SAP FB65 : Note de crédit fournisseur et retour d’achat
Maçon García
⚡ Résumé intelligent
Retours d'achats SAP sont enregistrées avec une note de crédit fournisseur via la transaction FB65, qui annule une partie ou la totalité d'une facture fournisseur et réduit le solde à payer ainsi que la taxe en amont associée.
Un retour d'achat est réglé en comptabilité financière par le biais d'une note de crédit fournisseur. La transaction FB65 enregistre cette note de crédit directement auprès du fournisseur, sans référence à un bon de commande, et reproduit l'écriture comptable initialement passée lors de l'enregistrement de la facture.
Comment effectuer un retour d'achat SAP Utilisation de FB65
Étape 1) Saisissez le code de transaction FB65 dans le champ de commande, comme indiqué ci-dessous.
Étape 2) Sur l'écran suivant, saisissez le code de la société pour laquelle le document doit être comptabilisé. La fenêtre contextuelle ci-dessous s'affiche lors de la première ouverture de FB65 dans une session.
Étape 3) Dans l'onglet Données de base, saisissez les informations suivantes. La capture d'écran ci-après indique l'emplacement de chaque champ.
- Saisissez l'identifiant du fournisseur auquel l'avoir doit être émis.
- Entrez la date du document
- Entrez le montant à créditer
- Saisissez le code fiscal utilisé dans la facture originale
- Cochez la case « Calculer la taxe ».
Étape 4) Dans la section « Détails de l’article », saisissez les données suivantes. La grille ci-dessous comporte la ligne de décalage.
- Entrer le compte d'achat à laquelle la facture originale a été envoyée
- Saisissez le montant à débiter
- Sélectionnez Crédit
- Vérifiez le code fiscal
Étape 5) Vérifiez le statut du document. Un solde nul et un voyant vert, comme dans la section ci-dessous, indiquent que l'avoir est finalisé.
Étape 6) Appuyez sur le bouton Publier de la barre d'outils standard, mis en évidence ci-dessous.
Étape 7) Vérifiez la barre d'état pour le numéro de document généré, comme confirmé dans le message ci-dessous.
L'avoir fournisseur relatif au retour d'achat a bien été enregistré et apparaît comme un poste débiteur non soldé sur le compte fournisseur.
Champs clés et types de documents dans FB65
Le formulaire FB65 partage la même interface que la transaction de facture fournisseur ; par conséquent, certains champs déterminent si le document est traité comme un avoir. Le tableau ci-dessous explique le rôle de chaque champ.
| Champ | Ce qu'il contrôle |
|---|---|
| Transaction (en-tête) | Par défaut, il s'agit d'une note de crédit dans FB65. Le fait de la remplacer par une facture transforme le même écran en une écriture de type FB60 ; il convient donc de la laisser inchangée pour un retour d'achat. |
| Date du document | La date imprimée sur l'avoir fournisseur sert généralement de référence pour la date de base. |
| Date de publication | La date à laquelle l'écriture comptable est enregistrée, et donc la période de comptabilisation et l'exercice fiscal. |
| Références | Numéro de l'avoir fournisseur. Noter ici le numéro de la facture d'origine facilitera grandement les rapprochements ultérieurs. |
| Type de document | KG pour une note de crédit fournisseur, et KR pour une facture fournisseur. Le type détermine la plage de numéros. |
| Fiscalité Code | Il est impératif de réutiliser le code figurant sur la facture originale afin que la TVA déductible soit remboursée au même taux. |
L'avoir débite le fournisseur et crédite le compte de charges ou de stock ; il est donc la copie conforme de la facture originale. Seul le montant effectivement retourné ou facturé en trop doit être enregistré, sauf si la totalité de la livraison a été retournée, et non la valeur totale de la facture.
FB65 vs MIRO Note de crédit vs Crédit ultérieur
Trois documents différents sont communément appelés « note de crédit » dans SAPet choisir la mauvaise option désynchronise l'historique des commandes.
| Aspect | Note de crédit FB65 | Note de crédit MIRO | Crédit ultérieur MIRO |
|---|---|---|---|
| Module | Comptabilité financière (FI) | Vérification des factures logistiques (MM) | Vérification des factures logistiques (MM) |
| Lien vers le bon de commande | Aucun | Fait référence au bon de commande ou à la réception des marchandises | Fait référence au bon de commande |
| Effet sur l'historique des PO | Aucun effet | Réduit la quantité et la valeur facturées | Réduit uniquement la valeur ; la quantité reste inchangée. |
| Utilisation typique | Retours hors commande, avoirs de service, surfacturations sur factures FI | Marchandises physiquement retournées suite à une commande | Réduction de prix convenue après règlement de la facture |
Lorsque le module Gestion des articles est actif et que les marchandises ont été retournées, le crédit doit être enregistré dans MIRO afin de garantir la cohérence entre le compte de régularisation GR/IR et l'historique des commandes. La transaction FB65 est appropriée lorsqu'aucune commande n'est associée à la dépense.
Comment imputer un avoir fournisseur à une facture
L'enregistrement de l'avoir crée uniquement une ligne de débit non soldée. Le compte fournisseur n'est pas à jour tant que cette ligne n'est pas rapprochée de la facture correspondante.
- Exécutez la transaction FBL1N pour le fournisseur et vérifiez que la facture et l'avoir apparaissent bien comme éléments non soldés.
- Saisissez la transaction F-44, saisissez le compte fournisseur, le code société, la date de compensation et la devise, puis choisissez Traiter les postes ouverts.
- Activez la facture et l'avoir afin que seules ces deux lignes soient sélectionnées.
- Vérifiez le champ « Non affecté ». Une valeur de zéro signifie que les deux montants s’équilibrent parfaitement et que le document peut être comptabilisé.
- Si l'avoir est inférieur à la facture, utilisez l'onglet Paiement partiel pour laisser la facture ouverte, ou l'onglet Éléments résiduels pour la fermer et créer un nouvel élément ouvert pour le solde.
- Envoyez le document de compensation, puis exécutez à nouveau FBL1N pour confirmer que les deux éléments apparaissent désormais comme compensés.
La distinction entre imputation partielle et imputation résiduelle est importante pour les rapports d'ancienneté. Une imputation partielle conserve la facture d'origine, et donc sa date d'échéance initiale, sur le compte. Une imputation résiduelle clôture la facture d'origine et crée une nouvelle ligne dont la date de référence est réinitialisée, ce qui peut fausser l'analyse d'ancienneté si elle est utilisée sans précaution.
Lorsque l'avoir sert uniquement à réduire le prochain paiement, aucun rapprochement manuel n'est nécessaire. Le traitement automatique des paiements (F110) apure les avoirs en cours relatifs aux factures du même fournisseur avant de proposer un montant de paiement, à condition que les conditions et les modes de paiement correspondent.
Si l'avoir a été saisi incorrectement, annulez-le avec FB08 plutôt que de comptabiliser une facture compensatoire, et vérifiez à nouveau les lignes fournisseurs. comptes à payer une fois l'inversion effectuée.
