วิธีการสร้างกลุ่มบัญชีผู้ขายใน SAP FICO

ก่อนที่จะสร้างผู้ขายรายใดรายหนึ่งได้ SAP จำเป็นต้องทราบว่าเป็นผู้ขายประเภทใด การจำแนกประเภทนั้นคือกลุ่มบัญชี และจะตั้งค่าเพียงครั้งเดียวในขั้นตอนการปรับแต่ง

กลุ่มบัญชีผู้ขาย (Vendor Account Group) คืออะไรใน SAP?

กลุ่มบัญชีผู้ขายเป็นวัตถุการปรับแต่งที่ใช้จัดประเภทระเบียนข้อมูลหลักของผู้ขายซึ่งใช้ในระบบจัดซื้อและ การบัญชีและยังควบคุมวิธีการสร้างบันทึกเหล่านั้นด้วย ผู้ขายแต่ละรายจะถูกกำหนดให้สังกัดกลุ่มบัญชีเพียงกลุ่มเดียวในขณะสร้างบัญชี และการกำหนดนั้นไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างอิสระในภายหลัง

กลุ่มบัญชีผู้ใช้ควบคุมสามสิ่งต่อไปนี้

• ช่วงตัวเลข: ช่วงเวลาที่นำหมายเลขบัญชีผู้ขายมาใช้ และไม่ว่าหมายเลขนั้นจะถูกกำหนดภายในโดยระบบหรือป้อนโดยผู้ใช้จากภายนอก
• สถานะพื้นที่: ในหน้าจอทั่วไป รหัสบริษัท และหน้าจอการจัดซื้อ ช่องใดบ้างที่จำเป็นต้องกรอก กรอกหรือไม่กรอกก็ได้ แสดงผลอย่างเดียว หรือถูกซ่อนไว้ทั้งหมด
• ตัวบ่งชี้แบบใช้ครั้งเดียว: ไม่ว่ากลุ่มนั้นจะเป็นบัญชีรวมสำหรับ ผู้ขายครั้งเดียวโดยที่ชื่อและที่อยู่จะถูกบันทึกไว้ในเอกสารแทนที่จะบันทึกไว้ในข้อมูลหลัก

โครงการส่วนใหญ่จะกำหนดกลุ่มแยกต่างหากสำหรับซัพพลายเออร์ในประเทศ ซัพพลายเออร์ต่างประเทศ และพนักงานที่ได้รับเงินเดือนผ่านระบบ เจ้าหนี้การค้าและผู้ขายแบบครั้งเดียว เนื่องจากแต่ละกลุ่มประชากรต้องการชุดข้อมูลที่จำเป็นแตกต่างกัน ขั้นตอนด้านล่างนี้จะสร้างกลุ่มดังกล่าวขึ้นมา

วิธีการสร้างกลุ่มบัญชีผู้ขายใน SAP

กลุ่มบัญชีผู้ใช้จะถูกสร้างขึ้นในขั้นตอนการปรับแต่ง ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีคำขอปรับแต่งและการอนุมัติที่เกี่ยวข้องก่อนจึงจะเริ่มดำเนินการได้

ขั้นตอน 1) ป้อนรหัสธุรกรรม SPRO ลงในช่อง SAP ช่องคำสั่งดังแสดงด้านล่าง

ขั้นตอน 2) ในหน้าจอถัดไป ให้เลือก 'SAP คลิกปุ่ม 'IMG' ที่แสดงด้านล่างเพื่อเปิดคู่มือการใช้งาน

ขั้นตอน 3) ในหน้าจอถัดไป 'แสดง IMG' ให้เลือกเส้นทางเมนู บัญชีการเงิน → บัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้ → บัญชีผู้ขาย → ข้อมูลหลัก → การเตรียมการสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย → กำหนดกลุ่มบัญชีด้วยเค้าโครงหน้าจอ (ผู้ขาย) นอกจากนี้ยังสามารถเข้าถึงกิจกรรมนี้ได้โดยตรงด้วยรหัสธุรกรรม OBD3 เส้นทางที่ขยายแล้วมีลักษณะดังนี้

ขั้นตอน 4) ในหน้าจอถัดไป ให้เลือกปุ่ม 'รายการใหม่' จากแถบเมนูของแอปพลิเคชัน ซึ่งไฮไลต์ไว้ด้านล่าง

ขั้นตอน 5) ในหน้าจอถัดไป ให้ป้อนข้อมูลต่อไปนี้ลงในหน้าจอรายการใหม่ที่แสดงด้านล่าง

1. ป้อนรหัสเฉพาะที่ไม่ซ้ำกันเป็นรหัสกลุ่มบัญชี
2. ป้อนคำอธิบายสั้น ๆ สำหรับกลุ่มบัญชี
3. เลือกตัวบ่งชี้บัญชีแบบใช้ครั้งเดียวเมื่อสร้างกลุ่มสำหรับผู้ขายแบบใช้ครั้งเดียว
4. เลือกส่วนข้อมูลหลักที่ต้องการแก้ไขสถานะของฟิลด์

ขั้นตอน 6) กดปุ่ม 'แก้ไขสถานะฟิลด์' เพื่อแก้ไขสถานะฟิลด์ของส่วนข้อมูลหลักที่เลือก ดังแสดงด้านล่าง

ขั้นตอน 7) ในหน้าจอถัดไป ให้เลือกกลุ่มฟิลด์ที่ต้องการแก้ไขสถานะ กลุ่มฟิลด์ที่มีให้เลือกแสดงอยู่ด้านล่าง

ขั้นตอน 8) ในหน้าจอถัดไป ให้คงสถานะของฟิลด์ในกลุ่มที่เลือกไว้ ดังแสดงด้านล่าง

ในทำนองเดียวกัน สามารถกำหนดสถานะของฟิลด์ในส่วนข้อมูลหลักอื่นๆ และกลุ่มของฟิลด์เหล่านั้นได้ หลังจากกำหนดสถานะของฟิลด์แล้ว ให้กด 'บันทึก' ในหน้าต่างบันทึกข้อมูล SAP เมนูมาตรฐานดังแสดงด้านล่าง ใช้สำหรับสร้างกลุ่มบัญชีผู้ใช้

ขั้นตอน 9) ในหน้าจอถัดไป ให้ป้อนหมายเลขคำขอปรับแต่งเพื่อสร้างกลุ่มบัญชีผู้ขาย ข้อความแจ้งเตือนแสดงอยู่ด้านล่าง

ขณะนี้กลุ่มบัญชีมีอยู่แล้ว แต่จะไม่สามารถใช้งานได้จนกว่าจะมีการกำหนดช่วงหมายเลขให้กับกลุ่มบัญชีนั้น

ช่วงหมายเลขและสถานะฟิลด์สำหรับกลุ่มบัญชีผู้ขาย

ขั้นตอนเพิ่มเติมสองขั้นตอนจะช่วยให้การกำหนดค่าเสร็จสมบูรณ์ ช่วงหมายเลขจะกำหนดว่ากลุ่มนั้นสามารถใช้หมายเลขบัญชีใดได้บ้าง และสถานะฟิลด์จะกำหนดว่าผู้ใช้ต้องพิมพ์อะไรเมื่อสร้างผู้ขาย

สามารถใช้ช่วงหมายเลขเดียวสำหรับทุกกลุ่มบัญชี หรือแต่ละกลุ่มสามารถใช้ช่วงหมายเลขของตนเองได้ โดยทั่วไปแล้วการใช้ช่วงหมายเลขแยกกันจะเป็นที่นิยมมากกว่า เพราะหมายเลขบัญชีจะบ่งบอกถึงประเภทของผู้ขายนั้นๆ เมื่อช่วงหมายเลขถูกระบุว่าเป็นหมายเลขภายนอก ผู้ใช้จะต้องพิมพ์หมายเลขผู้ขาย มิฉะนั้นระบบจะกำหนดหมายเลขว่างถัดไปให้

สถานะของฟิลด์จะถูกรักษาไว้ตามแต่ละส่วนของข้อมูลหลัก และส่วนต่างๆ เหล่านั้นจะสะท้อนถึงส่วนย่อยของระเบียนข้อมูลหลักของผู้ขาย ได้แก่ ข้อมูลทั่วไป ข้อมูลรหัสบริษัท และข้อมูลการจัดซื้อ ภายในแต่ละส่วน ฟิลด์จะถูกจัดกลุ่ม และแต่ละฟิลด์จะมีค่าการตั้งค่าอย่างใดอย่างหนึ่งจากสี่ค่า

• ปราบปราม: พื้นที่ดังกล่าวถูกซ่อนไว้โดยสมบูรณ์
• ข้อมูลที่ต้องกรอก: ไม่สามารถบันทึกข้อมูลได้จนกว่าจะกรอกข้อมูลในช่องที่กำหนด
• การกรอกข้อมูลเพิ่มเติม (ไม่บังคับ): ช่องดังกล่าวแสดงอยู่ และสามารถเว้นว่างไว้ได้
• แสดง: ช่องข้อมูลนี้แสดงอยู่ แต่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้

สถานะของฟิลด์ไม่ได้ถูกกำหนดโดยกลุ่มบัญชีเพียงอย่างเดียว การตั้งค่าสถานะของฟิลด์ในระดับธุรกรรมและระดับรหัสบริษัทจะถูกนำมาพิจารณาร่วมกัน และการตั้งค่าที่เข้มงวดที่สุดจะเป็นตัวตัดสิน หากเกิดความขัดแย้ง เช่น ฟิลด์ถูกซ่อนไว้ในที่หนึ่งแต่จำเป็นต้องกรอกในอีกที่หนึ่ง จะทำให้เกิดข้อผิดพลาด ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการย้ายผู้ขายที่มีอยู่ไปยังกลุ่มบัญชีอื่นจึงถูกจำกัด

กลุ่มบัญชีผู้ขายมาตรฐานและกลุ่มพันธมิตรทางธุรกิจ S/4HANApings

SAP ระบบมาตรฐานจะส่งกลุ่มบัญชีหลายกลุ่มมาให้ และโครงการส่วนใหญ่จะคัดลอกกลุ่มบัญชีใดกลุ่มหนึ่งแทนที่จะเริ่มต้นจากรายการว่างเปล่า

• 0001: กลุ่มผู้ขายทั่วไปถูกใช้เป็นแบบจำลองสำหรับซัพพลายเออร์ทั่วไป
• KRED และ LIEF: กลุ่มผู้ขายที่ส่งมอบแล้ว ซึ่งลักษณะการกำหนดหมายเลขขึ้นอยู่กับช่วงหมายเลขที่กำหนดให้กับกลุ่มเหล่านั้น
• CPD และ CPDA: กลุ่มบัญชีแบบใช้ครั้งเดียว ซึ่งมีระเบียนหลักรวมเพียงรายการเดียวที่ให้บริการผู้ขายจำนวนมากที่เข้ามาใช้บริการเป็นครั้งคราว
• 0002 ถึง 0006: กลุ่มเฉพาะบทบาท เช่น ผู้จัดหาสินค้า ผู้รับเงินทางเลือก ผู้ออกใบแจ้งหนี้ และตัวแทนขนส่งสินค้า

In SAP ใน S/4HANA ผู้ขายถือเป็นคู่ค้าทางธุรกิจ และข้อมูลหลักของผู้ขายจะถูกดูแลรักษาด้วยธุรกรรม BP แทนที่จะใช้ธุรกรรม FK และ XK กลุ่มบัญชีจะไม่หายไป แต่ละกลุ่มคู่ค้าทางธุรกิจping มีการแมปกับกลุ่มบัญชีผู้ขายในการปรับแต่งการผสานรวมลูกค้า/ผู้ขาย และช่วงหมายเลขจะอยู่เบื้องหลังกลุ่มนั้นping และกลุ่มบัญชีต้องสอดคล้องกัน มิฉะนั้นการซิงโครไนซ์จะล้มเหลวระหว่างการสร้างหรือระหว่างการแปลงจาก SAP อีอาร์พี

เมื่อกำหนดกลุ่มและช่วงหมายเลขเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือ สร้างบันทึกข้อมูลหลักของผู้ขาย และต่อมาถึง บล็อกหรือทำเครื่องหมายเพื่อลบ เมื่อความสัมพันธ์สิ้นสุดลง การจัดประเภทที่เทียบเท่ากันในฝั่งลูกค้าจะถูกนำมาใช้ในลักษณะเดียวกัน บัญชีลูกหนี้.

คำถามที่พบบ่อย