รู้เบื้องต้นเกี่ยวกับ Microsoft Excel 101: หมายเหตุเกี่ยวกับ MS Excel
ชาร์ล็อตต์มิลเลอร์
ความหมายของ Microsoft เอ็กเซล?
Microsoft Excel เป็นโปรแกรมสเปรดชีตที่ใช้ในการบันทึกและวิเคราะห์ข้อมูลตัวเลขและสถิติ Microsoft Excel มีคุณลักษณะต่างๆ มากมายสำหรับการดำเนินการต่างๆ เช่น การคำนวณ ตารางสรุป เครื่องมือกราฟ การเขียนโปรแกรมแมโคร เป็นต้น และสามารถใช้งานร่วมกับระบบปฏิบัติการต่างๆ ได้หลายระบบ เช่น Windows, macOS, Android และ iOS
สเปรดชีต Excel สามารถเข้าใจได้ว่าเป็นการรวบรวมคอลัมน์และแถวที่ประกอบกันเป็นตาราง โดยทั่วไปแล้วตัวอักษรจะกำหนดให้กับคอลัมน์ และตัวเลขมักจะกำหนดให้กับแถว จุดที่คอลัมน์และแถวมาบรรจบกันเรียกว่าเซลล์ ที่อยู่ของเซลล์จะระบุโดยตัวอักษรที่แสดงถึงคอลัมน์และตัวเลขที่แสดงถึงแถว
เหตุใดฉันจึงควรเรียนรู้ Microsoft เอ็กเซล?
เราทุกคนต่างก็ต้องจัดการกับตัวเลขในทางใดทางหนึ่ง เราทุกคนมีค่าใช้จ่ายประจำวันซึ่งเราต้องจ่ายจากรายได้ต่อเดือนที่เราได้รับ หากต้องการใช้จ่ายอย่างชาญฉลาด พวกเขาจะต้องรู้ว่ารายรับและรายจ่ายของตนคืออะไร Microsoft Excel มีประโยชน์เมื่อเราต้องการบันทึก วิเคราะห์ และจัดเก็บข้อมูลตัวเลขดังกล่าว เรามาอธิบายโดยใช้รูปภาพต่อไปนี้
ได้ที่ไหน Microsoft เอ็กเซล?
มีหลายวิธีที่คุณสามารถรับได้ Microsoft เอ็กเซล คุณสามารถซื้อได้จากร้านฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์ที่จำหน่ายซอฟต์แวร์ด้วย Microsoft Excel เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft ชุดโปรแกรมออฟฟิศ หรือคุณสามารถดาวน์โหลดได้จาก Microsoft เว็บไซต์ แต่คุณจะต้องซื้อรหัสลิขสิทธิ์
วิธีการเปิด Microsoft เอ็กเซล?
การใช้งาน Excel ก็ไม่แตกต่างจากการทำงานอื่นๆ Windows โปรแกรม. หากคุณกำลังวิ่ง Windows ด้วย GUI เช่น (Windows XP, Vista และ 7) ปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้
- คลิกที่เมนูเริ่ม
- ชี้ไปที่โปรแกรมทั้งหมด
- ชี้ไปที่ Microsoft Excel
- คลิกที่ Microsoft Excel
หรือคุณสามารถเปิดได้จากเมนูเริ่มต้นหากมีการเพิ่มไว้ที่นั่น คุณยังสามารถเปิดได้จากทางลัดบนเดสก์ท็อปหากคุณสร้างขึ้นมา
สำหรับบทช่วยสอนนี้ เราจะทำงานร่วมกับ Windows 8.1 และ Microsoft Excel 2013 ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อเรียกใช้ Excel บน Windows 8.1
- คลิกที่เมนูเริ่ม
- ค้นหา Excel NB ก่อนที่คุณจะพิมพ์ โปรแกรมทั้งหมดที่ขึ้นต้นด้วยสิ่งที่คุณพิมพ์จะแสดงอยู่ในรายการ
- คลิกที่ Microsoft Excel
รูปภาพต่อไปนี้จะแสดงวิธีการดำเนินการนี้
ทำความเข้าใจเกี่ยวกับริบบิ้น
Ribbon มีทางลัดไปยังคำสั่งใน Excel คำสั่งคือการกระทำที่ผู้ใช้ดำเนินการ ตัวอย่างของคำสั่งคือการสร้างเอกสารใหม่ การพิมพ์เอกสาร ฯลฯ รูปภาพด้านล่างแสดงริบบิ้นที่ใช้ใน Excel 2013
อธิบายส่วนประกอบของ Ribbon
ปุ่มเริ่มริบบิ้น – ใช้สำหรับเข้าถึงคำสั่งต่างๆ เช่น การสร้างเอกสารใหม่ บันทึกงานที่มีอยู่ การพิมพ์ การเข้าถึงตัวเลือกในการปรับแต่ง Excel เป็นต้น
แท็บริบบิ้น – แท็บใช้เพื่อจัดกลุ่มคำสั่งที่คล้ายกันเข้าด้วยกัน แท็บหน้าแรกใช้สำหรับคำสั่งพื้นฐาน เช่น การจัดรูปแบบข้อมูลเพื่อให้ดูน่าสนใจยิ่งขึ้น การเรียงลำดับและการค้นหาข้อมูลเฉพาะภายในสเปรดชีต
แถบริบบิ้น – แถบใช้เพื่อจัดกลุ่มคำสั่งที่คล้ายกันไว้ด้วยกัน ตามตัวอย่าง แถบริบบิ้นการจัดแนวใช้เพื่อจัดกลุ่มคำสั่งทั้งหมดที่ใช้ในการจัดแนวข้อมูลเข้าด้วยกัน
ทำความเข้าใจกับแผ่นงาน (แถวและคอลัมน์ แผ่นงาน สมุดงาน)
แผ่นงานคือชุดของแถวและคอลัมน์เมื่อแถวและคอลัมน์มาบรรจบกัน พวกมันจะก่อตัวเป็นเซลล์ เซลล์จะถูกใช้เพื่อบันทึกข้อมูล เซลล์แต่ละเซลล์จะถูกระบุอย่างเฉพาะเจาะจงโดยใช้ที่อยู่ของเซลล์ โดยปกติแล้วคอลัมน์จะมีป้ายกำกับด้วยตัวอักษร ในขณะที่แถวมักจะเป็นตัวเลข
สมุดงานคือชุดของแผ่นงาน- ตามค่าเริ่มต้น เวิร์กบุ๊กจะมีสามเซลล์ใน Excel คุณสามารถลบหรือเพิ่มแผ่นงานให้เหมาะกับความต้องการของคุณได้ ตามค่าเริ่มต้น แผ่นงานจะมีชื่อว่า Sheet1, Sheet2 และอื่นๆ คุณสามารถเปลี่ยนชื่อแผ่นงานเป็นชื่อที่มีความหมายมากขึ้น เช่น ค่าใช้จ่ายรายวัน งบประมาณรายเดือน ฯลฯ
การปรับแต่ง Microsoft สภาพแวดล้อม Excel
โดยส่วนตัวแล้วฉันชอบสีดำ ดังนั้นธีม Excel ของฉันจึงดูเป็นสีดำ สีที่คุณชื่นชอบอาจเป็นสีน้ำเงิน และคุณก็สามารถทำให้สีธีมของคุณดูเป็นสีน้ำเงินได้เช่นกัน หากคุณไม่ใช่โปรแกรมเมอร์ คุณอาจไม่ต้องการรวมแท็บ Ribbon เช่น นักพัฒนาซอฟต์แวร์ ทั้งหมดนี้เกิดขึ้นได้ผ่านการปรับแต่ง ในส่วนย่อยนี้ เราจะดูที่;
- การปรับแต่งริบบิ้น
- การตั้งค่าธีมสี
- การตั้งค่าสำหรับสูตร
- การตั้งค่าการพิสูจน์อักษร
- บันทึกการตั้งค่า
การปรับแต่งริบบิ้น
รูปภาพด้านบนแสดง Ribbon เริ่มต้นใน Excel 2013 เริ่มต้นด้วยการปรับแต่ง Ribbon สมมติว่าคุณไม่ต้องการเห็นแท็บบางแท็บบน Ribbon หรือคุณต้องการเพิ่มแท็บบางแท็บที่หายไป เช่น แท็บนักพัฒนา คุณสามารถใช้หน้าต่างตัวเลือกเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ได้
- คลิกที่ปุ่มเริ่มริบบิ้น
- เลือกตัวเลือกจากเมนูแบบเลื่อนลง คุณควรจะเห็นหน้าต่างโต้ตอบตัวเลือกของ Excel
- เลือกตัวเลือกปรับแต่งริบบิ้นจากแผงด้านซ้ายมือดังที่แสดงด้านล่าง
- ทางด้านขวามือ ให้ลบเครื่องหมายถูกออกจากแท็บที่คุณไม่ต้องการเห็นบน Ribbon สำหรับตัวอย่างนี้ เราได้ลบเค้าโครงหน้าออก Revเช่น และแท็บมุมมอง
- คลิกที่ปุ่ม "ตกลง" เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว
ริบบิ้นของคุณจะมีลักษณะดังนี้
การเพิ่มแท็บที่กำหนดเองลงใน Ribbon
คุณยังสามารถเพิ่มแท็บของคุณเอง ตั้งชื่อที่กำหนดเอง และกำหนดคำสั่งให้กับแท็บนั้นได้ มาเพิ่มแท็บบน Ribbon ด้วยข้อความ Guru99
- คลิกขวาที่ Ribbon แล้วเลือกกำหนด Ribbon เอง หน้าต่างข้อความที่แสดงด้านบนจะปรากฏขึ้น
- คลิกที่ปุ่มแท็บใหม่ตามที่แสดงในภาพเคลื่อนไหวด้านล่าง
- เลือกแท็บที่สร้างขึ้นใหม่
- คลิกที่ปุ่มเปลี่ยนชื่อ
- ตั้งชื่อให้ว่า Guru99
- เลือกกลุ่มใหม่ (กำหนดเอง) ใต้แท็บ Guru99 ดังแสดงในภาพด้านล่าง
- คลิกที่ปุ่มเปลี่ยนชื่อและตั้งชื่อเป็นคำสั่งของฉัน
- ตอนนี้มาเพิ่มคำสั่งลงในแถบริบบิ้นของฉัน
- คำสั่งต่างๆ จะแสดงอยู่บนแผงตรงกลาง
- เลือกคำสั่งประเภทแผนภูมิทั้งหมดแล้วคลิกปุ่มเพิ่ม
- คลิกที่ตกลง
ริบบิ้นของคุณจะมีลักษณะดังนี้
การตั้งค่าธีมสี
หากต้องการตั้งค่าธีมสีสำหรับแผ่นงาน Excel คุณต้องไปที่ Ribbon ของ Excel แล้วคลิกที่คำสั่ง File à Option จากนั้นจะมีหน้าต่างเปิดขึ้นมาซึ่งคุณต้องทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
- แท็บทั่วไปบนแผงด้านซ้ายจะถูกเลือกตามค่าเริ่มต้น
- ค้นหาโทนสีภายใต้ตัวเลือกทั่วไปสำหรับการทำงานกับ Excel
- คลิกที่รายการแบบเลื่อนลงโทนสีและเลือกสีที่ต้องการ
- คลิกที่ปุ่มตกลง
การตั้งค่าสำหรับสูตร
ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณกำหนดลักษณะการทำงานของ Excel เมื่อคุณทำงานกับสูตรได้คุณสามารถใช้มันเพื่อตั้งค่าตัวเลือก เช่น การเติมข้อความอัตโนมัติเมื่อป้อนสูตร เปลี่ยนรูปแบบการอ้างอิงเซลล์ และใช้ตัวเลขสำหรับทั้งคอลัมน์และแถว และตัวเลือกอื่นๆ
หากคุณต้องการเปิดใช้งานตัวเลือก ให้คลิกที่ช่องกาเครื่องหมาย หากคุณต้องการปิดใช้งานตัวเลือก ให้ลบเครื่องหมายออกจากช่องกาเครื่องหมาย คุณสามารถเลือกตัวเลือกนี้ได้จากหน้าต่างกล่องโต้ตอบตัวเลือกภายใต้แท็บสูตรจากแผงด้านซ้ายมือ
การตั้งค่าการพิสูจน์อักษร
ตัวเลือกนี้จะจัดการข้อความที่ป้อนลงใน Excel- อนุญาตให้มีตัวเลือกการตั้งค่า เช่น ภาษาพจนานุกรมที่ควรใช้ในการตรวจสอบการสะกดผิด คำแนะนำจากพจนานุกรม ฯลฯ คุณสามารถเลือกตัวเลือกนี้ได้จากหน้าต่างกล่องโต้ตอบตัวเลือกใต้แท็บพิสูจน์อักษรจากแผงด้านซ้ายมือ
บันทึกการตั้งค่า
ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณสามารถกำหนดรูปแบบไฟล์เริ่มต้นเมื่อบันทึกไฟล์ เปิดใช้งานการกู้คืนอัตโนมัติในกรณีที่คอมพิวเตอร์ของคุณดับก่อนที่คุณจะสามารถบันทึกงานของคุณได้ ฯลฯ- คุณสามารถใช้ตัวเลือกนี้ได้จากหน้าต่างโต้ตอบตัวเลือกใต้แท็บบันทึกจากแผงด้านซ้าย
ทางลัด Excel ที่สำคัญ
| Ctrl + P | ใช้เพื่อเปิดหน้าต่างกล่องโต้ตอบการพิมพ์ |
| Ctrl + N | สร้างสมุดงานใหม่ |
| Ctrl + S | บันทึกสมุดงานปัจจุบัน |
| Ctrl + C | คัดลอกเนื้อหาของการเลือกปัจจุบัน |
| Ctrl + V | วางข้อมูลจากคลิปบอร์ด |
| SHIFT+F3 | แสดงหน้าต่างข้อความแทรกฟังก์ชัน |
| SHIFT+F11 | สร้างแผ่นงานใหม่ |
| F2 | ตรวจสอบสูตรและช่วงเซลล์ที่ครอบคลุม |
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเมื่อทำงานร่วมกับ Microsoft Excel
- บันทึกสมุดงานโดยคำนึงถึงความเข้ากันได้แบบย้อนหลัง หากคุณไม่ได้ใช้คุณลักษณะล่าสุดใน Excel เวอร์ชันที่สูงกว่า คุณควรบันทึกไฟล์ของคุณในรูปแบบ *.xls ปี 2003 เพื่อความเข้ากันได้แบบย้อนหลัง
- ใช้ชื่อคำอธิบายสำหรับคอลัมน์และเวิร์กชีตในเวิร์กบุ๊ก
- หลีกเลี่ยงการทำงานกับสูตรที่ซับซ้อนที่มีตัวแปรจำนวนมาก- พยายามแยกย่อยออกเป็นผลลัพธ์ที่มีการจัดการเล็กๆ ที่คุณสามารถใช้ต่อยอดได้
- ใช้ฟังก์ชันในตัวทุกครั้งที่ทำได้แทนที่จะเขียนสูตรของคุณเอง
สรุป
- บทนำของ MS Excel: Microsoft Excel เป็นโปรแกรมสเปรดชีตที่มีประสิทธิภาพซึ่งใช้ในการบันทึก จัดการ จัดเก็บข้อมูลตัวเลข และสามารถปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการของคุณได้
- Ribbon ใช้เพื่อเข้าถึงคำสั่งต่างๆ ใน Excel
- หน้าต่างโต้ตอบตัวเลือกช่วยให้คุณปรับแต่งรายการต่างๆ ได้ เช่น ริบบิ้น สูตร, พิสูจน์อักษร, บันทึก ฯลฯ
