Dự toán chi phí dự án và lập ngân sách trong quản lý dự án

Quản lý chi phí dự án

Quản lý chi phí dự án Quản lý dự án được định nghĩa là quá trình lập kế hoạch và kiểm soát chi phí và ngân sách dự án một cách hiệu quả và tiết kiệm. Nó xác định các chi phí cần thiết cho mỗi hạng mục bàn giao của dự án. Nó bao gồm nhiều chức năng của quản lý dự án như ước tính, kiểm soát công việc, thu thập dữ liệu hiện trường, lập kế hoạch, kế toán, thiết kế, và nhiều hơn nữa.

Chi phí của dự án có thể được ước tính từ nhiều nguồn thông tin về quy trình (ví dụ bên dưới):

• Tạo cấu trúc phân chia công việc (WBS)
• Phát triển kế hoạch
• Lập kế hoạch nguồn nhân lực
• Xác định rủi ro

Các yếu tố đầu vào của quản lý chi phí bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án
• Điều lệ dự án
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
• Nội dung quy trình tổ chức

Trong khi đó, kết quả đầu ra là:

• Kế hoạch quản lý chi phí

Việc lập dự toán và ước tính chi phí cho một dự án là một phần cực kỳ quan trọng của bất kỳ dự án nào. quản lý dự ánKhi lập ngân sách cho một dự án, cần xem xét nhiều yếu tố khác nhau, chẳng hạn như chi phí nhân công, chi phí mua sắm thiết bị cần thiết, chi phí vật liệu, v.v.

Dự toán chi phí dự án là gì?

Dự toán chi phí dự án được định nghĩa là quá trình ước tính tổng chi phí của dự án. Tính chính xác của việc ước tính chi phí và lập ngân sách trong quản lý dự án Điều này phụ thuộc vào độ chính xác và chi tiết của phạm vi dự án, vốn được coi là cơ sở phạm vi. Phạm vi cũng sẽ xác định bất kỳ ràng buộc nào như ngày tháng, nguồn lực hoặc ngân sách. Sổ đăng ký rủi ro sẽ giúp tính toán các loại chi phí ước tính, chi phí phát sinh cho các hành động dự phòng và chi phí để đối phó với rủi ro.

Để ước tính chi phí của một dự án, bạn phải phân loại các loại chi phí khác nhau thành các nhóm như:

• Chi phí nhân công
• Chi phí thiết bị
• Chi phí vật tư
• Chi phí du lịch
• Phí luyện tập
• Chi phí chung, v.v.

Các kỹ thuật được sử dụng để ước tính chi phí dự án

Có một số kỹ thuật được sử dụng để ước tính chi phí dự án, chẳng hạn như đánh giá của chuyên gia, ước tính ba điểm, phân tích dự trữ và chi phí chất lượng.

Tuy nhiên, để ước tính chi phí dự án, về mặt chính thức có một vài phương pháp (kỹ thuật) chính được sử dụng, như sau:

Ước tính tương tự

Kỹ thuật ước tính này dựa trên đánh giá của chuyên gia và thông tin từ các dự án tương tự trước đó, trong đó chi phí của một dự án tương tự đã thực hiện trước đây được xem xét với mức chênh lệch cộng hoặc trừ 20% so với dự án hiện tại.

ước tính tham số

Dữ liệu hoặc hồ sơ trong quá khứ được sử dụng để ước tính chi phí cho dự án hiện tại.

Ước tính từ dưới lên

Khi đã xác định phạm vi dự án, đây là kỹ thuật đáng tin cậy nhất. Trong kỹ thuật này, dựa trên cấu trúc phân tích công việc (WBS), bạn ước tính chi phí cho từng nguồn lực hoặc sản phẩm bàn giao.

Tương tự, có những phương pháp (kỹ thuật) khác có thể hữu ích cho việc ước tính chi phí, chẳng hạn như ước tính PERT, phân tích giá thầu của nhà cung cấp, v.v.

Lập kế hoạch ngân sách dự án

Mục đích chính của hoạt động này là phân bổ và phê duyệt các nguồn lực tài chính cần thiết để hoàn thành dự án. Kết quả chính để xác định ngân sách bao gồm đường cơ sở hiệu suất chi phí. Nó không chỉ xác định chi phí nào sẽ phát sinh mà còn cả thời điểm phát sinh chi phí. Các yếu tố đầu vào để xác định ngân sách bao gồm các phương pháp lập ngân sách quản lý dự án sau:

• Ước tính chi phí hoạt động
• Cơ sở ước tính
• Phạm vi cơ sở
• Tiến độ dự án
• Lịch tài nguyên
• vớitracts
• Nội dung quy trình tổ chức

Kết quả của quá trình này là:

• Đường cơ sở hiệu suất chi phí
• Yêu cầu tài trợ dự án
• Cập nhật tài liệu dự án

Việc lập ngân sách dự án được thực hiện song song với quá trình lập kế hoạch dự án. Nó phụ thuộc rất nhiều vào ba thành phần:

• Dự toán chi phí
• Thời lượng nhiệm vụ
• Nguồn lực được phân bổ

Trong quá trình lập ngân sách và tính toán chi phí dự án, người quản lý dự án sẽ liên lạc với nhiều người khác nhau chịu trách nhiệm quản lý các nỗ lực công việc cũng như ước tính chi phí dự án.

Người đó sẽ sử dụng nhiều khía cạnh của dự án như cấu trúc phân tích công việc của dự án, ước tính chi phí, dữ liệu và hồ sơ lịch sử, thông tin về nguồn lực và các chính sách.

Nếu không thực hiện đánh giá rủi ro, quy trình lập ngân sách sẽ không hoàn tất. Quá trình đánh giá rủi ro xem xét các yếu tố như thiếu thời gian, nguồn lực sẵn có, kinh nghiệm của nhóm phát triển, công nghệ được sử dụng, và nhiều yếu tố khác. Chi phí đánh giá rủi ro có thể chiếm từ 25 đến 30% tổng chi phí dự án.

Kế hoạch quản lý chất lượng dự án

Nhóm quy trình quản lý chất lượng bao gồm ba quy trình.

Kế hoạch chất lượng

Quy trình Lập kế hoạch Chất lượng bao gồm việc xác định các tiêu chuẩn chất lượng nào phù hợp với dự án và cách thức thực hiện chúng. Quy trình này cũng bao gồm việc xác định các chỉ số chất lượng và các tiêu chuẩn đo lường cho các quy trình dự án, các yêu cầu tuân thủ quy định, chức năng sản phẩm, tài liệu, và nhiều hơn nữa.

Các yếu tố đầu vào của kế hoạch quản lý chất lượng bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án
• Đăng ký các bên liên quan
• Đăng ký rủi ro
• Tài liệu yêu cầu
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
• Nội dung quy trình tổ chức

Kết quả đầu ra của quản lý chất lượng là:

• Kế hoạch quản lý chất lượng
• Kế hoạch cải tiến quy trình
• Chỉ số chất lượng
• Danh sách kiểm tra chất lượng
• Cập nhật tài liệu dự án

Đảm bảo chất lượng

Giai đoạn này chủ yếu bao gồm hai hoạt động: thứ nhất, phân tích chất lượng dự án, và thứ hai, cải thiện chất lượng dự án. Đó là một quá trình kiểm tra các yêu cầu chất lượng và kết quả từ việc đo lường kiểm soát chất lượng để đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng được duy trì trong suốt quá trình. Đầu vào cho giai đoạn này sẽ giống với đầu ra của quản lý chất lượng kế hoạch.

Kết quả của quá trình này sẽ là:

• Thay đổi yêu cầu
• Kế hoạch quản lý dự án
• Cập nhật tài liệu dự án
• Cập nhật tài sản quy trình tổ chức

Kiểm tra chất lượng

Việc này sẽ được thực hiện để kiểm soát chất lượng trong suốt vòng đời dự án. Nó xác định cách thức tiêu chuẩn chất lượng có thể tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng đã được định nghĩa. Kết quả đầu ra của Đảm bảo chất lượng Đây sẽ là dữ liệu đầu vào cho Kiểm soát chất lượng.

Trong khi đó, kết quả đầu ra sẽ là:

• Đo lường kiểm soát chất lượng
• Xác thực các thay đổi
• Sản phẩm đã được xác minh
• Thông tin hiệu suất công việc
• Thay đổi yêu cầu
• Kế hoạch quản lý dự án
• Cập nhật tài liệu dự án
• Cập nhật tài sản quy trình tổ chức

Quản lý nguồn nhân lực dự án

Quản lý nhân sự bao gồm quá trình tổ chức, quản lý và lãnh đạo nhóm dự án. Nhóm này bao gồm những người được phân công vai trò và trách nhiệm để hoàn thành dự án. Quản lý nhân sự sẽ xử lý bốn quy trình.

Xây dựng kế hoạch nhân sự

Giai đoạn này xác định vai trò và trách nhiệm trong dự án, sơ đồ tổ chức dự án và kế hoạch quản lý nhân sự.

Dữ liệu đầu vào cho việc này sẽ là:

• Kế hoạch quản lý dự án
• Yêu cầu về nguồn lực hoạt động
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
• Nội dung quy trình tổ chức

Kết quả đầu ra sẽ là:

• Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực

Có được nhóm dự án

Giai đoạn này xác nhận sự sẵn có của nguồn nhân lực và việc tuyển dụng được đội ngũ cần thiết để hoàn thành các hoạt động dự án. Đầu vào cho giai đoạn này sẽ là đầu ra từ bước trước đó. Đầu ra của giai đoạn này sẽ là:

• Nhiệm vụ của nhân viên dự án
• Lịch tài nguyên
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án

Phát triển nhóm dự án

Ở giai đoạn này, trọng tâm là cải thiện hiệu quả làm việc nhóm, sự tương tác giữa các thành viên nhóm và nâng cao hiệu suất tổng thể của nhóm và dự án. Đầu vào cho giai đoạn này sẽ là đầu ra từ bước trước đó. Đầu ra cho giai đoạn này sẽ là:

• Đánh giá hiệu suất nhóm
• Cập nhật các yếu tố môi trường doanh nghiệp

Quản lý nhóm dự án

Quá trình này bao gồm tracĐánh giá hiệu suất của các thành viên nhóm, giải quyết vấn đề, cung cấp phản hồi và quản lý nhóm để tối ưu hóa hiệu suất dự án. Đầu vào cho giai đoạn này sẽ là đầu ra từ bước trước. Đầu ra cho giai đoạn này sẽ là:

• Thay đổi yêu cầu
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
• Cập nhật tài liệu dự án
• Cập nhật các yếu tố môi trường doanh nghiệp
• Cập nhật tài sản quy trình tổ chức

Quản lý truyền thông dự án

Ở đây, Giao tiếp Dự án không có nghĩa là tương tác bằng lời nói với nhau, mà là transmitViệc truyền đạt thông tin liên quan đến dự án một cách hiệu quả với nhóm dự án, các bên liên quan, người quản lý dự án và những người khác. Nó cần bao gồm các hành động và đánh giá rủi ro, kế hoạch dự án, quản lý và thực hiện cuộc họp, đánh giá và kiểm tra tiến độ, và nhiều hơn nữa.

Phần này bao gồm các lĩnh vực chính sau:

Giao tiếp với các bên liên quan

Đó là quá trình phát triểnping Một phương pháp để giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan và hiểu rõ nhu cầu của họ. Các yếu tố đầu vào cho phương pháp này bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án
• Đăng ký các bên liên quan
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
• Nội dung quy trình tổ chức

Trong khi đó, kết quả đầu ra sẽ là:

• Kế hoạch quản lý truyền thông
• Cập nhật tài liệu dự án

Quản lý truyền thông

Đây là quá trình lưu trữ, phân phối, thu thập và truy xuất thông tin dự án theo kế hoạch truyền thông. Đầu vào của giai đoạn này sẽ là:

• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
• Nội dung quy trình tổ chức
• Báo cáo hiệu quả công việc
• Kế hoạch quản lý truyền thông

Trong khi đó, kết quả đầu ra sẽ là:

• Truyền thông dự án
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
• Cập nhật tài liệu dự án
• Cập nhật tài sản quy trình tổ chức

Kiểm soát thông tin liên lạc

Đây là quá trình kiểm soát và giám sát việc liên lạc trong suốt toàn bộ vòng đời dự án. Thông tin đầu vào cho giai đoạn này sẽ là:

• Kế hoạch quản lý dự án
• Truyền thông dự án
• Nhật ký sự cố
• Dữ liệu hiệu suất làm việc
• Nội dung quy trình tổ chức

Trong khi đó, kết quả đầu ra của giai đoạn này sẽ là:

• Thông tin hiệu suất công việc
• Thay đổi yêu cầu
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
• Cập nhật tài liệu dự án
• Cập nhật quy trình tổ chức

Câu Hỏi Thường Gặp