Hoe u een debetnota maakt in SAP
Jessica Blake
⚡ Slimme samenvatting
Aanmaken van een debetnota in SAP Een debetnota genereert een debetverzoek waardoor een klant meer betaalt dan aanvankelijk was afgesproken. Deze handleiding legt uit wat een debetnota is, hoe deze verschilt van een creditnota en hoe je er een aanmaakt.
Wat is een debetnota? SAP SD?
Een debetnota is een document dat het bedrag verhoogt dat een klant verschuldigd is. SAP Bij verkoop en distributie begint het proces met een debetnota-aanvraag, een verkoopdocument dat wordt aangemaakt om die extra kosten te declareren. Wanneer de aanvraag wordt gefactureerd, wordt het een debetnota die de vordering van de klant verhoogt.
Een debetnota wordt doorgaans opgesteld om een te lage factuur te corrigeren. Een veelvoorkomend voorbeeld is wanneer de prijs op de oorspronkelijke factuur te laag was omdat een verkeerd tarief was gekozen, waardoor het verschil aan de klant moet worden doorberekend. Om de controle te behouden, kan een debetnota-aanvraag worden geblokkeerd met een factureringsblokkering, zodat deze wordt gecontroleerd en goedgekeurd voordat deze wordt verwerkt. Pas na goedkeuring, wanneer de blokkering is opgeheven, kan de aanvraag worden gefactureerd. Dit maakt de debetnota een gecontroleerde manier om facturering te corrigeren zonder de oorspronkelijke factuur te wijzigen, en het zorgt voor een duidelijk controletraject van de reden waarom de extra kosten in rekening zijn gebracht.
Debetnota versus creditnota in SAP
Debetnota's en creditnota's zijn tegenovergestelde correcties. SAP Facturering. Beide methoden leggen een vast bedrag vast na de oorspronkelijke factuur, maar ze beïnvloeden het saldo van de klant in verschillende richtingen, dus het is belangrijk om de juiste te kiezen.
| Basis van vergelijking | Debetnota | Creditnota |
|---|---|---|
| Effect op de klant | Rekent de klant meer aan. | Terugbetalingen of verlaging van de kosten |
| Typische reden | De klant heeft te weinig betaald. | De klant werd te veel in rekening gebracht of er werden goederen geretourneerd. |
| Verzoek order type | Aanvraag debetnota (L2) | Aanvraag creditnota (G2) |
| Gemaakt in | VA01 | VA01 |
| Resultaat van de facturering | Verhoogt de vordering | Vermindert de vordering |
Kort gezegd: gebruik een debetnota wanneer de klant meer moet betalen en een creditnota wanneer de klant minder moet betalen. Beide worden aangemaakt in VA01 met het bijbehorende aanvraagordertype en vervolgens gefactureerd. De keuze heeft ook gevolgen voor de boekhouding: een debetnota boekt een extra vordering op de klantrekening, terwijl een creditnota een vermindering boekt. De financiële afdeling kan beide dus afstemmen met de oorspronkelijke factuur.
Stappen voor het maken van een debetnota
Volg deze stappen om een debetnota-aanvraag aan te maken in transactie VA01, met verwijzing naar een verkooporder.
Stap 1) Voer de T-code in.
- Voer T-code VA01 in het opdrachtveld in.
- Voer het ordertype "Aanvraag debetnota" in.
- Voer de verkooporganisatie, het distributiekanaal en de divisie in op het tabblad 'Verkooporganisatie'.
- Klik op de knop 'Maken met referentie'.
Stap 2) Voer het verkoopordernummer in.
- Voer het verkoopordernummer in als referentie om de debetnota aan te maken in het ordertabblad van het pop-upvenster.
- Klik op de knop 'Kopiëren'.
Stap 3) Maak het debetnotaverzoek aan.
- Voer het inkoopordernummer in.
- Voer de Billing Block (de reden voor de debetnota).
- Voer de prijsdatum in (de datum waarop de conditiegegevens worden geraadpleegd).
- Voer de BillDatum.
- Voer de Target hoeveelheid (de hoeveelheid waarvoor u de debetnota aanmaakt).
Stap 4) Klik op de knop Opslaan.
Klik op 'Opslaan'. 
knop. Er verschijnt een bericht: "Debit Memo Request 700000 has been saved".
Wanneer wordt een debetnota gebruikt? Veelvoorkomende scenario's
Een debetnota is handig wanneer een klant na de oorspronkelijke factuur nogmaals gefactureerd moet worden. De meest voorkomende scenario's zijn:
- Te lage prijs: De oorspronkelijke factuur bevatte een te laag tarief, dus het verschil moet in rekening worden gebracht.
- Gemiste kosten: Op de eerste factuur ontbraken vracht-, toeslag- of administratiekosten.
- Hoeveelheidscorrectie: De klant heeft een lager bedrag ontvangen dan was overeengekomen en is het resterende bedrag verschuldigd.
- Rente of boetes: Er moet een boete voor te late betaling of een overeengekomen sanctie in rekening worden gebracht.
- mettract-aanpassingen: Een na facturering overeengekomen prijsverhoging geldt voor de geleverde hoeveelheid.
In elk geval worden op het debetnotaverzoek het extra bedrag en de reden vastgelegd, en zorgt een factureringsblokkering ervoor dat de transactie wordt gecontroleerd voordat de klant wordt gefactureerd. Het vastleggen van het scenario op het verzoek helpt auditors ook te begrijpen waarom het saldo van de klant is gewijzigd nadat de eerste factuur was verzonden.
