Gegevensvalidatie in Excel: filters, groeperingpingVoorbeelden van sorteren
Charlotte Molenaar
⚡ Slimme samenvatting
Gegevensvalidatie in Excel beperkt wat een cel accepteert, terwijl filters, sorteren en groeperenping Organiseer de records eromheen. Deze pagina legt validatieregels uit met foutmeldingen, tekst- en numerieke filters, sorteren, groeperen, enz.ping met subtotalen en het invoegen van afbeeldingen in een werkblad.
Gegevensvalidatie
Gegevensvalidatie is erg belangrijk in die zin dat het ons helpt fouten te voorkomen die kunnen worden vermeden. Laten we aannemen dat u examencijfers van studenten registreert en dat u weet dat het minimum 0 en het maximum 100 is. U kunt profiteren van validatiefuncties om ervoor te zorgen dat alleen waarden tussen 0 en 100 worden ingevoerd.
Voeg een nieuw blad toe aan uw werkmap door op de plusknop onderaan het werkblad te klikken.
Voeg een kolom toe voor S/N, Naam en Score. Uw blad zou er als volgt uit moeten zien
| S / N | Naam | Score |
|---|---|---|
| 1 | Jane | |
| 2 | James | |
| 3 | Jones | |
| 4 | Jonathan | |
| 5 | John |
- Klik op het tabblad GEGEVENS
- Selecteer de cellen C2 tot en met C6 (de cellen die zullen worden gebruikt om de scores vast te leggen)
- Klik op de vervolgkeuzelijst Gegevensvalidatie.
- Klik op Gegevensvalidatie.
- U krijgt het volgende dialoogvenster te zien
- Klik op het tabblad Foutmelding
- Voer de waarschuwingstitel en het bericht in, zoals weergegeven in het onderstaande diagram.
- Klik op de OK-knop
- Probeer een score hoger dan 200 in te voeren. U krijgt de volgende foutmelding
Typen criteria voor gegevensvalidatie
Het vervolgkeuzemenu 'Toestaan' in het venster 'Gegevensvalidatie' biedt verschillende criteria, niet alleen hele getallen. Door de juiste optie te kiezen, blijven de invoergegevens correct tijdens het typen.pingDe onderstaande tabel geeft een overzicht van de meest voorkomende criteria met een praktisch voorbeeld.
| Criterium | Wat het mogelijk maakt | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Geheel getal | Gehele getallen binnen een bereik | Een score tussen 0 en 100 voor een examen. |
| Decimaal | Numbers met decimalen binnen een bereik | Tussen 0 en 1 voor een kortingspercentage |
| Lijst | Alleen waarden uit een vooraf gedefinieerde lijst worden weergegeven als een keuzelijst. | Man, vrouw |
| Datum | Datums binnen een bepaald bereik | Op of na vandaag |
| Tekstlengte | Een beperkt aantal tekens | Precies 10 voor een telefoonnummer |
| Op Maat | Elke formule die WAAR of ONWAAR retourneert. | =ISNUMBER(C2) om een getal af te dwingen |
💡Tip: Gebruik het tabblad 'Invoerbericht' om een hint weer te geven wanneer de cel is geselecteerd, en het tabblad 'Foutmelding' om te bepalen of een onjuiste invoer een harde stop, een waarschuwing die kan worden genegeerd of een informatiemelding is.
Gegevensfilters
Met gegevensfilters kunnen we gegevens verkrijgen die voldoen aan onze gewenste criteria. Stel dat we de resultaten willen tonen van alle leerlingen van wie de naam begint met “ja” of dat we scores willen krijgen die kleiner, groter dan of gelijk zijn aan een bepaalde waarde. We kunnen filters gebruiken om dergelijke gegevens te verkrijgen.
Selecteer de naam- en scorekolommen zoals hieronder weergegeven
- Klik op het tabblad GEGEVENS op het lint
- Klik op de vervolgkeuzelijst Sorteren en filteren, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding
- Klik op het Naamfilter
- Selecteer tekstfilters
- Selecteer begint met
- U krijgt het volgende venster te zien.
- Voer “ja” in en klik op de knop “OK”.
- Je zou alleen de resultaten voor Jane en James moeten kunnen zien.
Gegevens sorteren in Excel
Met filteren worden de rijen die niet overeenkomen verborgen, terwijl bij sorteren alle rijen behouden blijven maar de volgorde verandert. Door de leerlingscores van hoog naar laag te sorteren, wordt de rangschikking in één oogopslag duidelijk. Deze functie is te vinden op het tabblad GEGEVENS.
- Selecteer een cel in de kolom: Klik op een willekeurige cel in de kolom 'Score'. Het is niet nodig om de hele kolom te selecteren, omdat Excel de omringende tabel herkent.
- Sorteren en filteren openen: Kies op het tabblad GEGEVENS de optie 'Sorteren van groot naar klein' voor getallen of 'Sorteren van alfabetisch naar z' voor tekst.
- Sorteren op meerdere kolommen: Voor sorteren op meerdere niveaus klikt u op de knop 'Sorteren', voegt u een niveau toe en sorteert u eerst op geslacht en vervolgens op score. Excel past de niveaus van boven naar beneden toe.
- Behoud de koptekst: Zorg ervoor dat "Mijn gegevens bevatten kopteksten" is aangevinkt, zodat de kolomnamen behouden blijven en niet met de gegevens worden meegesorteerd.
⚠️ Waarschuwing: Selecteer slechts één cel, nooit een hele kolom, voordat u sorteert. Als slechts één kolom is geselecteerd en vervolgens gesorteerd, worden de namen en scores gescheiden en raakt de record beschadigd. Excel geeft een waarschuwing met de melding 'Selectie uitbreiden', die u altijd moet accepteren.
Groeperen en groep opheffen
Groepen stellen ons in staat om eenvoudig onnodige details te bekijken en te verbergen in kolommen of rijen. Daarnaast kunnen we groepen ook gebruiken om gegevens te analyseren die tot een gemeenschappelijke categorie behoren. Laten we dit illustreren met een voorbeeld. We gebruiken het voorbeeld van de studentenscores hierboven.
- Klik met de rechtermuisknop op de partituur en selecteer kolom invoegen. Noem het geslacht van de naamkolom.
- Verander James in Juanita. Zet een vrouwtje voor Janet en Juanita. Zet mannelijk voor de rest van de studenten. Uw blad zou er als volgt uit moeten zien.
We zullen nu de vrouwtjes groeperen en hun gemiddelde score weergeven en hetzelfde doen voor de mannetjes.
- Klik op het tabblad GEGEVENS op het lint
- Selecteer alle kolommen en rijen met gegevens
- Klik op de vervolgkeuzeknop Groep, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding
U krijgt het volgende venster
- Zorg ervoor dat Rijenopties is geselecteerd
- Klik op de OK-knop
- U krijgt het volgende voorbeeld
- We gaan nu de gemiddelde scores voor vrouwen en mannen berekenen
- Selecteer de volledige gegevens zoals hieronder weergegeven
Klik op de vervolgkeuzeknop Subtotaal onder het tabblad GEGEVENS
U krijgt het volgende venster
- Stel 'Bij elke wijziging' in op geslacht
- Stel “Gebruik functie” in op gemiddeld
- Selecteer 'Subtotaal toevoegen' aan Score
- Klik op de knop “OK”.
Download het bovenstaande Excel-bestand. Code
Afbeeldingen toevoegen aan spreadsheets
Soms wilt u de in Excel afgedrukte documenten voorzien van briefhoofdinformatie en afdrukken met het bedrijfslogo, enz. Excel heeft functies waarmee u afbeeldingen in Excel kunt importeren. De opdracht voor het toevoegen van afbeeldingen vindt u onder het tabblad INSERT op het lint.
U krijgt het volgende dialoogvenster te zien
- U kunt naar elke map op uw computer bladeren die afbeeldingen bevat, en u kunt elke gewenste afbeelding selecteren.
- U krijgt resultaten die vergelijkbaar zijn met de resultaten hieronder
Tutorialoefening 4
Gebruik de opdracht Afbeeldingen op het tabblad INSERT om een afbeelding naar keuze aan het werkblad toe te voegen.
