Cách thực hiện việc thu hồi nợ trong SAP F150
Mason García
⚡ Tóm tắt thông minh
Dunning trong SAP Đây là quy trình tự động nhắc nhở khách hàng về các khoản mục chưa thanh toán quá hạn, sử dụng giao dịch F150 để chọn tài khoản, chỉ định mức độ nhắc nhở, tạo đề xuất nhắc nhở và in hoặc gửi email thông báo nhắc nhở.
Dunning trong SAP Chương trình này tự động hóa các thư nhắc nhở mà doanh nghiệp gửi khi khách hàng để hóa đơn quá hạn. Chương trình nhắc nhở thanh toán (giao dịch F150) đọc các khoản mục chưa thanh toán, quyết định tài khoản nào cần nhắc nhở, gán mức độ nhắc nhở và tạo ra các thông báo nhắc nhở. Hướng dẫn này giải thích cách thức hoạt động của chương trình nhắc nhở thanh toán, cấu hình mà nó phụ thuộc vào và các bước thực hiện chương trình nhắc nhở thanh toán F150.
Dunning là gì? SAP?
Dunning là quá trình liên lạc với khách hàng hoặc nhà cung cấp về các hóa đơn chưa thanh toán, tức là... SAP ghi nhận dưới dạng các khoản mục chưa thanh toán. Trong SAP Bạn có thể lên lịch cho quy trình nhắc nhở thanh toán và duy trì các mức độ nhắc nhở khác nhau cho mỗi lần chạy nhắc nhở, do đó giọng điệu của lời nhắc sẽ tăng lên khi khoản mục đó càng lâu chưa được thanh toán. Đây chủ yếu là một phần của... những tài khoản có thể nhận đượcNhưng nhà cung cấp có số dư nợ cũng có thể bị đòi nợ.
Quy trình đòi nợ diễn ra theo các bước sau:
- Nhập các tham số cho chương trình nhắc nhở thanh toán. Có thể sao chép các tham số của một lần nhắc nhở thanh toán cũ và điều chỉnh ngày tháng.
- Chương trình nhắc nợ sẽ chọn các tài khoản, kiểm tra xem chúng có khoản mục quá hạn nào không, kiểm tra xem chúng có cần được nhắc nợ hay không và gán mức độ nhắc nợ cho chúng. Tất cả dữ liệu nhắc nợ được lưu trữ trong một đề xuất nhắc nợ.
- Đề xuất nhắc nợ có thể được chỉnh sửa, xóa và tạo lại nhiều lần nếu cần thiết cho đến khi nhân viên phụ trách nhắc nợ hài lòng với kết quả.
- Nếu muốn, bước này có thể được bỏ qua và quá trình nhắc nợ có thể được theo dõi trực tiếp bằng bản in thông báo nhắc nợ.
- Chỉ với một cú nhấp chuột, thông báo nhắc nợ sẽ được in ra và dữ liệu nhắc nợ được cập nhật trong hồ sơ chính và các tài liệu liên quan.
Cấu hình và điều kiện tiên quyết của hệ thống nhắc nhở thanh toán (FBMP)
Trước khi chạy F150 lần đầu tiên, các thiết lập cơ bản về nhắc nhở thanh toán phải được cấu hình, nếu không hệ thống sẽ không tìm thấy gì để xử lý. Ba thiết lập quan trọng nhất là: quy trình nhắc nhở thanh toán, các cấp độ nhắc nhở thanh toán và (tùy chọn) khu vực nhắc nhở thanh toán.
- Thủ tục đòi nợ (FBMP) — Hệ thống giao dịch FBMP duy trì quy trình nhắc nợ, trong đó xác định khoảng thời gian nhắc nợ tính bằng ngày, số lượng cấp độ nhắc nợ (tối đa chín), số tiền quá hạn tối thiểu và các mẫu thông báo.
- Khu vực Dunning (OB61) — một đơn vị tổ chức tùy chọn cho phép bạn phân loại các mục riêng biệt, ví dụ như theo khu vực hoặc bộ phận, trong cùng một mã công ty.
- Phân bổ dữ liệu chính — Quy trình nhắc nhở thanh toán được nhập vào hồ sơ khách hàng hoặc nhà cung cấp. Các tài khoản không có quy trình sẽ bị bỏ qua, vì vậy cài đặt này được thiết lập khi bạn... tạo dữ liệu chính của nhà cung cấp hoặc duy trì mối quan hệ với khách hàng.
Vì hoạt động đòi nợ tập trung vào các khoản phải thu quá hạn, nên nó hoạt động song song với các biện pháp khác. kiểm soát tín dụng khách hàngQuản lý tín dụng giúp hạn chế rủi ro ngay từ đầu, trong khi thu hồi nợ tập trung vào các khoản đã quá hạn.
Thủ tục Dunning trong SAP (F150)
Các bước dưới đây thực hiện toàn bộ quy trình nhắc nhở thanh toán dưới dạng tác vụ nền theo lịch trình. Mỗi màn hình trong giao dịch F150 được hiển thị theo thứ tự.
Bước 1) Thực hiện quy trình thu hồi nợ hoàn chỉnh dưới dạng tác vụ nền theo lịch trình bằng cách nhập mã giao dịch F150 vào... SAP trường lệnh, như hình bên dưới.
Bước 2) Trên màn hình tiếp theo, nhập ngày thực hiện nhắc nhở thanh toán và mã số nhận dạng của lần nhắc nhở này, hai thông tin này sẽ đặt tên cho lần nhắc nhở đó.
Bước 3) Trên tab Tham số, nhập thông tin chi tiết về lần chạy cho biết SAP Nên chọn mục nào:
- Ngày nhắc nợ được in trên thông báo.
- Ngày mà các tài liệu được xem xét để đòi nợ.
- Mã công ty dùng cho việc đòi nợ
- Khách hàng và nhà cung cấp cần được nhắc nhở thanh toán.
Bước 4) Lưu các tham số nhắc nhở thanh toán để chương trình có thể sử dụng chúng.
Bước 5) Lên lịch chạy nhắc nhở thanh toán bằng cách nhấn nút Lên lịch.
Bước 6) Trên màn hình tiếp theo, chọn máy in sẽ in các thông báo nhắc nợ được tạo ra từ quá trình này.
Bước 7) Trên màn hình tiếp theo, hãy lên lịch thời gian bắt đầu của quá trình nhắc nhở thanh toán.
Bước 8) Kiểm tra trạng thái của quy trình nhắc nợ để xác nhận rằng quy trình đã hoàn tất.
Bước 9) Kiểm tra thông báo nhắc nhở thanh toán trong các yêu cầu in ấn, nơi lưu trữ kết quả đầu ra để in.
Khi mở yêu cầu in ấn, bạn sẽ thấy thông báo nhắc nợ đã hoàn tất, liệt kê các khoản mục quá hạn và mức độ nhắc nợ được áp dụng cho tài khoản.
Hiểu về các cấp độ nhắc nợ và thông báo nhắc nợ
Các cấp độ nhắc nhở thanh toán là yếu tố khiến quá trình này leo thang. Mỗi cấp độ tương ứng với một giai đoạn nợ quá hạn, và với mỗi cấp độ, lời nhắc nhở sẽ trở nên nghiêm khắc hơn và có thể kèm theo phí nhắc nhở hoặc lãi suất.
| Mức độ Dunning | Âm thanh điển hình | Nội dung chung |
|---|---|---|
| Cấp 1 | Nhắc nhở lịch sự | Một lời nhắn lịch sự về việc hóa đơn đã quá hạn. |
| Cấp 2 | Lời nhắc nhở kiên quyết | Một yêu cầu mạnh mẽ hơn, thường kèm theo phí đòi nợ hoặc lãi suất. |
| Cấp 3 | Thông báo khẩn cấp | Một yêu cầu cuối cùng trước khi leo thang. |
| Cấp 4+ | Cuối cùng / hợp pháp | Cảnh báo về hành động pháp lý hoặc chuyển giao cho bộ phận thu hồi nợ (đến cấp độ 9) |
Mức độ nhắc nhở thanh toán mà mỗi mặt hàng đạt được sẽ được ghi lại vào hồ sơ khách hàng hoặc nhà cung cấp và chứng từ, để lần chạy tiếp theo biết cần chuyển mặt hàng đó sang mức độ tiếp theo sau khi khoảng thời gian đã trôi qua. Dữ liệu nhắc nhở thanh toán được lưu trữ trong các bảng FI như bảng nhắc nhở thanh toán nhà cung cấp LFB5, được mô tả trong phần tiếp theo. bảng FI quan trọng tài liệu tham khảo.
Dunning trong SAP S/4HANA và các lỗi thường gặp
Giao dịch F150 vẫn đang trong quá trình đòi nợ. SAP S/4HANA và cấu hình cổ điển trong FBMP vẫn còn hiệu lực. SAP S/4HANA Cloud bổ sung các ứng dụng Fiori như Quản lý thông báo nhắc nhở thanh toán và Lên lịch các tác vụ thu hồi công nợ, cho phép lên lịch và giám sát quá trình chạy mà không cần hộp thoại truyền thống, nhưng logic lựa chọn cơ bản vẫn giống nhau.
Một phương pháp tốt nhất khi phát hành bất kỳ sản phẩm nào là bắt đầu quá trình đòi nợ sau khi... chạy thanh toánVì vậy, các khoản mục vừa được thanh toán sẽ được xóa bỏ và khách hàng sẽ không bị nhắc nhở thanh toán các hóa đơn đã được giải quyết. Các vấn đề thường gặp khiến quá trình xử lý bị gián đoạn bao gồm:
- Danh sách không chứa dữ liệu — Không có mục nào quá hạn đối với lựa chọn này, quy trình nhắc nhở thanh toán bị thiếu trong hồ sơ chính hoặc số tiền tối thiểu chưa đạt được.
- Khối Dunning — Một khối được thiết lập trên bản ghi chính hoặc một mục dòng nhằm loại trừ những mục đó một cách có chủ đích, thường là trong quá trình giải quyết tranh chấp.
- Sai ngày tháng — Ngày nhắc nợ hoặc ngày xem xét hồ sơ không bao gồm các mục mà bạn dự kiến sẽ thấy.
