Projectkostenraming en budgettering in projectmanagement

De kosten van het project kunnen worden geschat op basis van verschillende procesbronnen (voorbeelden hieronder)

• Work Breakdown Structure (WBS) creëren
• Schema ontwikkelen
• Personeelszaken plannen
• Risico's identificeren

De input van kostenbeheer omvat onder meer:

• Projectmanagementplan
• Projectcharter
• Bedrijfsomgevingsfactoren
• Organisatieproces activa

Terwijl de output hiervan is

• Kostenbeheerplan.

Het maken van schattingen en kostenberekeningen voor projecten is een uiterst cruciaal onderdeel van elk project project management. Bij het berekenen van het budget voor een project wordt rekening gehouden met verschillende zaken, zoals arbeidskosten, aanschaf van benodigde apparatuur, materiaalkosten, enz.

Wat is projectkostenraming?

Projectkostenraming wordt gedefinieerd als het proces waarbij de totale uitgaven van het project worden benaderd. De nauwkeurigheid van de kostenraming en budgettering in project management hangt af van de nauwkeurigheid en details van de project scope, wat de scope baseline is. De scope zal ook eventuele beperkingen definiëren zoals datum, middelen of budget. Het risicoregister zal helpen bij het berekenen van geschatte soorten kosten, de uitgaven die achter de contingente actie zijn gedaan en de uitgaven die zijn gedaan om risico's het hoofd te bieden.

Om de kosten van een project te schatten, moet u verschillende soorten kosten in categorieën indelen, zoals

• Arbeidskosten
• Uitrustingskosten:
• Kosten van benodigdheden
• Reiskosten
• Opleidingskosten
• Overheadkosten enz.

Technieken die worden gebruikt om de projectkosten te schatten

Er worden enkele technieken gebruikt om de projectkosten te schatten, zoals: deskundig oordeel, driepuntsschatting, reserveanalyse en kwaliteitskosten.

Om de projectkosten te schatten, worden er formeel echter enkele hoofdmethoden (technieken) gebruikt:

Analoge schatting

Deze schattingstechniek is gebaseerd op deskundige oordelen en informatie op basis van vergelijkbare eerdere projecten. Waar eerder soortgelijke projectkosten zijn uitgevoerd, worden voor bestaande projecten rekening gehouden met plus of min 20%.

Parametrisch schatten

Gegevens of records uit het verleden worden gebruikt om de kosten voor het huidige project te schatten.

Bottom-up schattingen

Als je eenmaal de reikwijdte van het project hebt gedefinieerd, is dit de meest betrouwbare vorm van techniek. Bij deze techniek schat u op basis van WBS de kosten voor elke resource of deliverable.

Er zijn ook andere methoden (technieken) die nuttig kunnen zijn voor het schatten van kosten, zoals PERT-schattingen, analyse van biedingen van leveranciers, enzovoort.

Projectbudgetplanning

Het hoofddoel van deze activiteit is om de financiële middelen toe te wijzen en te autoriseren die nodig zijn om het project te voltooien. De belangrijkste output voor het bepalen van het budget omvat de kostenprestatiebasislijn. Het specificeert niet alleen welke kosten er gemaakt zullen worden, maar ook wanneer de kosten gemaakt zullen worden. De input voor het bepalen van het budget omvat de volgende budgetteringsmethoden voor projectmanagement:

• Schattingen van activiteitskosten
• Basis voor schattingen
• Basislijn bereik
• Project planning
• Resourcekalenders
• Contracten
• Organisatieproces activa

De output van dit proces is

• Basislijn kostenprestaties
• Eisen aan projectfinanciering
• Updates van projectdocumenten

De projectbudgettering wordt parallel met het projectplanningsproces uitgevoerd. Het is sterk afhankelijk van drie componenten:

• Kostenraming
• Duur van taken
• Toegewezen middelen

Tijdens projectbudgettering en kostenberekening communiceert de projectmanager met verschillende mensen die verantwoordelijk zijn voor het beheren van de werkinspanningen en het schatten van de projectkosten.

Hij zal verschillende projectvooruitzichten gebruiken, zoals de werkverdelingsstructuur van het project, de kostenramingen, historische gegevens en records, resource-informatie en beleid.

Zonder risicobeoordeling is het budgetteringsproces niet voltooid. Bij het risicobeoordelingsproces wordt rekening gehouden met factoren als tijdgebrek, beschikbaarheid van middelen, ervaring van het ontwikkelteam, de gebruikte technologie, enz. De risicobeoordeling kan een bedrag tussen 25 en 30 procent van de totale projectkosten bedragen.

Projectkwaliteitsmanagementplan

De procesgroep kwaliteitsmanagement bestaat uit drie processen:

Plankwaliteit

Het Plankwaliteitsproces omvat het identificeren van welke standaardkwaliteiten relevant zijn voor het project en hoe deze kunnen worden vervuld. Het omvat ook het identificeren van kwaliteitsstatistieken en standaardmaatregelen voor projectprocessen, vereisten voor naleving van regelgeving, productfunctionaliteit, documentatie, enz.

De input van het plankwaliteitsmanagement omvat

• Projectmanagementplan
• Register van belanghebbenden
• Risicoregister
• Documentatie van vereisten
• Bedrijfsomgevingsfactoren
• Organisatieproces activa

De output voor het kwaliteitsmanagement is

• Kwaliteitsmanagementplan
• Procesverbeteringsplan
• Kwaliteitsstatistieken
• Kwaliteitscontrolelijsten
• Updates van projectdocumenten

Kwaliteitsborging

Deze fase omvat hoofdzakelijk twee activiteiten: eerst de projectkwaliteit analyseren en de projectkwaliteit verbeteren. Het is een proces waarbij de kwaliteitseisen en de resultaten van de kwaliteitscontrole worden gecontroleerd om ervoor te zorgen dat de kwaliteitsnorm gedurende het hele proces wordt gehandhaafd. De input hiervoor zal dezelfde zijn als de output van het plankwaliteitsmanagement terwijl de

De output van dit proces zal zijn

• Verzoek wijzigen
• Projectmanagementplan
• Updates van projectdocumenten
• Updates van organisatieprocesmiddelen

Kwaliteitscontrole

Dit zal worden uitgevoerd om de kwaliteit gedurende de gehele levenscyclus van het project te controleren. Het definieert hoe de kwaliteitsnorm kan voldoen aan de gedefinieerde kwaliteitsnormen. De output van Kwaliteitsborging zal de input zijn voor de kwaliteitscontrole. Terwijl de uitvoer dat wel zal doen

• Kwaliteitscontrolemetingen
• Valideer wijzigingen
• Geverifieerde resultaten
• Informatie over werkprestaties
• Verzoek wijzigen
• Projectmanagementplan
• Updates van projectdocumenten
• Updates van organisatieprocesmiddelen

Project Human Resource Management

HR-management omvat het proces van het organiseren, aansturen en leiden van het projectteam. Het bestaat uit de mensen met toegewezen rollen en verantwoordelijkheden voor het voltooien van het project. Het HR-management zal zich bezighouden met vier processen.

Ontwikkelen personeelsplan

In deze fase worden de projectrollen en verantwoordelijkheden, de projectorganisatieschema's en het personeelsmanagementplan gedefinieerd

De input hiervoor zal

• Projectmanagementplan
• Vereisten voor activiteitsbronnen
• Bedrijfsomgevingsfactoren
• Organisatieproces activa

De uitvoer hiervoor zal zijn

• Managementplan voor personeelszaken

Acquisitie projectteam

Deze fase bevestigt de beschikbaarheid van de menselijke hulpbronnen en het verkrijgen van het team dat nodig is om de projectactiviteiten te voltooien. De input voor deze fase zou de output van de vorige stap zijn. Terwijl de output van deze fase zou zijn

• Opdrachten projectpersoneel
• Resourcekalenders
• Updates van het projectmanagementplan

Projectteam ontwikkelen

In deze fase ligt de nadruk op het verbeteren van de teamefficiëntie, de interactie tussen teamleden en het verbeteren van de algehele team- en projectprestaties. De input voor deze fase zou de output van de vorige stap zijn. Terwijl de output voor deze fase zou zijn

• Evaluaties van teamprestaties
• Updates voor ondernemingsomgevingsfactoren

Aansturen projectteam

Dit proces omvat het volgen van de prestaties van teamleden, het oplossen van problemen, het geven van feedback en het aansturen van een team om de projectprestaties te optimaliseren. De input voor deze fase zou de output van de vorige stap zijn. Terwijl de output voor deze fase zou zijn

• Verzoek wijzigen
• Updates van het projectmanagementplan
• Updates van projectdocumenten
• Updates voor ondernemingsomgevingsfactoren
• Updates van organisatieprocesmiddelen

Projectcommunicatiemanagement

Projectcommunicatie betekent hier niet mondelinge interactie met elkaar, maar het effectief doorgeven van projectgerelateerde informatie aan het projectteam, belanghebbenden, projectmanagers, etc. Het moet betrekking hebben op risicoacties en -beoordelingen, projectplannen, het beheer en de acties van vergaderingen, beoordelingen en wandelingen. -doorgangen, enz.

Dit segment bestrijkt hoofdzakelijk vijf gebieden

Communiceren met belanghebbenden

Het is het proces waarbij een aanpak wordt ontwikkeld om efficiënt met belanghebbenden te communiceren en hun behoeften te begrijpen. De input hiervoor zou zijn

• Projectmanagementplan
• Register van belanghebbenden
• Bedrijfsomgevingsfactoren
• Organisatieproces activa

Terwijl de output hiervoor zal zijn

• Communicatiemanagementplan
• Updates van projectdocumenten

Beheer communicatie

Het is het proces van het opslaan, distribueren, verzamelen en ophalen van projectinformatie in overeenstemming met een communicatieplan. De input van deze fase zou zijn

• Bedrijfsomgevingsfactoren
• Organisatieproces activa
• Rapporten over werkprestaties
• Communicatiemanagementplan

Terwijl de output zou zijn

• Projectcommunicatie
• Updates van het projectmanagementplan
• Updates van projectdocumenten
• Updates van organisatieprocesmiddelen

Controle communicatie

Het is het proces van het controleren en monitoren van de communicatie gedurende de gehele levenscyclus van een project. De input voor deze fase zou zijn

• Projectmanagementplan
• Projectcommunicatie
• Probleemlogboek
• Gegevens over werkprestaties
• Organisatieproces activa

Terwijl de output van deze fase zou zijn

• Informatie over werkprestaties
• Verander verzoeken
• Updates van het projectmanagementplan
• Updates van projectdocumenten
• Updates van organisatieprocessen

Samenvatting

Kostenbeheer is het proces van kosteneffectieve planning en beheersing van het project. Kostenbegroting in projectmanagement helpt u bij het vastleggen en volgen van de gemaakte kosten na het project.

Om ervoor te zorgen dat uw project binnen een bepaalde tijdlijn en binnen een bepaald budget wordt voltooid, zullen we in de volgende zelfstudie zien welke risicofactor moet worden beperkt.

Projectkostenraming en budgettering wordt gedefinieerd als het proces van het benaderen van de totale uitgaven van het project.