การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel: ตัวกรอง, การจัดกลุ่มpingตัวอย่างการเรียงลำดับ
ทีมบรรณาธิการ
⚡ สรุปอย่างชาญฉลาด
การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel จะจำกัดสิ่งที่เซลล์ยอมรับได้ ในขณะที่ตัวกรอง การจัดเรียง และการจัดกลุ่มping จัดระเบียบข้อมูลโดยรอบ หน้านี้อธิบายกฎการตรวจสอบความถูกต้องพร้อมการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด ตัวกรองข้อความและตัวเลข การจัดเรียง และการจัดกลุ่มping รวมถึงผลรวมย่อย และการแทรกรูปภาพลงในเวิร์กชีต
การตรวจสอบข้อมูล
การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลมีความสำคัญมากในแง่ที่ว่าช่วยให้เราหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่สามารถหลีกเลี่ยงได้- สมมติว่าคุณกำลังบันทึกคะแนนสอบของนักเรียน และคุณรู้ว่าค่าขั้นต่ำคือ 0 และค่าสูงสุดคือ 100 คุณสามารถใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าป้อนเฉพาะค่าระหว่าง 0 ถึง 100 เท่านั้น
เพิ่มแผ่นงานใหม่ในสมุดงานของคุณโดยคลิกที่ปุ่มบวกที่ด้านล่างของแผ่นงาน
เพิ่มคอลัมน์สำหรับ S/N ชื่อ และคะแนน แผ่นงานของคุณควรมีลักษณะดังนี้
| S / N | ชื่อ | คะแนน |
|---|---|---|
| 1 | เจน | |
| 2 | เจมส์ | |
| 3 | โจนส์ | |
| 4 | โจนาธาน | |
| 5 | จอห์น |
- คลิกที่แท็บข้อมูล
- เลือกเซลล์ C2 ถึง C6 (เซลล์ที่จะใช้ในการบันทึกคะแนน)
- คลิกที่รายการแบบเลื่อนลงการตรวจสอบข้อมูล
- คลิกที่การตรวจสอบข้อมูล
- คุณจะได้รับหน้าต่างโต้ตอบดังต่อไปนี้
- คลิกที่แท็บการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด
- ป้อนชื่อการแจ้งเตือนและข้อความตามที่แสดงในแผนภาพด้านล่าง
- คลิกที่ปุ่มตกลง
- ลองใส่คะแนนมากกว่า 200 คุณจะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดดังต่อไปนี้
ประเภทของเกณฑ์การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
เมนูแบบเลื่อนลง "อนุญาต" ในหน้าต่างการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลมีเกณฑ์ให้เลือกหลายแบบ ไม่ใช่แค่จำนวนเต็มเท่านั้น การเลือกเกณฑ์ที่เหมาะสมจะช่วยให้ข้อมูลที่ป้อนมีความถูกต้องแม่นยำในขั้นตอนการพิมพ์pingตารางด้านล่างแสดงเกณฑ์ทั่วไปพร้อมตัวอย่างประกอบ
| เกณฑ์ | สิ่งที่มันอนุญาต | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| จำนวนเต็ม | จำนวนเต็มภายในช่วงที่กำหนด | คะแนนสอบอยู่ระหว่าง 0 ถึง 100 |
| ทศนิยม | Numbers โดยมีทศนิยมอยู่ในช่วงที่กำหนด | อัตราส่วนลดอยู่ระหว่าง 0 ถึง 1 |
| รายการ | เฉพาะค่าจากรายการที่กำหนดไว้เท่านั้นที่จะแสดงในรูปแบบดรอปดาวน์ | ชาย, หญิง |
| วันที่ | วันที่ภายในช่วง | ตั้งแต่วันนี้เป็นต้นไป |
| ความยาวของข้อความ | จำนวนตัวอักษรที่จำกัด | 10 พอดีสำหรับหมายเลขโทรศัพท์ |
| แผ่นกระดาษ | สูตรใดๆ ที่ส่งค่ากลับเป็น TRUE หรือ FALSE | =ISNUMBER(C2) เพื่อบังคับให้เป็นตัวเลข |
💡 เคล็ดลับ: ใช้แท็บข้อความป้อนข้อมูลเพื่อแสดงคำแนะนำเมื่อเลือกเซลล์ และใช้แท็บการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดเพื่อตัดสินใจว่าการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องนั้นเป็นการหยุดทำงานโดยเด็ดขาด คำเตือนที่สามารถแก้ไขได้ หรือบันทึกข้อมูล
ตัวกรองข้อมูล
ตัวกรองข้อมูลช่วยให้เราได้รับข้อมูลที่ตรงกับเกณฑ์ที่เราต้องการ สมมติว่าเราต้องการแสดงผลของนักเรียนทุกคนที่ชื่อขึ้นต้นด้วย “ja” หรือได้คะแนนที่น้อยกว่า มากกว่า หรือเท่ากับค่าที่กำหนด เราสามารถใช้ตัวกรองเพื่อรับข้อมูลดังกล่าวได้
เลือกคอลัมน์ชื่อและคะแนนตามที่แสดงด้านล่าง
- คลิกที่แท็บ DATA บน Ribbon
- คลิกที่รายการแบบเลื่อนลง Sort & Filter ดังที่แสดงในภาพด้านล่าง
- คลิกที่ตัวกรองชื่อ
- เลือกตัวกรองข้อความ
- เลือกเริ่มต้นด้วย
- คุณจะได้รับหน้าต่างดังต่อไปนี้
- ป้อน "ja" และคลิกที่ปุ่ม "ตกลง"
- คุณควรจะเห็นเฉพาะผลลัพธ์ของเจนและเจมส์เท่านั้น
การจัดเรียงข้อมูลใน Excel
การกรองจะซ่อนแถวที่ไม่ตรงกัน ในขณะที่การจัดเรียงจะคงทุกแถวไว้ แต่จะเปลี่ยนลำดับ การจัดเรียงคะแนนของนักเรียนจากสูงสุดไปต่ำสุดจะทำให้เห็นอันดับได้อย่างชัดเจน และเป็นอีกคำสั่งหนึ่งในแท็บ DATA
- เลือกเซลล์ในคอลัมน์: คลิกที่เซลล์ใดก็ได้ในคอลัมน์คะแนน ไม่จำเป็นต้องไฮไลต์ทั้งคอลัมน์ เพราะ Excel จะตรวจจับตารางโดยรอบได้เอง
- เปิดการเรียงลำดับและการกรอง: ในแท็บข้อมูล ให้เลือก เรียงลำดับจากมากไปน้อย สำหรับตัวเลข หรือ เรียงลำดับจาก A ถึง Z สำหรับข้อความ
- เรียงลำดับตามหลายคอลัมน์: สำหรับการเรียงลำดับหลายระดับ ให้คลิกปุ่มเรียงลำดับ เพิ่มระดับ และเรียงลำดับตามเพศก่อน จากนั้นจึงเรียงลำดับตามคะแนน Excel จะใช้ระดับการเรียงลำดับจากบนลงล่าง
- คงส่วนหัวไว้: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่อง “ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว” แล้ว เพื่อให้ชื่อคอลัมน์ยังคงอยู่และไม่ถูกจัดเรียงไปพร้อมกับข้อมูล
⚠️คำเตือน: เลือกเซลล์เพียงเซลล์เดียวเท่านั้น ห้ามเลือกคอลัมน์เพียงคอลัมน์เดียว ก่อนทำการเรียงลำดับ หากเลือกและเรียงลำดับเพียงคอลัมน์เดียว ชื่อและคะแนนจะแยกออกจากกัน และข้อมูลจะเสียหาย Excel จะแจ้งเตือนด้วยข้อความ “ขยายการเลือก” ซึ่งควรยอมรับทุกครั้ง
จัดกลุ่มและยกเลิกการจัดกลุ่ม
กลุ่มช่วยให้เราดูและซ่อนรายละเอียดที่ไม่จำเป็นจากคอลัมน์หรือแถวได้อย่างง่ายดาย นอกจากนั้น เรายังสามารถใช้กลุ่มเพื่อวิเคราะห์ข้อมูลที่อยู่ในหมวดหมู่เดียวกันได้อีกด้วย มาแสดงตัวอย่างกัน เราจะใช้ตัวอย่างคะแนนของนักเรียนด้านบน
- คลิกขวาที่คะแนนและเลือกแทรกคอลัมน์ ตั้งชื่อคอลัมน์ชื่อเพศ
- เปลี่ยนเจมส์เป็นฮัวนิต้า ใส่ตัวเมียให้กับ Janet และ Juanita ใส่ผู้ชายให้กับนักเรียนที่เหลือ แผ่นงานของคุณควรมีลักษณะดังนี้
ตอนนี้เราจะจัดกลุ่มผู้หญิงเข้าด้วยกันและแสดงคะแนนเฉลี่ยและทำเช่นเดียวกันกับผู้ชาย
- คลิกที่แท็บ DATA บน Ribbon
- เลือกคอลัมน์และแถวทั้งหมดที่มีข้อมูล
- คลิกที่ปุ่มแบบเลื่อนลงกลุ่มตามที่แสดงในภาพด้านล่าง
คุณจะได้รับหน้าต่างต่อไปนี้
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกตัวเลือกแถวแล้ว
- คลิกที่ปุ่มตกลง
- คุณจะได้รับตัวอย่างต่อไปนี้
- ตอนนี้เราจะคำนวณคะแนนเฉลี่ยของชายและหญิง
- เลือกข้อมูลทั้งหมดตามที่แสดงด้านล่าง
คลิกที่ปุ่มแบบเลื่อนลงผลรวมย่อยใต้แท็บข้อมูล
คุณจะได้รับหน้าต่างต่อไปนี้
- ตั้งค่า “ในการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้ง” เป็นเพศ
- ตั้งค่า “ใช้ฟังก์ชัน” เป็นค่าเฉลี่ย
- เลือก "เพิ่มผลรวมย่อย" เพื่อทำคะแนน
- คลิกที่ปุ่ม "ตกลง"
ดาวน์โหลดไฟล์ Excel ด้านบน Code
การเพิ่มรูปภาพลงในสเปรดชีต
ในบางครั้ง คุณต้องการสร้างแบรนด์ให้กับเอกสารที่พิมพ์ใน Excel ด้วยข้อมูลหัวจดหมายและพิมพ์ด้วยโลโก้บริษัท ฯลฯ Excel มีคุณสมบัติที่ให้คุณนำเข้ารูปภาพลงใน Excel คำสั่งสำหรับการเพิ่มรูปภาพอยู่ใต้แท็บ INSERT บน Ribbon
คุณจะได้รับหน้าต่างโต้ตอบดังต่อไปนี้
- คุณสามารถเรียกดูโฟลเดอร์ใดก็ได้ในคอมพิวเตอร์ของคุณที่มีรูปภาพ และคุณสามารถเลือกรูปภาพใดก็ได้ตามที่คุณต้องการ
- คุณจะได้ผลลัพธ์คล้ายกับที่แสดงด้านล่าง
แบบฝึกหัดฝึกสอน 4
ใช้คำสั่งรูปภาพของแท็บ INSERT เพื่อเพิ่มรูปภาพที่คุณเลือกลงในเวิร์กชีต
