การจัดซื้อและใบขอซื้อใน SAP MM
ทีมบรรณาธิการ
⚡ สรุปอย่างชาญฉลาด
การจัดซื้อและการขอซื้อใน SAP MM เริ่มต้นวงจรการจัดซื้อจัดจ้าง คำขอซื้อจะบันทึกความต้องการภายในองค์กร กำหนดแหล่งที่มา และแปลงเป็นใบสั่งซื้อเมื่อได้รับการอนุมัติ
การจัดซื้อคืออะไร SAP มม?
การจัดซื้อเป็นส่วนประกอบของ SAP โมดูล MM และกระบวนการสามารถอธิบายคร่าวๆ ได้ในแผนภาพด้านล่าง
MRP (การวางแผนทรัพยากรวัสดุ) สร้างข้อเสนอการจัดซื้อและแปลงเป็นใบขอซื้อในภายหลัง ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดแหล่งที่มาให้กับใบขอซื้อและอนุมัติใบขอซื้อ ใบขอซื้อจะถูกแปลงเป็นใบสั่งซื้อ และเมื่อได้รับสินค้าแล้ว ก็สามารถออกใบกำกับสินค้าเพื่อให้กระบวนการจัดซื้อเสร็จสมบูรณ์ นอกจากนี้ ยังดำเนินการชำระเงิน (ในโมดูล FI)
การจัดซื้อไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นด้วย MRP แต่สามารถเริ่มต้นได้จากการวางแผนตามปริมาณการใช้ หรือโดยการสร้าง PR หรือ PO โดยตรง
MRP เป็นฟังก์ชันของระบบเพื่อกำหนดความต้องการวัสดุทั้งในระดับวัสดุและ BoM เอ โบเอ็ม (Bill ของวัสดุ) คือรายการส่วนประกอบและส่วนประกอบย่อยที่วัสดุเดียวประกอบด้วย
หนึ่งในเอกสารพื้นฐานในการจัดซื้อ SAP เป็นใบขอซื้อ
ใบขอซื้อ
สามารถสร้างใบขอซื้อโดยอัตโนมัติโดยระบบหรือด้วยตนเอง สามารถแปลงเป็นใบสั่งซื้อได้เฉพาะเมื่อนำออกใช้ (การอนุมัติใบขอซื้อ)
ในบทเรียนนี้ เราจะกล่าวถึงหลายหัวข้อที่จะช่วยให้เข้าใจและจัดทำใบขอซื้อสินค้าได้
ช่วงหมายเลขในใบขอซื้อจำเป็นเช่นเดียวกับในเอกสารอื่นๆ เพื่อวัตถุประสงค์ในการกำหนดหมายเลขเอกสารให้กับเอกสารที่สร้างขึ้นใหม่
Laterช่วงหมายเลขเหล่านี้ถูกกำหนดให้กับเอกสารประเภทต่างๆ ที่เราสามารถกำหนดเพื่อใช้ในการประมวลผลใบขอซื้อ
นอกจากนี้เราจะกล่าวถึงข้อกำหนดต่างๆ ด้วย tracหมายเลขคิง (king number) ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วคือชุดตัวเลข/ตัวอักษรที่สามารถกำหนดให้กับเอกสารหลายฉบับได้อย่างเฉพาะเจาะจง เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ track ข้อกำหนดสำคัญบางประการ
คุณจะได้เรียนรู้วิธีการทำงานของการกำหนดแหล่งที่มาและประโยชน์ของมัน รวมถึงวิธีการกำหนดแหล่งที่มานี้ให้กับเอกสารการจัดซื้อของเรา
สุดท้ายนี้ คุณจะพบวิธีการประมวลผลใบขอซื้อ ตั้งแต่การสร้างจนถึงการแปลงเป็นใบสั่งซื้อ
ช่วงหมายเลขสำหรับใบขอซื้อ
การกำหนดช่วงหมายเลขสำหรับใบขอซื้อใช้ได้กับประเภทเอกสาร คุณสามารถสร้างช่วงหมายเลขที่แตกต่างกันได้หลายช่วง และหลังจากนั้นจะกำหนดให้กับชนิดใบขอซื้อเฉพาะ
นี้จะกระทำในการปรับแต่ง ชนิดเอกสารใบขอซื้อสามารถกำหนดช่วงหมายเลขได้สองช่วง มีการกำหนดช่วงภายในและภายนอกหนึ่งช่วงให้กับเอกสารแต่ละประเภท ระบบจะเพิ่มช่วงหมายเลขภายในโดยอัตโนมัติ และกำหนดภายนอกด้วยตนเอง
หน้าจอด้านล่างแสดงรายการช่วงหมายเลขสำหรับใบขอซื้อ
หมายเลข "จาก" คือหมายเลขแรกในช่วง หมายเลข "ถึง" คือหมายเลขสุดท้ายที่ว่างอยู่ และหมายเลขปัจจุบันคือหมายเลขสุดท้ายที่กำหนดให้กับเอกสาร
นอกจากนี้ ยังมีช่องกาเครื่องหมายเพื่อระบุว่านี่เป็นช่วงหมายเลขภายนอกหรือไม่
ตัวอย่างเช่น ช่วงหมายเลขภายในสามารถกำหนดเป็นช่วงตั้งแต่ 20000000 ถึง 30000000 ในกรณีนี้ เอกสารประเภทเอกสารที่กำหนดช่วงเวลานี้จะถูกกำหนดหมายเลขโดยเริ่มตั้งแต่ 20000001 และจะเพิ่มขึ้น 1 สำหรับแต่ละเอกสารใหม่ที่สร้างขึ้น หมายเลขสุดท้ายที่มีในช่วงเวลานี้คือ 30000000 และหากเอกสารของคุณเต็มช่วงหมายเลขทั้งหมด จะต้องขยายออกไป ซึ่งจะเกิดขึ้นไม่บ่อยนักเนื่องจากหมายความว่าคุณจะมีเอกสารใบขอซื้อ 10 ล้านฉบับ
ช่วงหมายเลขจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อได้เชื่อมโยงกับประเภทเอกสารแล้ว ซึ่งเป็นขั้นตอนการกำหนดค่าถัดไป
คำจำกัดความของประเภทเอกสาร
การกำหนดประเภทเอกสาร คือ การกำหนดประเภทเอกสารต่างๆ สำหรับใบขอซื้อ ซึ่งมีประโยชน์ในการทำงานเป็นกลุ่มping ใบขอซื้อและการระบุรายละเอียดการใช้งานให้ชัดเจนยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น เราสามารถมีใบขอซื้อมาตรฐาน ใบขอซื้อจากผู้รับเหมาช่วงtracการโอนกรรมสิทธิ์และสินค้า เอกสารแต่ละประเภทมีความเหมาะสมกับความต้องการเฉพาะ และได้รับการกำหนดค่าให้ใช้งานในลักษณะนั้น
ในการกำหนดประเภทเอกสาร คุณสามารถกำหนดตัวเลือกต่างๆ ได้หลายอย่าง เช่น ช่วงตัวเลข (ภายในและภายนอก) ช่วงรายการ คีย์การเลือกฟิลด์ ตัวบ่งชี้การควบคุม ตัวบ่งชี้การปล่อยโดยรวม (กำหนดว่ารายการทั้งหมดใน PR จะถูกปล่อยพร้อมกันหรือแยกกัน)
ประเภทเอกสารใบขอซื้อมาตรฐานค่ะ SAP ถูกกำหนดไว้ในการติดตั้งทั้งหมดเป็น NB
ความต้องการ tracหมายเลขกษัตริย์
หมายเลขนี้ใช้สำหรับ tracข้อกำหนดเฉพาะของ King สามารถป้อนได้ในระหว่างการสร้างใบขอซื้อ และจะถูกคัดลอกไปยังเอกสารใบสั่งซื้อ มีการบำรุงรักษาในระดับรายการ และสามารถเลือกรายการโดยใช้หมายเลขนี้ในรายงานต่างๆ ได้ เช่น เมลบ์.
- ดำเนินงาน เมลบ์ การซื้อขาย
- คลิก Choose ปุ่ม
เมื่อคุณคลิก ต่อคุณจะกลับไปยังหน้าจอการเลือกเริ่มต้น คุณยังมีตัวเลือกการเลือกที่หลากหลาย และควรเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดเพื่อจำกัดขอบเขตการค้นหาให้แคบลง
- ป้อนข้อกำหนด tracหมายเลขราชา
- ดำเนินการแล้ว
คุณจะได้รับรายชื่อเอกสารที่มีข้อมูลดังต่อไปนี้ tracหมายเลขราชา
การกำหนดแหล่งที่มา
การกำหนดแหล่งที่มาช่วยในการค้นหาแหล่งที่มาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับความต้องการ เช่น สามารถแนะนำข้อตกลงเค้าร่างใด แหล่งจัดซื้อภายใน (โรงงาน) หรือผู้ขายรายใดที่สามารถใช้เพื่อสั่งซื้อวัสดุเฉพาะในเวลาที่กำหนด
การกำหนดแหล่งที่มาใช้ข้อมูลต่างๆ เป็นพารามิเตอร์ในกระบวนการกำหนดแหล่งที่มาจริง ซึ่งรวมถึง ข้อตกลงเบื้องต้น บันทึกข้อมูลการจัดซื้อ โรงงานในบริษัทของเรา การจัดสรรโควต้า และรายชื่อแหล่งที่มา
ทั้งหมดนี้ถูกนำมาพิจารณาพร้อมกับระบุแหล่งที่มาที่ดีที่สุดที่เป็นไปได้สำหรับข้อกำหนด
การตรวจสอบครั้งแรกเสร็จสิ้นผ่านทาง การจัดโควต้า โดยที่ระบบพิจารณาว่ามีแหล่งที่มาที่เหมาะสมพร้อมการจัดเตรียมโควต้าที่เกี่ยวข้องสำหรับวัสดุหรือไม่ และหากพบแหล่งที่มาที่เหมาะสมก็จะถูกเลือก และการค้นหาเพิ่มเติมสำหรับแหล่งที่มาจะถูกยกเลิก
ถ้าไม่เช่นนั้นระบบจะใช้เวลา รายการแหล่งที่มา โดยนำมาพิจารณาและค้นหาแหล่งข้อมูลที่ถูกต้อง รายการแหล่งข้อมูลประกอบด้วยระเบียนที่กำหนดไว้และระเบียนที่ถูกบล็อก บันทึกคงที่ มีไว้สำหรับผู้ขายคงที่สำหรับวัสดุเฉพาะที่ถูกต้องในช่วงระยะเวลาหนึ่ง บันทึกที่ถูกบล็อก ไม่สามารถใช้เป็นแหล่งข้อมูลได้ในขณะที่อยู่ในสถานะนี้
ในที่สุดระบบก็ค้นหาไฟล์ ข้อตกลงโครงร่าง และ บันทึกข้อมูล ค้นหาแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือและมอบหมายคำขอให้กับแหล่งเหล่านั้น คุณได้เห็นในบทเรียนก่อนหน้านี้แล้วว่าคืออะไร บันทึกข้อมูลการซื้อและข้อตกลงเบื้องต้นคือข้อตกลงการกำหนดตารางเวลาหรือข้อตกลงtract ซึ่งใช้เป็นข้อมูลป้อนเข้าในกระบวนการระบุแหล่งที่มาด้วย
หากต้องการใช้ฟังก์ชันการตรวจสอบแหล่งที่มา คุณต้องทำเครื่องหมายในช่อง "ตรวจสอบแหล่งที่มา" บนหน้าจอเริ่มต้นของใบขอซื้อ
การมอบหมายแหล่งที่มา
ระบบสามารถดำเนินการกำหนดแหล่งที่มาในพื้นหลังหรือเบื้องหน้าได้
หากการค้นหาเสร็จสิ้นในโหมดเบื้องหน้า และพบแหล่งที่มาที่ถูกต้องมากกว่าหนึ่งแหล่ง รายการตัวเลือกจะปรากฏขึ้นซึ่งผู้ใช้ควรเลือกแหล่งที่มาที่เหมาะสม หากพบแหล่งที่เหมาะสมเพียงแหล่งเดียว แหล่งนั้นจะถูกกำหนดโดยอัตโนมัติ
หากการค้นหาเสร็จสิ้นในเบื้องหลัง จะต้องกำหนดแหล่งที่มาเดียวและเพื่อให้ระบบดำเนินการฟังก์ชันต่างๆ ในการค้นหาให้สำเร็จ
ตัวอย่างเช่น ข้อตกลงโครงร่างมีลำดับความสำคัญเหนือแหล่งบันทึกข้อมูลการซื้อ และในกรณีที่เกิดข้อขัดแย้ง ระบบจะเลือกแหล่งที่มาของข้อตกลงโครงร่าง
หากพบแหล่งที่มาที่ถูกต้องมากกว่าหนึ่งแหล่งในข้อตกลงเค้าร่าง แหล่งที่มาที่ถูกต้องที่ไม่ซ้ำกันจะเป็นแหล่งที่มาสำหรับผู้จัดจำหน่ายทั่วไป และถ้าไม่มีเรกคอร์ดสำหรับผู้จัดจำหน่ายทั่วไป จะต้องกำหนดแหล่งที่มาด้วยตนเอง
คุณสามารถดูได้ว่าระบบเสนอแหล่งที่มาสองแห่งอย่างไร ซึ่งเราต้องเลือกแหล่งที่ดีกว่าด้วยตนเอง
วิธีการสร้างและดำเนินการใบขอซื้อ
การตั้งค่าเสร็จสมบูรณ์แล้ว ดังนั้นจึงสามารถสร้างใบขอซื้อได้ โดยใช้รหัสธุรกรรม ME51N เป็นจุดเริ่มต้นมาตรฐาน ซึ่งประกอบด้วยขั้นตอนห้าขั้นตอนที่กำหนดไว้
- เปิดโปรแกรม ME51N และเลือกประเภทเอกสาร ประเภทที่เลือกไว้ด้านบนของหน้าจอจะเป็นตัวกำหนดช่วงหมายเลข การเลือกฟิลด์ และว่าจะอนุมัติทีละรายการหรือทั้งเอกสาร โดยค่าเริ่มต้นจะเป็นแบบฟอร์มขอซื้อมาตรฐาน
- ป้อนข้อมูลสินค้า แต่ละรายการต้องระบุหมายเลขวัสดุ ปริมาณ วันที่ส่งมอบ และโรงงาน สำหรับวัสดุที่ไม่มีข้อมูลหลัก ให้ใช้หมวดหมู่การกำหนดบัญชีพร้อมข้อความสั้นๆ และกลุ่มวัสดุแทน
- กรอกข้อมูลรายละเอียดสินค้าในแท็บต่างๆ ให้ครบถ้วน แท็บแหล่งที่มาของการจัดหาจะแสดงผู้ขายหรือข้อตกลงโดยคร่าว ๆ ที่ได้จากการกำหนดแหล่งที่มา แท็บการประเมินราคาจะแสดงราคาที่ใช้สำหรับวงเงินอนุมัติ ข้อกำหนด tracหมายเลขราชาที่ระบุไว้ข้างต้นจะถูกป้อนลงในรายละเอียดสินค้าด้วยเช่นกัน
- ตรวจสอบและบันทึก ปุ่มตรวจสอบจะตรวจสอบความถูกต้องของการกำหนดบัญชี วันที่จัดส่ง และแหล่งที่มา ก่อนบันทึก เมื่อบันทึกแล้ว SAP กำหนดหมายเลขเอกสารจากช่วงที่กำหนดค่าไว้ก่อนหน้านี้
- อนุมัติคำขอซื้อ การอนุมัติรายบุคคลใช้รหัส ME54N และการอนุมัติแบบกลุ่มใช้รหัส ME55 คำขอซื้อที่อยู่ภายใต้กลยุทธ์การอนุมัติจะไม่สามารถแปลงได้จนกว่าจะมีการกำหนดรหัสการอนุมัติทั้งหมดแล้ว
เมื่อเปิดใช้งานแล้ว การแปลงข้อมูลก็ทำได้ง่าย ME57 จะกำหนดแหล่งที่มาและสร้างใบสั่งซื้อแบบโต้ตอบ ME58 จะสั่งซื้อใบขอซื้อที่มีแหล่งที่มาที่กำหนดไว้แล้ว และ ME59N จะสร้างใบสั่งซื้ออัตโนมัติเป็นงานเบื้องหลังสำหรับใบขอซื้อที่มีแหล่งที่มาเฉพาะ ผลลัพธ์ในทุกกรณีคือเอกสารที่ดำเนินการต่อได้ การประมวลผลใบสั่งซื้อรวมถึงการรับสินค้าและการตรวจสอบใบแจ้งหนี้
ใบขอซื้อเทียบกับใบสั่งซื้อ
เอกสารทั้งสองฉบับระบุวัสดุ ปริมาณ และวันที่ ซึ่งเป็นเหตุผลที่ผู้เริ่มต้นมักสับสนกัน ความแตกต่างอยู่ที่ข้อกฎหมายและทิศทางมากกว่าความแตกต่างในด้านรูปลักษณ์ภายนอก
| พารามิเตอร์ | ใบขอซื้อ | ใบสั่งซื้อ |
|---|---|---|
| ธรรมชาติ | คำขอภายในเพื่อจัดซื้อ | ข้อผูกพันภายนอกต่อผู้ขาย |
| ผู้ชม | เผยแพร่ภายในบริษัท | ส่งไปยังผู้จำหน่าย |
| ผู้ขาย | เป็นทางเลือก อาจพบได้จากการตรวจสอบแหล่งที่มา | จำเป็น |
| ราคา | ราคาประเมิน | ราคาที่ตกลงกันจากบันทึกข้อมูลหรือสัญญาtract |
| สร้างธุรกรรม | ME51N | ME21N |
| แบบมาตรฐาน | NB | NB |
| ผลของการปล่อย | อนุญาตให้แปลงเป็นคำสั่งซื้อ | อนุญาตให้ส่งข้อมูลไปยังผู้ขาย |
กล่าวโดยสรุป ใบขอซื้อเป็นการขอให้แผนกจัดซื้อซื้อสินค้า ในขณะที่ใบสั่งซื้อเป็นการบอกให้ผู้ขายจัดส่งสินค้า ขั้นตอนอื่นๆ ในวงจรนี้จะกล่าวถึงในส่วนถัดไป SAP บทช่วยสอน MM ชุด.
