EJEMPLO de análisis y mapeo de partes interesadas con plantilla

¿Qué es el Análisis de Partes Interesadas?

Analisis de los interesados Es un proceso de mapeo de los intereses de las partes interesadas. Es un proceso para analizar y recopilar sistemáticamente información cualitativa para determinar qué interés debe tenerse en cuenta. Ayuda a los líderes y gerentes de proyectos a evaluar los intereses, posiciones, alianzas y conocimientos de las partes interesadas relacionados con el proyecto.

¿Qué es el mapeo de partes interesadas?

Mapeo de partes interesadas Es un proceso efectivo para encontrar las partes interesadas clave relacionadas con el proyecto. Ayuda a conocer a las partes interesadas e identificar a todas las personas interesadas en el resultado del proyecto. Una vez que se identifican todas las partes interesadas, se pueden mapear y categorizar según diferentes intereses y niveles de participación.

¿Cuándo es necesario realizar un análisis de las partes interesadas?

El análisis de las partes interesadas siempre debe realizarse al comienzo de un proyecto. Este tipo de análisis resulta útil a la hora de redactar un marco lógico. El marco lógico no es más que un enfoque general para la planificación, el seguimiento y la evaluación de proyectos en forma de una “matriz de marco lógico”. Siempre que se reconsideren los marcos lógicos durante el ciclo de vida de un proyecto, será útil un análisis de las partes interesadas. Lo que significa que siempre que se realicen revisiones intermedias o monitoreo anual, el análisis de las partes interesadas debe ser parte de ello.

Categorización de partes interesadas

Las partes interesadas se clasifican en dos categorías

Partes interesadas internas	Interesados ​​externos
Dentro de la organización: Empleados y Dirección	Fuera de la organización: Asociación de Gobierno y Comercio

Proceso de análisis y mapeo de partes interesadas

El siguiente ejemplo de mapeo de partes interesadas explica los aspectos principales que se deben considerar para el análisis de las partes interesadas.

Paso 1) Identifique a sus stakeholders: su jefe, su equipo, altos ejecutivos, clientes potenciales, su familia, etc.

Paso 2) Evaluar cómo esas partes interesadas podrían verse impactadas o tener un efecto en la organización.

Paso 3) Priorice a sus partes interesadas

Tipo de parte interesada	Acción
Alto poder, gente interesada.	– Administrar de cerca
Alto poder, gente menos interesada	- Mantener satisfecho
Baja potencia, gente interesada.	- Mantenerse informado
Poco poder, gente menos interesada	– Monitorear con el mínimo esfuerzo

Paso 4) Identificar áreas de conflicto (organización versus parte interesada, parte interesada versus parte interesada)

Paso 5) Priorizar, reconciliar y equilibrar a las partes interesadas

Paso 6) Alinear las necesidades importantes de las partes interesadas con las estrategias y acciones de las organizaciones.

A continuación, en este ejemplo de mapeo de partes interesadas, aprendamos qué aspectos debemos tener en cuenta al tratar con las partes interesadas.

• ¿Podría eliminar procesos que no añaden valor a las partes interesadas?
• ¿Cómo se comunicaría con las partes interesadas?
• ¿Sus comunicaciones fomentan el intercambio de partes interesadas?
• ¿Le comunica a las partes interesadas el valor del acuerdo?

Preguntas importantes que se deben hacer durante el análisis y mapeo de las partes interesadas

Verificación de atributos diferentes para las partes interesadas	Pregunta para hacer a sus partes interesadas
Identificación de partes interesadas	¿Quién paga el proyecto? ¿Quién recibirá los entregables o ganancias del proyecto? ¿Tanto de su organización como de la organización cliente, quién trabajará con usted para implementar el proyecto? Identifique al experto para el dominio del proyecto en la organización.
Interés	¿Qué beneficio directo esperan obtener las partes interesadas del proyecto? ¿Qué resultados esperan las partes interesadas como resultado del proyecto? ¿Qué cambios deben realizar las partes interesadas como resultado del proyecto? ¿Existe algún conflicto de intereses entre las partes interesadas?
Influir	¿Qué autoridad legítima tienen las partes interesadas en la organización? ¿Quién controla los activos y recursos del proyecto? ¿Qué grado de influencia o poder de negociación tienen las partes interesadas identificadas en la organización?
Impacto	¿Cuánto impacto podrían tener las partes interesadas en el proyecto? ¿Esto afectará el éxito del proyecto?

Además, es necesario determinar cuándo las partes interesadas se involucrarán en lo siguiente:

• Visión del proyecto
• Definición del alcance del proyecto
• Análisis de Procesos de Negocio
• Necesita obtención
• Validación de requisitos
• Revisiones de diseño
• Pruebas de aceptación del usuario

Puedes crear un “Tabla Matriz de Participación” para las partes interesadas como se indica en el siguiente ejemplo de mapa de partes interesadas:

Tipo de participación	Informar	Consulta	Socios	Control
Evaluación de Necesidades
Planificación
Implementar
Monitoreo y evaluación

Plantilla de análisis de partes interesadas

A continuación se muestra una plantilla de análisis de partes interesadas. Le ayudará fácilmente a identificar a sus partes interesadas y clasificarlas en diferentes categorías y criterios.

Descargar plantilla de análisis de partes interesadas

Consejos para gestionar a tus stakeholders

• No te quejes. Aceptar a las partes interesadas tal como son
• Para garantizar el éxito, involucre a los líderes clave.
• Asegúrese de involucrar a sus partes interesadas desde el principio del proceso de análisis empresarial.
• En caso de que se trate de un tema delicado, garantice la total confidencialidad a todas las partes interesadas para ganarse su confianza.
• Para evitar conflictos, ayude a todas las partes interesadas a obtener sus beneficios personales del proyecto.
• El mapeo y análisis de las partes interesadas siempre ayuda.