Elementy systemu MIS (System Informacji Zarządczej)

Facebook to jeden z najbardziej dochodowych biznesów na świecie, a całe jego istnienie opiera się na wykorzystaniu technologii informatycznych i systemów informatycznych.

Inne odnoszące sukcesy firmy, takie jak Google, Amazon, eBay i instytucje finansowe zawdzięczają większość swojego sukcesu technologii.

W tym samouczku przyjrzymy się rolom MIS w organizacji oraz w jaki sposób organizacja może wykorzystać MIS w celu zdobycia przewagi konkurencyjnej.

Definicja danych i informacji oraz cechy dobrej informacji

Dane odnoszą się do surowych, podstawowych faktów, np. ceny produktu, liczby zakupionych produktów itp., które nie zostały jeszcze przetworzone.

Na przykład cena 6 USD i ilość 10 nie mają żadnego znaczenia dla klienta w punkcie sprzedaży. Informacje powinny być przetwarzanymi danymi, które nadają znaczenie odbiorcy.

Na przykład mnożąc 6 przez 10 otrzymujemy 60 dolarów, co stanowi całkowitą kwotę rachunku, którą powinien zapłacić klient.

Dobre informacje powinny być aktualne i dostępne wtedy, gdy są potrzebne. Oto cechy dobrych informacji.

• Dokładny – Informacje muszą być wolne od błędów i pomyłek. Osiąga się to poprzez przestrzeganie ścisłego zestawu standardów przetwarzania danych w informacje. Na przykład, dodanie 6 + 10 dałoby nam niedokładne informacje. Dokładne informacje w naszym przykładzie to pomnożenie 6 przez 10.
• Absolutna – wszystkie informacje potrzebne do podjęcia dobrej decyzji muszą być dostępne. Nie powinno brakować niczego. Jeśli podatek ma zastosowanie do obliczenia całkowitej kwoty, którą klient powinien zapłacić, powinien on również zostać uwzględniony. Pominięcie go może wprowadzić klienta w błąd i sprawić, że pomyśli, że powinien zapłacić tylko 60 dolarów, podczas gdy w rzeczywistości musi zapłacić również podatek.
• Opłacalność – koszt uzyskania informacji nie może przewyższać korzyści pieniężnych z informacji.
• Skupiony na użytkowniku – informacje muszą być prezentowane w sposób odpowiadający potrzebom informacyjnym użytkownika docelowego. Na przykład menedżerowie operacyjni wymagają bardzo szczegółowych informacji i należy to uwzględnić podczas ich prezentacji. Te same informacje nie będą odpowiednie dla menedżerów wyższego szczebla, ponieważ musieliby je ponownie przetworzyć. Dla nich byłyby to dane, a nie informacje.
• Istotnych – informacja musi być istotna dla odbiorcy. Musi być bezpośrednio związana z problemem, z jakim boryka się docelowy odbiorca. Jeśli dział ICT chce kupić nowy serwer, informacja o 35% zniżce na laptopy nie będzie w takim scenariuszu istotna.
• Autorytatywny – informacja musi pochodzić z wiarygodnego źródła. Załóżmy, że masz konto bankowe i chcesz przelać pieniądze na inne konto bankowe, które używa innej waluty niż Twoja. Korzystanie z kursu wymiany z kantoru nie będzie uważane za wiarygodne w porównaniu z uzyskaniem kursu wymiany bezpośrednio z banku.
• Na czas – Informacje powinny być dostępne wtedy, gdy są potrzebne. Załóżmy, że Twoja firma chce połączyć się z inną firmą. Informacje oceniające tę drugą firmę muszą zostać dostarczone przed fuzją i musisz mieć wystarczająco dużo czasu na ich weryfikację.

Przewaga konkurencyjna informacji i MIS

Przewaga konkurencyjna to pozycja, która sprawia, że ​​firma jest bardziej rentowna niż jej konkurenci. Na przykład wytwarzanie produktów po niższych kosztach niż konkurencja zwiększa zyski.

Systemy informacyjne mogą pomóc organizacji osiągnąć taką pozycję. Robią to w następujący sposób:

Operadoskonałość narodowa – doskonałość operacyjna ma na celu usprawnienie działalności firmy. Weźmy przykład sklepu detalicznego. Sklep detaliczny może używać systemów informatycznych do automatycznego składania zamówień u dostawcy, gdy poziom zapasów osiągnie limit ponownego zamówienia. Dzięki temu sklep detaliczny nigdy nie wyczerpie zapasów, a klienci zawsze mogą liczyć na to, że znajdzie to, czego potrzebują.

Nowe modele biznesowe, produkty i usługi – kontynuujmy na przykładzie sklepu detalicznego. Sklep detaliczny może stworzyć internetowy system zamówień lub aplikację na smartfony, z której klienci mogą korzystać, aby kupować produkty w zaciszu własnego domu lub gdziekolwiek się znajdują. System zamówień może być połączony z firmą dostawczą i obsługiwać płatności online. To nowy model biznesowy w porównaniu z klientami, którzy przychodzą do sklepu, aby dokonać zakupów.

Lepsze relacje z dostawcami i klientami – Dane historyczne służą do zrozumienia potrzeb klientów i dostawców. Dane te są następnie wykorzystywane do tworzenia usług i produktów, które odpowiadają tym potrzebom. Prowadzi to do budowania długoterminowych relacji z klientami i firmami, co przekłada się na większą rentowność organizacji.

Lepsze podejmowanie decyzji – informacja ma kluczowe znaczenie przy podejmowaniu decyzji. Systemy informacyjne, jeśli są zaprojektowane i sprawnie obsługiwane, generują informacje, które posiadają wszystkie cechy dobrej informacji opisane w powyższej sekcji. Umożliwia to organizacji podejmowanie decyzji, które przyniosą jej korzyści.

Składniki MIS i ich relacje

System informacji zarządczej składa się z pięciu głównych komponentów: ludzi, procesów biznesowych, danych, sprzętu i oprogramowania. Wszystkie te komponenty muszą ze sobą współdziałać, aby osiągnąć cele biznesowe.

Ludzie – są to użytkownicy korzystający z systemu informatycznego do rejestrowania codziennych transakcji biznesowych. Użytkownikami tymi są zazwyczaj wykwalifikowani specjaliści, tacy jak księgowi, kierownicy ds. kadr itp. Dział ICT zazwyczaj zatrudnia personel pomocniczy, który dba o prawidłowe działanie systemu.

Procedury biznesowe – to uzgodnione najlepsze praktyki, które wskazują użytkownikom i wszystkim pozostałym komponentom, jak efektywnie pracować. Procedury biznesowe są opracowywane przez ludzi, tj. użytkowników, konsultantów itp.

Dane – rejestrowane codzienne transakcje biznesowe. W banku dane są gromadzone z takich działań, jak wpłaty, wypłaty itp.

sprzęt komputerowy – sprzęt komputerowy to komputery, drukarki, urządzenia sieciowe itp. Sprzęt zapewnia moc obliczeniową do przetwarzania danych. Zapewnia także możliwości pracy w sieci i drukowania. Sprzęt przyspiesza przetwarzanie danych na informację.

Oprogramowanie – to programy działające na sprzęcie. Oprogramowanie dzieli się na dwie główne kategorie: oprogramowanie systemowe i oprogramowanie aplikacyjne. Oprogramowanie systemowe odnosi się do system operacyjny, czyli Windows, Mac OS i Ubuntuitp. Oprogramowanie aplikacyjne oznacza specjalistyczne oprogramowanie służące do realizacji zadań biznesowych, takich jak: Lista płac programu, systemu bankowego, systemu punktów sprzedaży itp.

Łańcuch wartości Portera

Pomyśl o firmie takiej jak Apple Inc. Dlaczego odnoszą sukcesy? Dlaczego klienci kochają i kupują iPhone'a? Dzieje się tak dlatego, że iPhone wnosi wartość do ich życia. Właśnie dlatego Apple Inc. jest firmą odnoszącą sukcesy. Łańcuch wartości odnosi się do działań, które firma wykonuje, aby stworzyć wartość dla swoich klientów.

Koncepcję łańcucha wartości opracował Michael Porter. Łańcuch wartości Portera obejmuje dwa rodzaje działań, a mianowicie:

• Podstawowe działania – są to działania związane z tworzeniem produktów/usług, marketingiem i sprzedażą oraz wsparciem. Działania podstawowe obejmują logistykę przychodzącą, operacje, logistykę wychodzącą, marketing i sprzedaż oraz serwis.
• Działania wspierające – są to działania wspierające działania podstawowe. Działania wspomagające obejmują zaopatrzenie (zakupy), zarządzanie zasobami ludzkimi, rozwój technologiczny i infrastrukturę.

Poniższy diagram przedstawia łańcuch wartości:

Poniższa ilustracja przedstawia łańcuch wartości dla Apple Inc.

Nadrzędnym celem łańcucha wartości jest pomoc firmie w zdobyciu przewagi konkurencyjnej. Przewaga konkurencyjna to pozycja firmy na rynku, która sprawia, że ​​jest ona bardziej rentowna niż jej bezpośredni konkurenci.

Wpływ IT na cele organizacyjne

Cele organizacyjne odnoszą się do celów i misji organizacji, zwłaszcza w perspektywie długoterminowej. Niezależnie od rodzaju działalności prowadzonej przez organizację, nadrzędnym celem jest tworzenie wartości dla klientów, jak wspomniano w powyższej sekcji.

Dopasowanie technologii informacji biznesowej dotyczy wykorzystania technologii informatycznych do skutecznego osiągania celów biznesowych.

Dwoma najczęstszymi sposobami, w jaki organizacja może zapewnić wartość, jest oferowanie produktu wysokiej jakości po niższej cenie niż u konkurencji lub po wyższej cenie, ale z większą liczbą funkcji, które dodają wartości klientom.

Technologie informatyczne umożliwiają przedsiębiorstwom przetwarzanie i analizowanie dużych ilości danych przy niższych kosztach i w możliwie najkrótszym czasie. Umożliwia to organizacjom dostarczanie produktów wysokiej jakości po niższej cenie.

Weźmy przykład banku. Bank może korzystać z bankomatu, aby umożliwić klientom wypłatę pieniędzy, oraz z innych zautomatyzowanych metod wpłaty. Klienci z pytaniami mogą zostać przekierowani na stronę internetową z odpowiedziami na często zadawane pytania. Zarówno osoby prywatne, jak i firmy mogą przeglądać swoje wyciągi online, jeśli posiadają konto bankowości internetowej.

Powyższe praktyki biznesowe w obszarze IT prowadzą do obniżenia kosztów prowadzenia działalności oraz tworzenia nowych produktów i usług. Niższe koszty prowadzenia działalności pozwalają bankowi obniżyć opłaty bankowe, oferując tym samym wysokiej jakości produkt lub usługę po niższej cenie.

FAQ