Komponenty i rola MIS (system informacji zarządczej)

Facebook to jeden z najbardziej dochodowych biznesów na świecie, a całe jego istnienie opiera się na wykorzystaniu technologii informatycznych i systemów informatycznych.

Inne odnoszące sukcesy firmy, takie jak Google, Amazon, eBay i instytucje finansowe — większość ich sukcesów wynika z technologii.

W tym samouczku przyjrzymy się rolom MIS w organizacji oraz w jaki sposób organizacja może wykorzystać MIS w celu zdobycia przewagi konkurencyjnej.

Definicja danych i informacji oraz cechy dobrej informacji

Dane odnoszą się do surowych, podstawowych faktów, np. ceny produktu, liczby zakupionych produktów itp., które nie zostały jeszcze przetworzone.

Na przykład cena 6 USD i ilość 10 nie mają żadnego znaczenia dla klienta w punkcie sprzedaży. Informacje powinny być przetwarzanymi danymi, które nadają znaczenie odbiorcy.

Na przykład mnożąc 6 przez 10 otrzymujemy 60 dolarów, co stanowi całkowitą kwotę rachunku, którą powinien zapłacić klient.

Dobra informacja powinna być dostępna w odpowiednim czasie i wtedy, gdy jest potrzebna.

Poniżej przedstawiono cechy dobrej informacji.

• Dokładny – informacje muszą być wolne od błędów i pomyłek. Osiąga się to poprzez przestrzeganie ścisłych standardów przetwarzania danych w informacje. Na przykład dodanie $6 + 10 dałoby nam niedokładne informacje. Dokładne informacje w naszym przykładzie to pomnożenie $6 przez 10.
• Absolutna – wszystkie informacje potrzebne do podjęcia dobrej decyzji muszą być dostępne. Niczego nie powinno zabraknąć. Jeżeli TAX jest aplikacją służącą do wyliczenia całkowitej kwoty, jaką wówczas klient powinien zapłacić, to należy ją również uwzględnić. Pominięcie tego może wprowadzić klienta w błąd, myśląc, że powinien zapłacić 60 dolarów tylko wtedy, gdy w rzeczywistości musi również zapłacić podatek.
• Opłacalność – koszt uzyskania informacji nie może przewyższać korzyści pieniężnych z informacji.
• Skupiony na użytkowniku – informacje muszą być przedstawione w taki sposób, aby odpowiadały potrzebom informacyjnym użytkownika docelowego. Na przykład kierownicy operacyjni wymagali bardzo szczegółowych informacji i należy to wziąć pod uwagę podczas prezentowania informacji kierownikom operacyjnym. Te same informacje nie byłyby odpowiednie dla starszych kierowników, ponieważ musieliby je ponownie przetworzyć. Dla nich byłyby to dane, a nie informacje.
• Istotnych – informacja musi być istotna dla odbiorcy. Informacje muszą bezpośrednio odnosić się do problemu, z jakim boryka się zamierzony odbiorca. Jeśli dział ICT będzie chciał kupić nowy serwer, informacja mówiąca o 35% rabacie na laptopy nie będzie w takim scenariuszu aktualna.
• Autorytatywny – informacja musi pochodzić z wiarygodnego źródła. Załóżmy, że masz konto bankowe i chcesz przelać pieniądze na inne konto bankowe, które używa innej waluty niż Twoja. Korzystanie z kursu wymiany z kantoru nie będzie uważane za wiarygodne w porównaniu z uzyskaniem kursu wymiany bezpośrednio z banku.
• Na czas – informacje powinny być dostępne wtedy, gdy są potrzebne. Załóżmy, że Twoja firma chce połączyć się z inną firmą. Informacje oceniające inną spółkę, z którą chcesz się połączyć, muszą zostać przekazane przed połączeniem i musisz mieć wystarczająco dużo czasu na weryfikację tych informacji.

Przewaga konkurencyjna informacji i MIS

Przewaga konkurencyjna to pozycja, która sprawia, że ​​firma jest bardziej rentowna niż jej konkurenci. Na przykład wytwarzanie produktów po niższych kosztach niż konkurencja zwiększa zyski.

Systemy informacyjne mają zdolność pomagania organizacji w osiągnięciu takiej pozycji. Robią to w następujący sposób

Operadoskonałość narodowa – doskonałość operacyjna ma na celu usprawnienie działalności firmy. Weźmy przykład sklepu detalicznego. Sklep detaliczny może używać systemów informatycznych do automatycznego składania zamówień u dostawcy, gdy poziom zapasów osiągnie limit ponownego zamówienia. Dzięki temu sklep detaliczny nigdy nie wyczerpie zapasów, a klienci zawsze mogą liczyć na to, że znajdzie to, czego potrzebują.

Nowe modele biznesowe, produkty i usługi – kontynuujmy przykład sklepu detalicznego. Sklep detaliczny może opracować internetowy system zamówień lub aplikację na smartfony, za pomocą której klienci będą mogli kupować produkty w zaciszu własnego domu lub gdziekolwiek się znajdują. System zamówień może być powiązany z firmą kurierską i obsługiwać płatności online. Jest to nowy model biznesowy w porównaniu z klientami przychodzącymi do sklepu, aby dokonać zakupów, zamiast robić to za pośrednictwem aplikacji internetowych lub smartfonów.

Lepsze relacje z dostawcami i klientami – dane historyczne wykorzystywane są do zrozumienia potrzeb klientów i dostawców. Dane te są następnie wykorzystywane do tworzenia usług i produktów odpowiadających potrzebom. Prowadzi to do długotrwałych relacji z klientami i biznesem, co stawia organizację w bardziej zyskownej pozycji.

Lepsze podejmowanie decyzji – informacja jest krytyczna przy podejmowaniu decyzji. Systemy informacyjne, jeśli są zaprojektowane i obsługiwane sprawnie, generują informacje, które mają wszystkie cechy dobrych informacji opisanych w powyższej sekcji. Umożliwia to organizacji podejmowanie decyzji, które przyniosą korzyści organizacji.

Składniki MIS i ich relacje

System informacji zarządczej składa się z pięciu głównych komponentów, a mianowicie ludzi, procesów biznesowych, danych, sprzętu i oprogramowania. Wszystkie te komponenty muszą ze sobą współpracować, aby osiągnąć cele biznesowe.

Ludzie – to użytkownicy, którzy korzystają z systemu informatycznego do ewidencji bieżących transakcji biznesowych. Użytkownikami są zazwyczaj wykwalifikowani specjaliści, np. księgowi, menedżerowie zasobów ludzkich itp. Dział ICT zazwyczaj dysponuje personelem pomocniczym, który czuwa nad prawidłowym działaniem systemu.

Procedury biznesowe – są to uzgodnione najlepsze praktyki, które kierują użytkownikami i wszystkimi innymi komponentami w zakresie wydajnej pracy. Procedury biznesowe są opracowywane przez ludzi, tj. użytkowników, konsultantów itp.

Dane – rejestrowane codzienne transakcje biznesowe. W przypadku banku dane są gromadzone na podstawie takich czynności, jak wpłaty, wypłaty itp.

sprzęt komputerowy – sprzęt komputerowy to komputery, drukarki, urządzenia sieciowe itp. Sprzęt zapewnia moc obliczeniową do przetwarzania danych. Zapewnia także możliwości pracy w sieci i drukowania. Sprzęt przyspiesza przetwarzanie danych na informację.

Oprogramowanie – są to programy działające na sprzęcie. Oprogramowanie dzieli się na dwie główne kategorie, mianowicie oprogramowanie systemowe i oprogramowanie aplikacyjne. Oprogramowanie systemowe odnosi się do system operacyjny tj. Windows, Mac OS i Ubuntuitp. Oprogramowanie aplikacyjne oznacza specjalistyczne oprogramowanie służące do realizacji zadań biznesowych, takich jak: Lista płac programu, systemu bankowego, systemu punktów sprzedaży itp.

Łańcuch wartości Portera

Pomyśl o firmie takiej jak Apple Inc. Dlaczego odnoszą sukcesy? Dlaczego klienci kochają i kupują iPhone'a? Dzieje się tak dlatego, że iPhone wnosi wartość do ich życia. Właśnie dlatego Apple Inc. jest firmą odnoszącą sukcesy. Łańcuch wartości odnosi się do działań, które firma wykonuje, aby stworzyć wartość dla swoich klientów.

Koncepcję łańcucha wartości opracował Michael Porter. Łańcuch wartości Portera obejmuje dwa rodzaje działalności, a mianowicie;

• Podstawowe działania – są to działania związane z tworzeniem produktów/usług, marketingiem i sprzedażą oraz wsparciem. Podstawowe działania obejmują logistykę przychodzącą, operacje, logistykę wychodzącą, marketing i sprzedaż oraz serwis.
• Działania wspierające – są to działania wspierające działalność podstawową. Działania wspierające obejmują zaopatrzenie (zakupy), zarządzanie zasobami ludzkimi, rozwój technologiczny i infrastrukturę.

Poniższy diagram przedstawia łańcuch wartości

Poniższa ilustracja przedstawia łańcuch wartości dla Apple Inc.

Ogólnym celem łańcucha wartości jest pomoc przedsiębiorstwu w zdobyciu przewagi konkurencyjnej. Przewaga konkurencyjna to pozycja przedsiębiorstwa na rynku, która sprawia, że ​​jest ono bardziej rentowne niż bezpośredni konkurenci.

Wpływ IT na cele organizacyjne

Cele organizacyjne odnoszą się do celów i misji organizacji, zwłaszcza w perspektywie długoterminowej. Niezależnie od rodzaju działalności prowadzonej przez organizację, ogólnym celem jest tworzenie wartości dla klientów, jak stwierdzono w powyższej sekcji.

Dopasowanie technologii informacji biznesowej dotyczy wykorzystania technologii informatycznych do skutecznego osiągania celów biznesowych.

Dwa najczęstsze sposoby zapewniania wartości przez organizację to oferowanie produktu wysokiej jakości po cenie niższej niż u konkurencji lub po wyższej cenie, ale z większą liczbą funkcji, które dodają wartość klientom.

Technologie informatyczne umożliwiają przedsiębiorstwom przetwarzanie i analizowanie dużych ilości danych przy niższych kosztach i w możliwie najkrótszym czasie. Umożliwia to organizacjom dostarczanie produktów wysokiej jakości po niższej cenie.

Weźmy przykład banku. Bank może korzystać z bankomatu, aby umożliwić klientom wypłatę pieniędzy i inne zautomatyzowane sposoby wpłacania pieniędzy. Klienci z pytaniami mogą być kierowani do strony internetowej, na której znajdują się często zadawane pytania. Zarówno osoby fizyczne, jak i firmy mogą przeglądać wyciągi online, jeśli subskrybują bankowość internetową.

Powyższe praktyki biznesowe IT prowadzą do obniżenia kosztów prowadzenia działalności gospodarczej i tworzenia nowych produktów i usług. Obniżone koszty prowadzenia działalności umożliwiają bankowi obniżenie opłat bankowych, a tym samym zaoferowanie wysokiej jakości produktu lub usługi po niższej cenie.

Podsumowanie

Podmioty gospodarcze istnieją po to, aby osiągać zyski. Organizacje non-profit istnieją po to, aby dostarczać wysokiej jakości usługi lub produkty w opłacalny sposób.

Niezależnie od rodzaju organizacji, MIS ma do odegrania główną rolę w osiąganiu celów.

System MIS umożliwia organizacjom podejmowanie właściwych decyzji poprzez dostarczanie decydentom informacji.