ระยะของวงจรชีวิตของการบริหารโครงการ: มีขั้นตอนอะไรบ้าง?

วงจรชีวิตการบริหารโครงการคืออะไร?

วงจรชีวิตการจัดการโครงการ เป็นชุดกิจกรรมที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของโครงการ เป็นกรอบการทำงานที่รวมขั้นตอนต่างๆ ในการเปลี่ยนความคิดให้กลายเป็นความจริง โครงการอาจมีมิติและระดับความยากต่างกัน แต่สามารถแมปกับโครงสร้างวงจรชีวิตของการจัดการโครงการได้ ไม่ว่าโครงการจะมีขนาดใดก็ตาม

ระยะวงจรชีวิตของการจัดการโครงการ

กระบวนการวงจรชีวิตการบริหารโครงการแบ่งออกเป็นสี่ส่วนหลัก ได้แก่ ระยะเริ่มต้น ระยะวางแผน ระยะดำเนินการ และระยะติดตาม ควบคุม และปิดโครงการ ดังแสดงในแผนภาพด้านล่าง

สี่ขั้นตอนของวงจรชีวิตการจัดการโครงการ

เราจะมาดูแต่ละขั้นตอนของวงจรชีวิตโครงการกันในหัวข้อถัดไป

ขั้นตอนการริเริ่มโครงการ

ขั้นตอนการเริ่มต้นโครงการจะกำหนดกระบวนการต่างๆ ที่จำเป็นในการเริ่มต้นโครงการใหม่ วัตถุประสงค์ของขั้นตอนการเริ่มต้นโครงการคือการกำหนดว่าโครงการควรบรรลุเป้าหมายอะไรบ้าง

ขั้นตอนนี้นั้นประกอบด้วยกิจกรรมหลักสองอย่าง ได้แก่:

• จัดทำเอกสารโครงการ (Project Charter) และ
• ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการจะถูกบันทึกไว้ในเอกสารโครงการและทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เมื่อเอกสารโครงการได้รับการอนุมัติ โครงการก็จะได้รับอนุญาตอย่างเป็นทางการ

กฎบัตรโครงการ

เอกสาร Project Charter กำหนดองค์ประกอบหลักของโครงการ:

• เป้าหมายโครงการ
• ข้อจำกัดของโครงการและคำชี้แจงปัญหา
• มอบหมายให้ผู้จัดการโครงการ
• รายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• กำหนดการและงบประมาณระดับสูง
• เหตุการณ์สำคัญ
• การอนุมัติ

เอกสารฉบับนี้ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถใช้ทรัพยากรขององค์กรเพื่อประโยชน์ของโครงการได้ ในการจัดทำเอกสารโครงการนั้น ข้อมูลที่จำเป็นต้องใช้ ได้แก่ ปัจจัยด้านสภาพแวดล้อมขององค์กร แผนธุรกิจ ข้อตกลง ข้อกำหนดขอบเขตงานของโครงการ และสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

การระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

A ผู้ถือเงินเดิมพัน สามารถมีอิทธิพลต่อความสำเร็จและความล้มเหลวของโครงการได้ หากต้องการจดข้อมูลเกี่ยวกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย จะใช้ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะมีข้อมูลดังต่อไปนี้:

• ประเภทของผู้มีส่วนได้เสีย
• ความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• บทบาทในโครงการ (นักวิเคราะห์ธุรกิจ, สถาปนิกด้านเทคโนโลยี, ผู้จัดการโครงการของลูกค้า)
• การแต่งตั้ง (ผู้อำนวยการ หัวหน้าฝ่ายธุรกิจ ฯลฯ)
• รูปแบบการติดต่อสื่อสาร (รายสัปดาห์/รายเดือน)
• อิทธิพลต่อโครงการ (บางส่วน/สนับสนุน/มีอิทธิพล)

กิจกรรมอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องในกลุ่มกระบวนการเริ่มต้น ได้แก่:

• การมอบหมายผู้จัดการโครงการ
• การกำหนดความต้องการ ความคาดหวัง และข้อกำหนดระดับสูงของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• กำหนดเกณฑ์ความสำเร็จของโครงการ
• ระบุงบประมาณเฉพาะสำหรับขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่ง
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการนั้นสอดคล้องกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กร

ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและเอกสารโครงการจะถูกนำไปใช้เป็นข้อมูลป้อนเข้าสำหรับกลุ่มพัฒนาอื่นๆ เช่น กลุ่มกระบวนการวางแผน

ขั้นตอนการวางแผนโครงการ

ขั้นตอนการวางแผนโครงการครอบคลุมประมาณ 50% ของกระบวนการทั้งหมด ขั้นตอนการวางแผนจะกำหนดขอบเขตของโครงการรวมถึงวัตถุประสงค์ของโครงการ โดยเริ่มต้นจากผลลัพธ์ของขั้นตอนการเริ่มต้น (เอกสารโครงการ, คำแถลงขอบเขตเบื้องต้น และผู้จัดการโครงการ) ผลลัพธ์ของขั้นตอนการวางแผนจะใช้เป็นข้อมูลป้อนเข้าสำหรับขั้นตอนการดำเนินงาน

องค์ประกอบสำคัญของกระบวนการวางแผนมีดังนี้:

• ขั้นตอนการวางแผนไม่ควรดำเนินการจนกว่าการวางแผนเบื้องต้นจะเสร็จสมบูรณ์
• จนกว่ากระบวนการดำเนินการจะเริ่มต้น คุณไม่ควรหยุดปรับปรุงแผนงาน

สร้างโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS)

โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS - Work Breakdown Structure) มีความสำคัญต่อโครงการที่ประสบความสำเร็จทุกโครงการ ขั้นตอนการสร้าง WBS มีดังต่อไปนี้:

• ระดมความคิดเพื่อรวบรวมรายการงานทั้งหมด
• ดึงสมาชิกในทีมทั้งหมดมาร่วมระดมความคิด
• เขียนแผนผังโครงสร้างของงาน หรือที่เรียกว่า WBS (Work Breakdown Structure)
• แบ่งโครงสร้าง WBS หลักของคุณออกเป็นกิจกรรมย่อยๆ ในระดับลำดับชั้น เช่น หมวดหมู่ หมวดหมู่ย่อย เป็นต้น ตัวอย่างเช่น ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ผู้ฝึกอบรม ทีมผู้บริหาร เป็นต้น
• กำหนดวิธีการบันทึกรายการต่างๆ ลงในโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) ของคุณ
• ถามคนอื่น อาจเป็นผู้เชี่ยวชาญ บุคลากรที่มีประสบการณ์ ฯลฯ
• ระดับความละเอียด – งานของคุณควรมีรายละเอียดมากแค่ไหน? การประมาณต้นทุนและเวลาสำหรับรายละเอียดที่สูงนั้นทำได้ยาก ในขณะที่สำหรับรายละเอียดที่น้อยเกินไป การประเมินจะยุ่งยากขึ้นเนื่องจากมีข้อมูลมากเกินไป
• ระดับความละเอียดควรอยู่ในระดับที่เหมาะสม ไม่สูงหรือต่ำเกินไป

การวางแผนการจัดการกำหนดการ

การวางแผนและกำหนดตารางเวลา คือกระบวนการกำหนดขั้นตอน นโยบาย และเอกสารสำหรับการวางแผน การจัดการ การดำเนินการ และการควบคุมตารางเวลาของโครงการ ปัจจัยนำเข้าในกิจกรรมเหล่านี้ประกอบด้วย:

• แผนการจัดการโครงการ
• กฎบัตรโครงการ
• ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ผลลัพธ์ของการจัดการตารางเวลาการวางแผนประกอบด้วย:

• แผนการจัดการกำหนดการ

การกำหนดกิจกรรม

การกำหนดกิจกรรมเป็นขั้นตอนในการจัดทำเอกสารและระบุการดำเนินการเฉพาะที่จะดำเนินการเพื่อสร้างผลงานของโครงการ

ในการกำหนดกิจกรรม แต่ละแพ็คเกจงานจะถูกแบ่งย่อยออกเป็นกิจกรรมตารางงานย่อย โดยข้อมูลนำเข้าของการกำหนดกิจกรรมประกอบด้วย:

• แผนการจัดการกำหนดการ
• ขอบเขตพื้นฐาน
• ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ผลลัพธ์ของกิจกรรมเหล่านี้ได้แก่:

• รายการกิจกรรม
• คุณลักษณะกิจกรรม
• รายการเหตุการณ์สำคัญ

กิจกรรมลำดับ

การจัดลำดับกิจกรรมก็คือการจัดระเบียบผลลัพธ์จาก "การกำหนดกิจกรรม" อย่างมีเหตุผล โดยจะกำหนดลำดับที่กิจกรรมเหล่านั้นจะต้องดำเนินการ

ผลลัพธ์หลักจากกระบวนการดำเนินกิจกรรมตามลำดับคือ “แผนภาพเครือข่าย”

A แผนภาพเครือข่าย ก็คือการจัดเรียงงานบนกระดานตามลำดับตรรกะเท่านั้นเอง

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเริ่มต้นธุรกิจในต่างประเทศ คุณจะต้องดำเนินกิจกรรมอะไรบ้าง และควรดำเนินการตามลำดับอย่างไร?

คุณจะต้องดำเนินการตามลำดับดังนี้:

1. เลือกประเทศ
2. ขอใบอนุญาตประกอบธุรกิจ
3. จ้างผู้จัดการ
4. ซื้ออสังหาริมทรัพย์
5. ซื้อเฟอร์นิเจอร์ ฯลฯ
6. เปิดธุรกิจ

การประมาณทรัพยากรกิจกรรม

ขั้นตอนนี้อธิบายกระบวนการประเมินความพยายามในการทำงานและทรัพยากรที่จำเป็นต่อการทำงานให้สำเร็จ ปัจจัยอื่นที่ต้องพิจารณาในขั้นตอนนี้คือความพร้อมของทรัพยากร

ในการประเมินทรัพยากร ควรให้ความสำคัญกับเส้นทางที่ยาวที่สุดของแผน (เส้นทางวิกฤต) ซึ่งจะใช้เวลาและเงินมากที่สุด

คุณต้องประเมินทรัพยากรสำหรับสองงาน:

• งานที่สำคัญ
• งานลอยตัว

ตรวจสอบให้แน่ใจว่างานที่สำคัญของคุณได้รับการประมาณอย่างแม่นยำ (เวลาที่เสร็จสมบูรณ์)

มีปัจจัยนำเข้าห้าประการที่ใช้ในการประเมินทรัพยากรสำหรับกิจกรรม:

• แผนการจัดการกำหนดการ
• รายการกิจกรรม
• ปฏิทินทรัพยากร
• ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ผลลัพธ์ของขั้นตอนนี้คือ:

• ข้อกำหนดทรัพยากรกิจกรรม
• โครงสร้างการแบ่งทรัพยากร
• อัพเดตเอกสารโครงการ

หมายเหตุ: กิจกรรมทั้งหมดที่ทำมาจนถึงตอนนี้ (การกำหนดกิจกรรม + การจัดลำดับกิจกรรม + การประมาณทรัพยากรที่ใช้ในแต่ละกิจกรรม) จะช่วยในขั้นตอน “การพัฒนากำหนดการ”

การประมาณระยะเวลากิจกรรม

การประมาณระยะเวลาของกิจกรรมคือกระบวนการประมาณจำนวนระยะเวลาการทำงาน (สัปดาห์/เดือน) ที่จำเป็นในการทำงานแต่ละงานให้เสร็จสิ้นด้วยทรัพยากรโดยประมาณ ขั้นตอนนี้กำหนดระยะเวลาที่แต่ละงานจะใช้เวลาดำเนินการให้เสร็จสิ้น

คุณไม่สามารถคำนวณระยะเวลาของกิจกรรมได้หากไม่คำนวณปริมาณงานและทรัพยากรที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จสิ้น กระบวนการประมาณการควรทำตามลำดับนี้:

• ประเมินความพยายามในการทำงานก่อน
• ตามด้วยการประมาณทรัพยากร
• จากนั้นจึงประเมินระยะเวลาของงาน

ในการประมาณระยะเวลาของกิจกรรม คุณต้องมีข้อมูลดังต่อไปนี้:

• รายการกิจกรรม
• คุณลักษณะกิจกรรม
• ปฏิทินทรัพยากร
• คำชี้แจงขอบเขตโครงการ
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
• ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร

แม้ว่าจะมีผลลัพธ์หลักสองอย่าง:

• ประมาณระยะเวลากิจกรรม
• ประเมินระยะเวลาของกิจกรรม – การอัปเดตเอกสารโครงการ

เทคนิคนี้เรียกอีกอย่างว่า PERT (Project Evaluation and) Review เทคนิค) ประมาณการ

พัฒนากำหนดการ

การวางแผนกำหนดการ คือกระบวนการวิเคราะห์ลำดับกิจกรรม ความต้องการทรัพยากร ระยะเวลา และข้อจำกัดของกำหนดการ เพื่อสร้างแบบจำลองกำหนดการของโครงการ สำหรับการวางแผนกำหนดการของแต่ละงาน จะพิจารณาปัจจัยหลักสามประการดังนี้:

• ระยะเวลา
• การพึ่งพางาน
• ข้อ จำกัด

โดยใช้ปัจจัยเหล่านี้ โครงการจะคำนวณวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดสำหรับแต่ละภารกิจ

สามารถใช้โปรแกรมวางแผนตารางเวลาเพื่อสร้างตารางเวลาได้ โดยจะสร้างแบบจำลองตารางเวลาพร้อมวันที่วางแผนไว้สำหรับการดำเนินกิจกรรมโครงการ

ข้อมูลที่ป้อนเข้าเครื่องมือนี้ได้แก่:

• แผนการจัดการกำหนดการ
• รายการกิจกรรม
• คุณลักษณะกิจกรรม
• ตารางเวลาโครงการ – แผนภาพเครือข่าย
• ข้อกำหนดทรัพยากรกิจกรรม
• ปฏิทินทรัพยากร
• การประมาณระยะเวลากิจกรรม
• คำชี้แจงขอบเขตโครงการ
• ทะเบียนความเสี่ยง
• การมอบหมายงานเจ้าหน้าที่โครงการ
• โครงสร้างการแบ่งทรัพยากร
• ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ผลลัพธ์ที่ได้จากวิธีนี้จะเป็นดังนี้:

• ตารางโปรเจ็ค
• แผนภาพเครือข่ายโครงการ
• แผนภูมิแกนต์หรือแผนภูมิแท่ง
• แผนภูมิเหตุการณ์สำคัญ
• กำหนดการพื้นฐาน
• ข้อมูลที่กำหนดเวลาไว้
• อัพเดตเอกสารโครงการ

ตารางการควบคุม

ขั้นตอนสุดท้ายของระยะการวางแผนคือ การควบคุมตารางเวลา ซึ่งเป็นกระบวนการตรวจสอบสถานะของกิจกรรมโครงการเพื่ออัปเดตความคืบหน้าของโครงการและจัดการการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับตารางเวลาพื้นฐาน

หากจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงกำหนดการจะต้องผ่าน เปลี่ยนกระบวนการควบคุมผู้จัดการควรบริหารจัดการหรือควบคุมตารางเวลาอย่างมีประสิทธิภาพและเชิงรุก

ปัจจัยนำเข้าหลักของกระบวนการกำหนดตารางควบคุมมีดังต่อไปนี้:

• แผนการจัดการโครงการ
• กำหนดการพื้นฐาน
• แผนการจัดการกำหนดการ
• ตารางโปรเจ็ค
• ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ตารางควบคุมมีผลลัพธ์ทั้งหมดห้าอย่าง:

• การจัดการประสิทธิภาพการทำงาน
• การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
• คำขอเปลี่ยนแปลง
• การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
• อัพเดตเอกสารโครงการ

ขั้นตอนการดำเนินโครงการ

ขั้นตอนการดำเนินงานประกอบด้วยกิจกรรมต่างๆ ที่กำหนดไว้ในแผนการจัดการโครงการ กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับการจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การประสานงานกับบุคคลและทรัพยากร ตลอดจนการดำเนินกิจกรรมอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับผลลัพธ์ของโครงการ

ขั้นตอนการดำเนินโครงการของวงจรการจัดการโครงการ

ในระหว่างขั้นตอนการดำเนินงาน ผลลัพธ์ที่ได้อาจจำเป็นต้องมีการกำหนดแผนงานใหม่และปรับปรุงข้อกำหนดของโครงการที่มีอยู่ การดำเนินการใดๆ ที่เกิดขึ้นในขั้นตอนการดำเนินงานอาจส่งผลกระทบต่อแผนงานหรือเอกสารการบริหารจัดการโครงการ

กำกับและจัดการการดำเนินโครงการ

ขั้นตอนนี้กินพื้นที่ส่วนใหญ่ ค่าใช้จ่ายโครงการรวมถึงเวลาและทรัพยากร เนื่องจากนี่คือกระบวนการที่สร้างผลลัพธ์ของโครงการ

มีปัจจัยนำเข้าสี่ประการในการกำกับและบริหารจัดการการดำเนินงานโครงการ:

• แผนการบริหารโครงการ
• อนุมัติคำขอเปลี่ยนแปลงแล้ว
• EEF (ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร)
• OPA (สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร)

แม้ว่าจะมีผลลัพธ์ห้าอย่าง:

• การส่งมอบ
• ข้อมูลประสิทธิภาพการทำงาน
• คำขอเปลี่ยนแปลง
• การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
• อัพเดตเอกสารโครงการ

ในขั้นตอนนี้ การตัดสินใจของผู้เชี่ยวชาญ การประชุม และการรายงานตัวชี้วัดผลการดำเนินงานหลัก (KPI) มีความสำคัญอย่างยิ่ง

ดำเนินการประกันคุณภาพ

เล่นละคร การประกันคุณภาพ การตรวจสอบคุณภาพ คือกระบวนการตรวจสอบข้อกำหนดด้านคุณภาพและผลลัพธ์จากการวัดควบคุมคุณภาพ เป็นกระบวนการบันทึกและติดตามผลลัพธ์ของกิจกรรมด้านคุณภาพเพื่อประเมินประสิทธิภาพ สามารถใช้เครื่องมือต่างๆ ในกระบวนการนี้ได้ เช่น แผนภูมิควบคุม การวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์ แผนผังกระบวนการ แผนภูมิการดำเนินงาน แผนภาพกระจาย การตรวจสอบและการทบทวน เป็นต้น

ข้อมูลป้อนเข้าหลักสำหรับสิ่งนี้คือ:

• แผนการจัดการโครงการ
• เมตริกคุณภาพ
• การวัดการควบคุมคุณภาพ
• ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน

ในขณะที่ผลลัพธ์ของสิ่งนี้คือ:

• คำขอเปลี่ยนแปลง
• การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
• อัพเดตเอกสารโครงการ
• การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

รับสมัครทีมงานโครงการ

ในระหว่างขั้นตอนการดำเนินงาน โครงการจะทำการสรรหาบุคลากรเข้าทีม เนื่องจากมีความเป็นไปได้สูงที่จะต้องใช้บุคคลที่มีทักษะหลากหลายในระหว่างกระบวนการดังกล่าว

ปัจจัยหลักสามประการในการจัดตั้งทีมงานโครงการ ได้แก่:

• หน้าที่และความรับผิดชอบ
• แผนผังองค์กรโครงการ
• แผนการบริหารจัดการบุคลากร

แม้ว่าจะมีผลลัพธ์สามอย่าง:

• การมอบหมายงานเจ้าหน้าที่โครงการ
• ปฏิทินทรัพยากร
• การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ

พัฒนาทีมงานโครงการ

กระบวนการด้านทรัพยากรบุคคลส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับกระบวนการปฏิบัติงาน การพัฒนาping ทีมงานโครงการก็เป็นส่วนหนึ่งของโครงการด้วย จุดประสงค์หลักของการพัฒนา...ping ทีมงานโครงการมีเป้าหมายเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมของสมาชิกในทีม ขั้นตอนนี้ต้องเริ่มต้นตั้งแต่ช่วงต้นของโครงการ

องค์ประกอบที่นำมาใช้ในการพัฒนาโครงการโดยทีมพัฒนาประกอบด้วย:

• แผนการจัดการทรัพยากรมนุษย์
• การมอบหมายงานเจ้าหน้าที่โครงการ
• ปฏิทินทรัพยากร

ผลลัพธ์ของกระบวนการนี้ได้แก่:

• การประเมินผลการปฏิบัติงานของทีม
• การอัปเดต EEF

จัดการทีมงานโครงการ

การจัดการทีมงานโครงการเป็นส่วนสำคัญอย่างหนึ่งของการบริหารโครงการ เป็นส่วนที่ซับซ้อนที่สุดของการบริหารโครงการ เพราะหลายครั้งผู้จัดการจะไม่ติดต่อโดยตรงกับสมาชิกในทีม ในสถานการณ์เช่นนี้ การวิเคราะห์ผลการปฏิบัติงานและการตัดสินใจเรื่องค่าตอบแทนจึงทำได้ยาก

กระบวนการจัดการทีมโครงการประกอบด้วยปัจจัยนำเข้าห้าประการ ได้แก่:

• การมอบหมายงานเจ้าหน้าที่โครงการ
• การประเมินผลการปฏิบัติงานของทีม
• รายงานประสิทธิภาพ
• แผนการจัดการโครงการ
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

มีผลลัพธ์หลักสี่อย่าง:

• การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
• การอัปเดตปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
• คำขอเปลี่ยนแปลง
• การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ

จัดการการสื่อสาร

จากคุณลักษณะด้านการสื่อสารทั้งสามประการ หนึ่งในนั้นเกี่ยวข้องกับกระบวนการดำเนินการ ในโปรแกรมการจัดการการสื่อสาร มีแง่มุมการสื่อสารหลักสามประการที่ต้องได้รับการติดตาม:

1. สมาชิกในทีมโครงการถึงผู้จัดการโครงการ
2. ผู้จัดการโครงการถึงผู้จัดการโปรแกรม
3. ผู้จัดการโครงการให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือผู้สนับสนุนอื่น ๆ

ปัจจัยนำเข้าในการบริหารจัดการการสื่อสารประกอบด้วย:

• แผนการจัดการการสื่อสาร
• รายงานผลการปฏิบัติงาน
• EEF
• OPA

ผลลัพธ์ของขั้นตอนนี้จะเป็นดังนี้:

• การสื่อสารโครงการ
• การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
• อัพเดตเอกสารโครงการ
• การอัปเดต OPA

ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง

ในขั้นตอนนี้ มีบทบาทหลักสองบทบาท ได้แก่ ผู้ซื้อและผู้ขาย ในระหว่างกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง กิจกรรมที่เกี่ยวข้องมีดังนี้:

1. ออกแพ็คเกจการเสนอราคาให้กับผู้ขายที่มีศักยภาพ
2. จัดสัมมนาผู้ประมูล
3. ประเมินข้อเสนอผู้ขายที่มีศักยภาพ
4. เลือกข้อเสนอผู้ขายที่ชนะ

ข้อมูลนำเข้าในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างประกอบด้วย:

• แผนการจัดการโครงการ
• จัดทำเอกสารการจัดซื้อจัดจ้าง
• เกณฑ์การคัดเลือกแหล่งที่มา
• รายชื่อผู้ขายที่ผ่านการรับรอง
• ข้อเสนอของผู้ขาย
• เอกสารโครงการ
• ตัดสินใจหรือซื้อ
• ข้อตกลงความร่วมมือ (ข้อตกลงร่วมทีม)
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

คุณจะได้รับผลลัพธ์ดังต่อไปนี้:

• ผู้ขายที่เลือก
• การจัดซื้อจัดจ้างtracรางวัล
• ปฏิทินทรัพยากร
• เปลี่ยนแปลงคำขอ
• การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ

จัดการการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ขั้นตอนนี้นั้นรวมถึงการบริหารจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างแข็งขันตลอดโครงการ เพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าของโครงการโดยไม่คาดคิดหรือการละทิ้งโครงการกลางคัน จึงต้องระบุความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและแก้ไขอย่างรวดเร็ว

ปัจจัยนำเข้าในกระบวนการบริหารจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีดังต่อไปนี้:

• ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• กลยุทธ์การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• แผนการจัดการโครงการ
• บันทึกปัญหา
• บันทึกการเปลี่ยนแปลง
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ผลลัพธ์ของกระบวนการนี้ได้แก่:

• การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
• คำขอเปลี่ยนแปลง
• การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
• การปรับปรุงเอกสารโครงการ

เฟสโครงการ Review

เมื่อสิ้นสุดขั้นตอนการดำเนินงาน จะมีการทบทวนโครงการ ซึ่งจะช่วยให้คุณบันทึกกิจกรรมต่างๆ ดังต่อไปนี้:

• บันทึกผลการทบทวนการจัดการโครงการของคุณ
• แจ้งความคืบหน้าของโครงการให้ผู้สนับสนุนทราบ
• ระบุความเสี่ยงหรือปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อโครงการ
• นำเสนอผลงานที่ได้ระหว่างการดำเนินโครงการแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• ขออนุมัติเพื่อดำเนินการในระยะต่อไป

การติดตามโครงการและการควบคุมและการปิดขั้นตอน

หลังจากขั้นตอนการดำเนินงานเสร็จสิ้น เพื่อตรวจสอบว่าโครงการดำเนินไปในทิศทางที่ถูกต้อง track คือขั้นตอนการติดตามและควบคุม ซึ่งในขั้นตอนนี้จะมีการเปลี่ยนแปลงและตรวจสอบต่างๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของโครงการ

ติดตามและควบคุมงานโครงการ

ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับ tracการวางแผน ตรวจสอบ และควบคุมความคืบหน้าเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ นอกจากนี้ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าผลลัพธ์ที่ได้เป็นไปตามแผนการบริหารโครงการ จุดสำคัญของขั้นตอนนี้คือการระบุการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นจากแผนการบริหารโครงการ เพื่อกำหนดมาตรการป้องกันที่เหมาะสม

ข้อมูลป้อนเข้าสำหรับขั้นตอนนี้ประกอบด้วย:

• แผนการจัดการโครงการ
• รายงานประสิทธิภาพ
• การคาดการณ์ต้นทุน
• กำหนดการพยากรณ์
• ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลง
• ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

โดยผลลัพธ์ที่ได้ประกอบด้วย:

• เปลี่ยนแปลงคำขอ
• การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
• อัพเดตเอกสารโครงการ

ดำเนินการควบคุมการเปลี่ยนแปลงแบบรวม

นี่คือหนึ่งในกระบวนการที่สำคัญที่สุดของการบริหารโครงการ ในขั้นตอนนี้จะมีการประเมินผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงใดๆ ต่อโครงการ หากมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นในส่วนใดส่วนหนึ่งของโครงการ โครงการทั้งหมดจะถูกประเมิน การดำเนินการเปลี่ยนแปลงในระยะเริ่มต้นของโครงการจะดีกว่า เพราะเมื่อโครงการดำเนินไป ต้นทุนในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงก็จะเพิ่มขึ้นตามไปด้วย

ข้อมูลนำเข้าในขั้นตอนนี้ประกอบด้วย:

• แผนการจัดการโครงการ
• รายงานผลการปฏิบัติงาน
• เปลี่ยนแปลงคำขอ
• EEF
• OPA

ในขณะที่ผลลัพธ์คือ:

• อนุมัติคำขอเปลี่ยนแปลง
• บันทึกการเปลี่ยนแปลง
• การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
• อัพเดตเอกสารโครงการ

ตรวจสอบขอบเขต

การตรวจสอบขอบเขตงานเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบว่าผลลัพธ์ที่ได้ตรงตามเกณฑ์การยอมรับของลูกค้าหรือไม่ การตรวจสอบจากภายนอกร่วมกับลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการตรวจสอบขอบเขตงาน

ข้อมูลที่ใช้ในการตรวจสอบขอบเขตงานประกอบด้วย:

• แผนการจัดการโครงการ
• ข้อกำหนด
• เอกสาร
• ข้อกำหนด tracเมทริกซ์ความสามารถ
• การส่งมอบที่ได้รับการยืนยัน
• ข้อมูลประสิทธิภาพการทำงาน

โดยผลลัพธ์ของการตรวจสอบขอบเขตประกอบด้วย:

• การส่งมอบที่ได้รับการยอมรับ
• เปลี่ยนแปลงคำขอ
• ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
• อัพเดตเอกสารโครงการ

ขอบเขตการควบคุม

การควบคุมขอบเขตงานช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะมีเพียงงานที่ระบุว่าอยู่ในขอบเขตงานเท่านั้นที่จะถูกส่งมอบ ผลลัพธ์ที่ได้จริงจะถูกเปรียบเทียบกับขอบเขตงานที่กำหนดไว้ เพื่อให้มั่นใจว่างานที่ได้รับอนุมัติทั้งหมดได้รับการส่งมอบจริง

ข้อมูลที่ป้อนเข้าสู่กระบวนการควบคุมขอบเขตประกอบด้วย:

• แผนการจัดการโครงการ
• ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
• เอกสารความต้องการ
• ข้อกำหนด tracเมทริกซ์ความสามารถ
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

โดยผลลัพธ์ที่ได้ประกอบด้วย:

• การวัดประสิทธิภาพการทำงาน
• การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
• เปลี่ยนแปลงคำขอ
• การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
• อัพเดตเอกสารโครงการ

ตารางการควบคุม

กระบวนการควบคุมตารางเวลาช่วยคุณได้หลายวิธี ช่วยให้คุณบันทึกสถานะตารางเวลาปัจจุบัน ระบุความคลาดเคลื่อนจากตารางเวลาพื้นฐาน เข้าใจลักษณะของความคลาดเคลื่อน และตอบสนองโดยการดำเนินการที่เหมาะสม

หากจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงตารางเวลา การเปลี่ยนแปลงนั้นจะต้องผ่านกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงนั้นจะต้องได้รับการประเมินใหม่ และหลังจากนั้นจึงจะสามารถนำมาใช้ปรับปรุงตารางเวลาพื้นฐานได้

ปัจจัยนำเข้าหลักสำหรับตารางควบคุมมีดังต่อไปนี้:

• แผนการจัดการโครงการ
• กำหนดการพื้นฐาน
• แผนการจัดการกำหนดการ
• ตารางโปรเจ็ค
• ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ผลลัพธ์ที่ได้ประกอบไปด้วย:

• การวัดประสิทธิภาพการทำงาน
• การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
• เปลี่ยนแปลงคำขอ
• การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
• อัพเดตเอกสารโครงการ

ควบคุมต้นทุน

การควบคุมต้นทุนคือการเปรียบเทียบต้นทุนพื้นฐานสำหรับแต่ละผลลัพธ์กับต้นทุนจริง ต้นทุนพื้นฐานควรเปลี่ยนแปลงเฉพาะในกรณีที่มีคำขอเปลี่ยนแปลงซึ่งได้ผ่านกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงแบบบูรณาการแล้วเท่านั้น การควบคุมต้นทุนช่วยให้มั่นใจได้ว่าโครงการของคุณจะอยู่ภายในงบประมาณที่กำหนดไว้

ปัจจัยนำเข้าสำหรับต้นทุนควบคุม ได้แก่:

• แผนการจัดการโครงการ
• ข้อกำหนดด้านเงินทุนสำหรับโครงการ
• ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
• ควบคุมต้นทุน สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ผลลัพธ์สำหรับการดำเนินการนี้ได้แก่:

• การวัดผลการปฏิบัติงานตามมูลค่าที่ได้รับ
• การคาดการณ์งบประมาณมูลค่าที่ได้รับในการควบคุมต้นทุน
• เปลี่ยนแปลงคำขอ
• การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
• อัพเดตเอกสารโครงการ
• การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ควบคุมคุณภาพ

การควบคุมคุณภาพช่วยให้มั่นใจได้ว่าโครงการและผลิตภัณฑ์จะถูกส่งมอบตามแผนการจัดการคุณภาพ และช่วยตรวจสอบว่างานนั้นดำเนินการอย่างถูกต้องหรือไม่ ผลลัพธ์หลักของการควบคุมคุณภาพคือ... แผนการจัดการคุณภาพนอกจากนี้ ข้อมูลอื่นๆ ที่จะเป็นประโยชน์ ได้แก่:

• ผังงานที่มีอยู่
• การควบคุมบนและล่างและขีดจำกัดข้อกำหนดที่มีอยู่ในแผนภูมิควบคุม
• มีการอ้างอิงข้อมูลต่างๆ เช่น เกณฑ์การสุ่มตัวอย่าง จำนวนตัวอย่าง การวัด และการสุ่มตัวอย่างแบบแปรผัน
• ตัวชี้วัดคุณภาพ – คือมาตรฐานการวัดเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดด้านคุณภาพ
• เป็นการรับประกันว่าได้ปฏิบัติตามขั้นตอนที่ถูกต้องเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดต่างๆ เช่น กระบวนการ นโยบาย หรือข้อบังคับ

ผลลัพธ์หลักสี่ประการจากกระบวนการควบคุมคุณภาพการดำเนินการ:

• การควบคุมการเปลี่ยนแปลงแบบรวม
• อนุมัติคำขอเปลี่ยนแปลง
• อนุมัติการตรวจสอบคำขอเปลี่ยนแปลง
• ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงแล้ว

ควบคุมการสื่อสาร

การสื่อสารเชิงควบคุมช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ถูกต้องจะไปถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ข้อมูลการสื่อสารเชิงควบคุมประกอบด้วยปัจจัยนำเข้า เครื่องมือและเทคนิค และผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการนี้

การสื่อสารควบคุมสามารถอยู่ในรูปแบบใดก็ได้ เช่น:

• ข้อมูลที่กำลังมาแรง
• ข้อมูลแบบตาราง
• เส้นโค้ง S
• รูปแบบแดชบอร์ด
• ใช้ฮิสโตแกรม

ในกระบวนการสื่อสารควบคุม ข้อมูลการทำงานจะถูกดึงมาจากกระบวนการอื่นๆ หลายกระบวนการ และรายงานผลการปฏิบัติงานจะถูกใช้เป็นข้อมูลป้อนเข้าสำหรับกระบวนการตรวจสอบและจัดการต่างๆ ผลลัพธ์หลักจากกระบวนการสื่อสารควบคุมคือรายงานผลการปฏิบัติงาน

ความเสี่ยงในการควบคุม

ตลอดวงจรโครงการ การวิเคราะห์ความเสี่ยงเป็นกระบวนการต่อเนื่อง สิ่งสำคัญคือคุณต้องวิเคราะห์ ระบุ และตอบสนองต่อความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง กิจกรรมที่รวมอยู่ในกระบวนการควบคุมความเสี่ยง ได้แก่:

• Tracking ความเสี่ยงที่มีอยู่
• การติดตามความเสี่ยงคงเหลือ
• การระบุความเสี่ยงใหม่
• การดำเนินการตามแผนตอบสนองต่อความเสี่ยง
• ประเมินกระบวนการความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง

ข้อมูลป้อนเข้าสำหรับการประเมินความเสี่ยงด้านการควบคุมคือ:

• ทะเบียนความเสี่ยง
• ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
• รายงานประสิทธิภาพ
• การวิเคราะห์กำลังสำรอง
• การตรวจสอบความเสี่ยง

ผลลัพธ์สำหรับการประเมินความเสี่ยงด้านการควบคุมคือ:

• กำลังอัปเดตทะเบียนความเสี่ยง
• แผนการจัดการความเสี่ยง

ควบคุมการจัดซื้อจัดจ้าง

จากแผนการจัดซื้อจัดจ้างทั้งสี่แผน กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างลำดับที่สามอยู่ในกลุ่มกระบวนการติดตามและดำเนินการ ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการติดตามประสิทธิภาพของผู้ขายและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามข้อตกลงทั้งหมดแล้วtracข้อกำหนดต่างๆ ได้รับการปฏิบัติตามแล้ว

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างที่ควบคุมได้นั้นเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบดังต่อไปนี้:

• ไม่ว่าจะเป็นการส่งมอบสินค้าหรือบริการก็ตาม
• ไม่ว่าจะเป็นการส่งมอบตรงเวลา
• ใบแจ้งหนี้เรียกเก็บเงินนั้นเป็นจำนวนเงินที่ถูกต้องหรือไม่
• ไม่ว่าเงื่อนไขทั้งหมดของสัญญาจะเป็นอย่างไรก็ตามtracกำลังได้รับการตอบสนอง
• ไม่ว่าความสัมพันธ์ระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายจะได้รับการจัดการอย่างเหมาะสมหรือไม่

ปัจจัยหลักในการจัดซื้อจัดจ้าง ได้แก่:

• แผนการจัดการโครงการ
• เอกสารการจัดซื้อ
• ข้อตกลง
• อนุมัติคำขอเปลี่ยนแปลง
• รายงานผลการปฏิบัติงาน
• ข้อมูลประสิทธิภาพการทำงาน

ผลลัพธ์สำหรับการจัดซื้อจัดจ้างมีดังนี้:

• ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
• เปลี่ยนแปลงคำขอ
• การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
• อัพเดตเอกสารโครงการ
• การอัปเดต OPA

ควบคุมการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

หลายโครงการประสบปัญหาเนื่องจากการบริหารจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่เพียงพอ หากบริหารจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างเหมาะสม โอกาสที่โครงการจะประสบความสำเร็จก็จะมีมากขึ้น ในกระบวนการนี้ เราจะติดตามระดับการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในปัจจุบันและดำเนินการตามความเหมาะสม

ข้อมูลนำเข้าและข้อมูลส่งออกสำหรับกิจกรรมทั้งหมดเหล่านี้ประกอบด้วย:

อินพุต	เอาท์พุต
แผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย	ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
บันทึกปัญหา	เปลี่ยนแปลงคำขอ
ข้อมูลประสิทธิภาพการทำงาน	การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
เอกสารโครงการ	อัพเดตเอกสารโครงการ
	การอัปเดต OPA

ขั้นตอนการปิด

ขั้นตอนการปิดโครงการคือกระบวนการที่ดำเนินการปิดระบบของโครงการอย่างเป็นระบบเมื่อสิ้นสุดโครงการ ในโครงการหนึ่งๆ จะมีกิจกรรมการปิดโครงการอยู่สามอย่างดังนี้:

• การปิดโครงการ – การให้ลูกค้าอนุมัติผลลัพธ์สุดท้าย หากโครงการนั้นเป็นโครงการภายนอก
• การปิดโครงการ – ซึ่งรวมถึงการปิดกระบวนการทางปกครองอย่างเป็นทางการ การปรับปรุงเอกสารโครงการ และการจัดเก็บฐานข้อมูลและเอกสารเหล่านั้นไว้ในที่เก็บถาวร
• การปิดงบประมาณที่สนับสนุนโครงการ – การปิดงบประมาณของโครงการ งบประมาณที่จัดสรรให้กับโครงการจะต้องถูกส่งคืน

ปัจจัยนำเข้าสำหรับกระบวนการนี้ได้แก่:

• แผนการบริหารโครงการ
• การส่งมอบที่ได้รับการยอมรับ
• OPA

ผลลัพธ์ของกระบวนการนี้ได้แก่:

• การเปลี่ยนผ่านผลลัพธ์สุดท้าย บริการ หรือบริการ
• การอัปเดต OPA

ปิดการจัดซื้อจัดจ้าง

สำหรับแต่ละขั้นตอนของวงจรชีวิตการพัฒนาโครงการ ได้แก่ การวางแผน การดำเนินการ การติดตามและควบคุม และการปิดโครงการ จะมีกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างหนึ่งกระบวนการ โดยการจัดซื้อจัดจ้างเพื่อปิดโครงการขั้นสุดท้ายจะดำเนินการตามข้อตกลงtracระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ

กิจกรรมปิดท้ายและผลงานได้แก่:

• การประเมินผลการดำเนินงานโครงการ รวมถึงการจัดการความเสี่ยงและปัญหาต่างๆ
• ปรับปรุงแผนการจัดการโครงการให้สะท้อนผลลัพธ์ที่แท้จริง
• รายงานขั้นสุดท้ายแจกจ่ายให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เหมาะสม

ข้อมูลที่ใช้ในการปิดกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างประกอบด้วย:

• แผนการจัดการโครงการ
• เอกสารการจัดซื้อ

โดยผลลัพธ์ที่ได้ประกอบด้วย:

• ปิดการจัดซื้อจัดจ้าง
• การอัปเดต OPA

จริยธรรมการบริหารจัดการโครงการด้านจรรยาบรรณและจรรยาบรรณ

ในท้ายที่สุด คุณจะได้พบกับจรรยาบรรณการบริหารโครงการ ซึ่งเกี่ยวข้องกับแง่มุมต่างๆ ของพฤติกรรมมนุษย์ เช่น:

• ความรับผิดชอบ
• เคารพ
• ความเป็นธรรม
• ความซื่อสัตย์
• ความสามารถทางวัฒนธรรม

หลักปฏิบัตินี้จัดทำขึ้นเพื่อสร้างความเชื่อมั่นและกำหนดกรอบพฤติกรรมที่เป็นมาตรฐานเดียวกันในหมู่ผู้จัดการโครงการ

คำถามที่พบบ่อย