การประมาณต้นทุนโครงการและงบประมาณในการจัดการโครงการ

การจัดการต้นทุนโครงการ

การจัดการต้นทุนโครงการ การวางแผนโครงการ หมายถึง กระบวนการวางแผนและควบคุมต้นทุนและงบประมาณของโครงการอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล โดยจะกำหนดต้นทุนที่จำเป็นสำหรับแต่ละส่วนงานของโครงการ ซึ่งรวมถึงหน้าที่ต่างๆ ของการบริหารโครงการ เช่น การประมาณการ การควบคุมงาน การเก็บรวบรวมข้อมูลภาคสนาม การกำหนดตารางเวลา การบัญชี การออกแบบ และอื่นๆ

สามารถประเมินต้นทุนของโครงการได้จากแหล่งข้อมูลกระบวนการต่างๆ (ตัวอย่างด้านล่าง):

• การสร้างโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS)
• พัฒนากำหนดการ
• วางแผนทรัพยากรบุคคล
• การระบุความเสี่ยง

ปัจจัยนำเข้าของการบริหารต้นทุนประกอบด้วย:

• แผนการจัดการโครงการ
• กฎบัตรโครงการ
• ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ในขณะที่ผลลัพธ์ของสิ่งนี้คือ:

• แผนการจัดการต้นทุน

การจัดทำประมาณการและต้นทุนสำหรับโครงการเป็นส่วนสำคัญอย่างยิ่งของทุกโครงการ การบริหารจัดการโครงการในการคำนวณงบประมาณสำหรับโครงการหนึ่งๆ จะต้องพิจารณาหลายสิ่งหลายอย่าง เช่น ค่าแรง ค่าจัดซื้ออุปกรณ์ที่จำเป็น ค่าวัสดุ และอื่นๆ อีกมากมาย

การประมาณต้นทุนโครงการคืออะไร?

การประมาณต้นทุนโครงการหมายถึงกระบวนการประมาณค่าใช้จ่ายทั้งหมดของโครงการ ความแม่นยำในการประมาณต้นทุนและจัดทำงบประมาณ การบริหารจัดการโครงการ ขึ้นอยู่กับความถูกต้องและรายละเอียดของขอบเขตโครงการ ซึ่งก็คือขอบเขตพื้นฐาน ขอบเขตจะกำหนดข้อจำกัดต่างๆ เช่น วันที่ ทรัพยากร หรืองบประมาณ ทะเบียนความเสี่ยงจะช่วยในการคำนวณประมาณการค่าใช้จ่าย ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากแผนฉุกเฉิน และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเพื่อรับมือกับความเสี่ยง

ในการประเมินต้นทุนของโครงการ คุณต้องจำแนกประเภทต้นทุนต่างๆ ออกเป็นหมวดหมู่ เช่น:

• ค่าแรง
• ค่าอุปกรณ์
• ต้นทุนวัสดุสิ้นเปลือง
• ค่าเดินทาง
• ค่าอบรม
• ต้นทุนค่าโสหุ้ย ฯลฯ

เทคนิคที่ใช้ในการประมาณต้นทุนโครงการ

มีเทคนิคหลายอย่างที่ใช้ในการประเมินต้นทุนโครงการ เช่น การประเมินโดยผู้เชี่ยวชาญ การประเมินแบบสามจุด การวิเคราะห์เงินสำรอง และต้นทุนด้านคุณภาพ

อย่างไรก็ตาม ในการประมาณการต้นทุนโครงการอย่างเป็นทางการ มีวิธีการ (เทคนิค) หลักๆ อยู่ไม่กี่วิธี ดังต่อไปนี้:

การประมาณค่าแบบอะนาล็อก

เทคนิคการประมาณการนี้อิงตามการตัดสินใจของผู้เชี่ยวชาญและข้อมูลจากโครงการที่คล้ายคลึงกันในอดีต โดยนำต้นทุนของโครงการที่คล้ายคลึงกันที่เคยทำมาก่อนมาพิจารณา และปรับเพิ่มหรือลดได้ไม่เกิน 20% สำหรับโครงการปัจจุบัน

การประมาณค่าแบบพาราเมตริก

ข้อมูลหรือบันทึกในอดีตถูกนำมาใช้เพื่อประเมินต้นทุนสำหรับโครงการปัจจุบัน

การประมาณค่าจากล่างขึ้นบน

เมื่อคุณกำหนดขอบเขตของโครงการแล้ว นี่คือเทคนิคที่น่าเชื่อถือที่สุด ในเทคนิคนี้ คุณจะประมาณการต้นทุนสำหรับทรัพยากรหรือผลลัพธ์แต่ละรายการโดยอิงจาก WBS (Work Breakdown Structure)

ในทำนองเดียวกัน ยังมีวิธีการ (เทคนิค) อื่นๆ ที่อาจเป็นประโยชน์สำหรับการประมาณต้นทุน เช่น การประมาณต้นทุนด้วยวิธี PERT การวิเคราะห์ข้อเสนอราคาจากผู้ขาย และอื่นๆ อีกมากมาย

การวางแผนงบประมาณโครงการ

วัตถุประสงค์หลักของกิจกรรมนี้คือการจัดสรรและอนุมัติงบประมาณที่จำเป็นในการดำเนินโครงการให้แล้วเสร็จ ผลลัพธ์หลักในการกำหนดงบประมาณประกอบด้วยแผนงานพื้นฐานด้านต้นทุนและประสิทธิภาพ ซึ่งไม่เพียงแต่ระบุว่าจะมีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง แต่ยังระบุด้วยว่าจะมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นเมื่อใด ข้อมูลนำเข้าสำหรับการกำหนดงบประมาณประกอบด้วยวิธีการจัดทำงบประมาณการบริหารโครงการดังต่อไปนี้:

• การประมาณการต้นทุนกิจกรรม
• พื้นฐานสำหรับการประมาณการ
• ขอบเขตพื้นฐาน
• ตารางโปรเจ็ค
• ปฏิทินทรัพยากร
• กับtracts
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ผลลัพธ์ของกระบวนการนี้คือ:

• พื้นฐานประสิทธิภาพต้นทุน
• ข้อกำหนดด้านเงินทุนสำหรับโครงการ
• อัพเดตเอกสารโครงการ

การจัดทำงบประมาณโครงการจะดำเนินการควบคู่ไปกับกระบวนการกำหนดตารางเวลาโครงการ โดยขึ้นอยู่กับองค์ประกอบสามส่วนหลักดังนี้:

• การประมาณราคา
• ระยะเวลาของงาน
• ทรัพยากรที่ได้รับการจัดสรร

ในขั้นตอนการจัดทำงบประมาณและต้นทุนโครงการ ผู้จัดการโครงการจะติดต่อสื่อสารกับบุคคลต่างๆ ที่รับผิดชอบในการบริหารจัดการงาน รวมถึงการประมาณการต้นทุนโครงการ

บุคคลนั้นจะใช้ข้อมูลเชิงโครงการต่างๆ เช่น โครงสร้างการแบ่งงานของโครงการ การประมาณการต้นทุน ข้อมูลและบันทึกในอดีต ข้อมูลทรัพยากร และนโยบายต่างๆ

หากไม่มีการประเมินความเสี่ยง กระบวนการจัดทำงบประมาณก็จะไม่เสร็จสมบูรณ์ การประเมินความเสี่ยงจะพิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น การขาดแคลนเวลา ความพร้อมของทรัพยากร ประสบการณ์ของทีมพัฒนา เทคโนโลยีที่ใช้ และอื่นๆ การประเมินความเสี่ยงอาจมีค่าใช้จ่ายระหว่าง 25 ถึง 30 เปอร์เซ็นต์ของต้นทุนโครงการโดยรวม

แผนการจัดการคุณภาพโครงการ

กลุ่มกระบวนการจัดการคุณภาพประกอบด้วยสามกระบวนการ

แผนคุณภาพ

กระบวนการวางแผนคุณภาพเกี่ยวข้องกับการระบุว่ามาตรฐานคุณภาพใดมีความเกี่ยวข้องกับโครงการและวิธีการปฏิบัติตามมาตรฐานเหล่านั้น นอกจากนี้ยังรวมถึงการระบุตัวชี้วัดคุณภาพและมาตรวัดมาตรฐานสำหรับกระบวนการของโครงการ ข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ฟังก์ชันการทำงานของผลิตภัณฑ์ เอกสารประกอบ และอื่นๆ อีกมากมาย

ปัจจัยนำเข้าของการจัดการคุณภาพแผนงานประกอบด้วย:

• แผนการจัดการโครงการ
• ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• ทะเบียนความเสี่ยง
• เอกสารข้อกำหนด
• ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ผลลัพธ์ของการจัดการคุณภาพคือ:

• แผนการจัดการคุณภาพ
• แผนการปรับปรุงกระบวนการ
• เมตริกคุณภาพ
• รายการตรวจสอบคุณภาพ
• อัพเดตเอกสารโครงการ

การประกันคุณภาพ

ขั้นตอนนี้ประกอบด้วยกิจกรรมหลักสองอย่าง คือ อย่างแรก การวิเคราะห์คุณภาพโครงการ และอย่างที่สอง การปรับปรุงคุณภาพโครงการ เป็นกระบวนการตรวจสอบข้อกำหนดด้านคุณภาพและผลลัพธ์จากการวัดควบคุมคุณภาพเพื่อให้มั่นใจว่ามาตรฐานคุณภาพได้รับการรักษาไว้ตลอดกระบวนการ ข้อมูลนำเข้าสำหรับขั้นตอนนี้จะเหมือนกับข้อมูลส่งออกของการจัดการคุณภาพตามแผน

ผลลัพธ์ของกระบวนการนี้จะเป็น:

• คำขอเปลี่ยนแปลง
• แผนการจัดการโครงการ
• อัพเดตเอกสารโครงการ
• การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

การควบคุมคุณภาพ

กระบวนการนี้จะดำเนินการเพื่อควบคุมคุณภาพตลอดวงจรชีวิตของโครงการ โดยจะกำหนดว่ามาตรฐานคุณภาพสามารถสอดคล้องกับมาตรฐานคุณภาพที่กำหนดไว้ได้อย่างไร ผลลัพธ์ของ การประกันคุณภาพ จะเป็นข้อมูลป้อนเข้าสำหรับการควบคุมคุณภาพ

ในขณะที่ผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นดังนี้:

• การวัดการควบคุมคุณภาพ
• ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลง
• การส่งมอบที่ได้รับการยืนยัน
• ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
• คำขอเปลี่ยนแปลง
• แผนการจัดการโครงการ
• อัพเดตเอกสารโครงการ
• การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

โครงการการจัดการทรัพยากรมนุษย์

การบริหารทรัพยากรบุคคลครอบคลุมกระบวนการจัดระเบียบ บริหารจัดการ และนำทีมงานโครงการ ประกอบด้วยบุคคลที่ได้รับมอบหมายบทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบในการดำเนินโครงการให้สำเร็จ การบริหารทรัพยากรบุคคลจะเกี่ยวข้องกับกระบวนการสี่ประการ

พัฒนาแผนทรัพยากรบุคคล

ขั้นตอนนี้เป็นการกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของโครงการ แผนผังองค์กรของโครงการ และแผนการบริหารจัดการบุคลากร

ข้อมูลป้อนเข้าสำหรับสิ่งนี้คือ:

• แผนการจัดการโครงการ
• ข้อกำหนดทรัพยากรกิจกรรม
• ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นดังนี้:

• แผนการจัดการทรัพยากรมนุษย์

รับทีมงานโครงการ

ขั้นตอนนี้เป็นการยืนยันความพร้อมของทรัพยากรบุคคลและการจัดหาทีมงานที่จำเป็นต่อการดำเนินกิจกรรมโครงการ ข้อมูลนำเข้าสำหรับขั้นตอนนี้คือผลลัพธ์จากขั้นตอนก่อนหน้า ผลลัพธ์ของขั้นตอนนี้คือ:

• การมอบหมายงานเจ้าหน้าที่โครงการ
• ปฏิทินทรัพยากร
• การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ

พัฒนาทีมงานโครงการ

ในขั้นตอนนี้ มุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงประสิทธิภาพของทีม ปฏิสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกในทีม และการยกระดับประสิทธิภาพโดยรวมของทีมและโครงการ ข้อมูลนำเข้าสำหรับขั้นตอนนี้คือผลลัพธ์จากขั้นตอนก่อนหน้า ผลลัพธ์สำหรับขั้นตอนนี้คือ:

• การประเมินผลการปฏิบัติงานของทีม
• การอัปเดตปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร

จัดการทีมงานโครงการ

กระบวนการนี้ประกอบด้วย tracการประเมินผลการปฏิบัติงานของสมาชิกในทีม การแก้ไขปัญหา การให้ข้อเสนอแนะ และการบริหารทีมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของโครงการ ข้อมูลนำเข้าสำหรับขั้นตอนนี้คือผลลัพธ์จากขั้นตอนก่อนหน้า ผลลัพธ์สำหรับขั้นตอนนี้คือ:

• คำขอเปลี่ยนแปลง
• การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
• อัพเดตเอกสารโครงการ
• การอัปเดตปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
• การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

การจัดการการสื่อสารโครงการ

ในที่นี้ การสื่อสารในโครงการไม่ได้หมายถึงการโต้ตอบกันด้วยวาจา แต่หมายถึง... transmitการสื่อสารข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการอย่างมีประสิทธิภาพกับทีมงานโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้จัดการโครงการ และบุคคลอื่นๆ โดยควรครอบคลุมถึงการดำเนินการและการประเมินความเสี่ยง แผนโครงการ การจัดการและการดำเนินการประชุม การตรวจสอบและติดตามความคืบหน้า และอื่นๆ

ส่วนนี้ครอบคลุมหัวข้อสำคัญดังต่อไปนี้:

การสื่อสารกับผู้มีส่วนได้เสีย

มันคือกระบวนการพัฒนาping แนวทางในการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างมีประสิทธิภาพและเข้าใจความต้องการของพวกเขา ข้อมูลป้อนเข้าสำหรับแนวทางนี้ได้แก่:

• แผนการจัดการโครงการ
• ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

โดยผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นดังนี้:

• แผนการจัดการการสื่อสาร
• อัพเดตเอกสารโครงการ

จัดการการสื่อสาร

เป็นกระบวนการจัดเก็บ แจกจ่าย รวบรวม และเรียกใช้ข้อมูลโครงการตามแผนการสื่อสาร โดยข้อมูลที่ป้อนเข้าในขั้นตอนนี้ได้แก่:

• ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
• รายงานผลการปฏิบัติงาน
• แผนการจัดการการสื่อสาร

ในขณะที่ผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นดังนี้:

• การสื่อสารโครงการ
• การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
• อัพเดตเอกสารโครงการ
• การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ควบคุมการสื่อสาร

เป็นกระบวนการควบคุมและตรวจสอบการสื่อสารตลอดวงจรชีวิตของโครงการทั้งหมด ข้อมูลป้อนเข้าสำหรับขั้นตอนนี้ได้แก่:

• แผนการจัดการโครงการ
• การสื่อสารโครงการ
• บันทึกปัญหา
• ข้อมูลประสิทธิภาพการทำงาน
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ผลลัพธ์ของขั้นตอนนี้จะเป็นดังนี้:

• ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
• เปลี่ยนแปลงคำขอ
• การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
• อัพเดตเอกสารโครงการ
• การอัปเดตกระบวนการขององค์กร

คำถามที่พบบ่อย