Τι είναι ένα Softphone; Επισκόπηση, Ορισμός & Πώς να αποκτήσετε ένα

Τι είναι ένα Softphone;

Το Softphone είναι ένα πρόγραμμα λογισμικού σε προσωπικό υπολογιστή ή φορητή συσκευή που χρησιμοποιείται για την πραγματοποίηση φωνητικών κλήσεων μέσω VOIP αντί για χρήση ακουστικού.

Μόλις γίνει λήψη και εγκατάσταση μιας εφαρμογής softphone στο smartphone ή στην επιφάνεια εργασίας σας, η οθόνη θα έχει μια επιφάνεια κλήσης τηλεφώνου που θα μοιάζει με μια κανονική επιφάνεια κλήσης ενός ενσύρματου τηλεφώνου. Οι επαγγελματίες χρήστες μπορούν να πραγματοποιήσουν μια κλήση οπουδήποτε υπάρχει πρόσβαση στο Διαδίκτυο, αυξάνοντας την κινητικότητα και την παραγωγικότητα για εσωτερικούς και απομακρυσμένους υπαλλήλους.

Πώς λειτουργεί ένα Softphone;

Τα μαλακά τηλέφωνα λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο που λειτουργεί ένα τυπικό smartphone. Μόλις εκκινήσετε το πρόγραμμα, χρησιμοποιήστε το εικονικό πληκτρολόγιο κλήσης για να καλέσετε έναν αριθμό κινητού τηλεφώνου. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε κάποιον από τη λίστα επαφών του κινητού σας τηλεφώνου ή του υπολογιστή σας και μετά να περιμένετε τη σύνδεση.

Τα τηλεφωνικά συστήματα VoIP μεταφέρουν φωνητικά δεδομένα στους δέκτες μέσω του Διαδικτύου. Χρησιμοποιούν έναν κωδικοποιητή, ένα πρόγραμμα λογισμικού που διαιρεί τα δεδομένα ήχου σε κομμάτια και τα μετατρέπει σε δυαδικό κώδικα. Αυτός ο κώδικας μετακινείται από τον έναν υπολογιστή στον άλλο και «αποκρυπτογραφείται» στο τέλος του δέκτη.

Ακολουθούν οι προϋποθέσεις για την πραγματοποίηση τηλεφωνικών κλήσεων μέσω Διαδικτύου:

• Ακουστικά VoIP
• Επιτραπέζιος υπολογιστής, προσωπικός υπολογιστής και κινητό τηλέφωνο
• Σύνδεση στο Internet
• Υπηρεσία VoIP όπως Skype, RingCentral και ούτω καθεξής

Οι εφαρμογές softphone δεν περιορίζονται σε προσωπικούς υπολογιστές. Οι απαιτήσεις διαφέρουν μεταξύ υλικού, αλλά όλες απαιτούν πρόσβαση στο Διαδίκτυο.

Πώς να χρησιμοποιήσετε ένα SoftPhone;

Ακολουθούν σημαντικά βήματα που σας βοηθούν να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε τα Softphones:

Βήμα 1) Κάντε λήψη του λογισμικού Softphone

Πρώτα, κατεβάστε και εγκαταστήστε την εφαρμογή VoIP από τον επιχειρησιακό υπολογιστή ή την κινητή συσκευή σας. Μόλις ολοκληρώσετε τη διαδικασία εγκατάστασης και διαμορφώσετε τις ρυθμίσεις της συσκευής σας, η εφαρμογή θα είναι έτοιμη για χρήση σε λίγα λεπτά.

Βήμα 2) Βεβαιωθείτε ότι το Διαδίκτυό σας είναι σταθερό

Μια ασταθής σύνδεση στο διαδίκτυο (DSL ή καλωδιακή υπηρεσία) μπορεί να σας απογοητεύσει όταν πραγματοποιείτε ή λαμβάνετε κλήσεις VoIP. Επομένως, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι είστε συνδεδεμένοι σε ένα σταθερό Διαδίκτυο για να μην αντιμετωπίζετε ασυνεχείς ή διακοπείσες κλήσεις.

Μπορείτε να αλλάξετε την ποιότητα εξυπηρέτησης του δρομολογητή σας για να ευνοήσετε τα πακέτα φωνής έναντι δεδομένων λιγότερο ευαίσθητων στο χρόνο. Οι περισσότεροι πάροχοι λογισμικών τηλεφώνων VoIP μπορούν να το επιτύχουν αυτό σχεδόν για εσάς.

Βήμα 3) Συμπληρώστε όλες τις τεχνικές απαιτήσεις

Υπάρχουν μερικές ακόμη τεχνικές απαιτήσεις που πρέπει να εκπληρώσετε.

• Τουλάχιστον ένας κωδικοποιητής θα πρέπει να είναι τυπικός μεταξύ των δύο άκρων
• Τα softphone αλληλεπιδρούν μόνο με άλλες συσκευές που χρησιμοποιούν παρόμοια VoIP πρωτόκολλο
• Τα μαλακά τηλέφωνα δεν λειτουργούν μόνο σε επιτραπέζιους υπολογιστές και smartphone, αλλά μπορεί να λειτουργούν με διάφορες πλατφόρμες.

Το λογισμικό softphone παρέχει μια σχετικά απλή εμπειρία χρήστη. Επιτρέπει τη μεταφορά, την αναμονή των τηλεφωνικών κλήσεων και τη γρήγορη διαχείριση των μηνυμάτων τηλεφωνητή.

Χαρακτηριστικά του Softphone

Ακολουθούν τα σημαντικά χαρακτηριστικά ενός Softphone:

• Κοινόχρηστες λίστες επαφών: Αυτές οι λίστες μοιράζονται τις συνδέσεις σας με τους συναδέλφους σας ή εγγραφείτε σε μια βάση δεδομένων επιχειρηματικών επαφών.
• Less Εξοπλισμός: Τα μαλακά τηλέφωνα χρειάζονται πολύ λιγότερο υλικό από τα παραδοσιακά επιτραπέζια τηλέφωνα.
• Χωρίς αποκλειστική γραμμή: Σημαντική μείωση εξόδων για την εταιρεία σας είναι η απουσία αποκλειστικής γραμμής.
• Κατάλογος Επικοινωνίας: Θα πρέπει να μπορείτε να δείτε μια λίστα επαφών στο Softphone σας.
• Κλήση επέκτασης: Τα softphone της εταιρείας είναι χρήσιμα ως επιτραπέζια τηλέφωνα, επομένως θα πρέπει να μπορούν να συνδέονται με συναδέλφους μέσω επέκτασης κλήσης, ιδιαίτερα για τηλεδιασκέψεις.
• Ανώτερη ποιότητα κλήσης: Με μεγαλύτερη προτεραιότητα εύρους ζώνης και βελτιωμένη τεχνολογία δρομολογητή, οι ακατάληπτες καθυστερήσεις ομιλίας και ήχου δεν αποτελούν προβλήματα και μπορείτε να απολαύσετε ανώτερη ποιότητα κλήσης.
• Αμεσο μήνυμα: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη στιγμιαία συνομιλία μέσω ενός softphone για να συντονιστείτε πιο γρήγορα και να απαντήσετε γρήγορα σε προβλήματα, ενώ μειώνεται σημαντικά η πρόσβαση συνεχώς.
• Βιντεοκλήσεις: Οι βιντεοκλήσεις σάς επιτρέπουν να αλληλεπιδράτε με το πλήρωμά σας. Για να ενισχύσουν τη συνεργασία, τα μέλη της ομάδας μπορούν να χρησιμοποιήσουν εργαλεία όπως εικονικό whiteboard, κοινή χρήση οθόνης, απομακρυσμένο έλεγχο οθόνης κ.λπ.
• Αναμονή κλήσης και αναγνώριση κλήσης: Κάθε φορά που ένας πράκτορας λαμβάνει μια εισερχόμενη κλήση ενώ βρίσκεται στο τηλέφωνο με οποιονδήποτε άλλο, η λειτουργία αναμονής κλήσης τον ειδοποιεί.
• Έλεγχος έντασης και σίγαση: Ένα softphone είναι καλό για τη λήψη κλήσεων όταν δεν βρίσκεστε σε κατάλληλο μέρος. Μπορείτε να κάνετε σίγαση και να ρυθμίσετε την ένταση του ήχου.
• Τριμερής Διάσκεψη: Μπορείτε να έχετε μια κλήση συνδιάσκεψης τριών κατευθύνσεων με δύο επιπλέον επαφές ενώ χρησιμοποιείτε ένα softphone.

Πώς ρυθμίζετε ένα Softphone;

Η εγκατάσταση του ενσύρματου τηλεφωνικού δικτύου μιας εταιρείας μπορεί να είναι μια χρονοβόρα και υπερβολικά δύσκολη εργασία. Μπορεί να βρείτε την εγκατάσταση περίπλοκη και να χρειαστείτε ειδικούς για πρόσβαση στο χώρο εργασίας σας. Ενδέχεται να εμποδίσει την ομάδα σας να καλέσει σε μια μακροχρόνια, ενοχλητική διαδικασία εγκατάστασης.

Ωστόσο, θα έχετε μια ομαλή εμπειρία κατά τη χρήση ενός συστήματος softphone, καθώς η εγκατάσταση στο τηλέφωνο ή τον υπολογιστή της ομάδας σας μπορεί να γίνει μέσα σε λίγα λεπτά.

Ακολουθούν τα βήματα για να ενισχύσετε το Softphone:

Βήμα 1) Ακολουθήστε τις οδηγίες εγκατάστασης με την ομάδα IT σας και, στη συνέχεια, πραγματοποιήστε λήψη του αρχείου παρόχου λογισμικού.

Βήμα 2) Ξεκινήστε τη διαδικασία εγκατάστασης επιλέγοντας το εικονίδιο αρχείου.

Βήμα 3) Ολοκληρώστε την ενεργοποίηση του προγράμματος πατώντας το softphone για να δώσετε το σύμβολο δύο φορές.

Η γρήγορη ρύθμιση του Softphone και των σχετικών λειτουργιών του μπορεί να ακούγεται δύσκολη, αλλά μετά από τρία απλά βήματα, θα μπορείτε να προσφέρετε μια κορυφαία εμπειρία χρήστη.

Σημαντικά χαρακτηριστικά του Softphone

Εδώ είναι μερικά σημαντικά χαρακτηριστικά ενός Softphone

• Παρουσία: Τα softphone αποκαλύπτουν εάν μια ομάδα είναι εκτός σύνδεσης, συνδεδεμένη, σε μια συνάντηση ή απασχολημένη. Μπορείτε να τους καλέσετε μόλις μάθετε τις ώρες διαθεσιμότητάς τους ή να μετακινηθείτε σε ένα πιο κατάλληλο κανάλι, όπως το instant messenger.
• Φορητότητα: Οι απομακρυσμένοι υπάλληλοι, το προσωπικό του εσωτερικού γραφείου και οι συχνοί ταξιδιώτες μπορούν να μεταφέρουν τα κινητά τηλέφωνα της εταιρείας τους παντού. Οι εργαζόμενοι δεν χρειάζεται να παραμένουν στους σταθμούς εργασίας τους για να απαντούν στις τηλεφωνικές κλήσεις. Μπορούν να κάνουν και να λαμβάνουν κλήσεις από οπουδήποτε σαν να κάθονται σε ένα γραφείο.
• Προστασία Προσωπικών Δεδομένων: Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να διατηρήσετε τα στοιχεία σας απόρρητα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λογισμικό softphone για να απαντήσετε σε κλήσεις εργασίας από το smartphone σας, αλλά αφήστε τα στοιχεία και τις επαφές σας ξεχωριστά. Με ένα softphone, ολόκληρος ο οργανισμός σας επικοινωνεί μέσω ιδιωτικής σύνδεσης.
• Αποδοτικότητα: Τα softphone θα σας βοηθήσουν να χρησιμοποιήσετε διάφορες λειτουργίες, όπως οπτικά φωνητικά μηνύματα, διακόπτες κλήσεων μεταφοράς και απόθεσης, ειδοποιήσεων εισερχόμενων κλήσεων και ρύθμισης τηλεφωνητή σε email, μέσω της διεπαφής χρήστη (UI).
• Συνδεσιμότητα: Η δυνατότητα να μεταφέρετε το Softphone σας οπουδήποτε είναι ένα σημαντικό πλεονέκτημα. Μπορείτε να εγκαταστήσετε την εφαρμογή σας σε έναν νέο υπολογιστή και να την συμπεριλάβετε σε πολλές φορητές συσκευές. Το καλύτερο μέρος είναι ότι πρέπει να ανησυχείτε για τα έξοδα μεταφοράς και αντικατάστασης εξοπλισμού.

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα Softphone

Ακολουθούν τα πλεονεκτήματα/πλεονεκτήματα της χρήσης ενός softphone:

• Οι κλήσεις μπορούν να γίνουν ή να ληφθούν από οπουδήποτε
• Οι εργαζόμενοι μπορούν απόκρυψη αριθμών τηλεφώνου και προσωπικές πληροφορίες
• Προσφέρει πρόσθετες λειτουργίες όπως κλήσεις φωνής σε email
• Μπορείτε να το κατεβάσετε σε πολλές συσκευές
• Δείχνει τη διαθεσιμότητα της ομάδας και αν την αποκαλεί ως την πιο αποδοτική από άποψη χρόνου μέθοδο

Ακολουθούν τα μειονεκτήματα/μειονεκτήματα της χρήσης ενός softphone:

• Η ποιότητα της σύνδεσής σας στο Διαδίκτυο επηρεάζει την πραγματοποίηση και τη λήψη κλήσεων.
• Μπορείτε να επιβαρυνθείτε με επιπλέον προκαταβολικά έξοδα ανάλογα με τον πάροχο VOIP.
• Η γνώση του τρόπου λειτουργίας ενός softphone μπορεί να απαιτεί πολύ χρόνο.

Softphones εναντίον Desk Phones

Μπορεί να είστε αναποφάσιστοι για το αν θα προτιμήσετε ένα παραδοσιακό τηλέφωνο ή ένα softphone. Ακολουθούν οι συγκρίσεις που θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε:

Παραδοσιακά τηλέφωνα:

• Σημαντικό αρχικό κόστος: Τα παραδοσιακά τηλέφωνα απαιτούν ακριβά ακουστικά, χρεώσεις για τη δημιουργία τηλεφωνικών γραμμών και πιθανώς κάποια ανακαίνιση καλωδίωσης στο κτίριο για να φιλοξενήσει το σύστημα. Αυτά τα αρχικά έξοδα δεν λαμβάνουν υπόψη το ποσό που θα πρέπει να δαπανήσετε για να τα διατηρήσετε ή να τα αντικαταστήσετε με την πάροδο του χρόνου.
• Περιορισμένες βασικές δυνατότητες και λειτουργικότητα: Ένα παραδοσιακό σταθερό τηλέφωνο χειρίζεται μόνο ηχητικές κλήσεις και απαιτεί αναβάθμιση για κλήσεις συνδιάσκεψης.
• Ενοποιημένες επικοινωνίες: Το να έχετε ένα ενιαίο τηλεφωνικό σύστημα για όλο το προσωπικό σας είναι επωφελές.
• Παρέχει περιορισμένες πληροφορίες σχετικά με τους καλούντες, επειδή μπορείτε να δείτε μόνο το βασικό αναγνωριστικό καλούντος.

Μαλακά τηλέφωνα:

• Χαμηλό προκαταβολικό κόστος: Τα μαλακά τηλέφωνα απαιτούν μόνο ακουστικά για όλους τους χρήστες και συνοδεύονται από δυνατότητες συνδιάσκεψης και βίντεο χωρίς επιπλέον κόστος. Επιπλέον, δεν χρειάζεται να αγοράσετε πρόσθετο λογισμικό επειδή τα softphone είναι συμβατά με τα υπάρχοντα CRM.
• Εκτεταμένα χαρακτηριστικά βάσης: Τα μαλακά τηλέφωνα εξακολουθούν να περιλαμβάνουν την κοινή χρήση άμεσων μηνυμάτων κατά τη διάρκεια κρίσιμων κλήσεων, τον γρήγορο προγραμματισμό τηλεδιασκέψεων και οι δυνατότητες τηλεφωνητή σε email προσφέρουν ένα νέο πεδίο συνδεσιμότητας που δεν μπορούν να ταιριάξουν τα τηλέφωνα με root.
• Δυνατότητες εξ αποστάσεως: Τα softphones μπορεί να είναι χρήσιμα εάν έχετε προσωπικό που εργάζεται εξ αποστάσεως. Η ομάδα σας μπορεί να ενεργοποιήσει την προώθηση κλήσεων στο smartphone της, να αποκτήσει πρόσβαση στην εφαρμογή softphone από οποιοδήποτε μέρος του πλανήτη και να τροποποιήσει τις ρυθμίσεις πατώντας απλώς ένα κουμπί. Με τη δυνατότητα κλήσης από οπουδήποτε, ακόμη και απομακρυσμένα μέλη της ομάδας θα παρακολουθούν κλήσεις συνδιάσκεψης.
• Παρέχει χρήσιμες πληροφορίες: Παρέχει σημαντικές πληροφορίες για τους καλούντες, συμπεριλαμβανομένων δεδομένων για προηγούμενες κλήσεις.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ VoIP και Softphones;

Ακολουθούν ορισμένες σημαντικές διαφορές μεταξύ VOIP και Softphones:

• Το VoIP επιτρέπει σε ένα φυσικό τηλέφωνο IP να λειτουργεί και να συνδέεται σε ένα δίκτυο.
• Το softphone είναι ένα πρόγραμμα λογισμικού που παρέχει τη συνηθισμένη τηλεφωνική εμπειρία χρησιμοποιώντας το smartphone, τη συσκευή χειρός ή τον προσωπικό σας υπολογιστή.
• A Φυσικό VoIP Το τηλέφωνο συνδέεται σε μια θύρα Ethernet και απαιτεί ένα φυσικό ακουστικό.
• Τα μαλακά τηλέφωνα είναι φθηνά στη χρήση και κάθε μέλος της ομάδας μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτά χωρίς να χρειάζεται να είναι φυσικά εκεί.

Πώς να επιλέξετε τον κατάλληλο πάροχο softphone για την επιχείρησή σας

Ακολουθούν σημαντικά πράγματα που πρέπει να θυμάστε κατά την επιλογή του κατάλληλου παρόχου Softphone για την επιχείρησή σας:

• Ενσωματωμένες εφαρμογές για κινητά: Ένα softphone θα πρέπει να βασίζεται σε ένα ενσωματωμένο, φιλικό προς το χρήστη πρόγραμμα softphone. Θα πρέπει να περιλαμβάνει διαδρομές επικοινωνίας, όπως κλήσεις, βιντεοσυσκέψεις και ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων. Θα σας επιτρέψει να διατηρήσετε επαφή με συναδέλφους.
• Επαρκείς τηλεφωνικές γραμμές: Προσδιορίστε πόσες τηλεφωνικές γραμμές θα θέλει η εταιρεία σας και βεβαιωθείτε επίσης ότι ο προμηθευτής softphone που θα επιλέξετε μπορεί να παραδώσει αυτόν τον αριθμό γραμμών.
• Προσδιορίστε την προσαρμοστικότητα: Ένα softphone θα πρέπει να μπορεί να προσφέρει εξατομικευμένες πληροφορίες επικοινωνίας και να προσαρμόζεται στην κουλτούρα της επιχείρησης στην οποία εργάζεται. Οι προσαρμογές περιλαμβάνουν τη δυνατότητα λειτουργίας υπό πίεση και σε ώρες αιχμής.
• OperaΣυμβατότητα συστήματος ting: Δεν λειτουργούν όλα τα softphone με όλα το λειτουργικό σύστημα (OS) και πρέπει να επιλέξετε ένα softphone συμβατό με το τρέχον λειτουργικό σας σύστημα. (Windows, macOS, iOS και Android.
• Συμβατότητα πρωτοκόλλου VoIP: Βεβαιωθείτε ότι το softphone σας χρησιμοποιεί το ακριβές πρωτόκολλο ως υπηρεσία VoIP που προτιμάτε. Τα πρωτόκολλα καθορίζουν τον τρόπο χειρισμού και μετακίνησης των δεδομένων σε οποιοδήποτε δίκτυο. Επομένως, είναι απαραίτητη η επαλήθευση ότι το νέο softphone θα πληροί τη συμμόρφωση με το VOIP.
• Αντιμετώπιση προβλημάτων 24/7:Θα πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι ο προτιμώμενος προμηθευτής σας παρέχει επαρκή τεχνική βοήθεια. Θα θέλετε να βεβαιωθείτε ότι κάποιος θα είναι εκεί για να σας καθοδηγήσει, ό,τι κι αν συμβεί.
• Ασφάλεια: Είναι σημαντικό να διερευνηθούν οι προφυλάξεις ασφαλείας που χρησιμοποιούνται από κάθε συγκεκριμένο προμηθευτή. Ακόμα κι αν υπάρχουν επιθέσεις, η απειλή για την ασφάλεια δεν είναι μεγαλύτερη από τους διαχειριστές λήψεων, την ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων ή τους εξερευνητές διαδικτύου. Ορισμένα softphones είναι επιρρεπή σε hacking. Η παράβλεψη των μηχανισμών ασφαλείας του Softphone μπορεί να οδηγήσει σε απογοητεύσεις αργότερα. Μάθετε ποια μέτρα ασφαλείας έχει εφαρμόσει ο προμηθευτής softphone. Το αποτέλεσμα μπορεί να είναι μια σημαντική έκθεση των ευαίσθητων δεδομένων σας, με αποτέλεσμα τεράστιες απώλειες.
• Δομή τιμολόγησης και επιλογές πληρωμής:Τα μαλακά τηλέφωνα είναι φθηνά. Κάθε προμηθευτής προσφέρει διαφορετικά σχέδια τιμολόγησης και επιλογές πληρωμής. Ερευνήστε και αξιολογήστε τα ποσοστά διαφόρων προμηθευτών και τις υπηρεσίες και τα χαρακτηριστικά τους. Θα πρέπει να λάβετε υπόψη τα επίπεδα τιμολόγησης για τον αριθμό των συνδέσεων και εάν υπάρχουν ανώτερα όρια στον αριθμό των λεπτών που μπορεί να χρησιμοποιήσει η επιχείρηση. Θα πρέπει να ζητήσετε μια περίοδο δοκιμής στη σύμβαση και να ελέγξετε εάν η υπηρεσία ανταποκρίνεται στις προσδοκίες σας.
• Τοπική και διεθνής κάλυψη:Για να διατηρείτε επαφή με τους καταναλωτές σας, είναι πλεονεκτικό να λαμβάνετε τους αριθμούς τηλεφώνου και το Softphone σας σε μία τοποθεσία και από έναν μόνο πάροχο υπηρεσιών. Θα μπορούσε να βοηθήσει στην εξοικονόμηση χρόνου και χρημάτων που δαπανώνται σε δύο ξεχωριστούς προμηθευτές και συστήματα.

Σύνοψη

• Ένα σύστημα softphone είναι ένα πρόγραμμα λογισμικού που λειτουργεί ως παραδοσιακό τηλέφωνο σε προσωπικό υπολογιστή, tablet ή smartphone.
• Προσφέρει ενσωματωμένες λειτουργίες όπως ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων, αναγνώριση κλήσης, κλήση συνδιάσκεψης και κοινόχρηστες λίστες επαφών.
• Οι επιχειρήσεις μπορεί να προτιμούν ένα μαλακό τηλέφωνο έναντι ενός επιτραπέζιου τηλεφώνου για απομακρυσμένους εργαζόμενους για να μειώσουν το αρχικό κόστος εγκατάστασης.
• Θα πρέπει να επιλέξετε έναν πάροχο λογισμικού softphone που προσφέρει δοκιμαστική περίοδο.