Stakeholderanalyse en -kaartping met voorbeeld en sjabloon
Karel Moore
⚡ Slimme samenvatting
Stakeholderanalyse en -kaartping Het systeem identificeert wie macht, belang en invloed heeft op een project en groepeert deze personen vervolgens, zodat businessanalisten de betrokkenheid kunnen plannen, de communicatie kunnen prioriteren en het projectrisico in elke fase van de uitvoering kunnen verlagen.
Wat is Stakeholderanalyse?
Analyse van belanghebbenden is een proces van kaartping Het gaat erom de belangen van uw stakeholders in kaart te brengen. Dit is een proces om systematisch kwalitatieve informatie te analyseren en te verzamelen om te bepalen wiens belangen behartigd moeten worden. Het helpt projectleiders en -managers om de belangen, standpunten, allianties en kennis van stakeholders met betrekking tot het project te beoordelen.
Wat is een stakeholdermap?ping?
Stakeholderkaartping is een effectief proces voor het vinden van de belangrijkste belanghebbenden die verband houden met het project. Het helpt om de belanghebbenden te leren kennen en alle personen te identificeren die geïnteresseerd zijn in de projectresultaten. Zodra alle belanghebbenden zijn geïdentificeerd, kunnen ze in kaart worden gebracht en gecategoriseerd, afhankelijk van verschillende interesses en betrokkenheidsniveaus.
Wanneer moet een stakeholderanalyse worden uitgevoerd?
Een stakeholderanalyse moet altijd aan het begin van een project worden uitgevoerd. Zo'n analyse is nuttig bij het opstellen van een logframe. Een logframe is een algemene aanpak voor projectplanning, -monitoring en -evaluatie in de vorm van een 'logframe-matrix'. Wanneer logframes tijdens de levenscyclus van een project worden herzien, is een stakeholderanalyse nuttig. Dit betekent dat bij tussentijdse evaluaties of jaarlijkse monitoring een stakeholderanalyse onderdeel moet zijn van het proces.
Categorisering van belanghebbenden
Belanghebbenden zijn onderverdeeld in twee categorieën
| Interne belanghebbenden | Externe belanghebbenden |
|---|---|
| Binnen de organisatie: Medewerkers en Management | Buiten de organisatie: Overheid & Vakbond |
Proces voor stakeholderanalyse en -mappingping
De volgende belanghebbendenkaartping Het voorbeeld illustreert de belangrijkste aspecten waarmee rekening moet worden gehouden bij een stakeholderanalyse.
Stap 1) Identificeer uw belanghebbenden: uw baas, uw team, senior managers, potentiële klanten, uw familie, enz.
Stap 2) Beoordeel hoe deze belanghebbenden kunnen worden beïnvloed of een effect kunnen hebben op de organisatie
Stap 3) Geef prioriteit aan uw belanghebbenden
| Stakeholdertype | Actie |
|---|---|
| Hoge macht, geïnteresseerde mensen | – Nauwlettend beheren |
| Hoge macht, minder geïnteresseerde mensen | - Tevreden houden |
| Lage macht, geïnteresseerde mensen | – Blijf op de hoogte |
| Lage macht, minder geïnteresseerde mensen | – Monitoren met minimale inspanning |
Stap 4) Identificeer conflictgebieden (organisatie versus stakeholder, stakeholder versus stakeholder)
Stap 5) Prioriteren, verzoenen en balanceren van belanghebbenden
Stap 6) Stem de behoeften van belangrijke belanghebbenden af op de strategieën en acties van de organisatie.
Vervolgens in dit voorbeeld van een stakeholderkaartpingLaten we eens kijken naar de zaken waar we op moeten letten bij de omgang met stakeholders.
- Kunt u processen elimineren die geen waarde voor de belanghebbenden toevoegen?
- Hoe zou u communiceren met belanghebbenden?
- Stimuleert uw communicatie de uitwisseling tussen belanghebbenden?
- Communiceert u de belanghebbende over de waarde van de deal?
Belangrijke vragen om te stellen tijdens een stakeholderanalyse en -mappingping
| Verschillende attribuutcontrole voor belanghebbenden | Vraag om aan uw stakeholders te stellen |
|---|---|
| Identificatie van de belanghebbende | Wie betaalt voor het project? Wie ontvangt de resultaten of de winst van het project? Zowel binnen uw organisatie als binnen de klantorganisatie die met u samenwerkt aan de implementatie van het project? Identificeer de expert voor het projectdomein binnen de organisatie. |
| Selectie | Welk direct voordeel verwachten de belanghebbenden van het project? Welke resultaten verwachten de belanghebbenden als gevolg van het project? Welke veranderingen moeten de belanghebbenden doorvoeren als gevolg van het project? Zijn er belangenconflicten tussen de belanghebbenden? |
| Beïnvloeden | Welke legitieme bevoegdheden hebben de stakeholders binnen de organisatie? Wie beheert de projectmiddelen en -resources? Welke mate van invloed of onderhandelingsmacht hebben de door u geïdentificeerde stakeholders binnen de organisatie? |
| Impact | Hoeveel invloed een belanghebbende op het project kan hebben en of dit van invloed is op het succes van het project. |
U moet ook uitzoeken wanneer belanghebbenden bij het volgende betrokken zullen raken:
- Projectvisie
- Definitie van de projectscope
- Bedrijfsprocesanalyse
- Heeft elicitatie nodig
- Vereiste validatie
- Ontwerprecensies
- Gebruikers Acceptatie Testen
U kunt een “Deelnamematrixtabel” voor de belanghebbenden, zoals weergegeven in het onderstaande voorbeeld van een stakeholderkaart:
| Soort deelname | informeren | Raadplegen | Partners | Controleer: |
|---|---|---|---|---|
| Evaluatie van de behoeften | ||||
| Planning | ||||
| Implementeren | ||||
| Monitoring & evaluatie |
Stakeholderanalysesjabloon
Hieronder vindt u een sjabloon voor een stakeholderanalyse. Hiermee kunt u uw stakeholders identificeren en groeperen op basis van verschillende categorieën en criteria.
Sjabloon voor stakeholderanalyse downloaden
Tips om uw belanghebbenden te beheren
- Niet klagen. Accepteer belanghebbenden zoals ze zijn
- Voor gegarandeerd succes moet u het belangrijkste leiderschap erbij betrekken.
- Zorg ervoor dat u uw belanghebbenden vroegtijdig betrekt bij het bedrijfsanalyseproces.
- Bij gevoelige kwesties is het van belang volledige vertrouwelijkheid te garanderen met alle betrokkenen om hun vertrouwen te winnen.
- Om conflicten te voorkomen, helpt u alle belanghebbenden bij het realiseren van hun persoonlijke voordelen uit het project.
- Stakeholderkaartping En analyse is altijd nuttig.
Populaire belanghebbendenkaartping technieken
Zodra de belanghebbenden zijn geïdentificeerd, helpen verschillende beproefde technieken een businessanalist om ze in beeld te brengen en de juiste engagementstrategie te kiezen. De meeste projecten maken gebruik van een of twee van de volgende technieken, soms in combinatie.
- Macht-belangenmatrix (Mendelows matrix): Het plaatst elke stakeholder op een 2x2 raster van macht versus belang, wat resulteert in de vier groepen die al in stap 3 van het bovenstaande proces zijn gebruikt: nauwlettend beheren, tevreden houden, geïnformeerd houden en monitoren. Het is de meest gebruikte kaart.ping Het gereedschap werkt goed voor kleine en middelgrote projecten.
- Saillantiemodel: Deze door Mitchell, Agle en Wood geïntroduceerde classificatie van belanghebbenden op basis van drie kenmerken – macht, legitimiteit en urgentie – resulteert in zeven typen belanghebbenden, zoals dominante, afhankelijke en bepalende belanghebbenden. Het is nuttig wanneer een project veel belanghebbenden met tegenstrijdige belangen heeft.
- Macht-dynamiekmatrix: Deze kaart brengt de machtsverhoudingen van stakeholders in kaart en hoe snel hun posities veranderen. Het belicht onvoorspelbare maar invloedrijke stakeholders die nauwlettend in de gaten gehouden moeten worden tijdens organisatorische veranderingen.
- Invloed-impactmatrix: Vergelijkbaar met het macht-belangenraster, maar vervangt het belang door de impact op de projectresultaten. Het wordt vaak gebruikt wanneer dezelfde belanghebbende invloed kan uitoefenen op meerdere projectresultaten.
- Krachtveldanalyse: Een techniek van Kurt Lewin die de krachten in kaart brengt die voor en tegen een verandering pleiten en hun sterkte beoordeelt. Deze techniek is nuttig wanneer een project afhankelijk is van de steun van belanghebbenden voor een specifieke beslissing.
- Netwerkdiagram / Sociogram: Het diagram toont belanghebbenden als knooppunten en hun relaties als verbindingen. Het onthult informele beïnvloeders en communicatiekanalen die een rasterdiagram mogelijk over het hoofd ziet.
Kies de techniek op basis van de omvang en complexiteit van het project. Voor een kort project volstaat mogelijk het macht-belangenraster. Bij een grote organisatorische verandering wordt het saillantiemodel doorgaans gecombineerd met een netwerkdiagram, zodat zowel formele autoriteit als informele invloed op één pagina zichtbaar zijn.
Veelgemaakte fouten bij stakeholderanalyse
Stakeholderanalyse kan makkelijk verkeerd worden uitgevoerd. De volgende fouten komen vaak voor in projecten en het is de moeite waard om ze te controleren bij uw eigen aanpak.
- De kaart als een eenmalige oefening beschouwen: De standpunten van de belanghebbenden veranderen naarmate het project de verschillende fasen doorloopt. RevBekijk de kaart bij elke belangrijke mijlpaal, niet alleen aan het begin.
- Indirecte belanghebbenden negeren: Eindgebruikers, toezichthouders en supportteams beïnvloeden de acceptatie vaak, zelfs als ze geen beslissingsbevoegdheid hebben. Betrek ze daarom vroegtijdig bij het proces.
- Focussen op macht, niet op eigenbelang: Zelfs een invloedrijke belanghebbende met weinig interesse heeft een flexibel updateplan nodig, anders kan een bezwaar op het laatste moment het project laten ontsporen.
- Voorkeur verwarren met prioriteit: Iedere belanghebbende heeft een mening. Slechts een deel van die meningen sluit aan bij de projectdoelstellingen. Weeg de kaart af op strategische relevantie, niet op de frequentie waarmee die mening wordt geuit.
- overslaanping schriftelijke betrokkenheidsplannen: Een register van belanghebbenden zonder een bijbehorend communicatieplan wordt zelden gebruikt. Koppel elk kwadrant aan een gedocumenteerde frequentie, kanaal en verantwoordelijke.
RevDoor de stakeholderkaart aan het begin van elke fase te toetsen aan deze fouten, blijft de analyse objectief en het project op koers.
