ระยะของวงจรชีวิตของการบริหารโครงการ: มีขั้นตอนอะไรบ้าง?

วงจรชีวิตการบริหารโครงการคืออะไร?

วงจรชีวิตการจัดการโครงการ เป็นชุดกิจกรรมที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของโครงการ เป็นกรอบการทำงานที่รวมขั้นตอนต่างๆ ในการเปลี่ยนความคิดให้กลายเป็นความจริง โครงการอาจมีมิติและระดับความยากต่างกัน แต่สามารถแมปกับโครงสร้างวงจรชีวิตของการจัดการโครงการได้ ไม่ว่าโครงการจะมีขนาดใดก็ตาม

ระยะวงจรชีวิตของการจัดการโครงการ

กระบวนการวงจรการจัดการโครงการแบ่งออกเป็นสี่ส่วนหลัก: ระยะเริ่มต้น ระยะการวางแผน ระยะการดำเนินการ และระยะการติดตาม การควบคุม และการปิด ดังแสดงในแผนภาพด้านล่าง

ระยะวงจรชีวิตของการจัดการโครงการ
สี่ขั้นตอนของวงจรชีวิตการจัดการโครงการ

เราจะพิจารณาทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตโครงการ:

ขั้นตอนการริเริ่มโครงการ

ระยะการเริ่มต้นกำหนดกระบวนการที่จำเป็นในการเริ่มต้นโครงการใหม่ วัตถุประสงค์ของระยะเริ่มต้นโครงการคือเพื่อกำหนดว่าโครงการควรบรรลุผลสำเร็จอย่างไร

ระยะนี้ประกอบด้วยสองกิจกรรมหลักเป็นหลัก

  • พัฒนากฎบัตรโครงการและ
  • ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการถูกป้อนไว้ในกฎบัตรโครงการและทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เมื่อกฎบัตรโครงการได้รับการอนุมัติ โครงการจะได้รับอนุญาตอย่างเป็นทางการ

กฎบัตรโครงการ

กฎบัตรโครงการกำหนดองค์ประกอบหลักของโครงการ

  • เป้าหมายโครงการ
  • ข้อจำกัดของโครงการและคำชี้แจงปัญหา
  • มอบหมายให้ผู้จัดการโครงการ
  • รายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
  • กำหนดการและงบประมาณระดับสูง
  • เหตุการณ์สำคัญ
  • การอนุมัติ

เอกสารนี้อนุญาตให้ผู้จัดการโครงการใช้ทรัพยากรขององค์กรเพื่อประโยชน์ของโครงการ ในการสร้างกฎบัตรโครงการ ข้อมูลที่จำเป็นจะเป็นปัจจัยด้านสภาพแวดล้อมขององค์กร กรณีทางธุรกิจ ข้อตกลง คำชี้แจงโครงการและสินทรัพย์กระบวนการองค์กร

การระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

A ผู้ถือเงินเดิมพัน สามารถมีอิทธิพลต่อความสำเร็จและความล้มเหลวของโครงการได้ หากต้องการจดข้อมูลเกี่ยวกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย จะใช้ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียก็จะมีข้อมูลดังนี้

  • ประเภทของผู้มีส่วนได้เสีย
  • ความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
  • บทบาทในโครงการ (นักวิเคราะห์ธุรกิจ, สถาปนิกเทคโนโลยี, ผู้จัดการโครงการลูกค้า)
  • การแต่งตั้ง (ผู้อำนวยการ หัวหน้าฝ่ายธุรกิจ ฯลฯ)
  • ประเภทการสื่อสาร (รายสัปดาห์/รายเดือน)
  • อิทธิพลต่อโครงการ (บางส่วน/สนับสนุน/มีอิทธิพล)

กิจกรรมอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องในการริเริ่มกลุ่มกระบวนการ ได้แก่:

  • การมอบหมายผู้จัดการโครงการ
  • การกำหนดความต้องการ ความคาดหวัง และข้อกำหนดระดับสูงของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
  • กำหนดเกณฑ์ความสำเร็จของโครงการ
  • ระบุงบประมาณเฉพาะสำหรับขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่ง
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการสอดคล้องกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กร

ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและกฎบัตรโครงการใช้เป็นข้อมูลป้อนเข้ากลุ่มพัฒนาอื่นๆ เช่น กลุ่มกระบวนการวางแผน

ขั้นตอนการวางแผนโครงการ

ขั้นตอนการวางแผนโครงการครอบคลุมประมาณ 50% ของกระบวนการทั้งหมด ขั้นตอนการวางแผนจะกำหนดขอบเขตของโครงการตลอดจนวัตถุประสงค์ของโครงการ โดยเริ่มต้นด้วยผลลัพธ์ของระยะเริ่มต้น (กฎบัตร คำชี้แจงขอบเขตเบื้องต้น และผู้จัดการโครงการ) ผลลัพธ์ของระยะการวางแผนทำหน้าที่เป็นข้อมูลนำเข้าสำหรับระยะการดำเนินการ

ประเด็นสำคัญของกระบวนการวางแผนคือ

  • ไม่ควรดำเนินการขั้นตอนการวางแผนก่อนที่การวางแผนเริ่มแรกจะเสร็จสิ้น
  • จนกว่ากระบวนการดำเนินการจะไม่เริ่มคุณไม่ควรหยุดแก้ไขแผน

สร้างโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS)

สำหรับโครงการที่ประสบความสำเร็จ WBS (โครงสร้างการแบ่งงาน) ถือเป็นสิ่งสำคัญ ขั้นตอนในการสร้าง WBS มีดังนี้

  • ระดมความคิดเพื่อจัดทำรายการงานทั้งหมด
  • ให้ทั้งทีมของคุณมีส่วนร่วมในการระดมความคิด
  • เขียนแผนผังโครงสร้างของงานหรือที่เรียกว่า WBS (โครงสร้างการแบ่งงาน)
  • แบ่ง WBS ระดับสูงของคุณออกเป็นชุดกิจกรรมตามลำดับชั้น เช่น หมวดหมู่ หมวดหมู่ย่อย เป็นต้น เช่น ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ผู้ฝึกงาน ทีมผู้บริหาร เป็นต้น
  • กำหนดวิธีการบันทึกรายการลงใน WBS ของคุณ
  • ถามคนอื่น อาจเป็นผู้เชี่ยวชาญ บุคลากรที่มีประสบการณ์ ฯลฯ
  • รายละเอียด - คุณควรมีรายละเอียดงานของคุณมากน้อยเพียงใด? การประมาณต้นทุนและเวลาสำหรับรายละเอียดที่สูงกว่านั้นทำได้ยาก ในขณะที่สำหรับรายละเอียดที่ต่ำกว่านั้นก็จะเต็มไปด้วยข้อมูลที่มีรายละเอียดมากเกินไป
  • รายละเอียดควรอยู่ในระดับที่เหมาะสมไม่สูงเกินไปหรือไม่ต่ำเกินไป

การวางแผนการจัดการกำหนดการ

การจัดกำหนดการแผนเป็นกระบวนการของการกำหนดขั้นตอน นโยบาย และเอกสารประกอบสำหรับการวางแผน จัดการ ดำเนินการ และควบคุมกำหนดการของโครงการ ข้อมูลนำเข้าในกิจกรรมเหล่านี้ได้แก่

  • แผนการจัดการโครงการ
  • กฎบัตรโครงการ
  • ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
  • สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ผลลัพธ์ของการวางแผนการจัดการกำหนดการประกอบด้วย

  • แผนการจัดการกำหนดการ

การกำหนดกิจกรรม

การกำหนดกิจกรรมเป็นขั้นตอนในการจัดทำเอกสารและระบุการดำเนินการเฉพาะที่จะดำเนินการเพื่อสร้างผลงานของโครงการ

การกำหนดกิจกรรม

ในการกำหนดกิจกรรม แต่ละแพ็คเกจงานจะแบ่งออกเป็นกิจกรรมตารางการทำงานแต่ละรายการ ข้อมูลนำเข้าของกิจกรรมที่กำหนด ได้แก่

  • แผนการจัดการกำหนดการ
  • ขอบเขตพื้นฐาน
  • ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
  • สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ในขณะที่ผลลัพธ์ของกิจกรรมเหล่านี้คือ

  • รายการกิจกรรม
  • คุณลักษณะกิจกรรม
  • รายการเหตุการณ์สำคัญ

กิจกรรมลำดับ

กิจกรรมลำดับนั้นไม่มีอะไรนอกจากการจัดระเบียบผลลัพธ์ของ "กำหนดกิจกรรม" อย่างมีเหตุผล กำหนดลำดับกิจกรรมที่ต้องดำเนินการ

กิจกรรมลำดับ

ผลลัพธ์หลักจากกระบวนการกิจกรรมลำดับคือ "แผนผังเครือข่าย"

แผนภาพเครือข่าย ไม่มีอะไรนอกจากการโพสต์งานบนกระดานตามลำดับตรรกะ

เช่น ต้องการเริ่มต้นธุรกิจในต่างประเทศ รายการกิจกรรมของคุณมีอะไรบ้าง และควรทำตามลำดับอย่างไร?

คุณจะดำเนินกิจกรรมตามลำดับเหล่านี้

  1. เลือกประเทศ
  2. รับใบอนุญาตประกอบธุรกิจ
  3. รับสมัครผู้จัดการ
  4. การซื้ออสังหาริมทรัพย์
  5. ซื้อเฟอร์นิเจอร์ ฯลฯ
  6. การเปิดกิจการ

การประมาณทรัพยากรกิจกรรม

ขั้นตอนนี้อธิบายกระบวนการประเมินความพยายามในการทำงานและทรัพยากรที่จำเป็นต่อการทำงานให้สำเร็จ ปัจจัยอื่นที่ต้องพิจารณาในขั้นตอนนี้คือความพร้อมของทรัพยากร

ในขณะที่ประมาณทรัพยากร ควรเน้นที่เส้นทางที่ยาวที่สุดของแผน (เส้นทางวิกฤต) ซึ่งจะต้องใช้เวลาและเงินมากขึ้น

คุณต้องประเมินทรัพยากรสำหรับสองงาน

  • งานที่สำคัญ
  • งานลอยตัว

ตรวจสอบให้แน่ใจว่างานที่สำคัญของคุณได้รับการประมาณอย่างแม่นยำ (เวลาที่เสร็จสมบูรณ์)

มีอินพุตห้ารายการที่ใช้ในการประเมินทรัพยากรกิจกรรม

  • แผนการจัดการกำหนดการ
  • รายการกิจกรรม
  • ปฏิทินทรัพยากร
  • ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
  • สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ผลลัพธ์ของขั้นตอนนี้คือ

  • ข้อกำหนดทรัพยากรกิจกรรม
  • โครงสร้างการแบ่งทรัพยากร
  • อัพเดตเอกสารโครงการ

หมายเหตุ: กิจกรรมทั้งหมดที่ทำไปแล้ว (กำหนดกิจกรรม + ลำดับกิจกรรม + ประเมินทรัพยากรกิจกรรม) จะช่วยใน "กำหนดการพัฒนา"

การประมาณระยะเวลากิจกรรม

การประมาณระยะเวลาของกิจกรรมคือกระบวนการประมาณจำนวนระยะเวลาการทำงาน (สัปดาห์/เดือน) ที่จำเป็นในการทำงานแต่ละงานให้เสร็จสิ้นด้วยทรัพยากรโดยประมาณ ขั้นตอนนี้กำหนดระยะเวลาที่แต่ละงานจะใช้เวลาดำเนินการให้เสร็จสิ้น

คุณไม่สามารถคำนวณระยะเวลาของกิจกรรมโดยไม่คำนวณความพยายามในการทำงานและทรัพยากรที่จำเป็นในการทำงานให้สำเร็จ กระบวนการประมาณการควรทำตามลำดับนี้

  • ประเมินความพยายามในการทำงานก่อน
  • ตามด้วยการประมาณทรัพยากร
  • ตามด้วยการประมาณระยะเวลาของงาน

คุณต้องป้อนข้อมูลเพื่อประมาณระยะเวลากิจกรรม

  • รายการกิจกรรม
  • คุณลักษณะกิจกรรม
  • ปฏิทินทรัพยากร
  • คำชี้แจงขอบเขตโครงการ
  • สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
  • ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร

ในขณะที่มีทางออกหลักอยู่สองทาง

  • ประมาณระยะเวลากิจกรรม
  • ประมาณระยะเวลากิจกรรม-การอัปเดตเอกสารโครงการ

เทคนิคนี้เรียกอีกอย่างว่า PERT (การประเมินโครงการและ Review เทคนิค) ประมาณการ

พัฒนากำหนดการ

ตารางการพัฒนาเป็นกระบวนการวิเคราะห์ลำดับกิจกรรม ความต้องการทรัพยากร ระยะเวลา และข้อจำกัดของกำหนดการ เพื่อสร้างแบบจำลองกำหนดการของโครงการ ในการจัดกำหนดการแต่ละงาน จะคำนึงถึงปัจจัยหลักสามประการ

  • ระยะเวลา
  • การพึ่งพางาน
  • ข้อ จำกัด

การใช้ปัจจัยเหล่านี้โครงการจะคำนวณวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดสำหรับแต่ละงาน

ซอฟต์แวร์กำหนดเวลาสามารถใช้สร้างกำหนดการได้ สร้างแบบจำลองกำหนดการพร้อมวันที่วางแผนไว้สำหรับการดำเนินกิจกรรมโครงการให้เสร็จสิ้น

ข้อมูลของเครื่องมือนี้ประกอบด้วย

  • แผนการจัดการกำหนดการ
  • รายการกิจกรรม
  • คุณลักษณะกิจกรรม
  • กำหนดการโครงการ – แผนภาพเครือข่าย
  • ข้อกำหนดทรัพยากรกิจกรรม
  • ปฏิทินทรัพยากร
  • การประมาณระยะเวลากิจกรรม
  • คำชี้แจงขอบเขตโครงการ
  • ทะเบียนความเสี่ยง
  • การมอบหมายงานเจ้าหน้าที่โครงการ
  • โครงสร้างการแบ่งทรัพยากร
  • ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
  • สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ผลลัพธ์จากสิ่งนี้จะเป็น

  • ตารางโปรเจ็ค
  • แผนภาพเครือข่ายโครงการ
  • แผนภูมิแกนต์หรือแผนภูมิแท่ง
  • แผนภูมิเหตุการณ์สำคัญ
  • กำหนดการพื้นฐาน
  • ข้อมูลที่กำหนดเวลาไว้
  • อัพเดตเอกสารโครงการ

ตารางการควบคุม

ขั้นตอนสุดท้ายของขั้นตอนการวางแผนคือกำหนดการควบคุม เป็นกระบวนการติดตามสถานะของกิจกรรมโครงการเพื่ออัปเดตกระบวนการโครงการและจัดการการเปลี่ยนแปลงในบรรทัดฐานของกำหนดการ

หากจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงกำหนดการจะต้องผ่าน เปลี่ยนกระบวนการควบคุม- กำหนดการควรได้รับการจัดการหรือควบคุมโดยผู้จัดการในเชิงรุก

กระบวนการกำหนดเวลาการควบคุมมีผลลัพธ์หลักสี่ประการ

  • แผนการจัดการโครงการ
  • กำหนดการพื้นฐาน
  • แผนการจัดการกำหนดการ
  • ตารางโปรเจ็ค
  • ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
  • สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ตารางการควบคุมมีเอาต์พุต 5 รายการ

  • การจัดการประสิทธิภาพการทำงาน
  • การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
  • คำขอเปลี่ยนแปลง
  • การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
  • อัพเดตเอกสารโครงการ

ขั้นตอนการดำเนินโครงการ

ขั้นตอนการดำเนินการประกอบด้วยกิจกรรมเหล่านั้นที่กำหนดไว้ในแผนการจัดการโครงการ กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับการจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การประสานงานกับบุคลากรและทรัพยากร รวมถึงการดำเนินกิจกรรมอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการส่งมอบโครงการ

ขั้นตอนการดำเนินโครงการ

ขั้นตอนการดำเนินโครงการของวงจรการจัดการโครงการ

ในระหว่างขั้นตอนการดำเนินการ ผลลัพธ์อาจต้องมีการปรับพื้นฐานใหม่และอัปเดตข้อกำหนดของโครงการที่มีอยู่ การดำเนินการในระยะการดำเนินการอาจส่งผลกระทบต่อแผนการจัดการโครงการหรือเอกสาร

กำกับและจัดการการดำเนินโครงการ

ขั้นตอนนี้กินพื้นที่ส่วนใหญ่ ค่าใช้จ่ายโครงการเวลา และทรัพยากร เนื่องจากเป็นกระบวนการที่สร้างผลงานของโครงการ

มีอินพุตสี่อินพุตสำหรับควบคุมและจัดการการดำเนินโครงการ

  • แผนการบริหารโครงการ
  • อนุมัติคำขอเปลี่ยนแปลงแล้ว
  • EEF (ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร)
  • OPA (สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร)

ในขณะที่มีเอาท์พุตอยู่ห้าอัน

  • การส่งมอบ
  • ข้อมูลประสิทธิภาพการทำงาน
  • คำขอเปลี่ยนแปลง
  • การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
  • อัพเดตเอกสารโครงการ

ในระหว่างขั้นตอนนี้ การตัดสินของผู้เชี่ยวชาญ การประชุม และการรายงาน KPI (ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก) มีความสำคัญอย่างยิ่ง

ดำเนินการประกันคุณภาพ

เล่นละคร ระบบประกันคุณภาพ เป็นกระบวนการตรวจสอบข้อกำหนดด้านคุณภาพและผลลัพธ์จากการวัดการควบคุมคุณภาพ เป็นกระบวนการบันทึกและติดตามผลกิจกรรมคุณภาพเพื่อประเมินผลการปฏิบัติงาน สามารถใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น แผนภูมิควบคุม การวิเคราะห์ต้นทุน-ผลประโยชน์ ผังงาน แผนภูมิการดำเนินการ แผนภาพกระจาย การตรวจสอบและการทบทวน ฯลฯ สามารถนำมาใช้สำหรับกระบวนการนี้ได้

อินพุตหลักสำหรับสิ่งนี้คือ

  • แผนการจัดการโครงการ
  • เมตริกคุณภาพ
  • การวัดการควบคุมคุณภาพ
  • ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน

ในขณะที่ผลลัพธ์ของสิ่งนี้ก็คือ

  • คำขอเปลี่ยนแปลง
  • การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
  • อัพเดตเอกสารโครงการ
  • การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

รับสมัครทีมงานโครงการ

ในระหว่างขั้นตอนการดำเนินการ การจัดหาทีมงานโครงการจะเกิดขึ้น เนื่องจากมีแนวโน้มมากขึ้นที่บุคคลที่มีชุดทักษะที่แตกต่างกันจะต้องใช้ในระหว่างกระบวนการ

มีปัจจัยนำเข้าหลักสามประการในการรับทีมงานโครงการ

  • หน้าที่และความรับผิดชอบ
  • แผนผังองค์กรโครงการ
  • แผนการบริหารจัดการบุคลากร

ในขณะที่มีเอาท์พุตอยู่สามเอาท์พุต

  • การมอบหมายงานเจ้าหน้าที่โครงการ
  • ปฏิทินทรัพยากร
  • การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ

พัฒนาทีมงานโครงการ

กระบวนการทรัพยากรมนุษย์ส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับกระบวนการดำเนินการ การพัฒนาทีมงานโครงการก็เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเช่นกัน วัตถุประสงค์หลักของการพัฒนาทีมงานโครงการคือการปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมของสมาชิกในทีม ขั้นตอนนี้ต้องเริ่มตั้งแต่เนิ่นๆ ในโครงการ

ข้อมูลในทีมพัฒนาโครงการประกอบด้วย

  • แผนการจัดการทรัพยากรมนุษย์
  • การมอบหมายงานเจ้าหน้าที่โครงการ
  • ปฏิทินทรัพยากร

ผลลัพธ์ของกระบวนการนี้ได้แก่

  • การประเมินผลการปฏิบัติงานของทีม
  • การอัปเดต EEF

จัดการทีมงานโครงการ

การจัดการทีมโครงการเป็นส่วนสำคัญส่วนหนึ่งของการจัดการโครงการ ถือเป็นส่วนที่มีความซับซ้อนที่สุดของการจัดการโครงการ เนื่องจากบ่อยครั้งที่ผู้จัดการจะไม่ได้ติดต่อกับสมาชิกในทีมโดยตรง ดังนั้น ในสถานการณ์เช่นนี้ การวิเคราะห์ผลงานและการตัดสินใจจ่ายค่าตอบแทนจึงเป็นเรื่องยาก

มีปัจจัยนำเข้าห้าประการในการจัดการกระบวนการของทีมโครงการ

  • การมอบหมายงานเจ้าหน้าที่โครงการ
  • การประเมินผลการปฏิบัติงานของทีม
  • รายงานประสิทธิภาพ
  • แผนการจัดการโครงการ
  • สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

มีเอาต์พุตหลักสี่รายการ

  • การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
  • การอัปเดตปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
  • คำขอเปลี่ยนแปลง
  • การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ

จัดการการสื่อสาร

จากคุณลักษณะการสื่อสารสามประการ มีหนึ่งรายการอยู่ในกระบวนการดำเนินการ ในโปรแกรมการจัดการการสื่อสาร มีประเด็นการสื่อสารหลัก 3 ประการที่ต้องติดตาม

  1. สมาชิกในทีมโครงการถึงผู้จัดการโครงการ
  2. ผู้จัดการโครงการถึงผู้จัดการโปรแกรม
  3. ผู้จัดการโครงการให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือผู้สนับสนุนอื่น ๆ

ข้อมูลเข้าในการจัดการการสื่อสารได้แก่

  • แผนการจัดการการสื่อสาร
  • รายงานผลการปฏิบัติงาน
  • EEF
  • OPA

ผลลัพธ์ของขั้นตอนนี้จะเป็น

  • การสื่อสารโครงการ
  • การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
  • อัพเดตเอกสารโครงการ
  • การอัปเดต OPA

ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง

ในขั้นตอนนี้ มีสองบทบาทหลักที่เกี่ยวข้องกับผู้ซื้อและผู้ขาย ในระหว่างกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างกิจกรรมที่เกี่ยวข้องคือ

  1. ออกแพ็คเกจการเสนอราคาให้กับผู้ขายที่มีศักยภาพ
  2. จัดสัมมนาผู้ประมูล
  3. ประเมินข้อเสนอผู้ขายที่มีศักยภาพ
  4. เลือกข้อเสนอผู้ขายที่ชนะ

ผลลัพธ์ของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างประกอบด้วย

  • แผนการจัดการโครงการ
  • จัดทำเอกสารการจัดซื้อจัดจ้าง
  • เกณฑ์การคัดเลือกแหล่งที่มา
  • รายชื่อผู้ขายที่ผ่านการรับรอง
  • ข้อเสนอของผู้ขาย
  • เอกสารโครงการ
  • ตัดสินใจหรือซื้อ
  • ข้อตกลงความร่วมมือ (ข้อตกลงร่วมทีม)
  • สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ในขณะที่คุณจะมีเอาต์พุตหกรายการ

  • ผู้ขายที่เลือก
  • รางวัลสัญญาจัดซื้อจัดจ้าง
  • ปฏิทินทรัพยากร
  • เปลี่ยนแปลงคำขอ
  • การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ

จัดการการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ขั้นตอนนี้รวมถึงการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างแข็งขันตลอดทั้งโครงการ เพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าของโครงการที่ไม่คาดคิดหรือการละทิ้งโครงการในระหว่างนั้น ความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะถูกระบุและแก้ไขอย่างรวดเร็ว

มีปัจจัยนำเข้า 5 ประการในการจัดการกระบวนการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

  • ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
  • กลยุทธ์การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
  • แผนการจัดการโครงการ
  • บันทึกปัญหา
  • บันทึกการเปลี่ยนแปลง
  • สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ผลลัพธ์ของกระบวนการนี้ได้แก่

  • การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
  • คำขอเปลี่ยนแปลง
  • การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
  • การปรับปรุงเอกสารโครงการ

เฟสโครงการ Review

เมื่อสิ้นสุดขั้นตอนการดำเนินการ ขั้นตอนการตรวจสอบโครงการจะเสร็จสิ้น ซึ่งจะช่วยให้คุณบันทึกกิจกรรมต่อไปนี้ได้

  • บันทึกผลการทบทวนการจัดการโครงการของคุณ
  • แจ้งความคืบหน้าของโครงการให้ผู้สนับสนุนทราบ
  • ระบุความเสี่ยงหรือปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อโครงการ
  • แสดงให้เห็นถึงการส่งมอบให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกิดขึ้นในระหว่างโครงการ
  • ขออนุมัติเพื่อดำเนินการในระยะต่อไป

การติดตามโครงการและการควบคุมและการปิดขั้นตอน

หลังจากขั้นตอนการดำเนินการ เพื่อตรวจสอบว่าโครงการอยู่ในแนวทางที่ถูกต้อง ขั้นตอนการตรวจสอบและการควบคุมจะเริ่มทำงาน ในระหว่างระยะนี้ มีการเปลี่ยนแปลงและการทบทวนต่างๆ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของโครงการเสร็จสิ้นแล้ว

ติดตามและควบคุมงานโครงการ

ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการติดตาม ตรวจสอบ และควบคุมความคืบหน้าเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ นอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าผลงานส่งมอบเป็นไปตามแผนการจัดการโครงการ จุดเน้นหลักของขั้นตอนนี้คือการระบุการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นจากจุดของแผนการจัดการโครงการเพื่อกำหนดมาตรการป้องกันที่เหมาะสม

อินพุตสำหรับขั้นตอนนี้ได้แก่

  • แผนการจัดการโครงการ
  • รายงานประสิทธิภาพ
  • การคาดการณ์ต้นทุน
  • กำหนดการพยากรณ์
  • ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลง
  • ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
  • สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ในขณะที่ผลลัพธ์ประกอบด้วย

  • เปลี่ยนแปลงคำขอ
  • การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
  • อัพเดตเอกสารโครงการ

ดำเนินการควบคุมการเปลี่ยนแปลงแบบรวม

เป็นกระบวนการที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งของการจัดการโครงการ อยู่ในขั้นตอนนี้ซึ่งมีการประเมินผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงต่อโครงการ หากการเปลี่ยนแปลงในขั้นตอนนี้เกิดขึ้นที่ส่วนใดส่วนหนึ่งของโครงการ ทั้งโครงการจะได้รับการประเมิน เป็นการดีกว่าที่จะดำเนินการเปลี่ยนแปลงตั้งแต่ระยะเริ่มต้นของโครงการ เนื่องจากเมื่อโครงการดำเนินไป ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงก็จะเพิ่มขึ้นเช่นกัน

ข้อมูลเข้าของขั้นตอนนี้ได้แก่

  • แผนการจัดการโครงการ
  • รายงานผลการปฏิบัติงาน
  • เปลี่ยนแปลงคำขอ
  • EEF
  • OPA

ในขณะที่มีผลผลิตออกมา

  • อนุมัติคำขอเปลี่ยนแปลง
  • บันทึกการเปลี่ยนแปลง
  • การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
  • อัพเดตเอกสารโครงการ

ตรวจสอบขอบเขต

การตรวจสอบขอบเขตเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบว่าสิ่งที่ส่งมอบตรงตามเกณฑ์การยอมรับของลูกค้าหรือไม่ การตรวจสอบภายนอกกับลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบขอบเขตการจัดการ

อินพุตสำหรับการตรวจสอบขอบเขตประกอบด้วย

  • แผนการจัดการโครงการ
  • ความต้องการ
  • เอกสาร
  • เมทริกซ์การตรวจสอบย้อนกลับข้อกำหนด
  • การส่งมอบที่ได้รับการยืนยัน
  • ข้อมูลประสิทธิภาพการทำงาน

ในขณะที่ผลลัพธ์ของการตรวจสอบขอบเขตรวมอยู่ด้วย

  • การส่งมอบที่ได้รับการยอมรับ
  • เปลี่ยนแปลงคำขอ
  • ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
  • อัพเดตเอกสารโครงการ

ขอบเขตการควบคุม

ขอบเขตการควบคุมทำให้มั่นใจได้ว่าเป็นงานเดียวที่ระบุว่าอยู่ในขอบเขตที่จัดส่ง ผลลัพธ์ที่แท้จริงจะถูกเปรียบเทียบกับขอบเขตพื้นฐาน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าขอบเขตที่ได้รับอนุมัติทั้งหมดถูกส่งไปจริง

อินพุตเพื่อควบคุมกระบวนการขอบเขตประกอบด้วย

  • แผนการจัดการโครงการ
  • ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
  • เอกสารความต้องการ
  • เมทริกซ์การตรวจสอบย้อนกลับข้อกำหนด
  • สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ในขณะที่ผลลัพธ์ประกอบด้วย

  • การวัดประสิทธิภาพการทำงาน
  • การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
  • เปลี่ยนแปลงคำขอ
  • การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
  • อัพเดตเอกสารโครงการ

ตารางการควบคุม

กระบวนการควบคุมกำหนดการช่วยคุณได้หลายวิธี ช่วยให้คุณบันทึกสถานะกำหนดการปัจจุบัน กำหนดค่าความแปรปรวนจากเส้นฐานกำหนดการ ทำความเข้าใจลักษณะของความแปรปรวน และตอบสนองโดยการดำเนินการที่เหมาะสม

หากจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงกำหนดการ พวกเขาจะต้องผ่านกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงควรได้รับการประเมินอีกครั้ง และควรใช้เพื่ออัปเดตเส้นฐานกำหนดการเท่านั้น

ตารางการควบคุมมีอินพุตหลักสี่อินพุต

  • แผนการจัดการโครงการ
  • กำหนดการพื้นฐาน
  • แผนการจัดการกำหนดการ
  • ตารางโปรเจ็ค
  • ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
  • สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ผลลัพธ์ประกอบด้วย

  • การวัดประสิทธิภาพการทำงาน
  • การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
  • เปลี่ยนแปลงคำขอ
  • การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
  • อัพเดตเอกสารโครงการ

ควบคุมต้นทุน

ต้นทุนการควบคุมคือการเปรียบเทียบราคาพื้นฐานสำหรับการส่งมอบแต่ละรายการกับต้นทุนจริง พื้นฐานต้นทุนควรเปลี่ยนแปลงเฉพาะตามคำขอเปลี่ยนแปลงที่ได้ผ่านกระบวนการดำเนินการควบคุมการเปลี่ยนแปลงแบบรวมแล้วเท่านั้น การควบคุมต้นทุนช่วยให้มั่นใจได้ว่าโครงการของคุณอยู่ภายใต้ข้อจำกัดด้านเงินทุน

ข้อมูลสำหรับต้นทุนการควบคุมประกอบด้วย

  • แผนการจัดการโครงการ
  • ข้อกำหนดด้านเงินทุนสำหรับโครงการ
  • ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
  • ควบคุมต้นทุน สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ผลลัพธ์สำหรับสิ่งนี้ได้แก่

  • การวัดผลการปฏิบัติงานตามมูลค่าที่ได้รับ
  • การคาดการณ์งบประมาณมูลค่าที่ได้รับในการควบคุมต้นทุน
  • เปลี่ยนแปลงคำขอ
  • การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
  • อัพเดตเอกสารโครงการ
  • การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ควบคุมคุณภาพ

คุณภาพการควบคุมช่วยให้มั่นใจได้ว่าโครงการและผลิตภัณฑ์จะได้รับการส่งมอบตามแผนการจัดการคุณภาพ ช่วยให้มั่นใจได้ว่างานจะดำเนินการอย่างถูกต้องหรือไม่ ผลลัพธ์ที่สำคัญของคุณภาพการควบคุมคือ แผนการจัดการคุณภาพ- ในขณะที่ข้อมูลอื่นๆที่จะเป็นประโยชน์ได้แก่

  • ผังงานที่มีอยู่
  • การควบคุมบนและล่างและขีดจำกัดข้อกำหนดที่มีอยู่ในแผนภูมิควบคุม
  • ข้อมูลอ้างอิง เช่น เกณฑ์ตัวอย่าง จำนวนการสุ่มตัวอย่าง การวัด และการสุ่มแบบแปรผัน
  • ตัวชี้วัดคุณภาพ- เป็นการวัดมาตรฐานเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดด้านคุณภาพ
  • ช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีการปฏิบัติตามขั้นตอนที่เหมาะสมเพื่อให้สอดคล้องกับประเด็นต่างๆ เช่น กระบวนการ นโยบาย หรือข้อบังคับ

ผลลัพธ์หลักสี่ประการจากกระบวนการควบคุมคุณภาพการดำเนินการ:

  • การควบคุมการเปลี่ยนแปลงแบบรวม
  • อนุมัติคำขอเปลี่ยนแปลง
  • อนุมัติการตรวจสอบคำขอเปลี่ยนแปลง
  • ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงแล้ว

ควบคุมการสื่อสาร

การสื่อสารควบคุมช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ถูกต้องจะเข้าถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ข้อมูลการสื่อสารควบคุมประกอบด้วยอินพุต เครื่องมือและเทคนิค และเอาต์พุตที่เป็นของกระบวนการนี้

การควบคุมการสื่อสารสามารถอยู่ในรูปแบบใดก็ได้

  • ข้อมูลที่กำลังมาแรง
  • ข้อมูลแบบตาราง
  • เส้นโค้ง S
  • รูปแบบแดชบอร์ด
  • ใช้ฮิสโตแกรม

ในกระบวนการสื่อสารควบคุม ข้อมูลงานจะถูกดึงมาจากกระบวนการอื่นๆ และรายงานประสิทธิภาพจะถูกใช้เป็นอินพุตสำหรับกระบวนการติดตามและจัดการต่างๆ ผลลัพธ์หลักจากกระบวนการสื่อสารควบคุมคือบันทึกผลการปฏิบัติงาน

ความเสี่ยงในการควบคุม

ตลอดวงจรโครงการ การวิเคราะห์ความเสี่ยงเป็นกระบวนการที่ต่อเนื่อง สิ่งสำคัญคือคุณต้องวิเคราะห์ ระบุ และตอบสนองต่อความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง กิจกรรมที่รวมอยู่ในการควบคุมความเสี่ยงได้แก่

  • การติดตามความเสี่ยงที่มีอยู่
  • การติดตามความเสี่ยงคงเหลือ
  • การระบุความเสี่ยงใหม่
  • การดำเนินการตามแผนตอบสนองต่อความเสี่ยง
  • ประเมินกระบวนการความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง

ข้อมูลสำหรับการควบคุมความเสี่ยงคือ

  • ทะเบียนความเสี่ยง
  • ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
  • รายงานประสิทธิภาพ
  • การวิเคราะห์กำลังสำรอง
  • การตรวจสอบความเสี่ยง

ผลลัพธ์สำหรับความเสี่ยงในการควบคุมคือ

  • กำลังอัปเดตทะเบียนความเสี่ยง
  • แผนการจัดการความเสี่ยง

ควบคุมการจัดซื้อจัดจ้าง

จากแผนการจัดซื้อจัดจ้างสี่แผน กระบวนการที่สามของการจัดซื้อจัดจ้างอยู่ในกลุ่มกระบวนการติดตามและดำเนินการ ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบประสิทธิภาพของผู้ขายและรับรองว่าเป็นไปตามข้อกำหนดของสัญญาทั้งหมด

กระบวนการควบคุมการจัดซื้อจัดจ้างเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบ

  • ไม่ว่าจะเป็นสินค้าหรือบริการที่ถูกส่งมอบ
  • ไม่ว่าจะเป็นการส่งมอบตรงเวลา
  • การเรียกเก็บเงินตามใบแจ้งหนี้เป็นปริมาณที่ถูกต้องหรือไม่
  • ไม่ว่าจะตรงตามเงื่อนไขทุกประการของสัญญาก็ตาม
  • ไม่ว่าความสัมพันธ์ระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายจะได้รับการจัดการอย่างเหมาะสมหรือไม่

ข้อมูลสำคัญสำหรับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างคือ

  • แผนการจัดการโครงการ
  • เอกสารการจัดซื้อ
  • ข้อตกลง
  • อนุมัติคำขอเปลี่ยนแปลง
  • รายงานผลการปฏิบัติงาน
  • ข้อมูลประสิทธิภาพการทำงาน

ผลผลิตสำหรับการจัดซื้อจัดจ้างคือ

  • ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
  • เปลี่ยนแปลงคำขอ
  • การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
  • อัพเดตเอกสารโครงการ
  • การอัปเดต OPA

ควบคุมการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

โครงการจำนวนมากสะดุดเนื่องจากการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่เพียงพอ หากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม ก็จะมีโอกาสประสบความสำเร็จในโครงการมากขึ้น ในกระบวนการนี้ เราติดตามระดับการมีส่วนร่วมในปัจจุบันของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและดำเนินการตามนั้น

อินพุตและเอาท์พุตสำหรับกิจกรรมทั้งหมดนี้ได้แก่

อินพุต เอาท์พุต
แผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
บันทึกปัญหา เปลี่ยนแปลงคำขอ
ข้อมูลประสิทธิภาพการทำงาน การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
เอกสารโครงการ อัพเดตเอกสารโครงการ
การอัปเดต OPA

ปิด-เฟส

ระยะการปิดบัญชีคือกระบวนการที่ดำเนินการปิดระบบแบบควบคุมของโครงการเมื่อสิ้นสุด ในโครงการ มีกิจกรรมการปิดสามกิจกรรมที่กำลังดำเนินอยู่

  • การปิดผลิตภัณฑ์- การทำให้ลูกค้ายอมรับการส่งมอบขั้นสุดท้าย หากเป็นโครงการภายนอก
  • การปิดโครงการ – ซึ่งรวมถึงการปิดขั้นตอนการบริหารอย่างเป็นทางการ การอัปเดตเอกสารโครงการ และการเก็บถาวรฐานข้อมูลและเอกสารเหล่านั้น
  • การปิดทรัพยากรที่อยู่เบื้องหลังโครงการ- การปิดทางการเงินของโครงการ ควรส่งคืนทรัพยากรที่มอบหมายให้กับโครงการ

ปัจจัยการผลิตสำหรับกระบวนการนี้ได้แก่

  • แผนการบริหารโครงการ
  • การส่งมอบที่ได้รับการยอมรับ
  • OPA

ผลลัพธ์ของกระบวนการนี้ได้แก่

  • ผลลัพธ์สุดท้าย การบริการ หรือการเปลี่ยนแปลงผลลัพธ์
  • การอัปเดต OPA

ปิดการจัดซื้อจัดจ้าง

สำหรับแต่ละระยะวงจรชีวิตการพัฒนาโครงการ การวางแผน การดำเนินการ การติดตามและการควบคุมและการปิด จะมีกระบวนการจัดซื้อหนึ่งกระบวนการ การจัดซื้อจัดจ้างปิดขั้นสุดท้ายจะดำเนินการตามสัญญาระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ

กิจกรรมปิดท้ายและผลงานได้แก่:

  • การทบทวนผลการดำเนินงานของโครงการรวมถึงการบริหารความเสี่ยงและประเด็นต่างๆ
  • ปรับปรุงแผนการจัดการโครงการให้สะท้อนผลลัพธ์ที่แท้จริง
  • รายงานขั้นสุดท้ายแจกจ่ายให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เหมาะสม

ข้อมูลสำหรับการปิดการจัดซื้อประกอบด้วย

  • แผนการจัดการโครงการ
  • เอกสารการจัดซื้อ

ในขณะที่ผลลัพธ์ได้แก่

  • ปิดการจัดซื้อจัดจ้าง
  • การอัปเดต OPA

จริยธรรมการบริหารจัดการโครงการด้านจรรยาบรรณและจรรยาบรรณ

ในตอนท้ายคุณจะพบกับจรรยาบรรณในการจัดการโครงการด้านจรรยาบรรณและความประพฤติที่เกี่ยวข้องกับพฤติกรรมมนุษย์ที่หลากหลายเช่น

  • ความรับผิดชอบ
  • เคารพ
  • ความเป็นธรรม
  • ความซื่อสัตย์
  • ความสามารถทางวัฒนธรรม

รหัสนี้ได้รับการฝึกฝนเพื่อกระตุ้นความมั่นใจและนำกรอบพฤติกรรมทั่วไปมาสู่ผู้จัดการโครงการ

สรุป

ระยะการเริ่มต้นกำหนดกระบวนการที่จำเป็นในการเริ่มต้นโครงการใหม่ กำหนดว่าโครงการใดควรบรรลุผลตามกำหนดเวลา

ระยะเริ่มต้นประกอบด้วยสองกิจกรรมหลักเป็นหลัก

  • พัฒนากฎบัตรโครงการ
  • ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและกฎบัตรโครงการยังมีประโยชน์ในกลุ่มกระบวนการอื่นๆ ของการจัดการโครงการ เช่น กระบวนการวางแผน

ขั้นตอนการวางแผนจะกำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ของโครงการ โดยเกี่ยวข้องกับการสร้างชุดแผนที่จะแนะนำคุณตลอดขั้นตอนการดำเนินการและการปิดโครงการ

ขั้นตอนการดำเนินการประกอบด้วยกิจกรรมเหล่านั้นที่กำหนดไว้ในแผนการจัดการโครงการ เป็นช่วงที่ยาวที่สุดของวงจรชีวิตของโครงการและใช้พลังงานและทรัพยากรสูงสุด การดำเนินการในระยะการดำเนินการอาจส่งผลกระทบต่อแผนการจัดการโครงการหรือเอกสาร

งานหลักในการดำเนินการช่วงวงจรชีวิตของโครงการคือ

  • ดำเนินการแผนการจัดการโครงการ
  • กำกับและจัดการการดำเนินโครงการ
  • ดำเนินการมอบหมายงาน
  • จัดการประชุมสถานะความคืบหน้า ฯลฯ

ในระหว่างขั้นตอนการดำเนินการ ผลลัพธ์อาจต้องมีการปรับพื้นฐานใหม่และอัปเดตข้อกำหนดของโครงการที่มีอยู่

ขั้นตอนการเฝ้าติดตามและควบคุมทำให้มั่นใจได้ว่าการส่งมอบเป็นไปตามแผนการจัดการโครงการก่อนระยะการปิดการขาย

จุดสนใจหลักของระยะนี้คือการระบุการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นจากจุดของแผนการจัดการโครงการ เพื่อกำหนดการดำเนินการป้องกันต่อผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิด

ระยะการปิดบัญชีคือกระบวนการที่ดำเนินการปิดระบบแบบควบคุมของโครงการเมื่อสิ้นสุด