Là gì SAP? Ý nghĩa của SAP Phần mềm ERP

Là gì SAP?

SAP là viết tắt của Ứng dụng Hệ thống và Sản phẩm trong Xử lý Dữ liệu. SAP, theo định nghĩa, cũng là tên của phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) cũng như tên của công ty. SAP Software là một công ty đa quốc gia của Châu Âu, được thành lập vào năm 1972 bởi Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner và Tschira. Họ phát triển các giải pháp phần mềm để quản lý hoạt động kinh doanh và quan hệ khách hàng.

SAP hệ thống bao gồm một số mô-đun được tích hợp đầy đủ, bao gồm hầu hết mọi khía cạnh của quản lý kinh doanh. SAP là số 1 trên thị trường ERP. Tính đến năm 2010, SAP có hơn 140,000 lượt cài đặt trên toàn thế giới, hơn 25 giải pháp kinh doanh dành riêng cho ngành và hơn 75,000 khách hàng tại 120 quốc gia. Các sản phẩm cạnh tranh khác của SAP Phần mềm trên thị trường đang Oracle, Microsoft Dynamics, v.v.

Là gì SAP ERP? Tại sao nó là bắt buộc?

Video sau đây sẽ giải thích nhu cầu về một Phần mềm ERP Lượt thích SAP trong một doanh nghiệp

Nhấp chuột đây nếu video không thể truy cập được

Câu hỏi rất cơ bản đối với bất kỳ người mới bắt đầu nào là tại sao Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp còn gọi là ERP, có bắt buộc không? Để trả lời câu hỏi này, chúng ta hãy xem xét kịch bản kinh doanh điển hình này.

Giả sử một khách hàng tiếp cận nhóm bán hàng để yêu cầu một sản phẩm cụ thể. Đội ngũ bán hàng liên hệ với bộ phận kiểm kê để kiểm tra tình trạng sẵn có của sản phẩm. Trước sự ngạc nhiên của họ, đội ngũ bán hàng phát hiện ra rằng sản phẩm đã hết hàng. Vì vậy, lần tới nếu điều này không xảy ra, họ phải giới thiệu một SAP Công cụ ERP.

Trước khi chúng ta thực sự tìm hiểu chi tiết về ERP là gì và ERP có thể giúp ích như thế nào cho quy trình kinh doanh của bạn, chúng ta sẽ tìm hiểu cách các phòng ban khác nhau tham gia vào toàn bộ quy trình kinh doanh, ngay từ khâu đặt hàng nguyên liệu thô - sản xuất hàng hóa - cho đến giao sản phẩm cuối cùng cho khách hàng.

Đây là toàn bộ quá trình được tuân theo bởi bất kỳ đơn vị kinh doanh nào.

1. Khách hàng liên hệ với nhóm bán hàng để kiểm tra tình trạng còn hàng của sản phẩm
2. Đội ngũ bán hàng tiếp cận bộ phận Kho để kiểm tra tình trạng sẵn có của sản phẩm
3. Trường hợp sản phẩm hết hàng, bộ phận kinh doanh liên hệ Phòng Kế hoạch sản xuất để sản xuất sản phẩm
4. Nhóm lập kế hoạch sản xuất kiểm tra với bộ phận kho về tình trạng sẵn có của nguyên liệu thô
5. Nếu nguyên liệu thô không có sẵn trong kho, nhóm Kế hoạch sản xuất sẽ mua nguyên liệu thô từ Nhà cung cấp
6. Sau đó, Kế hoạch Sản xuất chuyển nguyên liệu thô đến Bộ phận Thực hiện Sản xuất để sản xuất thực tế
7. Sau khi đã sẵn sàng, Nhóm Tầng Cửa hàng sẽ gửi hàng cho Nhóm Bán hàng
8. Đội ngũ bán hàng lần lượt giao hàng cho khách hàng
9. Đội ngũ bán hàng cập nhật tài chính với doanh thu được tạo ra từ việc bán sản phẩm. Nhóm lập kế hoạch sản xuất cập nhật tài chính với các khoản thanh toán sẽ được thực hiện cho các nhà cung cấp nguyên liệu thô khác nhau.
10. Tất cả các bộ phận đều tiếp cận bộ phận nhân sự khi có bất kỳ vấn đề nào liên quan đến Nhân sự.

Đó là quy trình kinh doanh điển hình của bất kỳ công ty sản xuất nào. Một số suy luận chính mà người ta có thể rút ra từ kịch bản.

• Nó có nhiều phòng ban hoặc đơn vị kinh doanh
• Các phòng ban hoặc đơn vị kinh doanh này liên tục liên lạc và trao đổi dữ liệu với nhau
• Thành công của bất kỳ tổ chức nào đều nằm ở khả năng giao tiếp và trao đổi dữ liệu hiệu quả trong các bộ phận này cũng như bên thứ ba liên quan như nhà cung cấp, người đăng việc và khách hàng.

Dựa trên cách thức quản lý thông tin liên lạc và trao đổi dữ liệu. Hệ thống doanh nghiệp có thể được phân loại rộng rãi thành

1) Hệ thống phi tập trung

2) Hệ thống tập trung còn được gọi là ERP

Hệ thống phi tập trung

Trước tiên chúng ta hãy xem xét Hệ thống phi tập trung, trong một công ty có Hệ thống quản lý dữ liệu phi tập trung. Có hai vấn đề lớn –

• Dữ liệu được duy trì cục bộ tại các phòng ban riêng lẻ
• Các phòng ban không có quyền truy cập vào thông tin hoặc dữ liệu từ các phòng ban khác

Để xác định các vấn đề phát sinh do hệ thống quản lý Doanh nghiệp phi tập trung, hãy xem lại quy trình kinh doanh tương tự. Khách hàng tiếp cận nhóm bán hàng để mua một sản phẩm, nhưng lần này, anh ta cần sản phẩm đó một cách khẩn cấp.

Vì đây là một quy trình phi tập trung, Đội ngũ Bán hàng không có quyền truy cập thông tin theo thời gian thực về tình trạng sẵn có của sản phẩm. Vì vậy, họ phải liên hệ với bộ phận Hàng tồn kho để kiểm tra tình trạng sẵn có của sản phẩm. Quá trình này mất thời gian và khách hàng sẽ chọn nhà cung cấp khác, dẫn đến mất doanh thu và sự không hài lòng của khách hàng.

Bây giờ, giả sử sản phẩm hết hàng và Nhóm bán hàng tiếp cận nhóm Lập kế hoạch sản xuất để sản xuất sản phẩm để sử dụng trong tương lai. Nhóm Kế hoạch Sản xuất kiểm tra sự sẵn có của nguyên liệu thô cần thiết.

Trong hệ thống phi tập trung, thông tin nguyên vật liệu được lưu trữ riêng biệt bởi cả bộ phận Kế hoạch Sản xuất và Bộ phận Kiểm kê. Do đó, chi phí bảo trì dữ liệu (trong trường hợp này là Nguyên vật liệu) sẽ tăng lên.

Thông tin nguyên liệu thô có sẵn ở hai bộ phận khác nhau là Kho và Lập kế hoạch sản xuất. Khi nhóm bán hàng kiểm tra một nguyên liệu thô cụ thể cần thiết để sản xuất sản phẩm, nó cho thấy nguyên liệu thô có sẵn theo hàng tồn kho, nhưng theo cơ sở dữ liệu của nhóm lập kế hoạch sản xuất thì nguyên liệu thô đó đã hết hàng.

Vì vậy, họ tiếp tục và mua nguyên liệu thô. Do đó, nguyên vật liệu cũng như chi phí tồn kho đều tăng lên.

Khi đã có sẵn nguyên liệu thô, bộ phận sản xuất đột nhiên nhận ra mình đang thiếu nhân công. Họ tiếp cận bộ phận nhân sự, những người này sẽ thuê nhân viên tạm thời với giá cao hơn giá thị trường. Do đó chi phí LAO ĐỘNG tăng lên.

Bộ phận kế hoạch sản xuất không cập nhật cho bộ phận tài chính về nguyên vật liệu họ đã mua. Bộ phận tài chính không trả đúng thời hạn thanh toán do nhà cung cấp đặt ra, khiến công ty bị mất uy tín và thậm chí có thể phải khởi kiện.

Đây chỉ là một vài trong số rất nhiều vấn đề với các hệ thống phi tập trung.

Một số vấn đề chính với hệ thống phi tập trung là -

• Nhiều hệ thống thông tin khác nhau được tạo riêng lẻ theo thời gian và khó bảo trì
• Tích hợp dữ liệu tốn thời gian và tiền bạc
• Sự không nhất quán và trùng lặp dữ liệu
• Thiếu thông tin kịp thời dẫn đến khách hàng không hài lòng, mất doanh thu và uy tín
• Chi phí tồn kho, vật tư và nhân lực cao.

Đây là một số nhược điểm lớn mà chúng ta cần một giải pháp. Vâng, Giải pháp nằm ở Hệ thống tập trung tức là ERP.

Hệ thống tập trung

Trong một công ty, với Hệ thống quản lý thông tin và dữ liệu tập trung.

1) Dữ liệu được duy trì ở vị trí trung tâm và được chia sẻ với nhiều Phòng ban khác nhau

2) Các Phòng ban có quyền truy cập thông tin hoặc dữ liệu từ các Phòng ban khác

Chúng ta hãy xem lại quy trình kinh doanh tương tự một lần nữa để hiểu Hệ thống doanh nghiệp tập trung giúp khắc phục các vấn đề do Hệ thống doanh nghiệp phi tập trung đặt ra như thế nào.

Trong trường hợp này, tất cả các phòng ban đều cập nhật Hệ thống thông tin trung tâm.

• Khi Khách hàng tiếp cận đội ngũ bán hàng để mua sản phẩm gấp. Đội ngũ Bán hàng có quyền truy cập thông tin theo thời gian thực về các sản phẩm trong kho được Phòng Kiểm kê cập nhật trong Hệ thống tập trung
• Đội ngũ bán hàng đáp ứng yêu cầu của khách hàng đúng thời gian, dẫn đến tăng Revenue và Sự hài lòng của khách hàng.
• Trong trường hợp cần sản xuất, Nhóm bán hàng sẽ cập nhật Cơ sở dữ liệu tập trung để tất cả các bộ phận luôn được thông báo về trạng thái sản phẩm.
• Phòng kế hoạch sản xuất là tự động cập nhật bởi Cơ sở dữ liệu tập trung cho các yêu cầu. Nhóm Kế hoạch Sản xuất kiểm tra tính sẵn có của nguyên liệu thô được yêu cầu thông qua Cơ sở dữ liệu trung tâm do Phòng Kiểm kê cập nhật.
• Do đó, tránh được sự trùng lặp dữ liệu và dữ liệu chính xác được cung cấp. Nhóm Tầng Sản xuất cập nhật Trạng thái Nhân lực thường xuyên trong Cơ sở dữ liệu Trung tâm mà bộ phận Nhân sự có thể truy cập.
• Trong trường hợp thiếu nhân lực, đội ngũ nhân sự sẽ bắt đầu quá trình tuyển dụng với thời gian khá dài để tuyển được ứng viên phù hợp với giá thị trường. Do đó chi phí lao động đi xuống.
• Trong khi các nhà cung cấp có thể gửi trực tiếp hóa đơn của họ đến Hệ thống Doanh nghiệp Trung tâm, bộ phận tài chính có thể truy cập hệ thống này. Do đó, các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn và tránh được các hành động pháp lý có thể xảy ra
• SAP phần mềm là một loại Hệ thống tập trung. SAP Hệ thống được sử dụng phổ biến nhất trong phần mềm ERP.

Lợi ích chính của hệ thống tập trung

• Nó loại bỏ sự trùng lặp, gián đoạn và dư thừa trong dữ liệu
• Cung cấp thông tin giữa các phòng ban trong thời gian thực.
• SAP Công ty cung cấp quyền kiểm soát các quy trình kinh doanh khác nhau
• Tăng năng suất, quản lý hàng tồn kho tốt hơn, thúc đẩy chất lượng, giảm chi phí vật liệu, quản lý nguồn nhân lực hiệu quả, giảm chi phí chung giúp tăng lợi nhuận
• Tương tác khách hàng tốt hơn và tăng thông lượng. Nó cũng cải thiện dịch vụ khách hàng
• Vì vậy cần có một hệ thống quản lý doanh nghiệp tập trung.
• SAP Phần mềm là một hệ thống quản lý doanh nghiệp tập trung, còn được gọi là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
• Viết tắt của SAP is Ứng dụng hệ thống và sản phẩm trong xử lý dữ liệu.

Làm thế nào để SAP ERP hoạt động thế nào?

SAP ERP hoạt động bằng cách tập trung tất cả dữ liệu kinh doanh vào một hệ thống để các phòng ban khác nhau có thể truy cập và chia sẻ thông tin theo thời gian thực. Thay vì mỗi phòng ban làm việc riêng lẻ với phần mềm riêng, SAP tạo ra một nguồn sự thật duy nhất cho toàn bộ tổ chức.

Ví dụ:

• Bán hàng kiểm tra tình trạng sẵn có của sản phẩm ngay lập tức từ Hàng tồn kho, tránh hiểu lầm.
• Kế hoạch sản xuất xem mức nguyên liệu thô và có thể lập kế hoạch sản xuất hiệu quả.
• Tài chính nhận thông tin cập nhật tự động về thanh toán, hóa đơn và doanh thu.
• HR theo dõi nhu cầu của nhân viên và tình trạng sẵn có của lực lượng lao động trong cùng một hệ thống.

Sự tích hợp này làm giảm sự trùng lặp, cải thiện độ chính xác và đảm bảo sự hợp tác liền mạch giữa các phòng ban. Kết quả cuối cùng là việc ra quyết định nhanh hơn, dịch vụ khách hàng tốt hơn và chi phí hoạt động thấp hơn.

Các tính năng chính của SAP ERP

SAP ERP nổi bật vì nó là mô-đun, tích hợp và có khả năng mở rộng, cho phép các tổ chức ở mọi quy mô hợp lý hóa hoạt động. Các tính năng của nó được thiết kế để kết nối mọi ngóc ngách của doanh nghiệp dưới một nền tảng. Hãy xem qua các tính năng chính của SAP ERP:

1. Xử lý dữ liệu theo thời gian thực

SAP đảm bảo thông tin được truyền tải tức thời giữa các phòng ban. Ví dụ, khi hàng tồn kho được cập nhật, bộ phận bán hàng và tài chính sẽ thấy sự thay đổi ngay lập tức.

2. Mô-đun kinh doanh tích hợp

Từ tài chính và nhân sự đến bán hàng, mua sắm và hậu cần, SAP ERP có các mô-đun chuyên dụng hoạt động liền mạch mà không cần nhập dữ liệu trùng lặp.

3. Tùy chỉnh và linh hoạt

SAP có thể được điều chỉnh cho phù hợp với các ngành nghề và quy mô doanh nghiệp khác nhau. Các công ty có thể chỉ kích hoạt những mô-đun họ cần và mở rộng sau.

4. Tự động hóa quy trình

Các công việc thường xuyên như tính lương, theo dõi đơn hàng, lập hóa đơn và báo cáo đều được tự động hóa, giúp giảm thiểu lỗi và tiết kiệm thời gian.

5. Phạm vi tiếp cận toàn cầu

Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, tiền tệ và yêu cầu pháp lý, khiến đây trở thành giải pháp kinh doanh toàn cầu thực sự.

✨ Tóm lại, SAP Các tính năng chính của ERP xoay quanh tích hợp, thông tin chi tiết theo thời gian thực, tự động hóa và khả năng thích ứng, cùng nhau giúp doanh nghiệp trở nên hiệu quả và cạnh tranh hơn.

Lợi ích của SAP dành cho doanh nghiệp

Nhận nuôi SAP ERP cung cấp cho các công ty một lợi thế cạnh tranh bằng cách đơn giản hóa hoạt động, cắt giảm chi phí và cải thiện việc ra quyết định. Lợi ích của nó không chỉ dừng lại ở hiệu quả CNTT — mà còn chuyển đổi cách thức vận hành quy trình hàng ngày của các tổ chức.

1. Cải thiện hiệu quả và năng suất

Các phòng ban làm việc trên một hệ thống tích hợp đơn lẻ, giúp loại bỏ việc nhập dữ liệu trùng lặp và chậm trễ. Các nhóm cộng tác nhanh hơn, dẫn đến năng suất cao hơn.

2. Ra quyết định tốt hơn với thông tin chi tiết theo thời gian thực

Các giám đốc điều hành và quản lý có thể truy cập bảng điều khiển và báo cáo trực tiếp, giúp họ đưa ra quyết định kinh doanh nhanh chóng dựa trên dữ liệu.

3. Giảm OperaChi phí quốc gia

Bằng cách tự động hóa các tác vụ và hợp lý hóa quy trình làm việc, SAP hạ thấp chi phí hàng tồn kho, mua sắm và lao động, giảm thiểu chất thải và chi phí không cần thiết.

4. Trải nghiệm khách hàng nâng cao

Xử lý đơn hàng nhanh hơn, sản phẩm có sẵn chính xác và cung cấp dịch vụ mượt mà hơn sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.

5. Khả năng mở rộng và thích ứng

Cho dù bạn là một công ty vừa hay một doanh nghiệp toàn cầu, SAP có thể phát triển cùng doanh nghiệp của bạn và thích nghi với thị trường hoặc ngành công nghiệp mới.

✅ Tóm lại: SAP giúp doanh nghiệp trở thành thông minh hơn, nhanh hơn và có lợi nhuận hơn bằng cách sắp xếp con người, quy trình và công nghệ trên một nền tảng tích hợp.

Phổ biến SAP Modules

Một trong những SAP Điểm mạnh lớn nhất của ERP là thiết kế mô-đun. Các công ty có thể lựa chọn các mô-đun cần thiết, đảm bảo tính linh hoạt trong khi vẫn kết nối mọi thứ trong một hệ thống tích hợp. Dưới đây là các mô-đun được sử dụng rộng rãi nhất: SAP mô-đun:

1. SAP FI (Kế toán tài chính)
   Quản lý tất cả các giao dịch tài chính, báo cáo bên ngoài và tuân thủ. Thiết yếu cho bảng cân đối kế toán chính xác và theo dõi lợi nhuận.
2. SAP CO (Kiểm soát)
   Hỗ trợ theo dõi chi phí, lập ngân sách và báo cáo nội bộ để giúp doanh nghiệp duy trì lợi nhuận.
3. SAP MM (Quản lý vật liệu)
   Xử lý hoạt động mua sắm, quản lý nhà cung cấp và kiểm soát hàng tồn kho, đảm bảo hoạt động chuỗi cung ứng diễn ra suôn sẻ.
4. SAP SD (Bán hàng và Phân phối)
   Bao gồm xử lý đơn hàng, thanh toán, vận chuyển và quản lý quan hệ khách hàng.
5. SAP PP (Lập kế hoạch sản xuất)
   Tối ưu hóa quy trình sản xuất, phân bổ nguồn lực và hoạt động tại xưởng.
6. SAP HCM (Quản lý vốn con người)
   Quản lý bảng lương, dữ liệu nhân viên, quản lý nhân tài và lập kế hoạch lực lượng lao động.
7. SAP CRM (Quản trị quan hệ khách hàng)
   Tập trung vào kênh bán hàng, chiến dịch tiếp thị và dịch vụ sau bán hàng.
8. SAP BW/BI (Kho hàng kinh doanh/Trí tuệ kinh doanh)
   Cung cấp kho dữ liệu và phân tích để tạo ra thông tin kinh doanh hữu ích.

💡 Trong thực tế: Các doanh nghiệp hiếm khi chỉ sử dụng một mô-đun. Họ thường kết hợp FI + CO về tài chính, MM + SD cho chuỗi cung ứng, hoặc HCM + CRM cho con người và quản lý khách hàng — tất cả đều được liên kết liền mạch theo SAP Hệ thống ERP.

Câu Hỏi Thường Gặp