Kiểm kê vật lý SAP MM: MI01, MI04, MI07
Olivia Turner
⚡ Tóm tắt thông minh
SAP Kiểm kê thực tế đối chiếu số lượng hàng tồn kho đã ghi nhận trong... SAP Hệ thống này dựa trên số lượng hàng hóa thực tế hiện có trong kho. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn thực hiện các giao dịch MI01, MI02, MI04 và MI07 để tạo chứng từ, nhập số lượng và ghi nhận chênh lệch một cách chính xác.
Hàng tồn kho vật lý là gì?
Kiểm kê thực tế là quá trình xác định xem số lượng hàng tồn kho được ghi nhận trong kho có đúng hay không. SAP Đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế hiện có trong kho. Sau khi hoàn tất kiểm kê thực tế, SAP Số dư hệ thống và lượng hàng tồn kho thực tế phải trùng khớp.
Việc này là bắt buộc vì lý do pháp lý và trong hầu hết các trường hợp, được tiến hành mỗi năm một lần.
Để đơn giản hóa quy trình, sơ đồ bên dưới minh họa các bước phổ biến nhất của một chu kỳ kiểm kê kho vật lý (không chỉ ở...) SAP ERP).
Ngoài việc tuân thủ pháp luật, việc có số lượng hàng tồn kho chính xác trong hệ thống khớp với hàng tồn kho thực tế là vô cùng quan trọng. Ban quản lý thu được thông tin chính xác về giá trị hàng tồn kho, giá bán trung bình (ATP) phản ánh đúng thực tế, và MRP Chạy với các tham số đầu vào chính xác.
Nếu không có mức tồn kho chính xác, điều ngược lại sẽ xảy ra. Ban quản lý sẽ thấy bức tranh tài chính sai lệch về lượng hàng tồn kho hiện có, hệ thống ATP sử dụng dữ liệu không chính xác (nhân viên bán hàng có thể không bán được hàng đang có sẵn, hoặc hệ thống có thể cho phép bán hàng không có trong kho), và hệ thống MRP trở nên không chính xác, gây ra các vấn đề về lập kế hoạch sản xuất và mua sắm phụ thuộc vào mức tồn kho.
Rõ ràng, mức tồn kho chính xác rất quan trọng đối với nhiều quy trình của công ty. Các phần sau đây sẽ trình bày cách thức thực hiện kiểm kê kho vật lý trong mô-đun MM.
Các loại hàng tồn kho vật lý
SAP Hỗ trợ các quy trình kiểm kê vật lý sau đây.
- Kiểm kê định kỳ
- Hàng tồn kho liên tục
- Đếm chu kỳ
- Lấy mẫu hàng tồn kho
Kiểm kê định kỳ. Hầu hết các công ty đều sử dụng phương pháp này. Thông thường, việc này được thực hiện mỗi năm một lần và được gọi là kiểm kê hàng tồn kho vật lý hàng năm. Hàng tồn kho được kiểm đếm mỗi năm một lần, thường là vào cuối năm tài chính hoặc sau khi kết thúc một mùa vụ (đối với các ngành công nghiệp theo mùa).
Kiểm kê liên tục. Mỗi loại vật liệu đều được kiểm kê vào một thời điểm nào đó trong năm, vào một ngày bất kỳ được chọn. Một loại vật liệu có thể được kiểm kê vào tháng Hai, loại khác vào tháng Tư, v.v., nhưng một loại vật liệu duy nhất chỉ được kiểm kê vào một ngày duy nhất. Phương pháp này chủ yếu được sử dụng trong các kho hàng do nhà cung cấp quản lý, mặc dù nó cũng có thể được áp dụng trong quản lý hàng tồn kho.
Đếm chu kỳ. Chu kỳ kiểm kê vật lý định kỳ được thiết lập ở cấp độ vật liệu. Vật liệu có giá trị cao, tiêu thụ nhanh có thể được kiểm kê bốn lần một năm, trong khi vật liệu có giá trị thấp, tiêu thụ chậm có thể được kiểm kê một lần một năm. Chỉ báo này được thiết lập trong Dữ liệu chính vật liệu, Chế độ xem Nhà máy/Vị trí lưu trữ 1, trong trường CC phys. Inv. Ind.
Lấy mẫu kiểm kê. Chỉ một số lượng vật liệu được chọn ngẫu nhiên mới được kiểm kê vào ngày lập bảng cân đối kế toán. Nếu các mẫu đó cho thấy sự khác biệt đủ nhỏ, thì các vật liệu còn lại cũng được coi là có mức tồn kho chính xác. Về cơ bản, đây chỉ là một phép tính gần đúng và hiếm khi được sử dụng.
Các phần tiếp theo sẽ tìm hiểu phương pháp phổ biến nhất — kiểm kê định kỳ hàng năm.
Tạo tài liệu kiểm kê vật lý
Sau khi đã chọn phương pháp kiểm kê, bước tiếp theo là lập chứng từ kiểm kê thực tế, trong đó ghi lại kế hoạch kiểm đếm và kết quả.
Bước 1)
- Thực hiện giao dịch MI01.
- Nhập ngày lập tài liệu và ngày dự kiến kiểm kê (để mặc định là hôm nay).
- Nhập thông tin về nhà máy, vị trí lưu trữ và mã hàng tồn kho đặc biệt.
- Chọn xem bạn có muốn Khối đăng bài (Bật tùy chọn này nếu ai đó có thể đăng thông tin về chuyển động trong khi quá trình kiểm kê đang diễn ra), Đóng băng danh mục sách (Số dư sổ sách hiện tại được ghi lại trong tài liệu khi được kích hoạt), và liệu có tính các lô hàng có cờ xóa hay không. Nhấn đăng ký hạng mục thi.
Bước 2)
- Nhập mã số vật liệu cần đưa vào chứng từ kiểm kê vật lý này.
- Lưu dữ liệu giao dịch.
SAP Xác nhận với số chứng từ kiểm kê vật lý mới được tạo.
Bước 3) Tùy chọn
- Thực hiện giao dịch MI02 Chỉnh sửa tài liệu nếu cần thiết.
- Double- Nhấp chuột vào một mục để kiểm tra xem việc đếm đã được thực hiện chưa.
- Nếu tài liệu không còn cần thiết nữa, bạn có thể thiết lập chỉ báo xóa.
Bước 4) Tùy chọn
- Ở cấp độ từng mặt hàng, trạng thái vật liệu cho thấy mặt hàng đó chưa được kiểm kê.
Bước 5) Tùy chọn
- Ở cấp độ tiêu đề, bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu đã nhập trong quá trình tạo. tài liệu kiểm kê vật lý.
Bạn đã hoàn tất việc tạo và chỉnh sửa chứng từ kiểm kê vật lý. Bạn có thể xem chứng từ bất cứ lúc nào bằng cách sử dụng giao dịch. MI03.
Nhập kết quả đếm
Sau khi hoàn tất chứng từ, giai đoạn tiếp theo là ghi lại số lượng thực tế đã đếm. Quy trình này khá đơn giản nhưng phải được thực hiện chính xác, vì sai sót ở đây sẽ dẫn đến việc mất cân đối hàng tồn kho ở các khâu tiếp theo. Cả việc đếm và nhập dữ liệu đều cần phải chính xác.
Bước 1)
- Thực thi mã giao dịch MI04.
- Nhập số chứng từ kiểm kê thực tế và năm tài chính.
- Nhập ngày tính toán nếu ngày đó khác với ngày được đề xuất.
- Nhập phần trăm chênh lệch. Ví dụ: nếu trước khi kiểm kê có 100 sản phẩm trong kho và bạn nhập 107 sản phẩm làm kết quả kiểm đếm, hệ thống sẽ hiển thị thông báo cảnh báo về sự khác biệt giữa số lượng tồn kho trước đó và số lượng đã kiểm đếm. Nhấn đăng ký hạng mục thi.
Bước 2)
- Nhập số lượng đã đếm của vật liệu này.
- Ấn Bản đăng ký hạng mục thi.
Nếu phát hiện chênh lệch 20 chiếc và thông tin nhập vào là chính xác, hãy nhấn đăng ký hạng mục thi để bỏ qua cảnh báo. Nếu mục nhập là một typing Nếu có lỗi, hãy sửa lại (thành 124 mảnh trong ví dụ này) và nhấn đăng ký hạng mục thi một lần nữa.
Nếu bạn nghi ngờ đó là lỗi đếm chứ không phải lỗi chính tảping lỗi, đếm lại và sửa kết quả (giao dịch) MI05và MI11 (nếu cần). Sau khi sửa lại mục nhập thành 124 mảnh, lưu dữ liệu giao dịch.
Đăng sự khác biệt
Sau khi kiểm đếm lại và điều chỉnh (nếu cần), bước cuối cùng là ghi nhận sự khác biệt bằng giao dịch. MI07.
Bước 1)
- Thực hiện giao dịch MI07.
- Nhập chứng từ kiểm kê thực tế và năm tài chính.
- Nhập ngày đăng. Việc ghi nhận hàng hóa được thực hiện vào ngày này. Nhiều công ty sử dụng ngày 31 tháng 12 làm ngày kiểm kê hàng tồn kho thực tế hàng năm, ngày cuối cùng của năm tài chính.
- Bạn có thể đặt giá trị ngưỡng để xác định mức chênh lệch tối đa cho phép tính bằng đơn vị tiền tệ địa phương. Để trống nếu không muốn giới hạn. Vật liệu phải có giá tiêu chuẩn hoặc giá biến đổi để tùy chọn này hoạt động.
- Ấn Bản đăng ký hạng mục thi.
Bước 2)
- Số lượng chênh lệch được hiển thị. Trong ví dụ này, số lượng tìm thấy nhiều hơn bốn mảnh so với số lượng hệ thống đã ghi nhận.
- Giá trị không được hiển thị vì bộ phận kiểm soát/kế toán chưa công bố giá cho mặt hàng này. Trong quá trình sản xuất, điều này là bắt buộc — bạn không thể ghi nhận sự chênh lệch bốn sản phẩm với giá trị 0.00 EUR.
Việc đăng tải đã hoàn tất và tài liệu quan trọng như sau: 4900547510 được tạo ra.
Bước 3) Tùy chọn
Bạn có thể kiểm tra tài liệu vật liệu tại đây. MB03.
- Số lượng bốn chiếc được thể hiện rõ trong tài liệu vật tư.
- Loại nghiệp vụ 701 được sử dụng cho việc nhập hàng phát sinh từ sự chênh lệch kiểm kê thực tế.
Việc này bổ sung thêm bốn món vào kho.
Các loại chuyển động trong kiểm kê vật lý
Để tham khảo, bảng dưới đây liệt kê các tiêu chuẩn. SAP Các loại chuyển động được sử dụng trong việc ghi nhận kiểm kê hàng tồn kho thực tế.
| Loại chuyển động | Mục đích |
|---|---|
| 701 | Biên nhận hàng hóa đối với hàng tồn kho không hạn chế |
| 702 | Xuất hàng cho hàng tồn kho không hạn chế |
| 703 | Biên nhận hàng hóa cho kho kiểm tra chất lượng |
| 704 | Xuất hàng để kiểm tra chất lượng. |
| 707 | Biên nhận hàng hóa cho hàng tồn kho bị phong tỏa |
| 708 | Xuất hàng cho hàng tồn kho bị chặn |
Chu trình kiểm kê kho vật lý đã hoàn tất và kho hàng có thể tiếp tục các hoạt động thường lệ.
