วัตถุประสงค์ของการบริหารโครงการคืออะไร?

ก่อนที่เราจะเรียนรู้เกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการบริหารโครงการ เรามาทำความเข้าใจพื้นฐานกันก่อนดีกว่า

โครงการคืออะไร?

โครงการคือความพยายามชั่วคราวที่ดำเนินการเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์ บริการ หรือผลลัพธ์ที่ไม่ซ้ำใคร โครงการถูกนิยามว่าเป็นชั่วคราวเพราะมีช่วงเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดที่กำหนดไว้ และโครงการมีความเป็นเอกลักษณ์เพราะมีชุดการดำเนินงานเฉพาะที่ออกแบบมาเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

ลักษณะเบื้องต้นของโครงการคือ:

• มันมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดที่ชัดเจน
• เมื่อถึงจุดสิ้นสุด โครงการก็ถือว่าจบลง
• มันกำลังพยายามที่จะสร้างสิ่งใหม่ขึ้นมา
• โครงการต้องตอบสนองความต้องการของลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การจัดการโครงการคืออะไร?

การบริหารจัดการโครงการ การบริหารโครงการเป็นศาสตร์แห่งการวางแผน การจัดการ การสร้างแรงจูงใจ และการควบคุมทรัพยากรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของโครงการที่กำหนดไว้ วัตถุประสงค์หลักของการบริหารโครงการคือการบรรลุเป้าหมายและตัวชี้วัดของโครงการไปพร้อมๆ กับการรักษามาตรฐานการดำเนินงานping โดยคำนึงถึงขอบเขตของโครงการ ระยะเวลา คุณภาพ และต้นทุน ช่วยให้การทำงานของโครงการราบรื่นด้วยการทำงานร่วมกันเป็นทีมในโครงการเดียว

การบริหารจัดการโครงการ จริงๆ แล้วเริ่มขึ้นในต้นปี 1950 ความจำเป็นในการจัดการโครงการเกิดขึ้นหลังจากการสังเกตประโยชน์ของการจัดระเบียบงานภายในโครงการ และความจำเป็นที่สำคัญในการประสานงานระหว่างแผนกและผู้เชี่ยวชาญต่างๆ

การบริหารโครงการส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับ 10 ด้านหลักๆ ดังนี้:

• บูรณาการ
• ราคา
• ทรัพยากรมนุษย์
• การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• ขอบเขต
• คุณภาพ
• คมนาคม
• เวลา
• จัดซื้อจัดจ้าง
• การบริหารความเสี่ยง

เหตุใดการบริหารโครงการจึงมีความสำคัญ?

การบริหารโครงการมีความสำคัญเพราะช่วยสร้างโครงสร้างและความแน่นอนให้กับงานที่อาจจะวุ่นวายหากไม่มีแนวทางที่ชัดเจน โครงการอาจเสี่ยงต่อการพลาดกำหนดส่งงาน งบประมาณบานปลาย และความรับผิดชอบที่ไม่ชัดเจน กระบวนการที่เป็นระบบระเบียบจะช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกันว่าต้องส่งมอบอะไร เมื่อไหร่ และด้วยงบประมาณเท่าใด

เหตุผลสำคัญที่ทำให้การบริหารโครงการมีความสำคัญ ได้แก่:

• ทิศทางที่ชัดเจน: เอกสารนี้กำหนดเป้าหมาย ขอบเขต และเกณฑ์ความสำเร็จ เพื่อให้ทีมทราบอย่างชัดเจนว่าต้องสร้างอะไร
• การใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น: ระบบนี้จัดสรรบุคลากร งบประมาณ และเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยลดความสิ้นเปลือง
• การควบคุมความเสี่ยง: มีการระบุความเสี่ยงตั้งแต่เนิ่นๆ และจัดการความเสี่ยงเหล่านั้นก่อนที่จะคุกคามโครงการ
• ความเชื่อมั่นของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: การสื่อสารอย่างสม่ำเสมอช่วยให้ลูกค้าและผู้สนับสนุนได้รับทราบข้อมูลและมีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่อง
• คุณภาพสม่ำเสมอ: กระบวนการที่เป็นมาตรฐานช่วยให้ได้ผลลัพธ์ที่ตรงตามความต้องการทุกครั้ง

วัตถุประสงค์ของการบริหารโครงการ

ขณะเตรียมโครงการ คุณควรพิจารณาแง่มุมเหล่านี้ ซึ่งจะช่วยให้เข้าใจกระบวนการทั้งหมดได้ดียิ่งขึ้น

ต่อไปนี้คือวัตถุประสงค์หลักของการบริหารจัดการโครงการซอฟต์แวร์:

• โครงการเหมาะสมกับองค์กรอย่างไร?
• โครงการจะพัฒนาไปตามกาลเวลาอย่างไร?
• ทักษะใดบ้างที่จำเป็นในการจัดการโครงการให้ประสบความสำเร็จ?
• การพัฒนาและการนำขั้นตอนไปใช้
• แนวทางการสื่อสาร การทำงานร่วมกัน และประสิทธิผลที่มีประสิทธิภาพ
• บรรลุเป้าหมายโครงการภายในเวลาโดยประมาณด้วยคุณภาพสูง
• จัดสรรและเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของโครงการ
• ตอบสนองความต้องการและข้อกำหนดเฉพาะของลูกค้า

วิธีการจัดการโครงการ

ต่อไปนี้เป็นวิธีการต่างๆ สำหรับการจัดการโครงการ:

1. Prince2
2. คล่องแคล่ว
3. Six Sigma
4. การทะเลาะกัน
5. Kanban
6. ยัน
7. น้ำตก

เราจะมาดูแต่ละประเด็นเหล่านี้ในส่วนต่อไปของบทเรียนนี้ มีเครื่องมือต่างๆ มากมายให้เลือกใช้ tracวางแผนและวัดผลการดำเนินงานของโครงการระหว่างดำเนินโครงการ ซึ่งรวมถึงแผนภูมิ Gantt, แผนภูมิ PERT และโครงสร้างการแบ่งงาน (Work Breakdown Structure)

คำถามที่พบบ่อย