การประมาณต้นทุนโครงการและงบประมาณในการจัดการโครงการ

สามารถประมาณต้นทุนของโครงการได้จากแหล่งที่มาของกระบวนการต่างๆ (ตัวอย่างด้านล่าง)

• การสร้างโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS)
• พัฒนากำหนดการ
• วางแผนทรัพยากรบุคคล
• การระบุความเสี่ยง

ปัจจัยการผลิตของการจัดการต้นทุนประกอบด้วย

• แผนการจัดการโครงการ
• กฎบัตรโครงการ
• ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ในขณะที่ผลลัพธ์ของสิ่งนี้ก็คือ

• แผนการจัดการต้นทุน

การสร้างการประมาณค่าและการคิดต้นทุนสำหรับโครงการเป็นส่วนสำคัญอย่างยิ่งของสิ่งใดๆ การบริหารจัดการโครงการ- มีการพิจารณาสิ่งต่างๆ มากมายในขณะคำนวณงบประมาณสำหรับโครงการ เช่น ค่าแรง การจัดหาอุปกรณ์ที่จำเป็น ต้นทุนวัสดุ เป็นต้น

การประมาณต้นทุนโครงการคืออะไร?

การประมาณต้นทุนโครงการหมายถึงกระบวนการประมาณค่าใช้จ่ายทั้งหมดของโครงการ ความแม่นยำในการประมาณต้นทุนและจัดทำงบประมาณ การบริหารจัดการโครงการ ขึ้นอยู่กับความแม่นยำและรายละเอียดของขอบเขตของโครงการ ซึ่งเป็นขอบเขตพื้นฐาน ขอบเขตจะกำหนดข้อจำกัดต่างๆ เช่น วันที่ ทรัพยากร หรืองบประมาณ ทะเบียนความเสี่ยงจะช่วยคำนวณประเภทของต้นทุนโดยประมาณ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเบื้องหลังการดำเนินการฉุกเฉิน และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเพื่อรับมือกับความเสี่ยง

ในการประมาณต้นทุนของโครงการ คุณต้องจัดหมวดหมู่ต้นทุนประเภทต่างๆ ออกเป็นหมวดหมู่ต่างๆ เช่น

• ค่าแรง
• ค่าอุปกรณ์
• ต้นทุนวัสดุสิ้นเปลือง
• ค่าเดินทาง
• ค่าอบรม
• ต้นทุนค่าโสหุ้ย ฯลฯ

เทคนิคที่ใช้ในการประมาณต้นทุนโครงการ

มีเทคนิคบางอย่างที่ใช้ในการประมาณต้นทุนโครงการ เช่น การตัดสินโดยผู้เชี่ยวชาญ การประมาณค่าสามจุด การวิเคราะห์กำลังสำรอง และต้นทุนด้านคุณภาพ

อย่างไรก็ตาม ในการประมาณต้นทุนโครงการ อย่างเป็นทางการมีวิธีการ (เทคนิค) หลักบางประการที่ใช้ดังนี้

การประมาณค่าแบบอะนาล็อก

เทคนิคการประมาณนี้ขึ้นอยู่กับการตัดสินของผู้เชี่ยวชาญและข้อมูลจากโครงการก่อนหน้าที่คล้ายกัน ในกรณีที่ต้นทุนโครงการที่คล้ายกันที่ทำก่อนหน้านี้จะพิจารณาบวกหรือลบ 20% สำหรับโครงการที่มีอยู่

การประมาณค่าแบบพาราเมตริก

ข้อมูลหรือบันทึกในอดีตใช้เพื่อประมาณการต้นทุนสำหรับโครงการปัจจุบัน

การประมาณค่าจากล่างขึ้นบน

เมื่อคุณกำหนดขอบเขตของโครงการแล้ว ก็จะเป็นรูปแบบเทคนิคที่น่าเชื่อถือที่สุด ในเทคนิคนี้ ตาม WBS คุณจะประเมินต้นทุนสำหรับทรัพยากรหรือการส่งมอบแต่ละรายการ

ในทำนองเดียวกันยังมีวิธีการอื่นๆ (เทคนิค) ที่อาจเป็นประโยชน์ในการประมาณต้นทุน เช่น การประมาณ PERT การวิเคราะห์การเสนอราคาของผู้ขาย เป็นต้น

การวางแผนงบประมาณโครงการ

วัตถุประสงค์หลักของกิจกรรมนี้คือการจัดสรรและอนุมัติทรัพยากรทางการเงินที่จำเป็นในการดำเนินโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ ผลลัพธ์หลักสำหรับการกำหนดงบประมาณ ได้แก่ เกณฑ์ประสิทธิภาพต้นทุน ไม่เพียงแต่ระบุต้นทุนที่จะเกิดขึ้นเท่านั้น แต่ยังระบุด้วยว่าจะเกิดขึ้นเมื่อใด อินพุตสำหรับการกำหนดงบประมาณ ได้แก่ วิธีการจัดทำงบประมาณการจัดการโครงการดังต่อไปนี้:

• การประมาณการต้นทุนกิจกรรม
• พื้นฐานสำหรับการประมาณการ
• ขอบเขตพื้นฐาน
• ตารางโปรเจ็ค
• ปฏิทินทรัพยากร
• สัญญา
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ผลลัพธ์ของกระบวนการนี้คือ

• พื้นฐานประสิทธิภาพต้นทุน
• ข้อกำหนดด้านเงินทุนสำหรับโครงการ
• อัพเดตเอกสารโครงการ

การจัดทำงบประมาณโครงการจะดำเนินการควบคู่ไปกับกระบวนการจัดกำหนดการโครงการ มันขึ้นอยู่กับองค์ประกอบสามประการอย่างมาก -

• การประมาณราคา
• ระยะเวลาของงาน
• ทรัพยากรที่ได้รับการจัดสรร

ในระหว่างการจัดทำงบประมาณและการคิดต้นทุนโครงการ ผู้จัดการโครงการจะสื่อสารกับบุคคลต่างๆ ที่รับผิดชอบในการจัดการความพยายามในการทำงานตลอดจนประมาณต้นทุนของโครงการ

เขาจะใช้โอกาสของโครงการต่างๆ เช่น โครงสร้างการแบ่งงานของโครงการ การประมาณการต้นทุน ข้อมูลและบันทึกในอดีต ข้อมูลทรัพยากร และนโยบาย

หากไม่มีการประเมินความเสี่ยง กระบวนการจัดทำงบประมาณจะไม่เสร็จสมบูรณ์ กระบวนการประเมินความเสี่ยงจะพิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น การขาดแคลนเวลา ความพร้อมของทรัพยากร ประสบการณ์ของทีมพัฒนา เทคโนโลยีที่ใช้ ฯลฯ การประเมินความเสี่ยงอาจมีจำนวนระหว่าง 25 ถึง 30 เปอร์เซ็นต์ของต้นทุนโครงการโดยรวม

แผนการจัดการคุณภาพโครงการ

กลุ่มกระบวนการบริหารคุณภาพประกอบด้วย 3 กระบวนการ คือ

แผนคุณภาพ

กระบวนการวางแผนคุณภาพเกี่ยวข้องกับการระบุว่าคุณภาพมาตรฐานใดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ และวิธีการปฏิบัติตาม นอกจากนี้ยังรวมถึงการระบุตัวชี้วัดคุณภาพและการวัดมาตรฐานสำหรับกระบวนการโครงการ ข้อกำหนดการปฏิบัติตามกฎระเบียบ การทำงานของผลิตภัณฑ์ เอกสารประกอบ ฯลฯ

ข้อมูลนำเข้าของการจัดการคุณภาพแผนประกอบด้วย

• แผนการจัดการโครงการ
• ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• ทะเบียนความเสี่ยง
• เอกสารข้อกำหนด
• ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ผลลัพธ์สำหรับการจัดการคุณภาพคือ

• แผนการจัดการคุณภาพ
• แผนการปรับปรุงกระบวนการ
• เมตริกคุณภาพ
• รายการตรวจสอบคุณภาพ
• อัพเดตเอกสารโครงการ

ระบบประกันคุณภาพ

ขั้นตอนนี้ประกอบด้วยสองกิจกรรมหลัก ขั้นแรกคือการวิเคราะห์คุณภาพของโครงการและปรับปรุงคุณภาพของโครงการ เป็นกระบวนการตรวจสอบข้อกำหนดด้านคุณภาพและผลลัพธ์จากการวัดการควบคุมคุณภาพเพื่อให้มั่นใจว่ามาตรฐานคุณภาพจะคงอยู่ตลอดกระบวนการ ข้อมูลนำเข้านี้จะเหมือนกับผลลัพธ์ของการจัดการคุณภาพแผนในขณะที่

ผลลัพธ์ของกระบวนการนี้จะเป็น

• คำขอเปลี่ยนแปลง
• แผนการจัดการโครงการ
• อัพเดตเอกสารโครงการ
• การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ควบคุมคุณภาพ

ซึ่งจะดำเนินการเพื่อควบคุมคุณภาพตลอดวงจรชีวิตของโครงการ กำหนดว่ามาตรฐานคุณภาพสามารถปฏิบัติตามมาตรฐานคุณภาพที่กำหนดไว้ได้อย่างไร ผลลัพธ์ของ ระบบประกันคุณภาพ จะเป็นอินพุตสำหรับการควบคุมคุณภาพ ในขณะที่ผลผลิตจะ

• การวัดการควบคุมคุณภาพ
• ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลง
• การส่งมอบที่ได้รับการยืนยัน
• ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
• คำขอเปลี่ยนแปลง
• แผนการจัดการโครงการ
• อัพเดตเอกสารโครงการ
• การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

โครงการการจัดการทรัพยากรมนุษย์

การจัดการทรัพยากรบุคคลรวมถึงกระบวนการจัดระเบียบ การจัดการ และการนำทีมโครงการ ประกอบด้วยบุคคลที่มีบทบาทและหน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินโครงการให้แล้วเสร็จ ฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคลจะจัดการกับกระบวนการสี่กระบวนการ

พัฒนาแผนทรัพยากรบุคคล

ขั้นตอนนี้กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของโครงการ แผนผังองค์กรของโครงการ และแผนการจัดการพนักงาน

ข้อมูลสำหรับพินัยกรรมนี้

• แผนการจัดการโครงการ
• ข้อกำหนดทรัพยากรกิจกรรม
• ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ผลลัพธ์สำหรับสิ่งนี้จะเป็น

• แผนการจัดการทรัพยากรมนุษย์

รับทีมงานโครงการ

ขั้นตอนนี้เป็นการยืนยันความพร้อมของทรัพยากรบุคคลและการได้มาซึ่งทีมงานที่จำเป็นในการดำเนินกิจกรรมโครงการให้เสร็จสิ้น อินพุตสำหรับสเตจนี้จะเป็นเอาต์พุตจากขั้นตอนก่อนหน้า ในขณะที่ผลลัพธ์ของขั้นตอนนี้ก็คงจะเป็น

• การมอบหมายงานเจ้าหน้าที่โครงการ
• ปฏิทินทรัพยากร
• การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ

พัฒนาทีมงานโครงการ

ในขั้นตอนนี้ จุดมุ่งเน้นคือการปรับปรุงประสิทธิภาพของทีม ปฏิสัมพันธ์ของสมาชิกในทีม และการเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมของทีมและประสิทธิภาพของโครงการ อินพุตสำหรับสเตจนี้จะเป็นเอาต์พุตจากขั้นตอนก่อนหน้า ในขณะที่ผลลัพธ์สำหรับขั้นตอนนี้จะเป็น

• การประเมินผลการปฏิบัติงานของทีม
• การอัปเดตปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร

จัดการทีมงานโครงการ

กระบวนการนี้รวมถึงการติดตามประสิทธิภาพของสมาชิกในทีม การแก้ไขปัญหา ให้ข้อเสนอแนะ และการจัดการทีมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของโครงการ อินพุตสำหรับสเตจนี้จะเป็นเอาต์พุตจากขั้นตอนก่อนหน้า ในขณะที่ผลลัพธ์สำหรับขั้นตอนนี้จะเป็น

• คำขอเปลี่ยนแปลง
• การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
• อัพเดตเอกสารโครงการ
• การอัปเดตปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
• การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

การจัดการการสื่อสารโครงการ

ในที่นี้ การสื่อสารโครงการไม่ได้หมายถึงการมีปฏิสัมพันธ์ทางวาจาระหว่างกัน แต่เป็นการส่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการอย่างมีประสิทธิภาพกับทีมงานโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้จัดการโครงการ ฯลฯ ควรกล่าวถึงการดำเนินการและการประเมินความเสี่ยง แผนโครงการ การจัดการการประชุมและการดำเนินการ การทบทวนและการเดิน -ผ่าน ฯลฯ

ส่วนนี้ครอบคลุมห้าส่วนหลัก

การสื่อสารกับผู้มีส่วนได้เสีย

เป็นกระบวนการพัฒนาแนวทางในการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างมีประสิทธิภาพและเข้าใจความต้องการของพวกเขา อินพุตสำหรับสิ่งนี้จะเป็น

• แผนการจัดการโครงการ
• ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ในขณะที่ผลลัพธ์นี้จะเป็น

• แผนการจัดการการสื่อสาร
• อัพเดตเอกสารโครงการ

จัดการการสื่อสาร

เป็นกระบวนการจัดเก็บ แจกจ่าย รวบรวม และเรียกค้นข้อมูลโครงการตามแผนการสื่อสาร ข้อมูลเข้าของขั้นตอนนี้จะเป็น

• ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
• รายงานผลการปฏิบัติงาน
• แผนการจัดการการสื่อสาร

ในขณะที่ผลลัพธ์ก็จะเป็น

• การสื่อสารโครงการ
• การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
• อัพเดตเอกสารโครงการ
• การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ควบคุมการสื่อสาร

เป็นกระบวนการควบคุมและติดตามการสื่อสารตลอดวงจรชีวิตของโครงการ อินพุตสำหรับขั้นตอนนี้จะเป็น

• แผนการจัดการโครงการ
• การสื่อสารโครงการ
• บันทึกปัญหา
• ข้อมูลประสิทธิภาพการทำงาน
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ในขณะที่ผลลัพธ์ของขั้นตอนนี้ก็คงจะเป็น

• ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
• เปลี่ยนแปลงคำขอ
• การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
• อัพเดตเอกสารโครงการ
• การอัปเดตกระบวนการขององค์กร

สรุป

การจัดการต้นทุนเป็นกระบวนการในการวางแผนและควบคุมต้นทุนโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ การจัดทำงบประมาณต้นทุนในการจัดการโครงการช่วยให้คุณสามารถบันทึกและติดตามค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นหลังโครงการ

หากต้องการดูว่าโปรเจ็กต์ของคุณเสร็จสมบูรณ์ตามไทม์ไลน์และงบประมาณที่กำหนด เราจะดูว่าปัจจัยเสี่ยงใดบ้างที่ต้องแก้ไขในบทช่วยสอนถัดไป

การประมาณต้นทุนโครงการและการจัดทำงบประมาณหมายถึงกระบวนการประมาณค่าใช้จ่ายทั้งหมดของโครงการ