MIS là gì? Giới thiệu & Định nghĩa

Sự cần thiết của MIS

Sau đây là một số lý do chính đáng để có một hệ thống MIS.

• Người ra quyết định cần thông tin để đưa ra quyết định hiệu quả. Hệ thống thông tin quản lý (MIS) biến điều này thành hiện thực.
• Hệ thống MIS tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp trong và ngoài tổ chức – nhân viên trong tổ chức có thể dễ dàng truy cập thông tin cần thiết cho hoạt động hàng ngày. Các tiện ích như Dịch vụ tin nhắn ngắn (SMS) và Email giúp giao tiếp với khách hàng và nhà cung cấp từ bên trong hệ thống MIS mà tổ chức đang sử dụng.
• Lưu trữ hồ sơ – hệ thống thông tin quản lý ghi lại tất cả các giao dịch kinh doanh của một tổ chức và cung cấp điểm tham chiếu cho các giao dịch đó.

Các thành phần của MIS

Các thành phần chính của MIS dạng dài (Hệ thống thông tin quản lý) điển hình là:

• Người nổi tiếng – những người sử dụng hệ thống thông tin
• Ngày – dữ liệu mà hệ thống thông tin ghi lại
• Thủ tục kinh doanh – Các quy trình được đưa ra về cách ghi lại, lưu trữ và phân tích dữ liệu
• Hàng sắt thép – bao gồm máy chủ, máy trạm, thiết bị mạng, máy in, v.v.
• Phần mềm – đây là những chương trình được sử dụng để xử lý dữ liệu. Chúng bao gồm các chương trình như chương trình bảng tính, phần mềm cơ sở dữ liệu, v.v.

Các loại hệ thống thông tin

Loại hệ thống thông tin mà người dùng sử dụng phụ thuộc vào cấp độ của họ trong một tổ chức. Sơ đồ sau đây cho thấy ba cấp độ chính của người dùng trong một tổ chức và loại hệ thống thông tin mà họ sử dụng.

Hệ thống xử lý giao dịch (TPS)

Loại hệ thống thông tin này được sử dụng để ghi lại các giao dịch hàng ngày của một doanh nghiệp. Một ví dụ về Hệ thống xử lý giao dịch là hệ thống Điểm bán hàng (POS). Hệ thống POS được sử dụng để ghi lại doanh số bán hàng hàng ngày.

Hệ thống thông tin quản lý (MIS)

Hệ thống thông tin quản lý, viết tắt là MIS, được sử dụng để hướng dẫn các nhà quản lý chiến thuật đưa ra các quyết định bán cấu trúc. Đầu ra từ hệ thống xử lý giao dịch được sử dụng làm đầu vào cho hệ thống MIS.

Hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS)

Hệ thống hỗ trợ quyết định được các nhà quản lý cấp cao sử dụng để đưa ra các quyết định bán cấu trúc. Đầu ra từ Hệ thống thông tin quản lý được sử dụng làm đầu vào cho hệ thống hỗ trợ quyết định. Hệ thống DSS cũng lấy dữ liệu đầu vào từ các nguồn bên ngoài như lực lượng thị trường hiện tại, cạnh tranh, v.v.

Hệ thống thông tin thủ công VS Hệ thống thông tin máy tính (MIS)

Dữ liệu là dòng máu của bất kỳ thực thể kinh doanh nào. Mọi người trong tổ chức đều cần thông tin để đưa ra quyết định. Hệ thống thông tin là một cách có tổ chức để ghi, lưu trữ dữ liệu và truy xuất thông tin.

Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét hệ thống thông tin thủ công và hệ thống thông tin được vi tính hóa.

Hệ thống thông tin thủ công

Hệ thống thông tin thủ công không sử dụng bất kỳ thiết bị máy tính nào. Việc ghi chép, lưu trữ và truy xuất số liệu được thực hiện thủ công bởi những người chịu trách nhiệm về hệ thống thông tin.

Sau đây là các thành phần chính của một hệ thống thông tin thủ công

• Mọi người -con người là đối tượng tiếp nhận của hệ thống thông tin
• Thủ tục kinh doanh –đây là những biện pháp được đưa ra nhằm xác định các quy tắc xử lý dữ liệu, lưu trữ, phân tích và tạo ra thông tin
• Dữ liệu -đây là những giao dịch hàng ngày được ghi lại
• Hệ thống hồ sơ – đây là một cách có tổ chức để lưu trữ thông tin
• Báo cáo -các báo cáo được tạo sau khi phân tích thủ công dữ liệu từ hệ thống lưu trữ và biên soạn nó.

Sơ đồ sau đây minh họa cách thức hoạt động của một hệ thống thông tin thủ công điển hình

Ưu điểm và nhược điểm của hệ thống thông tin thủ công

Ưu điểm:

Sau đây là những ưu điểm của hệ thống thông tin thủ công

• Hiệu quả về chi phí - nó rẻ hơn so với hệ thống máy tính vì không cần mua thiết bị đắt tiền như máy chủ, máy trạm, máy in, v.v.
• Linh hoạt -các yêu cầu kinh doanh đang phát triển có thể dễ dàng được triển khai vào các thủ tục kinh doanh và được triển khai ngay lập tức

Nhược điểm:

Sau đây là một số nhược điểm của hệ thống thông tin thủ công.

• Mất thời gian -tất cả các mục nhập dữ liệu cần phải được xác minh trước khi nộp hồ sơ, đây là một công việc tốn thời gian khi được thực hiện bởi con người. Việc lấy dữ liệu từ hệ thống lưu trữ cũng mất một khoảng thời gian đáng kể
• Dễ mắc lỗi – tính chính xác của dữ liệu khi được con người xác minh và xác nhận sẽ dễ xảy ra lỗi hơn so với việc xác minh và xác thực được thực hiện bởi hệ thống máy tính.
• Thiếu an ninh – tính bảo mật của hệ thống thủ công được thực hiện bằng cách hạn chế quyền truy cập vào phòng tập tin. Kinh nghiệm cho thấy những người không có thẩm quyền có thể dễ dàng tiếp cận phòng hồ sơ
• Sao chép dữ liệu -hầu hết các phòng ban trong một tổ chức cần có quyền truy cập vào cùng một dữ liệu. Trong hệ thống thủ công, thông thường việc sao chép dữ liệu này để giúp tất cả người dùng được ủy quyền dễ dàng truy cập. Thử thách xuất hiện khi cùng một dữ liệu cần được cập nhật
• Dữ liệu không nhất quán - do dữ liệu bị trùng lặp nên việc cập nhật dữ liệu ở một file mà không cập nhật được các file khác là điều rất bình thường. Điều này dẫn đến sự không nhất quán về dữ liệu
• Thiếu bản sao lưu – nếu file bị mất hoặc xử lý sai thì cơ hội lấy lại được dữ liệu gần như bằng không.

Hệ thống thông tin máy tính

Hệ thống máy tính được phát triển để giải quyết những thách thức của hệ thống thông tin thủ công. Sự khác biệt chính giữa hệ thống thông tin thủ công và máy tính là hệ thống máy tính sử dụng kết hợp phần mềm và phần cứng để ghi lại, lưu trữ, phân tích và truy xuất thông tin.

Ưu điểm và nhược điểm của hệ thống thông tin máy tính hóa (MIS)

Sau đây là một số nhược điểm của hệ thống thông tin máy tính.

Ưu điểm:

Sau đây là những lợi thế của hệ thống thông tin máy tính

• Xử lý dữ liệu và truy xuất thông tin nhanh chóng – đây là một trong những ưu điểm lớn nhất của hệ thống thông tin máy tính. Nó xử lý dữ liệu và lấy thông tin với tốc độ nhanh hơn. Điều này dẫn đến cải thiện dịch vụ khách hàng/khách hàng
• Cải thiện độ chính xác của dữ liệu – dễ dàng thực hiện kiểm tra xác thực và xác minh dữ liệu trong hệ thống máy tính so với hệ thống thủ công.
• Cải thiện an ninh – Ngoài việc hạn chế quyền truy cập vào máy chủ cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin máy tính có thể thực hiện các biện pháp kiểm soát bảo mật khác như xác thực người dùng, hệ thống xác thực sinh trắc học, kiểm soát quyền truy cập, v.v.
• Giảm trùng lặp dữ liệu – hệ thống cơ sở dữ liệu được thiết kế theo cách giảm thiểu sự trùng lặp dữ liệu. Điều này có nghĩa là việc cập nhật dữ liệu trong một bộ phận sẽ tự động cung cấp dữ liệu cho các bộ phận khác
• Hệ thống sao lưu được cải tiến – Với công nghệ hiện đại, các bản sao lưu có thể được lưu trữ trên đám mây, giúp dễ dàng khôi phục dữ liệu nếu có sự cố xảy ra với phần cứng và phần mềm được sử dụng để lưu trữ dữ liệu
• Dễ dàng tiếp cận thông tin – hầu hết các nhà điều hành doanh nghiệp cần phải đi du lịch và vẫn có thể đưa ra quyết định dựa trên thông tin. Trang web và di động công nghệ giúp truy cập dữ liệu từ mọi nơi có thể.

Nhược điểm:

• Việc thiết lập và cấu hình rất tốn kém – tổ chức phải mua phần cứng và phần mềm cần thiết để vận hành hệ thống thông tin. Ngoài ra, các thủ tục kinh doanh sẽ cần phải được sửa đổi và nhân viên sẽ cần được đào tạo về cách sử dụng hệ thống thông tin máy tính.
• Phụ thuộc nhiều vào công nghệ - nếu có điều gì đó xảy ra với phần cứng hoặc phần mềm khiến nó ngừng hoạt động thì thông tin sẽ không thể truy cập được cho đến khi phần cứng hoặc phần mềm cần thiết được thay thế.
• Rủi ro gian lận – nếu không có biện pháp kiểm tra và kiểm soát thích hợp, kẻ xâm nhập có thể đăng các giao dịch trái phép như hóa đơn cho hàng hóa chưa bao giờ được giao, v.v.

Tổng kết

• MIS là viết tắt của Hệ thống thông tin quản lý. Nó là tập hợp con người, thủ tục, dữ liệu và công nghệ thông tin hỗ trợ các nhà quản lý đưa ra quyết định sáng suốt.
• Hệ thống thông tin trên máy tính hiệu quả hơn so với hệ thống thông tin thủ công. Hệ thống thông tin thủ công rẻ hơn so với hệ thống thông tin máy tính.
• Hệ thống xử lý giao dịch (TPS) do nhân viên vận hành xây dựng để ghi lại các giao dịch kinh doanh hàng ngày và chúng được sử dụng để đưa ra các quyết định có cấu trúc
• Hệ thống thông tin quản lý (MIS) được các nhà quản lý cấp trung sử dụng để đưa ra các quyết định bán cấu trúc
• Hệ thống hỗ trợ quyết định được các nhà quản lý cấp cao sử dụng và chúng giúp các nhà quản lý cấp cao đưa ra các quyết định không có cấu trúc.