O que é um softphone? Visão geral, definição e como obter um
O que é um softphone?
Softphone é um programa de software em um computador pessoal ou dispositivo móvel usado para fazer chamadas de voz por VOIP em vez de usar um aparelho.
Depois que um aplicativo de softphone for baixado e instalado em seu smartphone ou desktop, a tela terá um teclado de discagem de telefone que se parecerá com um teclado de discagem normal de um telefone com fio. Os usuários empresariais podem fazer chamadas em qualquer lugar onde haja acesso à Internet, aumentando a mobilidade e a produtividade dos funcionários internos e remotos.

Como funciona um softphone?
Os softphones funcionam da mesma forma que um smartphone típico. Depois de iniciar o programa, use o teclado de discagem virtual para discar um número de celular. Você também pode escolher alguém da lista de contatos do seu celular ou computador e aguardar a conexão.
Os sistemas telefônicos VoIP transmitem dados de voz aos receptores através da Internet. Eles usam um codec, um programa de software que divide os dados sonoros em partes e os converte em código binário. Esse código passa de um computador para outro e é “descriptografado” no final do receptor.
Seguem os pré-requisitos para realizar ligações telefônicas pela internet:
- Fones de ouvido VoIP
- Um desktop, computador pessoal e celular
- Conectividade com a Internet
- Serviço VoIP como Skype, RingCentral etc.
Os aplicativos de softphone não estão limitados a computadores pessoais. Os requisitos variam entre os hardwares, mas todos eles exigem acesso à Internet.
Como usar um SoftPhone?
Aqui estão etapas importantes que ajudam você a aprender como usar softphones:
Etapa 1) Baixe o software do softphone
Primeiro, baixe e instale o aplicativo VoIP do seu computador comercial ou dispositivo móvel. Depois de concluir o procedimento de configuração e definir as configurações do dispositivo, o aplicativo estará pronto para uso em alguns minutos.
Etapa 2) Certifique-se de que sua Internet esteja estável
Uma conexão instável com a Internet (DSL ou serviço a cabo) pode frustrá-lo ao fazer ou receber chamadas VoIP. Portanto, você precisa garantir que está conectado a uma Internet estável para evitar chamadas desconexas ou perdidas.
Você pode alterar a qualidade de serviço do seu roteador para favorecer pacotes de voz em vez de dados menos sensíveis ao tempo. A maioria dos provedores de softphone VoIP pode fazer isso virtualmente para você.
Etapa 3) Preencha todos os requisitos técnicos
Existem mais alguns requisitos técnicos que você deve cumprir.
- Um mínimo de um codec deve ser padrão entre ambas as extremidades
- Os softphones interagem apenas com outros dispositivos que usam VoIP protocolo
- Os softphones não funcionam apenas em desktops e smartphones, mas também podem funcionar com diversas plataformas.
O software Softphone oferece uma experiência de usuário relativamente simples. Ele permite que chamadas telefônicas sejam transferidas, retidas e que as mensagens do correio de voz possam ser gerenciadas rapidamente.
Recursos do Softphone
Aqui estão recursos importantes de um Softphone:
- Listas de contatos compartilhadas: essas listas compartilham suas conexões com seus colegas ou ingressam em um banco de dados de contatos comerciais.
- Less Equipamentos necessários: os softphones precisam de muito menos hardware do que os telefones de mesa tradicionais.
- Sem linha dedicada: Uma redução significativa de gastos para sua empresa é a ausência de linha dedicada.
- Diretório de Contatos: Você deverá conseguir ver uma lista de contatos no seu Softphone.
- Discagem de ramal: Os softphones da empresa são úteis como telefones de mesa, portanto, devem ser capazes de se conectar a colegas por meio de discagem de ramal, especialmente para teleconferências.
- Qualidade de chamada superior: Com mais prioridade de largura de banda e tecnologia de roteador aprimorada, atrasos ininteligíveis de fala e áudio não são problemas e você pode desfrutar de qualidade de chamada superior.
- Mensagem instantânea: Você pode usar o bate-papo instantâneo por meio de um softphone para coordenar e responder problemas com mais rapidez, ao mesmo tempo que diminui significativamente a acessibilidade o tempo todo.
- Chamada de Vídeo: As videochamadas permitem que você interaja com sua equipe. Para aumentar a cooperação, os membros da equipe podem usar ferramentas como quadro branco virtual, compartilhamento de tela, controle remoto de tela, etc.
- Chamada em espera e identificação de chamada: Sempre que um agente recebe uma chamada enquanto está ao telefone com outra pessoa, o recurso de chamada em espera o alerta.
- Controle de volume e mudo: Um softphone é bom para receber chamadas quando você não está em um local conveniente. Você pode silenciar e ajustar o volume.
- Conferência de três vias: Você pode fazer uma chamada em conferência a três com dois contatos extras enquanto utiliza um softphone.
Como você configura um softphone?
Configurar a rede telefônica com fio de uma empresa pode ser uma tarefa demorada e excessivamente complicada. Você pode achar a instalação complicada e precisar de especialistas para acessar seu local de trabalho. Isso pode impedir que sua equipe ligue durante um procedimento de instalação demorado e perturbador.
No entanto, você terá uma experiência tranquila ao usar um sistema de softphone, pois a configuração no telefone ou PC da sua equipe pode acontecer em minutos.
Aqui estão as etapas para aprimorar o Softphone:
Passo 1) Siga as instruções de configuração com sua equipe de TI e baixe o arquivo do provedor de softphone.
Passo 2) Inicie o processo de instalação selecionando o ícone do arquivo.
Passo 3) Conclua a ativação do programa tocando no softphone para fornecer o símbolo duas vezes.
Configurar rapidamente o seu Softphone e seus recursos associados pode parecer complicado, mas após três etapas simples, você poderá oferecer uma experiência de usuário de alto nível.
Características importantes do softphone
Aqui estão algumas características importantes de um Softphone
- Presença: Os softphones revelam se uma equipe está offline, online, em reunião ou ocupada. Você pode ligar para eles assim que souber seus horários de disponibilidade ou mudar para um canal mais apropriado, como mensagens instantâneas.
- Portabilidade: Funcionários remotos, funcionários internos do escritório e viajantes frequentes podem levar os celulares da empresa para qualquer lugar. Os funcionários não precisam permanecer em suas estações de trabalho para atender chamadas telefônicas. Eles podem fazer e receber chamadas de qualquer lugar, como se estivessem sentados em uma mesa.
- Privacidade: Suponha que você queira manter seus dados privados, você pode usar um software de softphone para atender chamadas de trabalho de seu smartphone, mas deixe seus dados e contatos separados. Com um softphone, toda a sua organização se comunica através de uma conexão privada.
- Eficiência: Os softphones ajudarão você a usar vários recursos, incluindo correio de voz visual, interruptores de chamada de arrastar e soltar, notificações de chamadas recebidas e configuração de correio de voz para e-mail, por meio da interface do usuário (IU).
- Conectividade: A capacidade de transportar seu Softphone para qualquer lugar é uma vantagem significativa. Você pode instalar seu aplicativo em um novo PC e incluí-lo em vários dispositivos móveis. A melhor parte é que você precisa se preocupar com os gastos com transferência e substituição de equipamentos.
Benefícios e desvantagens do Softphone
Aqui estão os prós/vantagens de usar um softphone:
- As chamadas podem ser feitas ou recebidas de qualquer lugar
- Os funcionários podem ocultar números de telefone e informações pessoais
- Oferece recursos adicionais, como chamadas de voz para e-mail
- Você pode baixá-lo em vários dispositivos
- Mostra a disponibilidade da equipe e se chamá-los é o método mais eficiente em termos de tempo
Aqui estão as desvantagens/contras de usar um softphone:
- A qualidade da sua conexão com a Internet afeta a realização e o recebimento de chamadas.
- Você pode incorrer em custos iniciais extras dependendo do seu provedor de VOIP.
- Dominar o funcionamento de um softphone pode exigir muito tempo.
Softphones x telefones de mesa
Você pode estar indeciso entre escolher um telefone tradicional ou um softphone. Aqui estão as comparações para ajudá-lo a escolher:
Telefones tradicionais:
- Custos iniciais substanciais: Os telefones tradicionais exigem aparelhos caros, taxas para estabelecer linhas telefônicas e, possivelmente, alguma religação no prédio para acomodar o sistema. Essas despesas iniciais não consideram o valor que você terá que gastar para sustentá-las ou substituí-las ao longo do tempo.
- Recursos e funcionalidades básicas limitadas: Um telefone fixo tradicional atende apenas chamadas de áudio e requer um upgrade para chamadas em conferência.
- Comunicações unificadas: Ter um único sistema telefônico para todo o seu pessoal é benéfico.
- Fornece informações limitadas sobre os chamadores porque você só pode ver o identificador de chamadas básico.
Softfones:
- Custos iniciais baixos: Os softphones exigem apenas fones de ouvido para todos os usuários e vêm com recursos de conferência e vídeo sem custos adicionais. Além disso, você não precisa adquirir software adicional porque os softphones são compatíveis com os softwares existentes. CRMs.
- Extensos recursos básicos: Os softphones ainda incluem o compartilhamento de mensagens instantâneas durante chamadas críticas, o agendamento rápido de teleconferências e as possibilidades de correio de voz para e-mail oferecem um novo nível de conectividade que os telefones com acesso root não conseguem igualar.
- Capacidades remotas: Os softphones podem ser úteis se você tiver funcionários que trabalham remotamente. Sua equipe pode ativar o encaminhamento de chamadas para seu smartphone, acessar o aplicativo softphone de qualquer parte do globo e modificar as configurações com apenas um toque de botão. Com a capacidade de ligar de qualquer lugar, até mesmo membros remotos da equipe participarão de teleconferências.
- Fornece informações úteis: Fornece informações importantes sobre os chamadores, incluindo dados de chamadas anteriores.
Qual é a diferença entre VoIP e softphones?
Aqui estão algumas diferenças importantes entre VOIP e Softphones:
- VoIP permite que um telefone IP físico opere e se conecte a uma rede.
- Um softphone é um programa de software que fornece a experiência telefônica normal usando seu smartphone, dispositivo portátil ou computador pessoal.
- A VoIP físico O telefone é conectado a uma porta Ethernet e requer um aparelho físico.
- Os softphones são baratos de usar e qualquer membro da equipe pode acessá-los sem precisar estar fisicamente presente.
Como selecionar o provedor de softphone certo para o seu negócio
Aqui estão algumas coisas importantes a serem lembradas ao selecionar o fornecedor de softphone certo para o seu negócio:
- Aplicativos móveis integrados: Um softphone deve ser baseado em um programa de softphone integrado e fácil de usar. Deve incluir rotas de comunicação, como chamadas, videoconferências e mensagens instantâneas. Isso permitirá que você se mantenha conectado com colegas de trabalho.
- Linhas telefônicas suficientes: Determine quantas linhas telefônicas sua empresa deseja e também certifique-se de que o fornecedor de softphone escolhido possa fornecer esse número de linhas.
- Determine a adaptabilidade: Um softphone deve ser capaz de oferecer informações de contato personalizadas e se adaptar à cultura do negócio em que trabalha. As adaptações incluem a capacidade de operar sob pressão e em horários de pico.
- OperaCompatibilidade do sistema: Nem todos os softphones funcionam com todos sistema operativo (SO), e você deve selecionar um softphone compatível com seu sistema operacional atual. (Windows, macOS, iOS e Android.
- Compatibilidade do protocolo VoIP: Verifique se o seu softphone usa o protocolo exato do seu serviço VoIP preferido. Os protocolos determinam como os dados são tratados e movidos em qualquer rede. Portanto, é essencial verificar se o novo softphone atende à conformidade com VOIP.
- Solução de problemas 24 horas por dia, 7 dias por semana:Você também deve certificar-se de que seu fornecedor preferido forneça ajuda técnica adequada. Você vai querer ter certeza de que alguém estará lá para orientá-lo, não importa o que aconteça.
- Segurança: É fundamental investigar as precauções de segurança utilizadas por cada fornecedor específico. Mesmo que haja ataques, a ameaça à segurança não é maior do que gerenciadores de download, mensagens instantâneas ou exploradores de Internet. Certos softphones são propensos a hackers. Ignorar os mecanismos de segurança do Softphone pode gerar frustrações posteriormente. Descubra quais medidas de segurança o fornecedor do softphone implementou. O resultado pode ser uma exposição significativa dos seus dados confidenciais, resultando em perdas massivas.
- Estrutura de preços e opções de pagamento:Os softphones são baratos. Cada fornecedor oferece diferentes planos de preços e opções de pagamento. Pesquise e avalie as tarifas de diversos fornecedores e seus serviços e funcionalidades. Você deve considerar os níveis de preços para o número de conexões e se há limites máximos para o número de minutos que a empresa pode usar. Você deve solicitar um período de testes no contrato e verificar se o serviço atende às suas expectativas.
- Cobertura local e internacional:Para manter contato com seus consumidores, é vantajoso obter seus números de telefone e Softphone em um único local e de um único fornecedor de serviços. Isso poderia ajudar a economizar tempo e dinheiro gastos em dois fornecedores e sistemas separados.
Resumo
- Um sistema de softphone é um programa de software que funciona como um telefone tradicional em um computador pessoal, tablet ou smartphone.
- Ele oferece recursos integrados como mensagens instantâneas, identificador de chamadas, chamadas em conferência e listas de contatos compartilhadas.
- As empresas podem preferir um softphone a um telefone fixo para funcionários remotos, a fim de reduzir os custos de configuração inicial.
- Você deve optar por um fornecedor de software de softphone que ofereça um período de teste.