Hoe u een offerte kunt maken: SAP VA21
Jessica Blake
⚡ Slimme samenvatting
Offerte maken in SAPMet behulp van transactie VA21 wordt een bindend aanbod gegenereerd voor de levering van een specifieke hoeveelheid tegen een specifieke prijs en op een specifiek tijdstip. Deze handleiding legt uit wat een offerte is, hoe u deze kunt aanmaken (met of zonder aanvraag) en hoe u deze kunt beheren.
Wat is een citaat in SAP SD?
Een offerte is een verkoopdocument in SAP Een offerte is een verkoop- en distributieovereenkomst die de klant informeert dat het bedrijf een specifieke hoeveelheid van een product zal leveren tegen een specifieke prijs en op een specifiek tijdstip. In tegenstelling tot een aanvraag, die slechts informatie opvraagt, is een offerte een bindend aanbod. Het bedrijf is dus gebonden aan de daarin vermelde voorwaarden zolang de offerte geldig is.
Een offerte kan op twee manieren worden aangemaakt: na een aanvraag van de klant, of direct, zonder aanvraag. Wanneer de offerte na een aanvraag wordt aangemaakt, kunnen de reeds verzamelde gegevens worden overgenomen, wat de benodigde inspanning vermindert en de consistentie van de gegevens waarborgt. Omdat de offerte als aanbod geldt, bevat deze doorgaans geldigheidsdata en overeengekomen prijzen. Zodra de klant de offerte accepteert, kan deze later worden omgezet in een verkooporder. De transactiecode voor het aanmaken van een offerte is VA21. In de documentstroom van de verkoop fungeert de offerte dus als de brug tussen een eerste aanvraag en een bevestigde verkooporder.
Offerte met versus zonder verwijzing naar een onderzoek
Wanneer een citaat volgt op een vraag, SAP Hiermee kunt u het op twee manieren aanmaken. De juiste keuze hangt af van of er al een zoekopdracht bestaat en hoeveel gegevens u wilt kopiëren.
| Basis van vergelijking | Met betrekking tot de vraag | Zonder referentie |
|---|---|---|
| Startpunt | Een bestaand onderzoeksdocument | Een blanco citaat |
| Gegevensinvoer | Gekopieerd uit het onderzoek, vervolgens aangepast. | Handmatig vanaf nul ingevoerd |
| Het beste wanneer | Er is al een onderzoek ingesteld. | De klant wil een direct aanbod. |
| Snelheid | Sneller, met minder hercodering | Langzamer, alle gegevens worden handmatig ingevoerd. |
| Consistentie | Hoog, gegevens overgenomen | Afhankelijk van handmatige nauwkeurigheid |
Een offerte opstellen met referentie is de gebruikelijke keuze wanneer er een aanvraag is, omdat dit tijd bespaart en fouten voorkomt. Een offerte opstellen zonder referentie is geschikt voor gevallen waarin de klant de aanvraagfase overslaat en direct een offerte aanvraagt. Welke methode u ook gebruikt, de uiteindelijke offerte ziet er voor de klant hetzelfde uit; het verschil zit hem alleen in de manier waarop de gegevens zijn ingevoerd.
Stappen om een offerte te maken in SAP
De volgende demonstratie creëert een citaat met verwijzing naar een onderzoekDe transactiecode (T-code) voor het aanmaken van een offerte is VA21.
Stap 1) Open VA21 en voer de headergegevens in.
- Voer T-code VA21 in het opdrachtveld in.
- Voer het offertetype in.
- Vul de verkooporganisatie, het distributiekanaal en de divisie in het organisatieblok in.
- Selecteer de knop 'Maken met referentie'.
Stap 2) Kopie uit het onderzoek.
- Voer het aanvraagnummer in.
- Klik op de kopieerknop.
Stap 3) Vul de offertegegevens in.
- Doe mee aan het Ship-To Party.
- Voer het inkoopordernummer in, indien van toepassing.
- Voer de datums "Geldig vanaf" en "Geldig tot" in (de datum tot en met welke deze offerte geldig is).
- Voer de hoeveelheid materiaal in.
Stap 4) Klik op 'Opslaan'. 
knop.
Er wordt een bericht weergegeven: "Offerte 20000076 is opgeslagen".
Offertebeheer: VA21, VA22 en VA23
SAP Hiermee kunt u een offerte gedurende de gehele levenscyclus beheren met een reeks transactiecodes, zodat u deze op een gecontroleerde manier kunt aanmaken, bewerken en beoordelen.
- VA21 – Offerte maken: Brengt een nieuw citaat ter sprake, al dan niet met verwijzing naar een vraag.
- VA22 – Offerte wijzigen: Hiermee kunt u een bestaande offerte bijwerken, bijvoorbeeld om de geldigheidsduur te verlengen of de hoeveelheid te wijzigen.
- VA23 – Offerte weergeven: Opent het citaat in alleen-lezenmodus ter beoordeling.
Om meerdere offertes tegelijk te bekijken, gebruikt u het lijstrapport VA25. Let goed op de vervaldatums, want een verlopen offerte moet worden gecontroleerd voordat deze in een verkooporder wordt opgenomen. Door een offerte eerst met VA23 weer te geven voordat u deze met VA22 bewerkt, kunt u de huidige voorwaarden controleren. Omdat alle drie de transacties op hetzelfde offertenummer werken, is een wijziging die in VA22 is opgeslagen direct zichtbaar in VA23, wat de controle en goedkeuring vereenvoudigt.
