Correspondance dans SAP – Configuration et types
Maçon García
Il existe différents types de correspondance standard disponibles, comme l'impression de factures, les relevés de compte, etc. Des types de correspondance personnalisés peuvent également être créés.
Les correspondances peuvent être créées au moment du traitement d'une transaction commerciale particulière ou à un stade ultérieur pour des écritures de transaction déjà créées.
La correspondance peut être envoyée au client/fournisseur sous différents formats tels que le courrier électronique et le fax. La correspondance est essentiellement constituée de lettres, etc., envoyées depuis SAP au fournisseur/client, etc.
La correspondance peut être créée individuellement ou collectivement, ad hoc ou via un travail par lots automatisé.
Types de correspondance
Voici un exemple de liste de différents types de correspondance standard, qui peuvent être copiés pour créer un formulaire, un programme personnalisé spécifique, etc.
| Type de correspondance | Correspondance Description CMS | Programme d'impression | Données requises | Échantillon de norme SAP Formulaire de script |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Avis de paiement | RFKORD00 | Numéro de document | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Relevés de compte | RFKORD10 | Numéro de compte et date | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Bill des relevés des frais de change | RFKORD20 | Numéro de document | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Documents internes | RFKORD30 | Numéro de document | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Lettres individuelles | RFKORD40 | Numéro de compte | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Extraits de documents | RFKORD50 | Numéro de document | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Relevés clients | RFKORD11 | Numéro de client et date | F140_CUS_STAT_01 |
Comment faire la configuration de la correspondance
Configuration de la correspondance dans SAP peut être effectué dans les étapes suivantes ci-dessous
Étape 1) Définir le type de correspondance
Chemin : – SPRO > Comptabilité financière (nouvelle) > Comptes clients et comptes fournisseurs > Comptes clients > Postes > Correspondance > Définir et vérifier les paramètres de correspondance > Définir les types de correspondance
Code de transaction:-OB77
Ici divers SAP des types de correspondance standard sont disponibles. Vous pouvez également créer vos types de correspondance personnalisés. Vous pouvez spécifier quelles données sont requises pour générer une correspondance, par exemple pour le relevé de compte, vous pouvez spécifier que la fiche client/fournisseur est nécessaire pour le relevé. Vous pouvez également spécifier les paramètres de date et le texte à afficher pour la sélection de date.
Étape 2) Attribuer un programme au type de correspondance
Chemin : -SPRO > Comptabilité financière (nouveau) > Comptes clients et comptes fournisseurs > Comptes clients > Postes > Correspondance > Définir et vérifier les paramètres de correspondance > Attribuer des programmes pour les types de correspondance
Code de transaction: -OB78
Ici, vous devez lier le programme générateur de correspondance au type de correspondance. Vous pouvez également spécifier différents programmes pour différentes sociétés. (En outre, vous pouvez spécifier ici la variante par défaut que le programme doit exécuter. Vous pouvez créer une telle variante à partir de la transaction SE38/ SA38 pour le programme.)
Vous pouvez également créer votre propre programme personnalisé en tant que copie du programme standard et apporter les modifications appropriées pour répondre aux besoins spécifiques de votre client.
Étape 3) Déterminer les fonctions de commande subséquente pour le type de correspondance
Chemin : -SPRO > Comptabilité financière (nouveau) > Comptes clients et comptes fournisseurs > Comptes clients > Postes > Correspondance > Définir et vérifier les paramètres de correspondance > Déterminer les fonctions d'appel
Code de transaction:-OB79
Ici, vous devez spécifier à quel moment vous pouvez générer le type de correspondance particulier. Vous pouvez également spécifier un paramètre différent pour différentes sociétés. Les différentes options disponibles sont : -
- Au moment de la saisie du document (par exemple FB50, FB60, etc.)
- Au moment de la comptabilisation des paiements (ex. F-28, F-26, etc.)
- Au moment de l'affichage ou de la modification du document (par exemple FB02, FB03, etc.)
- Au moment de l'affichage du compte (ex. FBL1N, FBL5N, etc.)
Étape 4) Attribuer le formulaire de correspondance au programme d'impression de correspondance
Chemin : -SPRO > Comptabilité financière (nouveau) > Comptes clients et comptes fournisseurs > Comptes clients > Correspondance des postes > Définir et vérifier les paramètres de correspondance > Définir les noms de formulaire pour l'impression de la correspondance
Code de transaction: -OB96
Ici, vous devez spécifier quelle définition de formulaire sera utilisée par le programme d'impression de correspondance. Vous pouvez également spécifier un paramètre différent pour différentes sociétés. (Le SAP Le formulaire de script est défini à l'aide de la transaction SE71, où les différentes données sont organisées dans le format de sortie pour être traitées. Ce SAP Le formulaire de script définit la mise en page dans la sortie.)
Vous pouvez également utiliser des ID de formulaire à deux chiffres, grâce auxquels vous pouvez appeler différents formulaires pour différents ID de formulaire dans la même société.
Cet identifiant de formulaire peut être renseigné dans l'écran de sélection du programme d'impression générant la correspondance. Vous ne pouvez sélectionner qu'un seul ID de formulaire à la fois pour un type de correspondance. Vous pouvez créer plusieurs types de correspondance, déclenchant différents identifiants de formulaire.
Étape 5) Définir les détails de l'expéditeur pour la correspondance
Chemin : -SPRO > Comptabilité financière (nouveau) > Comptes clients et comptes fournisseurs > Comptes clients > Postes > Correspondance > Définir et vérifier les paramètres de correspondance > Définir les détails de l'expéditeur pour le formulaire de correspondance
Code de transaction:-OBB1
Vous pouvez ici lier les détails de l'en-tête, du pied de page, de la signature et de l'expéditeur. Ce texte est défini à l'aide de la transaction SO10 avec l'ID de texte tel que lié ci-dessus (par exemple ADRS). Vous pouvez également spécifier un paramètre différent pour différentes sociétés. (Une variante d'expéditeur à deux chiffres peut également être définie, que vous pouvez attribuer aux paramètres de sélection du programme d'impression. Cela permettra d'activer différents détails d'expéditeur au sein de la même société.)
Étape 6) Définir des variantes de tri pour la correspondance
Chemin : -SPRO > Comptabilité financière (nouveau) > Comptes clients et comptes fournisseurs > Comptes clients > Postes > Correspondance > Définir et vérifier les paramètres de correspondance > Définir des variantes de tri pour la correspondance
Code de transaction: -O7S4
Vous pouvez ici spécifier l'ordre dans lequel les lettres de correspondance seront générées. Par exemple, si vous générez un relevé de compte pour plusieurs fournisseurs, les fournisseurs seront triés dans cet ordre, puis la lettre sera générée. Cette Variante de Tri peut être renseignée dans l'écran de sélection du programme d'impression générant la correspondance.
Étape 7) Définir des variantes de tri pour les éléments de ligne dans la correspondance
Chemin : -SPRO > Comptabilité financière (nouveau) > Comptes clients et comptes fournisseurs > Comptes clients > Postes > Correspondance > Définir et vérifier les paramètres de correspondance > Définir des variantes de tri pour les postes
Code de transaction: -O7S6
Vous pouvez ici spécifier l'ordre dans lequel les différents postes apparaîtront dans une lettre de correspondance. Par exemple, si un relevé de compte fournisseur comporte plusieurs factures, celles-ci seront triées dans cet ordre, puis la lettre sera générée.
Cette Variante de Tri peut être renseignée dans l'écran de sélection du programme d'impression générant la correspondance.
Génération de correspondance
Comme indiqué précédemment également lors de la configuration du point d'appel, la correspondance peut être générée aux moments ci-dessous : -
- Au moment de la saisie du document (par exemple FB50, FB60, etc.)
- Au moment de la comptabilisation des paiements (ex. F-28, F-26, etc.)
- Au moment de l'affichage ou de la modification du document (par exemple FB02, FB03, etc.)
- Au moment de l'affichage du compte (ex. FBL1N, FBL5N, etc.)
La correspondance peut être générée pour un document particulier ou pour un compte fournisseur(s)/client(s). Les diapositives suivantes expliqueront la génération de la correspondance par différentes manières et son impression.
Génération de correspondance (méthode A): -
La correspondance peut être générée pendant que vous créez, modifiez ou affichez le document.
Pour cela, allez dans Environnement > Correspondance et sélectionnez le type de correspondance approprié, par exemple voir l'écran ci-dessous dans FB70 création de facture client : -
De même, vous pouvez créer la correspondance à partir de l'affichage/modification du document à partir de la transaction, comme dans FB02/ FB03/ FBl1N/ FLB5N, etc.
Génération de correspondance (méthode B)
Pour existant comptabilité documents que vous pouvez utiliser le code de transaction FB12.
Après avoir saisi le code de l'entreprise, il sera demandé le type de correspondance. Sélectionnez Type de correspondance et il vous sera demandé de saisir le numéro de document/numéro de compte. etc. en fonction du paramètre de type de correspondance. Après cela, la correspondance est demandée.
Génération de correspondance (méthode C)
A partir de la transaction F.27, vous pouvez générer la correspondance (Relevé de compte) pour le(s) fournisseur(s) / client(s).
Ici « Indicateur dans la fiche », la valeur indiquée doit correspondre à la valeur indiquée dans les données de base client/fournisseur > Code d'entreprise > Correspondance.
Si vous cochez la case « Demande individuelle », alors si le même fournisseur/client a des articles dans plusieurs sociétés, alors pour chaque société, un relevé distinct sera généré.
Impression de correspondance
Impression de correspondance (Méthode A) : -
Utiliser le code de transaction Alès.61 pour imprimer le type de correspondance pertinent déjà généré. Lors de l'exécution, il imprimera simplement la correspondance (si l'e-mail/fax, etc. est configuré, alors la sortie sera générée dans ce format)
Impression de correspondance (méthode B) : -
De la transaction Alès.64, vous pouvez voir la lettre de correspondance (Spool) générée et l'imprimer. (La différence avec F.61 est que, dans F.64, vous pouvez également effectuer d'autres opérations (comme supprimer, aperçu avant impression, etc.) pour une demande de correspondance déjà générée.)
Le spool généré peut être vu et imprimé à partir de la transaction SP02 ou Système > Demande propre spool.
Correspondance par courrier électronique
Conservez l'adresse e-mail dans le paramètre client/ maître des fournisseurs > Données générales > Onglet Adresse > Communication et sélectionnez la méthode de communication comme e-mail.
Conservez également l'identifiant de messagerie dans le fichier client/fournisseur > Données du code d'entreprise > Onglet Correspondance.
Ensuite, la correspondance pour ce client/fournisseur sera générée au format e-mail au lieu d'être imprimée (en tenant compte du paramètre de sortie utilisateur défini pour déterminer la méthode de communication dans la sortie utilisateur indiquée dans la diapositive suivante.)
(Remarque : De la même manière, vous pouvez définir les paramètres de sortie de fax en sélectionnant la communication standard comme FAX et en conservant le numéro de fax.)