Projectkostenraming en budgettering in projectmanagement

Beheer van projectkosten

Beheer van projectkosten Projectmanagement wordt gedefinieerd als het proces van het effectief en efficiënt plannen en beheersen van de projectkosten en het budget. Het definieert welke kosten nodig zijn voor elk resultaat van het project. Het omvat verschillende functies van projectmanagement, zoals kostenraming, taakbeheer, gegevensverzameling op locatie, planning, boekhouding, ontwerp en meer.

De kosten van het project kunnen worden geschat aan de hand van verschillende procesbronnen (zie onderstaande voorbeelden):

• Work Breakdown Structure (WBS) creëren
• Schema ontwikkelen
• Personeelszaken plannen
• Risico's identificeren

De input voor kostenbeheer omvat:

• Projectmanagementplan
• Projectcharter
• Bedrijfsomgevingsfactoren
• Organisatieproces activa

De uitvoer hiervan is:

• Kostenbeheerplan

Het maken van kostenramingen en -berekeningen voor een project is een uiterst belangrijk onderdeel van elk project. project managementBij het berekenen van het budget voor een project wordt rekening gehouden met diverse factoren, zoals arbeidskosten, de aanschaf van benodigde apparatuur, materiaalkosten en meer.

Wat is projectkostenraming?

Projectkostenraming wordt gedefinieerd als het proces waarbij de totale uitgaven van het project worden benaderd. De nauwkeurigheid van de kostenraming en budgettering in project management Dit hangt af van de nauwkeurigheid en details van de projectomvang, oftewel de basisomvang. De projectomvang definieert ook eventuele beperkingen, zoals de datum, middelen of het budget. Het risicoregister helpt bij het berekenen van de geschatte kosten, de uitgaven voor onvoorziene omstandigheden en de kosten om risico's te beheersen.

Om de kosten van een project te schatten, moet je verschillende kostensoorten indelen in categorieën zoals:

• Arbeidskosten
• Uitrustingskosten:
• Kosten van benodigdheden
• Reiskosten
• Opleidingskosten
• Overheadkosten enz.

Technieken die worden gebruikt om de projectkosten te schatten

Er zijn verschillende technieken die gebruikt worden om de projectkosten te schatten, zoals deskundigenoordeel, driepuntschatting, reserveanalyse en kosten van kwaliteit.

Om de projectkosten te schatten, worden er formeel echter een aantal belangrijke methoden (technieken) gebruikt, zoals hieronder beschreven:

Analoge schatting

Deze schattingsmethode is gebaseerd op deskundig oordeel en informatie uit vergelijkbare eerdere projecten, waarbij de kosten van een eerder uitgevoerd vergelijkbaar project worden meegenomen en met een toeslag van 20% worden verhoogd voor het bestaande project.

Parametrisch schatten

Gegevens uit het verleden worden gebruikt om de kosten van het huidige project te schatten.

Bottom-up schattingen

Zodra de projectomvang is vastgesteld, is dit de meest betrouwbare methode. Bij deze methode schat je, op basis van de WBS (Work Breakdown Structure), de kosten voor elke resource of oplevering.

Ook zijn er andere methoden (technieken) die nuttig kunnen zijn voor het schatten van kosten, zoals PERT-schattingen, analyse van offertes van leveranciers en meer.

Projectbudgetplanning

Het hoofddoel van deze activiteit is het toewijzen en goedkeuren van de financiële middelen die nodig zijn om het project te voltooien. De belangrijkste output voor het bepalen van het budget is de kostenprestatiebasislijn. Deze geeft niet alleen aan welke kosten er zullen worden gemaakt, maar ook wanneer deze kosten zullen worden gemaakt. De input voor het bepalen van het budget omvat de volgende budgetteringsmethoden voor projectmanagement:

• Schattingen van activiteitskosten
• Basis voor schattingen
• Basislijn bereik
• Project planning
• Resourcekalenders
• mettracts
• Organisatieproces activa

Het resultaat van dit proces is:

• Basislijn kostenprestaties
• Eisen aan projectfinanciering
• Updates van projectdocumenten

De projectbegroting wordt parallel aan de projectplanning uitgevoerd. Deze is sterk afhankelijk van drie componenten:

• Kostenraming
• Duur van taken
• Toegewezen middelen

Tijdens het budgetteren en de kostenberekening van een project communiceert de projectmanager met verschillende personen die verantwoordelijk zijn voor het aansturen van de werkzaamheden en het inschatten van de projectkosten.

Hij of zij zal gebruikmaken van diverse projectperspectieven, zoals de werkverdelingsstructuur van het project, de kostenramingen, historische gegevens en documenten, informatie over beschikbare middelen en beleidsmaatregelen.

Zonder risicoanalyse is het budgetteringsproces niet voltooid. Bij de risicoanalyse worden factoren zoals tijdgebrek, beschikbaarheid van middelen, ervaring van het ontwikkelteam, de gebruikte technologie en meer in overweging genomen. De kosten van de risicoanalyse kunnen variëren van 25 tot 30 procent van de totale projectkosten.

Projectkwaliteitsmanagementplan

De procesgroep kwaliteitsmanagement bestaat uit drie processen.

Plankwaliteit

Het kwaliteitsplanningsproces omvat het vaststellen van de kwaliteitsnormen die relevant zijn voor het project en hoe daaraan te voldoen. Het omvat ook het identificeren van kwaliteitsindicatoren en standaardmetingen voor projectprocessen, wettelijke nalevingsvereisten, productfunctionaliteit, documentatie en meer.

De input voor het kwaliteitsmanagement van het plan omvat:

• Projectmanagementplan
• Register van belanghebbenden
• Risicoregister
• Documentatie van vereisten
• Bedrijfsomgevingsfactoren
• Organisatieproces activa

De output voor het kwaliteitsmanagement is:

• Kwaliteitsmanagementplan
• Procesverbeteringsplan
• Kwaliteitsstatistieken
• Kwaliteitscontrolelijsten
• Updates van projectdocumenten

Kwaliteitsborging

Deze fase omvat hoofdzakelijk twee activiteiten: ten eerste het analyseren van de projectkwaliteit en ten tweede het verbeteren van de projectkwaliteit. Het is een proces waarbij de kwaliteitseisen en de resultaten van de kwaliteitscontrole worden gecontroleerd om te waarborgen dat de kwaliteitsnorm gedurende het hele proces wordt gehandhaafd. De input hiervoor is gelijk aan de output van het kwaliteitsmanagementplan.

Het resultaat van dit proces zal zijn:

• Verzoek wijzigen
• Projectmanagementplan
• Updates van projectdocumenten
• Updates van organisatieprocesmiddelen

Kwaliteitscontrole

Dit wordt uitgevoerd om de kwaliteit gedurende de gehele projectlevenscyclus te waarborgen. Het definieert hoe de kwaliteitsnorm kan voldoen aan de vastgestelde kwaliteitsnormen. De output van Kwaliteitsborging Dit zal de input zijn voor de kwaliteitscontrole.

De uitvoer zal als volgt zijn:

• Kwaliteitscontrolemetingen
• Valideer wijzigingen
• Geverifieerde resultaten
• Informatie over werkprestaties
• Verzoek wijzigen
• Projectmanagementplan
• Updates van projectdocumenten
• Updates van organisatieprocesmiddelen

Project Human Resource Management

HR-management omvat het proces van het organiseren, beheren en aansturen van het projectteam. Het team bestaat uit mensen met toegewezen rollen en verantwoordelijkheden voor de voltooiing van het project. HR-management omvat vier processen.

Ontwikkelen personeelsplan

In deze fase worden de rollen en verantwoordelijkheden binnen het project, het organigram van het project en het personeelsbeheerplan vastgelegd.

De invoer hiervoor is:

• Projectmanagementplan
• Vereisten voor activiteitsbronnen
• Bedrijfsomgevingsfactoren
• Organisatieproces activa

De uitvoer hiervan zal zijn:

• Managementplan voor personeelszaken

Acquisitie projectteam

In deze fase wordt de beschikbaarheid van de benodigde menselijke resources bevestigd en het team samengesteld dat nodig is om de projectactiviteiten te voltooien. De input voor deze fase is de output van de vorige stap. De output van deze fase is:

• Opdrachten projectpersoneel
• Resourcekalenders
• Updates van het projectmanagementplan

Projectteam ontwikkelen

In deze fase ligt de focus op het verbeteren van de teamefficiëntie, de interactie tussen teamleden en het optimaliseren van de algehele team- en projectprestaties. De input voor deze fase is de output van de vorige stap. De output voor deze fase is:

• Evaluaties van teamprestaties
• Updates voor ondernemingsomgevingsfactoren

Aansturen projectteam

Dit proces omvat tracHet gaat hierbij om het beoordelen van de prestaties van teamleden, het oplossen van problemen, het geven van feedback en het managen van een team om de projectprestaties te optimaliseren. De input voor deze fase is de output van de vorige stap. De output voor deze fase is:

• Verzoek wijzigen
• Updates van het projectmanagementplan
• Updates van projectdocumenten
• Updates voor ondernemingsomgevingsfactoren
• Updates van organisatieprocesmiddelen

Projectcommunicatiemanagement

Projectcommunicatie betekent hier niet verbaal met elkaar communiceren, maar transmitHet effectief delen van projectgerelateerde informatie met het projectteam, belanghebbenden, projectmanagers en anderen. Dit moet onder andere gaan over risicobeheer en -beoordelingen, projectplannen, vergaderbeheer en -acties, evaluaties en doorloopbesprekingen.

Dit onderdeel behandelt de volgende belangrijke onderwerpen:

Communiceren met belanghebbenden

Het is het ontwikkelingsprocesping Een aanpak om efficiënt met belanghebbenden te communiceren en hun behoeften te begrijpen. De input hiervoor zou zijn:

• Projectmanagementplan
• Register van belanghebbenden
• Bedrijfsomgevingsfactoren
• Organisatieproces activa

De uitvoer hiervan zal zijn:

• Communicatiemanagementplan
• Updates van projectdocumenten

Beheer communicatie

Het is het proces van het opslaan, verspreiden, verzamelen en ophalen van projectinformatie in overeenstemming met een communicatieplan. De input voor deze fase zou zijn:

• Bedrijfsomgevingsfactoren
• Organisatieproces activa
• Rapporten over werkprestaties
• Communicatiemanagementplan

De uitvoer zou als volgt zijn:

• Projectcommunicatie
• Updates van het projectmanagementplan
• Updates van projectdocumenten
• Updates van organisatieprocesmiddelen

Controle communicatie

Het betreft het proces van het controleren en bewaken van de communicatie gedurende de gehele projectlevenscyclus. De input voor deze fase zou zijn:

• Projectmanagementplan
• Projectcommunicatie
• Probleemlogboek
• Gegevens over werkprestaties
• Organisatieproces activa

De output van deze fase zou zijn:

• Informatie over werkprestaties
• Verander verzoeken
• Updates van het projectmanagementplan
• Updates van projectdocumenten
• Updates van organisatieprocessen

Veelgestelde vragen