ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับการจัดซื้อและใบขอซื้อใน SAP

การจัดซื้อเป็นส่วนประกอบของ SAP โมดูล MM และกระบวนการสามารถอธิบายคร่าวๆ ได้ในแผนภาพด้านล่าง

MRP (การวางแผนทรัพยากรวัสดุ) สร้างข้อเสนอการจัดซื้อและแปลงเป็นใบขอซื้อในภายหลัง ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดแหล่งที่มาให้กับใบขอซื้อและอนุมัติใบขอซื้อ ใบขอซื้อจะถูกแปลงเป็นใบสั่งซื้อ และเมื่อได้รับสินค้าแล้ว ก็สามารถออกใบกำกับสินค้าเพื่อให้กระบวนการจัดซื้อเสร็จสมบูรณ์ นอกจากนี้ ยังดำเนินการชำระเงิน (ในโมดูล FI)

การจัดซื้อไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นด้วย MRP แต่สามารถเริ่มต้นได้จากการวางแผนตามปริมาณการใช้ หรือโดยการสร้าง PR หรือ PO โดยตรง

MRP เป็นฟังก์ชันของระบบเพื่อกำหนดความต้องการวัสดุทั้งในระดับวัสดุและ BoM เอ โบเอ็ม (Bill ของวัสดุ) คือรายการส่วนประกอบและส่วนประกอบย่อยที่วัสดุเดียวประกอบด้วย

หนึ่งในเอกสารพื้นฐานในการจัดซื้อ SAP เป็นใบขอซื้อ

ใบขอซื้อ

สามารถสร้างใบขอซื้อโดยอัตโนมัติโดยระบบหรือด้วยตนเอง สามารถแปลงเป็นใบสั่งซื้อได้เฉพาะเมื่อนำออกใช้ (การอนุมัติใบขอซื้อ)

เราจะครอบคลุมหลายหัวข้อในบทเรียนนี้ที่สามารถช่วยทำความเข้าใจและสร้างใบขอซื้อ

ช่วงหมายเลขในใบขอซื้อจำเป็นเช่นเดียวกับในเอกสารอื่นๆ เพื่อวัตถุประสงค์ในการกำหนดหมายเลขเอกสารให้กับเอกสารที่สร้างขึ้นใหม่

Laterช่วงหมายเลขเหล่านี้ถูกกำหนดให้กับเอกสารประเภทต่างๆ ที่เราสามารถกำหนดเพื่อใช้ในการประมวลผลใบขอซื้อ

นอกจากนี้เราจะกล่าวถึงข้อกำหนดต่างๆ ด้วย tracหมายเลขคิง (king number) ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วคือชุดตัวเลข/ตัวอักษรที่สามารถกำหนดให้กับเอกสารหลายฉบับได้อย่างเฉพาะเจาะจง เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ track ข้อกำหนดสำคัญบางประการ

คุณจะได้เห็นว่าการกำหนดแหล่งที่มาทำงานอย่างไร และเหตุใดจึงมีประโยชน์ ตลอดจนวิธีกำหนดแหล่งที่มานี้ให้กับเอกสารการจัดซื้อของเรา

สุดท้ายนี้ คุณจะพบวิธีการประมวลผลใบขอซื้อ ตั้งแต่การสร้างจนถึงการแปลงเป็นใบสั่งซื้อ

ช่วงหมายเลขสำหรับใบขอซื้อ

การกำหนดช่วงหมายเลขสำหรับใบขอซื้อใช้ได้กับประเภทเอกสาร คุณสามารถสร้างช่วงหมายเลขที่แตกต่างกันได้หลายช่วง และหลังจากนั้นจะกำหนดให้กับชนิดใบขอซื้อเฉพาะ

นี้จะกระทำในการปรับแต่ง ชนิดเอกสารใบขอซื้อสามารถกำหนดช่วงหมายเลขได้สองช่วง มีการกำหนดช่วงภายในและภายนอกหนึ่งช่วงให้กับเอกสารแต่ละประเภท ระบบจะเพิ่มช่วงหมายเลขภายในโดยอัตโนมัติ และกำหนดภายนอกด้วยตนเอง

หน้าจอด้านล่างแสดงรายการช่วงหมายเลขสำหรับใบขอซื้อ

จากตัวเลขคือตัวเลขแรกในช่วง หมายเลขถึงคือหมายเลขสุดท้ายที่มีอยู่ และหมายเลขปัจจุบันคือหมายเลขที่กำหนดล่าสุดให้กับเอกสาร

นอกจากนี้ ยังมีช่องกาเครื่องหมายเพื่อระบุว่านี่เป็นช่วงหมายเลขภายนอกหรือไม่

ตัวอย่างเช่น ช่วงหมายเลขภายในสามารถกำหนดเป็นช่วงตั้งแต่ 20000000 ถึง 30000000 ในกรณีนี้ เอกสารประเภทเอกสารที่กำหนดช่วงเวลานี้จะถูกกำหนดหมายเลขโดยเริ่มตั้งแต่ 20000001 และจะเพิ่มขึ้น 1 สำหรับแต่ละเอกสารใหม่ที่สร้างขึ้น หมายเลขสุดท้ายที่มีในช่วงเวลานี้คือ 30000000 และหากเอกสารของคุณเต็มช่วงหมายเลขทั้งหมด จะต้องขยายออกไป ซึ่งจะเกิดขึ้นไม่บ่อยนักเนื่องจากหมายความว่าคุณจะมีเอกสารใบขอซื้อ 10 ล้านฉบับ

คำจำกัดความของประเภทเอกสาร

การกำหนดประเภทเอกสาร คือ การกำหนดประเภทเอกสารต่างๆ สำหรับใบขอซื้อ ซึ่งมีประโยชน์ในการทำงานเป็นกลุ่มping ใบขอซื้อและการระบุรายละเอียดการใช้งานให้ชัดเจนยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น เราสามารถมีใบขอซื้อมาตรฐาน ใบขอซื้อจากผู้รับเหมาช่วงtracการโอนกรรมสิทธิ์และสินค้า เอกสารแต่ละประเภทมีความเหมาะสมกับความต้องการเฉพาะ และได้รับการกำหนดค่าให้ใช้งานในลักษณะนั้น

ในการกำหนดประเภทเอกสาร คุณสามารถกำหนดตัวเลือกต่างๆ ได้หลายอย่าง เช่น ช่วงตัวเลข (ภายในและภายนอก) ช่วงรายการ คีย์การเลือกฟิลด์ ตัวบ่งชี้การควบคุม ตัวบ่งชี้การปล่อยโดยรวม (กำหนดว่ารายการทั้งหมดใน PR จะถูกปล่อยพร้อมกันหรือแยกกัน)

ประเภทเอกสารใบขอซื้อมาตรฐานค่ะ SAP ถูกกำหนดไว้ในการติดตั้งทั้งหมดเป็น NB

ความต้องการ tracหมายเลขกษัตริย์

หมายเลขนี้ใช้สำหรับ tracข้อกำหนดเฉพาะของ King สามารถป้อนได้ในระหว่างการสร้างใบขอซื้อ และจะถูกคัดลอกไปยังเอกสารใบสั่งซื้อ มีการบำรุงรักษาในระดับรายการ และสามารถเลือกรายการโดยใช้หมายเลขนี้ในรายงานต่างๆ ได้ เช่น เมลบ์.

• ดำเนินงาน เมลบ์ การซื้อขาย
• คลิก Choose ปุ่ม

เมื่อคุณคลิก ต่อคุณจะกลับไปที่หน้าจอการเลือกเริ่มต้น.. คุณยังมีตัวเลือกที่หลากหลายและควรเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดเพื่อจำกัดการค้นหาให้แคบลง

• ป้อนข้อกำหนด tracหมายเลขราชา
• ดำเนินการแล้ว

คุณจะได้รับรายชื่อเอกสารที่มีข้อมูลดังต่อไปนี้ tracหมายเลขราชา

การกำหนดแหล่งที่มา

การกำหนดแหล่งที่มาช่วยในการค้นหาแหล่งที่มาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับความต้องการ เช่น สามารถแนะนำข้อตกลงเค้าร่างใด แหล่งจัดซื้อภายใน (โรงงาน) หรือผู้ขายรายใดที่สามารถใช้เพื่อสั่งซื้อวัสดุเฉพาะในเวลาที่กำหนด

การกำหนดแหล่งที่มาจะใช้ข้อมูลต่างๆ เป็นพารามิเตอร์สำหรับกระบวนการกำหนดตามจริง ซึ่งรวมถึงข้อตกลงโครงร่าง บันทึกข้อมูลการซื้อ โรงงานในบริษัทของเรา การจัดการโควต้า รายการแหล่งที่มา

ทั้งหมดนี้ถูกนำมาพิจารณาพร้อมกับระบุแหล่งที่มาที่ดีที่สุดที่เป็นไปได้สำหรับข้อกำหนด

การตรวจสอบครั้งแรกเสร็จสิ้นผ่านทาง การจัดโควต้า โดยที่ระบบพิจารณาว่ามีแหล่งที่มาที่เหมาะสมพร้อมการจัดเตรียมโควต้าที่เกี่ยวข้องสำหรับวัสดุหรือไม่ และหากพบแหล่งที่มาที่เหมาะสมก็จะถูกเลือก และการค้นหาเพิ่มเติมสำหรับแหล่งที่มาจะถูกยกเลิก

ถ้าไม่เช่นนั้นระบบจะใช้เวลา รายการแหล่งที่มา พิจารณาและค้นหาแหล่งข้อมูลที่ถูกต้องที่นั่น รายการแหล่งที่มาประกอบด้วยเรกคอร์ดแบบคงที่และแบบบล็อก บันทึกคงที่ มีไว้สำหรับผู้ขายคงที่สำหรับวัสดุเฉพาะที่ถูกต้องในช่วงระยะเวลาหนึ่ง บันทึกที่ถูกบล็อก ไม่สามารถใช้เป็นแหล่งข้อมูลได้ในขณะที่อยู่ในสถานะนี้

ในที่สุดระบบก็ค้นหาไฟล์ ข้อตกลงโครงร่าง และ บันทึกข้อมูล สำหรับแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือและมอบหมายคำขอซื้อให้แก่แหล่งเหล่านั้น คุณได้เห็นในบทเรียนก่อนหน้านี้แล้วว่าบันทึกข้อมูลการซื้อคืออะไร และข้อตกลงโครงร่างคือข้อตกลงการกำหนดตารางเวลาหรือสัญญาtract ซึ่งใช้เป็นข้อมูลป้อนเข้าในกระบวนการระบุแหล่งที่มาด้วย

ในการใช้การกำหนดแหล่งที่มา คุณต้องทำเครื่องหมายที่ช่องกาเครื่องหมายกำหนดแหล่งที่มาในหน้าจอเริ่มต้นการจัดซื้อ

การมอบหมายแหล่งที่มา

ระบบสามารถดำเนินการกำหนดแหล่งที่มาในพื้นหลังหรือเบื้องหน้าได้

หากการค้นหาเสร็จสิ้นในโหมดเบื้องหน้า และพบแหล่งที่มาที่ถูกต้องมากกว่าหนึ่งแหล่ง รายการตัวเลือกจะปรากฏขึ้นซึ่งผู้ใช้ควรเลือกแหล่งที่มาที่เหมาะสม หากพบแหล่งที่เหมาะสมเพียงแหล่งเดียว แหล่งนั้นจะถูกกำหนดโดยอัตโนมัติ

หากการค้นหาเสร็จสิ้นในเบื้องหลัง จะต้องกำหนดแหล่งที่มาเดียวและเพื่อให้ระบบดำเนินการฟังก์ชันต่างๆ ในการค้นหาให้สำเร็จ

ตัวอย่างเช่น ข้อตกลงโครงร่างมีลำดับความสำคัญเหนือแหล่งบันทึกข้อมูลการซื้อ และในกรณีที่เกิดข้อขัดแย้ง ระบบจะเลือกแหล่งที่มาของข้อตกลงโครงร่าง

หากพบแหล่งที่มาที่ถูกต้องมากกว่าหนึ่งแหล่งในข้อตกลงเค้าร่าง แหล่งที่มาที่ถูกต้องที่ไม่ซ้ำกันจะเป็นแหล่งที่มาสำหรับผู้จัดจำหน่ายทั่วไป และถ้าไม่มีเรกคอร์ดสำหรับผู้จัดจำหน่ายทั่วไป จะต้องกำหนดแหล่งที่มาด้วยตนเอง

คุณสามารถดูได้ว่าระบบเสนอแหล่งที่มาสองแห่งอย่างไร ซึ่งเราต้องเลือกแหล่งที่ดีกว่าด้วยตนเอง