Các loại hệ thống thông tin: MIS, TPS, DSS, Sơ đồ kim tự tháp

Một tổ chức điển hình được chia thành cấp hoạt động, cấp trung và cấp trên. Yêu cầu về thông tin đối với người dùng ở mỗi cấp độ khác nhau. Để đạt được mục tiêu đó, có một số hệ thống thông tin hỗ trợ từng cấp độ trong một tổ chức.

Hướng dẫn này sẽ khám phá các loại hệ thống thông tin khác nhau, cấp độ tổ chức sử dụng chúng và các đặc điểm của hệ thống thông tin cụ thể.

Sơ đồ kim tự tháp các cấp tổ chức và yêu cầu thông tin

Hiểu các cấp độ khác nhau của một tổ chức là điều cần thiết để hiểu thông tin được yêu cầu bởi người dùng hoạt động ở cấp độ tương ứng của họ.

Sơ đồ sau đây minh họa các cấp độ khác nhau của một tổ chức điển hình.

Operacấp quản lý quốc tế

Cấp độ hoạt động liên quan đến việc thực hiện các giao dịch kinh doanh hàng ngày của tổ chức.

Ví dụ về người dùng ở cấp quản lý này bao gồm nhân viên thu ngân tại điểm bán hàng, nhân viên ngân hàng, y tá trong bệnh viện, nhân viên chăm sóc khách hàng, v.v.

Người dùng ở cấp độ này sử dụng đưa ra quyết định có cấu trúc. Điều này có nghĩa là họ đã xác định các quy tắc hướng dẫn họ khi đưa ra quyết định.

Ví dụ, nếu một cửa hàng bán hàng trả góp và họ có chính sách tín dụng có giới hạn nhất định về khoản vay. Tất cả những gì nhân viên bán hàng cần quyết định có nên cho khách hàng trả góp hay không đều dựa trên thông tin tín dụng hiện tại từ hệ thống.

Cấp độ quản lý chiến thuật

Cấp tổ chức này bị chi phối bởi các nhà quản lý cấp trung, trưởng bộ phận, giám sát viên, v.v. Người dùng ở cấp này thường giám sát hoạt động của người dùng ở cấp quản lý vận hành.

Người dùng chiến thuật đưa ra quyết định bán cấu trúc. Các quyết định một phần dựa trên các hướng dẫn đã đặt ra và các lời kêu gọi mang tính phán xét. Ví dụ: người quản lý chiến thuật có thể kiểm tra hạn mức tín dụng và lịch sử thanh toán của khách hàng và quyết định đưa ra ngoại lệ để tăng hạn mức tín dụng cho một khách hàng cụ thể. Quyết định này được cấu trúc một phần theo nghĩa người quản lý chiến thuật phải sử dụng thông tin hiện có để xác định lịch sử thanh toán có lợi cho tổ chức và tỷ lệ tăng được phép.

Cấp độ quản lý chiến lược

Đây là cấp cao nhất trong một tổ chức. Người dùng ở cấp độ này đưa ra quyết định không có cấu trúc. Các nhà quản lý cấp cao quan tâm đến việc lập kế hoạch dài hạn của tổ chức. Họ sử dụng thông tin từ các nhà quản lý chiến thuật và dữ liệu bên ngoài để hướng dẫn họ khi đưa ra các quyết định không có cấu trúc.

Hệ thống xử lý giao dịch (TPS)

Hệ thống xử lý giao dịch được sử dụng để ghi lại các giao dịch kinh doanh hàng ngày của tổ chức. Chúng được sử dụng bởi người dùng ở cấp quản lý vận hành. Mục tiêu chính của hệ thống xử lý giao dịch là trả lời các câu hỏi thông thường như;

• Máy in ngày nay được bán như thế nào?
• Chúng ta có bao nhiêu hàng tồn kho trong tay?
• Khoản nợ phải trả của John Doe là bao nhiêu?

Bằng cách ghi lại các giao dịch kinh doanh hàng ngày, hệ thống TPS cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi trên một cách kịp thời.

• Các quyết định được đưa ra bởi các nhà quản lý vận hành là thường xuyên và có tính cấu trúc cao.
• Thông tin được tạo ra từ hệ thống xử lý giao dịch rất chi tiết.

Ví dụ: các ngân hàng cho vay yêu cầu công ty mà người đó làm việc phải có biên bản ghi nhớ (MoU) với ngân hàng. Nếu một người mà chủ lao động có Biên bản ghi nhớ với ngân hàng nộp đơn xin vay tiền, tất cả những gì nhân viên vận hành phải làm là xác minh các tài liệu đã nộp. Nếu đáp ứng được yêu cầu thì hồ sơ xin vay sẽ được xử lý. Nếu không đáp ứng yêu cầu thì khách hàng nên gặp nhân viên quản lý chiến thuật để xem khả năng ký Biên bản ghi nhớ.

Ví dụ về hệ thống xử lý giao dịch bao gồm;

• Hệ thống điểm bán hàng - Ghi lại doanh số bán hàng hàng ngày
• Hệ thống tính lương – xử lý lương nhân viên, quản lý khoản vay, v.v.
• Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho – theo dõi mức tồn kho
• Hệ thống đặt vé máy bay – Quản lý đặt vé máy bay

Hệ thống thông tin quản lý (MIS)

Hệ thống thông tin quản lý (MIS) được các nhà quản lý chiến thuật sử dụng để theo dõi tình trạng hoạt động hiện tại của tổ chức. Đầu ra của hệ thống xử lý giao dịch được sử dụng làm đầu vào cho hệ thống thông tin quản lý.

Hệ thống MIS phân tích đầu vào bằng các thuật toán thông thường, tức là tổng hợp, so sánh và tóm tắt kết quả để tạo ra các báo cáo mà các nhà quản lý chiến thuật sử dụng để theo dõi, kiểm soát và dự đoán hiệu suất trong tương lai.

Ví dụ: dữ liệu đầu vào từ hệ thống điểm bán hàng có thể được sử dụng để phân tích xu hướng của các sản phẩm hoạt động tốt và những sản phẩm hoạt động không tốt. Thông tin này có thể được sử dụng để thực hiện các đơn đặt hàng tồn kho trong tương lai, tức là tăng đơn đặt hàng cho các sản phẩm hoạt động tốt và giảm đơn đặt hàng cho các sản phẩm hoạt động không tốt.

Ví dụ về hệ thống thông tin quản lý bao gồm;

• Hệ thống quản lý bán hàng – họ nhận được thông tin đầu vào từ hệ thống điểm bán hàng
• Hệ thống ngân sách – đưa ra cái nhìn tổng quan về số tiền được chi tiêu trong tổ chức trong ngắn hạn và dài hạn.
• Hệ thống quản lý nguồn nhân lực – phúc lợi tổng thể của nhân viên, doanh thu của nhân viên, v.v.

Các nhà quản lý chiến thuật chịu trách nhiệm về quyết định bán cấu trúc. Hệ thống MIS cung cấp thông tin cần thiết để đưa ra quyết định có cấu trúc và dựa trên kinh nghiệm của các nhà quản lý chiến thuật, họ đưa ra quyết định phán đoán tức là dự đoán số lượng hàng hóa hoặc hàng tồn kho sẽ được đặt hàng trong quý thứ hai dựa trên doanh thu của quý đầu tiên.

Hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS)

Hệ thống hỗ trợ ra quyết định được quản lý cấp cao sử dụng để đưa ra các quyết định không thường xuyên. Hệ thống hỗ trợ quyết định sử dụng đầu vào từ hệ thống nội bộ (hệ thống xử lý giao dịch và hệ thống thông tin quản lý) và hệ thống bên ngoài.

Mục tiêu chính của hệ thống hỗ trợ quyết định là cung cấp giải pháp cho các vấn đề độc đáo và thay đổi thường xuyên. Hệ thống hỗ trợ quyết định trả lời các câu hỏi như;

• Hiệu suất làm việc của nhân viên sẽ thay đổi như thế nào nếu chúng ta tăng gấp đôi sản lượng tại nhà máy?
• Điều gì sẽ xảy ra với doanh số bán hàng của chúng ta nếu có một đối thủ cạnh tranh mới gia nhập thị trường?

Hệ thống hỗ trợ quyết định sử dụng các mô hình toán học phức tạp và các kỹ thuật thống kê (xác suất, mô hình dự đoán, v.v.) để cung cấp giải pháp và chúng có tính tương tác rất cao.

Ví dụ về hệ thống hỗ trợ quyết định bao gồm;

• Hệ thống hoạch định tài chính - Nó cho phép các nhà quản lý đánh giá các cách khác nhau để đạt được mục tiêu. Mục tiêu là tìm ra cách tối ưu để đạt được mục tiêu. Ví dụ: lợi nhuận ròng của một doanh nghiệp được tính bằng công thức Tổng doanh thu trừ đi (Giá vốn hàng hóa + Chi phí). Hệ thống lập kế hoạch tài chính sẽ cho phép các nhà điều hành cấp cao đặt câu hỏi và điều chỉnh các giá trị của tổng doanh thu, giá vốn hàng hóa, v.v. để thấy được tác động của quyết định và lợi nhuận ròng và tìm ra cách tối ưu nhất.
• Hệ thống quản lý khoản vay ngân hàng – nó được sử dụng để xác minh tín dụng của người xin vay và dự đoán khả năng khoản vay được thu hồi.

Công nghệ trí tuệ nhân tạo trong kinh doanh

Trí tuệ nhân tạo các hệ thống bắt chước chuyên môn của con người để xác định các mẫu trong tập dữ liệu lớn. Các công ty như Amazon, Facebook và Google, v.v. sử dụng các kỹ thuật trí tuệ nhân tạo để xác định dữ liệu phù hợp nhất với bạn.

Hãy lấy Facebook làm ví dụ, Facebook thường đưa ra những dự đoán rất chính xác về những người mà bạn có thể biết hoặc học cùng trường. Họ sử dụng dữ liệu mà bạn cung cấp cho họ, dữ liệu mà bạn bè của bạn cung cấp và dựa trên thông tin này đưa ra dự đoán về những người mà bạn có thể biết.

Amazon cũng sử dụng các kỹ thuật trí tuệ nhân tạo để đề xuất các sản phẩm bạn nên mua cũng dựa trên những gì bạn hiện đang nhận được.

Google cũng sử dụng trí tuệ nhân tạo để cung cấp cho bạn kết quả tìm kiếm phù hợp nhất dựa trên tương tác của bạn với Google và vị trí của bạn.

Những kỹ thuật này đã góp phần rất lớn vào việc làm cho các công ty này rất thành công vì họ có thể cung cấp giá trị cho khách hàng của mình.

Xử lý phân tích trực tuyến (OLAP)

Xử lý phân tích trực tuyến (OLAP) được sử dụng để truy vấn và phân tích dữ liệu đa chiều và tạo ra thông tin có thể được xem theo nhiều cách khác nhau bằng cách sử dụng nhiều chiều.

Giả sử một công ty bán máy tính xách tay, máy tính để bàn và di động thiết bị. Họ có bốn (4) chi nhánh A, B, C và D. OLAP có thể được sử dụng để xem tổng doanh số bán hàng của từng sản phẩm ở tất cả các khu vực và so sánh doanh số bán hàng thực tế với doanh số dự kiến.

Mỗi thông tin như sản phẩm, số lượng bán ra, giá trị bán ra thể hiện một chiều hướng khác nhau

Mục tiêu chính của hệ thống OLAP là cung cấp câu trả lời cho các truy vấn đặc biệt trong thời gian ngắn nhất có thể bất kể kích thước của bộ dữ liệu đang được sử dụng.