ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับการจัดซื้อและใบขอซื้อใน SAP

การจัดซื้อเป็นส่วนประกอบของ SAP โมดูล MM และกระบวนการสามารถอธิบายคร่าวๆ ได้ในแผนภาพด้านล่าง

MRP (การวางแผนทรัพยากรวัสดุ) สร้างข้อเสนอการจัดซื้อและแปลงเป็นใบขอซื้อในภายหลัง ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดแหล่งที่มาให้กับใบขอซื้อและอนุมัติใบขอซื้อ ใบขอซื้อจะถูกแปลงเป็นใบสั่งซื้อ และเมื่อได้รับสินค้าแล้ว ก็สามารถออกใบกำกับสินค้าเพื่อให้กระบวนการจัดซื้อเสร็จสมบูรณ์ นอกจากนี้ ยังดำเนินการชำระเงิน (ในโมดูล FI)

การจัดซื้อไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นด้วย MRP แต่สามารถเริ่มต้นได้จากการวางแผนตามปริมาณการใช้ หรือโดยการสร้าง PR หรือ PO โดยตรง

MRP เป็นฟังก์ชันของระบบเพื่อกำหนดความต้องการวัสดุทั้งในระดับวัสดุและ BoM เอ โบเอ็ม (Bill ของวัสดุ) คือรายการส่วนประกอบและส่วนประกอบย่อยที่วัสดุเดียวประกอบด้วย

หนึ่งในเอกสารพื้นฐานในการจัดซื้อ SAP เป็นใบขอซื้อ

ใบขอซื้อ

สามารถสร้างใบขอซื้อโดยอัตโนมัติโดยระบบหรือด้วยตนเอง สามารถแปลงเป็นใบสั่งซื้อได้เฉพาะเมื่อนำออกใช้ (การอนุมัติใบขอซื้อ)

เราจะครอบคลุมหลายหัวข้อในบทเรียนนี้ที่สามารถช่วยทำความเข้าใจและสร้างใบขอซื้อ

ช่วงหมายเลขในใบขอซื้อจำเป็นเช่นเดียวกับในเอกสารอื่นๆ เพื่อวัตถุประสงค์ในการกำหนดหมายเลขเอกสารให้กับเอกสารที่สร้างขึ้นใหม่

Laterช่วงหมายเลขเหล่านี้ถูกกำหนดให้กับเอกสารประเภทต่างๆ ที่เราสามารถกำหนดเพื่อใช้ในการประมวลผลใบขอซื้อ

นอกจากนี้ เรายังครอบคลุมถึงหมายเลขการติดตามความต้องการ ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วคือตัวเลข/ตัวอักษรผสมกัน ซึ่งสามารถกำหนดให้กับเอกสารหลายฉบับได้โดยไม่ซ้ำกัน เพื่อติดตามข้อกำหนดที่สำคัญบางประการ

คุณจะได้เห็นว่าการกำหนดแหล่งที่มาทำงานอย่างไร และเหตุใดจึงมีประโยชน์ ตลอดจนวิธีกำหนดแหล่งที่มานี้ให้กับเอกสารการจัดซื้อของเรา

สุดท้ายนี้ คุณจะพบวิธีการประมวลผลใบขอซื้อ ตั้งแต่การสร้างจนถึงการแปลงเป็นใบสั่งซื้อ

ช่วงหมายเลขสำหรับใบขอซื้อ

การกำหนดช่วงหมายเลขสำหรับใบขอซื้อใช้ได้กับประเภทเอกสาร คุณสามารถสร้างช่วงหมายเลขที่แตกต่างกันได้หลายช่วง และหลังจากนั้นจะกำหนดให้กับชนิดใบขอซื้อเฉพาะ

นี้จะกระทำในการปรับแต่ง ชนิดเอกสารใบขอซื้อสามารถกำหนดช่วงหมายเลขได้สองช่วง มีการกำหนดช่วงภายในและภายนอกหนึ่งช่วงให้กับเอกสารแต่ละประเภท ระบบจะเพิ่มช่วงหมายเลขภายในโดยอัตโนมัติ และกำหนดภายนอกด้วยตนเอง

หน้าจอด้านล่างแสดงรายการช่วงหมายเลขสำหรับใบขอซื้อ

จากตัวเลขคือตัวเลขแรกในช่วง หมายเลขถึงคือหมายเลขสุดท้ายที่มีอยู่ และหมายเลขปัจจุบันคือหมายเลขที่กำหนดล่าสุดให้กับเอกสาร

นอกจากนี้ ยังมีช่องกาเครื่องหมายเพื่อระบุว่านี่เป็นช่วงหมายเลขภายนอกหรือไม่

ตัวอย่างเช่น ช่วงหมายเลขภายในสามารถกำหนดเป็นช่วงตั้งแต่ 20000000 ถึง 30000000 ในกรณีนี้ เอกสารประเภทเอกสารที่กำหนดช่วงเวลานี้จะถูกกำหนดหมายเลขโดยเริ่มตั้งแต่ 20000001 และจะเพิ่มขึ้น 1 สำหรับแต่ละเอกสารใหม่ที่สร้างขึ้น หมายเลขสุดท้ายที่มีในช่วงเวลานี้คือ 30000000 และหากเอกสารของคุณเต็มช่วงหมายเลขทั้งหมด จะต้องขยายออกไป ซึ่งจะเกิดขึ้นไม่บ่อยนักเนื่องจากหมายความว่าคุณจะมีเอกสารใบขอซื้อ 10 ล้านฉบับ

คำจำกัดความของประเภทเอกสาร

คำนิยามชนิดเอกสารคือการดำเนินการของการกำหนดชนิดเอกสารที่แตกต่างกันสำหรับใบขอซื้อ มีประโยชน์ในการจัดกลุ่มใบขอซื้อและระบุการใช้งานโดยละเอียดมากขึ้น เช่น เรามี PR มาตรฐาน การรับเหมาช่วง และการโอนสต็อคได้ เอกสารทุกประเภทเหมาะสมกับความต้องการพิเศษและได้รับการกำหนดค่าให้ใช้งานในลักษณะนั้น

ในการกำหนดประเภทเอกสาร คุณสามารถกำหนดตัวเลือกต่างๆ ได้หลายอย่าง เช่น ช่วงตัวเลข (ภายในและภายนอก) ช่วงรายการ คีย์การเลือกฟิลด์ ตัวบ่งชี้การควบคุม ตัวบ่งชี้การปล่อยโดยรวม (กำหนดว่ารายการทั้งหมดใน PR จะถูกปล่อยพร้อมกันหรือแยกกัน)

ประเภทเอกสารใบขอซื้อมาตรฐานค่ะ SAP ถูกกำหนดไว้ในการติดตั้งทั้งหมดเป็น NB

หมายเลขติดตามความต้องการ

หมายเลขนี้ใช้สำหรับติดตามข้อกำหนดเฉพาะ สามารถป้อนได้ในระหว่างการสร้างใบขอซื้อและคัดลอกลงในเอกสารใบสั่งซื้อ โดยจะคงไว้ในระดับรายการและสามารถเลือกรายการได้ตามหมายเลขนี้ในรายงานต่างๆ เช่น เมลบ์.

• ดำเนินงาน เมลบ์ การซื้อขาย
• คลิก Choose ปุ่ม

เมื่อคุณคลิก ต่อคุณจะกลับไปที่หน้าจอการเลือกเริ่มต้น.. คุณยังมีตัวเลือกที่หลากหลายและควรเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดเพื่อจำกัดการค้นหาให้แคบลง

• ป้อนหมายเลขติดตามความต้องการ
• ดำเนินการแล้ว

คุณจะได้รับรายการเอกสารที่มีหมายเลขติดตาม

การกำหนดแหล่งที่มา

การกำหนดแหล่งที่มาช่วยในการค้นหาแหล่งที่มาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับความต้องการ เช่น สามารถแนะนำข้อตกลงเค้าร่างใด แหล่งจัดซื้อภายใน (โรงงาน) หรือผู้ขายรายใดที่สามารถใช้เพื่อสั่งซื้อวัสดุเฉพาะในเวลาที่กำหนด

การกำหนดแหล่งที่มาจะใช้ข้อมูลต่างๆ เป็นพารามิเตอร์สำหรับกระบวนการกำหนดตามจริง ซึ่งรวมถึงข้อตกลงโครงร่าง บันทึกข้อมูลการซื้อ โรงงานในบริษัทของเรา การจัดการโควต้า รายการแหล่งที่มา

ทั้งหมดนี้ถูกนำมาพิจารณาพร้อมกับระบุแหล่งที่มาที่ดีที่สุดที่เป็นไปได้สำหรับข้อกำหนด

การตรวจสอบครั้งแรกเสร็จสิ้นผ่านทาง การจัดโควต้า โดยที่ระบบพิจารณาว่ามีแหล่งที่มาที่เหมาะสมพร้อมการจัดเตรียมโควต้าที่เกี่ยวข้องสำหรับวัสดุหรือไม่ และหากพบแหล่งที่มาที่เหมาะสมก็จะถูกเลือก และการค้นหาเพิ่มเติมสำหรับแหล่งที่มาจะถูกยกเลิก

ถ้าไม่เช่นนั้นระบบจะใช้เวลา รายการแหล่งที่มา พิจารณาและค้นหาแหล่งข้อมูลที่ถูกต้องที่นั่น รายการแหล่งที่มาประกอบด้วยเรกคอร์ดแบบคงที่และแบบบล็อก บันทึกคงที่ มีไว้สำหรับผู้ขายคงที่สำหรับวัสดุเฉพาะที่ถูกต้องในช่วงระยะเวลาหนึ่ง บันทึกที่ถูกบล็อก ไม่สามารถใช้เป็นแหล่งข้อมูลได้ในขณะที่อยู่ในสถานะนี้

ในที่สุดระบบก็ค้นหาไฟล์ ข้อตกลงโครงร่าง และ บันทึกข้อมูล สำหรับแหล่งที่มาที่น่าเชื่อถือและมอบหมายใบขอซื้อ คุณได้เห็นในบทเรียนก่อนหน้านี้ว่าบันทึกข้อมูลการซื้อคืออะไร และข้อตกลงเค้าร่างคือข้อตกลงหรือสัญญาการจัดกำหนดการซึ่งใช้ในกระบวนการกำหนดแหล่งที่มาเป็นข้อมูลอินพุตด้วย

ในการใช้การกำหนดแหล่งที่มา คุณต้องทำเครื่องหมายที่ช่องกาเครื่องหมายกำหนดแหล่งที่มาในหน้าจอเริ่มต้นการจัดซื้อ

การมอบหมายแหล่งที่มา

ระบบสามารถดำเนินการกำหนดแหล่งที่มาในพื้นหลังหรือเบื้องหน้าได้

หากการค้นหาเสร็จสิ้นในโหมดเบื้องหน้า และพบแหล่งที่มาที่ถูกต้องมากกว่าหนึ่งแหล่ง รายการตัวเลือกจะปรากฏขึ้นซึ่งผู้ใช้ควรเลือกแหล่งที่มาที่เหมาะสม หากพบแหล่งที่เหมาะสมเพียงแหล่งเดียว แหล่งนั้นจะถูกกำหนดโดยอัตโนมัติ

หากการค้นหาเสร็จสิ้นในเบื้องหลัง จะต้องกำหนดแหล่งที่มาเดียวและเพื่อให้ระบบดำเนินการฟังก์ชันต่างๆ ในการค้นหาให้สำเร็จ

ตัวอย่างเช่น ข้อตกลงโครงร่างมีลำดับความสำคัญเหนือแหล่งบันทึกข้อมูลการซื้อ และในกรณีที่เกิดข้อขัดแย้ง ระบบจะเลือกแหล่งที่มาของข้อตกลงโครงร่าง

หากพบแหล่งที่มาที่ถูกต้องมากกว่าหนึ่งแหล่งในข้อตกลงเค้าร่าง แหล่งที่มาที่ถูกต้องที่ไม่ซ้ำกันจะเป็นแหล่งที่มาสำหรับผู้จัดจำหน่ายทั่วไป และถ้าไม่มีเรกคอร์ดสำหรับผู้จัดจำหน่ายทั่วไป จะต้องกำหนดแหล่งที่มาด้วยตนเอง

คุณสามารถดูได้ว่าระบบเสนอแหล่งที่มาสองแห่งอย่างไร ซึ่งเราต้องเลือกแหล่งที่ดีกว่าด้วยตนเอง