Dự toán chi phí dự án và lập ngân sách trong quản lý dự án

Chi phí của dự án có thể được ước tính từ nhiều nguồn quy trình khác nhau (Ví dụ bên dưới)

• Tạo cấu trúc phân chia công việc (WBS)
• Phát triển kế hoạch
• Lập kế hoạch nguồn nhân lực
• Xác định rủi ro

Đầu vào của quản lý chi phí bao gồm,

• Kế hoạch quản lý dự án
• Điều lệ dự án
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
• Nội dung quy trình tổ chức

Trong khi, đầu ra của điều này là

• Kế hoạch quản lý chi phí.

Lập dự toán và chi phí cho dự án là một phần cực kỳ quan trọng của bất kỳ dự án nào. quản lý dự án. Nhiều thứ khác nhau được xem xét khi tính toán ngân sách cho dự án như chi phí lao động, mua thiết bị cần thiết, chi phí vật liệu, v.v.

Dự toán chi phí dự án là gì?

Dự toán chi phí dự án được định nghĩa là quá trình ước tính tổng chi phí của dự án. Tính chính xác của việc ước tính chi phí và lập ngân sách trong quản lý dự án phụ thuộc vào độ chính xác và chi tiết của phạm vi dự án, là đường cơ sở phạm vi. Phạm vi cũng sẽ xác định bất kỳ ràng buộc nào như ngày, nguồn lực hoặc ngân sách. Sổ đăng ký rủi ro sẽ giúp tính toán các loại chi phí ước tính, chi phí phát sinh đằng sau hành động dự phòng và chi phí phát sinh để đối phó với rủi ro.

Để ước tính chi phí của dự án, bạn phải phân loại các loại chi phí khác nhau thành các loại như

• Chi phí nhân công
• Chi phí thiết bị
• Chi phí vật tư
• Chi phí du lịch
• Phí luyện tập
• Chi phí chung, v.v.

Các kỹ thuật được sử dụng để ước tính chi phí dự án

Có một số kỹ thuật được sử dụng để ước tính chi phí dự án như: Đánh giá của chuyên gia, Ước tính ba điểm, Phân tích dự trữ và Chi phí chất lượng.

Tuy nhiên, để ước tính chi phí dự án, về mặt hình thức có một số phương pháp (kỹ thuật) chính được sử dụng như sau:

Ước tính tương tự

Kỹ thuật ước tính này dựa trên đánh giá của chuyên gia và thông tin dựa trên các dự án tương tự trước đó. Trường hợp đã thực hiện trước đó, chi phí dự án tương tự được xem xét cộng hoặc trừ 20% cho dự án hiện tại.

ước tính tham số

Dữ liệu hoặc hồ sơ trong quá khứ được sử dụng để ước tính chi phí cho dự án hiện tại.

Ước tính từ dưới lên

Khi bạn đã xác định được phạm vi của dự án, đó là hình thức kỹ thuật đáng tin cậy nhất. Trong kỹ thuật này, dựa trên WBS, bạn ước tính chi phí cho từng nguồn lực hoặc sản phẩm bàn giao.

Tương tự như vậy, còn có các phương pháp (kỹ thuật) khác có thể hữu ích để ước tính chi phí như ước tính PERT, phân tích giá thầu của nhà cung cấp, v.v.

Lập kế hoạch ngân sách dự án

Mục đích chính của hoạt động này là phân bổ và ủy quyền các nguồn lực tiền tệ cần thiết để hoàn thành dự án. Đầu ra chính để xác định ngân sách bao gồm đường cơ sở hiệu suất chi phí. Nó không chỉ chỉ rõ chi phí nào sẽ phát sinh mà còn chỉ rõ chi phí sẽ phát sinh khi nào. Các đầu vào để xác định ngân sách bao gồm các phương pháp lập ngân sách quản lý dự án sau:

• Ước tính chi phí hoạt động
• Cơ sở ước tính
• Phạm vi cơ sở
• Tiến độ dự án
• Lịch tài nguyên
• Hợp đồng
• Nội dung quy trình tổ chức

Đầu ra của quá trình này là

• Đường cơ sở hiệu suất chi phí
• Yêu cầu tài trợ dự án
• Cập nhật tài liệu dự án

Việc lập ngân sách dự án được thực hiện song song với quá trình lập kế hoạch dự án. Nó phụ thuộc rất nhiều vào ba thành phần -

• Dự toán chi phí
• Thời lượng nhiệm vụ
• Nguồn lực được phân bổ

Trong quá trình lập ngân sách và chi phí dự án, người quản lý dự án giao tiếp với những người khác nhau chịu trách nhiệm quản lý nỗ lực làm việc cũng như ước tính chi phí dự án.

Anh ta sẽ sử dụng các triển vọng dự án khác nhau như cấu trúc phân chia công việc của dự án, ước tính chi phí, dữ liệu và hồ sơ lịch sử, thông tin tài nguyên và chính sách.

Nếu không có đánh giá rủi ro, quá trình lập ngân sách sẽ không được hoàn thành. Quá trình đánh giá rủi ro xem xét các yếu tố như thiếu thời gian, nguồn lực sẵn có, kinh nghiệm của nhóm phát triển, công nghệ được sử dụng, v.v. Đánh giá rủi ro có thể chiếm từ 25 đến 30% tổng chi phí dự án.

Kế hoạch quản lý chất lượng dự án

Nhóm quy trình quản lý chất lượng bao gồm ba quy trình,

Kế hoạch chất lượng

Quy trình Chất lượng Kế hoạch bao gồm việc xác định chất lượng tiêu chuẩn nào có liên quan đến dự án và cách thực hiện chúng. Nó cũng bao gồm việc xác định các số liệu chất lượng và các biện pháp tiêu chuẩn cho quy trình dự án, các yêu cầu tuân thủ quy định, chức năng sản phẩm, tài liệu, v.v.

Đầu vào của quản lý chất lượng kế hoạch bao gồm

• Kế hoạch quản lý dự án
• Đăng ký các bên liên quan
• Đăng ký rủi ro
• Tài liệu yêu cầu
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
• Nội dung quy trình tổ chức

Đầu ra của quản lý chất lượng là

• Kế hoạch quản lý chất lượng
• Kế hoạch cải tiến quy trình
• Chỉ số chất lượng
• Danh sách kiểm tra chất lượng
• Cập nhật tài liệu dự án

Đảm bảo chất lượng

Giai đoạn này chủ yếu bao gồm hai hoạt động, đầu tiên là phân tích chất lượng dự án và nâng cao chất lượng dự án. Đó là một quá trình kiểm tra các yêu cầu chất lượng và kết quả đo lường kiểm soát chất lượng để đảm bảo rằng tiêu chuẩn chất lượng được duy trì trong suốt quá trình. Đầu vào cho việc này sẽ giống như đầu ra của quản lý chất lượng kế hoạch trong khi

Đầu ra của quá trình này sẽ là

• Thay đổi yêu cầu
• Kế hoạch quản lý dự án
• Cập nhật tài liệu dự án
• Cập nhật tài sản quy trình tổ chức

Quản lý chất lượng

Việc này sẽ được tiến hành để kiểm soát chất lượng trong suốt vòng đời dự án. Nó xác định cách tiêu chuẩn chất lượng có thể tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng đã xác định. Đầu ra của Đảm bảo chất lượng sẽ là đầu vào cho Kiểm soát chất lượng. Trong khi đầu ra sẽ

• Đo lường kiểm soát chất lượng
• Xác thực các thay đổi
• Sản phẩm đã được xác minh
• Thông tin hiệu suất công việc
• Thay đổi yêu cầu
• Kế hoạch quản lý dự án
• Cập nhật tài liệu dự án
• Cập nhật tài sản quy trình tổ chức

Quản lý nguồn nhân lực dự án

Quản lý nhân sự bao gồm quá trình tổ chức, quản lý và lãnh đạo nhóm dự án. Nó bao gồm những người có vai trò và trách nhiệm được phân bổ để hoàn thành dự án. Việc quản lý nhân sự sẽ giải quyết bốn quy trình.

Xây dựng kế hoạch nhân sự

Giai đoạn này xác định vai trò và trách nhiệm của dự án, sơ đồ tổ chức dự án và kế hoạch quản lý nhân viên.

Đầu vào cho việc này sẽ

• Kế hoạch quản lý dự án
• Yêu cầu về nguồn lực hoạt động
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
• Nội dung quy trình tổ chức

Đầu ra cho việc này sẽ là

• Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực

Có được nhóm dự án

Giai đoạn này xác nhận sự sẵn có của nguồn nhân lực và có được đội ngũ cần thiết để hoàn thành các hoạt động của dự án. Đầu vào của giai đoạn này sẽ là đầu ra của bước trước. Mặc dù đầu ra của giai đoạn này sẽ là

• Nhiệm vụ của nhân viên dự án
• Lịch tài nguyên
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án

Phát triển nhóm dự án

Trong giai đoạn này, trọng tâm là cải thiện hiệu quả của nhóm, sự tương tác giữa các thành viên trong nhóm và nâng cao hiệu suất tổng thể của nhóm và dự án. Đầu vào của giai đoạn này sẽ là đầu ra của bước trước. Mặc dù đầu ra của giai đoạn này sẽ là

• Đánh giá hiệu suất nhóm
• Cập nhật các yếu tố môi trường doanh nghiệp

Quản lý nhóm dự án

Quá trình này bao gồm theo dõi hiệu suất của thành viên nhóm, giải quyết vấn đề, cung cấp phản hồi và quản lý nhóm để tối ưu hóa hiệu suất dự án. Đầu vào của giai đoạn này sẽ là đầu ra của bước trước. Mặc dù đầu ra của giai đoạn này sẽ là

• Thay đổi yêu cầu
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
• Cập nhật tài liệu dự án
• Cập nhật các yếu tố môi trường doanh nghiệp
• Cập nhật tài sản quy trình tổ chức

Quản lý truyền thông dự án

Ở đây, Truyền thông dự án không có nghĩa là tương tác bằng lời nói với nhau mà là truyền tải thông tin liên quan đến dự án một cách hiệu quả với nhóm dự án, các bên liên quan, người quản lý dự án, v.v. Nó cần đề cập đến các hành động và đánh giá rủi ro, kế hoạch dự án, quản lý cuộc họp và hành động, đánh giá và đi bộ -thông qua, vv

Phân khúc này chủ yếu bao gồm năm lĩnh vực

Giao tiếp với các bên liên quan

Đó là quá trình phát triển một cách tiếp cận để giao tiếp với các bên liên quan một cách hiệu quả và hiểu được yêu cầu của họ. Đầu vào cho việc này sẽ là

• Kế hoạch quản lý dự án
• Đăng ký các bên liên quan
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
• Nội dung quy trình tổ chức

Mặc dù đầu ra cho việc này sẽ là

• Kế hoạch quản lý truyền thông
• Cập nhật tài liệu dự án

Quản lý truyền thông

Đó là quá trình lưu trữ, phân phối, thu thập và truy xuất thông tin dự án theo kế hoạch truyền thông. Đầu vào của giai đoạn này sẽ là

• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
• Nội dung quy trình tổ chức
• Báo cáo hiệu quả công việc
• Kế hoạch quản lý truyền thông

Trong khi đầu ra sẽ là

• Truyền thông dự án
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
• Cập nhật tài liệu dự án
• Cập nhật tài sản quy trình tổ chức

Kiểm soát thông tin liên lạc

Đó là quá trình kiểm soát và giám sát thông tin liên lạc trong toàn bộ vòng đời dự án. Đầu vào cho giai đoạn này sẽ là

• Kế hoạch quản lý dự án
• Truyền thông dự án
• Nhật ký sự cố
• Dữ liệu hiệu suất làm việc
• Nội dung quy trình tổ chức

Mặc dù đầu ra của giai đoạn này sẽ là

• Thông tin hiệu suất công việc
• Thay đổi yêu cầu
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
• Cập nhật tài liệu dự án
• Cập nhật quy trình tổ chức

Tổng kết

Quản lý chi phí là quá trình lập kế hoạch và kiểm soát chi phí dự án một cách hiệu quả. Lập ngân sách chi phí trong quản lý dự án giúp bạn ghi chép và theo dõi các khoản chi được thực hiện sau dự án.

Để biết rằng dự án của bạn được hoàn thành theo thời gian và ngân sách nhất định, chúng ta sẽ xem yếu tố rủi ro nào cần giảm thiểu trong hướng dẫn tiếp theo.

Dự toán chi phí dự án và lập ngân sách được định nghĩa là quá trình ước tính tổng chi phí của dự án.