Luồng quy trình phân tích kinh doanh: Hướng dẫn từng bước
Đối với bất kỳ Nhà phân tích kinh doanh nào, thách thức lớn nhất sau khi nhận được một dự án là bắt đầu dự án như thế nào và bắt đầu từ đâu? Hoặc những sản phẩm nào có thể được tạo ra và làm thế nào để hoàn thành dự án một cách thành công?
Để giúp bạn giải đáp tất cả các loại câu hỏi, chúng tôi đã liệt kê một số kỹ thuật chính để phân tích quy trình kinh doanh thành công.
Các bước cần thực hiện trong Quy trình phân tích kinh doanh là gì?
Sau đây là các bước liên quan đến quy trình phân tích kinh doanh. Nó sẽ hướng dẫn bạn từ ngày đầu tiên của quy trình phân tích kinh doanh cho đến khi kết thúc giai đoạn lập kế hoạch.
Bước 1) Thu thập mọi thông tin về dự án
Đó là nhà phân tích kinh doanh trách nhiệm thu thập tất cả các chi tiết liên quan đến dự án. Bằng cách đặt câu hỏi cho những người có liên quan đến dự án (quản lý dự án, nhà tài trợ dự án, quản lý hoặc chủ doanh nghiệp).
Thông tin được thu thập phải bao gồm các chủ đề này
- Phạm vi và ranh giới dự án
- Các yếu tố hiện tại ảnh hưởng đến tổ chức
- Rủi ro và hạn chế của dự án
- Bối cảnh tổ chức rộng hơn
Các bên liên quan tích cực tham gia vào nó. Đây sẽ là thời điểm tốt để tiến hành Phân tích nhu cầu của các bên liên quan
Sau khi thu thập tất cả thông tin này, hãy phân tích phần của bạn trong dự án và lập một danh sách kiểm tra mà với tư cách là Nhà phân tích kinh doanh, bạn có thể bao gồm như
- Từ kinh nghiệm trước đây của bạn, những gì bạn có thể thực hiện trong dự án hiện tại của mình
- Tài liệu và lập kế hoạch cần thiết cho dự án hiện tại
- Thảo luận về kết quả có thể có của dự án với các bên liên quan
- Sắp xếp các thành viên tham gia dự án
- Tìm kiếm sự trợ giúp từ khách hàng – sắp xếp cuộc họp với các bên liên quan
- Sản phẩm dự kiến được giao là gì và nó được yêu cầu ở định dạng nào
- Những tài liệu hiện có nào bạn có thể xem lại để có ý tưởng dự án tốt hơn
- Tìm hiểu phương pháp nào (Nhanh nhẹn hoặc thác nước) sẽ phù hợp với dự án của bạn
Bước 2) Xác định các bên liên quan & Tổ chức cuộc họp đánh giá
Ở bước thứ hai, Thiết lập một cuộc họp đánh giá với Người quản lý dự án/Bên liên quan/thành viên nhóm. Một chương trình nghị sự không rõ ràng có thể dẫn đến sự thất bại của dự án.
- Hãy cụ thể về những gì được mong đợi từ dự án.
- Thu hút người quản lý dự án/Bên liên quan/thành viên nhóm tham gia cuộc họp và đặt câu hỏi liên quan đến dự án
- Rất có thể bạn đang làm việc trên một dự án hoàn toàn mới, trong trường hợp đó, hãy hỏi người quản lý dự án hoặc người liên hệ đã từng làm việc trong lĩnh vực đó trước đây.
Bước 3) Phân tích tất cả các tài liệu liên quan đến dự án
Tiếp theo, Đúng cách Phân tích tất cả các tài liệu liên quan đến dự án như:
- Tài liệu quy trình kinh doanh
- Tài liệu yêu cầu hệ thống và kinh doanh
- Những cách kinh doanh
- Biểu đồ và sơ đồ dòng chảy
- kế hoạch dự án
- Sơ đồ tổ chức
- Tài liệu chiến lược và kế hoạch kinh doanh
- Chính sách và pháp luật
Khám phá thông tin ẩn trong tài liệu yêu cầu kinh doanh và tìm ra mọi lỗ hổng với hệ thống, quy trình, thủ tục và hoạt động hiện tại. Có thể tài liệu được cung cấp cho bạn đã lỗi thời, vì vậy hãy xác thực thông tin mà bạn phát hiện được.
Bước 4) Ghi lại tất cả sự thật và thông tin mà bạn khám phá được
Từ nghiên cứu và phân tích của mình, bạn có thể khám phá ra nhiều thông tin hữu ích liên quan đến dự án cần được thay đổi hoặc triển khai trong dự án. Ghi lại chúng.
- Yêu cầu kinh doanh bao gồm yêu cầu báo cáo
- Quy trình kinh doanh và hệ thống hỗ trợ
- Yêu cầu chức năng và phi chức năng
- Các vấn đề và rủi ro hiện đang ảnh hưởng đến dự án
Bước 5) Tìm hiểu miền vấn đề
Đến bây giờ bạn đã có cái nhìn sâu sắc về dự án, bây giờ bạn có thể xác định miền vấn đề Trong dự án. Bạn cần tìm hiểu
- Chính xác chức năng kinh doanh nào sẽ bị ảnh hưởng
- Rủi ro và các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh
- Các chính sách và ràng buộc ảnh hưởng đến dự án
- Các giá trị quyết định mức độ quan trọng của dự án
- Hệ thống hiện hỗ trợ các hoạt động kinh doanh
- Tài liệu tóm tắt về lĩnh vực vấn đề- ví dụ: Báo cáo thường niên
- Các vấn đề hiện đang cản trở doanh nghiệp đạt được kết quả mong muốn
- Về thay đổi được đề xuất, nó có tạo ra sự khác biệt nào đối với miền vấn đề không
Bước 6) Trình bày yêu cầu kinh doanh của bạn
Khi bạn đã thu thập tất cả các yêu cầu kinh doanh của mình và hiểu được miền vấn đề. Bước tiếp theo là trình bày Yêu cầu kinh doanh của bạn cho các bên liên quan hoặc người quản lý dự án. Có rất nhiều kỹ thuật có thể được sử dụng để trình bày yêu cầu như
- Một bảng hoặc bảng tính
- Sơ đồ hoặc đồ thị
- Một nguyên mẫu hoặc mô phỏng
- Mẫu văn bản có cấu trúc hoặc câu có cấu trúc
Bảng chú giải các từ sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan nhanh chóng về quy trình phân tích kinh doanh
- Mục đích: Xác định mục đích của các hoạt động phân tích kinh doanh cần thiết cho sáng kiến được đề xuất
- Phạm vi: Xác định các sản phẩm được bao gồm và loại trừ
- Nguyên nhân gốc rễ: Xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề được xác định
- Tình trạng hiện tại: Xác định vấn đề gây ra sự cần thiết phải thay đổi
- Các hoạt động theo kế hoạch: Xác định lý do cho hoạt động, sản phẩm bàn giao và ngày giao hàng
- Kế hoạch tham gia của các bên liên quan: Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan về quá trình tham gia của các bên liên quan
- Quản lý chất lượng: Nó mô tả các hoạt động sẽ đảm bảo chất lượng của các sản phẩm bàn giao của dự án
- Target Điều kiện: Xác định cách giải quyết các vấn đề quan trọng được xác định
Mẹo nhanh dành cho Nhà phân tích kinh doanh
- Đặt câu hỏi trong các cuộc họp
- Hãy chuẩn bị trước cuộc họp hoặc đánh giá của các bên liên quan
- Có khả năng thích ứng với sự thay đổi và trải nghiệm mới
- Quản lý kỳ vọng
- Trả lời phản hồi