VOORBEELD van stakeholderanalyse en mapping met sjabloon

Wat is Stakeholderanalyse?

Analyse van belanghebbenden is een proces waarbij u de belangen van uw stakeholders in kaart brengt. Het is een proces waarbij op systematische wijze kwalitatieve informatie wordt geanalyseerd en verzameld om te bepalen met wiens belangen rekening moet worden gehouden. Het helpt projectleiders en managers bij het beoordelen van de belangen, posities, allianties en kennis van belanghebbenden met betrekking tot het project.

Wat is stakeholdermapping?

Stakeholders in kaart brengen is een effectief proces voor het vinden van de belangrijkste belanghebbenden die verband houden met het project. Het helpt om de belanghebbenden te leren kennen en alle personen te identificeren die geïnteresseerd zijn in de projectresultaten. Zodra alle belanghebbenden zijn geïdentificeerd, kunnen ze in kaart worden gebracht en gecategoriseerd, afhankelijk van verschillende interesses en betrokkenheidsniveaus.

Wanneer moet een stakeholderanalyse worden uitgevoerd?

Stakeholderanalyse moet altijd aan het begin van een project worden uitgevoerd. Een dergelijke analyse is nuttig bij het opstellen van een logframe. Logframe is niets anders dan een algemene benadering van projectplanning, monitoring en evaluatie in de vorm van een 'logframe-matrix'. Wanneer logframes tijdens de levenscyclus van een project opnieuw worden bekeken, zal een stakeholderanalyse nuttig zijn. Dat betekent dat wanneer tussentijdse evaluaties of jaarlijkse monitoring plaatsvinden, er een stakeholderanalyse deel van uit moet maken.

Categorisering van belanghebbenden

Belanghebbenden zijn onderverdeeld in twee categorieën

Interne belanghebbenden	Externe belanghebbenden
Binnen de organisatie: Medewerkers en Management	Buiten de organisatie: Overheid & Vakbond

Proces voor stakeholderanalyse en mapping

Het volgende voorbeeld van stakeholdermapping legt uit welk primair aspect in overweging moet worden genomen bij stakeholderanalyse

Stap 1) Identificeer uw belanghebbenden: uw baas, uw team, senior managers, potentiële klanten, uw familie, enz.

Stap 2) Beoordeel hoe deze belanghebbenden kunnen worden beïnvloed of een effect kunnen hebben op de organisatie

Stap 3) Geef prioriteit aan uw belanghebbenden

Type stakeholder	Actie
Hoge macht, geïnteresseerde mensen	– Nauwlettend beheren
Hoge macht, minder geïnteresseerde mensen	- Tevreden houden
Lage macht, geïnteresseerde mensen	– Blijf op de hoogte
Lage macht, minder geïnteresseerde mensen	– Monitoren met minimale inspanning

Stap 4) Identificeer conflictgebieden (organisatie versus stakeholder, stakeholder versus stakeholder)

Stap 5) Prioriteren, verzoenen en balanceren van belanghebbenden

Stap 6) Stem de behoeften van belangrijke belanghebbenden af op de strategieën en acties van de organisatie

Laten we vervolgens in dit voorbeeld van het in kaart brengen van belanghebbenden kijken naar de zaken waar we op moeten letten als we met belanghebbenden omgaan

Kunt u processen elimineren die geen waarde voor de belanghebbenden toevoegen?
Hoe zou u communiceren met belanghebbenden?
Stimuleert uw communicatie de uitwisseling tussen belanghebbenden?
Communiceert u de belanghebbende over de waarde van de deal?

Belangrijke vragen die u kunt stellen tijdens de analyse en mapping van belanghebbenden

Verschillende attribuutcontrole voor belanghebbenden	Vraag om aan uw stakeholders te stellen
Identificatie van de belanghebbende	Wie betaalt het project? Wie ontvangt de resultaten of winsten van het project? Zowel vanuit uw organisatie als de klantorganisatie die samen met u het project gaat uitvoeren? Identificeer de expert voor het projectdomein in de organisatie.
Selectie	Welk direct voordeel verwachten belanghebbenden uit het project? Welke uitkomsten verwachten belanghebbenden als resultaat van het project? Welke veranderingen moeten belanghebbenden doorvoeren als gevolg van het project? Zijn er belangenconflicten tussen de belanghebbenden?
Beïnvloeden	Welke legitieme autoriteit hebben belanghebbenden in de organisatie? Wie beheert de projectactiva en -middelen? Welke mate van invloed of onderhandelingsmacht hebben de geïdentificeerde belanghebbenden in de organisatie?
Impact	Hoeveel impact stakeholder zou kunnen hebben op het project en heeft dit invloed op het succes van het project?

U moet ook uitzoeken wanneer belanghebbenden bij het volgende betrokken zullen raken:

Projectvisie
Definitie van de projectscope
Bedrijfsprocesanalyse
Heeft elicitatie nodig
Vereiste validatie
Ontwerprecensies
Gebruikers Acceptatie Testen

U kunt een “Deelnamematrixtabel” voor de belanghebbenden, zoals weergegeven in het onderstaande voorbeeld van een stakeholderkaart:

Soort deelname	informeren	Raadplegen	Partners	Controleer:
Evaluatie van de behoeften
Planning
Implementeren
Monitoring & evaluatie

Stakeholderanalysesjabloon

Hieronder vindt u een sjabloon voor stakeholderanalyse. Het zal u gemakkelijk helpen uw belanghebbenden te identificeren en ze in verschillende categorieën en criteria te categoriseren.

Sjabloon voor stakeholderanalyse downloaden

Tips om uw belanghebbenden te beheren

Niet klagen. Accepteer belanghebbenden zoals ze zijn
Voor gegarandeerd succes moet u het belangrijkste leiderschap erbij betrekken.
Zorg ervoor dat u uw belanghebbenden vroeg in het bedrijfsanalyseproces betrekt
In het geval van een gevoelige kwestie, zorg voor volledige vertrouwelijkheid voor alle belanghebbenden om hun vertrouwen te winnen.
Om conflicten te voorkomen, helpt u alle belanghebbenden bij het realiseren van hun persoonlijke voordelen uit het project.
Het in kaart brengen en analyseren van belanghebbenden helpt altijd.