Microsoft Підручник з Access: MS Access із прикладом [Прості нотатки]

Важливі терміни та основні об’єкти

Тепер у цьому Microsoft Підручник з Access, ми дізнаємось про деякі важливі терміни та основні об’єкти в MS Access:

Файл бази даних

Це файл, який зберігає всю базу даних. Файл бази даних зберігається на вашому жорсткому диску або іншому пристрої зберігання.

Типи даних

Типи даних є властивостями кожного поля. Кожне поле має один тип даних, наприклад текст, число, дата тощо.

таблиця

• Таблиця — це об’єкт, який зберігає дані у форматі рядків і стовпців для зберігання даних.
• Таблиця зазвичай пов’язана з іншими таблицями у файлі бази даних.
• Кожен стовпець повинен мати унікальне ім'я
• Ми також можемо визначити первинний ключ у таблиці.

Запит

• Запити відповідають на запитання шляхом вибору, сортування та фільтрації даних на основі критеріїв пошуку.
• Запити показують вибірку даних на основі наданих вами критеріїв (обмежень).
• Запити можуть отримувати з однієї або кількох пов’язаних таблиць та інших запитів.
• Типами запиту можуть бути ВИБІР, ВСТАВКА, ОНОВЛЕННЯ, ВИДАЛЕННЯ.

Форма

• Форма — це об’єкт бази даних, який можна використовувати для створення інтерфейсу користувача для програми бази даних.
• Форми допомагають відображати живі дані з таблиці. В основному він використовується для полегшення процесу введення або редагування даних.

доповідь

• Звіт — це об’єкт у настільних базах даних, який переважно використовується для форматування, обчислення, друку та узагальнення вибраних даних.
• Ви навіть можете налаштувати зовнішній вигляд звіту.

Макрос

Макроси — це міні-конструкції комп’ютерного програмування. Вони дозволяють налаштовувати команди та процеси у ваших формах, як-от пошук, перехід до іншого запису або запуск формули.

Модулі

Модулі — це процедури (функції), за допомогою яких можна писати Visual Basic для додатків (VBA).

Microsoft Типи даних доступу

Загальні типи даних MS Access перераховані нижче:

Тип даних	Описи конструкції	Розмір
Короткий текст	Текст, включаючи цифри, який не потребує обчислення. (наприклад, мобільні номери).	До 255 символів.
Довгий текст	Цей тип даних використовується для довгих текстових або буквено-цифрових даних.	Максимум 63 999 символів.
Номер	Числовий тип даних, який використовується для зберігання математичних розрахунків.	1, 2, 4, 8 і 16 байт.
Дата / час	Зберігайте дату/час для років від 100 до 9999.	8 байт.
Валюта	Він дозволяє зберігати валютні значення та числові дані з від одного до чотирьох знаків після коми.	8 байт.
Авто номер	Присвоїти унікальний номер або призначити Microsoft Доступ, коли створюється будь-який новий запис. Зазвичай використовується як первинний ключ	Чотири байти (16 байт, якщо його встановлено як ідентифікатор реплікації).
Так ні	Він зберігає лише логічні значення Так і Ні.	1 трохи
Прихильність	Він зберігає файли, наприклад цифрові фотографії. До одного запису можна прикріпити кілька файлів.	Можна зберігати до 2 ГБ даних.
об'єкти OLE	Об’єкти OLE можуть зберігати аудіо, відео та інші двійкові великі об’єкти.	Можна зберігати до 2 ГБ даних.
Hyperlink	Збережений текст або комбінації тексту та чисел. Цей текст використовується як адреса гіперпосилання.	Кожна частина типу даних гіперпосилання дозволяє зберігати максимум 2048 символів.
Розрахований	Допомагає створити вираз, який використовує дані з одного або кількох полів.	Ви можете створити вираз, який використовує дані з одного або кількох полів.

Відмінності між Access і Excel

Microsoft Access і Excel дуже схожі, але дуже різні. Ось кілька важливих відмінностей між ними –

Доступ	перевершувати
Працює з текстом, числами, файлами та всіма видами даних	Microsoft Excel зазвичай має справу з числовими даними
Усі дані зберігаються одноразово в одному місці.	Багато робочих аркушів або документів є сховищем подібних, повторюваних даних.
Допомагає створювати високофункціональні форми введення даних і шаблони звітів.	Доступний лише основний екран введення даних.
Користувачі зможуть вводити дані більш ефективно та точно.	Точність і швидкість даних не надто висока через формат.

Також перевірте: - Microsoft Посібник Excel для початківців: Вивчіть MS Excel за 7 днів

Переваги MS Access

У цьому підручнику з MS Access ми дізнаємось про плюси/переваги використання програми MS Access:

• Access пропонує повнофункціональну реляційну систему керування базами даних за лічені хвилини.
• Легко імпортувати дані з кількох джерел у Access
• Ви можете легко налаштувати Access відповідно до особистих потреб і потреб компанії
• Microsoft Доступ онлайн добре працює з багатьма мовами розробки, які працюють Windows OS
• Він надійний і гнучкий і може виконувати будь-які складні офісні чи промислові завдання з базою даних.
• MS-Access дозволяє посилатися на дані в їх існуючому місці та використовувати їх для перегляду, оновлення, запитів і звітів.
• Дозволяє створювати таблиці, запити, форми та звіти та підключатися за допомогою макросів
• Макроси в Access — це проста конструкція програмування, за допомогою якої ви можете додати функціональність до своєї бази даних.
• Microsoft Онлайн-доступ може виконувати неоднорідні об’єднання між різними наборами даних, що зберігаються на різних платформах

Недоліки MS Access

Ось мінуси використання MS Access

• Microsoft База даних Access корисна для малого та середнього бізнесу. Однак це не корисно для великих організацій
• У порівнянні з dbms системи, як MS SQL Server or Oracle
• Вся інформація з вашої бази даних зберігається в одному файлі. Це може уповільнити звіти, запити та форми
• Технічне обмеження – 255 одночасних користувачів. Однак у реальному світі обмеження становить лише від 10 до 80 (залежно від типу програми, яку ви використовуєте)
• Це вимагає набагато більше навчання та тренувань порівняно з іншими Microsoft програми

Як почати Microsoft Доступ

Примітка. Ми припускаємо, що у вас остання версія Microsoft Встановлений Access, який йде в комплекті Microsoft Пакет Office 365.

Існує два способи запуску MS Access.

1. From Windows, кнопка «Пуск».
2. На робочому столі клацніть правою кнопкою миші > опцію «Новий».

Тепер у цьому Microsoft Підручник Access, давайте розглянемо запуск MS Access обома способами:

Варіант 1) Від Windows, кнопка Пуск.

Крок 1) Натисніть на "Windows' значок. Ви знайдете список встановлених програм.

Крок 2) Знайти значок доступу. Поставте прапорець і натисніть значок доступу.

Крок 3) Перевірте вікно. З’явиться вікно програми MS Access.

кроки 4) Натисніть «Esc».

Результат: буде відкрито програму MS Access Windows.

Варіант 2) З робочого столу, опція «Новий».

Крок 1) Клацніть правою кнопкою миші на робочому столі та натисніть «Новий»

Крок 2) Натисніть на 'Microsoft Доступ до бази даних

Крок 3) Нижче з’явиться вікно програми MS Access

Крок 4) Натисніть "Esc"

Результат: буде відкрито програму MS Access Windows

Як створити базу даних

Перш ніж ми створимо базу даних, давайте швидко зрозуміємо цілісну картину того, що таке база даних, особливо звертаючись до MS Access.

Давайте почнемо з кількох справжнього життя Microsoft Приклад баз даних Access:

• У нас є книжкова шафа, де живуть книги,
• У нас є i-pods із колекцією музики та незліченна кількість футлярів.

Подібним чином у нас є база даних MS Access, яка є своєрідним домом для всіх ваших таблиць, запитів, форм, звітів тощо в MS Access, які взаємопов’язані.

Технічно база даних зберігає дані добре організованим способом для легкого доступу та пошуку.

Існує два способи створення бази даних у SQL Access:

1. Створення бази даних із шаблону
2. Створіть порожню базу даних

Розберемося в деталях кожного:

Створення бази даних із шаблону

• Є багато ситуацій, коли нам потрібно почати з якогось готового шаблону бази даних для заданих вимог.
• MS Access надає багато готових до використання шаблонів для таких типів вимог до баз даних, де структура даних уже визначена.
• Ви можете продовжувати налаштовувати структуру шаблону відповідно до наших вимог.
• Приклад баз даних MS Access включає контакти, студента, відстеження часу тощо.

Кроки для створення бази даних із шаблону

Крок 1) Відкривши програму MS Access, натисніть «Файл».

Результат: З’явиться наведене нижче вікно. Всі Шаблони баз даних відображаються нижче.

Крок 2) Ми можемо вибрати будь-який шаблон, натиснувши на нього. Натисніть на Шаблон контакту для подальшого шанування.

Крок 3) З’явиться поле імені файлу з назвою файлу за замовчуванням.

Крок 4) Введіть нове Ім'я

Крок 5) Натисніть «Створити».

Результат: Базу даних Guru99_Contact створено, і з’явиться вікно нижче.

Крок 6) За бажанням ви можете клацнути будь-який з об’єктів на лівій панелі навігації та відкрити цей об’єкт для подальших посилань і роботи.

Наприклад, натиснувши форму «Контактна інформація», відкриється форма «Контактна інформація», як показано нижче.

Створіть порожню базу даних

Крок 1) Відкривши програму MS Access, натисніть «Файл» > «Створити».

Крок 2) Натисніть «Порожня база даних».

Крок 3) З’явиться поле імені файлу з назвою файлу за замовчуванням.

Крок 4) Введіть нову назву.

Крок 5) Натисніть «Створити».

Результат: Базу даних Guru99 створено, і з’явиться вікно нижче.

Як створити таблицю

Перший крок у цьому Microsoft Навчальний посібник із зберігання даних у базі даних Access створює таблицю, де будуть зберігатися дані. Після створення таблиці ми можемо продовжувати вставляти рядки в таблицю.

Існує два способи створення бази даних у MS Access

1. Створіть таблицю з Перегляд дизайну
2. Створіть таблицю з Таблиця даних

Створити таблицю – Перегляд таблиці даних

Крок 1) Перший клік Створити вкладка. Тоді від таблиці групу клацніть таблиця.

Крок 2) Система відобразить таблицю за замовчуванням, створену з назвою «Таблиця1».

Крок 3) До Rename Стовпець, двічі клацніть Заголовок стовпця та введіть назву нового стовпця.

Зверніть увагу, що тип даних Course_ID є 'Автонумерація.Таким чином, це також унікальний ключ таблиці.

крок 4) Ти можеш Додати колонку натиснувши будь-яку категорію з «Додати та видалити» група. Крім того, ви також можете додати стовпець, натиснувши «Натисніть, щоб додати».

Наприклад, натисніть «Короткий текст» у вікні "Додати й видалити групу.

Крок 5) Буде додано стовпець із назвою за умовчанням "Поле1".

Крок 6) Натисніть Заголовок і перейменуйте як 'НАЗВА КУРСУ.'

Крок 7) Натисніть «Ctrl + S» і введіть нову назву таблиці, щоб зберегти таблицю.

Крок 8) Ви також можете зберегти нову назву, заголовок і короткий опис для будь-якої колонки, натиснувши «Ім'я та підпис.' Клацніть на нього

Крок 9) Діалог Box з'явиться. Додайте наступне та натисніть «OK»

• «Назва» – це справжня назва стовпця.
• «Caption» – це ім’я стовпця для перегляду користувача.
• "Description' – це короткий опис назви стовпця.

Результат: Назва, підпис і Descriptіон зараз існує.

Створити таблицю – режим конструктора

Крок 1) Спочатку натисніть вкладку «Створити». Потім у групі Таблиці натисніть Таблиця.

Крок 2) З’явиться діалогове вікно Таблиця. Для кожного поля введіть Назва файлу, тип даних та Descriptіона.

кроки 3) Щоб додати Course_ID як первинний ключ, виберіть його та натисніть «Первинний ключ». Course_Id передуватиме ЗНАЧКУ КЛЮЧА, як показано нижче:

кроки 4) Натисніть «Ctrl+S». Введіть назву таблиці та натисніть OK

Результат:

Як переключати перегляди між таблицею даних і дизайном

Тепер у цьому посібнику з MS Access ми дізнаємося, як перемикати перегляди між таблицею даних і дизайном:

Щоб перемикатися між режимами перегляду таблиці даних (електронної таблиці) і перегляду дизайну, клацніть значок 'Перегляд' у верхньому лівому куті стрічки доступу (показано на вкладках «Домашня сторінка»/«Довідка»/«Дизайн»). Натисніть на перегляд, який потрібно відобразити.

Наприклад: припустімо, що ви хочете переключитися на щойно створену таблицю «Course_strength» із «Дизайн» у «Таблиця даних».

Крок 1) Натисніть «Перегляд таблиці даних».

Результат:

MS Access - додавання даних

• Ви створили таблиці Course і Course_Strength.
• Є два способи додати дані. Один — це таблиця даних, а інший — форма. У цьому розділі ми навчимося додавати дані з таблиці даних.
• Немає необхідності зберігати дані вручну. Коли ви клацаєте інші рядки, Access автоматично зберігає дані.
• Єдине, на що вам потрібно звернути увагу під час додавання даних, це те, що ви повинні ввести правильний тип даних, тобто якщо стовпець визначено як число, ми можемо додати лише число, а не текст.

Давай додати деякі дані у вашій таблиці, відкривши базу даних Access, яку ви створили раніше.

Крок 1) Виберіть таблицю «Курс».

кроки 2) Оберіть Таблиця даних варіант у стрічці і додавати деякі дані, ввівши значення в It. Оновлені дані будуть збережені автоматично.

Тепер, скажімо, Ви хочете видалити 4^th рядок із назвою курсу «Мій SQL».

Крок 3) Виберіть рядок, клацнувши крайній лівий стовпець і клацнувши правою кнопкою миші на рядку. З’явиться меню параметрів із опцією «Видалити запис».

Крок 4) З’явиться спливаюче вікно для підтвердження видалення запису. Натисніть 'В ПОРЯДКУ'

Результат:

Узагальнення поглядів

Таблиця даних

Відображається в поданні, що дозволяє вводити необроблені дані в таблицю бази даних.

Вид дизайну:

Відображає подання, яке дозволяє вводити поля, типи даних і описи в таблицю бази даних.

Форми в MS Access

• Форма — це об’єкт бази даних, який можна використовувати для створення інтерфейсу користувача для програми бази даних.
• В основному він використовується для полегшення процесу введення або редагування даних.
• Дані у формі можна вибрати з однієї або кількох таблиць.
• Форми також можна використовувати для контролю доступу до даних, наприклад, які поля чи рядки даних видимі для яких користувачів.
• Форми мають перегляд форми.
• Допоможе вам відобразити поточні дані за допомогою легкого створення нових даних.

Щоб зрозуміти форму, давайте спочатку створимо два нових запису в Таблиця контактів (з обговорюваної попередньо створеної бази даних контактів тут)

Крок 1) Виберіть таблицю «Контакти» на панелі навігації зліва.

Крок 2) Створіть два рядки, ввівши відповідні дані в два рядки.

створити форму, а потім ми побачимо, як форми можна використовувати для легкого відображення, редагування та створення нових даних.

Як створити форму

Існує чотири основні способи створення форми, як зазначено нижче:

• Майстер форм
• Форма
• Кілька елементів
• Розділена форма

Давайте по черзі розглянемо кожен варіант створення форми:

1. Створення за допомогою майстра форм

Цей параметр дозволяє користувачеві створювати форму за допомогою майстра та вибирати стовпець із доступного списку форми стовпця в застарілому форматі вікна вибору.

Крок 1) Натисніть «Майстер форм».

Крок 2) Система відобразиться під екраном.

Крок 3) Виберіть стовпці, які ви хочете мати в остаточному вигляді.

Результат: ID вибрано

Крок 4) Продовжуйте вибирати всі необхідні стовпці, як описано в кроці 3 вище, а потім натисніть «Далі».

Крок 5) З’явиться вікно вибору макета, у якому користувач зможе вибрати інший тип макета форми. Натисніть "ДАЛІ"

Крок 6) Введіть назву форми як «Contact_Form» і натисніть «Готово».

Результат: Contact_Form тепер існує з усіма стовпцями, які відображаються на кроці 4 у списку вибраних стовпців.

2. Створення за допомогою форми

Це найпростіший спосіб створити форму, яка:

• За замовчуванням заповнити всі стовпці з вибраної таблиці в режимі перегляду форми,
• Користувач може видалити непотрібний стовпець вручну

Крок 1) Виберіть таблицю, для якої ми хочемо створити форму, і натисніть «Форма».

Крок 2) Нижче з'явиться вікно.

Крок 3) Клацніть правою кнопкою миші на будь-якій клітинці, яку ми не хочемо бути частиною остаточних форм, і натисніть «Видалити».

Результат: 'Номер факсу' поле зараз не існує.

Крок 4) Натисніть «Ctrl+S» і введіть нову назву форми як «Contact_Form2». Натисніть «OK».

Результат: Нова форма з назвою as 'Contact_Form2' знаходиться в розділі «Форми».

3. Створіть форму за допомогою «Кілька елементів»

Це ще один тип, у якому всі вже створені записи відображатимуться у формі з можливістю додати новий запис.

Крок 1) На вкладці «Створити». Натисніть «Більше форм» і виберіть «Кілька елементів».

Результат: Під кількома рядками з’явиться вікно

Крок 2) Натисніть «Ctrl+S». Введіть нову назву форми та натисніть «ОК».

Результат: Нова форма з назвою «Contact_Form_Multiple_Item» існує в розділі «Форми».

4. Створіть форму за допомогою «Відокремити від»

Це суміш простої форми та розділеної форми таким чином, що ця форма забезпечує огляд Форма та паспорт у розділеному вікні.

Все, що користувач вводить у форму, одразу відображається безпосередньо в таблиці даних і навпаки.

Крок 1) На вкладці «Створити» натисніть «Більше форм» і виберіть «Розділити форму».

Результат: Нижче з’явиться вікно з формою та таблицею даних разом.

Крок 2) Натисніть «Ctrl+S» і введіть нову назву форми. Натисніть "ОК".

Результат: Нова форма з назвою «Contact_Form_Split» існує в розділі «Форми».

Відредагуйте наявний запис за допомогою форми

• Однією з особливостей форм є те, що ми можемо редагувати значення та дані безпосередньо з форми.
• Це зручніше для користувача, оскільки порівняно з форматом рядків у таблиці форми мають кращу видимість вибраних полів, і користувач може виконувати прямі оновлення.
• Ці значення, оновлені з форм, також будуть негайно відображені в оригінальних таблицях.

Давайте розглянемо, як редагувати значення з форми:

Крок 1) Натисніть 'Контактний формуляр'

Крок 2) Оновіть деякі значення у значенні "Contact_Form".

Крок 3) Double Натисніть на таблицю «Контакти».

Результат: Оновлене значення присутнє у вихідному записі таблиці.

Додати запис до форми

• Форми також дають можливість додавати записи.
• Знову ж таки, це зручний і привабливий спосіб додавання записів порівняно з додаванням записів у формі рядка.
• Ось ми візьмемо Microsoft Приклад бази даних доступу до Split зі створеної вище «Contact_Form_Split».

Крок 1) Відкрийте "Contact_Form_Split"

Крок 2) Щоб додати запис, натисніть «Новий (порожній) значок запису».

Результат: Вікно нового запису з'явиться в:

1. Перегляд форми і
2. Таблиця даних.

Крок 3) Вручну заповнити дані з форми. Зауважте, що в розділеній формі всі дані також автоматично відображатимуться в таблиці нижче.

Крок 4) Double Натисніть на таблицю «Контакти».

Результат: Новий запис оновлено до таблиці "Контакт" додано з форми "Contact_Form_Multiple_Item"

доповідь

• Звіт — це об’єкт у MS Access, призначений для форматування, обчислення та друку вибраних даних упорядкованим способом.
• Він містить інформацію з таблиць, а також інформацію, яка міститься в дизайні звіту.
• Звіти корисні, оскільки вони дозволяють представити всю інформацію вашої бази даних у зручному для читання форматі.

Розглянемо приклад бази даних MS Access «Контакт» Звіт БД за замовчуванням – «Телефонна книга».

Крок 1) Натисніть «Телефонна книга» в розділі «Звіт». Система відкриє вбудований звіт «Телефонна книга».

Відображатиметься ім’я контакту, домашнє, робоче та мобільне ім’я

для кожного наявного запису.

Крок 2) Тепер припустімо, що ми хочемо змінити заголовок звіту з «Домашній» на «Домашній номер». Клацніть правою кнопкою миші та виберіть «Дизайн».

Система відкриє вікно «Звіт у режимі конструктора».

Крок 3) Відредагуйте назву, яку потрібно оновити, і натисніть «Ctrl+S».

Крок 4) Double натисніть «Телефонна книга» під звітами

Результат: Мітку оновлено з «Домашнього» на «Домашній телефон».

Macro

• Макроси в MS Access — це функція економії часу, яка дозволяє додавати функціональні можливості або автоматизувати прості завдання.
• Кроки, які часто використовуються, можна автоматизувати за допомогою макросу
• Він може додати швидкий і простий підхід до зв’язування всіх інших об’єктів разом для створення простої програми бази даних.

Дозвольте взяти Microsoft Приклад баз даних Access «Контакт» Макрос БД за замовчуванням – «AutoExec».

Крок 1) Натисніть «AutoExec» у розділі «Звіт». Система відкриє вбудований макрос «Ласкаво просимо». Він відображатиме привітання та інші дані, пов’язані з базою даних контактів, код якої за замовчуванням містить макрос «AutoExec».

Крок 2) Якщо ви хочете побачити код цього макросу, клацніть правою кнопкою миші.

Результат:

Модулі

• Це набір визначених користувачем функцій, декларацій, операторів і процедур, які зберігаються разом як єдине ціле.
• Можливо, це окремий об’єкт із функціями, які можна викликати з будь-якої точки бази даних Access.

Приклад баз даних MS Access з БД «Контакт».

Крок 1) Натисніть «modMapping»

Результат:

Підсумки

• Microsoft Доступ - це a Система управління базами даних пропоновані Microsoft.
• Дозволяє створювати таблиці, запити, форми та звіти та підключатися за допомогою макросів
• MS-Access дозволить вам посилатися на дані в їх існуючому місці та використовувати їх для перегляду, оновлення, запитів і звітів.
• Доступ складається з чотири основні об'єкти бази даних: таблиці, запити, форми та звіти.
• Існує два способи до створити базу даних у SQL Access:
• Створити базу даних з шаблон
• Створити Пуста база даних
• Існує два способи до створити базу даних в MS Access
• Створіть таблицю з Перегляд дизайну
• Створіть таблицю з Таблиця даних
• Ви можете перемикатися між таблицею даних і переглядом дизайну, просто натиснувши кнопку «Перегляд» у верхньому лівому куті програми Access.
• Форму можна створити за допомогою майстра форм, форми, кількох елементів, розділеної форми
• Макроси в базі даних MS Access – це функція економії часу, яка дозволяє додавати функціональні можливості або автоматизувати прості завдання.
• Звіт — це об’єкт у MS Access, призначений для форматування, обчислення та друку вибраних даних упорядкованим способом.
• Модуль — це набір визначених користувачем функцій, декларацій, операторів і процедур, які зберігаються разом як одиниця.

Також перевірте: - Як писати макроси в Excel: Підручник з макросів – що таке та використання