Thành phần & Vai trò của MIS (Hệ thống thông tin quản lý)

Facebook là một trong những doanh nghiệp có lợi nhuận cao nhất trên thế giới và toàn bộ sự tồn tại của nó phụ thuộc vào việc sử dụng công nghệ thông tin và hệ thống thông tin.

Các công ty thành công khác như Google, Amazon, eBay và các tổ chức tài chính - hầu hết thành công của họ là nhờ công nghệ.

Hướng dẫn này sẽ xem xét vai trò của MIS trong tổ chức và cách tổ chức có thể tận dụng MIS để đạt được lợi thế cạnh tranh.

Định nghĩa dữ liệu, thông tin và đặc điểm của thông tin tốt

Dữ liệu đề cập đến các sự kiện cơ bản thô như giá của sản phẩm, số lượng sản phẩm đã mua, v.v. chưa được xử lý.

Ví dụ: giá là 6 đô la và số lượng là 10 không mang lại bất kỳ ý nghĩa nào đối với khách hàng tại điểm bán hàng cho đến khi. Thông tin phải được xử lý dữ liệu để truyền tải ý nghĩa đến người nhận.

Ví dụ, nhân 6 đô la với 10 sẽ được 60 đô la, đây chính là tổng hóa đơn mà khách hàng phải trả.

Thông tin tốt phải kịp thời và sẵn có khi cần thiết.

Sau đây là những đặc điểm của thông tin tốt.

• Chính xác – thông tin phải không có lỗi và sai sót. Điều này đạt được bằng cách tuân theo các tiêu chuẩn nghiêm ngặt để xử lý dữ liệu thành thông tin. Ví dụ, cộng $6 + 10 sẽ cho chúng ta thông tin không chính xác. Thông tin chính xác trong ví dụ của chúng ta là nhân $6 với 10.
• Hoàn thành – tất cả thông tin cần thiết để đưa ra quyết định đúng phải có sẵn. Không có gì nên thiếu. Nếu TAX là một ứng dụng để tính toán tổng số tiền mà khách hàng phải trả thì nó cũng phải được đưa vào. Việc bỏ nó ra có thể khiến khách hàng hiểu lầm rằng họ chỉ phải trả 60 USD trong khi trên thực tế, họ cũng phải nộp thuế.
• Chi phí hiệu quả – chi phí để có được thông tin không được vượt quá lợi ích của thông tin đó tính bằng tiền.
• Tập trung vào người dùng – thông tin phải được trình bày theo cách đáp ứng được yêu cầu thông tin của người dùng mục tiêu. Ví dụ, người quản lý vận hành yêu cầu thông tin rất chi tiết và điều này cần được cân nhắc khi trình bày thông tin cho người quản lý vận hành. Thông tin tương tự sẽ không phù hợp với các nhà quản lý cấp cao vì họ sẽ phải xử lý lại. Đối với họ, đó sẽ là dữ liệu chứ không phải thông tin.
• Liên quan, thích hợp - Thông tin phải phù hợp với người nhận. Thông tin phải liên quan trực tiếp đến vấn đề mà người nhận dự định đang gặp phải. Nếu bộ phận CNTT muốn mua một máy chủ mới, thông tin nói về việc giảm giá 35% cho máy tính xách tay sẽ không phù hợp trong tình huống như vậy.
• Có thẩm quyền - Thông tin phải đến từ nguồn đáng tin cậy. Giả sử bạn có tài khoản ngân hàng và bạn muốn chuyển tiền sang tài khoản ngân hàng khác sử dụng đơn vị tiền tệ khác với tài khoản của bạn. Việc sử dụng tỷ giá hối đoái từ văn phòng thay đổi sẽ không được coi là có thẩm quyền so với việc nhận tỷ giá hối đoái trực tiếp từ ngân hàng của bạn.
• Kịp thời - Thông tin phải sẵn có khi cần thiết. Giả sử công ty của bạn muốn sáp nhập với một công ty khác. Thông tin đánh giá công ty khác mà bạn muốn sáp nhập phải được cung cấp trước khi sáp nhập và bạn phải có đủ thời gian để xác minh thông tin.

Lợi thế cạnh tranh về thông tin và MIS

Lợi thế cạnh tranh là vị trí giúp doanh nghiệp có lợi hơn so với đối thủ cạnh tranh. Ví dụ: sản xuất sản phẩm với chi phí thấp hơn so với đối thủ cạnh tranh sẽ giúp bạn thu được nhiều lợi nhuận hơn.

Hệ thống thông tin có khả năng giúp một tổ chức đạt được vị trí như vậy. Chúng thực hiện theo những cách sau

Operasự xuất sắc của quốc gia – Sự xuất sắc trong hoạt động nhằm cải thiện hoạt động của doanh nghiệp. Hãy lấy một ví dụ về một cửa hàng bán lẻ. Cửa hàng bán lẻ có thể sử dụng hệ thống thông tin để tự động đặt hàng với nhà cung cấp khi mức tồn kho đạt đến giới hạn đặt hàng lại. Điều này đảm bảo rằng cửa hàng bán lẻ không bao giờ hết hàng và khách hàng luôn có thể tin tưởng vào đó để tìm thấy thứ họ cần.

Mô hình kinh doanh, sản phẩm và dịch vụ mới – hãy tiếp tục với ví dụ về một cửa hàng bán lẻ. Cửa hàng bán lẻ có thể phát triển hệ thống đặt hàng dựa trên web hoặc ứng dụng điện thoại thông minh mà khách hàng có thể sử dụng để mua các mặt hàng một cách thoải mái tại nhà hoặc bất cứ nơi đâu. Hệ thống đặt hàng có thể được liên kết với một doanh nghiệp giao hàng và có hỗ trợ thanh toán trực tuyến. Đây là một mô hình kinh doanh mới so với việc khách hàng đến mua hàng và thực hiện việc đó từ các ứng dụng trên web hoặc trên điện thoại thông minh.

Cải thiện quan hệ nhà cung cấp và khách hàng – dữ liệu lịch sử được sử dụng để hiểu nhu cầu của khách hàng và nhà cung cấp. Dữ liệu này sau đó được sử dụng để tạo ra các dịch vụ và sản phẩm đáp ứng nhu cầu. Điều này dẫn đến mối quan hệ lâu dài với khách hàng và doanh nghiệp, đưa tổ chức vào vị thế có lợi hơn.

Cải thiện việc ra quyết định – Thông tin rất quan trọng khi đưa ra quyết định. Hệ thống thông tin nếu được thiết kế và vận hành hiệu quả sẽ đưa ra thông tin có tất cả các đặc tính của thông tin tốt được mô tả ở phần trên. Điều này cho phép một tổ chức đưa ra các quyết định có lợi cho tổ chức.

Các thành phần của MIS và mối quan hệ của chúng

Hệ thống thông tin quản lý được tạo thành từ năm thành phần chính là con người, quy trình kinh doanh, dữ liệu, phần cứng và phần mềm. Tất cả các thành phần này phải làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu kinh doanh.

Người nổi tiếng – đây là những người dùng sử dụng hệ thống thông tin để ghi lại các giao dịch kinh doanh hàng ngày. Người dùng thường là những chuyên gia có trình độ như kế toán, quản lý nhân sự, v.v. Bộ phận CNTT thường có nhân viên hỗ trợ đảm bảo hệ thống hoạt động tốt.

Thủ tục kinh doanh – đây là những thực tiễn tốt nhất đã được thống nhất nhằm hướng dẫn người dùng và tất cả các thành phần khác về cách làm việc hiệu quả. Các thủ tục kinh doanh được phát triển bởi con người, ví dụ như người dùng, nhà tư vấn, v.v.

Ngày – các giao dịch kinh doanh hàng ngày được ghi lại. Đối với ngân hàng, dữ liệu được thu thập từ các hoạt động như gửi tiền, rút ​​tiền, v.v.

phần cứng – phần cứng được tạo thành từ máy tính, máy in, thiết bị mạng, v.v. Phần cứng cung cấp khả năng tính toán để xử lý dữ liệu. Nó cũng cung cấp khả năng kết nối mạng và in ấn. Phần cứng tăng tốc độ xử lý dữ liệu thành thông tin.

Phần mềm – đây là những chương trình chạy trên phần cứng. Phần mềm được chia thành hai loại chính là phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. Phần mềm hệ thống đề cập đến hệ điều hành tức là Windows, Mac OS và Ubuntu, v.v. Phần mềm ứng dụng là phần mềm chuyên dụng để hoàn thành các nhiệm vụ kinh doanh như Lương bổng chương trình, hệ thống ngân hàng, hệ thống điểm bán hàng, v.v.

Chuỗi giá trị của Porter

Hãy nghĩ về một công ty như Apple Inc. Tại sao họ thành công? Vì sao khách hàng yêu thích và mua iPhone? Đó là vì iPhone làm tăng thêm giá trị cho cuộc sống của họ. Đây là lý do tại sao Apple Inc. là một doanh nghiệp thành công. Chuỗi giá trị đề cập đến các hoạt động mà một công ty thực hiện để tạo ra giá trị cho khách hàng của mình.

Khái niệm chuỗi giá trị được phát triển bởi Michael Porter. Chuỗi giá trị của Porter có hai hoạt động là;

• Hoạt động chính – đây là những hoạt động liên quan đến việc tạo ra sản phẩm/dịch vụ, tiếp thị và bán hàng cũng như hỗ trợ. Các hoạt động chính bao gồm hậu cần đầu vào, vận hành, hậu cần đầu ra, tiếp thị và bán hàng, và dịch vụ.
• Các hoạt động hỗ trợ – đây là những hoạt động hỗ trợ cho các hoạt động chính. Hoạt động hỗ trợ bao gồm mua sắm (mua hàng), quản lý nguồn nhân lực, phát triển công nghệ và cơ sở hạ tầng.

Sơ đồ sau đây mô tả chuỗi giá trị

Hình minh họa sau đây cho thấy chuỗi giá trị của Apple Inc.

Mục tiêu tổng thể của chuỗi giá trị là giúp doanh nghiệp đạt được lợi thế cạnh tranh. Lợi thế cạnh tranh là vị trí của doanh nghiệp trên thị trường giúp doanh nghiệp có được nhiều lợi nhuận hơn so với các đối thủ cạnh tranh trực tiếp.

Ảnh hưởng của CNTT đến mục tiêu của tổ chức

Mục tiêu của tổ chức đề cập đến mục tiêu và sứ mệnh của tổ chức, đặc biệt là về lâu dài. Bất kể loại hình kinh doanh mà tổ chức tham gia, mục tiêu chung là tạo ra giá trị cho khách hàng như đã nêu trong phần trên.

Liên kết Công nghệ Thông tin Kinh doanh liên quan đến việc sử dụng công nghệ thông tin để đạt được các mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả.

Hai trong số những cách phổ biến nhất mà một tổ chức có thể cung cấp giá trị là cung cấp một sản phẩm chất lượng ở mức giá thấp hơn đối thủ cạnh tranh hoặc ở mức giá cao nhưng có nhiều tính năng hơn để tăng thêm giá trị cho khách hàng.

Công nghệ thông tin cho phép doanh nghiệp xử lý và phân tích lượng lớn dữ liệu với chi phí rẻ hơn và trong thời gian ngắn nhất. Điều này cho phép các tổ chức cung cấp sản phẩm chất lượng với giá rẻ hơn.

Hãy lấy một ví dụ về ngân hàng. Ngân hàng có thể sử dụng ATM để cho phép khách hàng rút tiền và các phương tiện tự động khác để gửi tiền. Khách hàng có thắc mắc có thể được chuyển hướng đến một trang web có các câu hỏi thường gặp. Cả cá nhân và doanh nghiệp đều có thể xem sao kê trực tuyến nếu họ đăng ký dịch vụ ngân hàng trực tuyến.

Các hoạt động kinh doanh CNTT nêu trên giúp giảm chi phí kinh doanh và tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới. Giảm chi phí kinh doanh cho phép ngân hàng giảm phí ngân hàng, do đó cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng với mức giá rẻ hơn.

Tổng kết

Các thực thể kinh doanh tồn tại để kiếm lợi nhuận. Các tổ chức phi lợi nhuận tồn tại để cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm chất lượng một cách hiệu quả về mặt chi phí.

Bất kể loại hình tổ chức nào, MIS đều có vai trò chính trong việc đạt được các mục tiêu.

MIS cho phép các tổ chức đưa ra quyết định hợp lý bằng cách cung cấp thông tin cho người ra quyết định.