Các thành phần của hệ thống thông tin quản lý (MIS)
Atlas Phượng Hoàng
⚡ Tóm tắt thông minh
Các thành phần và vai trò của MIS mô tả cách thức con người, quy trình kinh doanh, dữ liệu, phần cứng và phần mềm phối hợp với nhau trong một Hệ thống Thông tin Quản lý để cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và giúp các tổ chức đạt được lợi thế cạnh tranh thông qua việc đưa ra các quyết định tốt hơn.
Facebook là một trong những doanh nghiệp có lợi nhuận cao nhất trên thế giới và toàn bộ sự tồn tại của nó phụ thuộc vào việc sử dụng công nghệ thông tin và hệ thống thông tin.
Các công ty thành công khác như Google, AmazonCác công ty như eBay và các tổ chức tài chính đều đạt được phần lớn thành công nhờ công nghệ.
Hướng dẫn này sẽ xem xét vai trò của MIS trong tổ chức và cách tổ chức có thể tận dụng MIS để đạt được lợi thế cạnh tranh.
Định nghĩa dữ liệu, thông tin và đặc điểm của thông tin tốt
Dữ liệu ở đây đề cập đến các thông tin cơ bản thô, ví dụ như giá của một sản phẩm, số lượng sản phẩm đã mua, v.v., mà chưa được xử lý.
Ví dụ: giá là 6 đô la và số lượng là 10 không mang lại bất kỳ ý nghĩa nào đối với khách hàng tại điểm bán hàng cho đến khi. Thông tin phải được xử lý dữ liệu để truyền tải ý nghĩa đến người nhận.
Ví dụ, nhân 6 đô la với 10 sẽ được 60 đô la, đây chính là tổng hóa đơn mà khách hàng phải trả.
Thông tin tốt cần phải kịp thời và có sẵn khi cần thiết. Sau đây là những đặc điểm của thông tin tốt.
- Chính xác – Thông tin phải không có lỗi và sai sót. Điều này đạt được bằng cách tuân theo một bộ tiêu chuẩn nghiêm ngặt để xử lý dữ liệu thành thông tin. Ví dụ, cộng 6 đô la + 10 sẽ cho ra thông tin không chính xác. Thông tin chính xác trong ví dụ này là nhân 6 đô la với 10.
- Hoàn thành – Tất cả thông tin cần thiết để đưa ra quyết định đúng đắn phải được cung cấp đầy đủ. Không được thiếu bất cứ thông tin nào. Nếu THUẾ được tính vào tổng số tiền khách hàng phải trả, thì thuế cũng phải được bao gồm. Việc bỏ sót thông tin này có thể khiến khách hàng hiểu nhầm rằng họ chỉ phải trả 60 đô la, trong khi thực tế họ cũng phải trả thuế.
- Chi phí hiệu quả – chi phí để có được thông tin không được vượt quá lợi ích của thông tin đó tính bằng tiền.
- Tập trung vào người dùng – Thông tin phải được trình bày sao cho đáp ứng được nhu cầu thông tin của người dùng mục tiêu. Ví dụ, các nhà quản lý vận hành cần thông tin rất chi tiết, và điều này cần được xem xét khi trình bày thông tin cho họ. Thông tin tương tự sẽ không phù hợp với các nhà quản lý cấp cao, vì họ sẽ phải xử lý lại thông tin đó. Đối với họ, đó sẽ là dữ liệu chứ không phải thông tin.
- Liên quan, thích hợp – Thông tin phải phù hợp với người nhận. Nó phải liên quan trực tiếp đến vấn đề mà người nhận đang gặp phải. Nếu bộ phận CNTT muốn mua một máy chủ mới, thông tin về chương trình giảm giá 35% cho máy tính xách tay sẽ không phù hợp trong trường hợp này.
- Có thẩm quyền - Thông tin phải đến từ nguồn đáng tin cậy. Giả sử bạn có tài khoản ngân hàng và bạn muốn chuyển tiền sang tài khoản ngân hàng khác sử dụng đơn vị tiền tệ khác với tài khoản của bạn. Việc sử dụng tỷ giá hối đoái từ văn phòng thay đổi sẽ không được coi là có thẩm quyền so với việc nhận tỷ giá hối đoái trực tiếp từ ngân hàng của bạn.
- Kịp thời – Thông tin cần phải có sẵn khi cần thiết. Giả sử công ty của bạn muốn sáp nhập với một công ty khác. Thông tin đánh giá về công ty kia phải được cung cấp trước khi sáp nhập, và bạn phải có đủ thời gian để xác minh thông tin đó.
Lợi thế cạnh tranh về thông tin và MIS
Lợi thế cạnh tranh là vị trí giúp doanh nghiệp có lợi hơn so với đối thủ cạnh tranh. Ví dụ: sản xuất sản phẩm với chi phí thấp hơn so với đối thủ cạnh tranh sẽ giúp bạn thu được nhiều lợi nhuận hơn.
Hệ thống thông tin có khả năng giúp một tổ chức đạt được vị thế như vậy. Chúng thực hiện điều đó theo những cách sau:
Operasự xuất sắc của quốc gia – Sự xuất sắc trong hoạt động nhằm cải thiện hoạt động của doanh nghiệp. Hãy lấy một ví dụ về một cửa hàng bán lẻ. Cửa hàng bán lẻ có thể sử dụng hệ thống thông tin để tự động đặt hàng với nhà cung cấp khi mức tồn kho đạt đến giới hạn đặt hàng lại. Điều này đảm bảo rằng cửa hàng bán lẻ không bao giờ hết hàng và khách hàng luôn có thể tin tưởng vào đó để tìm thấy thứ họ cần.
Mô hình kinh doanh, sản phẩm và dịch vụ mới – Chúng ta hãy tiếp tục với ví dụ về một cửa hàng bán lẻ. Cửa hàng bán lẻ có thể phát triển một hệ thống đặt hàng trực tuyến hoặc ứng dụng trên điện thoại thông minh mà khách hàng có thể sử dụng để mua hàng từ nhà hoặc bất cứ nơi nào họ đang ở. Hệ thống đặt hàng có thể được liên kết với dịch vụ giao hàng và hỗ trợ thanh toán trực tuyến. Đây là một mô hình kinh doanh mới so với việc khách hàng đến cửa hàng để mua hàng.
Cải thiện quan hệ nhà cung cấp và khách hàng – Dữ liệu lịch sử được sử dụng để hiểu nhu cầu của khách hàng và nhà cung cấp. Sau đó, dữ liệu này được sử dụng để tạo ra các dịch vụ và sản phẩm đáp ứng những nhu cầu đó. Điều này dẫn đến mối quan hệ lâu dài với khách hàng và doanh nghiệp, giúp tổ chức đạt được vị thế sinh lời cao hơn.
Cải thiện việc ra quyết định – Thông tin đóng vai trò then chốt khi đưa ra quyết định. Hệ thống thông tin, nếu được thiết kế và vận hành hiệu quả, sẽ tạo ra thông tin có đầy đủ các đặc điểm của thông tin tốt được mô tả ở phần trên. Điều này cho phép tổ chức đưa ra những quyết định mang lại lợi nhuận cho tổ chức.
Các thành phần của MIS và mối quan hệ của chúng
Hệ thống thông tin quản lý bao gồm năm thành phần chính, đó là con người, quy trình kinh doanh, dữ liệu, phần cứng và phần mềm. Tất cả các thành phần này phải phối hợp với nhau để đạt được mục tiêu kinh doanh.
Người nổi tiếng – Đây là những người dùng sử dụng hệ thống thông tin để ghi lại các giao dịch kinh doanh hàng ngày. Người dùng thường là những chuyên gia có trình độ như kế toán, quản lý nhân sự, v.v. Bộ phận CNTT thường có đội ngũ hỗ trợ đảm bảo hệ thống hoạt động trơn tru.
Thủ tục kinh doanh – Đây là những thực tiễn tốt nhất đã được thống nhất, hướng dẫn người dùng và tất cả các thành phần khác về cách làm việc hiệu quả. Các quy trình kinh doanh được phát triển bởi chính con người, tức là người dùng, chuyên gia tư vấn, v.v.
Ngày – Các giao dịch kinh doanh hàng ngày được ghi lại. Đối với ngân hàng, dữ liệu được thu thập từ các hoạt động như gửi tiền, rút tiền, v.v.
Hàng sắt thép – phần cứng được tạo thành từ máy tính, máy in, thiết bị mạng, v.v. Phần cứng cung cấp khả năng tính toán để xử lý dữ liệu. Nó cũng cung cấp khả năng kết nối mạng và in ấn. Phần cứng tăng tốc độ xử lý dữ liệu thành thông tin.
Phần mềm – đây là các chương trình chạy trên phần cứng. Phần mềm được chia thành hai loại chính, đó là phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. Phần mềm hệ thống đề cập đến... hệ điều hành, Tức là, Windows, Mac OS và Ubuntu, v.v. Phần mềm ứng dụng là phần mềm chuyên dụng để hoàn thành các nhiệm vụ kinh doanh như Lương bổng chương trình, hệ thống ngân hàng, hệ thống điểm bán hàng, v.v.
Chuỗi giá trị của Porter
Hãy nghĩ về một công ty như Apple Inc. Tại sao họ thành công? Vì sao khách hàng yêu thích và mua iPhone? Đó là vì iPhone làm tăng thêm giá trị cho cuộc sống của họ. Đây là lý do tại sao Apple Inc. là một doanh nghiệp thành công. Chuỗi giá trị đề cập đến các hoạt động mà một công ty thực hiện để tạo ra giá trị cho khách hàng của mình.
Khái niệm chuỗi giá trị được phát triển bởi Michael Porter. Chuỗi giá trị của Porter có hai loại hoạt động, cụ thể là:
- Hoạt động chính – Đây là các hoạt động liên quan đến việc tạo ra sản phẩm/dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, và hỗ trợ. Các hoạt động chính bao gồm hậu cần đầu vào, vận hành, hậu cần đầu ra, tiếp thị và bán hàng, và dịch vụ.
- Các hoạt động hỗ trợ – Đây là những hoạt động hỗ trợ cho các hoạt động chính. Các hoạt động hỗ trợ bao gồm mua sắm, quản lý nguồn nhân lực, phát triển công nghệ và cơ sở hạ tầng.
Sơ đồ sau đây mô tả chuỗi giá trị:
Hình minh họa sau đây cho thấy chuỗi giá trị của Apple Inc.
Mục tiêu tổng thể của chuỗi giá trị là giúp doanh nghiệp đạt được lợi thế cạnh tranh. Lợi thế cạnh tranh là vị thế của doanh nghiệp trên thị trường, giúp doanh nghiệp đó có lợi nhuận cao hơn so với các đối thủ cạnh tranh trực tiếp.
Ảnh hưởng của CNTT đến mục tiêu của tổ chức
Mục tiêu tổ chức đề cập đến các mục tiêu và sứ mệnh của tổ chức, đặc biệt là trong dài hạn. Bất kể loại hình kinh doanh mà tổ chức tham gia, mục tiêu tổng thể là tạo ra giá trị cho khách hàng, như đã nêu ở phần trên.
Liên kết Công nghệ Thông tin Kinh doanh liên quan đến việc sử dụng công nghệ thông tin để đạt được các mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả.
Hai trong số những cách phổ biến nhất mà một tổ chức có thể tạo ra giá trị là bằng cách cung cấp sản phẩm chất lượng với giá thấp hơn so với đối thủ cạnh tranh, hoặc với giá cao hơn nhưng có nhiều tính năng bổ sung giá trị cho khách hàng.
Công nghệ thông tin cho phép doanh nghiệp xử lý và phân tích lượng lớn dữ liệu với chi phí rẻ hơn và trong thời gian ngắn nhất. Điều này cho phép các tổ chức cung cấp sản phẩm chất lượng với giá rẻ hơn.
Hãy lấy ví dụ về một ngân hàng. Ngân hàng có thể sử dụng máy ATM để cho phép khách hàng rút tiền và các phương tiện tự động khác để gửi tiền. Khách hàng có thắc mắc có thể được hướng dẫn đến trang web có các câu hỏi thường gặp. Cả cá nhân và doanh nghiệp đều có thể xem sao kê trực tuyến nếu họ đăng ký dịch vụ ngân hàng trực tuyến.
Các thực tiễn kinh doanh CNTT nêu trên dẫn đến giảm chi phí kinh doanh và tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới. Giảm chi phí kinh doanh cho phép ngân hàng giảm phí dịch vụ, từ đó cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng với giá rẻ hơn.
