Що таке софтфон? Огляд, визначення та як його отримати

Що таке софтфон?

Софтфон — це програмне забезпечення на персональному комп’ютері або мобільному пристрої, яке використовується для здійснення голосових дзвінків через VOIP замість використання трубки.

Після завантаження та встановлення програмного додатка на ваш смартфон або робочий стіл на екрані з’явиться панель набору номера телефону, яка виглядатиме як звичайна панель набору номеру провідного телефону. Бізнес-користувачі можуть здійснювати дзвінки будь-де, де є доступ до Інтернету, підвищуючи мобільність і продуктивність для внутрішніх і віддалених співробітників.

Як працює софтфон?

Софтфони працюють так само, як і звичайний смартфон. Після запуску програми використовуйте віртуальну клавіатуру, щоб набрати мобільний номер. Ви також можете вибрати когось зі списку контактів свого мобільного телефону чи комп’ютера, а потім дочекатися з’єднання.

Телефонні системи VoIP передають голосові дані приймачам через Інтернет. Вони використовують кодек, програмне забезпечення, яке розділяє звукові дані на фрагменти та перетворює їх у двійковий код. Цей код переміщується з одного комп’ютера на інший і «розшифровується» на стороні одержувача.

Нижче наведено передумови для здійснення телефонних дзвінків через Інтернет:

• VoIP навушники
• Настільний комп’ютер, персональний комп’ютер і мобільний телефон
• Підключення до Інтернету
• Послуга VoIP подобається Skype, RingCentral і т.п.

Програми програмного телефону не обмежуються персональними комп’ютерами. Вимоги залежать від апаратного забезпечення, але для всіх потрібен доступ до Інтернету.

Як користуватися SoftPhone?

Ось важливі кроки, які допоможуть вам навчитися користуватися програмними телефонами:

Крок 1) Завантажте програмне забезпечення Softphone

Спочатку завантажте та встановіть програму VoIP зі свого робочого комп’ютера або мобільного пристрою. Після завершення процедури налаштування та налаштування параметрів пристрою програма буде готова до використання через кілька хвилин.

Крок 2) Переконайтеся, що ваш Інтернет стабільний

Нестабільне підключення до Інтернету (DSL або кабельне телебачення) може засмучувати вас під час здійснення або отримання викликів VoIP. Отже, вам потрібно переконатися, що ви підключені до стабільного Інтернету, щоб запобігти розривам або розривам викликів.

Ви можете змінити якість обслуговування маршрутизатора, щоб надавати перевагу голосовим пакетам, а не менш чутливим до часу даним. Більшість постачальників програмних телефонів VoIP можуть зробити це практично за вас.

Крок 3) Виконайте всі технічні вимоги

Є ще кілька технічних вимог, які ви повинні виконати.

• Мінімум один кодек має бути стандартним для обох сторін
• Софтфони взаємодіють лише з іншими пристроями, які використовують подібне VoIP протокол
• Софтфони працюють не лише на настільних комп’ютерах і смартфонах, але можуть працювати з різними платформами.

Програмне забезпечення Softphone забезпечує відносно простий досвід користувача. Це дозволяє переадресовувати та утримувати телефонні дзвінки та швидко керувати повідомленнями голосової пошти.

Особливості програмного телефону

Ось важливі функції програмного телефону:

• Спільні списки контактів: ці списки діляться вашими зв’язками з колегами або приєднуються до бази даних ділових контактів.
• Less Обладнання: програмні телефони потребують набагато менше апаратного забезпечення, ніж традиційні настільні телефони.
• Немає виділеної лінії: Значне зниження витрат для вашої компанії – це відсутність виділеної лінії.
• Каталог контактів: Ви повинні бачити список контактів на програмному телефоні.
• Додатковий набір: Корпоративні програмні телефони корисні як настільні телефони, тому вони повинні мати можливість з’єднуватися з колегами через додатковий номер, особливо для телеконференцій.
• Чудова якість дзвінка: Завдяки більшому пріоритету смуги пропускання та вдосконаленій технології маршрутизатора затримки нерозбірливого мовлення та аудіо не є проблемою, і ви можете насолоджуватися чудовою якістю зв’язку.
• Миттєві повідомлення: Ви можете використовувати миттєвий чат через програмний телефон для швидшої координації та відповіді на проблеми, значно зменшуючи постійну доступність.
• Відеодзвінки: Відеодзвінки дозволяють спілкуватися з командою. Щоб покращити співпрацю, члени команди можуть використовувати такі інструменти, як віртуальна дошка, спільний доступ до екрана, дистанційне керування екраном тощо.
• Утримання виклику та ідентифікатор абонента: Щоразу, коли агент отримує вхідний дзвінок під час розмови з кимось іншим, функція очікування виклику сповіщає його.
• Регулювання гучності та вимкнення звуку: Програмний телефон добре підходить для прийому дзвінків, коли ви перебуваєте не в зручному місці. Ви можете вимкнути звук і налаштувати гучність.
• Тристороння конференція: Ви можете провести тристоронній конференц-дзвінок із двома додатковими контактами, використовуючи програмний телефон.

Як налаштувати програмний телефон?

Налаштування дротової телефонної мережі компанії може бути трудомістким і надто складним завданням. Вам може здатися, що інсталяція буде складною, і вам знадобляться експерти для доступу до вашого робочого місця. Це може перешкодити вашій команді дзвонити протягом тривалої процедури інсталяції, яка викликає перешкоди.

Однак у вас буде зручне використання системи програмного телефону, оскільки налаштування на телефоні чи ПК вашої команди може відбутися за лічені хвилини.

Нижче наведено кроки для посилення програмного телефону:

Крок 1) Дотримуйтесь інструкцій із налаштування разом зі своєю командою ІТ, а потім завантажте файл постачальника програмного телефону.

Крок 2) Почніть процес встановлення, вибравши значок файлу.

Крок 3) Завершіть активацію програми, двічі торкнувшись програмного телефону, щоб показати символ.

Швидке налаштування Softphone та пов’язаних із ним функцій може здатися складним, але після трьох простих кроків ви зможете запропонувати користувальницький досвід найвищого рівня.

Важливі характеристики Softphone

Ось деякі важливі характеристики програмного телефону

• Присутність: Програмні телефони показують, чи команда офлайн, онлайн, на зустрічі чи зайнята. Ви можете зателефонувати їм, коли дізнаєтесь, коли вони доступні, або перейти до більш відповідного каналу, наприклад, месенджера.
• Портативність: Віддалені співробітники, штатний офісний персонал і часті мандрівники можуть всюди носити свої корпоративні мобільні телефони. Співробітникам не потрібно залишатися на своїх робочих місцях, щоб відповідати на телефонні дзвінки. Вони можуть здійснювати та приймати дзвінки з будь-якого місця, наче сидячи за столом.
• Безпека: Припустімо, що ви хочете зберегти свої дані конфіденційними, ви можете використовувати програмне забезпечення для телефону, щоб відповідати на робочі дзвінки зі свого смартфона, але залиште свої дані та контакти окремо. За допомогою програмного телефону вся ваша організація спілкується через приватне з’єднання.
• Ефективність: Програмні телефони допоможуть вам використовувати декілька функцій, зокрема візуальну голосову пошту, перемикання викликів за допомогою перетягування, сповіщення про вхідні дзвінки та налаштування голосової пошти до електронної пошти через інтерфейс користувача (UI).
• Зв'язок: Можливість носити свій Softphone куди завгодно є значною перевагою. Ви можете встановити свою програму на новий комп’ютер і розмістити її на кількох мобільних пристроях. Найкраща частина цього полягає в тому, що вам потрібно потурбуватися про витрати на перенесення та заміну обладнання.

Переваги та недоліки програмного телефону

Ось плюси/переваги використання програмного телефону:

• Дзвінки можна здійснювати або приймати з будь-якого місця
• Співробітники можуть приховати номери телефонів та особисту інформацію
• Пропонує додаткові функції, як-от голосові виклики електронною поштою
• Ви можете завантажити його на кілька пристроїв
• Він показує доступність команди та чи є її виклик найбільш ефективним методом

Ось недоліки/мінуси використання програмного телефону:

• Якість підключення до Інтернету впливає на здійснення та отримання дзвінків.
• Залежно від вашого провайдера VOIP ви можете понести додаткові витрати.
• Щоб освоїти роботу програмного телефону, може знадобитися багато часу.

Софтфони проти настільних телефонів

Можливо, ви не визначитеся, обрати традиційний телефон чи програмний телефон. Ось порівняння, які допоможуть вам вибрати:

Традиційні телефони:

• Значні початкові витрати: Традиційні телефони вимагають дорогих трубок, плати за встановлення телефонних ліній і, можливо, деякої зміни електропроводки в будівлі для розміщення системи. Ці початкові витрати не враховують суму, яку вам доведеться витратити, щоб підтримувати або замінювати їх з часом.
• Обмежені базові функції та функції: Традиційний стаціонарний телефон обслуговує лише аудіодзвінки та потребує оновлення для конференц-дзвінків.
• Уніфіковані комунікації: Наявність єдиної телефонної системи для всього вашого персоналу є вигідною.
• Надає обмежену інформацію про абонентів, оскільки ви можете бачити лише основний ідентифікатор абонента.

Софтфони:

• Низькі початкові витрати: Програмні телефони потребують лише гарнітури для всіх користувачів, і вони поставляються з функціями конференц-зв’язку та відео без додаткових витрат. Крім того, вам не потрібно купувати додаткове програмне забезпечення, оскільки програмні телефони сумісні з існуючими CRM.
• Широкі базові функції: Програмні телефони все ще включають обмін миттєвими повідомленнями під час важливих дзвінків, швидке планування телеконференцій, а можливості голосової пошти до електронної пошти пропонують нову сферу підключення, з якою не можуть зрівнятися телефони з кореневим доступом.
• Віддалені можливості: Програмні телефони можуть бути корисними, якщо у вас є співробітники, які працюють віддалено. Ваша команда може активувати переадресацію дзвінків на свій смартфон, отримати доступ до програми програмного телефону з будь-якої точки земної кулі та змінити налаштування, просто натиснувши кнопку. Завдяки можливості дзвонити з будь-якого місця, навіть віддалені члени команди будуть присутні на конференц-дзвінках.
• Надає корисну інформацію: Він надає важливу інформацію про абонентів, включаючи дані про попередні дзвінки.

Яка різниця між VoIP і програмними телефонами?

Ось кілька основних відмінностей між VOIP і програмними телефонами:

• VoIP дозволяє фізичному IP-телефону працювати та підключатися до мережі.
• Софтфон — це програмне забезпечення, яке забезпечує звичайну роботу телефону за допомогою смартфона, портативного пристрою чи персонального комп’ютера.
• A Фізичний VoIP телефон підключається до порту Ethernet і потребує фізичної трубки.
• Софтфони дешеві у використанні, і будь-який член команди може отримати до них доступ без необхідності фізично бути поруч.

Як вибрати правильного постачальника програмного телефону для вашого бізнесу

Ось важливі речі, про які слід пам’ятати, вибираючи правильного постачальника програмного телефону для свого бізнесу:

• Інтегровані мобільні додатки: Софтфон має базуватися на інтегрованій зручній програмі програмного телефону. Він має включати маршрути зв’язку, такі як дзвінки, відеозустрічі та миттєві повідомлення. Це дозволить вам підтримувати зв'язок з колегами.
• Достатня кількість телефонних ліній: Визначте, скільки телефонних ліній буде потрібно вашій компанії, а також переконайтеся, що обраний вами постачальник програмних телефонів зможе надати таку кількість ліній.
• Визначте здатність до адаптації: Програмний телефон повинен мати можливість пропонувати персоналізовану контактну інформацію та адаптуватися до культури бізнесу, у якому він працює. Адаптації включають можливість працювати під тиском і в години пік.
• OperaСумісність системи: Не всі програмні телефони працюють з кожним операційна система (ОС), і ви повинні вибрати програмний телефон, сумісний із вашою поточною ОС. (Windows, macOS, iOS і Android.
• Сумісність протоколу VoIP: Переконайтеся, що ваш програмний телефон використовує саме той протокол, який є вашою бажаною послугою VoIP. Протоколи визначають, як дані обробляються та переміщуються через будь-яку мережу. Отже, важливо переконатися, що новий програмний телефон відповідає вимогам VOIP.
• Цілодобове усунення несправностей:Ви також повинні переконатися, що ваш постачальник надає належну технічну допомогу. Ви захочете переконатися, що хтось буде поруч, щоб направляти вас, що б не сталося.
• Безпека: Дуже важливо дослідити заходи безпеки, які використовує кожен конкретний постачальник. Навіть якщо є атаки, загроза безпеці не є більшою, ніж менеджери завантажень, обмін миттєвими повідомленнями чи інтернет-дослідники. Деякі програмні телефони схильні до злому. Ігнорування механізмів безпеки Softphone може призвести до розчарувань пізніше. Дізнайтеся, які заходи безпеки вжив постачальник програмного телефону. Результатом може бути значне розкриття ваших конфіденційних даних, що призведе до великих втрат.
• Структура ціноутворення та варіанти оплати:Софтфони недорогі. Кожен постачальник пропонує різні тарифні плани та варіанти оплати. Дослідіть та оцініть тарифи різних постачальників, їхні послуги та функції. Слід враховувати рівень ціноутворення для кількості з’єднань і чи існують верхні обмеження кількості хвилин, які може використовувати компанія. Ви повинні вказати в контракті період тестування та перевірити, чи відповідає послуга вашим очікуванням.
• Місцеве та міжнародне покриття:Щоб підтримувати зв’язок зі своїми споживачами, вигідно отримувати номери телефонів і програмний телефон в одному місці від одного постачальника послуг. Це може допомогти заощадити час і гроші, витрачені на двох окремих постачальників і системи.

Підсумки

• Система програмного телефону — це програмне забезпечення, яке працює як традиційний телефон на персональному комп’ютері, планшеті чи смартфоні.
• Він пропонує такі інтегровані функції, як обмін миттєвими повідомленнями, ідентифікатор абонента, конференц-дзвінки та спільні списки контактів.
• Підприємства можуть віддати перевагу програмному телефону замість настільного телефону для віддалених працівників, щоб зменшити початкові витрати на налаштування.
• Ви повинні вибрати постачальника програмного забезпечення для програмного телефону, який пропонує пробний період.