Jak utworzyć jednorazowego dostawcę FK01 w SAP
Zespół redakcyjny
⚡ Inteligentne podsumowanie
Jednorazowe główne rekordy dostawców w SAP Obsługujemy dostawców, którym faktury są wystawiane tylko okazjonalnie. Ustawienia księgowe są przechowywane na jednym zbiorczym koncie, a nazwa, adres i dane bankowe są rejestrowane na każdym dokumencie.
Nie każdy dostawca zasługuje na posiadanie głównego rekordu. SAPdostawca, któremu wystawiana jest faktura raz lub dwa razy w roku, może ją zaksięgować na wspólnym koncie jednorazowym, a dane umożliwiające dokonanie płatności tracmożliwe są uchwycone bezpośrednio w dokumencie.
Czym jest jednorazowy sprzedawca w SAP?
Dostawca jednorazowy to zbiorczy rekord główny używany w przypadku dostawców, którzy nie mają częstych transakcji i nie uzasadniają utworzenia własnego rekordu. Ponieważ ten sam rekord obsługuje wielu różnych dostawców, nie są w nim przechowywane żadne dane specyficzne dla danego dostawcy. Nazwa, adres, numer telefonu i dane bankowe są wprowadzane podczas księgowania dokumentu.
Rekord nadal zachowuje się jak zwykłe konto dostawcy pod każdym innym względem. Należy do kodu firmy, zawiera konto uzgodnieniowe, a jego otwarte pozycje pojawiają się w standardowym widoku. Rachunki płatne raporty.
| WYGLĄD | Stały sprzedawca | Jednorazowy sprzedawca |
|---|---|---|
| Potrzebne są główne rekordy | Jeden na dostawcę | Jedno zbiorcze konto dla wielu dostawców |
| Imię i adres | Zapisane w rekordzie głównym | Wpisywany w każdym dokumencie |
| dane bankowe | Zapisane w rekordzie głównym | Wpisywany w każdym dokumencie |
| Najlepiej nadaje się do | Dostawcy powtarzający się, contracts, zaplanowane płatności | Zakupy okazjonalne, zwroty kosztów, jednorazowe dostawy |
| Raportowanie według dostawcy | Prosto, według numeru sprzedawcy | Wymaga odczytania danych adresowych na dokumentach |
Kompromisem jest wygoda kosztem przejrzystości. Mniej rekordów głównych oznacza mniej konserwacji, ale analiza wydatków według dostawcy staje się trudniejsza, ponieważ wszystkie księgowania są przypisane do tego samego numeru konta.
Grupa kont dostawców jednorazowych i jej wskaźnik
Jednorazowego dostawcy nie można utworzyć ze zwykłej grupy kont. To zachowanie wynika z pojedynczego ustawienia dostosowywania, więc grupa kont musi istnieć przed rozpoczęciem transakcji FK01.
W grupa kont dostawców Definicja osiągnięta za pomocą transakcji OBD3 powoduje ustawienie jednorazowego wskaźnika konta dla grupy. Wskaźnik ten spełnia dwie funkcje: blokuje pola specyficzne dla dostawcy na ekranach danych głównych i informuje transakcje księgowe, aby zamiast tego prosiły o podanie tych danych w dokumencie. Ustawienie jest zapisywane w każdym rekordzie dostawcy w polu XCPDK tabeli LFA1.
SAP dostarcza gotowe grupy do tego celu, a większość systemów używa jednej z nich zamiast definiować nową.
- UDZ: Jednorazowa grupa dostawców z wewnętrznym przydziałem numerów, dzięki czemu system nadaje numer konta.
- CPDL: Jednorazowa grupa dostawców z przypisanym numerem zewnętrznym, więc numer jest wpisany.
- 0099: Jednorazowa grupa dostawców użyta w poniższym przewodniku, pokazana z zaznaczonym wskaźnikiem na liście grup kont.
Przed rozpoczęciem warto sprawdzić jeszcze dwa warunki wstępne. Zakres numerów przypisany do grupy decyduje o tym, czy numer dostawcy w ogóle można wpisać, a konto uzgadniające, które zostanie wprowadzone później, musi znajdować się w planie kont używanego kodu firmy.
Jak utworzyć dostawcę jednorazowego w SAP Korzystanie z FK01
Po utworzeniu grupy kont tworzony jest rekord w transakcji danych głównych kont do zapłaty.
Krok 1) Wprowadź kod transakcji FK01 w SAP pole poleceń, jak pokazano niżej.
Krok 2) Na ekranie początkowym „Utwórz dostawcę” umieść kursor w polu „Grupa kont” i naciśnij klawisz F4, aby otworzyć pomoc dotyczącą wyszukiwania, zaznaczoną poniżej.
Krok 3) W otwartym oknie dialogowym wybierz grupę kont, dla której zaznaczono właściwość „konto jednorazowe”. Na poniższej liście w kolumnie OTA zaznaczone są grupy jednorazowe, a wybrana jest grupa 0099 „Dostawcy jednorazowi”.
Krok 4) Wróć do ekranu początkowego i wprowadź poniższe dane, jak zaznaczono poniżej.
- Wpisz ID dostawcy zgodnie z zakresem numerów przypisanym do grupy kont.
- Wprowadź kod firmy, w którym ma zostać utworzony rekord główny.
Krok 5) Na następnym ekranie, Utwórz dostawcę: Adres, wprowadź poniższe dane w danych ogólnych, jak zaznaczono poniżej.
- Wprowadź nazwę identyfikującą rekord zbiorczy, na przykład „Nowy dostawca jednorazowy”.
- Wprowadź termin wyszukiwania, aby móc szybko znaleźć konto podczas publikowania.
- Wprowadź język komunikacji.
Pola „ulica” i „poczta” pozostają tutaj celowo puste, ponieważ należą one do indywidualnego dostawcy, a nie do konta zbiorczego.
Krok 6) Na ekranie danych kodu firmy, Utwórz dostawcę: Informacje księgowe Księgowość, wprowadź następujące informacje, jak zaznaczono poniżej.
- Wprowadź pojednanie Konto GL numer łączący zapisy sprzedawcy z księgą główną.
- Wprowadź grupę zarządzania gotówką, która służy do prognozowania płynności.
Krok 7) Kliknij „Zapisz” na standardowym pasku narzędzi pokazanym poniżej, aby utworzyć nowy jednorazowy rekord główny dostawcy.
Krok 8) Sprawdź pasek stanu pod kątem komunikatu potwierdzającego. Poniższy przykład informuje, że dostawca 0000088888 został utworzony w kodzie firmy 1000.
Konto jest teraz gotowe do użycia, a dane dostawcy są dostarczane podczas pierwszej płatności.
Jak zaksięgować fakturę dla jednorazowego dostawcy
Nic szczególnego się nie dzieje, dopóki nie zostanie użyte konto zbiorcze. Wprowadzając je jako dostawcę na faktura dostawcy w FB60 lub F-43 powoduje, że system otwiera dodatkowy ekran adresu przed ukończeniem pozycji zamówienia.
Na ekranie pojawia się prośba o podanie szczegółów, które celowo pominięto w rekordzie głównym.
- Imię i nazwisko oraz adres: Tytuł, nazwa, ulica, kod pocztowy, miasto i kraj faktycznego dostawcy.
- Komunikacja: Numer telefonu i inne dane kontaktowe, jeśli są istotne.
- Dane bankowe: Kraj, klucz bankowy i numer konta, które następnie wykorzystuje program płatniczy.
- Numery podatkowe: Pola identyfikacji podatkowej, jeśli wymagają tego raporty lokalne.
Te wpisy są przechowywane dla każdego dokumentu w tabeli BSEC, jednorazowym segmencie danych konta, a nie w głównych tabelach dostawców. To właśnie sprawia, że to samo konto jest użyteczne dla wielu dostawców i dlatego raport na poziomie dostawcy nie może po prostu odczytać LFA1. Adres musi zostać pobrany z dokumentu, a płatność wychodząca pobiera dane bankowe w ten sam sposób.
Konsekwencje są dwie. Duplikaty płatności są trudniejsze do wykrycia, ponieważ dwie faktury od tego samego dostawcy zawierają dwa niezależne wpisy adresowe, a kontrola oparta na danych głównych dostawcy – na przykład sprawdzenie zmiany danych bankowych – nie ma tu zastosowania. Wiele zespołów finansowych ogranicza zatem konta jednorazowe do księgowań o niskiej wartości i analizuje je oddzielnie podczas procesu. raportowanie na koniec okresu cykl.
In SAP Jednorazowe konto S/4HANA przetrwało, ale zostało utworzone jako partner biznesowy. Dedykowana grupa partnerów biznesowychping jest mapowany na jednorazową grupę kont dostawców w dostosowywaniu integracji klienta/dostawcy, rekord jest utrzymywany z transakcją BP w roli dostawcy, a ekran adresu na poziomie dokumentu zachowuje się dokładnie tak samo, jak w SAP ERP. Odpowiedni obiekt po stronie klienta działa w ten sam sposób należności.
