểu cách thêm dữ liệu từ dạng xem Biểu dữ liệu trong phần này.
• Không cần phải lưu dữ liệu theo cách thủ công. Sau khi bạn bấm vào các hàng khác, Access sẽ tự động lưu dữ liệu.
• Điều duy nhất bạn cần lưu ý khi thêm dữ liệu là bạn nên nhập đúng kiểu dữ liệu, tức là nếu Cột được xác định là Số thì chúng ta chỉ có thể thêm số chứ không phải văn bản.

Hãy thêm một số dữ liệu trong bảng của bạn bằng cách mở cơ sở dữ liệu Access mà bạn đã tạo trước đó.

Bước 1) Chọn bảng 'Khóa học'

Bước 2) Chọn hình ba gạch Dạng xem biểu dữ liệu tùy chọn trong ribbon và thêm vào một số dữ liệu bằng cách nhập các giá trị vào It. Dữ liệu cập nhật sẽ được lưu tự động.

Bây giờ hãy nói rằng bạn muốn xóa 4^th hàng có 'My SQL' làm tên khóa học.

Bước 3) Chọn hàng bằng cách nhấp vào cột ngoài cùng bên trái và nhấp chuột phải vào hàng. Menu tùy chọn sẽ xuất hiện với tùy chọn 'Xóa bản ghi'

Bước 4) Cửa sổ Popup sẽ xuất hiện để xác nhận việc xóa bản ghi. Nhấp chuột 'ĐƯỢC CHỨ'

Kết quả:

Tổng hợp quan điểm

Dạng xem biểu dữ liệu

Hiển thị trong dạng xem, cho phép bạn nhập dữ liệu thô vào bảng cơ sở dữ liệu của mình.

Chế độ xem thiết kế:

Hiển thị dạng xem cho phép bạn nhập các trường, kiểu dữ liệu và mô tả vào bảng cơ sở dữ liệu của mình.

Biểu mẫu trong MS Access

• Biểu mẫu là một đối tượng cơ sở dữ liệu mà bạn có thể sử dụng để tạo giao diện người dùng cho ứng dụng cơ sở dữ liệu.
• Nó chủ yếu được sử dụng để giảm bớt quá trình nhập hoặc chỉnh sửa dữ liệu.
• Dữ liệu trong một biểu mẫu có thể được chọn từ một hoặc nhiều bảng.
• Biểu mẫu cũng có thể được sử dụng để kiểm soát quyền truy cập vào dữ liệu, chẳng hạn như trường hoặc hàng dữ liệu nào được hiển thị cho người dùng nào.
• Biểu mẫu có Chế độ xem biểu mẫu.
• Giúp bạn hiển thị dữ liệu trực tiếp và dễ dàng tạo dữ liệu mới.

Để hiểu biểu mẫu trước tiên hãy tạo hai bản ghi mới trong Bảng liên hệ (từ Cơ sở dữ liệu liên hệ dựng sẵn đã thảo luận vào đây)

Bước 1) Chọn bảng 'Liên hệ' từ Điều hướng Bên trái.

Bước 2) Tạo hai hàng bằng cách nhập một số dữ liệu liên quan vào hai hàng.

tạo Biểu mẫu và sau đó chúng ta sẽ xem biểu mẫu có thể được tận dụng như thế nào để dễ dàng hiển thị, chỉnh sửa và tạo dữ liệu mới.

Cách tạo biểu mẫu

Có bốn cách chính để tạo biểu mẫu như được đề cập dưới đây:

• Trình hướng dẫn biểu mẫu
• Mẫu
• Nhiều mục
• Mẫu chia

Chúng ta hãy xem xét từng tùy chọn để tạo biểu mẫu:

1. Tạo bằng Trình hướng dẫn biểu mẫu

Tùy chọn này cho phép người dùng tạo biểu mẫu bằng trình hướng dẫn và chọn cột từ danh sách biểu mẫu cột có sẵn ở định dạng cửa sổ Chọn cũ.

Bước 1) Nhấp vào 'Pháp sư hình thức.'

Bước 2) Hệ thống sẽ hiển thị bên dưới màn hình.

Bước 3) Chọn các cột mà bạn muốn ở đó ở dạng cuối cùng.

Kết quả: ID đã được chọn

Bước 4) Tiếp tục chọn tất cả các cột bắt buộc như được giải thích ở Bước 3 ở trên rồi nhấp vào 'Tiếp theo.'

Bước 5) Hộp chọn bố cục sẽ xuất hiện cho phép người dùng chọn loại bố cục biểu mẫu khác nhau. Nhấp vào 'TIẾP THEO'

Bước 6) Nhập tên của biểu mẫu là “contact_Form” và nhấp vào 'Hoàn tất.'

Kết quả: Contact_Form hiện tồn tại với tất cả các cột được hiển thị ở bước 4 trong danh sách Cột đã chọn.

2. Tạo bằng Form

Đây là cách đơn giản nhất để tạo biểu mẫu sẽ:

• Theo mặc định, điền tất cả các cột từ bảng đã chọn vào 'chế độ xem biểu mẫu'
• Người dùng có thể xóa cột không bắt buộc theo cách thủ công

Bước 1) Chọn bảng mà chúng ta muốn tạo biểu mẫu và nhấp vào 'Biểu mẫu'.

Bước 2) Cửa sổ bên dưới sẽ xuất hiện.

Bước 3) Nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào mà chúng tôi không muốn là một phần của biểu mẫu cuối cùng và nhấp vào 'Xóa'.

Kết quả: 'Số Fax' trường hiện không tồn tại.

Bước 4) Nhấn 'Ctrl+S' và nhập Tên biểu mẫu mới là 'contact_Form2'. Nhấp vào 'OK'.

Kết quả: Hình thức mới với tên là 'Liên hệ_Form2' tồn tại trong phần “Biểu mẫu”.

3. Tạo biểu mẫu bằng 'Nhiều mục'

Đây là một loại khác trong đó Tất cả các bản ghi đã được tạo sẽ được hiển thị trong Biểu mẫu với tùy chọn Thêm bản ghi mới.

Bước 1) Từ tab 'Tạo'. Nhấp vào 'Biểu mẫu khác' và chọn 'Nhiều mục'.

Kết quả: Bên dưới Nhiều dòng sẽ xuất hiện cửa sổ

Bước 2) Nhấn 'Ctrl+S'. Nhập tên biểu mẫu mới và nhấp vào 'OK.'

Kết quả: Biểu mẫu mới có tên là 'contact_Form_Multiple_Item' tồn tại trong phần “Biểu mẫu”.

4. Tạo biểu mẫu bằng cách 'Tách từ'

Nó là sự kết hợp giữa biểu mẫu đơn giản và biểu mẫu phân tách theo cách mà biểu mẫu này cung cấp cái nhìn về Biểu mẫu và bảng dữ liệu trong một cửa sổ chia đôi.

Bất cứ điều gì người dùng nhập vào Biểu mẫu đều hiển thị trực tiếp trong dạng xem Biểu dữ liệu ngay lập tức và ngược lại.

Bước 1) Từ tab 'Tạo', nhấp vào 'Biểu mẫu khác' và chọn 'Tách biểu mẫu'.

Kết quả: Cửa sổ bên dưới sẽ xuất hiện cùng với Form và bảng dữ liệu.

Bước 2) Nhấn 'Ctrl+S' và nhập tên biểu mẫu mới. Nhấp vào 'OK.'

Kết quả: Biểu mẫu mới có tên là 'contact_Form_Split' tồn tại trong phần “Biểu mẫu”.

Chỉnh sửa bản ghi hiện có thông qua Biểu mẫu

• Một trong những tính năng của biểu mẫu là chúng ta có thể chỉnh sửa các giá trị và dữ liệu trực tiếp từ biểu mẫu.
• Nó thân thiện với người dùng hơn vì so với định dạng hàng trong bảng, biểu mẫu có khả năng hiển thị tốt hơn các trường đã chọn và người dùng có thể thực hiện cập nhật trực tiếp.
• Những giá trị được cập nhật từ biểu mẫu này cũng sẽ được phản ánh ngay lập tức trong các bảng gốc.

Chúng ta hãy xem cách chỉnh sửa giá trị từ biểu mẫu:

Bước 1) Nhấp vào 'Mâu liên hệ'

Bước 2) Cập nhật một số giá trị trên giá trị 'contact_Form'

Bước 3) Double Bấm vào bảng 'Liên hệ'.

Kết quả: Giá trị cập nhật có trong bản ghi bảng gốc.

Thêm bản ghi vào Biểu mẫu

• Biểu mẫu cũng mang lại sự linh hoạt cho việc Thêm bản ghi.
• Một lần nữa, đây là một cách thêm bản ghi thân thiện và hấp dẫn hơn so với việc thêm bản ghi ở dạng hàng.
• Ở đây, chúng ta sẽ lấy Microsoft Ví dụ về truy cập cơ sở dữ liệu về Tách từ 'contact_Form_Split' đã tạo ở trên.

Bước 1) Mở 'Liên hệ_Form_Split'

Bước 2) Để Thêm bản ghi, hãy nhấp vào 'Biểu tượng Bản ghi Mới (trống).'

Kết quả: Cửa sổ bản ghi mới xuất hiện trong:

1. Xem biểu mẫu và
2. Chế độ xem biểu dữ liệu.

Bước 3) Điền thủ công dữ liệu từ Form. Lưu ý rằng ở dạng phân tách, tất cả dữ liệu cũng sẽ tự động được phản ánh trong bảng dữ liệu bên dưới.

Bước 4) Double Bấm vào bảng 'Liên hệ'.

Kết quả: Bản ghi mới được cập nhật vào Bảng 'Liên hệ' được thêm từ Biểu mẫu 'Liên hệ_Form_Multiple_Item'

Report

• Báo cáo là một đối tượng trong MS Access được thiết kế để định dạng, tính toán và in dữ liệu đã chọn một cách có tổ chức.
• Nó chứa thông tin từ các bảng và cả thông tin có trong thiết kế báo cáo.
• Báo cáo rất hữu ích vì chúng cho phép bạn trình bày tất cả thông tin trong cơ sở dữ liệu của mình ở định dạng dễ đọc.

Hãy lấy một ví dụ về cơ sở dữ liệu MS Access về 'Liên hệ' Báo cáo mặc định DB – 'Danh bạ điện thoại.'

Bước 1) Nhấp vào 'Danh bạ điện thoại' trong phần 'Báo cáo'. Hệ thống sẽ mở báo cáo 'Danh bạ điện thoại' sẵn có.

Nó sẽ hiển thị Tên liên hệ, Nhà riêng, Doanh nghiệp và Tên di động được hiển thị

cho mỗi bản ghi hiện tại.

Bước 2) Bây giờ giả sử chúng ta muốn chỉnh sửa báo cáo Tiêu đề từ 'Nhà' thành 'Số nhà'. Nhấp chuột phải và nhấp vào 'Chế độ xem thiết kế.'

Hệ thống sẽ mở Báo cáo ở dạng xem Thiết kế.

Bước 3) Chỉnh sửa tên bạn muốn cập nhật và nhấn 'Ctrl+S'.

Bước 4) Double nhấp vào 'Danh bạ điện thoại' trong báo cáo

Kết quả: Nhãn được cập nhật từ 'Nhà' thành 'Điện thoại Nhà'.

Macro

• Macro trong MS Access là tính năng tiết kiệm thời gian cho phép bạn thêm chức năng hoặc tự động hóa các tác vụ đơn giản.
• Các bước thường xuyên sử dụng có thể được tự động hóa bằng macro
• Nó có thể thêm một cách tiếp cận nhanh chóng và dễ dàng để liên kết tất cả các đối tượng khác với nhau nhằm tạo ra một ứng dụng cơ sở dữ liệu đơn giản.

Hãy lấy một Microsoft Ví dụ về cơ sở dữ liệu truy cập của 'Liên hệ' Macro mặc định của DB – 'AutoExec.'

Bước 1) Nhấp vào 'AutoExec' trong phần 'Báo cáo'. Hệ thống sẽ mở Macro 'Chào mừng' sẵn có. Nó sẽ hiển thị Ghi chú chào mừng và các dữ liệu khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu danh bạ có mã thành Macro 'AutoExec' mặc định

Bước 2) Nếu bạn muốn xem mã đằng sau macro này, hãy nhấp chuột phải.

Kết quả:

Mô-đun

• Nó là một tập hợp các hàm, khai báo, câu lệnh và thủ tục do người dùng định nghĩa được lưu trữ cùng nhau dưới dạng một đơn vị.
• Nó có thể là một đối tượng độc lập có các hàm mà bạn có thể gọi từ bất kỳ đâu trong cơ sở dữ liệu Access của mình.

Ví dụ về cơ sở dữ liệu MS Access từ DB 'Liên hệ'

Bước 1) Nhấp vào 'modMapping'

Kết quả:

Tổng kết

• Microsoft Truy cập là một Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu được cung cấp bởi Microsoft.
• Cho phép bạn tạo bảng, truy vấn, biểu mẫu và báo cáo cũng như kết nối với sự trợ giúp của Macro
• MS-Access sẽ cho phép bạn liên kết tới dữ liệu ở vị trí hiện tại và sử dụng dữ liệu đó để xem, cập nhật, truy vấn và báo cáo.
• Quyền truy cập bao gồm bốn đối tượng cơ sở dữ liệu chính: Bảng, Truy vấn, Biểu mẫu và Báo cáo.
• Có hai lối đến tạo cơ sở dữ liệu trong SQL Access:
• Tạo cơ sở dữ liệu từ Template
• Tạo ra một Cơ sở dữ liệu trống
• Có hai lối đến tạo cơ sở dữ liệu trong MS Access
• Tạo bảng từ Chế độ xem thiết kế
• Tạo bảng từ Dạng xem biểu dữ liệu
• Bạn có thể chuyển đổi giữa biểu dữ liệu và dạng xem thiết kế bằng cách chỉ cần bấm vào nút 'Xem' ở góc trên cùng bên trái của chương trình Access.
• Một biểu mẫu có thể được tạo bằng Trình hướng dẫn biểu mẫu, Biểu mẫu, Nhiều mục, Biểu mẫu phân tách
• Macro trong cơ sở dữ liệu MS Access là một tính năng tiết kiệm thời gian cho phép bạn thêm chức năng hoặc tự động hóa các tác vụ đơn giản.
• Báo cáo là một đối tượng trong MS Access được thiết kế để định dạng, tính toán và in dữ liệu đã chọn một cách có tổ chức.
• Mô-đun là tập hợp các hàm, khai báo, câu lệnh và thủ tục do người dùng định nghĩa được lưu trữ cùng nhau dưới dạng một đơn vị.

Cũng kiểm tra:- Cách viết macro trong Excel: Hướng dẫn macro – Là gì và sử dụng