SAP Hướng dẫn kiểm kê vật lý: MI01, MI02, MI04, MI07
Olivia Turner
Hàng tồn kho vật lý là gì?
Kiểm kê thực tế là quá trình xác định số lượng hàng tồn kho có chính xác hay không hoặc có sự khác biệt về số lượng được đề cập hiện diện về mặt vật lý và số lượng được đề cập trong bản kê khai hay không. SAP hệ thống. Về cơ bản, sau khi bạn hoàn thành việc kiểm kê vật lý, hệ thống và mức tồn kho vật lý của bạn phải giống nhau.
Nó là bắt buộc vì lý do pháp lý và trong hầu hết các trường hợp, nó được tiến hành mỗi năm một lần.
Để đơn giản hóa quy trình, hãy xem sơ đồ bên dưới, đây là những bước phổ biến nhất để thực hiện kiểm kê thực tế (không chỉ trong SAP ERP).
Bên cạnh các lý do pháp lý, việc có số lượng hàng tồn kho chính xác trong hệ thống khớp với hàng tồn kho thực tế là vô cùng hữu ích. Ban quản lý có thể có thông tin chính xác về giá trị của nguyên vật liệu tồn kho. ATP để bán hàng là chính xác. MRP được thực hiện bằng cách sử dụng các tham số đầu vào chính xác (số lượng nguyên vật liệu).
Không có mức tồn kho chính xác trong hệ thống có nghĩa hoàn toàn ngược lại. Ban quản lý có cái nhìn sai lầm về khía cạnh tài chính của cổ phiếu đang sở hữu. ATP sử dụng dữ liệu sai (doanh số bán hàng có thể không bán được thứ gì đó có trong kho nhưng không tồn tại trong hệ thống hoặc hệ thống có thể cho phép bán thứ gì đó không có trong kho). MRP không chính xác (lập kế hoạch sản xuất và các quy trình lập kế hoạch nguyên vật liệu khác có thể gặp vấn đề lớn vì chúng được yêu cầu tính toán nhu cầu sản xuất/mua sắm dựa trên mức tồn kho và một số thông tin khác).
Bây giờ bạn thấy rằng việc có mức tồn kho rõ ràng và chính xác có tầm quan trọng to lớn đối với nhiều quy trình trong một công ty. Bây giờ bạn sẽ thấy việc kiểm kê vật lý được thực hiện như thế nào trong mô-đun MM.
Các loại hàng tồn kho vật lý
Các thủ tục kiểm kê vật lý sau đây có thể được sử dụng trong SAP hệ thống:
- Kiểm kê định kỳ
- Hàng tồn kho liên tục
- Đếm chu kỳ
- Lấy mẫu hàng tồn kho
Kiểm kê định kỳ Hầu hết các công ty đều sử dụng loại hàng tồn kho này. Trong hầu hết các trường hợp, việc kiểm kê này được thực hiện mỗi năm một lần và loại kiểm kê này được gọi là kiểm kê thực tế hàng năm. Điều đó có nghĩa là kho vật tư được tính mỗi năm một lần. Hầu hết thời gian là vào cuối năm hoặc sau khi kết thúc mùa vụ (trong các ngành mang tính thời vụ).
Hàng tồn kho liên tục Tất cả các tài liệu được tính vào một thời điểm nào đó trong năm, nhưng có thể vào bất kỳ ngày nào được chỉ định. Vì vậy, chúng ta có thể đếm một số tài liệu vào tháng Hai, một số khác vào tháng Tư, v.v. Một vật liệu có thể được tính vào một ngày duy nhất. Loại hàng tồn kho này chủ yếu được sử dụng trong các kho dựa trên quản lý kho, nhưng nó cũng có thể được thực hiện trong quản lý hàng tồn kho.
Đếm chu kỳ Loại hàng tồn kho này cho phép chúng tôi đặt khoảng thời gian đều đặn cho hàng tồn kho thực tế ở cấp độ vật liệu. Vì vậy, vật liệu di chuyển nhanh và có giá trị cao có thể được tính bốn lần một năm trong khi vật liệu di chuyển chậm và có giá trị thấp có thể được tính mỗi năm một lần. Chỉ báo cho điều này được đặt trong bản gốc vật liệu trong Chế độ xem Nhà máy/Vị trí lưu trữ 1, trong trường
CC vật lý. Inv. Ấn Độ. Lấy mẫu hàng tồn kho Chỉ một số nguyên liệu được chọn ngẫu nhiên mới được tính vào ngày quan trọng của bảng cân đối kế toán và nếu những nguyên liệu đó có sự khác biệt đủ nhỏ thì các nguyên liệu khác cũng có thể được coi là có mức tồn kho chính xác. Không thực sự được sử dụng thường xuyên vì về cơ bản nó chỉ mang tính gần đúng, nhưng trong một số trường hợp, nó có thể được sử dụng nếu cấu trúc vật liệu và kho hàng ngụ ý điều đó.
Chúng ta sẽ khám phá tùy chọn kiểm kê hàng năm phổ biến nhất trong chủ đề sau.
Tạo tài liệu kiểm kê vật lý
Có thể sử dụng quy trình sau đây để tạo và xử lý chứng từ kiểm kê vật lý.
Bước 1)
- Thực hiện giao dịch MI01.
- Nhập ngày lập tài liệu và ngày dự kiến đếm (để mặc định là ngày hôm nay).
- Nhập Nhà máy/Vị trí lưu trữ/Chỉ báo hàng tồn kho đặc biệt.
- Chọn nếu bạn muốn Chặn đăng (nếu có khả năng ai đó sẽ đăng trong khi đang kiểm kê thực tế, hãy bật tính năng này - cấp vật liệu), Đóng băng kho sách (số dư tồn kho sách hiện tại sẽ được ghi lại trong tài liệu kiểm kê thực tế nếu tùy chọn này được bật) và nếu bạn muốn đếm các lô có cờ xóa (tự giải thích). Nhấn ENTER.
Bước 2)
- Nhập (các) số nguyên liệu bạn muốn đưa vào tài liệu kiểm kê thực tế này.
- Lưu dữ liệu giao dịch.
Bạn sẽ được thông báo về số tài liệu kiểm kê vật lý mới được tạo.
Bước 3) Bước tùy chọn.
- Thực hiện giao dịch MI02 để thực hiện các thay đổi đối với tài liệu (nếu cần).
- Double nhấp vào mục nếu bạn muốn kiểm tra xem việc đếm đã được thực hiện chưa.ž
- Nếu bạn cần xóa tài liệu, bạn có thể đặt chỉ báo xóa.
Bước 4) Bước tùy chọn.
- Bạn có thể thấy ở cấp độ vật phẩm rằng tài liệu của chúng tôi vẫn chưa được tính.
Bước 5) Bước tùy chọn.
- Ở cấp độ tiêu đề, bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu đã nhập trong quá trình tạo tài liệu kiểm kê vật lý.
Bây giờ bạn đã hoàn tất việc tạo (và thay đổi tài liệu kiểm kê vật lý). Bạn có thể hiển thị tài liệu với MI03 mã giao dịch.
Nhập kết quả đếm
Trong chủ đề sau, tôi sẽ chỉ cho bạn cách nhập kết quả kiểm kê vào chứng từ kiểm kê vật lý.
Quá trình này khá dễ, nhưng cần phải thực hiện chính xác vì lỗi khi nhập số đếm sẽ dẫn đến số dư hàng tồn kho kém sau này. Vì vậy, cần phải có quá trình đếm cũng như quá trình nhập chính xác.
Bước 1)
- Thực hiện mã giao dịch MI04.
- Nhập số tài liệu vật lý và năm tài chính.
- Nhập ngày đếm nếu nó khác với ngày được đề xuất.
-
Nhập tỷ lệ phần trăm phương sai. Điều này có nghĩa là nếu bạn có 100 chiếc trong kho trước quá trình kiểm kê thực tế và bạn nhập 107 chiếc làm kết quả đếm, bạn sẽ nhận được thông báo cảnh báo về sự khác biệt giữa số lượng tồn kho trước đó và số lượng đã đếm.
Ấn Bản ENTER.
Bước 2)
- Nhập số lượng được tính cho vật liệu này.
- Nhấn nút Enter.
Bạn sẽ được thông báo rằng có sự khác biệt về số lượng là 20 chiếc, nếu bạn không mắc lỗi khi nhập số lượng, bạn có thể bỏ qua cảnh báo bằng cách nhấn ENTER. Nếu bạn mắc lỗi khi nhập số lượng, bạn có thể sửa mục nhập (124 chiếc trong trường hợp của tôi) và nhấn ENTER lần nữa.
Nếu bạn nhận được thông báo cảnh báo và bạn cho rằng có thể có sai sót trong quá trình đếm, bạn có thể đếm lại mục đó và sửa kết quả (xem MI05 mã giao dịch và MI11 Nếu cần thiết).
Sau khi tôi đã sửa mục nhập của mình thành 124 chiếc, tôi sẽ lưu dữ liệu giao dịch.
Đăng sự khác biệt
Sau khi bạn có thể kể lại và nhập lại thông tin số lượng cho các tài liệu có vấn đề, bạn có thể đăng sự khác biệt bằng cách sử dụng giao dịch MI07.
Bước 1)
- Thực hiện giao dịch MI07.
- Nhập hàng tồn kho thực tế và năm tài chính của bạn.
- Nhập ngày đăng. Việc gửi hàng sẽ được thực hiện theo ngày này. Một số công ty sử dụng 31.12. Trong kiểm kê vật lý hàng năm là ngày cuối cùng của năm tài chính.
- Bạn có thể sử dụng giá trị ngưỡng để nhập giá trị chênh lệch tối đa được phép bằng nội tệ. Nếu bạn không muốn giới hạn, hãy để trống trường này. Để điều này có hiệu quả, vật liệu cần phải được duy trì ở mức giá tiêu chuẩn hoặc giá thay đổi.
- Ấn Bản ENTER.
Bước 2)
- Bạn có thể thấy số lượng khác biệt. Điều này có nghĩa là chúng tôi đã tìm thấy nhiều hơn 4 mảnh so với số tiền đã nêu trước đây trong hệ thống.
- Giá trị không được hiển thị vì bộ phận kiểm soát/kế toán của chúng tôi chưa công bố giá cho loại vật liệu này. Điều này cần phải được thực hiện trong môi trường sản xuất. Bạn không thể đăng chênh lệch 4 miếng với giá trị tương ứng là 0,00 Eur.
Chúng tôi có thể thấy rằng việc đăng bài của chúng tôi được thực hiện bằng cách tạo tài liệu tài liệu kết quả 4900547510.
Bước 3) Không bắt buộc.
Chúng ta có thể kiểm tra tài liệu tài liệu trong MB03.
- Chúng ta có thể thấy số lượng 4 chiếc trong tài liệu.
- Loại chuyển động được sử dụng để nhận hàng từ việc đăng chênh lệch hàng tồn kho thực tế là 701.
Điều này có nghĩa là 4 mảnh được thêm vào kho.
Để tham khảo các loại chuyển động tiêu chuẩn, được sử dụng cho kho vật lý, hãy xem bảng bên dưới.
- 701 – Biên nhận hàng tồn kho không hạn chế
- 702 – Vấn đề hàng hóa đối với hàng tồn kho không hạn chế
- 703 – Biên nhận nhập kho kiểm tra chất lượng
- 704 – Vấn đề hàng hóa kiểm tra chất lượng tồn kho
- 707 – Biên nhận hàng tồn kho bị ứ đọng
- 708 – Vấn đề hàng hóa đối với hàng tồn kho bị phong tỏa
Bạn đã hoàn tất việc kiểm kê vật lý. Bây giờ bạn có thể tiếp tục các hoạt động kho hàng thông thường.
