Luồng quy trình phân tích kinh doanh: Hướng dẫn từng bước
Charles Moore
⚡ Tóm tắt thông minh
Quy trình phân tích kinh doanh hướng dẫn nhà phân tích kinh doanh từ khi bắt đầu dự án đến khi phê duyệt yêu cầu, bao gồm khám phá, xem xét của các bên liên quan, phân tích tài liệu, xác định phạm vi vấn đề và trình bày có cấu trúc cho người quản lý dự án và nhà tài trợ.
Các bước cần thực hiện trong Quy trình phân tích kinh doanh là gì?
Sau đây là các bước liên quan đến quy trình phân tích kinh doanh. Nó sẽ hướng dẫn bạn từ ngày đầu tiên của quy trình phân tích kinh doanh cho đến khi kết thúc giai đoạn lập kế hoạch.
Bước 1) Thu thập mọi thông tin về dự án
Nó là Nhà phân tích kinh doanh Có trách nhiệm thu thập mọi chi tiết liên quan đến dự án bằng cách đặt câu hỏi cho những người có liên quan đến dự án (quản lý dự án, nhà tài trợ dự án, quản lý chức năng hoặc chủ doanh nghiệp).
Thông tin thu thập được cần bao gồm các chủ đề sau:
- Phạm vi và ranh giới dự án
- Các yếu tố hiện tại ảnh hưởng đến tổ chức
- Rủi ro và hạn chế của dự án
- Bối cảnh tổ chức rộng hơn
Xác định các bên liên quan tích cực tham gia vào dự án. Đây cũng là thời điểm tốt để tiến hành một cuộc khảo sát. Phân tích nhu cầu của các bên liên quan.
Sau khi thu thập thông tin này, hãy phân tích vai trò của bạn trong dự án và xây dựng một danh sách kiểm tra mà bạn, với tư cách là một nhà phân tích kinh doanh, có thể đưa vào, chẳng hạn như:
- Bạn có thể áp dụng những bài học kinh nghiệm nào từ các dự án trước đây vào dự án hiện tại?
- Hồ sơ và kế hoạch cần thiết cho dự án hiện tại.
- Thảo luận về các kết quả có thể đạt được của dự án với các bên liên quan.
- Xác định các thành viên tham gia vào dự án.
- Sắp xếp cuộc họp với khách hàng và các bên liên quan khi cần thêm thông tin.
- Các sản phẩm đầu ra dự kiến và định dạng yêu cầu.
- Bạn có thể xem lại các tài liệu hiện có để hiểu rõ hơn về dự án.
- Phương pháp luận (Nhanh nhẹn hoặc thác nước) phù hợp nhất với dự án
Bước 2) Xác định các bên liên quan và thiết lập một RevCuộc họp iew
Ở bước thứ hai, hãy thiết lập một cuộc họp đánh giá Cùng với người quản lý dự án, các bên liên quan và các thành viên nhóm. Một chương trình nghị sự không rõ ràng thường dẫn đến thất bại dự án.
- Hãy nêu rõ những gì bạn mong đợi từ dự án.
- Mời người quản lý dự án, các bên liên quan và các thành viên nhóm tham gia cuộc họp và đặt các câu hỏi liên quan đến dự án.
- Nếu bạn đang thực hiện một dự án hoàn toàn mới, hãy hỏi người quản lý dự án hoặc người liên hệ nào đó đã từng làm việc trong lĩnh vực đó trước đây.
Bước 3) Phân tích tất cả các tài liệu liên quan đến dự án
Tiếp theo, một cách đúng đắn phân tích tất cả các tài liệu liên quan đến dự án, chẳng hạn như:
- Tài liệu quy trình kinh doanh
- Tài liệu yêu cầu hệ thống và kinh doanh
- Những cách kinh doanh
- Biểu đồ và sơ đồ dòng chảy
- kế hoạch dự án
- Sơ đồ tổ chức
- Tài liệu chiến lược và kế hoạch kinh doanh
- Chính sách và pháp luật
Khám phá mọi thông tin ẩn giấu trong tài liệu yêu cầu kinh doanh và tracCó những lỗ hổng so với các hệ thống, quy trình, thủ tục và hoạt động hiện tại. Tài liệu được cung cấp cho bạn có thể đã lỗi thời, vì vậy hãy xác thực mọi thông tin bạn tìm thấy trước khi coi đó là thông tin cuối cùng.
Bước 4) Ghi lại tất cả các sự kiện và thông tin bạn phát hiện được.
Trong quá trình nghiên cứu và phân tích, bạn sẽ phát hiện ra nhiều thông tin hữu ích về dự án cần được thay đổi hoặc thực hiện. Hãy ghi lại mọi phát hiện để có thể xem lại sau này.
- Yêu cầu kinh doanh bao gồm yêu cầu báo cáo
- Quy trình kinh doanh và hệ thống hỗ trợ
- Yêu cầu chức năng và phi chức năng
- Các vấn đề và rủi ro hiện đang ảnh hưởng đến dự án
Bước 5) Hiểu rõ phạm vi vấn đề
Đến thời điểm này, bạn đã nắm vững dự án, vì vậy bạn có thể xác định miền vấn đềBạn cần tìm hiểu:
- Bộ phận kinh doanh nào sẽ bị ảnh hưởng?
- Rủi ro và các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh
- Các chính sách và ràng buộc ảnh hưởng đến dự án
- Các giá trị xác định mức độ quan trọng của dự án.
- Các hệ thống hiện đang hỗ trợ các hoạt động kinh doanh
- Các tài liệu tóm tắt phạm vi vấn đề, ví dụ như Báo cáo thường niên.
- Những vấn đề hiện đang cản trở doanh nghiệp đạt được kết quả mong muốn.
- Liệu sự thay đổi được đề xuất có tạo ra sự khác biệt nào đối với lĩnh vực vấn đề hay không.
Bước 6) Trình bày các yêu cầu kinh doanh
Sau khi đã thu thập đầy đủ các yêu cầu kinh doanh và hiểu rõ phạm vi vấn đề, bước tiếp theo là... trình bày các yêu cầu kinh doanh Dành cho các bên liên quan hoặc người quản lý dự án. Các kỹ thuật trình bày phổ biến bao gồm:
- Một bảng hoặc bảng tính
- Sơ đồ hoặc đồ thị
- Một nguyên mẫu hoặc mô phỏng
- Mẫu văn bản có cấu trúc hoặc câu có cấu trúc
Bảng thuật ngữ cung cấp cái nhìn tổng quan nhanh chóng về quy trình của Chuyên viên Phân tích Kinh doanh:
- Mục đích: Xác định mục đích của các hoạt động phân tích kinh doanh cần thiết cho sáng kiến được đề xuất
- Phạm vi: Xác định các sản phẩm được bao gồm và loại trừ
- Nguyên nhân gốc rễ: Xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề đã được nhận diện.
- Tình trạng hiện tại: Xác định vấn đề dẫn đến nhu cầu thay đổi.
- Các hoạt động theo kế hoạch: Xác định lý do cho hoạt động, sản phẩm bàn giao và ngày giao hàng
- Kế hoạch tham gia của các bên liên quan: Cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình tham gia của các bên liên quan.
- Quản lý chất lượng: Mô tả các hoạt động sẽ đảm bảo chất lượng của các sản phẩm bàn giao của dự án.
- Target Điều kiện: Xác định cách thức giải quyết các vấn đề quan trọng đã được xác định.
Mẹo nhanh dành cho Nhà phân tích kinh doanh
- Đặt câu hỏi trong các cuộc họp
- Hãy chuẩn bị trước cuộc họp hoặc đánh giá của các bên liên quan
- Hãy thích nghi với sự thay đổi và những trải nghiệm mới.
- Quản lý kỳ vọng
- Trả lời phản hồi
Các sản phẩm đầu ra phổ biến được tạo ra trong quá trình phân tích kinh doanh.
Mỗi quy trình phân tích kinh doanh đều để lại một bộ tài liệu mà nhóm dự án, nhà tài trợ và kiểm toán viên có thể sử dụng. tracQuay lại vấn đề chính. Việc liên tục tạo ra các sản phẩm đầu ra này là điều giúp quy trình có thể lặp lại trên nhiều dự án.
- Kế hoạch phân tích kinh doanh: Mô tả phương pháp tiếp cận, tiến độ và kế hoạch thu hút sự tham gia của các bên liên quan cho công việc phân tích.
- Sổ đăng ký các bên liên quan: Liệt kê tất cả các bên liên quan cùng với vai trò, tầm ảnh hưởng, kỳ vọng và kênh liên lạc ưa thích của họ.
- Tài liệu yêu cầu kinh doanh (BRD): Nắm bắt được các nhu cầu, mục tiêu và tiêu chí thành công cấp cao của doanh nghiệp bằng ngôn ngữ mà các bên liên quan không chuyên về kỹ thuật cũng có thể hiểu được.
- Các yêu cầu chức năng và phi chức năng: Chuyển đổi tài liệu yêu cầu nghiệp vụ (BRD) thành các hành vi hệ thống, thuộc tính chất lượng và ràng buộc mà các nhà phát triển và người kiểm thử có thể dựa vào đó để xây dựng sản phẩm.
- Mô hình quy trình và các trường hợp sử dụng: Trình bày quy trình làm việc hiện tại và tương lai bằng sơ đồ BPMN, sơ đồ trường hợp sử dụng UML hoặc sơ đồ hoạt động.
- Yêu cầu TracMa trận khả năng (RTM): Liên kết mọi yêu cầu với nguồn gốc, yếu tố thiết kế và các bài kiểm tra xác minh yêu cầu đó.
- Nhật ký yêu cầu thay đổi: Ghi lại mọi thay đổi về phạm vi công việc, bao gồm tác động, quyết định và người phê duyệt, để đảm bảo nhật ký kiểm toán được đầy đủ.
Các sản phẩm bàn giao này nên được lưu trữ trong một kho lưu trữ chung như Confluence, SharePoint hoặc một công cụ quản lý yêu cầu chuyên dụng để mọi thành viên trong nhóm đều làm việc trên cùng một phiên bản.
Những lỗi thường gặp cần tránh trong quy trình phân tích kinh doanh
Ngay cả những chuyên viên phân tích kinh doanh giàu kinh nghiệm cũng mắc phải những sai lầm tương tự khi chịu áp lực về tiến độ dự án. Việc chú ý đến những lỗi sau đây sẽ giúp ngăn ngừa hầu hết các công việc phải làm lại và những bất ngờ về phạm vi dự án sau này.
- Thứ sáuping Tìm ra giải pháp trước khi xác định vấn đề: Đề xuất một hệ thống, công cụ hoặc tính năng trước khi hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ sẽ dẫn đến việc phải làm lại tốn kém và một giải pháp không giải quyết được nhu cầu thực sự của doanh nghiệp.
- Bỏ quaping Xác nhận của các bên liên quan: Việc ghi lại các yêu cầu mà không có sự phê duyệt từ những người sẽ sử dụng hệ thống sẽ tạo ra những lỗ hổng chỉ được phát hiện trong quá trình thử nghiệm chấp nhận của người dùng.
- Xem các yêu cầu như là tĩnh: Nhu cầu kinh doanh thay đổi trong suốt dự án. Một chuyên viên phân tích kinh doanh không duy trì kho lưu trữ yêu cầu và tracMa trận khả năng thực hiện nhanh chóng mất kiểm soát về phạm vi.
- Ghi chép quá mức thay vì hợp tác: Việc tạo ra một bản BRD dài 200 trang mà chẳng ai đọc còn tệ hơn là một tài liệu ngắn gọn đi kèm với các buổi làm việc thường xuyên và các mô hình trực quan.
- Chỉ tập trung vào con đường dẫn đến thành công: Việc thiếu các trường hợp ngoại lệ, xử lý lỗi và các yêu cầu phi chức năng sẽ đẩy các lỗi vào môi trường sản xuất và làm xói mòn lòng tin của người dùng.
- Làm việc biệt lập: Việc phân tích yêu cầu mà không có sự tham gia của các nhà phát triển, người kiểm thử và nhóm vận hành sẽ bỏ sót các rủi ro về tính khả thi và các ràng buộc phát sinh sau này, những điều lẽ ra có thể được phát hiện trong một cuộc đánh giá chung.
- Sử dụng ngôn ngữ mơ hồ hoặc không rõ ràng: Những từ ngữ như “thân thiện với người dùng”, “nhanh” hoặc “linh hoạt” mà không có tiêu chí chấp nhận có thể đo lường được sẽ tạo ra những bất đồng chỉ xuất hiện khi tính năng đó được chứng minh.
Các công cụ phổ biến hỗ trợ quy trình phân tích kinh doanh
Bộ công cụ phù hợp hỗ trợ mọi giai đoạn của quy trình phân tích kinh doanh, từ thu thập thông tin đến phê duyệt. Hầu hết các nhóm kết hợp một công cụ quản lý danh sách công việc đơn giản, một công cụ mô hình hóa và một nền tảng tài liệu.
- Jira và Azure DevOps: TracQuản lý các epic, user story và defect trong các nhóm triển khai Agile và kết nối các yêu cầu với công việc trong sprint.
- Confluence, SharePoint và Notion: Lưu trữ kế hoạch phân tích kinh doanh, ghi chú cuộc họp, quyết định và tài liệu yêu cầu nghiệp vụ (BRD) trong một không gian có thể tìm kiếm và các bên liên quan có thể truy cập.
- Microsoft Visio, Lucidchartvà draw.io: Vẽ sơ đồ quy trình BPMN, sơ đồ trường hợp sử dụng và mô hình dữ liệu để minh họa quy trình làm việc và chuyển giao công việc.
- Jama Connect, IBM CỬA, Modern Requirementsvà Visure: Quản lý yêu cầu ở quy mô lớn bằng cách sử dụng các mốc chuẩn. tracPhân tích tính khả thi và tác động đối với các dự án được quản lý.
- Miro và tranh tường: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc khám phá từ xa, lập bản đồ hành trình người dùng.pingvà bản đồ liên kếtping Các buổi hội thảo diễn ra trong thời gian thực.
- Balsamiq và Figma: Tạo bản phác thảo giao diện người dùng (wireframe) độ phân giải thấp và nguyên mẫu độ phân giải cao để xác nhận tính hợp lệ của các màn hình đề xuất với người dùng doanh nghiệp trước khi bắt đầu phát triển.
Các nhóm nhỏ thường bắt đầu với Jira, Confluence và LucidchartCác chương trình lớn hơn hoặc được quản lý chặt chẽ hơn sẽ bổ sung thêm một công cụ quản lý yêu cầu chuyên dụng. tracKhả năng thực thi, các tiêu chuẩn cơ bản và nhật ký kiểm toán trở thành bắt buộc.
