ระยะของวงจรชีวิตของการบริหารโครงการ: มีขั้นตอนอะไรบ้าง?
Jonathan Reed
วงจรชีวิตการบริหารโครงการคืออะไร?
วงจรชีวิตการจัดการโครงการ เป็นชุดกิจกรรมที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของโครงการ เป็นกรอบการทำงานที่รวมขั้นตอนต่างๆ ในการเปลี่ยนความคิดให้กลายเป็นความจริง โครงการอาจมีมิติและระดับความยากต่างกัน แต่สามารถแมปกับโครงสร้างวงจรชีวิตของการจัดการโครงการได้ ไม่ว่าโครงการจะมีขนาดใดก็ตาม
ระยะวงจรชีวิตของการจัดการโครงการ
กระบวนการวงจรการจัดการโครงการแบ่งออกเป็นสี่ส่วนหลัก: ระยะเริ่มต้น ระยะการวางแผน ระยะการดำเนินการ และระยะการติดตาม การควบคุม และการปิด ดังแสดงในแผนภาพด้านล่าง
เราจะพิจารณาทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตโครงการ:
ขั้นตอนการริเริ่มโครงการ
ระยะการเริ่มต้นกำหนดกระบวนการที่จำเป็นในการเริ่มต้นโครงการใหม่ วัตถุประสงค์ของระยะเริ่มต้นโครงการคือเพื่อกำหนดว่าโครงการควรบรรลุผลสำเร็จอย่างไร
ระยะนี้ประกอบด้วยสองกิจกรรมหลักเป็นหลัก
- พัฒนากฎบัตรโครงการและ
- ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการถูกป้อนไว้ในกฎบัตรโครงการและทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เมื่อกฎบัตรโครงการได้รับการอนุมัติ โครงการจะได้รับอนุญาตอย่างเป็นทางการ
กฎบัตรโครงการ
กฎบัตรโครงการกำหนดองค์ประกอบหลักของโครงการ
- เป้าหมายโครงการ
- ข้อจำกัดของโครงการและคำชี้แจงปัญหา
- มอบหมายให้ผู้จัดการโครงการ
- รายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- กำหนดการและงบประมาณระดับสูง
- เหตุการณ์สำคัญ
- การอนุมัติ
เอกสารนี้อนุญาตให้ผู้จัดการโครงการใช้ทรัพยากรขององค์กรเพื่อประโยชน์ของโครงการ ในการสร้างกฎบัตรโครงการ ข้อมูลที่จำเป็นจะเป็นปัจจัยด้านสภาพแวดล้อมขององค์กร กรณีทางธุรกิจ ข้อตกลง คำชี้แจงโครงการและสินทรัพย์กระบวนการองค์กร
การระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
A ผู้ถือเงินเดิมพัน สามารถมีอิทธิพลต่อความสำเร็จและความล้มเหลวของโครงการได้ หากต้องการจดข้อมูลเกี่ยวกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย จะใช้ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียก็จะมีข้อมูลดังนี้
- ประเภทของผู้มีส่วนได้เสีย
- ความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- บทบาทในโครงการ (นักวิเคราะห์ธุรกิจ, สถาปนิกเทคโนโลยี, ผู้จัดการโครงการลูกค้า)
- การแต่งตั้ง (ผู้อำนวยการ หัวหน้าฝ่ายธุรกิจ ฯลฯ)
- ประเภทการสื่อสาร (รายสัปดาห์/รายเดือน)
- อิทธิพลต่อโครงการ (บางส่วน/สนับสนุน/มีอิทธิพล)
กิจกรรมอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องในการริเริ่มกลุ่มกระบวนการ ได้แก่:
- การมอบหมายผู้จัดการโครงการ
- การกำหนดความต้องการ ความคาดหวัง และข้อกำหนดระดับสูงของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- กำหนดเกณฑ์ความสำเร็จของโครงการ
- ระบุงบประมาณเฉพาะสำหรับขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่ง
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการสอดคล้องกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กร
ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและกฎบัตรโครงการใช้เป็นข้อมูลป้อนเข้ากลุ่มพัฒนาอื่นๆ เช่น กลุ่มกระบวนการวางแผน
ขั้นตอนการวางแผนโครงการ
ขั้นตอนการวางแผนโครงการครอบคลุมประมาณ 50% ของกระบวนการทั้งหมด ขั้นตอนการวางแผนจะกำหนดขอบเขตของโครงการตลอดจนวัตถุประสงค์ของโครงการ โดยเริ่มต้นด้วยผลลัพธ์ของระยะเริ่มต้น (กฎบัตร คำชี้แจงขอบเขตเบื้องต้น และผู้จัดการโครงการ) ผลลัพธ์ของระยะการวางแผนทำหน้าที่เป็นข้อมูลนำเข้าสำหรับระยะการดำเนินการ
ประเด็นสำคัญของกระบวนการวางแผนคือ
- ไม่ควรดำเนินการขั้นตอนการวางแผนก่อนที่การวางแผนเริ่มแรกจะเสร็จสิ้น
- จนกว่ากระบวนการดำเนินการจะไม่เริ่มคุณไม่ควรหยุดแก้ไขแผน
สร้างโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS)
สำหรับโครงการที่ประสบความสำเร็จ WBS (โครงสร้างการแบ่งงาน) ถือเป็นสิ่งสำคัญ ขั้นตอนในการสร้าง WBS มีดังนี้
- ระดมความคิดเพื่อจัดทำรายการงานทั้งหมด
- ให้ทั้งทีมของคุณมีส่วนร่วมในการระดมความคิด
- เขียนแผนผังโครงสร้างของงานหรือที่เรียกว่า WBS (โครงสร้างการแบ่งงาน)
- แบ่ง WBS ระดับสูงของคุณออกเป็นชุดกิจกรรมตามลำดับชั้น เช่น หมวดหมู่ หมวดหมู่ย่อย เป็นต้น เช่น ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ผู้ฝึกงาน ทีมผู้บริหาร เป็นต้น
- กำหนดวิธีการบันทึกรายการลงใน WBS ของคุณ
- ถามคนอื่น อาจเป็นผู้เชี่ยวชาญ บุคลากรที่มีประสบการณ์ ฯลฯ
- รายละเอียด - คุณควรมีรายละเอียดงานของคุณมากน้อยเพียงใด? การประมาณต้นทุนและเวลาสำหรับรายละเอียดที่สูงกว่านั้นทำได้ยาก ในขณะที่สำหรับรายละเอียดที่ต่ำกว่านั้นก็จะเต็มไปด้วยข้อมูลที่มีรายละเอียดมากเกินไป
- รายละเอียดควรอยู่ในระดับที่เหมาะสมไม่สูงเกินไปหรือไม่ต่ำเกินไป
การวางแผนการจัดการกำหนดการ
การจัดกำหนดการแผนเป็นกระบวนการของการกำหนดขั้นตอน นโยบาย และเอกสารประกอบสำหรับการวางแผน จัดการ ดำเนินการ และควบคุมกำหนดการของโครงการ ข้อมูลนำเข้าในกิจกรรมเหล่านี้ได้แก่
- แผนการจัดการโครงการ
- กฎบัตรโครงการ
- ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
- สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
ผลลัพธ์ของการวางแผนการจัดการกำหนดการประกอบด้วย
- แผนการจัดการกำหนดการ
การกำหนดกิจกรรม
การกำหนดกิจกรรมเป็นขั้นตอนในการจัดทำเอกสารและระบุการดำเนินการเฉพาะที่จะดำเนินการเพื่อสร้างผลงานของโครงการ
ในการกำหนดกิจกรรม แต่ละแพ็คเกจงานจะแบ่งออกเป็นกิจกรรมตารางการทำงานแต่ละรายการ ข้อมูลนำเข้าของกิจกรรมที่กำหนด ได้แก่
- แผนการจัดการกำหนดการ
- ขอบเขตพื้นฐาน
- ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
- สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
ในขณะที่ผลลัพธ์ของกิจกรรมเหล่านี้คือ
- รายการกิจกรรม
- คุณลักษณะกิจกรรม
- รายการเหตุการณ์สำคัญ
กิจกรรมลำดับ
กิจกรรมลำดับนั้นไม่มีอะไรนอกจากการจัดระเบียบผลลัพธ์ของ "กำหนดกิจกรรม" อย่างมีเหตุผล กำหนดลำดับกิจกรรมที่ต้องดำเนินการ
ผลลัพธ์หลักจากกระบวนการกิจกรรมลำดับคือ "แผนผังเครือข่าย"
แผนภาพเครือข่าย ไม่มีอะไรนอกจากการโพสต์งานบนกระดานตามลำดับตรรกะ
เช่น ต้องการเริ่มต้นธุรกิจในต่างประเทศ รายการกิจกรรมของคุณมีอะไรบ้าง และควรทำตามลำดับอย่างไร?
คุณจะดำเนินกิจกรรมตามลำดับเหล่านี้
- เลือกประเทศ
- รับใบอนุญาตประกอบธุรกิจ
- รับสมัครผู้จัดการ
- การซื้ออสังหาริมทรัพย์
- ซื้อเฟอร์นิเจอร์ ฯลฯ
- การเปิดกิจการ
การประมาณทรัพยากรกิจกรรม
ขั้นตอนนี้อธิบายกระบวนการประเมินความพยายามในการทำงานและทรัพยากรที่จำเป็นต่อการทำงานให้สำเร็จ ปัจจัยอื่นที่ต้องพิจารณาในขั้นตอนนี้คือความพร้อมของทรัพยากร
ในขณะที่ประมาณทรัพยากร ควรเน้นที่เส้นทางที่ยาวที่สุดของแผน (เส้นทางวิกฤต) ซึ่งจะต้องใช้เวลาและเงินมากขึ้น
คุณต้องประเมินทรัพยากรสำหรับสองงาน
- งานที่สำคัญ
- งานลอยตัว
ตรวจสอบให้แน่ใจว่างานที่สำคัญของคุณได้รับการประมาณอย่างแม่นยำ (เวลาที่เสร็จสมบูรณ์)
มีอินพุตห้ารายการที่ใช้ในการประเมินทรัพยากรกิจกรรม
- แผนการจัดการกำหนดการ
- รายการกิจกรรม
- ปฏิทินทรัพยากร
- ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
- สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
ผลลัพธ์ของขั้นตอนนี้คือ
- ข้อกำหนดทรัพยากรกิจกรรม
- โครงสร้างการแบ่งทรัพยากร
- อัพเดตเอกสารโครงการ
หมายเหตุ: กิจกรรมทั้งหมดที่ทำไปแล้ว (กำหนดกิจกรรม + ลำดับกิจกรรม + ประเมินทรัพยากรกิจกรรม) จะช่วยใน "กำหนดการพัฒนา"
การประมาณระยะเวลากิจกรรม
การประมาณระยะเวลาของกิจกรรมคือกระบวนการประมาณจำนวนระยะเวลาการทำงาน (สัปดาห์/เดือน) ที่จำเป็นในการทำงานแต่ละงานให้เสร็จสิ้นด้วยทรัพยากรโดยประมาณ ขั้นตอนนี้กำหนดระยะเวลาที่แต่ละงานจะใช้เวลาดำเนินการให้เสร็จสิ้น
คุณไม่สามารถคำนวณระยะเวลาของกิจกรรมโดยไม่คำนวณความพยายามในการทำงานและทรัพยากรที่จำเป็นในการทำงานให้สำเร็จ กระบวนการประมาณการควรทำตามลำดับนี้
- ประเมินความพยายามในการทำงานก่อน
- ตามด้วยการประมาณทรัพยากร
- ตามด้วยการประมาณระยะเวลาของงาน
คุณต้องป้อนข้อมูลเพื่อประมาณระยะเวลากิจกรรม
- รายการกิจกรรม
- คุณลักษณะกิจกรรม
- ปฏิทินทรัพยากร
- คำชี้แจงขอบเขตโครงการ
- สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
- ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
ในขณะที่มีทางออกหลักอยู่สองทาง
- ประมาณระยะเวลากิจกรรม
- ประมาณระยะเวลากิจกรรม-การอัปเดตเอกสารโครงการ
เทคนิคนี้เรียกอีกอย่างว่า PERT (การประเมินโครงการและ Review เทคนิค) ประมาณการ
พัฒนากำหนดการ
ตารางการพัฒนาเป็นกระบวนการวิเคราะห์ลำดับกิจกรรม ความต้องการทรัพยากร ระยะเวลา และข้อจำกัดของกำหนดการ เพื่อสร้างแบบจำลองกำหนดการของโครงการ ในการจัดกำหนดการแต่ละงาน จะคำนึงถึงปัจจัยหลักสามประการ
- ระยะเวลา
- การพึ่งพางาน
- ข้อ จำกัด
การใช้ปัจจัยเหล่านี้โครงการจะคำนวณวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดสำหรับแต่ละงาน
ซอฟต์แวร์กำหนดเวลาสามารถใช้สร้างกำหนดการได้ สร้างแบบจำลองกำหนดการพร้อมวันที่วางแผนไว้สำหรับการดำเนินกิจกรรมโครงการให้เสร็จสิ้น
ข้อมูลของเครื่องมือนี้ประกอบด้วย
- แผนการจัดการกำหนดการ
- รายการกิจกรรม
- คุณลักษณะกิจกรรม
- กำหนดการโครงการ – แผนภาพเครือข่าย
- ข้อกำหนดทรัพยากรกิจกรรม
- ปฏิทินทรัพยากร
- การประมาณระยะเวลากิจกรรม
- คำชี้แจงขอบเขตโครงการ
- ทะเบียนความเสี่ยง
- การมอบหมายงานเจ้าหน้าที่โครงการ
- โครงสร้างการแบ่งทรัพยากร
- ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
- สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
ผลลัพธ์จากสิ่งนี้จะเป็น
- ตารางโปรเจ็ค
- แผนภาพเครือข่ายโครงการ
- แผนภูมิแกนต์หรือแผนภูมิแท่ง
- แผนภูมิเหตุการณ์สำคัญ
- กำหนดการพื้นฐาน
- ข้อมูลที่กำหนดเวลาไว้
- อัพเดตเอกสารโครงการ
ตารางการควบคุม
ขั้นตอนสุดท้ายของขั้นตอนการวางแผนคือกำหนดการควบคุม เป็นกระบวนการติดตามสถานะของกิจกรรมโครงการเพื่ออัปเดตกระบวนการโครงการและจัดการการเปลี่ยนแปลงในบรรทัดฐานของกำหนดการ
หากจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงกำหนดการจะต้องผ่าน เปลี่ยนกระบวนการควบคุม- กำหนดการควรได้รับการจัดการหรือควบคุมโดยผู้จัดการในเชิงรุก
กระบวนการกำหนดเวลาการควบคุมมีผลลัพธ์หลักสี่ประการ
- แผนการจัดการโครงการ
- กำหนดการพื้นฐาน
- แผนการจัดการกำหนดการ
- ตารางโปรเจ็ค
- ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
- สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
ตารางการควบคุมมีเอาต์พุต 5 รายการ
- การจัดการประสิทธิภาพการทำงาน
- การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
- คำขอเปลี่ยนแปลง
- การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
- อัพเดตเอกสารโครงการ
ขั้นตอนการดำเนินโครงการ
ขั้นตอนการดำเนินการประกอบด้วยกิจกรรมเหล่านั้นที่กำหนดไว้ในแผนการจัดการโครงการ กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับการจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การประสานงานกับบุคลากรและทรัพยากร รวมถึงการดำเนินกิจกรรมอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการส่งมอบโครงการ
ในระหว่างขั้นตอนการดำเนินการ ผลลัพธ์อาจต้องมีการปรับพื้นฐานใหม่และอัปเดตข้อกำหนดของโครงการที่มีอยู่ การดำเนินการในระยะการดำเนินการอาจส่งผลกระทบต่อแผนการจัดการโครงการหรือเอกสาร
กำกับและจัดการการดำเนินโครงการ
ขั้นตอนนี้กินพื้นที่ส่วนใหญ่ ค่าใช้จ่ายโครงการเวลา และทรัพยากร เนื่องจากเป็นกระบวนการที่สร้างผลงานของโครงการ
มีอินพุตสี่อินพุตสำหรับควบคุมและจัดการการดำเนินโครงการ
- แผนการบริหารโครงการ
- อนุมัติคำขอเปลี่ยนแปลงแล้ว
- EEF (ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร)
- OPA (สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร)
ในขณะที่มีเอาท์พุตอยู่ห้าอัน
- การส่งมอบ
- ข้อมูลประสิทธิภาพการทำงาน
- คำขอเปลี่ยนแปลง
- การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
- อัพเดตเอกสารโครงการ
ในระหว่างขั้นตอนนี้ การตัดสินของผู้เชี่ยวชาญ การประชุม และการรายงาน KPI (ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก) มีความสำคัญอย่างยิ่ง
ดำเนินการประกันคุณภาพ
เล่นละคร ระบบประกันคุณภาพ เป็นกระบวนการตรวจสอบข้อกำหนดด้านคุณภาพและผลลัพธ์จากการวัดการควบคุมคุณภาพ เป็นกระบวนการบันทึกและติดตามผลกิจกรรมคุณภาพเพื่อประเมินผลการปฏิบัติงาน สามารถใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น แผนภูมิควบคุม การวิเคราะห์ต้นทุน-ผลประโยชน์ ผังงาน แผนภูมิการดำเนินการ แผนภาพกระจาย การตรวจสอบและการทบทวน ฯลฯ สามารถนำมาใช้สำหรับกระบวนการนี้ได้
อินพุตหลักสำหรับสิ่งนี้คือ
- แผนการจัดการโครงการ
- เมตริกคุณภาพ
- การวัดการควบคุมคุณภาพ
- ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
ในขณะที่ผลลัพธ์ของสิ่งนี้ก็คือ
- คำขอเปลี่ยนแปลง
- การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
- อัพเดตเอกสารโครงการ
- การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
รับสมัครทีมงานโครงการ
ในระหว่างขั้นตอนการดำเนินการ การจัดหาทีมงานโครงการจะเกิดขึ้น เนื่องจากมีแนวโน้มมากขึ้นที่บุคคลที่มีชุดทักษะที่แตกต่างกันจะต้องใช้ในระหว่างกระบวนการ
มีปัจจัยนำเข้าหลักสามประการในการรับทีมงานโครงการ
- หน้าที่และความรับผิดชอบ
- แผนผังองค์กรโครงการ
- แผนการบริหารจัดการบุคลากร
ในขณะที่มีเอาท์พุตอยู่สามเอาท์พุต
- การมอบหมายงานเจ้าหน้าที่โครงการ
- ปฏิทินทรัพยากร
- การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
พัฒนาทีมงานโครงการ
กระบวนการทรัพยากรมนุษย์ส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับกระบวนการดำเนินการ การพัฒนาทีมงานโครงการก็เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเช่นกัน วัตถุประสงค์หลักของการพัฒนาทีมงานโครงการคือการปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมของสมาชิกในทีม ขั้นตอนนี้ต้องเริ่มตั้งแต่เนิ่นๆ ในโครงการ
ข้อมูลในทีมพัฒนาโครงการประกอบด้วย
- แผนการจัดการทรัพยากรมนุษย์
- การมอบหมายงานเจ้าหน้าที่โครงการ
- ปฏิทินทรัพยากร
ผลลัพธ์ของกระบวนการนี้ได้แก่
- การประเมินผลการปฏิบัติงานของทีม
- การอัปเดต EEF
จัดการทีมงานโครงการ
การจัดการทีมโครงการเป็นส่วนสำคัญส่วนหนึ่งของการจัดการโครงการ ถือเป็นส่วนที่มีความซับซ้อนที่สุดของการจัดการโครงการ เนื่องจากบ่อยครั้งที่ผู้จัดการจะไม่ได้ติดต่อกับสมาชิกในทีมโดยตรง ดังนั้น ในสถานการณ์เช่นนี้ การวิเคราะห์ผลงานและการตัดสินใจจ่ายค่าตอบแทนจึงเป็นเรื่องยาก
มีปัจจัยนำเข้าห้าประการในการจัดการกระบวนการของทีมโครงการ
- การมอบหมายงานเจ้าหน้าที่โครงการ
- การประเมินผลการปฏิบัติงานของทีม
- รายงานประสิทธิภาพ
- แผนการจัดการโครงการ
- สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
มีเอาต์พุตหลักสี่รายการ
- การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
- การอัปเดตปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
- คำขอเปลี่ยนแปลง
- การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
จัดการการสื่อสาร
จากคุณลักษณะการสื่อสารสามประการ มีหนึ่งรายการอยู่ในกระบวนการดำเนินการ ในโปรแกรมการจัดการการสื่อสาร มีประเด็นการสื่อสารหลัก 3 ประการที่ต้องติดตาม
- สมาชิกในทีมโครงการถึงผู้จัดการโครงการ
- ผู้จัดการโครงการถึงผู้จัดการโปรแกรม
- ผู้จัดการโครงการให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือผู้สนับสนุนอื่น ๆ
ข้อมูลเข้าในการจัดการการสื่อสารได้แก่
- แผนการจัดการการสื่อสาร
- รายงานผลการปฏิบัติงาน
- EEF
- OPA
ผลลัพธ์ของขั้นตอนนี้จะเป็น
- การสื่อสารโครงการ
- การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
- อัพเดตเอกสารโครงการ
- การอัปเดต OPA
ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง
ในขั้นตอนนี้ มีสองบทบาทหลักที่เกี่ยวข้องกับผู้ซื้อและผู้ขาย ในระหว่างกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างกิจกรรมที่เกี่ยวข้องคือ
- ออกแพ็คเกจการเสนอราคาให้กับผู้ขายที่มีศักยภาพ
- จัดสัมมนาผู้ประมูล
- ประเมินข้อเสนอผู้ขายที่มีศักยภาพ
- เลือกข้อเสนอผู้ขายที่ชนะ
ผลลัพธ์ของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างประกอบด้วย
- แผนการจัดการโครงการ
- จัดทำเอกสารการจัดซื้อจัดจ้าง
- เกณฑ์การคัดเลือกแหล่งที่มา
- รายชื่อผู้ขายที่ผ่านการรับรอง
- ข้อเสนอของผู้ขาย
- เอกสารโครงการ
- ตัดสินใจหรือซื้อ
- ข้อตกลงความร่วมมือ (ข้อตกลงร่วมทีม)
- สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
ในขณะที่คุณจะมีเอาต์พุตหกรายการ
- ผู้ขายที่เลือก
- รางวัลสัญญาจัดซื้อจัดจ้าง
- ปฏิทินทรัพยากร
- เปลี่ยนแปลงคำขอ
- การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
จัดการการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ขั้นตอนนี้รวมถึงการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างแข็งขันตลอดทั้งโครงการ เพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าของโครงการที่ไม่คาดคิดหรือการละทิ้งโครงการในระหว่างนั้น ความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะถูกระบุและแก้ไขอย่างรวดเร็ว
มีปัจจัยนำเข้า 5 ประการในการจัดการกระบวนการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- กลยุทธ์การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- แผนการจัดการโครงการ
- บันทึกปัญหา
- บันทึกการเปลี่ยนแปลง
- สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
ผลลัพธ์ของกระบวนการนี้ได้แก่
- การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
- คำขอเปลี่ยนแปลง
- การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
- การปรับปรุงเอกสารโครงการ
เฟสโครงการ Review
เมื่อสิ้นสุดขั้นตอนการดำเนินการ ขั้นตอนการตรวจสอบโครงการจะเสร็จสิ้น ซึ่งจะช่วยให้คุณบันทึกกิจกรรมต่อไปนี้ได้
- บันทึกผลการทบทวนการจัดการโครงการของคุณ
- แจ้งความคืบหน้าของโครงการให้ผู้สนับสนุนทราบ
- ระบุความเสี่ยงหรือปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อโครงการ
- แสดงให้เห็นถึงการส่งมอบให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกิดขึ้นในระหว่างโครงการ
- ขออนุมัติเพื่อดำเนินการในระยะต่อไป
การติดตามโครงการและการควบคุมและการปิดขั้นตอน
หลังจากขั้นตอนการดำเนินการ เพื่อตรวจสอบว่าโครงการอยู่ในแนวทางที่ถูกต้อง ขั้นตอนการตรวจสอบและการควบคุมจะเริ่มทำงาน ในระหว่างระยะนี้ มีการเปลี่ยนแปลงและการทบทวนต่างๆ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของโครงการเสร็จสิ้นแล้ว
ติดตามและควบคุมงานโครงการ
ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการติดตาม ตรวจสอบ และควบคุมความคืบหน้าเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ นอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าผลงานส่งมอบเป็นไปตามแผนการจัดการโครงการ จุดเน้นหลักของขั้นตอนนี้คือการระบุการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นจากจุดของแผนการจัดการโครงการเพื่อกำหนดมาตรการป้องกันที่เหมาะสม
อินพุตสำหรับขั้นตอนนี้ได้แก่
- แผนการจัดการโครงการ
- รายงานประสิทธิภาพ
- การคาดการณ์ต้นทุน
- กำหนดการพยากรณ์
- ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลง
- ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
- สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
ในขณะที่ผลลัพธ์ประกอบด้วย
- เปลี่ยนแปลงคำขอ
- การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
- อัพเดตเอกสารโครงการ
ดำเนินการควบคุมการเปลี่ยนแปลงแบบรวม
เป็นกระบวนการที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งของการจัดการโครงการ อยู่ในขั้นตอนนี้ซึ่งมีการประเมินผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงต่อโครงการ หากการเปลี่ยนแปลงในขั้นตอนนี้เกิดขึ้นที่ส่วนใดส่วนหนึ่งของโครงการ ทั้งโครงการจะได้รับการประเมิน เป็นการดีกว่าที่จะดำเนินการเปลี่ยนแปลงตั้งแต่ระยะเริ่มต้นของโครงการ เนื่องจากเมื่อโครงการดำเนินไป ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงก็จะเพิ่มขึ้นเช่นกัน
ข้อมูลเข้าของขั้นตอนนี้ได้แก่
- แผนการจัดการโครงการ
- รายงานผลการปฏิบัติงาน
- เปลี่ยนแปลงคำขอ
- EEF
- OPA
ในขณะที่มีผลผลิตออกมา
- อนุมัติคำขอเปลี่ยนแปลง
- บันทึกการเปลี่ยนแปลง
- การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
- อัพเดตเอกสารโครงการ
ตรวจสอบขอบเขต
การตรวจสอบขอบเขตเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบว่าสิ่งที่ส่งมอบตรงตามเกณฑ์การยอมรับของลูกค้าหรือไม่ การตรวจสอบภายนอกกับลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบขอบเขตการจัดการ
อินพุตสำหรับการตรวจสอบขอบเขตประกอบด้วย
- แผนการจัดการโครงการ
- ข้อกำหนด
- เอกสาร
- เมทริกซ์การตรวจสอบย้อนกลับข้อกำหนด
- การส่งมอบที่ได้รับการยืนยัน
- ข้อมูลประสิทธิภาพการทำงาน
ในขณะที่ผลลัพธ์ของการตรวจสอบขอบเขตรวมอยู่ด้วย
- การส่งมอบที่ได้รับการยอมรับ
- เปลี่ยนแปลงคำขอ
- ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
- อัพเดตเอกสารโครงการ
ขอบเขตการควบคุม
ขอบเขตการควบคุมทำให้มั่นใจได้ว่าเป็นงานเดียวที่ระบุว่าอยู่ในขอบเขตที่จัดส่ง ผลลัพธ์ที่แท้จริงจะถูกเปรียบเทียบกับขอบเขตพื้นฐาน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าขอบเขตที่ได้รับอนุมัติทั้งหมดถูกส่งไปจริง
อินพุตเพื่อควบคุมกระบวนการขอบเขตประกอบด้วย
- แผนการจัดการโครงการ
- ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
- เอกสารความต้องการ
- เมทริกซ์การตรวจสอบย้อนกลับข้อกำหนด
- สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
ในขณะที่ผลลัพธ์ประกอบด้วย
- การวัดประสิทธิภาพการทำงาน
- การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
- เปลี่ยนแปลงคำขอ
- การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
- อัพเดตเอกสารโครงการ
ตารางการควบคุม
กระบวนการควบคุมกำหนดการช่วยคุณได้หลายวิธี ช่วยให้คุณบันทึกสถานะกำหนดการปัจจุบัน กำหนดค่าความแปรปรวนจากเส้นฐานกำหนดการ ทำความเข้าใจลักษณะของความแปรปรวน และตอบสนองโดยการดำเนินการที่เหมาะสม
หากจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงกำหนดการ พวกเขาจะต้องผ่านกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงควรได้รับการประเมินอีกครั้ง และควรใช้เพื่ออัปเดตเส้นฐานกำหนดการเท่านั้น
ตารางการควบคุมมีอินพุตหลักสี่อินพุต
- แผนการจัดการโครงการ
- กำหนดการพื้นฐาน
- แผนการจัดการกำหนดการ
- ตารางโปรเจ็ค
- ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
- สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
ผลลัพธ์ประกอบด้วย
- การวัดประสิทธิภาพการทำงาน
- การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
- เปลี่ยนแปลงคำขอ
- การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
- อัพเดตเอกสารโครงการ
ควบคุมต้นทุน
ต้นทุนการควบคุมคือการเปรียบเทียบราคาพื้นฐานสำหรับการส่งมอบแต่ละรายการกับต้นทุนจริง พื้นฐานต้นทุนควรเปลี่ยนแปลงเฉพาะตามคำขอเปลี่ยนแปลงที่ได้ผ่านกระบวนการดำเนินการควบคุมการเปลี่ยนแปลงแบบรวมแล้วเท่านั้น การควบคุมต้นทุนช่วยให้มั่นใจได้ว่าโครงการของคุณอยู่ภายใต้ข้อจำกัดด้านเงินทุน
ข้อมูลสำหรับต้นทุนการควบคุมประกอบด้วย
- แผนการจัดการโครงการ
- ข้อกำหนดด้านเงินทุนสำหรับโครงการ
- ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
- ควบคุมต้นทุน สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
ผลลัพธ์สำหรับสิ่งนี้ได้แก่
- การวัดผลการปฏิบัติงานตามมูลค่าที่ได้รับ
- การคาดการณ์งบประมาณมูลค่าที่ได้รับในการควบคุมต้นทุน
- เปลี่ยนแปลงคำขอ
- การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
- อัพเดตเอกสารโครงการ
- การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
ควบคุมคุณภาพ
คุณภาพการควบคุมช่วยให้มั่นใจได้ว่าโครงการและผลิตภัณฑ์จะได้รับการส่งมอบตามแผนการจัดการคุณภาพ ช่วยให้มั่นใจได้ว่างานจะดำเนินการอย่างถูกต้องหรือไม่ ผลลัพธ์ที่สำคัญของคุณภาพการควบคุมคือ แผนการจัดการคุณภาพ- ในขณะที่ข้อมูลอื่นๆที่จะเป็นประโยชน์ได้แก่
- ผังงานที่มีอยู่
- การควบคุมบนและล่างและขีดจำกัดข้อกำหนดที่มีอยู่ในแผนภูมิควบคุม
- ข้อมูลอ้างอิง เช่น เกณฑ์ตัวอย่าง จำนวนการสุ่มตัวอย่าง การวัด และการสุ่มแบบแปรผัน
- ตัวชี้วัดคุณภาพ- เป็นการวัดมาตรฐานเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดด้านคุณภาพ
- ช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีการปฏิบัติตามขั้นตอนที่เหมาะสมเพื่อให้สอดคล้องกับประเด็นต่างๆ เช่น กระบวนการ นโยบาย หรือข้อบังคับ
ผลลัพธ์หลักสี่ประการจากกระบวนการควบคุมคุณภาพการดำเนินการ:
- การควบคุมการเปลี่ยนแปลงแบบรวม
- อนุมัติคำขอเปลี่ยนแปลง
- อนุมัติการตรวจสอบคำขอเปลี่ยนแปลง
- ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงแล้ว
ควบคุมการสื่อสาร
การสื่อสารควบคุมช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ถูกต้องจะเข้าถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ข้อมูลการสื่อสารควบคุมประกอบด้วยอินพุต เครื่องมือและเทคนิค และเอาต์พุตที่เป็นของกระบวนการนี้
การควบคุมการสื่อสารสามารถอยู่ในรูปแบบใดก็ได้
- ข้อมูลที่กำลังมาแรง
- ข้อมูลแบบตาราง
- เส้นโค้ง S
- รูปแบบแดชบอร์ด
- ใช้ฮิสโตแกรม
ในกระบวนการสื่อสารควบคุม ข้อมูลงานจะถูกดึงมาจากกระบวนการอื่นๆ และรายงานประสิทธิภาพจะถูกใช้เป็นอินพุตสำหรับกระบวนการติดตามและจัดการต่างๆ ผลลัพธ์หลักจากกระบวนการสื่อสารควบคุมคือบันทึกผลการปฏิบัติงาน
ความเสี่ยงในการควบคุม
ตลอดวงจรโครงการ การวิเคราะห์ความเสี่ยงเป็นกระบวนการที่ต่อเนื่อง สิ่งสำคัญคือคุณต้องวิเคราะห์ ระบุ และตอบสนองต่อความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง กิจกรรมที่รวมอยู่ในการควบคุมความเสี่ยงได้แก่
- การติดตามความเสี่ยงที่มีอยู่
- การติดตามความเสี่ยงคงเหลือ
- การระบุความเสี่ยงใหม่
- การดำเนินการตามแผนตอบสนองต่อความเสี่ยง
- ประเมินกระบวนการความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง
ข้อมูลสำหรับการควบคุมความเสี่ยงคือ
- ทะเบียนความเสี่ยง
- ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
- รายงานประสิทธิภาพ
- การวิเคราะห์กำลังสำรอง
- การตรวจสอบความเสี่ยง
ผลลัพธ์สำหรับความเสี่ยงในการควบคุมคือ
- กำลังอัปเดตทะเบียนความเสี่ยง
- แผนการจัดการความเสี่ยง
ควบคุมการจัดซื้อจัดจ้าง
จากแผนการจัดซื้อจัดจ้างสี่แผน กระบวนการที่สามของการจัดซื้อจัดจ้างอยู่ในกลุ่มกระบวนการติดตามและดำเนินการ ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบประสิทธิภาพของผู้ขายและรับรองว่าเป็นไปตามข้อกำหนดของสัญญาทั้งหมด
กระบวนการควบคุมการจัดซื้อจัดจ้างเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบ
- ไม่ว่าจะเป็นสินค้าหรือบริการที่ถูกส่งมอบ
- ไม่ว่าจะเป็นการส่งมอบตรงเวลา
- การเรียกเก็บเงินตามใบแจ้งหนี้เป็นปริมาณที่ถูกต้องหรือไม่
- ไม่ว่าจะตรงตามเงื่อนไขทุกประการของสัญญาก็ตาม
- ไม่ว่าความสัมพันธ์ระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายจะได้รับการจัดการอย่างเหมาะสมหรือไม่
ข้อมูลสำคัญสำหรับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างคือ
- แผนการจัดการโครงการ
- เอกสารการจัดซื้อ
- ข้อตกลง
- อนุมัติคำขอเปลี่ยนแปลง
- รายงานผลการปฏิบัติงาน
- ข้อมูลประสิทธิภาพการทำงาน
ผลผลิตสำหรับการจัดซื้อจัดจ้างคือ
- ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
- เปลี่ยนแปลงคำขอ
- การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
- อัพเดตเอกสารโครงการ
- การอัปเดต OPA
ควบคุมการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
โครงการจำนวนมากสะดุดเนื่องจากการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่เพียงพอ หากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม ก็จะมีโอกาสประสบความสำเร็จในโครงการมากขึ้น ในกระบวนการนี้ เราติดตามระดับการมีส่วนร่วมในปัจจุบันของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและดำเนินการตามนั้น
อินพุตและเอาท์พุตสำหรับกิจกรรมทั้งหมดนี้ได้แก่
| อินพุต | เอาท์พุต |
|---|---|
| แผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย | ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน |
| บันทึกปัญหา | เปลี่ยนแปลงคำขอ |
| ข้อมูลประสิทธิภาพการทำงาน | การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ |
| เอกสารโครงการ | อัพเดตเอกสารโครงการ |
| การอัปเดต OPA |
ปิด-เฟส
ระยะการปิดบัญชีคือกระบวนการที่ดำเนินการปิดระบบแบบควบคุมของโครงการเมื่อสิ้นสุด ในโครงการ มีกิจกรรมการปิดสามกิจกรรมที่กำลังดำเนินอยู่
- การปิดผลิตภัณฑ์- การทำให้ลูกค้ายอมรับการส่งมอบขั้นสุดท้าย หากเป็นโครงการภายนอก
- การปิดโครงการ – ซึ่งรวมถึงการปิดขั้นตอนการบริหารอย่างเป็นทางการ การอัปเดตเอกสารโครงการ และการเก็บถาวรฐานข้อมูลและเอกสารเหล่านั้น
- การปิดทรัพยากรที่อยู่เบื้องหลังโครงการ- การปิดทางการเงินของโครงการ ควรส่งคืนทรัพยากรที่มอบหมายให้กับโครงการ
ปัจจัยการผลิตสำหรับกระบวนการนี้ได้แก่
- แผนการบริหารโครงการ
- การส่งมอบที่ได้รับการยอมรับ
- OPA
ผลลัพธ์ของกระบวนการนี้ได้แก่
- ผลลัพธ์สุดท้าย การบริการ หรือการเปลี่ยนแปลงผลลัพธ์
- การอัปเดต OPA
ปิดการจัดซื้อจัดจ้าง
สำหรับแต่ละระยะวงจรชีวิตการพัฒนาโครงการ การวางแผน การดำเนินการ การติดตามและการควบคุมและการปิด จะมีกระบวนการจัดซื้อหนึ่งกระบวนการ การจัดซื้อจัดจ้างปิดขั้นสุดท้ายจะดำเนินการตามสัญญาระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ
กิจกรรมปิดท้ายและผลงานได้แก่:
-
การทบทวนผลการดำเนินงานของโครงการรวมถึงการบริหารความเสี่ยงและประเด็นต่างๆ
-
ปรับปรุงแผนการจัดการโครงการให้สะท้อนผลลัพธ์ที่แท้จริง
-
รายงานขั้นสุดท้ายแจกจ่ายให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เหมาะสม
ข้อมูลสำหรับการปิดการจัดซื้อประกอบด้วย
- แผนการจัดการโครงการ
- เอกสารการจัดซื้อ
ในขณะที่ผลลัพธ์ได้แก่
- ปิดการจัดซื้อจัดจ้าง
- การอัปเดต OPA
จริยธรรมการบริหารจัดการโครงการด้านจรรยาบรรณและจรรยาบรรณ
ในตอนท้ายคุณจะพบกับจรรยาบรรณในการจัดการโครงการด้านจรรยาบรรณและความประพฤติที่เกี่ยวข้องกับพฤติกรรมมนุษย์ที่หลากหลายเช่น
- ความรับผิดชอบ
- เคารพ
- ความเป็นธรรม
- ความซื่อสัตย์
- ความสามารถทางวัฒนธรรม
รหัสนี้ได้รับการฝึกฝนเพื่อกระตุ้นความมั่นใจและนำกรอบพฤติกรรมทั่วไปมาสู่ผู้จัดการโครงการ
สรุป
ระยะการเริ่มต้นกำหนดกระบวนการที่จำเป็นในการเริ่มต้นโครงการใหม่ กำหนดว่าโครงการใดควรบรรลุผลตามกำหนดเวลา
ระยะเริ่มต้นประกอบด้วยสองกิจกรรมหลักเป็นหลัก
- พัฒนากฎบัตรโครงการ
- ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและกฎบัตรโครงการยังมีประโยชน์ในกลุ่มกระบวนการอื่นๆ ของการจัดการโครงการ เช่น กระบวนการวางแผน
ขั้นตอนการวางแผนจะกำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ของโครงการ โดยเกี่ยวข้องกับการสร้างชุดแผนที่จะแนะนำคุณตลอดขั้นตอนการดำเนินการและการปิดโครงการ
ขั้นตอนการดำเนินการประกอบด้วยกิจกรรมเหล่านั้นที่กำหนดไว้ในแผนการจัดการโครงการ เป็นช่วงที่ยาวที่สุดของวงจรชีวิตของโครงการและใช้พลังงานและทรัพยากรสูงสุด การดำเนินการในระยะการดำเนินการอาจส่งผลกระทบต่อแผนการจัดการโครงการหรือเอกสาร
งานหลักในการดำเนินการช่วงวงจรชีวิตของโครงการคือ
- ดำเนินการแผนการจัดการโครงการ
- กำกับและจัดการการดำเนินโครงการ
- ดำเนินการมอบหมายงาน
- จัดการประชุมสถานะความคืบหน้า ฯลฯ
ในระหว่างขั้นตอนการดำเนินการ ผลลัพธ์อาจต้องมีการปรับพื้นฐานใหม่และอัปเดตข้อกำหนดของโครงการที่มีอยู่
ขั้นตอนการเฝ้าติดตามและควบคุมทำให้มั่นใจได้ว่าการส่งมอบเป็นไปตามแผนการจัดการโครงการก่อนระยะการปิดการขาย
จุดสนใจหลักของระยะนี้คือการระบุการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นจากจุดของแผนการจัดการโครงการ เพื่อกำหนดการดำเนินการป้องกันต่อผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิด
ระยะการปิดบัญชีคือกระบวนการที่ดำเนินการปิดระบบแบบควบคุมของโครงการเมื่อสิ้นสุด
