Microsoft บทช่วยสอนการเข้าถึง: MS Access พร้อมตัวอย่าง [หมายเหตุง่าย ๆ]

ข้อกำหนดที่สำคัญและวัตถุพื้นฐาน

ตอนนี้อยู่ในนี้ Microsoft บทช่วยสอนการเข้าถึง เราจะเรียนรู้เกี่ยวกับคำศัพท์ที่สำคัญและวัตถุพื้นฐานใน MS Access:

ไฟล์ฐานข้อมูล

เป็นไฟล์ที่เก็บฐานข้อมูลทั้งหมด ไฟล์ฐานข้อมูลจะถูกบันทึกลงในฮาร์ดไดรฟ์หรืออุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลอื่นๆ ของคุณ

ประเภทข้อมูล

ประเภทข้อมูลเป็นคุณสมบัติของแต่ละฟิลด์ ทุกฟิลด์จะมีประเภทข้อมูลเดียว เช่น ข้อความ ตัวเลข วันที่ ฯลฯ

ตาราง

• ตารางเป็นวัตถุที่จัดเก็บข้อมูลในรูปแบบแถวและคอลัมน์เพื่อจัดเก็บข้อมูล
• ตารางมักจะเกี่ยวข้องกับตารางอื่นในไฟล์ฐานข้อมูล
• แต่ละคอลัมน์จะต้องมีชื่อที่ไม่ซ้ำ
• นอกจากนี้เรายังสามารถกำหนดคีย์หลักในตารางได้

สอบถาม

• ข้อความค้นหาจะตอบคำถามโดยการเลือกและจัดเรียงและกรองข้อมูลตามเกณฑ์การค้นหา
• ข้อความค้นหาแสดงการเลือกข้อมูลตามเกณฑ์ (ข้อจำกัด) ที่คุณระบุ
• ข้อความค้นหาสามารถดึงข้อมูลจากตารางที่เกี่ยวข้องตั้งแต่หนึ่งรายการขึ้นไปและข้อความค้นหาอื่นๆ
• ประเภทของแบบสอบถามสามารถเลือกได้, INSERT, UPDATE, DELETE

ฟอร์ม

• แบบฟอร์มคือวัตถุฐานข้อมูลที่คุณสามารถใช้เพื่อสร้างส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับแอปพลิเคชันฐานข้อมูล
• แบบฟอร์มช่วยให้คุณแสดงข้อมูลสดจากตาราง ส่วนใหญ่จะใช้เพื่ออำนวยความสะดวกในการป้อนหรือแก้ไขข้อมูล

การรับรอง

• รายงานคือวัตถุในฐานข้อมูลเดสก์ท็อปที่ใช้สำหรับการจัดรูปแบบ การคำนวณ การพิมพ์ และการสรุปข้อมูลที่เลือกเป็นหลัก
• คุณยังสามารถปรับแต่งรูปลักษณ์ของรายงานได้อีกด้วย

แมโคร

มาโครคือโครงสร้างการเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์ขนาดเล็ก ซึ่งช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าคำสั่งและกระบวนการต่างๆ ในฟอร์มของคุณได้ เช่น การค้นหา การย้ายไปยังระเบียนอื่น หรือการเรียกใช้สูตร

โมดูล

โมดูลคือโพรซีเดอร์ (ฟังก์ชัน) ที่คุณสามารถเขียนได้ Visual Basic สำหรับแอปพลิเคชัน (วีบีเอ).

Microsoft เข้าถึงประเภทข้อมูล

ประเภทข้อมูลทั่วไปของ MS Access มีดังต่อไปนี้:

ประเภทของข้อมูล	Descriptไอออน	ขนาด
ข้อความสั้น ๆ	ข้อความ รวมถึงตัวเลขที่ไม่จำเป็นต้องคำนวณ (เช่น หมายเลขโทรศัพท์มือถือ)	สูงสุด 255 อักขระ
ข้อความยาว	ชนิดข้อมูลนี้ใช้สำหรับข้อความที่มีความยาวหรือข้อมูลตัวอักษรและตัวเลข	สูงสุด 63 อักขระ
จำนวน	ชนิดข้อมูลตัวเลขที่ใช้สำหรับจัดเก็บการคำนวณทางคณิตศาสตร์	1, 2, 4, 8 และ 16 ไบต์
วันที่ / เวลา	วันที่/เวลาของร้านค้าสำหรับปี 100 ถึง 9999	8 ไบต์
เงินตรา	ช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บค่าสกุลเงินและข้อมูลตัวเลขโดยมีทศนิยมหนึ่งถึงสี่ตำแหน่ง	8 ไบต์
หมายเลขอัตโนมัติ	กำหนดหมายเลขเฉพาะหรือกำหนดโดย Microsoft เข้าถึงเมื่อมีการสร้างบันทึกใหม่ มักจะใช้เป็นคีย์หลัก	สี่ไบต์ (16 ไบต์หากตั้งค่าเป็นรหัสการจำลอง)
ใช่ไม่ใช่	จะเก็บเฉพาะค่าตรรกะใช่และไม่ใช่	บิต 1
สิ่งที่แนบมา	มันจัดเก็บไฟล์ต่างๆ เช่น ภาพถ่ายดิจิทัล สามารถแนบไฟล์ได้หลายไฟล์ต่อหนึ่งบันทึก	สามารถจัดเก็บข้อมูลได้สูงสุด 2GB
วัตถุ OLE	วัตถุ OLE สามารถจัดเก็บเสียง วิดีโอ และวัตถุไบนารีขนาดใหญ่อื่นๆ	สามารถจัดเก็บข้อมูลได้สูงสุด 2GB
เชื่อมโยงหลายมิติ	ข้อความหรือการรวมกันของข้อความและตัวเลขที่เก็บไว้ ข้อความดังกล่าวจะถูกใช้เป็นที่อยู่ไฮเปอร์ลิงก์	แต่ละส่วนของชนิดข้อมูลไฮเปอร์ลิงก์ช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บอักขระได้สูงสุด 2048 ตัว
คำนวณ	ช่วยคุณสร้างนิพจน์ที่ใช้ข้อมูลจากหนึ่งฟิลด์ขึ้นไป	คุณสามารถสร้างนิพจน์ที่ใช้ข้อมูลจากฟิลด์ตั้งแต่หนึ่งฟิลด์ขึ้นไป

ความแตกต่างระหว่าง Access และ Excel

Microsoft Access และ Excel มีความคล้ายคลึงกันมากแต่แตกต่างกันมาก นี่คือจุดแตกต่างที่สำคัญระหว่างทั้งคู่ -

ทางเข้า	Excel
จัดการกับข้อความ ตัวเลข ไฟล์ และข้อมูลทุกประเภท	Microsoft โดยทั่วไป Excel จะเกี่ยวข้องกับข้อมูลตัวเลข
ข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บเพียงครั้งเดียวในที่เดียว	แผ่นงานหรือเอกสารจำนวนมากเป็นแหล่งเก็บข้อมูลที่มีข้อมูลซ้ำกันและคล้ายกัน
ช่วยให้คุณสร้างแบบฟอร์มการป้อนข้อมูลและเทมเพลตรายงานที่มีฟังก์ชันการทำงานสูง	ใช้ได้เฉพาะหน้าจอป้อนข้อมูลหลักเท่านั้น
ผู้ใช้จะสามารถป้อนข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำยิ่งขึ้น	ความแม่นยำและความเร็วของข้อมูลไม่มากนักเนื่องจากรูปแบบ

ตรวจสอบด้วย: - Microsoft บทช่วยสอน Excel สำหรับผู้เริ่มต้น: เรียนรู้ MS Excel ใน 7 วัน

ข้อดีของ MS Access

ในบทช่วยสอน MS Access นี้ เราจะเรียนรู้ข้อดี/ประโยชน์ของการใช้แอปพลิเคชัน MS Access:

• Access นำเสนอระบบการจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ที่ทำงานได้เต็มรูปแบบภายในไม่กี่นาที
• นำเข้าข้อมูลจากหลายแหล่งไปยัง Access ได้อย่างง่ายดาย
• คุณสามารถปรับแต่งการเข้าถึงได้อย่างง่ายดายตามความต้องการส่วนบุคคลและของบริษัท
• Microsoft การเข้าถึงแบบออนไลน์ทำงานได้ดีกับภาษาการพัฒนาหลายภาษาที่ใช้งานได้ Windows OS
• มีความแข็งแกร่งและยืดหยุ่น และสามารถทำงานด้านฐานข้อมูลในสำนักงานหรืออุตสาหกรรมที่ท้าทายได้
• MS-Access ช่วยให้คุณเชื่อมโยงไปยังข้อมูลในตำแหน่งที่มีอยู่ และใช้สำหรับการดู อัปเดต การสอบถาม และการรายงาน
• ช่วยให้คุณสร้างตาราง แบบสอบถาม แบบฟอร์ม และรายงาน และเชื่อมต่อด้วยความช่วยเหลือของมาโคร
• แมโครใน Access เป็นโครงสร้างการเขียนโปรแกรมอย่างง่ายซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มฟังก์ชันการทำงานให้กับฐานข้อมูลของคุณได้
• Microsoft การเข้าถึงออนไลน์สามารถทำการรวมข้อมูลต่าง ๆ ที่จัดเก็บบนแพลตฟอร์มที่แตกต่างกันได้

ข้อเสียของ MS Access

นี่คือข้อเสียของการใช้ MS Access

• Microsoft ฐานข้อมูลการเข้าถึงมีประโยชน์สำหรับภาคธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลาง อย่างไรก็ตาม มันไม่มีประโยชน์สำหรับองค์กรขนาดใหญ่
• ขาดความแข็งแกร่งเมื่อเทียบกับ ฐานข้อมูล ระบบเช่น เซิร์ฟเวอร์ MS SQL or Oracle
• ข้อมูลทั้งหมดจากฐานข้อมูลของคุณจะถูกบันทึกเป็นไฟล์เดียว ซึ่งอาจทำให้รายงาน แบบสอบถาม และแบบฟอร์มช้าลง
• ขีดจำกัดทางเทคนิคคือ 255 ผู้ใช้พร้อมกัน อย่างไรก็ตาม ขีดจำกัดในโลกแห่งความเป็นจริงอยู่ที่ 10 ถึง 80 เท่านั้น (ขึ้นอยู่กับประเภทของแอปพลิเคชันที่คุณใช้)
• มันต้องใช้การเรียนรู้และการฝึกฝนมากกว่ามากเมื่อเปรียบเทียบกับสิ่งอื่นๆ Microsoft โปรแกรม

วิธีการเริ่มต้น Microsoft ทางเข้า

หมายเหตุ: เราถือว่าคุณมีข้อมูลล่าสุด Microsoft ติดตั้งการเข้าถึงซึ่งมาพร้อมกับ Microsoft แพ็คเกจ Office 365

มีสองวิธีในการเริ่ม MS Access

1. จาก Windows, ปุ่ม 'เริ่ม'
2. จากเดสก์ท็อป คลิกขวา> ตัวเลือก 'ใหม่'

ตอนนี้อยู่ในนี้ Microsoft บทช่วยสอนการเข้าถึง มาดูการเริ่มต้น MS Access โดยใช้ทั้งสองวิธีกันดีกว่า:

ตัวเลือก 1) จาก Windows, ปุ่มสตาร์ท

ขั้นตอน 1) คลิกที่ 'Windows' ไอคอน คุณจะพบรายการโปรแกรมที่ติดตั้ง

ขั้นตอน 2) ค้นหาไอคอนการเข้าถึง ตรวจสอบและคลิกที่ไอคอนการเข้าถึง

ขั้นตอน 3) ตรวจสอบหน้าต่าง หน้าต่างแอปพลิเคชัน MS Access จะปรากฏขึ้น

ขั้นตอนที่ 4) กด 'Esc'

ผลลัพธ์: จะเปิดแอปพลิเคชัน Windows ของ MS Access

ตัวเลือก 2) จากเดสก์ท็อป ตัวเลือก 'ใหม่'

ขั้นตอน 1) คลิกขวาจากเดสก์ท็อปแล้วคลิก 'ใหม่'

ขั้นตอน 2) คลิกที่ 'Microsoft ตัวเลือกฐานข้อมูลการเข้าถึง'

ขั้นตอน 3) ด้านล่างหน้าต่างแอปพลิเคชัน MS Access จะปรากฏขึ้น

ขั้นตอน 4) กด 'Esc'

ผลลัพธ์: จะเปิดแอปพลิเคชัน MS Access Windows

วิธีการสร้างฐานข้อมูล

ก่อนที่เราจะสร้างฐานข้อมูล มาทำความเข้าใจภาพรวมของฐานข้อมูลกันก่อน โดยอ้างอิงถึง MS Access โดยเฉพาะ

เรามาเริ่มกันด้วยชีวิตจริงบางส่วนกันก่อน Microsoft ตัวอย่างฐานข้อมูลการเข้าถึง:

• เรามีตู้หนังสือที่มีหนังสืออยู่
• เรามี i-pods ที่รวบรวมเพลงและเคสไว้มากมาย

ในทำนองเดียวกัน เรามีฐานข้อมูล MS Access ที่เป็นเสมือนบ้านสำหรับตาราง การสืบค้น แบบฟอร์ม รายงาน ฯลฯ ทั้งหมดของคุณใน MS Access ซึ่งเชื่อมโยงถึงกัน

ในทางเทคนิคแล้ว Database จะจัดเก็บข้อมูลในลักษณะที่มีการจัดระเบียบอย่างดีเพื่อให้เข้าถึงและเรียกค้นได้ง่าย

มีสองวิธีในการสร้างฐานข้อมูลใน SQL Access:

1. สร้างฐานข้อมูลจากเทมเพลต
2. สร้างฐานข้อมูลเปล่า

เรามาดูรายละเอียดของแต่ละเรื่องกัน:

สร้างฐานข้อมูลจากเทมเพลต

• มีหลายสถานการณ์ที่เราต้องเริ่มต้นด้วยเทมเพลตฐานข้อมูลสำเร็จรูปสำหรับข้อกำหนดที่กำหนด
• MS Access มีเทมเพลตที่พร้อมใช้งานมากมายสำหรับข้อกำหนดฐานข้อมูลประเภทดังกล่าวซึ่งมีการกำหนดโครงสร้างข้อมูลไว้แล้ว
• คุณสามารถปรับแต่งโครงสร้างเทมเพลตต่อไปได้ตามความต้องการของเรา
• ตัวอย่างฐานข้อมูล MS Access รวมถึงผู้ติดต่อ นักเรียน การติดตามเวลา ฯลฯ

ขั้นตอนการสร้างฐานข้อมูลจาก Template

ขั้นตอน 1) เมื่อเปิดแอปพลิเคชัน MS Access คลิกที่ไฟล์

ผล: หน้าต่างด้านล่างจะปรากฏขึ้น ทั้งหมด เทมเพลตฐานข้อมูล จะแสดงไว้ด้านล่างนี้

ขั้นตอน 2) เราสามารถเลือกเทมเพลตใดก็ได้โดยคลิกที่มัน คลิกที่ เทมเพลตการติดต่อ เพื่อเป็นการแสดงความเคารพต่อไป

ขั้นตอน 3) ช่องชื่อไฟล์จะปรากฏพร้อมชื่อไฟล์เริ่มต้น

ขั้นตอน 4) ป้อนใหม่ ชื่อ.

ขั้นตอน 5) คลิกที่ 'สร้าง.'

ผลลัพธ์: สร้างฐานข้อมูล Guru99_Contact แล้วและหน้าต่างด้านล่างจะปรากฏขึ้น

ขั้นตอน 6) หรือคุณสามารถคลิกบนออบเจ็กต์ใดก็ได้จากบานหน้าต่างนำทางด้านซ้าย และเปิดออบเจ็กต์นั้นเพื่อใช้อ้างอิงและทำงานเพิ่มเติม

เช่น การคลิกแบบฟอร์ม 'รายละเอียดการติดต่อ' จะเปิดแบบฟอร์ม 'รายละเอียดการติดต่อ' ดังแสดงด้านล่าง

สร้างฐานข้อมูลเปล่า

ขั้นตอน 1) เมื่อเปิดแอปพลิเคชัน MS Access คลิกที่ไฟล์ > ใหม่

ขั้นตอน 2) คลิกที่ 'ฐานข้อมูลเปล่า'

ขั้นตอน 3) ช่องชื่อไฟล์จะปรากฏพร้อมชื่อไฟล์เริ่มต้น

ขั้นตอน 4) ป้อนชื่อใหม่

ขั้นตอน 5) คลิกที่ 'สร้าง.'

ผลลัพธ์: สร้างฐานข้อมูล Guru99 แล้วหน้าต่างด้านล่างจะปรากฏขึ้น

วิธีการสร้างตาราง

ก้าวแรกในเรื่องนี้ Microsoft บทช่วยสอนการเข้าถึงเพื่อจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลคือการสร้างตารางที่ข้อมูลจะอยู่ หลังจากสร้างตารางแล้ว เราก็สามารถแทรกแถวในตารางต่อไปได้

มีสองวิธีในการสร้างฐานข้อมูลใน MS Access

1. สร้างตารางจาก มุมมองการออกแบบ
2. สร้างตารางจาก มุมมองแผ่นข้อมูล

สร้างตาราง – มุมมองแผ่นข้อมูล

ขั้นตอน 1) คลิกครั้งแรก สร้างบัญชีตัวแทน แท็บ แล้วจาก ตาราง กลุ่มคลิก ตาราง.

ขั้นตอน 2) ระบบจะแสดงตารางเริ่มต้นที่สร้างด้วยชื่อ 'Table1'

ขั้นตอน 3) ไปยัง ตั้งชื่อใหม่ คอลัมน์ ดับเบิลคลิกที่ส่วนหัวคอลัมน์ และป้อนชื่อคอลัมน์ใหม่

โปรดทราบว่าประเภทข้อมูลของ Course_ID คือ 'หมายเลขอัตโนมัติ'' ดังนั้น นี่จึงเป็นคีย์เฉพาะของตารางด้วย

ขั้นตอนที่ 4) คุณสามารถ เพิ่มคอลัมน์ โดยคลิกที่หมวดใดก็ได้จาก 'เพิ่มและลบ' กลุ่ม. หรือคุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ได้โดยคลิกที่ 'คลิกเพื่อเพิ่ม'

ตัวอย่างเช่น คลิกที่ 'ข้อความสั้น' จาก 'กลุ่มเพิ่มและลบ'

ขั้นตอน 5) คอลัมน์จะถูกเพิ่มด้วยชื่อเริ่มต้นเป็น 'ฟิลด์1'

ขั้นตอน 6) คลิกที่ส่วนหัวแล้วเปลี่ยนชื่อเป็น 'หลักสูตร_NAME'

ขั้นตอน 7) กด 'Ctrl + S' แล้วป้อนชื่อตารางใหม่เพื่อบันทึกตาราง

ขั้นตอน 8) คุณยังสามารถบันทึกชื่อ คำบรรยาย และคำอธิบายแบบสั้นใหม่สำหรับคอลัมน์ใดๆ ได้โดยคลิกที่ 'ชื่อและคำบรรยายภาพ' คลิกที่มัน

ขั้นตอน 9) โต้ตอบ Box จะปรากฏขึ้น ให้เพิ่มรายการต่อไปนี้และคลิก "ตกลง"

• 'ชื่อ' – นี่คือชื่อจริงของคอลัมน์
• 'คำอธิบายภาพ' – นี่คือชื่อมุมมองผู้ใช้ของคอลัมน์
• 'Descript'ion' – นี่คือคำอธิบายสั้นๆ ของชื่อคอลัมน์

ผลลัพธ์: ชื่อ คำบรรยาย และ Descriptตอนนี้มีไอออนอยู่

สร้างตาราง – มุมมองการออกแบบ

ขั้นตอน 1) ขั้นแรกให้คลิกสร้างแท็บ จากนั้นจากกลุ่มตาราง คลิกตาราง

ขั้นตอน 2) กล่องโต้ตอบตารางจะปรากฏขึ้น สำหรับแต่ละฟิลด์ ให้ป้อน ชื่อไฟล์ ประเภทข้อมูล และ Descriptไอออน

ขั้นตอนที่ 3) หากต้องการเพิ่ม Course_ID เป็นคีย์หลัก ให้เลือกและคลิกที่ 'คีย์หลัก' Course_Id จะถูกนำหน้าด้วย KEY ICON ดังที่แสดงด้านล่าง:

ขั้นตอนที่ 4) กด 'Ctrl+S' ป้อนชื่อตารางแล้วคลิกตกลง

ผลลัพธ์:

วิธีสลับมุมมองระหว่างแผ่นข้อมูลและการออกแบบ

ในบทช่วยสอน MS Access นี้ เราจะได้เรียนรู้วิธีสลับมุมมองระหว่าง Datasheet และ Design:

เมื่อต้องการสลับมุมมอง ระหว่างแผ่นข้อมูล (มุมมองสเปรดชีต) และมุมมองออกแบบ ให้คลิก 'ดู' ที่มุมซ้ายบนของ Access Ribbon (แสดงในแท็บหน้าแรก/ช่วยเหลือ/ออกแบบ) และคลิกที่มุมมองที่คุณต้องการแสดง

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการสลับไปยังตารางที่สร้างขึ้นใหม่ 'Course_strength' จาก 'มุมมองการออกแบบ' เป็นมุมมอง 'แผ่นข้อมูล'

ขั้นตอน 1) คลิกที่มุมมองแผ่นข้อมูล

ผลลัพธ์:

MS Access- การเพิ่มข้อมูล

• คุณได้สร้างตาราง Course และ Course_Strength แล้ว
• มีสองวิธีในการเพิ่มข้อมูล หนึ่งคือมุมมองแผ่นข้อมูลและอื่น ๆ จากแบบฟอร์ม เราจะเรียนรู้การเพิ่มข้อมูลจากมุมมองแผ่นข้อมูลในส่วนนี้
• ไม่จำเป็นต้องบันทึกข้อมูลด้วยตนเอง เมื่อคุณคลิกแถวอื่นๆ Access จะบันทึกข้อมูลโดยอัตโนมัติ
• สิ่งเดียวที่คุณต้องดูแลในขณะที่เพิ่มข้อมูลคือ คุณควรป้อนประเภทข้อมูลที่ถูกต้อง เช่น หากกำหนดคอลัมน์เป็น Number เราจะเพิ่มได้เฉพาะตัวเลขเท่านั้น ไม่ใช่ข้อความ

เถอะ เพิ่มข้อมูลบางส่วน ในตารางของคุณโดยการเปิดฐานข้อมูล Access ที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้

ขั้นตอน 1) เลือกตาราง 'หลักสูตร'

ขั้นตอนที่ 2) เลือก มุมมองแผ่นข้อมูล ตัวเลือกใน Ribbon และ เพิ่ม ข้อมูลบางส่วนโดยการใส่ค่าลงไป ข้อมูลที่อัปเดตจะถูกบันทึกอัตโนมัติ

ตอนนี้สมมติว่าคุณต้องการลบ 4^th แถวที่มี 'My SQL' เป็นชื่อหลักสูตร

ขั้นตอน 3) เลือกแถวโดยคลิกที่คอลัมน์ซ้ายสุดและคลิกขวาที่แถว เมนูตัวเลือกจะปรากฏขึ้นพร้อมกับตัวเลือก 'ลบบันทึก'

ขั้นตอน 4) หน้าต่างป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นเพื่อยืนยันการลบบันทึก คลิก 'ตกลง'

ผลลัพธ์:

การสรุปมุมมอง

มุมมองแผ่นข้อมูล

แสดงในมุมมอง ซึ่งช่วยให้คุณสามารถป้อนข้อมูลดิบลงในตารางฐานข้อมูลของคุณได้

มุมมองการออกแบบ:

แสดงมุมมอง ซึ่งช่วยให้คุณสามารถป้อนข้อมูลฟิลด์ ประเภทข้อมูล และคำอธิบายลงในตารางฐานข้อมูลของคุณได้

แบบฟอร์มใน MS Access

• แบบฟอร์มคือวัตถุฐานข้อมูลที่คุณสามารถใช้เพื่อสร้างส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับแอปพลิเคชันฐานข้อมูล
• ส่วนใหญ่จะใช้เพื่ออำนวยความสะดวกในการป้อนหรือแก้ไขข้อมูล
• สามารถเลือกข้อมูลในแบบฟอร์มได้จากตารางตั้งแต่หนึ่งตารางขึ้นไป
• แบบฟอร์มยังสามารถใช้เพื่อควบคุมการเข้าถึงข้อมูล เช่น ช่องหรือแถวของข้อมูลที่ผู้ใช้รายใดมองเห็นได้
• แบบฟอร์มมีมุมมองแบบฟอร์ม
• ช่วยให้คุณแสดงข้อมูลสดด้วยการสร้างข้อมูลใหม่ได้อย่างง่ายดาย

เพื่อทำความเข้าใจแบบฟอร์มให้สร้างก่อน สองบันทึกใหม่ใน ตารางการติดต่อ (จากฐานข้อมูลการติดต่อที่สร้างไว้ล่วงหน้าที่กล่าวถึง Good Farm Animal Welfare Awards)

ขั้นตอน 1) เลือกตาราง 'ติดต่อ' จากการนำทางด้านซ้าย

ขั้นตอน 2) สร้างสองแถวโดยป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องลงในสองแถว

สร้างแบบฟอร์ม จากนั้นเราจะมาดูกันว่าแบบฟอร์มสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้อย่างไรเพื่อให้แสดง แก้ไข และสร้างข้อมูลใหม่ได้อย่างง่ายดาย

วิธีการสร้างแบบฟอร์ม

มีสี่วิธีหลักในการสร้างแบบฟอร์มดังที่กล่าวไว้ด้านล่าง:

• ตัวช่วยสร้างแบบฟอร์ม
• ฟอร์ม
• หลายรายการ
• แยกแบบฟอร์ม

มาดูแต่ละตัวเลือกเพื่อสร้างแบบฟอร์มกัน:

1. สร้างโดยใช้ตัวช่วยสร้างแบบฟอร์ม

ตัวเลือกนี้อนุญาตให้ผู้ใช้สร้างแบบฟอร์มด้วยตัวช่วยสร้าง และเลือกคอลัมน์จากรายการแบบฟอร์มคอลัมน์ที่มีอยู่ในรูปแบบหน้าต่างเลือกดั้งเดิม

ขั้นตอน 1) คลิกที่ 'ตัวช่วยสร้างแบบฟอร์ม'

ขั้นตอน 2) ระบบจะแสดงด้านล่างหน้าจอ

ขั้นตอน 3) เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการให้อยู่ในรูปแบบสุดท้าย

ผลลัพธ์: เลือกรหัสประจำตัวแล้ว

ขั้นตอน 4) เลือกคอลัมน์ที่จำเป็นทั้งหมดต่อไปตามที่อธิบายไว้ในขั้นตอนที่ 3 ด้านบน จากนั้นคลิก 'ถัดไป'

ขั้นตอน 5) กล่องเลือกเค้าโครงจะปรากฏขึ้น ซึ่งอนุญาตให้ผู้ใช้เลือกรูปแบบเค้าโครงแบบฟอร์มที่แตกต่างกัน คลิก "ถัดไป"

ขั้นตอน 6) ป้อนชื่อของแบบฟอร์มเป็น “Contact_Form” แล้วคลิก 'เสร็จสิ้น'

ผลลัพธ์: ตอนนี้ Contact_Form มีอยู่ในคอลัมน์ทั้งหมดที่แสดงอยู่ในขั้นตอนที่ 4 ในรายการคอลัมน์ที่เลือกแล้ว

2. สร้างโดยใช้แบบฟอร์ม

เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างแบบฟอร์มซึ่งจะ:

• ตามค่าเริ่มต้น ให้เติมคอลัมน์ทั้งหมดจากตารางที่เลือกใน 'มุมมองแบบฟอร์ม'
• ผู้ใช้สามารถลบคอลัมน์ที่ไม่จำเป็นได้ด้วยตนเอง

ขั้นตอน 1) เลือกตารางที่เราต้องการสร้างแบบฟอร์มและคลิกที่ 'แบบฟอร์ม'

ขั้นตอน 2) หน้าต่างด้านล่างจะปรากฏขึ้น

ขั้นตอน 3) คลิกขวาที่เซลล์ใดๆ ที่เราไม่ต้องการเป็นส่วนหนึ่งของแบบฟอร์มสุดท้าย และคลิกที่ 'ลบ'

ผลลัพธ์: 'หมายเลขโทรสาร' ฟิลด์ไม่มีอยู่ในขณะนี้

ขั้นตอน 4) กด 'Ctrl+S' และป้อนชื่อฟอร์มใหม่เป็น 'Contact_Form2' คลิก 'ตกลง'

ผลลัพธ์: รูปแบบใหม่ที่มีชื่อเป็น 'ติดต่อ_แบบฟอร์ม2' มีอยู่ภายใต้ส่วน "แบบฟอร์ม"

3. สร้างแบบฟอร์มด้วย 'หลายรายการ'

เป็นอีกประเภทหนึ่งซึ่งระเบียนทั้งหมดที่ถูกสร้างแล้วจะแสดงอยู่ในฟอร์มพร้อมกับตัวเลือกในการเพิ่มระเบียนใหม่

ขั้นตอน 1) จากแท็บ 'สร้าง' คลิกที่ 'แบบฟอร์มเพิ่มเติม' และเลือก 'หลายรายการ'

ผลลัพธ์: ด้านล่างหลายบรรทัด หน้าต่างจะปรากฏขึ้น

ขั้นตอน 2) กด 'Ctrl+S' ป้อนชื่อแบบฟอร์มใหม่และคลิก 'ตกลง'

ผลลัพธ์: แบบฟอร์มใหม่ที่มีชื่อเป็น 'Contact_Form_Multiple_Item' อยู่ภายใต้ส่วน "แบบฟอร์ม"

4. สร้างแบบฟอร์มโดย 'แยกจาก'

เป็นการผสมผสานระหว่างรูปแบบเรียบง่ายและรูปแบบแยกในลักษณะที่แบบฟอร์มนี้ให้มุมมอง แบบฟอร์มและเอกสารข้อมูล ในหน้าต่างแบบแยก

สิ่งที่ผู้ใช้ป้อนในฟอร์มจะมองเห็นได้โดยตรงในมุมมองแผ่นข้อมูลทันทีและในทางกลับกัน

ขั้นตอน 1) จากแท็บ 'สร้าง' คลิก 'แบบฟอร์มเพิ่มเติม' และเลือก 'แยกแบบฟอร์ม'

ผลลัพธ์: หน้าต่างด้านล่างจะปรากฏขึ้นพร้อมกับแบบฟอร์มและแผ่นข้อมูลพร้อมกัน

ขั้นตอน 2) กด 'Ctrl+S' และป้อนชื่อแบบฟอร์มใหม่ คลิก 'ตกลง'

ผลลัพธ์: แบบฟอร์มใหม่ที่มีชื่อเป็น 'Contact_Form_Split' มีอยู่ภายใต้ส่วน "แบบฟอร์ม"

แก้ไขบันทึกที่มีอยู่ผ่านแบบฟอร์ม

• คุณลักษณะอย่างหนึ่งของแบบฟอร์มคือเราสามารถแก้ไขค่าและข้อมูลได้โดยตรงจากแบบฟอร์ม
• ใช้งานง่ายกว่าเนื่องจากเมื่อเปรียบเทียบกับรูปแบบแถวในตาราง แบบฟอร์มจะมองเห็นฟิลด์ที่เลือกได้ดีกว่า และผู้ใช้สามารถอัปเดตโดยตรงได้
• ค่าเหล่านี้ที่อัปเดตจากแบบฟอร์มจะแสดงในตารางดั้งเดิมทันที

มาดูวิธีแก้ไขค่าจากแบบฟอร์มกันดีกว่า:

ขั้นตอน 1) คลิกที่ 'แบบฟอร์มการติดต่อ'

ขั้นตอน 2) อัปเดตค่าบางค่าในค่า 'Contact_Form'

ขั้นตอน 3) Double คลิกที่ตาราง 'ติดต่อ'

ผลลัพธ์: ค่าที่อัปเดตมีอยู่ในเรกคอร์ดตารางต้นฉบับ

เพิ่มบันทึกลงในแบบฟอร์ม

• แบบฟอร์มยังให้ความยืดหยุ่นในการเพิ่มระเบียน
• ขอย้ำอีกครั้ง นี่เป็นวิธีเพิ่มบันทึกที่ใช้งานง่ายและน่าดึงดูด เมื่อเปรียบเทียบกับการเพิ่มบันทึกในแบบฟอร์มแถว
• ที่นี่เราจะเอา Microsoft เข้าถึงตัวอย่างฐานข้อมูลของ Split จาก 'Contact_Form_Split' ที่สร้างขึ้นด้านบน

ขั้นตอน 1) เปิด 'Contact_Form_Split'

ขั้นตอน 2) หากต้องการเพิ่มบันทึก ให้คลิกที่ 'ไอคอนบันทึกใหม่ (ว่าง)'

ผลลัพธ์: หน้าต่างบันทึกใหม่จะปรากฏใน:

1. ดูแบบฟอร์มและ
2. มุมมองแผ่นข้อมูล

ขั้นตอน 3) กรอกข้อมูลจากแบบฟอร์มด้วยตนเอง โปรดทราบว่าในรูปแบบแยกข้อมูลทั้งหมดจะแสดงโดยอัตโนมัติในแผ่นข้อมูลด้านล่างเช่นกัน

ขั้นตอน 4) Double คลิกที่ตาราง 'ติดต่อ'

ผลลัพธ์: บันทึกใหม่อัปเดตเป็นตาราง 'ติดต่อ' ที่เพิ่มจากแบบฟอร์ม 'Contact_Form_Multiple_Item'

การรับรอง

• รายงานคือออบเจ็กต์ใน MS Access ที่ได้รับการออกแบบมาเพื่อการจัดรูปแบบ การคำนวณ และการพิมพ์ข้อมูลที่เลือกในลักษณะที่มีการจัดระเบียบ
• ประกอบด้วยข้อมูลจากตารางและข้อมูลที่มีอยู่ในการออกแบบรายงาน
• รายงานมีประโยชน์เนื่องจากช่วยให้คุณสามารถนำเสนอข้อมูลทั้งหมดของฐานข้อมูลของคุณในรูปแบบที่อ่านง่าย

ลองมาตัวอย่างฐานข้อมูล MS Access ของ 'ติดต่อ' รายงานเริ่มต้นของ DB – 'สมุดโทรศัพท์'

ขั้นตอน 1) คลิกที่ 'สมุดโทรศัพท์' ใต้ส่วน 'รายงาน' ระบบจะเปิดรายงาน 'สมุดโทรศัพท์' ในตัว

มันจะแสดงชื่อผู้ติดต่อ ชื่อบ้าน ชื่อธุรกิจ และชื่อมือถือ

สำหรับแต่ละบันทึกที่มีอยู่

ขั้นตอน 2) ตอนนี้ สมมติว่าเราต้องการแก้ไขรายงานหัวข้อจาก 'บ้าน' เป็น 'หมายเลขบ้าน' คลิกขวาและคลิกที่ 'มุมมองการออกแบบ'

ระบบจะเปิดรายงานในมุมมองการออกแบบ

ขั้นตอน 3) แก้ไขชื่อที่คุณต้องการอัปเดตแล้วกด 'Ctrl+S'

ขั้นตอน 4) Double คลิก 'สมุดโทรศัพท์' ใต้รายงาน

ผลลัพธ์: ป้ายกำกับได้รับการอัปเดตจาก 'บ้าน' เป็น 'โทรศัพท์บ้าน'

แมโคร

• มาโครใน MS Access เป็นคุณสมบัติที่ช่วยประหยัดเวลาซึ่งช่วยให้คุณสามารถเพิ่มฟังก์ชันการทำงานหรือทำงานง่ายๆ โดยอัตโนมัติได้
• ขั้นตอนที่ใช้บ่อยสามารถดำเนินการได้โดยอัตโนมัติโดยใช้แมโคร
• โดยสามารถเพิ่มแนวทางที่ง่ายและรวดเร็วในการเชื่อมโยงออบเจ็กต์อื่นๆ ทั้งหมดเข้าด้วยกันเพื่อสร้างแอปพลิเคชันฐานข้อมูลแบบง่ายๆ

เอาล่ะ Microsoft ตัวอย่างฐานข้อมูล Access ของ 'ติดต่อ' มาโครเริ่มต้นของ DB – 'AutoExec'

ขั้นตอน 1) คลิกที่ 'AutoExec' ใต้ส่วน 'รายงาน' ระบบจะเปิดมาโคร 'ยินดีต้อนรับ' ในตัว มันจะแสดงบันทึกต้อนรับและข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับฐานข้อมูลผู้ติดต่อซึ่งมีรหัสเป็นมาโคร 'AutoExec' เริ่มต้น

ขั้นตอน 2) หากคุณต้องการดูโค้ดที่อยู่ด้านหลังมาโครนี้ให้คลิกขวา

ผลลัพธ์:

โมดูล

• เป็นชุดของฟังก์ชัน การประกาศ คำสั่ง และขั้นตอนที่ผู้ใช้กำหนดซึ่งจัดเก็บไว้ด้วยกันเป็นหน่วย
• อาจเป็นวัตถุแบบสแตนด์อโลนที่มีฟังก์ชันที่คุณสามารถโทรได้จากทุกที่ในฐานข้อมูล Access ของคุณ

ตัวอย่างฐานข้อมูล MS Access จากฐานข้อมูล 'ติดต่อ'

ขั้นตอน 1) คลิกที่ 'modMapping'

ผลลัพธ์:

สรุป

• Microsoft การเข้าถึงคือก ระบบจัดการฐานข้อมูล ที่นำเสนอโดย Microsoft.
• ช่วยให้คุณสร้างตาราง แบบสอบถาม แบบฟอร์ม และรายงาน และเชื่อมต่อด้วยความช่วยเหลือของมาโคร
• MS-Access จะทำให้คุณเชื่อมโยงกับข้อมูลในตำแหน่งที่มีอยู่ และใช้สำหรับการดู อัปเดต สอบถาม และรายงาน
• การเข้าถึงประกอบด้วย สี่วัตถุฐานข้อมูลหลัก: ตาราง ข้อความค้นหา แบบฟอร์ม และรายงาน
• มี สองทาง ไปยัง สร้างฐานข้อมูลใน SQL Access:
• สร้างฐานข้อมูลจาก แบบ
• สร้าง ฐานข้อมูลเปล่า
• มี สองทาง ไปยัง สร้างฐานข้อมูลใน MS Access
• สร้างตารางจาก มุมมองการออกแบบ
• สร้างตารางจาก มุมมองแผ่นข้อมูล
• คุณสามารถสลับระหว่างแผ่นข้อมูลและมุมมองการออกแบบได้เพียงคลิกปุ่ม 'มุมมอง' ที่มุมซ้ายบนของโปรแกรม Access
• สามารถสร้างแบบฟอร์มได้โดยใช้ตัวช่วยสร้างแบบฟอร์ม แบบฟอร์ม หลายรายการ แบบฟอร์มแยก
• มาโครในฐานข้อมูล MS Access เป็นคุณสมบัติที่ช่วยประหยัดเวลาซึ่งช่วยให้คุณสามารถเพิ่มฟังก์ชันการทำงานหรือทำงานง่ายๆ โดยอัตโนมัติได้
• รายงานคือออบเจ็กต์ใน MS Access ที่ได้รับการออกแบบมาเพื่อการจัดรูปแบบ การคำนวณ และการพิมพ์ข้อมูลที่เลือกในลักษณะที่มีการจัดระเบียบ
• โมดูลคือชุดของฟังก์ชัน การประกาศ คำสั่ง และขั้นตอนที่ผู้ใช้กำหนดซึ่งจัดเก็บไว้ด้วยกันเป็นหน่วย

ตรวจสอบด้วย: - วิธีเขียนมาโครใน Excel: บทช่วยสอนแมโคร - คืออะไร & ใช้