Introducción a las compras y solicitudes de compra en SAP

La compra es un componente del módulo SAP MM y su proceso se puede representar aproximadamente en el siguiente diagrama.

Compras y Solicitudes de Compra en SAP

MRP (planificación de recursos materiales) crea una propuesta de adquisición y later se convierte en solicitud de compra. El siguiente paso es asignar la fuente a la Solicitud de compra y liberar la Solicitud de compra. El PR se convierte en Orden de compra y, al recibir la mercancía, se puede realizar un recibo de factura para completar el proceso de compra. Además se procesa el pago (en el módulo FI).

Las adquisiciones no tienen que comenzar con el MRP, pueden iniciarse mediante una planificación basada en el consumo o mediante la creación directa de PR o PO.

MRP es una función del sistema para determinar los requisitos de materiales tanto a nivel de material como de lista de materiales. Una lista de materiales (Bill de materiales) es una lista de componentes y subcomponentes que componen un solo material.

Uno de los documentos básicos de Compras en SAP es una solicitud de compra.

Solicitud de compra

Las solicitudes de compra se pueden crear automáticamente por el sistema o manualmente. Se pueden convertir en órdenes de compra, pero sólo tras su liberación (aprobación de la solicitud de compra).

Cubriremos varios temas en esta lección que pueden ayudar a comprender y crear la solicitud de compra.

Los rangos de números en las solicitudes de compra se requieren al igual que en otros documentos, con el fin de asignar el número de documento a los documentos nuevos creados.

Later, estos rangos de números se asignan a diferentes tipos de documentos que podemos definir para usar en el procesamiento de solicitudes de compra.

También cubriremos el número de seguimiento de requisitos, que es básicamente una combinación de número y letra que se puede asignar de forma única a varios documentos para realizar un seguimiento de ciertos requisitos importantes.

Verá cómo funciona la determinación de origen y por qué es útil, así como cómo se puede asignar este origen a nuestro documento de compras.

Finalmente, conocerá cómo procesar la solicitud de compra, desde su creación hasta su conversión en orden de compra.

Rangos de números para solicitud de compra

Asignación de rangos de números para trabajos de solicitud de compra por tipo de documento. Se pueden crear varios rangos de números diferentes y luego asignarlos a un tipo de solicitud de compra específico.

Esto se hace en la personalización. Los tipos de documentos de solicitud pueden tener dos rangos de números asignados. Se asigna un rango interno y uno externo a cada tipo de documento. El sistema incrementa automáticamente los rangos de números internos y los externos se asignan manualmente.

La siguiente pantalla representa una lista de rangos de números para la solicitud de compra.

El número de origen es el primer número del rango, el número de destino es el último número disponible y el número actual es el último número asignado a un documento.

Además, existe un control box indicando si se trata de un rango de números externo.

Por ejemplo, un rango de números interno se puede definir como un rango de 20000000 a 30000000, en este caso los documentos del tipo de documento al que se le asigna este intervalo se numerarán comenzando desde 20000001 y se incrementarán en 1 por cada nuevo documento creado. El último número disponible para este intervalo será 30000000, y si sus documentos llenan todo el rango de números, deberá ampliarse. Esto rara vez sucederá, ya que significaría que tendría 10 millones de documentos de solicitud de compra.

Rangos de números para solicitud de compra

Definición del tipo de documento

La definición de tipo de documento es una acción de definir diferentes tipos de documentos para una solicitud de compra. Es útil para agrupar solicitudes de compra y especificar su uso con más detalle. Por ejemplo, podemos tener relaciones públicas estándar, subcontratación y transferencia de stock. Cada tipo de documento se adapta a una necesidad especial y está configurado para usarse de esa manera.

En la definición del tipo de documento, puede definir varias opciones. Intervalos numéricos (internos y externos), intervalo de artículos, clave de selección de campo, indicador de control, indicador de liberación general (define si todos los artículos en PR se liberan simultáneamente).neohabitualmente o individualmente).

Tipo de documento de solicitud de compra estándar en SAP se define en todas las instalaciones como NB.

Definición del tipo de documento

Número de seguimiento de requisitos

Este número se utiliza para realizar un seguimiento de requisitos específicos. Se puede ingresar durante la creación de la solicitud de compra y se copia en el documento de orden de compra. Se mantiene a nivel de artículo y los artículos se pueden seleccionar por este número en varios informes como MELB.

  • Implementación MELB transacción.
  • Haga clic en el Elige del botón.

Número de seguimiento de requisitos

Cuando hag clic en Continúar, volverá a la pantalla de selección inicial. También tiene una variedad de opciones de selección y debe elegir las opciones más adecuadas para limitar la búsqueda.

  • Ingrese los números de seguimiento de requisitos.
  • Ejecutar.

Número de seguimiento de requisitos

Se le presentará una lista de documentos que contienen el número de seguimiento.

Determinación de la fuente

La determinación de la fuente ayuda a encontrar la fuente más adecuada para un requisito; por ejemplo, puede sugerir qué acuerdo marco, qué fuente de adquisiciones interna (planta) o qué proveedor se puede utilizar para ordenar materiales específicos en un momento dado.

La determinación de la fuente toma varios datos como parámetros para el proceso de determinación real. Estos incluyen el acuerdo marco, el registro de información de compra, la planta en nuestra empresa, el acuerdo de cuota y la lista de fuentes.

Todo esto se tiene en cuenta al determinar la mejor fuente posible para un requisito.

La primera comprobación se realiza mediante Disposición de cuotas donde el sistema determina si hay una fuente adecuada con el acuerdo de cuota relevante para el material, y si se encuentra una fuente adecuada, se selecciona y se cancela la búsqueda adicional de la fuente.

Si no, el sistema toma lista de fuentes en cuenta y busqué fuentes válidas allí. Una lista de fuentes consta de registros fijos y bloqueados. Registros fijos son para proveedores fijos para material específico válido por un período determinado. Registros bloqueados no se pueden utilizar como fuente mientras estén en este estado.

Finalmente el sistema busca el acuerdo fuera de lugar y registro de información busca fuentes creíbles y les asigna la solicitud. En la lección anterior vio qué es un registro de información de compra y un acuerdo marco es un acuerdo de programación o contrato que también se utiliza en el proceso de determinación de origen como información de entrada.

Para utilizar la determinación de fuente, debe marcar la casilla Determinar fuente.box en la pantalla inicial de solicitud de compra.

Determinación de fuente

Asignación de fuente

El sistema puede realizar la asignación de fuentes en segundo plano o en primer plano.

Si la búsqueda se realiza en modo de primer plano y se encuentra más de una fuente válida, aparece una lista de selección de la cual el usuario debe seleccionar la fuente apropiada. Si sólo se encuentra una fuente adecuada, se asigna automáticamente.

Si la búsqueda se realiza en segundo plano, se debe determinar una única fuente y para lograrlo el sistema realizará varias funciones en la búsqueda.

Por ejemplo, los acuerdos marco tienen prioridad sobre la fuente del registro de información de compras y, en caso de conflicto, se selecciona una fuente de acuerdo marco.

Si se encuentra más de una fuente válida en los acuerdos marco, la única fuente válida será la del proveedor habitual, y si ninguno de los registros es para un proveedor habitual, la fuente deberá determinarse manualmente.

Puedes ver como el sistema nos ofrece dos fuentes, entre las cuales tenemos que elegir la mejor manualmente.

Asignación de fuente