วิธีการสร้างข้อมูลหลักผู้ขายใน SAP

ข้อมูลหลักของผู้ขาย (Vendor Master Data) คืออะไรใน SAP?

ข้อมูลหลักของผู้ขายคือบันทึกส่วนกลางที่เก็บรายละเอียดทั้งหมดไว้ SAP จำเป็นต้องทำธุรกิจกับซัพพลายเออร์ โดยแบ่งออกเป็นสามส่วน: ข้อมูลร่วม เช่น ชื่อและที่อยู่ ข้อมูลรหัสบริษัท เช่น บัญชีกระทบยอดและเงื่อนไขการชำระเงิน และ ข้อมูลการซื้อ ใช้ในกระบวนการจัดซื้อ เนื่องจากทั้งฝ่ายบัญชีการเงินและฝ่ายจัดซื้อใช้ข้อมูลเดียวกัน ข้อมูลหลักของผู้ขายที่ถูกต้องจะช่วยป้องกันการจ่ายเงินซ้ำซ้อนและข้อผิดพลาดในการรายงาน

ระบบจะสร้างบันทึกข้อมูลเพียงครั้งเดียวและนำกลับมาใช้ซ้ำในทุกใบแจ้งหนี้ การชำระเงิน และใบสั่งซื้อสำหรับซัพพลายเออร์รายนั้น ดังนั้น การดูแลรักษาบันทึกข้อมูลอย่างถูกต้องจึงเป็นพื้นฐานสำคัญของการจัดการข้อมูลให้เป็นระเบียบ การบัญชี และการจัดซื้อจัดจ้าง

ในบทช่วยสอนนี้ เราจะเรียนรู้

• วิธีสร้างผู้ขาย
• วิธีแสดงการเปลี่ยนแปลงใน Vendor Master

วิธีสร้างผู้ขาย

บทช่วยสอนนี้จะอธิบายขั้นตอนต่างๆ ในการสร้างข้อมูลหลักของผู้ขาย

ขั้นตอน 1) กรอกรหัสธุรกรรม FK01 เข้าไป SAP ฟิลด์คำสั่ง

ขั้นตอน 2) ในหน้าจอเริ่มต้น ให้ป้อน

1. เลือกกลุ่มบัญชี
2. ป้อนรหัสบริษัทที่คุณต้องการสร้างผู้จัดจำหน่าย
3. กรอกรหัสผู้ขายเฉพาะตามช่วงหมายเลขในกลุ่มบัญชี คุณยังสามารถฝากไว้ได้ ผู้ขาย ฟิลด์ว่างเปล่า ระบบจะกำหนดตัวเลขเมื่อมีการบันทึกข้อมูล

ไม่บังคับ – ในส่วนอ้างอิง:

1. ในฟิลด์ผู้ขาย คุณสามารถป้อนข้อมูลอ้างอิงของผู้ขายได้ หากรายละเอียดมีความคล้ายคลึงกับผู้ขายรายใหม่
2. ในบริษัท Code ในช่องนี้ คุณสามารถป้อนรหัสบริษัทของผู้จำหน่ายอ้างอิงได้

ในบทช่วยสอนนี้ เราจะสร้างผู้จัดจำหน่ายโดยไม่มีการอ้างอิง คลิกปุ่ม Enter

กดปุ่มตกลง

ขั้นตอน 3) ในหน้าจอถัดไป ในแท็บที่อยู่ ให้ป้อนข้อมูลต่อไปนี้

1. ป้อนชื่อผู้ขาย
2. กรอกคำค้นหา เพื่อค้นหารหัสผู้ขาย
3. กรอกเลขที่ถนน/บ้าน
4. กรอกรหัสไปรษณีย์/เมือง

ขั้นตอน 4) ถัดไปในหน้าส่วนการควบคุมบัญชี ป้อนกลุ่มบริษัท หากผู้ขายอยู่ในกลุ่มบริษัท ให้ป้อนรหัสกลุ่ม

ขั้นตอน 5) ถัดไปในส่วนการจัดการบัญชี

1. เข้าสู่บัญชีการกระทบยอด
2. เข้าสู่กลุ่มการจัดการเงินสด

ขั้นตอน 6) ถัดไปในการชำระเงิน การบัญชี ส่วน ป้อนเงื่อนไขการชำระเงิน

ขั้นตอน 7) เลือกบันทึกจากแถบเครื่องมือมาตรฐาน

ตรวจสอบแถบสถานะเพื่อยืนยันการสร้าง Vendor Master สำเร็จ

เปลี่ยนแปลง บัญชีผู้ขายที่มีอยู่ – ธุรกรรม FK02

แสดง บัญชีผู้ขาย – ธุรกรรม FK03

วิธีแสดงการเปลี่ยนแปลงใน Vendor Master

บันทึกรายการธุรกรรม Code FK04 ใน SAP ฟิลด์คำสั่ง

ในหน้าจอถัดไป ให้ป้อนสิ่งต่อไปนี้

1. ป้อนหมายเลขบัญชีผู้ขาย
2. เข้าสู่ระบบบริษัท Code

ในหน้าจอถัดไป เลือกฟิลด์จากรายการฟิลด์ที่เปลี่ยนแปลง

ในหน้าจอถัดไป รายการจะถูกสร้างขึ้นด้วยค่าใหม่และค่าเก่าของฟิลด์

FK01 เทียบกับ XK01 เทียบกับ MK01: ธุรกรรมการสร้างผู้ขาย

SAP มีธุรกรรมสามแบบให้เลือกใช้ในการสร้างผู้ขาย ขึ้นอยู่กับมุมมองที่คุณต้องการ การเลือกธุรกรรมที่ถูกต้องจะช่วยหลีกเลี่ยงข้อมูลหลักที่ไม่สมบูรณ์

รายการ	ขอบเขต	คงไว้ซึ่งมุมมองเดิม
FK01	บัญชีการเงิน	ข้อมูลทั่วไปและข้อมูลรหัสบริษัท
MK01	การจัดซื้อ	ข้อมูลทั่วไปและข้อมูลการจัดซื้อ
XK01	ภาคกลาง	ข้อมูลทั่วไป รหัสบริษัท และข้อมูลการจัดซื้อ

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับข้อมูลหลักของผู้ขาย

การบันทึกข้อมูลผู้ขายอย่างสม่ำเสมอช่วยให้การจัดซื้อและการชำระเงินมีความน่าเชื่อถือ นำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ไปใช้:

• ป้องกันข้อมูลซ้ำซ้อน: ตรวจสอบผู้ขายที่มีอยู่แล้วก่อนสร้างข้อมูลใหม่
• ใช้กลุ่มบัญชีผู้ใช้: ให้กลุ่มบัญชีควบคุมช่วงหมายเลขและสถานะของฟิลด์
• ตั้งค่าบัญชีกระทบยอด: ควรเชื่อมโยงบัญชีกระทบยอดที่ถูกต้องเสมอ เพื่อให้การบันทึกบัญชีแยกประเภททั่วไป (GL) ถูกต้อง
• กำหนดมาตรฐานคำค้นหา: ป้อนคำค้นหาที่มีความหมายเพื่อให้ผู้ใช้ค้นหาผู้ขายได้อย่างรวดเร็ว
• Tracการเปลี่ยนแปลง k: Revตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงด้วย FK04 เพื่อบันทึกการตรวจสอบ

คำถามที่พบบ่อย