คู่มือเริ่มต้นใช้งาน MS Excel Notes สำหรับผู้เริ่มต้น
ชาร์ล็อตต์มิลเลอร์
⚡ สรุปอย่างชาญฉลาด
Microsoft Excel เป็นโปรแกรมสเปรดชีตสำหรับบันทึก วิเคราะห์ และแสดงข้อมูลตัวเลขผ่านตารางเซลล์ สูตร แผนภูมิ และตาราง Pivot Table โปรแกรมนี้ทำงานบนระบบคอมพิวเตอร์ Windows, macOS, Androidรวมถึง iOS และเว็บ และยังคงเป็นเครื่องมือมาตรฐานสำหรับการจัดทำงบประมาณและการรายงาน
บทช่วยสอนนี้จะแนะนำพื้นฐานของ Microsoft Excel ช่วยให้ผู้เริ่มต้นสามารถทำความคุ้นเคยกับโปรแกรมและแนวคิดต่างๆ ที่ผู้ใช้ Excel ทุกคนต้องใช้ในชีวิตประจำวันได้อย่างรวดเร็ว
ความหมายของ Microsoft เอ็กเซล?
Microsoft Excel เป็นโปรแกรมสเปรดชีตที่ใช้บันทึก วิเคราะห์ และแสดงข้อมูลเชิงตัวเลขและสถิติ มีฟีเจอร์มากมาย เช่น การคำนวณ ตารางสรุปข้อมูล เครื่องมือสร้างแผนภูมิ การเขียนโปรแกรมมาโคร และล่าสุดคือการวิเคราะห์โดยใช้ AI และสามารถดาวน์โหลดได้จาก Windows, macOS, Androidระบบปฏิบัติการ iOS และเว็บไซต์
ตาราง Excel เป็นตารางที่มีทั้งคอลัมน์และแถว คอลัมน์จะมีป้ายกำกับเป็นตัวอักษร และแถวจะมีป้ายกำกับเป็นตัวเลข จุดตัดระหว่างคอลัมน์และแถวเรียกว่า... เซลล์และที่อยู่ของมันคือตัวอักษรคอลัมน์ตามด้วยหมายเลขแถว (ตัวอย่างเช่น A1, B12).
ทำไมฉันจึงควรเรียนรู้ Microsoft เอ็กเซล?
พวกเราส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับตัวเลขทุกวัน ไม่ว่าจะเป็นรายได้ ค่าใช้จ่าย ราคา และกำหนดเวลา โปรแกรม Excel ช่วยให้การบันทึก คำนวณ และวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านั้นทำได้ง่าย จากนั้นจึงแสดงผลออกมาเป็นภาพผ่านแผนภูมิและแดชบอร์ด ภาพประกอบด้านล่างแสดงงบประมาณรายเดือนอย่างง่ายที่จัดทำขึ้นใน Excel
ได้ที่ไหน Microsoft เอ็กเซล?
Excel เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft ชุดโปรแกรม 365 (เดิมคือ Office 365) คุณสามารถสมัครใช้งานได้ Microsoft 365 วันโดยตรงจาก microsoft.comซื้อใบอนุญาตแบบถาวร (Office Home & Business) หรือใช้เวอร์ชันฟรีผ่านเว็บเบราว์เซอร์ Excel บนเว็บ ผ่าน Microsoft บัญชี
วิธีการเปิด Microsoft Excel
การเปิดไฟล์ Excel ก็เหมือนกับการเปิดไฟล์อื่นๆ ทั่วไป Windows แอปพลิเคชัน ในยุคปัจจุบัน Windows ขั้นตอนที่ 10 หรือ 11 มีดังนี้:
- คลิก เริ่มต้น ปุ่ม
- พิมพ์ “Excel” — แอปที่ตรงกันจะปรากฏขึ้นทันทีที่คุณเริ่มพิมพ์ping.
- คลิก Microsoft Excel ในผลลัพธ์
นอกจากนี้ คุณยังสามารถปักหมุด Excel ไว้ที่แถบงานหรือเมนูเริ่มต้น หรือเปิดจากทางลัดบนเดสก์ท็อปได้อีกด้วย
ทำความเข้าใจเกี่ยวกับริบบิ้น
การขอ ริบบิ้น แถบคำสั่ง (Command) คือแถบแท็บและไอคอนที่อยู่ด้านบนของหน้าต่าง Excel แถบคำสั่งนี้จะจัดกลุ่มคำสั่งตามงานเพื่อให้คุณค้นหาการกระทำที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว คำสั่งคือการกระทำใดๆ ที่คุณดำเนินการ เช่น การสร้างเอกสารใหม่ การพิมพ์ไฟล์ การใช้แผนภูมิ และอื่นๆ
อธิบายส่วนประกอบของ Ribbon
- เมนูไฟล์ (ปุ่มเริ่ม): เปิดใช้งานคำสั่งต่างๆ เช่น สร้างใหม่ เปิด บันทึก พิมพ์ และตัวเลือก เพื่อปรับแต่ง Excel
- แถบริบบิ้น: คำสั่งที่เกี่ยวข้องกับกลุ่ม หน้าแรก แท็บนี้ครอบคลุมการจัดรูปแบบ การเรียงลำดับ และการค้นหาข้อมูล
- กลุ่มริบบิ้น: ส่วนย่อยภายในแต่ละแท็บ ตัวอย่างเช่น การวางแนว กลุ่มคำสั่งบนแท็บหน้าแรกจะรวบรวมคำสั่งทั้งหมดที่ใช้จัดแนวเนื้อหาในเซลล์
ทำความเข้าใจเกี่ยวกับเวิร์กชีต — แถว คอลัมน์ แผ่นงาน และเวิร์กบุ๊ก
A แผ่นงาน เป็นตารางเดียวที่มีแถวและคอลัมน์ จุดที่แถวตัดกับคอลัมน์จะได้... เซลล์และแต่ละเซลล์จะมีที่อยู่เฉพาะตัว เช่น C5คอลัมน์จะถูกกำกับด้วยตัวอักษร (A, B, C, …) และแถวจะถูกกำกับด้วยตัวเลข (1, 2, 3, …)
A สมุดงาน คือไฟล์ที่ประกอบด้วยเวิร์กชีตตั้งแต่หนึ่งแผ่นขึ้นไป โดยปกติแล้วสมุดงานใหม่จะเปิดมาพร้อมกับเวิร์กบุ๊กเดียว แต่คุณสามารถเพิ่มหรือลบเวิร์กชีตได้ตามต้องการ เวิร์กบุ๊กจะมีชื่อเรียกเฉพาะ Sheet1, Sheet2และอื่นๆ เปลี่ยนชื่อให้เป็นชื่อที่มีความหมาย เช่น งบประมาณรายเดือน or ค่าใช้จ่ายรายวัน.
การปรับแต่ง Microsoft สภาพแวดล้อม Excel
รสนิยมส่วนตัวแตกต่างกันไป — คุณอาจชอบธีมสีเข้ม หรือต้องการแท็บเพิ่มเติม เช่น ผู้พัฒนาหรือซ่อนแท็บที่คุณไม่เคยใช้ ทุกอย่างสามารถปรับแต่งได้ผ่านทาง ไฟล์> ตัวเลือกส่วนนี้ครอบคลุมหัวข้อ:
- การปรับแต่งริบบอน
- การตั้งค่าธีมสี
- การตั้งค่าสูตร
- การตั้งค่าการพิสูจน์อักษร
- บันทึกการตั้งค่า.
การปรับแต่งริบบอน
จุดเปิด ไฟล์ > ตัวเลือก > ปรับแต่ง Ribbon เพื่อซ่อน เพิ่ม หรือจัดเรียงแท็บใหม่
- ในแผงด้านขวา ให้ยกเลิกการเลือกแท็บที่คุณต้องการซ่อน เช่น แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ Revและ มุมมอง
- คลิก OK.
ตอนนี้ Ribbon มีลักษณะดังนี้:
การเพิ่มแท็บแบบกำหนดเองลงในริบบอน
คุณสามารถสร้างแท็บของคุณเอง ตั้งชื่อ และกำหนดคำสั่งให้กับแท็บนั้นได้ ตัวอย่างด้านล่างเป็นการเพิ่มแท็บชื่อ Guru99.
- คลิกขวาที่ Ribbon แล้วเลือก ปรับแต่ง Ribbon.
- คลิก แท็บใหม่.
- เลือกแท็บที่สร้างขึ้นใหม่
- คลิก ตั้งชื่อใหม่ และเรียกมันว่า Guru99.
- เลือกกลุ่มใหม่ภายในแท็บ
- คลิก ตั้งชื่อใหม่ และเรียกมันว่า คำสั่งของฉัน.
- จากแผงควบคุมตรงกลาง ให้เลือกคำสั่ง เช่น แผนภูมิทุกประเภท.
- คลิก เพิ่มแล้ว OK.
ขณะนี้ริบบอนมีส่วนประกอบที่คุณกำหนดเองอยู่ Guruแท็บ 99:
การตั้งค่าธีมสี
หากต้องการเปลี่ยนธีมสีของ Excel ให้เปิด ไฟล์> ตัวเลือก และทำตามขั้นตอนด้านล่าง
- การขอ ทั่วไป แท็บด้านซ้ายถูกเลือกไว้เป็นค่าเริ่มต้น
- หา ธีม Office (เวอร์ชันเก่า: โทนสี) ภายใต้ ปรับแต่งสำเนาของคุณให้เป็นแบบเฉพาะตัว Microsoft Office.
- เลือกธีมที่ต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลง
- คลิก OK.
การตั้งค่าสำหรับสูตร
แท็บสูตรจะควบคุมวิธีการทำงานของ Excel เมื่อคุณทำงานกับสูตรต่างๆ เช่น การเติมข้อความอัตโนมัติ โหมดการคำนวณ รูปแบบการอ้างอิงเซลล์ (A1 เทียบกับ R1C1) และการตรวจสอบข้อผิดพลาด
ทำเครื่องหมายถูกที่ช่องเพื่อเปิดใช้งานตัวเลือก และยกเลิกการทำเครื่องหมายเพื่อปิดใช้งาน สามารถเข้าถึงแผงควบคุมเดียวกันนี้ได้ผ่านทาง ไฟล์ > ตัวเลือก > สูตร.
การตั้งค่าการพิสูจน์อักษร
แท็บการตรวจสอบการสะกดคำจะควบคุมวิธีการที่ Excel จัดการข้อความที่คุณป้อน เช่น ภาษาจากพจนานุกรม การแก้ไขอัตโนมัติ คำแนะนำการสะกดคำ และอื่นๆ
บันทึกการตั้งค่า
แท็บ "บันทึก" ช่วยให้คุณตั้งค่ารูปแบบไฟล์เริ่มต้น ช่วงเวลาการกู้คืนอัตโนมัติ และตำแหน่งที่ใช้สำหรับไฟล์กู้คืนอัตโนมัติ ใช้แท็บนี้เพื่อให้แน่ใจว่างานของคุณจะไม่สูญหายจากการรีบูตที่ไม่คาดคิด
ทางลัดสำคัญใน Excel
ทางลัดด้านล่างนี้จะช่วยให้งานประจำวันเสร็จเร็วขึ้น
| ทางลัด | สิ่งที่มันไม่ |
|---|---|
| Ctrl + P | เปิดหน้าต่างการพิมพ์ |
| Ctrl + N | สร้างเวิร์กบุ๊กใหม่ |
| Ctrl + S | บันทึกเวิร์กบุ๊กปัจจุบัน |
| Ctrl + C | คัดลอกเซลล์ที่เลือกไว้ |
| Ctrl + V | วางข้อความที่คัดลอกมาจากคลิปบอร์ด |
| Ctrl + Z | ยกเลิกการกระทำล่าสุด |
| Ctrl + F | เปิดฟังก์ชันค้นหาและแทนที่ |
| Shift +F3 | เปิดหน้าต่างแทรกฟังก์ชัน |
| Shift +F11 | สร้างเวิร์กชีตใหม่ |
| F2 | แก้ไขเซลล์ที่ใช้งานอยู่และแสดงช่วงเซลล์ของสูตร |
แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดเมื่อทำงานร่วมกับ Microsoft Excel
- บันทึกในรูปแบบปัจจุบัน: ใช้แบบสมัยใหม่
.xlsxจัดรูปแบบตามนี้ เว้นแต่คุณจำเป็นต้องแชร์กับผู้อื่นใน Excel 2003 หรือเวอร์ชันก่อนหน้า - ใช้ชื่อที่สื่อความหมาย สำหรับคอลัมน์ แผ่นงาน และช่วงข้อมูลที่กำหนดชื่อไว้
- หลีกเลี่ยงสูตรที่ซับซ้อนเกินไป: แบ่งการคำนวณที่ซับซ้อนออกเป็นเซลล์ตัวช่วยระดับกลางที่คุณสามารถตรวจสอบทีละขั้นตอนได้
- ใช้ฟังก์ชันในตัว เช่น
SUMIF,XLOOKUPและFILTERก่อนที่จะเขียนโค้ดตรรกะแบบกำหนดเอง - ล็อคและปกป้อง สูตรสำคัญเหล่านี้จำเป็นเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ร่วมงานเขียนทับสูตรเหล่านั้น
- สำรองข้อมูลและเวอร์ชัน: บันทึกสำเนาไว้ที่ OneDrive หรือใช้ SharePoint เพื่อให้มีการบันทึกประวัติเวอร์ชันโดยอัตโนมัติ
Microsoft Excel เทียบกับ Google แผ่น
หากคุณกำลังเลือกใช้โปรแกรมสเปรดชีต ตารางด้านล่างนี้สรุปความแตกต่างที่สำคัญระหว่างโปรแกรมต่างๆ Microsoft เอ็กเซลและ Google ชีต
| ความสามารถ | Microsoft Excel | Google แผ่น |
|---|---|---|
| การติดตั้ง | แอปพลิเคชันบนเดสก์ท็อปและเว็บเบราว์เซอร์; Microsoft สมัครสมาชิก 365 | ใช้งานได้เฉพาะบนเว็บเบราว์เซอร์; ฟรีเมื่อสมัครสมาชิก Google บัญชี |
| การใช้งานออฟไลน์ | ฟังก์ชันการทำงานบนเดสก์ท็อปอย่างครบถ้วน | จำกัดการใช้งานผ่านส่วนขยาย Chrome |
| การร่วมมือ | การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ผ่าน OneDrive/SharePoint | มีระบบการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ในตัว |
| คุณสมบัติที่ทรงพลัง | Power Query, Power Pivot, มาโคร VBA, Copilot | Apps Script, ตัวเชื่อมต่อ BigQuery, Gemini ในโปรแกรม Sheets |
| เหมาะสำหรับ | การสร้างแบบจำลองขั้นสูง ชุดข้อมูลขนาดใหญ่ การเงิน | การทำงานร่วมกันที่คล่องตัวและข้อมูลที่ขับเคลื่อนด้วยแบบฟอร์ม |
