ME23N w SAP: Zamówienie serwisowe (PO)

Co to jest zamówienie zakupu usługi?

Zamówienia na usługi są wprowadzane dla usług zamawianych wewnętrznie lub zewnętrznie. Te zamówienia zakupu różnią się od standardowych, ponieważ nie wymagają paragonu towaru, ponieważ nie mają zapasów. Poza tym istnieje kilka drobnych różnic w tworzeniu PO. Pierwszym z nich jest rodzaj dokumentu dla tych zamówień. Powinno być FO – Rozporządzenie Ramowe. Aby zamówić usługę bezpośrednio dla centrum kosztów, zastosujemy poniższą procedurę.

Krok 1) Przejdź do transakcji ME21N.

1. Wybierz typ dokumentu FO – Zamówienie ramowe.
2. Wybierz dostawcę.
3. Wybierz początek ważności dla PO.
4. Wybierz kategorię przypisania konta – K i kategoria przedmiotu – D.
5. Wprowadź opis usługi.
6. Wprowadź ilość i jednostkę miary.
7. Podaj cenę za usługę (np. 900 EUR za 1 AU – jednostka aktywności).

Krok 2) Na poziomie pozycji istnieje kilka pól, które należy wypełnić, aby utworzyć prawidłowe zamówienie zakupu dla usługi. W zakładce „Usługi” wprowadź informacje dotyczące Twojej usługi, jej ilości i ceny.

Może zostać wyświetlony monit o podanie informacji o przypisaniu konta.

Krok 3) Tutaj możesz wpisać Konto GL (w większości przypadków będzie to proponowane) oraz miejsce powstawania kosztów usługi, które zostanie przypisane.

1. Konto GL.
2. Centrum kosztów.

Krok 4) W zakładce Limity możesz wprowadzić limit na usługi nieplanowane. Oczekiwana wartość, której usługi nie powinny przekraczać.

Krok 5) Teraz wybierz zakładkę Dostawa i odznacz pole wyboru Przyjęcie towaru. Usługi nie mają odbiór towaru ponieważ nie są one istotne dla zarządzania zapasami (nie mają zapasów).

Krok 6) Zakładka Przypisanie konta pokazuje informacje, o które zostaliśmy poproszeni w wyskakującym okienku. Jeśli nie zostaniesz poproszony o wpisanie w wyskakującym okienku, możesz wprowadzić informacje tutaj.

Krok 7) Nie potrzebujemy miejsca przechowywania naszego produktu, ponieważ nie jest on istotny dla stanu magazynowego.

Możesz zapisać zmiany i uzyskać numer dokumentu.

Dostęp do trybu zmiany i wyświetlania uzyskuje się poprzez te same transakcje, co w przypadku standardu zamówienie zakupu, ME22N oraz ME23N.

Wyjaśnienie kategorii pozycji D i przypisania konta K

Te dwa pola zawierające jedną literę wykonują większość pracy przy zamówieniu usługi, a wprowadzenie nieprawidłowej kombinacji liter jest zazwyczaj powodem, dla którego zakładka Usługi nigdy się nie wyświetla.

Kategoria pozycji D – Usługa. Ustawienie D mówi SAP Pozycja opisuje pracę, a nie materiał. Trzy rzeczy zmieniają się natychmiast: karta Usługi staje się dostępna do wprowadzania poszczególnych pozycji usług, karta Limity staje się dostępna do wprowadzania prac nieplanowanych, a zarządzanie zapasami zostaje wyłączone dla danej pozycji.

Kategoria przypisania konta K – Centrum kosztów. Ponieważ usługa jest zużywana w momencie jej wykonania, nigdy nie trafia ona do magazynu i dlatego nie ma konta magazynowego do zaksięgowania. K kieruje koszt do centrum kosztów i żąda utworzenia konta księgowego. Pozostałe kategorie obsługują różnych odbiorców:

• K – Centrum kosztów: Usługi rutynowe, takie jak konserwacja, czyszczenie i doradztwo.
• F – Zamówienie: Praca w ramach zlecenia wewnętrznego lub zlecenia konserwacyjnego.
• P – Projekt: Usługi rozliczane w ramach elementu WBS w systemie projektu.
• A – Aktywa: Praca kapitalizowana na aktywa trwałe, a nie ujmowana jako koszt.

Parowanie ma znaczenie. Kategoria pozycji D bez kategorii przypisania konta pozostawia SAP bez odbiorcy dla kosztu i nie można zapisać zamówienia. Dane główne centrum kosztów są omówione w tworzenie centrum kosztów.

Czym różni się zamówienie serwisowe od standardowego zamówienia

Większość ekranu ME21N wygląda znajomo, ale sześć zachowań ulega zmianie po użyciu kategorii D.

Okres ważności zlecenia FO stanowi o jego charakterze ramowym. Usługi mogą być wielokrotnie wycofywane z zamówienia, aż do upływu terminu ważności lub wyczerpania limitu.

Arkusz zgłoszeniowy usługi: potwierdzenie otrzymanych usług

Powyższy artykuł kończy się zapisaniem zamówienia, ale samo zamówienie nie ma wpływu na księgowość. Ponieważ nie ma przyjęcia towaru, arkusz rejestracyjny usługi rejestruje faktycznie wykonaną pracę i zwalnia koszt. Pomińping faktura nie zawiera niczego, z czym można by ją porównać.

1. Otwórz transakcję ML81N. Wprowadź numer zamówienia usługi oraz, jeśli zamówienie ma kilka pozycji, pozycję, którą chcesz potwierdzić.
2. Utwórz nowy arkusz wpisowy. Podaj krótki tekst opisujący okres lub wykonaną pracę, na przykład miesiąc, za który wystawiono fakturę.
3. Przyjąć zaplanowane usługi. Użyj opcji wyboru usługi, aby wybrać pozycje już określone w zamówieniu, a następnie wprowadź faktycznie dostarczoną ilość. Częściowe potwierdzenie jest normalne w przypadku zamówienia ramowego.
4. W razie potrzeby dodaj nieplanowane usługi. Prace nieprzewidziane w momencie składania zamówienia są wpisywane bezpośrednio na arkusz zgłoszeniowy. Suma jest sprawdzana pod kątem limitu ogólnego i odrzucana, jeśli go przekracza.
5. Sprawdź przypisanie konta. Centrum kosztów i konto księgi głównej domyślnie pochodzą z pozycji zamówienia i mogą zostać rozdzielone pomiędzy kilku odbiorców, jeśli praca przyniosła korzyści więcej niż jednemu działowi.
6. Zaakceptuj arkusz zgłoszeniowy. Akceptacja to moment zaksięgowania kosztu. Tworzy ona dokument materiałowy i dokument księgowy, który obciąża centrum kosztów i uznaje konto rozliczeniowe GR/IR, dokładnie tak samo, jak w przypadku przyjęcia towaru.

Akceptacja może podlegać własnej strategii zwalniania, w takim przypadku ML85 obsługuje zwolnienie zbiorcze przed zaksięgowaniem kosztu. Dopiero po akceptacji weryfikacja faktury znajduje odpowiednią ilość, a wszelkie rozbieżności blokują dokument do czasu, aż ktoś będzie mógł… zwolnić fakturę. Powiązane materiały są omówione w SAP Samouczek MM series.

FAQ