การตรวจสอบข้อมูลใน Excel: ตัวกรอง การจัดกลุ่ม ตัวอย่างการเรียงลำดับ
ชาร์ล็อตต์มิลเลอร์
การตรวจสอบข้อมูล
การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลมีความสำคัญมากในแง่ที่ว่าช่วยให้เราหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่สามารถหลีกเลี่ยงได้- สมมติว่าคุณกำลังบันทึกคะแนนสอบของนักเรียน และคุณรู้ว่าค่าขั้นต่ำคือ 0 และค่าสูงสุดคือ 100 คุณสามารถใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าป้อนเฉพาะค่าระหว่าง 0 ถึง 100 เท่านั้น
เพิ่มแผ่นงานใหม่ในสมุดงานของคุณโดยคลิกที่ปุ่มบวกที่ด้านล่างของแผ่นงาน
เพิ่มคอลัมน์สำหรับ S/N ชื่อ และคะแนน แผ่นงานของคุณควรมีลักษณะดังนี้
| S / N | Name | คะแนน |
|---|---|---|
| 1 | เจน | |
| 2 | เจมส์ | |
| 3 | โจนส์ | |
| 4 | โจนาธาน | |
| 5 | จอห์น |
- คลิกที่แท็บข้อมูล
- เลือกเซลล์ C2 ถึง C6 (เซลล์ที่จะใช้ในการบันทึกคะแนน)
- คลิกที่รายการแบบเลื่อนลงการตรวจสอบข้อมูล
- คลิกที่การตรวจสอบข้อมูล
- คุณจะได้รับหน้าต่างโต้ตอบดังต่อไปนี้
- คลิกที่แท็บการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด
- ป้อนชื่อการแจ้งเตือนและข้อความตามที่แสดงในแผนภาพด้านล่าง
- คลิกที่ปุ่มตกลง
- ลองใส่คะแนนมากกว่า 200 คุณจะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดดังต่อไปนี้
ตัวกรองข้อมูล
ตัวกรองข้อมูลช่วยให้เราได้รับข้อมูลที่ตรงกับเกณฑ์ที่เราต้องการ สมมติว่าเราต้องการแสดงผลของนักเรียนทุกคนที่ชื่อขึ้นต้นด้วย “ja” หรือได้คะแนนที่น้อยกว่า มากกว่า หรือเท่ากับค่าที่กำหนด เราสามารถใช้ตัวกรองเพื่อรับข้อมูลดังกล่าวได้
เลือกคอลัมน์ชื่อและคะแนนตามที่แสดงด้านล่าง
- คลิกที่แท็บ DATA บน Ribbon
- คลิกที่รายการแบบเลื่อนลง Sort & Filter ดังที่แสดงในภาพด้านล่าง
- คลิกที่ตัวกรองชื่อ
- เลือกตัวกรองข้อความ
- เลือกเริ่มต้นด้วย
- คุณจะได้รับหน้าต่างดังต่อไปนี้
- ป้อน "ja" และคลิกที่ปุ่ม "ตกลง"
- คุณควรจะเห็นเฉพาะผลลัพธ์ของเจนและเจมส์เท่านั้น
จัดกลุ่มและยกเลิกการจัดกลุ่ม
กลุ่มช่วยให้เราดูและซ่อนรายละเอียดที่ไม่จำเป็นจากคอลัมน์หรือแถวได้อย่างง่ายดาย นอกจากนั้น เรายังสามารถใช้กลุ่มเพื่อวิเคราะห์ข้อมูลที่อยู่ในหมวดหมู่เดียวกันได้อีกด้วย มาแสดงตัวอย่างกัน เราจะใช้ตัวอย่างคะแนนของนักเรียนด้านบน
- คลิกขวาที่คะแนนและเลือกแทรกคอลัมน์ ตั้งชื่อคอลัมน์ชื่อเพศ
- เปลี่ยนเจมส์เป็นฮัวนิต้า ใส่ตัวเมียให้กับ Janet และ Juanita ใส่ผู้ชายให้กับนักเรียนที่เหลือ แผ่นงานของคุณควรมีลักษณะดังนี้
ตอนนี้เราจะจัดกลุ่มผู้หญิงเข้าด้วยกันและแสดงคะแนนเฉลี่ยและทำเช่นเดียวกันกับผู้ชาย
- คลิกที่แท็บ DATA บน Ribbon
- เลือกคอลัมน์และแถวทั้งหมดที่มีข้อมูล
- คลิกที่ปุ่มแบบเลื่อนลงกลุ่มตามที่แสดงในภาพด้านล่าง
คุณจะได้รับหน้าต่างต่อไปนี้
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกตัวเลือกแถวแล้ว
- คลิกที่ปุ่มตกลง
- คุณจะได้รับตัวอย่างต่อไปนี้
- ตอนนี้เราจะคำนวณคะแนนเฉลี่ยของชายและหญิง
- เลือกข้อมูลทั้งหมดตามที่แสดงด้านล่าง
คลิกที่ปุ่มแบบเลื่อนลงผลรวมย่อยใต้แท็บข้อมูล
คุณจะได้รับหน้าต่างต่อไปนี้
- ตั้งค่า “ในการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้ง” เป็นเพศ
- ตั้งค่า “ใช้ฟังก์ชัน” เป็นค่าเฉลี่ย
- เลือก "เพิ่มผลรวมย่อย" เพื่อทำคะแนน
- คลิกที่ปุ่ม "ตกลง"
การเพิ่มรูปภาพลงในสเปรดชีต
ในบางครั้ง คุณต้องการสร้างแบรนด์ให้กับเอกสารที่พิมพ์ใน Excel ด้วยข้อมูลหัวจดหมายและพิมพ์ด้วยโลโก้บริษัท ฯลฯ Excel มีคุณสมบัติที่ให้คุณนำเข้ารูปภาพลงใน Excel คำสั่งสำหรับการเพิ่มรูปภาพอยู่ใต้แท็บ INSERT บน Ribbon
คุณจะได้รับหน้าต่างโต้ตอบดังต่อไปนี้
- คุณสามารถเรียกดูโฟลเดอร์ใดก็ได้ในคอมพิวเตอร์ของคุณที่มีรูปภาพ และคุณสามารถเลือกรูปภาพใดก็ได้ตามที่คุณต้องการ
- คุณจะได้ผลลัพธ์คล้ายกับที่แสดงด้านล่าง
แบบฝึกหัดฝึกสอน 4
ใช้คำสั่งรูปภาพของแท็บ INSERT เพื่อเพิ่มรูปภาพที่คุณเลือกลงในเวิร์กชีต
สรุป
ในบทความนี้ เราได้เรียนรู้วิธีดำเนินการทางคณิตศาสตร์พื้นฐานโดยใช้ Excel การจัดรูปแบบข้อมูล การใช้กฎการตรวจสอบ การกรองข้อมูล และวิธีการใช้ประโยชน์จากกลุ่มเพื่อวิเคราะห์ข้อมูลเพิ่มเติม และปรับปรุงการนำเสนอ
