SAP PA03: บทช่วยสอนบันทึกการควบคุมบัญชีเงินเดือน

การขอ บัญชีเงินเดือน บันทึกการควบคุมกำหนดรอบระยะเวลาบัญชีเงินเดือนปัจจุบันและบัญชีเงินเดือนที่ผ่านมาสำหรับการบัญชีย้อนหลัง

• มันล็อค SAP ข้อมูลหลักด้านทรัพยากรบุคคล (HR Master Data) จะถูกตรวจสอบเพื่อแก้ไขการเปลี่ยนแปลงระหว่างการประมวลผลเงินเดือน ซึ่งครอบคลุมทั้งเงินเดือนในอดีตและปัจจุบัน การเปลี่ยนแปลงที่อาจส่งผลต่ออนาคตก็ยังคงเป็นไปได้เช่นกัน
• มันกำหนดย้อนหลังเร็วที่สุดที่ยิ่งใหญ่ที่สุด การบัญชี ระยะเวลา

บันทึกการควบคุมเงินเดือน

หน้าจอบันทึกการควบคุมบัญชีเงินเดือนแบ่งออกเป็น 4 ส่วน ได้แก่

• พื้นที่เงินเดือน: ส่วนนี้ระบุพื้นที่การจ่ายเงินเดือนที่บันทึกควบคุมการจ่ายเงินเดือนนั้นใช้ได้ สำหรับแต่ละพื้นที่การจ่ายเงินเดือน จะมีบันทึกควบคุมการจ่ายเงินเดือนได้เพียงหนึ่งรายการเท่านั้นในแต่ละครั้ง
• สถานะเงินเดือน: ส่วนนี้จะแสดงด้วยเครื่องหมายถูกสีเขียวว่าขณะนี้การดำเนินการจ่ายเงินเดือนอยู่ในขั้นตอนใด และยังกำหนดระยะเวลาการจ่ายเงินเดือนปัจจุบันด้วยวันที่ที่แน่นอน และระบุจำนวนครั้งที่ดำเนินการจ่ายเงินเดือน
• ระยะเวลาบัญชีย้อนยุคที่เร็วที่สุด: ส่วนนี้ระบุช่วงเวลาการจ่ายเงินเดือนเร็วที่สุดสำหรับการบัญชีย้อนหลัง
• การเปลี่ยนแปลงบันทึกการควบคุมบุคลากรครั้งล่าสุด: ส่วนนี้ระบุว่าใครเป็นผู้ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในบันทึกควบคุมเงินเดือน เมื่อใด และการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นคืออะไร

ในหน้าจอบันทึกการควบคุมการจ่ายเงินเดือน คุณสามารถใช้ปุ่มดังต่อไปนี้:

• Pers ไม่ถูกต้อง หมายเลข: คลิกปุ่มนี้เพื่อดูรายชื่อพนักงาน SAP HR ถูกปฏิเสธในรอบการจ่ายเงินเดือนครั้งล่าสุด
• รายชื่อบุคลากร Numbers: คลิกปุ่มนี้เพื่อดูรายชื่อพนักงานที่รวมอยู่ในพื้นที่บัญชีเงินเดือน
• คนที่ถูกล็อค หมายเลข: คลิกปุ่มนี้เพื่อดูรายชื่อพนักงานค่ะ SAP ฝ่ายทรัพยากรบุคคลถูกล็อกไม่ให้เข้าถึงข้อมูลเงินเดือนในอินโฟไทป์ 0003 (สถานะเงินเดือน) ซึ่งทำให้ไม่สามารถดำเนินการจ่ายเงินเดือนให้กับพวกเขาได้

ขั้นตอนสถานะบันทึกการควบคุมเงินเดือน

บันทึกควบคุมการจ่ายเงินเดือนไม่ได้ทำหน้าที่เพียงแค่ล็อกข้อมูลเท่านั้น แต่ยังขับเคลื่อนกระบวนการจ่ายเงินเดือนผ่านลำดับสถานะที่กำหนดไว้ โดยแต่ละสถานะจะควบคุมสิ่งที่คุณสามารถทำได้และสิ่งที่เกิดขึ้นกับข้อมูลหลัก:

• ปล่อยเงินเดือน: บันทึกควบคุมถูกตั้งค่าเป็น “อนุมัติสำหรับการจ่ายเงินเดือน” ข้อมูลหลักในอดีตและปัจจุบันถูกล็อก และรอบการจ่ายเงินเดือนถูกเปิดเพื่อดำเนินการ
• เริ่มดำเนินการจ่ายเงินเดือน: โปรแกรมจัดการเงินเดือนจะทำงานในส่วนงานเงินเดือน พนักงานที่ถูกปฏิเสธจะถูกรวบรวมไว้ภายใต้รหัสจับคู่ W เพื่อทำการแก้ไข
• เผยแพร่เพื่อแก้ไข: ข้อมูลหลักถูกปลดล็อกชั่วคราวเพื่อให้คุณสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดที่พบในระหว่างการประมวลผล จากนั้นจึงปลดล็อกและเริ่มต้นการประมวลผลเงินเดือนใหม่
• ออกจากระบบจ่ายเงินเดือน: รอบระยะเวลาถูกปิด ข้อมูลหลักถูกปลดล็อก และบันทึกควบคุมจะถูกส่งต่อไปยังรอบการจ่ายเงินเดือนถัดไป

คุณสามารถสลับไปมาระหว่างการปล่อยและการแก้ไขได้บ่อยเท่าที่ต้องการ แต่มีเพียงการออกจากระบบเท่านั้นที่จะปิดรอบระยะเวลาและเลื่อนบันทึกการควบคุมไปยังรอบถัดไป

เหตุใดบันทึกการควบคุมเงินเดือนจึงมีความสำคัญ

เนื่องจากในแต่ละพื้นที่การจ่ายเงินเดือนจะมีบันทึกควบคุมได้เพียงรายการเดียวเท่านั้น บันทึกนี้จึงทำหน้าที่เป็นผู้ควบคุมหลักสำหรับทุกรอบการจ่ายเงินเดือนในพื้นที่นั้น สถานะของบันทึกนี้จะเป็นตัวกำหนดว่าการจ่ายเงินเดือนสามารถเริ่มต้นได้หรือไม่ ข้อมูลหลักสามารถแก้ไขได้หรือไม่ และระบบจะคำนวณย้อนหลังไปไกลแค่ไหน

Keeping การบันทึกข้อมูลควบคุมในสถานะที่ถูกต้องมีความสำคัญเนื่องจาก:

• ฟังก์ชันนี้ป้องกันไม่ให้การเปลี่ยนแปลงข้อมูลหลักไปทำลายกระบวนการจ่ายเงินเดือนที่กำลังดำเนินการอยู่
• วิธีนี้จะช่วยให้การคำนวณทางบัญชีแบบย้อนหลังครอบคลุมเฉพาะช่วงเวลาที่อนุญาตไว้เร็วที่สุดเท่านั้น
• ระบบนี้ช่วยให้ผู้ดูแลระบบมีบันทึกที่ชัดเจนและตรวจสอบได้ว่าใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลงสถานะการจ่ายเงินเดือนและเมื่อใด
• ระบบนี้ช่วยประสานงานทีมขนาดใหญ่เพื่อให้มีการดำเนินการจ่ายเงินเดือนเพียงรอบเดียวสำหรับแต่ละพื้นที่ในแต่ละครั้ง

หากข้อมูลควบคุมอยู่ในสถานะที่ไม่ถูกต้อง เช่น ยังเปิดอยู่ในขั้นตอนการแก้ไข การจ่ายเงินเดือนสำหรับทั้งพื้นที่อาจหยุดชะงัก ดังนั้นผู้ดูแลระบบจึงต้องตรวจสอบอย่างใกล้ชิดตลอดกระบวนการ

วิธีการดูแลรักษาบันทึกควบคุมเงินเดือน (PA03)

คุณจัดการบันทึกควบคุมเงินเดือนด้วยธุรกรรม PA03 นี่คือหน้าจอที่ผู้ดูแลระบบใช้ในการอนุมัติ เริ่ม แก้ไข หรือออกจากกระบวนการจ่ายเงินเดือนสำหรับพื้นที่จ่ายเงินเดือน

หากต้องการเปิดและแก้ไขข้อมูลควบคุม ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

ขั้นตอน 1) ป้อนรหัสธุรกรรม PA03 ลงในระบบ SAP ช่องคำสั่งแล้วกด Enter

ขั้นตอน 2) ป้อนรหัสพื้นที่เงินเดือนที่คุณต้องการแก้ไขข้อมูลควบคุม เนื่องจากมีข้อมูลควบคุมเพียงรายการเดียวต่อพื้นที่เท่านั้น SAP โหลดสถานะปัจจุบันโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอน 3) Revตรวจสอบทั้งสี่ส่วน ได้แก่ พื้นที่การจ่ายเงินเดือน สถานะการจ่ายเงินเดือน งวดบัญชีย้อนหลังที่เก่าที่สุด และการเปลี่ยนแปลงครั้งล่าสุด เพื่อยืนยันงวดและขั้นตอนปัจจุบัน

ขั้นตอน 4) เลือกการดำเนินการที่คุณต้องการ ใช้ปุ่มสถานะเพื่อย้ายบันทึกไปยังสถานะ "ปล่อยเงินเดือน", "ปล่อยเพื่อแก้ไข" หรือ "ออกจากระบบเงินเดือน" ขึ้นอยู่กับว่าคุณอยู่ในขั้นตอนใดของวงจร

ขั้นตอน 5) ใช้ปุ่มช่วยเหลือ—หมายเลขบุคลากรไม่ถูกต้อง, รายชื่อบุคลากร Numbersและหมายเลขพนักงานที่ถูกล็อก—เพื่อตรวจสอบว่าพนักงานคนใดถูกปฏิเสธ คนใดอยู่ในพื้นที่ และคนใดถูกล็อกไว้ในข้อมูลประเภท 0003

ขั้นตอน 6) บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ส่วน "การเปลี่ยนแปลงล่าสุด" จะบันทึกชื่อผู้ใช้ของคุณ วันที่ และการดำเนินการที่เกิดขึ้น

เนื่องจากบันทึกการควบคุมมีผลกระทบต่อพนักงานทุกคนในแผนกเงินเดือน การเปลี่ยนแปลงจึงควรทำอย่างระมัดระวังและโดยปกติแล้วควรทำโดยผู้ดูแลระบบที่รับผิดชอบเพียงคนเดียว การประสานงานการเปลี่ยนแปลงสถานะกับปฏิทินเงินเดือนจะช่วยหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง และการตรวจสอบรายชื่อพนักงานที่ถูกปฏิเสธและถูกล็อกก่อนแต่ละขั้นตอนจะช่วยให้การดำเนินการเป็นไปอย่างราบรื่น เมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาแล้ว การออกจากบันทึกการควบคุมจะทำให้ระบบดำเนินการไปยังรอบถัดไป

คำถามที่พบบ่อย